通讯工具管理规定

第一篇：通讯工具管理规定

通讯工具及其费用管理规定

第1条为了加强通讯工具及其费用的管理工作，节约经营成本，特制定本规定。

第2条公司不为员工配备任何移动通讯工具及家庭固定电话。

第3条需要移动工具时，需提交书面申请，经过总经理审批后，统一配备。

第4条配备的通讯工具产权属于公司，离开公司时须上交。

第5条办公用固定电话，由公司行政部统一配备、管理。

第6条通讯费用报销。

(1)公司内部的固定电话费用按标准执行。超支部分根据通话清单证实与工作相关，予以报销，否则自付。

(2)移动通讯费用和家庭固定电话费用，按公司规定使用发生的费用可根据话费清单予以报销，当月有效。如因出差不能及时报销的可以向后延迟。

(3)出差时因业务需要所造成的话费和特殊情况造成的话费由部门主管提出报销申请，报请经理审批后，可以报销，最高金额分别不得超过××元和××元。

第7条报销以上费用经批准后，到财务部领取报销费用。

第8条本规定自公布之日起施行。

附录通讯费用标准一览表

××公司营销部

××年×月×日

第二篇：通讯工具、电脑使用管理制度

一、总则

1、为了规范电脑通讯工具的使用与管理，提高工作效率，确保电脑及局域网正常运作，确保通讯畅通，使计算机更好的发挥作用，特制订本制度。

2、本制度所称的电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等;电话指办公室电话、配用手机或提供话费的手机卡。

二、使用规定：

(一)电脑

1、部门配备的电脑设备，实行使用人负责制。工作人员要加强电脑知识的学习，按规范要求正确操作使用，注意电脑设备的保养和维护，严防病毒侵入，保证正常运转：严禁非本部门人员擅自使用，人为造成设备损坏，除追究当事人的责任外，其维修费用从当事人工资中核减。

2、公司网络资源是公司用于工作目的的投资，电脑室公司员工教育学习、处理信息和整理资料的重要工具，只能用于工作。严禁在工作时间浏览与公司工作无关的网页、资料，严禁利用电脑玩游戏、看影碟、网上聊天等或进行其它与工作无关的活动，严禁利用电脑设备播放反动、黄色影像、访问不健康的网站。

3、TM使用规定：TM工具只能用来联系与工作有关的事宜，包

括文件的传输、相关单位和人员的沟通联系、信息的发布等，禁止利用TM工具同于工作无关的人员聊天，传输文件等。

4、严禁私自安装聊天、游戏等于工作无关的软件。电脑使用中出现软件系统损坏应及时维修，坚强网络安全管理，个人不得随便安装网上下载的软件，如因私自安装无关软件造成电脑系统损坏的，由专业人员负责维修或赔偿等值电脑。个人不能私自对电脑软件进行改动、安装或删除等操作。严禁私自拆卸电脑，调换配件。一经查实，按损坏程度进行相应处理;电脑使用中出现故障需要维修的，请与行政负责人员联系。由于操作不当造成硬件损坏，由个人自行维修或赔偿等值同类硬件。

5、更换电脑时要做好文件的备份工作，同时在电脑负责人的协助下检查电脑各方面是否正常。

6、离职时，应保证电脑完好、程序正常、文件齐全，接手人在确认文件无误后，须找电脑负责人检查电脑运转是否正常。未按上述程序操作而导致的一切后果由接手人承担。

7、计算机名称、IP地址由公司办公室统一登记管理，如需变更，应在公司办公室做变更备案登记。

8、对于密级文件及数据要建立双备份制度，对重要资料除在电脑储存外，还应定期拷贝到服务器、U盘或移动硬盘上，便于公司文件统一管理，以及防遭病毒破坏或断电而丢失。

9、不得将来历不明的软件装入机器运行，防止染上“病毒”。发现机器故障及时报告，不得擅自进行维护，防止造成损失。电脑设备

维修应由专业人士进行。严防计算机病毒入侵，其它单位或个人的外部存储设备(如软盘、U盘、硬盘等)不得随意连入计算机，确有必要连入的须事先进行病毒扫描。不得使用未经病毒检查的软盘。

10、加强本司电脑设备的集中统一管理。未经领导批准，部门不得自行调换、拆卸、处理电脑及附属设备。设备的配备、更新、维修和报废都须按程序通知行政管理人员。上级人员未经许可不得私自拆卸和连接各种硬件设备;不准在非正常状态下使用计算机，严禁私自拆卸机箱，硬件或应用软件出现异常，应技术与管理人员你联系。未经部门同意，计算机及其附属设备不得外借。

11、无论本单位，还是外单位人员，凡与本部门无关人员，严禁上机操作。各部门及个人在未经允许下，不得打开其他部门或个人的邮件，更不得打开来历不明的的邮件及附件。

12、计算机资源紧缺时，遵循紧急事务优先的原则协商解决。

13、员工离开工作岗位超过半个小时需关闭显示器，以延长显示器的使用寿命和节约用电，下班后需按正确方法关机，开关闭电源，关好门窗，方可离开。

(二)通讯工具

1、目的：为进一步规范服务标准，树立良好的企业形象;为保证公司通信渠道的畅通，确保信息的及时传递，提高效益，减少失误，特制定员工电话使用制度。

2、电话(办公固定电话) (Ⅰ)、拨打电话

打电话的时间应尽量避开上午7点前、晚上10点以后的时间，还应避开晚饭时间、午休时间。电话交谈持续时间不宜过长，事情说清楚就可以了，一般以3-5分钟为宜。

通话之前应核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。

拨打电话先说明自己是谁，公务电话要同时报出你的公司及部门名称，然后再提一下对方的名称;应说明拨打电话的内容，且用语应礼貌、规范、简洁、扼要。

(Ⅱ)、接听电话 标准用语

(1)公司人员接听客户电话的统一用语：“您好!正大钢结构，有什么事可以帮到您?”

(2)直接面对外部客户的部门的统一用语：“您好!正大公司业务部。”

(3)面对公司内部职能部门统一用语：“您好!正大公司业务部，我是***。”

(4)接听电话时，不允许说一些低级的词语或一些不礼貌的语句;不准用粗鲁的语气叫人，应先说出职位(总结里、经理、主任、师傅、主管、小姐、先生)。

接听电话的规范

(1)在电话响三声内必须接听电话，超过三声接通应致歉“对

不起，让您久等了”。

(2)接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西、喝水、嚼口香糖等，不得出现一些影响正常交谈的动作。

(3)在接听电话的过程中，要仔细聆听对方讲话，并及时应答，给予对方以积极的反馈;通话不清楚或********** (4)接听到客户的电话避免客户在电话中等候的处理原则： 1告之客户预估计时间(1○稍后回复;

2如预估时间可能超过1分钟，让客户留下电话，稍后给回复;○最好不要让客户在电话中等待的时间超过1分钟。

(Ⅲ)、代接和转接电话

原则上街道不属于自己分管业务电话，最好不要擅自做主回答问题，让对方选择留下姓名和联系方式，转给处理该项业务的同时，请他给客户回电话，解决问题。

如果对方请你代转电话，应弄脓包对方是谁，要找什么人，一便与接电话然联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人

如果不放下话筒喊距离较近的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接电话人。

转接电话的规范： (1)不要让顾客等太久;

(2)假如要让顾客等待，一定要先致歉，告诉对方要等多久，提供选择;

分钟之内的)，让客户选择等待或

(3)假如处理需要时间，可以建议选择“再回电”或其他; (4)在转接之前先记录下来电者的电话;

(5)假如等候的时间过长，每20秒再问是否还要继续等; (6)转接过去时：“谢谢您的等待”。

如果要接电话的人不在，应为其做好电话记录，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。

(Ⅳ)、接听投诉电话

在处理顾客投诉时，以倾听顾客抱怨的方式来稳定顾客情绪;并尽快将电话转接到有经验的主管或经理来处理。

(Ⅴ)、结束语

谈话结束，表示谢意(“感谢您的致电，再见。”、“谢谢，再见。”)等待对方先挂电话。

4、手机(移动电话)

为了便于公司统一电话管理，集中客户资源，节省座机电话费，公司给中层管理人员及部分业务人员配备手机，号码公司统一管理。

现规定如下：

所有加入集团网的人员互拨时应使用各自的手机，一律不得使用其他号码。

要求所有加入集团的人员，公司给予配备手机的人员必须保持全天24小时处于开机状态。

要求所有加入集团网的人员、公司给予配备手机的人员的手机在规定开机时间内电量充足，保障通信畅通。

若因欠费被停机，因技术缴交话费于24小时内开通。

公司业务座机不得用于个人长时间私聊，工作期间不允许拨打、接听私人电话。违反规定公司视情况给予处罚。

三、安全规定：

1、部门或个人应高度重视公司的技术秘密和商业秘密的保护。

2、严格遵守保密制度，工作人员不得将保密文件资料上传共享。

3、重要的部门或个人文档必要时需加密;对公司或个人的资料，未经允许任何人不得进行改动，或者告之部门之外的人员。

四、处罚办法

1、违反规定者视情节轻重给予口头警告、书面警告直至记过处分。

2、违反规定视情节轻重给予书面警告甚至记过处分并处以一定数额的罚款。

3、违反规定者视情节轻重给予严重警告、罚款或者开除处分。

4、附则

本规定有公司办制订并负责解释，保总经理核准后施行，修改或终止时亦同。

五、本制度于发行之日起实施，若有遗缺，再行补充。

第三篇：集团公司通讯工具管理办法

第一章总则

第一条公司为降低成本提高效益，本着"节约也是效益"的原则，保障公司业务的顺利开展，特制定本制度。

第二条本为法所指的通讯工具为所有公司承担费用的通讯工具。

第二章固定电话管理

第三条公司总部固定电话配备

1、公司总部根据实际情况配置电话，以确保公司业务的正常进行，原则上要确保管理人员两人一部固定电话。

2、如需移动电话机位置或改变电话分机号码，须报企管稽查部信息管理中心，由企管稽查部信息管理中心安排进行调整，不得私自更改;企管稽查部信息管理中心变更或新增号码后于第二日下班前报人力资源部备案。

第四条分公司固定电话配备

1、分公司原则上按一个部门配备一部固定电话。

2、分公司固定电话号码变更或新增时，需在第二日报人力资源备案。

第五条公司总部固定电话使用方法

1、自查本分机号：在本机上直接按1600即可查询。

2、拔打：

(1) 市话：拔0+电话号码;

(2) 长途：拔0+区号+电话号码。

3、接听：

(1) 转机：转接其他分机号码，按弹簧键或闪断键后在本机上按所转接的分机号;

(2) 转接来电：若有别的分机来电而无人接听的，可在本机上按155+无人

接听的分机号，进行转接来电;

(3) 内部分机的使用：若要内部通话，只需直拔对方分机号即可。

第六条 固定电话使用要求

1、接听电话礼貌亲切、简洁明朗，接听时须先称“您好，合肥中建”。

2、严禁因私事拨打国内、国际长途电话、声讯台服务电话;工作时间接打私人电话

应控制在三分钟内，下班后不得使用公司电话聊天。

3、不论何种电话，均应节约时间“长话短说”，严禁用电话闲聊、娱乐、收听信息等

一切与本职工作无关的事宜。

4、员工应在电话铃响三声内接起电话，如因事不在座位上，附近他人应及时帮忙接

听，记录相关事由，在本人回来之后应转告接听内容。

5、使用人为话机的保管人，电话机不得私自拆卸、移动，人为的损坏由责任人维修

赔偿。

6、公司总部固定电话的使用监督部门为总务部，并由总务部进行固定电话费的审核与分摊。

7、分公司固定电话的使用监督部门为分公司行政财务部，原则上要求每月打出通话详单，并由行政财务经理负责寄至企管稽查部审计稽查科，企管稽查部审计稽查科每月进行抽查。

第三章手机管理

第七条公司所有员工手机均由个人自行购买。

第八条公司所有员工在试用期满后，在各部门管理文员处领取并填写手机话费申请单，向其主管申请报销其额定手机费用，核定后上交人力资源部及财务部。

第九条通讯费用公司统一采用限额标准，在限额内据实报销。通讯费用公

司统一采用限额标准，在限额内据实报销。公司允许报销手机话费单上的人名与报销人员姓名不一致，但号码与公司人员通信录中的手机号码一致的手机费，如号码更改，应及时通知人力资源部，否则财务应拒绝报销。

第十条公司总部管理类人员根据各岗位情况由各部门领导核定手机费报销标准，并由分管领导审批后，报人力资源部和财务部备案。

第十一条分公司各岗位手机费报销标准为：

1、经理级：

(1) 职务工资10～11级700

(1) 职务工资8～9级600

(1) 职务工资6～7级550

2、主管级：

(1) 职务工资3～4级500

(1) 职务工资2级450

(1) 职务工资1级400

3、员工级：

(1) 销售

① 基础工资9～11级400

② 基础工资6～8级300

③ 基础工资3～5级250

④ 基础工资1级200

(2) 服务

① 基础工资5级以上300

② 基础工资4级250

③ 基础工资3级200

④ 基础工资1级100

(3) 配件

① 基础工资5级200

② 基础工资4级150

③ 基础工资3级100元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月 元/月

④ 基础工资1级50元/月

4、行政财务经理每月报销200元，分公司其他管理类员工每月报销50元。 第十二条在公司大规模展示会期间，分公司销售人员(含分公司经理)、服务人员：手机通讯费提高至平时报销额度的2倍;会务组及其他参会人员的手机通讯费按照实际发生额度，经分管领导核准后给予报销。

第十三条为加强管理，自2005年12月1日以后进入公司，在公司报销通讯费的所有销售、服务人员的手机户名一律为公司户名(合肥本地为公司户名，外地手机为当地分公司或办事处户名)。

第十四条为杜绝私倒信息行为，所有人员只允许有一个手机号码(如特殊需要，经分公司经理、分管领导同意并报人力资源部备案后，允许在限额内报销使用双号码)，原则上不允许打电话给集团以外从事与公司业务相关的人员，公司将严惩将信息泄露给竞争对手的人员。每月销售、服务人员报销手机费时要附通话详单(不附通话详单者一律禁止报销手机费，总部集团统一付费的员工可以书面形式委托人力资源部统一打印通话详单)，分公司行政财务经理每月将销售人员电话详单寄至企管稽查部审计稽查科(已委托人力资源部统一打印的除外)，企管稽查部审计稽查科进行核查。

第四章手机集团彩玲管理

第十五条公司除法务人员以外，其他所有员工手机必须加入公司集团彩铃。

第十六条所有新分配至各分公司、办事处的人员，各分公司行政财务经理、办事处主任必须在人员到岗后的五天内将人员的手机号码报备至人力资源部并将号码加入公司集团彩铃，在合肥办理的手机号码统一报送总务部，由总部统一办理加入集团彩铃。

第十七条所有分公司、办事处人员需更改号码时，各分公司行政财务经理、办事处主任必须在新号码办理后的第二天将新号码报备至人力资源部，且必须在新号码办理好的五天内将新号码加入公司集团彩铃。

第十八条所有分公司、办事处离职人员，各分公司行政财务经理、办事

处主任必须在离职人员办理离职手续的当天，取消公司集团彩铃，若手机卡是以公司名义办理则必须在离职人员离职的当天收回手机卡，离职人员名单及号码也必须在当天报备至人力资源部。

第十九条人力资源部每月29日将本月新进人员与离职人员名单及号码报送至总务部，属于合肥号码的由总务部办理彩铃取消和加入的具体事宜(对于总部新增和离职人员，应由人力资源部于到岗或离职当日报总务部，并由总务部在二日内办理完彩铃取消和加入的具体事宜)。

第二十条每月30日总务部将对各分公司、办事处的铃声进行抽查。

第五章附则

第二十一条违规情况

1、严禁因私事使用公司电话拨打长途及信息台，公司企管稽查部不定期检查，如发现未落实的单位和部门，除追回责任人应承担的费用外，还要追究单位和部门负责人的责任，并对公司分管领导、部门负责人和责任人处以每人200元的成长赞助金。

2、各分公司、办事处的员工铃声凡属于以下情况时：

(1) 员工号码已变更但未在规定的时间内向人力资源部报备;

(2) 员工已离职，但未在规定的时间内办理取消集团彩铃;

(3) 员工的集团彩铃内容是旧版彩铃内容。

属于以上情况，各分公司行政财务经理、办事处主任将交纳200元/人的成长赞助金。

3、由于总部具体办理彩玲的相关责任人未按上述第十九条规定及时办理彩玲铃加入或取消时，由相应责任人交纳200元/人的成长赞助金。

4、凡未事先向上级申报或事后不能合理解释与竞争对手通话理由的，对当事人处以每次交纳500元成长赞助金的处罚。

第二十二条本规定从二○○七年十一月一日起修订并施行。

第二十三条本规范最高解释权在公司，由总务部组织实施。

第四篇：陕西正申建筑工程有限公司通讯工具管理用费用报销办法

陕西正申建筑工程有限公司

通讯工具管理用费用报销办法

为了厉行节约、制止奢侈浪费，结合公司实际，特制定本办法加强我司通信工具的管理。

1、 公司机关办公室电话统一由公司办公室管理并办理交费手续，各部

门要严格控制电话费用。

2、 公司根据工作性质和部门职能，对有关人员的手机通话费用按报销

凭据不高于规定标准部分报销(报销上限标准见附表)。

3、 报销程序：符合报销条件的人员的报销凭据，由各部门主管审核，

公司总经理签字后报销。

4、 凡报销通讯费用的人员，必须保证24小时开机，办公室不定期抽

查，随意关机，发现一次罚款伍拾元，在报销款中扣除。不在岗人

员不予报销。

5、 凡报销通讯费用的人员，因工作需要到项目部或实体工作，应由项

目部或实体承担费用。

第五篇：企业即时通讯工具

企业即时通讯产品，安全、高效、易管理

企业即时通讯，为企业量身定制的IM工具

企业即时通讯，工作的第一桌面

对企业管理者而言，QQ、MSN等个人即时通信软件的普及同时也给他们带来了诸多忧虑。其一，不少管理者担心员工利用它们难免会做一些与工作无关的事情，影响工作效率;其二，QQ、MSN主要面向个人用户，其安全性、可管理性天生不足。而企业级的即时通讯产品，专门针对企业应用而设计，就像为企业量身定制一般，既可避免“无聊”而浪费时间，还可以方便员工沟通协同，非常适合在企业使用。此外，现在的企业即时通讯产品都有尝试针对性的改进，以其可靠的安全性、易管理性赢得了愈来愈多企业用户的青睐。

企业即时通讯系统是一个独立的服务器程序，可以保证信息的安全及管理的灵活性。程序支持多层次的组织结构，公司的人员组织结构清晰可见，不仅是公司本部的员工，连分布在全国各地甚至是世界各地的员工也是咫尺之遥，令沟通变得非常便捷。企业即时通讯能够根据企业的实际组织架构进行部署，所有员工采用实名制，便于统一管理，而且企业即时通讯的回溯功能对某些保密性较高的企业提供了可靠的保障。

那么，哪些企业亟需部署企业即时通讯产品呢?A.分支机构多，企业员工分散，或跨部门、跨地域、异地办公、移动办公特征明显，沟通成本较高。B.信息化建设已达到一定水平、构建了一些业务系统的大型企业和政府单位，适合用企业即时通讯构建统一门户或统一消息管理平台。C.银行、金融、保险等各类对沟通和交流要求较多的公司，或者有管理大量流动性较强、工作时间和场所等不太固定的业务员的需求。D.文件分发频繁的制造业、设计院等。

不过，企业在部署企业即时通讯产品前一定要做好员工的思想准备。由于企业即时通讯带有管理和控制的特征，因此可能会让员工觉得有束缚感而产生抵触情绪。同时，员工的使用习惯也是较大的障碍。所以说，企业即时通讯产品到底能起多大的作用很大程度上取决于企业的管理文化如何、执行力到底有多强。试想，一旦员工养成了使用企业即时通讯的习惯，并逐渐把它当成了工作第一桌面，企业即时通讯产品的方便和快捷就会释放出来。