浅论移动办公新趋势

随着电子移动办公工具的普及推广, 代表旧时代办公体验的笔记本早已被人丢入垃圾桶中, 当代人抛弃了纸、笔和PC, 以移动、云、社交为核心的新介质正在掀起一场办公模式的重大变革。如今在多数“办公室的使用率通常只有45%”的情况下, 固定的流程式办公并不是企业发展的明智选择。来自思科的调查表明, 越来越多的人更倾向于3A办公模式——使得在任何时间 (Anytime) 、任何地点 (Anywhere) 处理与业务相关的任何事情 (Anything) , 成为真实的办公场景。这表明当前许多企业对移动办公具有强烈的需求。而如何构建一个可支持移动办公的管理流程却是企业亟待解决的问题。

一、提高决策效率

传统的管理模式中, 公司领导审批一项合同, 要走完全部审批流程需在一周左右。而现在, 这个效率问题, 仅通过一部手机, 就可以被大大提高, 时间被缩短至1-2天。移动办公不仅是一场“工作方式的革命”, 对于企业更是一场管理模式的“翻新”。

若是企业提高决策效率, 也意味着降低成本。每个企业无时无刻不在寻找“开源节流”的办法, 而移动办公正是代表着降低成本的先进方式。

但是转换办公场景后, 很多从PC端移植过来的业务模式不适用于移动端。在移动办公的推行过程中, 要想提高效率, 原来的业务流程面临着重新构建的压力。

以销售系统为例。业务重点从侧重的企业内部销售管理转向让销售人员更加方便地获取客户相关的信息。甚至可以利用移动设备快速地在手机上发起订货, 直接与客户达成交易。而这必然需要对企业的IT系统进行重建, 否则就失去了办公模式变革的意义。

除了IT系统的建设, 支撑移动办公更重要的要求是企业从经营伊始就应该把自身视作一个“移动端”来进行设计。在这个过程中, 明确重构管理体系是要适应“快”节奏, 因为这样最终才能符合移动办公模式。

二、柔化管理机制

在一个企业, 只要有无线网络, 无论是在办公室的哪个角落, 甚至于办公室以外的场所, 员工都可以进行办公。同时, 社交媒体的快速渗透, 也对移动办公起到了推波助澜的积极作用。最明显的例子便是, 一个人在自己的社交区域看到一个精彩的文案, 受益匪浅, 对自己的业务产生了重要启发, 他便可以随手一点分享到朋友圈, 任何人都有话语权, 集思广益, 话题的决策者, 通常是公司领导, 若觉得群组成员讨论的方案完全可行时, 就可以马上安排人进行落实。

在当今社会, 存在着众多此类的知识工作者, 他们只需要管理者在开始确立一个具体的目标, 做出一个投入产出比的预算表, 在转化的中间过程, 具体的负责人发挥主观能动性, 实现转化, 至于业务实施过程并不重要。所以, 管理者可以利用社交媒体的优势, 更灵活地管理员工并达成目标。因为员工是否积极主动完成工作, 在于管理机制的柔性化, 而不是僵硬的流程束缚。

三、稀释组织边界

如今面向企业的移动办公平台 (例如微信) 领域方兴未艾, 有着极大的发展空间。移动办公平台最关键的是在企业内部连接人与人, 连接人与服务。而目前大多数的企业都采用传统的层级管理, 在这种管理模式下, 任何问题均需层层汇报, 企业内部的组织边界划分得很清楚。尽管不同部门、岗位间也会有业务往来或者交叉的情形, 但受限于管理方式的阻隔, 因利益关系形成一个个的“信息孤岛”成为普遍现象, 企业内部也因这种“信息孤岛”的存在而存在沟通不顺畅的情况。

移动办公毫不客气打破了此类屏障。在移动办公平台的工作空间里, 企业客户可以将自己的微博、微信、团队日历等诸多移动应用放上去, 员工们可以在上面完成一些日常事务、同事交流及互动, 打破了部门壁垒与地域限制, 让企业内部的协作效率提高不少。通过移动办公系统, 在组织内部将割裂的信息连接起来, 让员工的协作越来越繁密, 组织也越来越扁平化。

四、提倡全员协作

如今, 越来越多的企业注重企业的信息化建设, 而在投入的途径上也发生了变化——放弃ERP, 转而布署移动OA、移动CRM以及云办公等。企业的运营模式也深深受着上述办公应用的影响, 传统的管理方式已不能满足企业的发展, 企业的管理模式必须进行重新定位和构建。

移动办公是一个更加全员性的工作模式, 公司管理过程中处理事情需要快速与高效, 不能程序化。业务快速推进必须依靠全员协作与沟通, 这也正是移动办公的最终目的。

五、结语

综上, 企业应该明确自身信息化建设方向, 通过加紧移动办公的建设与市场竞争力的紧密联系, 拓展发展空间。企业必须认识到移动办公建设的必要性, 在已有的管理体系中逐步引入移动办公, 以弥补原有管理体系决策效率低下、管理僵化、沟通不畅的缺陷, 来实现生产、经营、管理的信息化。但更重要的是企业管理水平和专业人才, 技术与管理应同步进行, 这才是决定企业信息化建设成功与否的关键因素。

摘要：智能手机的发展与普及极大地促进了移动办公这一新办公形式的发展。仅凭一部智能手机, 就能在任何时间 (Anytime) 、任何地点 (Anywhere) 处理与业务相关的任何事情 (Anything) 。本文在移动办公发展日盛的大环境背景下, 对构建一个可支持移动办公的管理流程的必要性进行简单探讨。

关键词：移动办公,企业,管理