信息化环境中的档案管理创新机制

2022-09-12

随着我国改革开放的进程不断向前推进,国民经济不断发展,各种项目和工程的上马,单位的重要性越来越凸显,单位的工作飞速发展,单位的规模普遍得到扩大,单位的工程资料及其档案管理的工作也变得越来越繁重,重要性也越来越大。信息化背景下单位档案管理急需要新的创新机制,利用信息化开发出一套科学的单位档案管理系统。

1传统档案管理中存在的问题

1.1归档内容复杂,工作量大

传统的单位档案管理,因为本身档案较多,各个项目之间的档案需要分档,传统的档案归档内容十分复杂。各种资料有原始文件、图表、图纸等等众多资料,而且因为一般工程或者项目时间较长,资料需要反复的查阅和使用,累积的资料比较多,档案归档的步骤也相对会很复杂,所有的审批材料,施工备份,文档不仅仅数量多,种类也多,单位因为其规模扩大,工作量变大,库存的档案数据再利用传统的方法进行管理,不仅仅容易出现一些错误,还会造成工作人员的巨大压力,总体而言,时代发展,单位传统档案管理已经不能满足现在单位对档案管理的要求。

1.2项目变更工作难度大

时间跨度长,材料变更快,档案本身体现了单位的管理水平,许多项目建筑时间较长,时间块度较大,而需要归档的治疗不仅仅数量上很多,同时在施工阶段因为一些问题,可能会临时的对一些工程细节做出新的调整和设计,归档的资料需要翻阅和进行新材料的档案入库,传统的档案管理,主要是人工操作,这个过程将会浪费大量的时间和精力。一些项目变更情况,需要单位进行相应调整的,增加了档案管理归档工作的人力财力物力。

1.3无法实现信息共享

档案用户的范围较广,设计档案记录着设计专业科学技术知识,单位这些档案有着航企的使用价值,设计档案有一定的适应性,存在资料共享和相互借鉴的可能,在工程设计。施工、完工阶段,及其后期进行新的项目扩建,这些资料都能够提供一定的依据,一些项目后期会有维保,同样这些资料也是可以使用的,因此单位的资料可能会反复频繁的再次使用和归档,传统的人工方式针对这种情况,有着很大的压力,浪费时间和相对应的项目资金,这对档案管理提出了新的要求。

2信息化环境中的的单位档案管理发展方向

2.1档案内容数字化

之前的档案包括图纸、图表、各种相关材料,内容很多且相对驳杂,档案的归类和存档工作量都比较大,信息技术的发展为档案管理提供了新的契机,把这些材料有文字的、图表的、纸质的编程数字化的,建立电子信息档案,把这些纸质的档案实现电子化,进行电子化的信息储存、归档。建立相关目录方便查询和再次调用,纸质的档案可以作为原始资料仓储起来,进行科学的保管,电子化的档案方便查阅,调集,同时可以打印出来,金少了工作人员的工作量,极大的提高单位资料管理的效率。

2.2管理手段由人工向计算机应用转变

传统的档案管理,人工分类、归档、储存,不仅仅对人本身提出了很高的要求,同时对于场地的要求也很高,劳动强度较大,但是工作的效率却很低,计算机应用技术利用与档案管理,实现了网上自动归档,相关资料更加容易共享,提高了工作效率,工程进展不会因为档案问题而增加不必要的成本。

2.3管理方式的转变

利用信息技术,管理有人工变为以信息化为主。计算机应用技术的应用和信息化体系的建立,大大降低了档案管理人员的工作量,工作人员在完成其档案管理工作的同时,可以对档案本身的内容进行参考和解读,各类资质需要申报的程序可以尽快完成,以及其他如职称评定、财务问题等等大量的信息也可以开展查询工作,这不仅仅完成了单位档案管理的信息化,对于整个单位而言,信息化的进程都有重要的意义,将极大的改善整个研究院的工作效率。

2.4人才培养

传统的单位管理工作,并不一定有专门的档案管理人员来进行管理,有的就是项目或者工程的相关负责人来进行档案的管理,着就让管理相对比较混乱,传统的档案管理人员的素质要求也不太高,主要由人工进行管理,效率的要求和能力的要求相对现代信息化管理没有那么高,但是计算机技术的应用,信息化管理体系的推广,对于管理人员的素质提出了新的要求,大量的资料需要管理人员对于档案管理有一定的专业知识,档案管理需要一定的保密性质,档案人员要指导相关的规定和法规,专业相关计算局操作,并能够在档案管理中不断学习,不断的完善其知识结构,满足信息化时代对于复合型人才的要求。档案人员要由以前的单一保管箱科学管理转变。

3信息化环境中单位档案管理的创新机制

3.1首加强宣传,提高认识,增强社会整体的档案意识

加强单位内部的宣传,提高认识,构建科学的宣传机制,把宣传常态化,于此同时单位本身构建相关的宣传平台。重视档案管理工作,把档案管理脑如刀单位的全年工作计划中,充分调重各方面的力量,培养全体的档案意识,把档案管理和利用相结合,加强档案管理人员和档案使用人员之间的联系。

3.2努力推进档案管理的信息化和制度化建设

在档案管理中,要改变传统的档案管理模式,利用信息技术,管理由人工变为以信息化为主。加大计算机应用技术的应用和信息化体系的建立,大大降低了档案管理人员的工作量。建立电子信息档案,把这些纸质的档案实现电子化,进行电子化的信息储存、归档。建立相关目录方便查询和再次调用,纸质的档案可以作为原始资料仓储起来,进行科学的保管,电子化的档案方便查阅,调集,同时可以打印出来,金少了工作人员的工作量,极大的提高单位资料管理的效率。于此同时,要建立起科学的管理模式,实施整体化的管理。在相关项目任务下达支出就建立相关的编号,等到资料进行归档,迅速地通过计算机实现档案的录入。具体的档案部门根据其内容进行科学的分类,对这些资料进行分类处理,形成完备、科学、易于查询的电子档案。

同时要制定相关的标准,档案归档要严谨和准确,符合国家的相关要求程序,纸质的材料要保证其保存的质量,制相关对于纸质材料保存标准要严格制定,档案管理部门要严格按照其相关标准实施。硬件设施要完善,不仅仅是信息化管理体系的建立和计算机需要一定的运行速度,纸质的资料保护需要考虑防火、防盗、防潮等等各个方面,真正做到资料的科学管理。

3.3要做好档案资源的整合利用以及人才的储备、服务质量的提高

整合档案信息,优化资料,对档案资料本身进行整合提炼,挖掘档案的各方面价值。和里的档案整合,可以分析出很多问题,如水利单位相关资料整合,可以完全变回一些基础的资料,为工程第一线的后期维保工作提供最基本的便利。不用再浪费大量的时间为一些小问题去早相关的资料。进行治疗的整合,可意识整个档案的信息价值出现不断的增值,现在大数据时代,数据的存在本身就是一种财务和资源,整合相关档案,档案慢慢由保管向利用方向转变,将档案本身变成一种可再利用的资源。

创新服务机制,档案的管理最终的目的还是为了服务,但是因为传统档案的低效率,提供服务有着很大的困难,现在信息化档案管理模式,需要我们的相关人员转变档案管理的思想,加强其服务理念,建立不同等级的数据库。

3.4加强人才的培养

提高管理人员的整体素质和个管理员的综合素质,满足新形势下对管理人员的要求。

4结语

二十一世纪以来,我国信息化水平不断提高,信息技术得到突飞猛进的发展,单位传统的档案管理已经不能满足单位的需求。如何利用现代信息技术,利用其改变单位传统的显得陈旧、滞后的档案管理模式,成为单位新的命题。随着信息技术的发展,单位要不断改变传统的档案管理模式,推进信息化的管理模式不断深入。以上本文针对我国传统档案管理模式中存在的问题及发展方向进行了简要分析,并在此基础上探讨了信息化环境中的档案管理创新机制,以供参考。

摘要：随着信息化技术的不断发展,我国档案管理也开始实施信息化管理,从而促进我国传统档案管理模式的创新发展。本文对信息化环境中的档案管理创新机制进行了探讨。

关键词：信息化环境,档案管理,创新机制