咨询公司档案管理制度

2023-05-25

在充满活力和日益开放的今天，越来越多的场合需要使用制度。制度是维护公平和公正的有效手段，也是我们工作的底线要求。什么样的制度是有效的？以下是小编为您整理的《咨询公司档案管理制度》相关资料，欢迎阅读！

第一篇：咨询公司档案管理制度

公司档案管理制度

第一节公司档案管理制度

第一条为加强公司的档案管理，建立档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案准确、完整、系统，能有效进行检索、保管、使用与持续补充，特制订本制度。

第二条该制度适用于档案管理环节所涉及的相关部门及个人。

第三条职责

1、公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理。办公室负责公司总体档案的管理。

2、公司财务档案由财务中心保管。使用时由财务中心指定专人调档，办公室负责监督。

3、公司销售档案由销售公司保管。使用时由销售公司指定专人调档，办公室负责监督。

4、公司工程档案已移交档案室的由办公室保管。使用时指定专人调档，办公室负责监督。

第四条档案管理的流程分为：文件的收集、立卷归档、整理上架、保管、使用、销毁。

一、文件的收集

凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。

(一) 政府机关或职能部门的文书材料

1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;

2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;

3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;

4、职能部门对公司各类请示事项的批复;

5、其它相关资料。

(二)公司证照

1、营业执照、税务登记证、企业代码证由财务中心统一保管。

2、证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、国有土地使用权证、商品房销售许可证、投资许可证等证照，由办公室统一保管。

以上证件各部门一般使用复印件。如确需借出原件，必须填写《档案室资料借阅登记表》，经总裁或董事长同意后方可借出，原则上，证照借出当日内归还。

(二) 公司文书材料

1、公司董事会形成的各种决议、决定等文件资料，公司下属公司的董事会形成的各种文件资料;

2、公司工作例会会议记录、纪要以及其它会议的文件材料;

3、公司印发的各种正式文件的签发稿、打印稿;

4、公司给上级部门的情况汇报及请示等;公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件;

5、公司各部门及下属公司的工作计划、工作总结、报告等;

6、公司各类调研工作形成的文件材料;

7、公司调查处理的违纪、违规事件材料;

8、公司汇总及下属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;

10、公司各类合作合同、工程合同、供应商合同、原材料合格证、资质资料、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、竣工图纸等;

11、公司设备仪器出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料;设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录等。

二、立卷归档：

(一) 流程：

1、各级资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如办公室可制定“人事行政发文”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面，同步编制电子文档清单。

2、随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单，存档文件通过扫描或影像进行电子文件存档，同步更新电子文档清单。

3、按月度、周期对手头上的所有文件进行清理，对需要归卷的文件材料进行归档，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放。

(二) 要求：

1、原则上每个季度末各部门将已归档的文件整理后移交档案室存档。

2、各部门向公司档案室移交档案时，均需附上《移交文件清单》一式两份、电子文档与清单一份。移交时，交接双方进行清点签收，并各自保存一份。

3、各部门向公司档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件。

4、文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

4、各部门可根据实际工作需要保存文件，但向公司档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

5、档案移交时须对档案的密级和保存年限做出说明，方便后期的借阅和鉴定工作。

三、整理上架：

(一) 流程 :

1、鉴定：对各部门移交的档案，公司档案管理员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。

2、组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。

3、上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。

4、造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。

(二)要求：

1、卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;工程档案的卷内排列顺序为文前图后。

2、不同保存价值的文件应分开组卷。

3、凡有文字部分的均应打上号码(采用打号机，正面右上角，背面左上角)。

4、文件材料装订前应剔除金属物。

5、一般图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm;装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

四、保管：

(一) 档案室管理：

1、严格执行《档案室管理制度》。

2、除档案员外，非档案人员不得随意出入档案室。

3、档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位;同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动。

4、档案员离开档案室时应随手锁门，并注意检查档案室门窗的紧闭性。

5、公司采用文件柜作为档案装具。档案按部门存放，文件柜的编号及档案的存放顺序为从左自右，从上到下。

(二)流动中的安全防护：

1、档案在档案室外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入档案室或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所;

2、未经许可，使用者不得将所借档案转借他人，以防泄密;

3、未经许可，使用者不得擅自拍照、抄录、复印;

五、提供使用：

(一)加强基础工作：

1、编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具;

2、编制电子文档清单，提高查档效率;

(二) 开展查借服务：

1、借阅：

(1)公司档案的借阅，需经部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。

(2) 公司内部人员借阅档案的，须填写《档案室资料借阅登记表》，阅毕及时归还;归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库。

(3) 非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经总裁或董事长同意后方可借阅。 (4) 借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记;不得撕去档案内页。

2、借出：

(1) 公司档案的借出者都要填写《档案室资料借阅登记表》，报部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。

(2) 档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总裁处理。

(3) 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。

(4) 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

(5) 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

(6) 不准转借，必须专人专用。

(7) 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

3、档案室资料查询时间：8:30—9:30 原则上其他时间不予以办理。

六、销毁：

(一)

流程：

1、各部门档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查，复查结果上报部门经理审批。

2、各部门档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》并上缴办公室，由办公室统一组织销毁。

(二) 要求：

1、准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。

2、批准销毁的档案用碎纸机销毁，严禁作其他用途，更不允许出卖。

3、档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

第五条保存期限。文件保存期限除政府有关法令外，依下列规定办理：

永久保存：(1)公司章程;

(2)工程设计图;

(3)组织规程及办事细则; (4)董事会会议纪录;

(5)财务报表;

(6)政府机关核准文件;

(7)不动产所有权证及其他债权凭证; (8)其他经核定须永久保存的文书。

10年保存：(1)预算、决算书类;

(2)会计凭证; (3)事业计划资料;

(4)其他经核定须保存10年的文书。

5年保存：(1)期满或解除的合约;

(2)其他经核定保存5年的文书。

 1年保存：结案后无长期保存必要者。

 规章制度由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

第六条附则

1、本制度由办公室编制并负责解释。

2、本制度自发文之日起施行，同时原相关制度即行废止。

集团办公室

二○一五年八月二十五日

第二篇：公司档案管理制度

第一条管理部门

1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。第二条文件点收

文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。

第三条文件整理 点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第四条档案分类

1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第五条档案名称及编号

1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第六条档号编定

1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。第七条归档与档案清理 1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第八条保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第九条档卷清理

1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。

第十条调卷程序

1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。第十一条调卷管理

1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

第三篇：公司档案管理制度

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

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5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

第四篇：公司档案管理制度

企业档案管理制度

档案保管制度

(一)本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。

(二)存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。

(三)库内配备温湿度计，坚持库内温湿度测量与记录，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

(四)做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。

(五)定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。

(六)建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。

(七)库房钥匙由综合档案室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。

(八)档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。

档案保密制度

(一)档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。

(二)利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。

(三)查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。

(四)借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。

(五)不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。

(六)档案室箱柜要加锁，要随手关门、关灯。

(七)销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定，报领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。

档案利用制度

(一)凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。

(二)外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。

(三)查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。

(四)查阅档案必须履行登记手续，查档者应将利用目的、取得的效益及时反馈给综合档案室。

档案人员岗位责任制

(一)贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项制度。

(二)热爱档案工作，熟悉业务，做好各类档案分类编号和上架排列工作，编制各种档案目录，建立各种台帐，认真做好登记、统计工作。

(三)集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇集、文件汇集、专题介绍等。积极主动提供利用，为各项工作服务。

(四)负责对本单位各部门各种文件材料的收集归档，并对各部门立卷归档进行监督与指导。

(五)根据档案工作统一领导，分级管理的原则，对所属单位的档案工作进行监督和指导。

(六)严格遵守档案工作的各项规章制度，积极宣传档案工作的重要意义，为领导当好参谋、助手。

(七)负责对本单位到期档案的鉴定工作，按规定销毁无保存价值的档案材料。

(八)按规定向档案馆移交应进馆档案。

档案统计制度

(一)档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，用科学的标准和方法，做好档案统计工作，进行统计分析，为领导决策提供可靠的科学依据。

(二)建立各种统计台帐，及时做好档案收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等方面的登记，做到家底清楚、帐物相符。

(三)以上述原始记录为依据，及时准确填写档案工作统计报表，报送档案行政管理部门。

(四)档案统计工作，必须做到实事求是，不虚报、晚报、拒报或伪造

文件材料立卷归档制度

为保证归档文件材料的齐全、完整、准确，便于各项工作的查找利用，特制定本制度。

(一)归档范围

凡是反映本单位工作活动，具有保存、查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属于归档范围。

(二)归档要求

归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用;准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理;文件排列系统有序，归档文件盖好归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表;永久、长期保管的文件去除金属装订物;书写规范，具有耐久性;文件装订结实、整齐、美观。

(三)归档时间

每年的文件材料在办理完毕后，要求在第二年的第一季度末整理归档，编制文件目录，向本单位综合档案室移交。照片、录音、录像材料由负责拍摄者在完成拍摄工作后写好文字说明，及时交综合档案室立卷归档。