采购员的注意事项

2022-06-24

第一篇：采购员的注意事项

签订采购合同的注意事项

一、采购合同签订之前的风险控制

(一)主体资格审查

签订合同前，应对供货商的资格进行认真审查。供货商作为采购合同的一方当事人，对其资格进行审查是防范合同风险的第一道防线。要想保证交易安全，首先应当了解“交易对手”。通过主体资格审查，判断对方当事人是否具有订立合同的相应的民事权利能力和民事行为能力。

主体资格审查主要可分为自然人，法人两类。对自然人而言，要查验其身份证，确认其具有完全民事行为能力(即年满18周岁)，否则该自然人不具有签约资格。一般而言，除非即时清洁的采购合同，不建议与自然人签订采购合同。

采购合同的供货方大部分是公司法人。审查公司法人的主体资格，一般查验对方的营业执照，特别专注其基本信息，如法人代表，地址，年检状况。营业执照不方便查验的，也可以到工商局查询其基本状况。在了解上述情况过程中如果发现异常，如未通过年检，采购方要适时调整合同条款或者不再与之签约。

(二)履约能力调查

通过履约能力调查，查明对方当事人的经济实力、信用情况和不良行为记录，为避免合同风险提供有力保障。履约能力调查是通过公共信息、特别渠道信息和对方提供的情况进行综合分析判断。公共信息主要是通过网络收集对方的销售规模、市场声誉等相关信息。

特别渠道信息主要是业务人员通过自身资源了解对方的具体情况。对方提供的情况也是判断其履约能力的重要依据。例如，功过公共信息的掌握，可以判断对方提供的相关情况是否真实，从而判断其诚信程度。

二、采购合同签订过程中的风险控制

采购合同的签订过程实际是合同双方确定并填写合同条款的过程。

1、合同的主体

采购合同的主体指买受人和出卖人，亦称需方和供方或买方和卖方，是合同的当事人，是合同权利、义务的具体承担者。当事人的名称或姓名和住址—定要清楚。企业或单位应当使用全称，保证与营业执照上的名称—致，可以将营业执照作为合同附件。如果是自然人，姓名应当与其身份证上的姓名一致，同时写上身份证号码。

2、买卖的标的物

双方一定要明确约定买卖产品名称、品牌、规格、型号、等级，生产厂家，数量等详细内容，尽可能把产品的各项标示都作为标的内容写进合同。同时，要求供货方对产品的所有权及处分权作出保证或承诺，防止其产品上存在权利限制，如产品被出租、抵押、涉嫌侵犯他人的知识产权等影响到标的物的交付。

3、价款及支付方式

采购合同的主要义务是一方给物，一方给钱。因此，价款是采购合同的最为重要的内容之一。采购单一货物，价格固定，价款比较清楚，一般不会产生争议。如果采购多种货物或进行长时间的货物买卖，价款较为复杂，一旦约定不明，则极易产生争议。因此，合同中应明确产品单价、计量标准、数量、产品附件等，对于涉外合同，还应当明确货币种类及外汇结算标准，防止出现分歧。

另外，支付方式也应当约定明确，价款支付是现金支付，还是用支票支付;如果采用汇款，汇费由谁负担等细节应当明确。

4、标的物交付

标的物的交付即所谓的收货、送货，是采购合同中至关重要的内容，其涉及到货物风险的承担、所有权的转移等诸多问题，所以，应在采购合同中对交货方式，运输方式，交货地点、时间及运输费用的承担等事项约定明确。

5、质量标准

在这个问题，很多采购人员存在误区：如果存在国家强制性标准，则应当符合国家强制性标准，不必写;如果没有国家强制性标准，没什么可写。结果导致采购合同中并无质量标准的具体内容，这对采购方非常不利。实际上，商品缺少国家强制性标准的情况非常普遍。采购合同一定要写上具体的质量标准，避免发生质量纠纷时“没有规矩”;在供方为外商的情况下，更应该明确约定质量标准，因为我国国家的强制性标准(如果有)仅约束国内企业，对外商并无直接约束力。在这种情况写上适用国家强制性标准，将无法确定是哪个国家的标准，从而导致此约定不明，等于没有约定。

6、违约责任

违约责任是促使采购合同当事人履行合同义务，使对方免受或少受损失的法律措施，也是保证合同履行的主要条款，应在采购合同中作出较为详尽的规定，如约定定金、违约金以及赔偿金的计算方法等。大量的采购合同中只是概括地约定了违约责任，如任何一方违约，则应当赔偿因此给守给方造成的经济损失，这种约定等同于没有约定，没有实质意义。

7、争议解决条款的约定

争议解决条款涉及的是当事人在履行采购合同过程中一旦产生纠纷，经协商不成时可以选择的解决方法。纠纷解决方式主要有两种仲裁和诉讼。

三、采购合同履行过程中的风险控制

很多企业能够重视签订合同，但对合同签订后的履行过程中的问题往往重视不够，由此导致合同签订与合同执行脱节，增加了合同产生纠纷的机会，给企业造成不必要的经济损失。

合同签订后即具有了法律效力，对合同双方当事人都具有约束力。企业必须要重视采购合同的履行及其风险控制。在采购合同履行过程中，采购人员应该密切关注合同标的物的交付时间及权利过户的时间，敦促出卖方按时交付标的物;注意对合同标的物的质量检查，如遇到标的物不符合合同约定的质量要求的，应及时进行退、换货处理;合同履行完毕后对供货商进行评价，为下次确定供货商积累材料等。如果采购合同存在保密条款，应注意通知合同履行人员，注意保护商业秘密。为实现上述目标，企业必须加强对采购合同的管理。

第二篇：工厂采购的注意事项级内容

1、采购部门的职能有哪些?

采购部门的职能主要包括：

(1) 及时掌握所需要的采购信息，保持良好的内部沟通。

(2) 调查和掌握生产所用物料的供货渠道，寻找物料供应来源。

(3) 建立供应商档案，与供应商联络，以防止紧急状况时找不到替代的供应商。

(4) 参考原料市场行情，要求供应商报价。

(5) 对供应商的供应价格、材料质量、交货期等作出评估，了解公司主要物料的市

场价格走势，制作采购文件，采购所需的物料。

(6) 按照采购合同协调供应商的交货期。

(7) 协助质量部门检查进厂物料的数量与质量。

(8) 协助物料控制部门对呆滞料与废料进行预防和处理。

2、采购的质量保证协议主要有哪些作用与内容?

(1) 质量保证协议的作用：

①对供应商明确地提出质量要求，协议中规定的质量要求和检验、试验与抽样方法应得到双方认可和充分理解。

② 通过与供应商的配合来保证采购产品的质量。

(2) 质量保证协议的要求：

① 质量保证要求应得到双方认可，防止给今后的合作留下隐患。

② 质量保证协议应当明确检验的方法及要求。

③ 质量保证协议上提出的质量要求应考虑成本和风险等方面的内容。

(3) 质量保证协议中提出的质量保证要求可包括下列内容：

①

②

③

④ 双方共同认可的产品标准。由供应商实施质量管理体系，由公司第三方对供应商的质量体系进行评价。本公司的接收检验方法(包括允收水准AQL的确定) 供应商提交检验、试验数据记录。

⑤ 由供应商进行全检或抽样检验与试验。

⑥ 检验或试验依据的规程/规范。

⑦ 使用的设备工具和工作条件，明确方法、设备、条件和人员技能方面的规定等。

3、降低采购成本的途径有哪些?

降低采购成本的途径主要有：

(1) 寻求更合适的供应商。

(2) 寻找更可能代替的物料。

(3) 改善采购技术，比如增加采购数量。

(4) 改进原有设计。

(5) 改善储运方法，降低库存

(6) 实行标准化采购。

4、采购程序包括哪些内容?

(1) 制定并实施控制采购质量的程序，以确保对供应商供应的产品的质量控制。

(2) 确保供应商准确地理解采购产品的要求。

(3) 确保向合格的供应商进行采购。应评审每一个供应商提供合格产品的能力。

(4) 应与供应商达成明确的质量保证协议，就验证方法达成明确的协议，以确保验

证结果的统一。

(5) 应与供应商制定解决质量问题的方法。

(6) 应保存与接收的产品有关的质量记录和对采购进行控制的有关的质量记录，以

利于及时解决和处理有关质量事宜。

5、采购工作应如何具体实施?

采购工作由四具环节组成，而每个环节又由若干个步骤组成。

(1) 采购计划

计划的目的是根据客户需求及生产能力制订采购计划，做好综合平衡，以便保证物料及时供应，同时降低库存及成本，减少急单。

主要环节有：评估订单需求、计算订单容量、制定订单计划。

(2) 供应商评估

供应商评估的目的是满足采购对质量、成本、供应、服务等方面的要求。

供应商评估的主要环节有：供应商评估的准备、初选供应商、试制、批量试验、确定供应商名单。

(3) 采购订单

发送订单的目的是为生产部门提供合格的原材料和配件，同时对供应商群体绩效表现进行评价反馈。

主要环节有：订单准备、选择供应商、签订合同、合同执行跟踪。

(4) 采购管理

采购管理的主要目的是正确执行企业的采购原则。

主要环节有：单据审批，包括计划、评估报告、订单合同、付款审核与批准。

6、如何准备采购订单计划?

(1) 了解市场需求

任何一家生产型企业，要想制订较为准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划，从市场需求的进一步分解中制订生产需求计划，再根据年度计划制订季度、月度计划。

(2) 了解生产需求

① 为了利于理解生产物料需求，采购计划人员须熟知生产计划工艺常识。

② 物料需求计划来源于：生产计划、独立需求的预测、物料清单文件、库存文件。

(3) 准备订单基本资料

订单基本资料包括：

① 订单物料的供应商信息

② 对同时有多家供应商的物料来说，每个供应商分摊的下单比例，该比例由采购

人员进行协调。

③ 订单周期，订单制订人员根据生产需求的物料项目，从信息系统中查询了解该

物料的采购基本参数。

(4) 制订订单计划所需资料

订单计划所需要的资料的内容包括：

① 物料名称、需求数量、到货日期。

② 有时会附有市场需求计划、生产计划、订单基本资料等。

7、物料清单文件是如何生成的?

(1) 物料清单是制造企业的核心文件，采购部门要根据物料清单确定采购计划，生

产部门要根据物料清单安排生产，财务部门要根据物料清单计算产品成本，计划部门要根据物料清单确定物料的需求计划，其他销售、存储等部门都要用到物料清单。

(2) 物料清单包含了构成产品的所有装配件、零部件和原材料信息，为编制物料需

求计划提供产品组成信息。

(3) 企业物料清单应该由专职部门统一存放、维护、更新、管理，并建有物料清单

数据库，以保证物料清单的准确性、完整性和通用性，提高使用查询效率，应避免物料清单由各部门各自存放的做法，

(4) 零件清单的制定。由产品设计人员从产品设计图纸中提取数据生成该最终组成

产品的所有零部件及组件清单，形成产品的零件清单。

8、怎样准备采购订单?

(1) 熟悉需求订单操作的物料项目

订单的种类很多，订单人员首先应熟悉订单计划，花时间去了解物料项目，花时间去了解和料技术资料等：直接从国外采购可能获得较好的质量和较低的价格，但同时增加了订单环节的操作难度，手续复杂,交货期长.(2)比较/确认价格

采购人员有权力向供应商群体中价格最适当的供应商下达订单/合同,以维护企业的最大利益.

(3)确认需求材料的标准及数量

9、如何进行采购合同的跟踪?

(1) 跟踪工艺文件

① 对任何外协件(需要供应商加工的物料)的采购，订单人员都应对提供给供应

商的工艺文件进行跟踪。

② 如果发现供应商没有相关工艺文件，或者工艺文件有质量、货期问题，应及时

提醒供应商修改。

③ 要求供应商及时代货，如果不能保质、保量、准时供货，则要按照合同条款进

行赔偿。

(2) 跟踪供应商的原材料

个别供应商接到合同后就认为“大功告成”，必要时必须提醒供应商及时准备原材料，特别是对一些信誉差/合作少的供应商更要警惕。

(3) 跟踪加工过程

对于一次性/大开支的项目采购、设备采购、建筑采购等，为了保证货期、质量、采购人员需要对加工过程进行监控，甚至要参加其加工过程的监理工作。

(4) 跟踪总装及测试

总装及测试是产品生产的重要环节，需要采购人员有较好的专业背景和行业工作经验。

(5) 跟踪包装入库

采购人员可以通过电话方式了解物料的入库信息。对重要物料，采购人员最好去供应商现场考察。

对一些紧急物料，采购人员要进行全力跟踪;对长期持续稳定供应的供应商可以考虑免去合同跟踪环节。

10、常用的合同条款包含什么内容?

一份正规的买卖合同主要包括以下内容：

(1) 名称

(2) 编号

(3) 签订日期

(4) 签订地点

(5) 买卖双方的名称

(6) 地址

(7) 合同序言

(8) 商品名称

(9) 质量规格

(10) 数量

(11) 包装

(12) 单价与总价

(13) 到货期限

(14) 到货地点

(15) 付款

(16) 保险

(17) 商品检验

(18) 仲裁

(19) 不可抗力

(20) 合同的份数

(21) 使用语言及其效力

(22) 附件

(23) 合同生效日期

(24) 双方的签字盖章以下为可选择部分

(1) 保值条款

(2) 价格调整条款

(3) 误差范围条款

(4) 法律适用条款

第三篇：酒店用品采购和储存需要注意的地方

编辑：徐胤清

对于酒店来说一次性酒店用品的使用量非常大，几乎每一批入住酒店的客人都需要使用它，酒店为了保证客人可以享受到满意的服务，在酒店用品的选择与提供上都会比较的慎重。那么酒店是怎样采购一次性洗漱用品的呢，采购后怎样存储与保护它呢?

一次性牙刷通常只使用2-3次，如果刷毛品质不好或磨毛率不够，将会对口腔造成损伤。因此，酒店用牙刷的质量标准绝对不能比日用牙刷低。最好是选择有品牌的酒店用品供应商。

深圳市酒店用品有限公司是目前深圳覆盖面最广的酒店用品之一，公司以酒店用品标准化，产品品牌质量保障，让酒店客户放心使用一次性酒店用品，并且让客房用品使用起来更加舒适安全。

酒店洗护用品在酒店用品的使用中也占据着比较大的比重，尤其是在炎炎夏日，更是成了沐浴时不可缺少的必需品。纵观市场上，各种软管装，瓶装，袋装，皂液器装的洗发液，沐浴液让人眼花缭乱。各类产品的质量良莠不齐，价格也是让人眼花缭乱。坚决优先购买具有三证资料齐全的生产厂商。

许多酒店配置的沐浴露虽然自身价格很便宜，但沐浴一次所耗费的热水却数倍于沐浴露自身的价值。注意：选购沐浴洗发用品时需要考虑耗水程度，也就是用多少水才能彻底冲净并不是一味追求泡沫丰富以及洗发液、沐浴液本身的价值。

随着雨季的到来，酒店用品需要注意防霉措施。还需要注意客房一次性用品的库存方式。另外，还需要根据酒店的淡旺季来选择，淡季时物品少采购些，旺季时提前采购备货。

根据前一个月的使用量及本月的预订情况制定本月一次性用品的采购数量，一般周期为一个月或两个月，不超过三个月。短期库存预测法的好处在于减少库存，流动资金较为灵活，不会造成部分不易保存物品的变质及过期。

采购时针对部分易变质的物品品种进行数量的控制，以减少物品的报损率。在淡、旺季节时对一次性物品的采购做到因时区分，淡季时物品少采购些，旺季时提前采购备货。这样可以让财务空出部分流动资金作为它用，而且在旺季时不会出现货不到位、价格飞涨现象。

第四篇：采购注意事项

一、提报材料

新供应商洽谈前需提报资料：营业执照、卫生许可证、税务登记证、组织机构代码、产品授权证书、条码系统证、报价单、同类超市三家送货单。

二、采购谈判中落实事项

1.售后：非人为损伤商品无条件售后。

2.单品条码数量：结合货架空间谈定条码数量。

3.配送能力：正常配送3天内到货，加急商品半天内到货。

4.结款方式：现金、扣点、月结、实销实结，送销比例达不到60%的一律月结。

5.调价标准：提前一个月通知或者提前2批货，条件期间如出现断货处罚标准。

6.特价标准：特价商品最低降低原供价10%以上。

7.促销配比：促销员、赠品、促销装。

备注：所有新品不能谈订陈列位置，特陈独立谈判。供货商禁止私自更改陈列位置。

第五篇：电线采购注意事项

一、品牌

多通电线电缆、宝胜、远东、胜华电缆、上上、亨通光电、耐克森Nexans、南缆、普睿司曼、五彩-江南

中国的电线电缆分三个极端。高端和中端和低端。高端一般都是外企都是特殊电缆，要求特性很特别。中端的电缆一般都是国内的，以江苏和天津河北为两大集中生产基地，南方弱电做的比较精细，北京相对强电做的比较不错。每个城市的品牌都有地方保护。所以，买电缆根据使用所在地，再选择当地的品牌比较合适。这样节省人力物力。

二、规格计算

知道电线的平方，计算电线的半径用求圆形面积的公式计算：

电线平方数(平方毫米)=圆周率(3.14)×电线半径(毫米)的平方

知道电线的平方，计算线直径也是这样，如： 2.5方电线的线直径是：2.5÷ 3.14 = 0.8，再开方得出0.9毫米，因此2.5方线的线直径是：2×0.9毫米=1.8毫米。

二、质量鉴定

1、重量质量好的电线，一般都在规定的重量范围内。

2、铜质合格的铜芯电线铜芯应该是紫红色、有光泽、手感软。而伪劣的铜芯线铜芯为紫黑色、偏黄或偏白，杂质多，机械强度差，韧性不佳，稍用力即会折断，而且电线内常有断线现象。检查时，你只要把电线一头剥开2cm，然后用一张白纸在铜芯上稍微搓一下，如果白纸上有黑色物质，说明铜芯里杂质比较多。另外，伪劣电线绝缘层看上去似乎很厚实，实际上大多是用再生塑料制成的，时间一长，绝缘层会老化而漏电.

3、厂家假冒伪劣电线往往是“三无产品"，但上面却也有模棱两可的产地等标识，如中国制造、中国某省或某市制造等，这实际等于未标产地。

4、价格由于假冒伪劣电线的制作成本低，因此，商贩在销售时，常以价廉物美为幌子低价销售，使人上当。

5、要看。看有无质量体系认证书;看合格证是否规范;看有无厂名、厂址、检验章、生产日期;看电线上是否印有商标、规格、电压等。还要看电线铜芯的横断面，优等品紫铜颜色光亮、色泽柔和，铜芯黄中偏红，表明所用的铜材质量较好，而黄中发白则是低质铜材的反应。否则便是次品。

6、要试。可取一根电线头用手反复弯曲，凡是手感柔软、抗疲惫强度好、塑料或橡胶手弹性大且电线绝缘体上无龟裂的就是优等品。 7、截取一段绝缘层，看其线芯是否位于绝缘层的正中。不居中的是由于工艺不高而造成的偏芯现象，在使用时假如功率小还能相安无事，一旦用电量大，较薄一面很可能会被电流击穿。

8、是一定要看其长度与线芯粗细有没有做手脚。在相关标准中规定，电线长度的误差不能超过5%，截面线径不能超过0.02%，但市场上大量存在着在长度上短斤少两，在截面上弄虚作假(如标明截面为6平方毫米的线，实则仅有4.5平方毫米粗)的现象。

三、参考价格

2011年7月21日电线价格: 品牌：郑星

仅供参考! BV1.5 128元/盘

BVR1.5

138元/盘 BV2.5 188元/盘

BVR 2.5 202元/盘

BV4