怎样做一名新时期合格的基层教学管理人员——以黑龙江东方学院为例谈高校教学秘书工作

2022-12-26

教学工作是高等学校工作的中心, 提高高等学校教学质量, 教学管理显得尤为重要, 而在教学管理中起着举足轻重作用的具体事务的执行者便是教学秘书。教学秘书是各系 (部) 管理本系 (部) 教学教务工作的得力助手, 是各种教学管理信息上情下达的桥梁, 是联系教务处及各系 (部) 的纽带, 是系 (部) 常规教学教务管理的重要岗位。他们既是教务管理的具体执行者、实施者, 又是各项教学活动的组织者、安排者。因此, 教学秘书的工作至关重要, 在教学活动中起着不容忽视的作用, 是高校提高教学质量与效益的重要保障。

1 牢固树立终生学习的观念—不断学习教育管理理论, 努力提高理论水平

在如今这个知识爆炸的年代, 如果不能坚持不断的学习新的知识文化, 不断地拓宽自己的知识面, 是很难胜任高校教学秘书这项工作的。教学秘书不仅要熟悉自己本职工作的专业知识, 同时还要熟悉自己服务对象的专业知识。比如说:外语系的教学秘书, 系里常年聘有外籍教师, 理所当然的要具备一定的外语专业基本知识才能把教学管理工作做得更好。目前, 办公室一般实现了管理自动化, 因此必须掌握必要的现代化管理手段。业务能力和文化知识能力是相互联系的。要想更好地发挥和运用自己的业务能力, 就必须了解教学管理工作的一般过程和要求。同时, 作为一名教学管理人员, 还要有较强的自学能力、表达能力和全面的管理能力, 这就需要抓紧平时的点滴时间, 不断地学习、丰富、完善自己, 在学习、工作实践中, 不断地总结经验提高自己的业务工作能力。

2 牢固树立认真负责的工作理念, 努力提高工作质量

2.1 课表安排及开课准备工作。

关于课表安排, 黑龙江东方学院与其他高校存在很大的不同。教学秘书需要根据上一学期末主任教授所提的开课计划安排下一学期课表。由于任课教师多为外聘教师, 课表安排就要兼顾其所在院校的上课时间, 同时还要兼顾教务处公共基础课安排情况进行课表安排。并参加教务处组织的课表整合工作, 努力使新课表科学、合理化。

2.2 日常教学管理工作。

新学期开学后, 要对课表的运行情况进行监督, 发现问题及时调整。统计本学部开课门数、任课教师情况, 形成名册上报教务处。对本学期任课教师填写的教学大纲、教学日历、教师登记表进行收集、整理、保存。将任课教师的教学任务书填好并发到每位教师手中。协助教务处做好期末考试的补考工作。第一时间处理由于学校外聘教师较多, 教学中出现的串课、停课等突发事件, 以保证正常的教学秩序。坚持每天对各班上课情况、老师到岗情况进行检查, 并加以记录, 做到心中有数。配合教务处做好本学部专业课任课教师的工作量统计和工资结算工作。期中教学检查过程中协助教务处、学部组织老师听课, 发放并整理学生问卷调查表, 并及时汇总, 以便及时掌握教学中存在的问题。协助教务处认真组织两次全国大学英语四、六级和专科英语A级等考试的报名、收费和准考证发放、证书发放等工作。协助学部领导、主任教授完成各项教学工作。

2.3 期末考务和成绩录入工作。

学期末根据学部考试、考查课程分别安排考试日程, 及时通知教师和学生, 并配合教务处做好监考安排工作。及时将考试日程上墙, 及时通知, 针对临时变动的情况, 做到第一时间通知教师和学生, 以免耽误考试。另外, 针对专科挂科和本科重修的部分学生, 认真组织其报名考试, 并协调安排每个人的考试日程, 做到不与正常班内考试冲突。以免发生因工作疏漏而影响学生考试的事件。

录入成绩做到准确、认真。由于学校近年刚刚采用了网上成绩管理系统, 系统尚在开发初期, 教学秘书要协助作好成绩管理系统基础信息的录入工作, 并依照老办法对期末成绩进行了手工登录, 保证了学生排名和奖学金评定等工作的顺利进行。随着系统基本成熟, 针对其中存在的一些小问题, 本着边录入边配合修改的办法, 使成绩基本实现了网络化, 学生也可在校园网内直接对成绩进行查询。因为教学秘书深知成绩对于学生来说是非常重要的, 一分都是马虎不得的。为此, 每学期教学秘书都将成绩原始单据按专业、班级分类保存, 以便有据可查。遇到学生有疑问的成绩则及时与教务处联系, 重新核对卷面, 避免错误发生。

3 牢固树立服务意识, 增强责任感, 努力提高服务水平

教学秘书是连接系部领导与师生的桥梁, 是协调部门之间的纽带。这就决定了其工作的职责是服务。同时由于教学秘书处于教学管理的最基层, 但其工作的优劣又直接影响到一个系部的教学工作能否正常运行, 这就要求教学秘书必须要有高度的责任感和一丝不苟的工作作风。在日常工作中应经常开展自省、自警、自厉, 清正廉洁, 以身作则, 始终保持较强的组织纪律性和原则性。

4 牢固树立改革意识、创新意识、质量意识, 努力提高管理水平

随着高教体制改革的不断深化, 新的教育思想、教育理念引起人们的普遍共鸣, 素质教育、创新教育、个性教育等理念成为众多高校培养人才的行动指南。一线的教学管理服务人员、教学秘书必须把握高教改革的大方向, 不断摒弃落后的认识和保守的思想, 与时俱进, 切实树立起教学管理新理念[2]。创新是一种高层次的要求, 无创新就无发展, 无创新思维就无创新工作。教学秘书要充分发挥自己的主观能动性, 积极开动脑筋, 对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。教学管理活动过程中, 常常会出现主管领导向教学秘书征询对今后教学工作安排建议的情况。此时, 教学秘书提出的建议既要能明确表达领导同志的想法、意见, 又要有新观点、新视角, 敢于突破领导思维的方框, 使建议有创新性, 使领导的智慧和意图得以延伸、扩展和升华, 从而进一步完善领导的决策[3]。

当今的时代, 是一个知识经济的信息化时代, 要想当一名能干事、会干事、干好事的教学秘书, 不仅要善于学习、努力学习, 同时还要求教学秘书要有对工作高度负责的态度。态度决定一切。没有卑微的工作, 只有卑微的工作态度。教学秘书应该把自己这份平凡而琐碎的工作看成是自己追求的事业, 只有这样才能不断超越自我, 才能站得更高、看得更远, 才能更好地服务于教育事业。

摘要：教学秘书是高校中的一项平凡而必不可少的工作岗位, 教学秘书高效细致的工作, 是保证教学正常运行的基础。教学秘书的工作态度直接影响着教学工作的组织和实施。热爱本职工作, 牢固树立服务意识, 增强责任感, 努力提高服务水平, 全身心投入到工作中去;牢固树立改革意识、创新意识、质量意识, 努力提高管理水平认真履行管理育人职责, 具有高度的责任感和严谨的工作态度, 工作认真、细致, 主动、负责, 少失误乃至不失误, 才能更好的服务于教学、教师、学生, 更好的为教育事业做出自己的贡献。

关键词：高校,教学秘书,工作态度,方法