办公室秘书礼仪（精选8篇）
篇1：办公室秘书礼仪
办公室秘书礼仪
1.电话礼仪在接听电话时，你所代表的是单位而不是个人，所以不仅要言语文明、音调适中，还要让对方能感受到你的微笑。同时，更不要忘记每一个重要的电话都要做详细的电话记录，包括来电的时间、来电的单位及联系人、通话内容等。
2.迎送礼仪当客人来访时，应该主动从座位上站起来，引领客人进入会客厅或接待区，并为其送上饮品，如果是在自己的座位上交谈，应该注意声音不要过大，以免影响周围同事。另外，接待客人要切记面带微笑。
3.握手礼仪愉快的握手是坚定有力的，这能体现你的信心和热情，但不能太用力且时间过长。如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和别人握手了，但要主动向对方说明不握手的原因。
4.名片礼仪递送名片时，应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容，使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。
5.在办公室工作，服饰要与之协调，以体现权威、声望和精明强干为宜。男士最适宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带。女士则最好穿西装套裙、连衣裙或长裙。男士注意不要穿印花或大方格的衬衫;女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，否则使内衣若隐若现很不雅观。
6.在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋，也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多，走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力，叮当作响的手镯也不宜戴。
7.在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌，不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。”您好“、”早安“、”再会“之类的问候语要经常使用，不厌其烦。同事之间不能称兄弟道弟或乱叫外号，而应以姓名相称。对上司和前辈则可以用”先生“或其职务来称呼，最好不同他们在大庭广众之前开玩笑。
8.对在一起工作的女同事要尊重，不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹。在工作中要讲男女平等，一切按照社交中的女士优先原则去作未必会让女同事高兴。
9.行为要多加检点。尽量不要在办公室里吸烟，更不要当众表演自己擅长的化妆术。如很想吸烟或需要化妆，则应去专用的吸烟室或化妆间。若附近没有这类场所，则只好借助于洗手间。
10.办公时间不要离开办公桌，看书报、吃零食、打瞌睡一定会引起上司的不满。私人电话接起来没完没了会招致同事们的白眼，而坐在办公桌上办公或将腿整个翘上去的样子都是很难看的。
11.要避免口衔香烟四处游荡，不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私。遇到麻烦事，要首先报告给顶头上司，切莫委过或越级上告。在外国老板面前打同事们的小报告，常会被当作不务正业，弄不好会搞掉自己的饭碗。
12.接待来访者要平等待人，而不论其是否有求于自己。回答来访者提出的问题要心平气和，面带笑容。绝不能粗声大气，或者以拳头砸桌子来加重语气。
13.去别的办公室拜访同样要注意礼貌。一般需要事先联系，准时赴约，经过许可，方可入内。在别的办公室里，没有主人的提议，不能随便脱下外套，也不要随意解扣子、卷袖子、松腰带。未经同意，不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话，则放到腿上或身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久，初次造访以20分钟左右为准。
秘书举止礼仪
(一)尊重秘书在工作中往往代表着机关和领导，应当对交往对象给予充分的尊重，体现“尊重在先”的原则。
秘书在与他人交谈时，不应站在或坐在高于对方的位置上，以免给人造成“居高临下”的感觉。不可将自己的头部仰靠在椅背上，也不宜高翘“二郎腿”，更不能将脚尖抬起，直指对方，避免给对方形成散漫、傲慢的印象。倘若对方是一位异性，还须与之保持一定的距离，以免让对方感觉不便，或产生误解。
交谈过程中，应两眼注视对方，精神饱满，神情专注，并不时点头表示正在倾听。此时如果举目四顾，心不在焉，神情倦怠，就容易被认为对谈话漫不经心或不耐烦;如果手舞足蹈，指手画脚，高谈阔论，就会使对方觉得你目中无人、狂傲轻浮。
(二)自然秘书举止以自然为宜，切忌虚假、做作、呆板、局促、勉强。
秘书在与人交往中宜以微笑表示亲切和热情，而不宜满脸堆笑或强作欢颜，这样容易给人造成刻意逢迎的感觉。再如，欣喜时可以露出自然的笑容，不宜歪脑袋、挤笑靥、旁若无人地大笑不已。做手势时宜并拢四指，切忌高翘小指。在与熟人相处时要不失亲切，略可随意，而不宜正襟危坐、不苟言笑。
(三)稳重秘书工作繁杂、琐碎，但又不容有疏漏，这就要求秘书举止要稳妥可靠，有条不紊，忙而不乱。只有这样，才能展现出自己独特的内涵。
在汇报工作时，应神态安详，口齿清晰，谈吐自如。在取物品时，要先看清情况，然后眼到手到，驾轻就熟。在会议室入座时，要小心翼翼，轻稳就座，不可摇摇晃晃，东踩西踏，将座椅拉得乱响，有意无意地制造扰人的噪音。在敲门时，应用手指轻叩，不宜拳擂、脚踹;关门时，应用双手轻轻推上，不可用力猛甩，或是用脚踢上。
(四)端庄端庄。秘书的静止姿态以端庄为要。
我国传统上有“站如松，坐如钟，卧如弓”“头容正，肩容平，胸容宽，背容直”“颜色：宜和、宜静、宜庄”等一系列的礼仪要求，讲的都是举止中的端庄之美，这些要求对于秘书也是适用的。
篇2：办公室秘书礼仪
服饰礼仪
(1)秘书的服饰要与之角色相协调，以体现精明强干为宜;
(2)男士适宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带，注意不要穿印花或大方格的衬衫;
(3)女士则最好穿西装套裙等职业装，不宜佩戴走路发生声响的首饰;
(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，不雅观。
接待礼仪
有预约
(1)有人敲门，立马停下手头工作，微笑迎上前问好;
(2)招呼对方坐下，茶水八分满即可，左手托茶盘底部，右手扶茶杯外缘，从客人右方奉上;如果来宾两人以上，上茶时注意职位高低，先客方再主方;
(3)引领客人时，主动带路，边走边示意，上下楼梯和拐弯处提醒客人当心，乘坐电梯时秘书先进后出;
(4)介绍时，先将本公司人员介绍给客人;先将职位低的介绍给职位高的，先将男士介绍给女士(特殊场合除外);
(5)客人告辞时，礼貌送别，根据客人身份送客到电梯口或大门口，目送其远去再返回。
无预约
(1)热情问候;(2)了解来意;
(3)耐心倾听;(4)学会挡驾。
握手礼仪
(1)双方距离约1米，双腿立正，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，握手时用力适度，上下稍晃动3、4次即可;
(2)握手时神态自然，面带微笑，目视对方，可寒暄几句;
(3)握手时应注意长幼、尊卑、男女有序;
(4)如手上有污垢或水、汗不宜和别人握手，应主动向对方说明不便握手的原因。
秘书办公室工作的说“三”道“四”
“三招” 处理事务是办公室工作的一项重要内容。随着社会发展，办公室需要处理的事务工作涉及的范围越来越广，复杂性也越来越强。面对繁杂的工作，如何处理才能做到得体、得当、得心?
第一，下好“一盘棋”。就是要树立“一盘棋”的意识，提高站位，凡事讲大局、讲规矩。要树立大局意识。善于把握大局是做好各项工作的根本要求和重要保证，知道重心在哪里，难点在何处。要注意按规矩办事。在处理日常事务的过程中，特别是接待安排、文件报送等，要牢记“办事有遵循，行为有规范，执行有尺度”的原则，说话要有根据，做事要有依据。要谨慎走好每一步。在处理任何问题上都必须摒弃杂念、稳字当头，考虑周到、服务得体。对领导交办的工作，必须事事有回音、件件有交代。
第二，学会“弹钢琴”。面对千头万绪的工作，要做到紧张有序、妥善得当，需要我们学会弹钢琴。要分清轻重缓急。任何工作也都有主次、轻重之分，要善于合理安排时间，急事先办、大事精办、要事稳办、特事特办。要学会统筹协调。面对千头万绪的工作，要敲响每一个琴键、激活每一个音符，既抓住重点，又兼顾全面。要学会归纳总结。弹好一首曲子，必须长期反复地推敲、锤炼、改进。工作也一样，“吾日三省吾身”，一定要学会归纳总结，才能发现问题，有针对性地予以改进，这是提高工作能力的一条捷径。
第三，当好“润滑剂”。要处理好与领导的关系，做到尊重而不尊崇，服从而不盲从，在领导面前不能唯唯诺诺。对领导提出的正确意见和做法，要坚决贯彻执行;不适合的，要有艺术性地提出来。要处理好与各部门、各单位的关系，必须谦虚、热情、低调，杜绝门难进、脸难看、话难听、事难办的现象。
“四种关系”
办事，是每一位工作人员的重要工作内容，需要不断探索、研究。要掌握“办事的艺术”，把握好以下几种关系：
正确处理过程与结果的关系
判断办事成功与否，是以结果为标准而不是以过程为标准。不过，没有成功的过程，一般来说也不可能有成功的结果，很难想象办一件事过程千疮百孔、问题迭出，却能得到好的结果。同样，也不能以过程的成功来掩盖结果上的瑕疵。
处理好这对关系，主要解决的是“其他都不错，就差一点点”“没有功劳也有苦劳”等思想误区，防止“不思耕耘，只想收获”的投机作风。在办事过程中，重视既树立“结果”导向，也在每一个步骤环节都追求精益求精，以可控的、正确的过程，确保得到预期结果，达到“水到渠成，瓜熟蒂落”的状态。
正确处理独立决断与请示报告的关系
办事过程中突然出现新情况，而领导没有交代应对措施，怎么办?请示报告是第一选择，能请示的尽量请示。但这个请示不是简单地把问题上交，而是在向领导报告情况的同时，拿出自己对该问题的处理意见。如果因为种种客观因素无法即时请示，可以独立决断，但事后要及时向领导报告处理情况。
值得一提的是，办事过程中，有些东西未经请示报告不应擅自改变。如：有明确制度规定的，不应擅自更改;文字材料中领导亲自改动的，不应擅自更改;领导专门交代的事项，不应擅自更改;多年坚持的惯例做法，不应擅自更改。要坚决防止“先斩后奏、斩而不奏”的思想和做法。
正确处理规范性与灵活性的关系
规范性是评价办事水平的一项关键指标。每一类事经过打磨积累，都会形成相对稳定成熟的内容、流程、要求等，也就是规范。遵守规范，按照规矩，事就容易办得好。有的事是开创性的，没有旧例可循，但在办的过程中也会逐渐形成规范。
规范不是万能的，在办事过程中遇到现有规范不能解决的问题时，需要灵活应对，创造性地完成任务，这就是创新，是对规范的丰富和发展。在规范性与灵活性的问题上还是应当做到坚持规范，适当灵活。
正确处理团队作战与单兵能力的关系
当前，工作分工日益精细，任何一个位置都像是大机器上的螺丝钉。许多工作任务，需要多人分工承担，讲团队作战。团队作战考验的是合作能力，应当注意以下几个问题：一是明确任务，勇于担当。作为领导，布置任务要不留死角，注意各个环节无缝对接;作为工作人员，要敢于承担重要任务，不躲不闪，攻坚克难。二是积极完成，不拖后腿。对分配承担的任务，要在规定时间内按照规定要求高质量完成，尽可能提前完成，绝不能拖延。如自己承担任务较多实难完成，不要碍于面子隐瞒不说，要及时汇报负责同志，适当请其他同志分担，避免耽误整项工作的进度。三是沟通交流，密切配合。要时刻强调团队意识，及时互通情况、交流进展，虚心听取大家的意见建议，以融洽的合作关系保证任务圆满完成。
篇3：秘书形象礼仪教学的困境与突围
秘书形象礼仪是秘书人员个人礼仪的组成部分, 秘书人员个人礼仪指的是秘书人员在公务活动中各种场合和日常工作各种情景中的仪容、姿态、行为举止。 它包括个人的发式、面容、衣着、饰物;表情、站、坐姿;待人接物、饮食起居等。 其中的面容、衣着、饰物、发式部分, 又可称为秘书形象。由于秘书岗位的特殊性, 秘书形象不仅是其个人内在修养的体现, 更是单位整体形象的代表, 秘书形象礼仪也因此成为秘书个人礼仪非常重要的一部分。
以笔者所在的高校为例, 目前秘书形象礼仪教学面临一定的困境。 秘书礼仪课程主要包括秘书个人礼仪、办公室礼仪、会务工作礼仪、商务活动礼仪、习俗礼仪、文书礼仪六大块内容, 一学期授课时间一般是18周, 若将时间平分给六大块内容, 则个人礼仪环节只占3周左右, 本科专业每周学时3学时, 专科专业每周学时2学时, 即本、专科专业用于个人礼仪学习的时间分别是9学时、6学时。 在这些学时内除了完成秘书举止礼仪的教学, 还需要完成形象礼仪部分的教学, 主要包括妆容 (底妆、眉妆、眼妆、唇与腮红妆等) 、发式、服饰 (服装与颜色、服装与身材、服装与饰品搭配、不同场合下的着装礼仪等) 等方面的理论和实训, 时间安排上难度很大, 如果舍弃实训, 就难免流于表面, 失之粗浅。 近年来有些高校尝试于秘书礼仪课程之外另行开设秘书形象塑造课程, 并取得了一定成效, 但大部分高校仍维持既定的教学模式。
二、笔者所做的尝试及成效
为改变目前的教学困境, 提高秘书专业学生的个人形象素养, 帮助学生在日常实习及以后的就业取得更多机遇, 笔者做了以下几方面努力。
(一) 参加形象设计培训, 提高自身职业素养。
为更好地完成秘书形象礼仪环节的教学, 笔者参加了杭州毛戈平形象设计艺术学校的形象设计培训, 并顺利取得结业证书。 将所学知识运用在形象礼仪环节部分的教学课堂上, 引导学生认识自身的自然条件, 明确形象修饰的方向, 掌握基本的职业妆化法及服装搭配技巧。 配合秘书个人礼仪中言谈举止规范的教学, 打造出仪态端庄、妆容清雅服饰得体的现代高素质秘书。
(二) 微调整体教学计划, 增加形象礼仪比重。
考虑到学时限制, 笔者对秘书礼仪课程的整体教学计划做了微调, 改动如下:
调整前的形象礼仪环节只占2—3周时间, 比重较轻, 且几乎无法安排实践部分, 学生学到的理论知识无法得到及时的实际训练, 因而也难以得到及时指导与进步。 调整后的形象礼仪环节由2周增加到5周, 增强了实践部分, 有效地弥补了这个缺憾。
(三) 落实形象礼仪教学内容, 增强学生动手能力。
如上表所示, 形象礼仪环节教学内容除去化妆简史偏重理论外, 其余部分都需要充分实践。 现将仪容与服饰相结合的秘书形象设计实践环节介绍如下:
1.引导学生认知个人自然条件
在这一环节中, 主要引导学生认识自己的脸型、眉型、眼型、唇型、身材及肤色等自然条件, 以及与标准脸型、眉型、眼型、唇型、身材的异同, 明确化妆及服饰选择时的个人原则。例如:脸型修饰的方向是鹅蛋形, 眼型修饰的方向是平行四边形, 上下唇的比例为1:1.5———1:2, 眉型需确定眉头、眉峰、眉尾的相对高度及浓淡程度, 等等。结合四季色彩理论, 引导学生明确自己是属于春季型、夏季型、秋季型、冬季型色彩中的哪一类, 找出适合自己的妆容及服装色彩。如:以色布上身的效果为标准, 如适合桃红色而不适合橙色, 则属于冷色系, 然后选择冷色系中的浅蓝色和正蓝色上身看效果, 如适合前者则为夏季型, 反之则为冬季型。夏季型人适合以蓝色为主的夏季色彩, 冬季型人则适合以纯色为主的冬季色彩。学生通过对个人自然条件的认知, 确定适合自己的妆容及颜色, 大大提高了形象分。
2.介绍几种主要秘书形象
主要为学生介绍了秘书工作形象、秘书社交形象、秘书休闲形象这三种形象。 工作、社交、休闲是上班族日常所处的三种主要场合, 秘书人员也不例外。 教学时强调秘书的身份, 引导学生仔细归纳秘书人员三种形象的主要特点及相互之间的异同。
秘书工作形象。 与这一形象相符的妆容是清雅职业妆, 这是秘书日常妆容中较重要的一种, 其原则是轻淡、自然, 以适合日常工作场合中的光线, 符合原型的自然条件。 粉底液可用先刷后按的方式使其更好地与皮肤贴合, 高光色要与基底色一致, 有亮度即可。 眼影以浅橘色和浅咖色为主, 或将浅咖色覆盖于浅橘色上。 眼线不需特意勾出眼角外, 稍微拉长一些即可。 唇与腮红的颜色可选橘色系, 以示端庄优雅, 腮红需淡, 以符合工作场合的氛围。 发式首选披肩直发, 挑两簇鬓发半扎在脑后, 发丝略旋转, 使气质庄重又不乏活泼。 服饰可选衬衫与长裤或西服套裙, 其色彩需以职业装三主色深蓝色、深灰色、黑色为主色, 辅以较活泼的亮色。 需注意的是, 工作场合中, 秘书切不可比领导和同事的着装更随意。
秘书社交形象。 对秘书人员来说, 宴会、聚会、年会等社交场合是另一种体现个人与单位形象的渠道。 社交场合中秘书的妆容和服饰以时尚个性为主要特点, 妆容应比职业妆略浓, 但不可过于夸张。 以妆容中最重要的眼妆为例, 眼影色不再以职业妆的浅橘色和浅咖色为主, 而代之以浅紫、深紫等较具魅惑感的色彩, 眼线画至外眼角出可略微上挑, 以增加个性感。 可采用美目贴、假睫毛等产品使眼睛变大, 增加神采。 发式可选择低盘的发髻, 看上去沉稳、优雅, 两边可留出两缕微卷的碎发, 增加柔美感。 服饰可选长款晚礼服或露肩长裙, 可以提高腰线强, 以显得身材修长。 礼服的色彩需与妆容相配, 还要考虑到灯光下的效果, 如有亮片设计会更出挑。 穿着有亮片设计的礼服时手包、项链等配饰的选择需注重简洁大方, 过多则有繁琐、累赘之感。 需注意, 秘书社交形象不可比领导更时尚个性。
秘书休闲形象。 秘书在工作中会陪同来宾开展一些休闲活动, 如打高尔夫球、参观城市代表性建筑、游览景点等。秘书休闲形象以舒适、活泼、清纯为主, 妆容以清新、健康、自然为基调, 发式为简单的马尾辫或日常发式即可。 服饰方面, 夹克衫、T恤衫、棉质休闲裤、牛仔装、印花衬衫和浪漫风格的连衣裙等都可以用来搭配。
3.举行个人形象设计大赛
以上述两个环节为基础, 举行个人形象设计大赛, 要求学生亲身感受秘书形象设计并付诸实践。
大赛背景:某某公司近几年发展迅速, 对员工素质提出更高要求。 公司决定, 举行一次职工个人形象设计大赛, 在全公司形成学习礼仪、提高自身素质的良好风气。
大赛内容:根据背景, 模拟新力公司举行个人形象设计大赛的情景。
大赛要求:学生分角色选择合适的工作装、社交装、休闲装进行展示。 9人为一大组, 组中每3人为一小组, 3人可扮演同一角色, 或分别扮演工作、社交、休闲角色。 学生根据自身角色化妆和搭配服饰。 出场顺序由抽签决定, 出场形式自己排定。 每小组展示时间5分钟左右。 展示时需介绍自身形象设计的构想。
通过教师自身素质提升、教学计划调整、教学内容落实三个环节的努力, 秘书形象礼仪教学取得了显著成效。 个人形象设计大赛中学生准备得非常认真, 参与热情很高, 尤其对自身形象的解说经过深思熟虑, 体现出对理论知识的理解和消化。 相当一部分学生树立起了“不化妆就不出门”的形象意识, 认为 “素颜随便搭衣服是对自己和别人的不尊重”。 学生对授课教师的亲密感也体现出学生对秘书礼仪课程尤其是形象礼仪环节的接受程度很高。
三、仍需解决的问题
教学中仍有些困难需要克服。 第一是教学资源方面:形象修饰需要化妆用品, 由于高校经费限制及学生经济水平限制, 化妆用品的购买遇到困难, 因此需要妥当协调。 第二时学生方面:虽然爱美之心人皆有之, 但仍有少部分学生存在羞涩感, 尤其是男生会感到不好意思。 如何使这些学生以开放的心态和意识来接受秘书形象礼仪知识和开展实践, 也是需要进一步努力解决的问题。
摘要：秘书形象礼仪是秘书礼仪中非常重要的一部分。目前秘书形象礼仪教学面临学时不足、实践环节难及时实施、学生动手能力不足等问题。通过提高教师自身素养、微调教学计划、增加学生动手机会等方式, 能有效解决这些困难, 强化教学效果。
关键词：秘书形象礼仪教学,困境,突围
参考文献
[1]陆予圻, 郭莉.秘书礼仪[M].上海:复旦大学出版社, 2010:43.
篇4：独立学院办公室秘书工作初探
独立学院的领导和职工的高文化层次决定了办公室对秘书素质和工作能力上的高要求。在独立学院管理干部队伍中，办公室秘书一般都是政治强、纪律硬、业务精、作风正、观念新和素质高的群体。秘书的修养是多方面的，但就其参与政务来说，一般应具备的素养有：
(一)四项素质
(1)有较强的党性修养和纪律性；(2)有敢于创新的精神和务实肯干的工作作风；(3)有渊博的基础知识和扎实的专业知识；(4)有过硬的秘书工作技能。
办公室秘书要起到领导助手的作用，就应该是文秘工作的行家和从事其他工作的“杂家”。不仅要懂得秘书专业知识，而且要懂得教育科学、社会科学和自然科学的基本知识。其中，掌握并熟悉教育管理科学知识和独立学院发展状况，是对独立学院管理干部的共同要求，也是独立学院秘书的必备素质。在独立学院秘书应具备的诸多素质中，理论水平和文字水平是必须具备的看家本领。要当一个成功的秘书的确不容易，一些高学历的人员进入党政办公室后，之所以最终没能适应文字综合岗位，究其原因，更多的可能还是由于没有真正掌握语言文字这一工具；“文字关”成了他们难以逾越的障碍。秘书人员除加强平时积累之外，在具体写作实践中，要从三个方面人手锻炼文字表达的能力。一是在大型会议文稿撰写过程中，采取“集中讨论、分头起草、统一串联”的方式；二是在日常文稿的起草过程中，采取“以老带新”的方式；三是在文稿修改过程中，采取“校读”的方式，力求文章表达准确。
(二)七种意识
独立学院秘书所处的办公室是贯通上下、衔接左右、协调业务、综合事务的一个综合职能部门，有参与政务、管理事务、搞好服务等职能，要履行好这些职能，要求秘书人员必须具备七种意识。
一是全局意识。秘书岗位尽管职责分明，但由于办公室工作具有突发性、偶然性、急办性和特殊性，往往会有很多无定位、无定时的工作。遇到这种情况，就要求秘书人员从办公室乃至学校的全局出发，以大局为重，分工不分家，把个人和集体、局部和全局紧密联系在一起，珍视团结，识大体、顾大局，相互理解，相互支持，相互补台，使整个部门形成一个风雨同舟、团结协作的战斗集体，充分发挥整体功能。
二是奉献意识。文秘工作人员“不显荣于人前，却辛劳于人后”，经常需要加班加点、夜以继日超负荷工作，而且很少能出头露面、留名得利，物质待遇尚不是很高。对此，文秘人员要充分认识到秘书活动的辅助性决定了秘书工作名义的假借性、过程的幕后性和成果的潜在性。奉献是秘书的天职。首先要甘于奉献，爱岗敬业，始终以事业为重，认认真真做好每一项工作，不计个人荣辱得失，扎扎实实，乐观向上，无怨无悔，甘于在奉献中实现自己的人生价值。其次是乐于吃苦，无论是起草文件、组织会议，还是处理突发事件、协助重大决策，都十分繁杂而具体，时间紧、任务重、要求高。很多工作看似小事，但没办好就会出大问题。
三是超前意识。独立学院秘书要当好领导参谋，必须具有一定的超前意识，独立学院的举办本身是一个新事物，故而要密切关注其发展动态，要想领导思而未言、思而未举的问题。有些事虽然领导想到了，往往因事务较多，头绪杂乱，以致遗忘；或因还未来得及进行更深入思考，事情就发生了，使领导处于举步维艰的境地。在这种情况下，秘书如果进行了超前思维或早有准备，就能为领导提供解决问题的最佳方案，使领导摆脱窘境。长此以往，自然会得到领导的信赖和同事的崇敬。因此，要求秘书人员必须熟悉全局，培养自己洞察和分析问题的能力，提高驾驭全局和树立远见的工作意识。
四是效率意识。独立学院的管理人员一般非常精简，办公室工作更是头绪繁杂，办公室秘书普遍有这种感受：忙忙碌碌无头绪，兢兢业业无成绩，一天到晚不歇气，领导抱怨无能力。文秘人员要适应经济社会快速发展的新要求，就必须讲求效率，增强工作的时效性。要提高快速反应能力，遇到紧急情况要立即反应、马上行动，抢时间、争主动，不能有丝毫拖延，否则就有可能误大事、出大错。要灵活应变，对任何问题的处理都不能墨守成规、按部就班、一成不变，要在保证质量的前提下减少环节、简化程序、提高效率，在办会、办事、办文等具体业务中要充分体现高质量、高效率，有条不紊，杂而不乱。
五是服务意识。独立学院的管理工作，就是服务。因此，要转变观念，树立管理就是服务的思想。要明确人与人之间的关系就是服务与被服务的关系，自己在服务别人的同时也会接受别人的服务。独立学院的秘书工作，主要是为学校、系(部)领导服务，为学校、系(部)各职能部门服务，为广大教职员工和学生服务，重点是为学校、系(部)领导服务。要做到党政领导需要什么就提供什么，什么时候需要就什么时候提供，以满足领导总揽全局和处理问题的需要。
六是求知意识。独立学院办公室秘书工作是一个知识、信息高度密集的领域，文秘人员知识的质量、深度、广度乃至层次，直接影响着文秘人员的工作能力与思维能力。对于独立学院办公室的文秘人员而言，强化求知意识非常必要，需要学习的知识也有很多。首先，要提高学习的自觉性。文秘人员如果仅仅满足于过去已有的知识，停留在目前的状态水平，不去摄取新知识，吸收新的营养，看问题就不会有新的见解，写文章就不会有新的观点，办事情就不会有新的招数，搞调研就不会有新的成果，为领导服务也就不会有新的起色。因此，文秘人员要树立终身学习、终身提高的追求和理念，增强学习的自觉性，真正使学习成为一种生活习惯和自觉行为。其次，要保持学习的广泛性。丰富广博的基础知识是秘书知识结构的根基，扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分，所在工作部门的专业知识是秘书人员知识结构中的核心层次，此外还有各种相关辅助知识等。文秘人员，要学贯中西、精通古今，构筑起自己全面的知识结构。
七是形象意识。办公室秘书人员由于在领导身边工作或接触领导的机会较多，其言行常常被当成领导意志和行为的反映。所以，每个秘书人员都要有塑造自身形象、维护领导良好形象的意识。首先，要严格规范自己的行为。时刻保持清醒的头脑，充分把握好自己的角色地位和作用，把自己置于各项制度的有效约束之下，时刻接受组织和群众的监督，自觉维护领导和单位的形象。要严格遵守各项规章纪律，谨言慎行，遵纪守法，管住自己的嘴、手和脚，做到不该说的话坚决不说，不该做的事坚决不做，不该去的地方坚决不去。其次，要培养良好的道德品质。诚实正直，说老实话，做老实人，办老实事，是做人的基本准则，也是文秘人员最基本的行为规范。要有正直的人格，是非分明，公道正派，对人对事不带主观偏见，对上对下一个标准，人前人后一个模样，本本分分做人，兢兢业业工作，以一流的作风、一流的业绩来展示形象，树立威信，体现自身的价值。再次，要塑造良好的仪表举止。文秘人员无论是在工作还是社交场合都应该注意自己的仪表举止，体现出优雅
的风度和较高的修养。穿着要端庄，打扮要得体，仪容要整洁，举止要文雅，不能标新立异，穿奇装异服，也不能扭扭捏捏，矫揉造作，不管什么场合，都应站有站相，坐有坐姿，精神饱满，以显成熟、精干、高效。此外，办公秘书还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯，多讲文明用语，谈笑要有节制，处事体现水平，努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情，充分表现良好的道德素养。
二准确定位，严履职责
独立学院的办公室是学校的综合办事机构，秘书岗位的主要职责有两大类：一是办事；二是当参谋。秘书在学校、部门、系(部)主任直接领导下，参与办文、办会、办事，与学校领导或部门负责人的工作目标是一致的。但目标的一致性并不意味着职权的一致性，二者是主从关系。因此，秘书在日常工作中，应找准自己位置，不能越位，力求做到思想到位、服务到位。平时我们常常看到这样一种现象，有些秘书，在上级布置的任务或形成的材料完成后，不知向谁汇报请示，材料送给哪位领导审定，甚至不经过直接领导审阅、批示，自作主张，直接上报，酿成错误，结果自己出了力，领导不满意。
三处好关系，做好参谋
独立学院不论是哪一层级的秘书，在工作上都与直接领导有着密切的关系。因此，处理好与直接领导的关系是非常重要的。
(一)尊重而不迎合
秘书和直接领导在政治上、人格上是平等的。但由于分工的不同，工作的性质不一样，也就出现：领导在“台前”，居主导地位；秘书在“幕后”，处从属地位，受直接领导支配，这一点必须明确。既要尊重领导，又要有自信心，不卑不亢，充分发挥好自己的内在潜能和主动性，为实现共同的目标而努力工作。尊重领导一是维护领导威信，从内心尊重领导；二是尊重领导个性，给领导“补台”。
(二)相处而不相聚
工作中经常会有直接领导因年龄、性格、阅历、气质不同，从事专业和分管范围不同，处理问题的方式和风格不同，造成领导之间或领导与下属之间的工作矛盾，有时也导致秘书和办公室主任产生工作矛盾，从而使秘书处于左右为难的境地，这时很重要的一点就是保持“等距离关系”，做到和睦相处，而不相聚议论。如两位直接领导给秘书布置的工作任务在时间安排上发生冲突时，秘书应当先表示愿意接受任务，同时应该表明自己已经接受了其他领导安排的工作，时间上有冲突，能否将时间推迟一些。这样，后布置工作的领导一般都会体谅并同意调整时间或采取别的办法。同样是这件事，如果秘书说：“不行，某校长(或某处长、某院长、某主任)已安排了其它工作”。这样，效果就会大不一样。在类似上述的矛盾中，秘书保持“等距离关系”至关重要。
另外，在独立学院秘书人员中，有时还会遇到“多层次领导”。比如系(部)秘书有时和学校领导、教务处、学生处等部门领导以及本院系的直接领导发生工作关系。常使刚做秘书工作的同志感到无所适从。窃以为：一是都尊重。学校领导、部门领导、系(部)领导，理所当然都应尊重。但要避免两种情况：一种是按照一级管一级的老规矩，只服从直接领导，而怠慢学校领导和部门领导；另一种是与学校领导或部门领导接触多了点便飘飘然，目无直接领导。在对待直接领导班子成员和办公室主任时，也会发生上述类似情况，都应避免。二是勤工作。“多层次领导”往往造成多头布置工作的现象，使秘书任务重叠、繁忙。作为秘书，要尽可能完成各级领导布置的任务。如实在超负荷或时间不允许，秘书可主动向领导说明情况，由领导根据缓急，做出定夺。秘书不可擅自压掉领导布置的任务。三是多联系。独立学院秘书日常工作一般由直接领导或办公室主任安排，但有时学校领导、部门领导和其他人员也会突然安排一些工作。这时秘书就要设法与他们联系，使他们知道情况。另一方面，也好了解领导行动，以便及时请示汇报。四是少议论。秘书工作在领导身边，掌握大量的机密。因此，对外对内都应守口如瓶，不要传播领导说过的话，不要说不利于团结的话，要维护领导的威信。做到少说话、多做事，少议论、多工作。五是讲分寸。秘书人员在工作中要随时随地把握好一个“度”字，不然会失体。领导召集的会议，秘书要少说、少做或后做。办公室主任请示领导的工作，秘书不可越俎代庖、喧宾夺主。对待服务工作，秘书则不可退缩。对所有领导都要一视同仁，努力做到服务得体，妥当适度。
(三)办事而不吹嘘
执行领导交办的工作任务要把握两个环节，一是接受任务要正确领会领导意图，明确要办什么事。二是明确领导的要求是什么，包括工作质量要求、时间要求、注意事项等。如果领导交待任务零乱冗杂，要加以归纳，提出一个简要方案请领导审定；如果领导布置任务过于简单，要作出部分补充，请领导认可；如果认为领导的要求超越现实条件，完成任务困难太大，不要轻易提否定意见，要从指标调整上提出自己的见解，供领导参考。明确任务后，应作肯定的答复，如“我马上去办好”；如果把握性不大，可以说“我尽力去办好”。切忌无论有无办好的把握，事先在领导面前说大话。办事不论采取那种形式，首先，要明确重点，做好关键性工作，防止眉毛胡子一把抓。具体工作中没有孤立抽象的大事，大事往往是由小事积累起来的。其次，要明确工作质量与速度的关系，既保质保量，又要在规定时间内完成，决不允许拖延推诿。工作任务全部结束，或告一段落后，应向布置任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间讲明遇到的问题，以及对后续工作的看法和打算等。汇报要实事求是，不扩大，不吹嘘，不借机夸耀，不诉苦，不趁机提条件、讲要求。
(四)深入而不冗长
独立学院办公室秘书工作繁杂，大多是事务性的具体工作，但不能只当收发员、传声筒，而应积极主动地围绕学校的中心工作，全面了解各方面的情况为领导决策提供建议和方案。调查研究是务实与务虚的最佳结合点，也是检验参谋服务水平高低的一个重要标志。如何把调查研究搞得更加扎实深入、更有成效，应从以下几个方面加强。一是勤学多想，能够从大量的文件资料中捕捉调研信息；二是统筹兼顾，善于从浩如烟海的信息中筛选调研课题；三是善抓要领，善于从纷繁复杂的事物中找准问题。
四加强沟通，协调配合
独立学院不管哪一层级的秘书，其工作离不开与其它处室、系(部)的配合，讲求沟通艺术十分重要。
第一，要牢记服务宗旨，待人要热情、大方、和蔼。秘书既有为领导服务的职责，更有为学校其它处室、系(部)服务的职责，思想认识不能有偏差，不能对上热情有余，对下严肃过度。无论哪个部门、哪一级人员，哪怕是学生，都应以诚相待，保持正常的人际关系，广泛团结同志，绝不能搞人身依附，把个人的前途寄托在个别领导人身上。
第二，相互交流，取长补短。要经常与学校其它部门、系(部)的秘书联系，交流从事秘书工作的经验、教训。这样，既可取长补短，又能增进同行之间的彼此了解，保持工作中的经常协作关系。
第三，经常听取群众意见，自觉接受群众监督。待人要有礼貌，要尊重群众；一个自负清高、对校领导或直接领导以外的人员持不屑一顾态度的秘书，只会断绝和人们的交往，最终孤立自己。
第四，克服沟通过程中的自卑心理。对独立学院办公室秘书来说，要全方位地为领导、师生服务，工作任务重、责任大、难度高，因而强烈地渴望得到人们的理解和尊重。但是，独立学院办公室秘书既没有党政机关秘书显要的地位和身份，也不如其它系列如教师等人员的工作有主动性，加之学校内部对行政人员包括秘书人员的偏见，秘书人员极易产生自卑心理。因此，在搞好协作关系的同时，尽力克服自卑心理。
五遵法守纪，保守秘密
篇5：秘书办公室接待礼仪
向上级汇报工作是秘书的重要工作内容之一。秘书人员掌握正确的汇报工作的礼仪，一方面可以给上级留下良好的印象，同时也可以畅通无阻地和领导交流，提高办事效率。
由于领导工作繁忙，秘书人员和领导约好的谈话时间一定要严格遵守，不可失约。恪守时间是秘书人员的基本素质要求之一。赴约时不要过早抵达以免领导还没做好准备而出现难堪的局面;也不要迟到，让领导等候。进领导办公室前，要轻轻敲门，经允许后方可入内。如果领导办公室的门是开着的，也要敲门以提醒领导及时调整好自己的状态。
汇报时，要以注意举止文雅大方，谈吐得体。语速语调适中，吐字清晰。语言简练，条理清楚。汇报过程中，领导有任何的意见和建议要及时纪录下来以便谈话结束后整理补充原有的材料。汇报结束后，如果领导谈兴犹浓，不可有不耐烦的表现，要等领导表示结束后方可告辞。告辞时要整理好自己的衣着、座椅等，当领导送别时要主动说“谢谢”、“请留步”等以示礼貌
篇6：秘书礼仪：秘书仪容
一、仪容
仪容是指讲究容貌上的美化和修饰，包括美容与美，发对于社交中的女性来说，化妆则是主要的一项内容。也许有人认为化妆是一种人工美，不够自然，或者认为在上班时不用化妆。其实就如同有客人来家中拜访时，你一定会把家里打扫干净一样，在与人交往或工作时间，你也应以和悦的面容来接待客人。美好的仪容，既反映了个人爱美的意识，又体现了对他人的一种礼貌;既振奋了自己的精神，又表现了个人的敬业。因此，社交中不可忽视仪容。
(一)、社交场合的仪容要求
1.自然。自然是美化仪容的最高境界，它使人看起来真实而生动，不是一张呆板生硬的面具。失去自然的效果，那就是假，假的东西就无生命力和美了。有位化妆师说过：“最高明的化妆术，是经过非常考究的化妆，让人家看起来好像没有化过妆一样，并且这化出来的妆与主人的身份匹配，能自然表现那个人的个性与气质。次级的化妆是把人突显出来，让她醒目，引起众人的注意。拙劣的化妆是一站出来别人就发现她化了很浓的妆，而这层妆是为了掩盖自己的缺点或年龄的.。最坏的一种化妆，是化妆后扭曲了自己的个性，又失去了五官的谐调，例如小眼睛的人竟化了浓眉，大脸蛋的人竟化了白脸，阔嘴的人竟化了红唇……”可见化妆的最高境界是无妆，是自然，
因此美好仪容，要依赖正确的技巧，合适的化妆品;要一丝不苟，井井有条;要讲究过度。体现层次;要点面到位，浓淡相宜。这样才能使人感到自然、真实的美。
2.协调。美化仪容的协调包括：第一，妆面协调，指化妆部位色彩搭配。浓淡协调，所化的妆针对脸部个性特点，整体设计协调。第二，全身协调，指脸部化妆。发型与服饰协调，力求取得完美的整体效果。第三，角色协调，指针对自己在社交中扮演的不同角色，采用不同的化妆手法和化妆品。如作为职业人员，应注意化妆后体现端庄稳重的气质;如作为专门从事公关。礼仪。接待、服务等的人员，出头露面的机会多，要表现出一定的人际吸引魅力就应浓淡相宜，青春妩媚，适合人们共同的爱美之心。第四，场合协调，指化妆、发型要与所去的场合气氛要求一致。日常办公、略施淡妆;出人舞会。宴会，可浓妆扮之;参加追悼会，素衣淡妆。不同场合的不同化妆。发型，不仅会使妆扮者内心保持平衡，也会使周围的人心理融洽。
篇7：办公室秘书礼仪
摘要礼仪与秘书人员辅助决策协调关系自身提高都有密不可分的关系它在秘书工作中发挥着极其重要的作用是秘书人员不可忽视的一种修养和技能秘书工作不能忽视礼仪内容而礼仪在秘书全部工作中具有自己的特殊意义
「关键词礼仪秘书工作公共关系
秘书人员作
为领导的辅助者必须完成各种有助于领导管理决策的工作与事务这种工作特性决定了秘书
工作是一个外向性的岗位秘书人员必须在各社会组织的公务行为中广泛地接触各色人等处理各种关系安排
各种活动这些行为都含有礼仪的内容或直接就是一项礼仪活动如迎送客人宴请等等因此作为领导的浦助
者秘书与其他职能人员不同他必须代领导处理各种交往接待事宜礼仪内容贯穿于秘书工作的全过程它在秘
书的全部工作活动中具有重要意义并与秘书人员的其他工作结成了特殊的关系
秘书礼仪工作的意义
一礼仪是秘书工作与生俱来的职能之一
从秘书作产生那天起礼仪便是秘书工作的重要职能随着社会历史发展礼仪的内容和方式有了巨大的变化秘书人员礼仪素质和操办礼仪活动的能力要求也有了相应变化但无论这种变化多么广泛多么深刻礼
仪工作从未离秘书工作而去
秘书工作起源于奴隶社会当时的史官可被认为是我国最早的秘书人员史官执掌的工作内容极其宽泛其
中的重要职责便是负责主持祭祀婚冠大礼—这是典型的礼仪内容到了战国时期《周礼》详备地记载了周朝
史官的职务和分工这使我们了解到史官的工作内容与礼有千丝万缕的联系从今天看去将史官定为秘
书人员一或从事秘书性质工作的辅助人员是较合适的而礼仪则是秘书工作的当然内容
为了更好地辅助领导决策并处理事务秘书承担了与自然与社会各种关系打交道的任务这个任务中的一切
安排打点是礼仪工作的主要内容礼的起源也与原始社会中的原始宗教祭祀活动分不开秘书以执掌祭祀
来为领导权威的决策行为和国家重大活动作准备作铺垫作为行动的参考系数领导权威无论是表示顺天承
运还是具体紧张的日理万机在当时总缺不了这种形式的辅助因为这种形式对领导权威行为的合法性和合理性起着重要的决定作用可见礼仪原是秘书辅助决策的重要手段
现代社会礼仪在生活中起着极重要的作用秘书工作对领导负责技术水平高工作质量好办事效率快固
然是秘书人员的重要素质体现但礼仪行为的得当职业形象的得体也是领导决策获得成功的有效因素秘书的形象会影响客人或员工是否接受你们的要求或想法通过秘书的态度姿势仪表谈吐给对方留下重要的印
象甚至是关键的印象饱满的精神真诚的热情积极的态度得体的举止本身也就是秘书人员素质高业务精的体现一般说来领导之所以选聘秘书很大程度上也是为礼仪的需要在礼仪的层面上开展工作从而辅助领
导进行决策活动领导的决策往往是刚性的强硬的在具体执行中不容许有任何伸缩而秘书的礼仪却是柔性的弹性的它可以缓冲决策的压力调节决策带来的紧张沟通因决策而产生的误解隔阂在任何社会条件下
礼仪总是人们共同的需求因此礼仪对秘书工作具特殊意义
二礼仪是秘书公关的辅助手段
利用宣传和传播的手段使一个社会组织和它的公众相互了解和适应这便是公共关系的任务秘书工作起
着信息的汇总和传播的作用建立良好的相互了解和信任的关系树立组织及秘书本人在各界公众中的良好形象
和信誉是秘书公关的主要内容在公共关系中要做好这些工作离不开礼仪应努力发挥礼仪的优势来为公关
服务礼仪可以调节感情润滑关系这与公共关系内求团结完善外求和谐发展的宗旨是相一致的公关的对象具有不同层次但无论是什么群体或组织都是由人组成的因此不能撇开礼仪搞公关拙于策划会使
公关实务失败而疏于礼仪同样不能使精良的策划得以完满体现可以说公关是礼仪最适用领域对礼仪的领
悟把握和运用程度的高下直接关系到公关实务的操办水平同时公关作为一种以传播手段来协调组织与公众
之间关系的行为不假以礼仪也不能实现传播的双向信息传递而由于公关活动中公众始终是变化着的不定的问题形成时有公众对象问题一旦消失这层意义上的公众也随之消失所以礼仪总在各种公众对象中以新
鲜的积极的感觉体现极大地帮助了公共关系的实施公关对象的多种多样形成了不同的员工关系顾客关
系媒介关系股东关系社区关系政府关系名流关系等要适应这不同的关系依靠顺意公众转化逆意公
众争取边缘公众取得公众的信任和理解这绝对少不了礼仪
篇8：办公室秘书礼仪
一、秘书从业人员礼仪素质要求
秘书工作与礼仪密切相关。现代秘书, 不论是国家机关、事业单位, 还是外企、民企、中小企业, 不仅要掌握档案管理、应用文写作、办公自动化操作、商务活动管理、公关策划、文书工作等专业知识, 还要具备较高的礼仪素质。秘书作为直接为领导工作服务的参谋助手, 其所从事的各项辅助管理与综合服务工作主要包括事务性工作、管理性工作和沟通支援性工作, 在任何一项工作中, 秘书都需要与领导、同事、下属、客户或其他社会人士直接接触, 处理各种复杂的人际关系, 安排各种具体的礼仪事项和礼仪程序, 这些都需要秘书人员具备娴熟的礼仪知识和较高的礼仪素质。秘书工作实质上就是在礼仪层面展开的提供辅助管理和综合服务的活动。秘书人员对礼仪的领悟和把握, 秘书礼仪素质的高低直接影响秘书的工作效率, 决定秘书从业人员的职业前景和职业发展。
具体而言, 秘书人员应该具有敬业的工作态度、务实的工作作风、得体的言谈举止、谦恭的处世之道等礼仪素质, 始终保持真诚之心、尊重之心。
二、高职院校秘书专业学生培养礼仪素质的重要性
受市场经济大潮的冲击, 当代整个国民素质亟待提高。在这样的大环境下, 当代大学生包括高职院校秘书专业学生的礼仪素质出现普遍缺失的现象。同时, 随着中国与国际接轨程度的日益紧密和现代企业制度的广泛确立, 秘书的岗位职责和职业素养对秘书专业学生礼仪素质提出了较高的要求。因此, 高职院校秘书专业加强礼仪素质培养显得格外重要。
1. 礼仪素质是秘书提高职业道德的基本起点
礼仪本身是一种既具有内在道德要求, 又具有外在表现形式的行为规范。谦逊恭敬的态度、文明礼貌的语言、优雅得体的举止等礼仪素质最终体现的是一个人的内在文化修养、道德品质等。因此, 礼仪素质教育是培养高尚道德品质的和道德情操的起点, 礼仪素质的提高也是是道德品质和思想境界提高的过程。秘书人员只有具备对礼仪的正确认识、对礼仪精神内涵的深刻理解和把握, 才能产生积极的道德情感和良好的职业道德, 即遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守、乐于奉献、踏实严谨、诚实守信。
2. 礼仪素质是秘书改善人际关系的重要因素
世界人际关系专家卡耐基认为: “成功来自85% 的人脉关系, 15% 的专业知识。”影响人际关系的主要因素不是个人的言辞和技巧, 而是自身人格的完整和礼仪方面的修养。秘书作为社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者, 其工作的特点是与“人”打交道。因此, 处理好各种不同人际关系是秘书工作艺术的体现。秘书人员内在的礼仪素养能够规范其在社交活动和公务活动中的交际行为, 更好地向交际对象表达自己的尊重、敬佩、友好与善意, 增进彼此的了解与信任, 造就和谐、融洽的人际关系。秘书人员只有加强个人礼仪修养, 提高礼仪素质, 才能在社会交往中左右逢源, 无往不利, 才能在尊敬他人的同时也赢得他人的尊敬, 进而增强自身的职场竞争力。
3. 礼仪素质是提高秘书个人形象的主要途径
礼仪体现素质, 形象决定成败。所谓个人形象, 是一个人仪容、表情、举止、服饰、谈吐、教养的集合, 礼仪在上述诸方面都有自己详尽的规范。秘书的礼仪素质可以有效地展现施礼者和受礼者的教养、风度与魅力, 体现其对他人和社会的认知水平、尊重程度, 是其学识、修养和价值的外在表现。因此, 在社会交往中, 秘书外表的魅力可以充分地展示出个人的良好教养与优雅的风度, 得体的穿着、整洁的仪表、文雅的举止、风趣的谈吐、高贵的气质所构成的良好个人形象有助于增强秘书的自信心, 有助于提高秘书的自身修养和综合素质。
4. 礼仪素质是塑造组织形象的根本保证
所谓组织形象, 是指公众对组织行为的整体评价和看法, 是组织行为及其文化在公众心目中的投射。组织形象的建立与维护, 离不开礼仪的修饰与化育。礼仪是组织获得社会认可的重要软件。在当今的世界经济形势下, 调动一切积极因素, 利用一切有效手段, 提高组织的知名度、美誉度和竞争力, 从而建立良好的品牌信誉, 树立良好的组织形象, 是每个组织内部成员重要职责。现代职场秘书作为组织的形象窗口, 其言行举止、衣帽修饰以及对办公礼仪、公务礼仪、交际礼仪等的掌握和运用程度, 都将直接影响到公众对组织的认知和评价。
三、高职院校秘书专业学生礼仪素质培养途径
长期以来, 很多高职院校在强化学生职业技能训练的过程中往往忽视了学生职业素质的培养。礼仪的学习以及礼仪素质的培养, 或能弥补这一方面的某些缺憾。高职院校秘书专业学生礼仪素质培养的主要途径有:
1. 强化专业教育, 培养职业精神
由于秘书专业是传统专业, 在招生过程中由于学生和家长的偏见, 同时也受社会大环境和传统观念的影响, 学生和家长对“秘书”往往存在一定误读, 导致了文秘专业第一志愿报考率不高的状况。因此, 加大秘书专业宣传力度, 树立牢固的专业思想, 让学生正确解读秘书专业, 是高职院校新生入学教育的重要使命和关键任务。秘书专业新生入学教育的目标, 就是要让秘书专业学生了解秘书专业的人才培养规格, 明确专业学习和实践目标, 把握秘书角色的内涵和要求, 树立正确的职业价值观、择业动机, 保持鲜明的职业规范意识, 自觉遵守职业守则和职业道德, 努力规划自己的职业方向和前景, 打造秘书专业学生扎实的工作作风, 塑造秘书专业学生独特的职业气质, 构建秘书专业学生优良的职业体验和职业精神。
在当前秘书职业化的形势下, 秘书专业学生只有产生强烈的职业认同感、正确的职业价值观和职业评价观, 才能从“小我”走向“大我”, 才能在秘书这样一个平凡的岗位上做出不平凡的贡献。
2. 开设礼仪课程, 传授礼仪知识
礼仪素质的培养, 离不开礼仪知识的学习和礼仪规范的把握。作为秘书专业的学生, 除了对礼仪特点、礼仪功能、礼仪原则有较为深刻的认识, 还需达到以下能力目标:
( 1) 完善自我形象的能力。能结合自身特点, 根据不同交际场合, 得体修饰自己的仪表; 熟练运用交际中的举止规范、语言规范; 能熟练得体运用行路、乘车、乘机、驾车、入住宾馆、观看演出、体育活动等礼仪规范, 并使之成为生活习惯。
( 2) 交际礼仪运用的能力。能正确使用交际场合的称呼; 在交际场合会致意、握手、鞠躬、介绍、递接名片、交谈等礼节; 能根据不同交际场合, 选择礼品; 会恰当使用手势; 会递物与接物。
( 3) 礼仪接待能力。能熟练运用中英文两种语言, 按照礼仪规格接待宾客; 能协助安排领导与中外宾客会谈; 能合理布置接待工作环境; 能根据不同礼仪规格安排各种活动中的座次; 能做好咨询工作, 妥善处理来访者的要求和意见。
( 4) 办公室礼仪运用的能力。能维护办公室环境; 能规范接打电话, 规范使用其他通讯设备 ( 传真、手机、电子邮件等) ; 能根据礼仪规格安排内宾、外宾的宴请。
( 5) 为会议及商务活动提供礼仪服务的能力。能布置不同类型会议及商务活动的会场; 能熟练掌握常见的会务与商务礼仪的程序及其要求。
高职院校的礼仪课程在传授礼仪知识、进行礼仪技能训练的同时, 还要培养学生真诚尊重、宽容自律、遵时守约、和谐适度等方面的礼仪素质和职业意识。
3. 开展校企合作, 践行礼仪规范
单一的课堂学习和学校教育无疑是纸上谈兵。秘书礼仪素质的内化, 需要在长期的秘书工作实践中逐步形成和培养。校企合作不仅是高职院校的亮点和特色, 而且在秘书专业学生礼仪素质的培养方面也起着关键性的作用。高职院校可以通过邀请形象好、气质佳的企业高级秘书作为兼职教师, 或现身说法, 或参与秘书专业课程的教学和实训, 让学生对秘书这一职业具备直观而又鲜美的印象; 通过直接参与企业新员工培训, 把礼仪规范内化为支配自我行为的角色观念, 塑造自身职业形象, 培养职业气质; 通过为秘书专业学生提供顶岗实习、工学结合的机会, 让学生在办文、办事、办会的秘书工作中加强对职业角色模式的领悟和实践; 通过企业真实环境和岗位的锻炼, 检验学生的职业形象、职业态度、职业情感、职业规范、职业角色与秘书岗位要求的匹配度。
4. 提高文化修养, 宣扬职业文化
文化育人是高校人才培养的根本宗旨。大学文化通过建构、内化、升华的作用完成育人的过程。对于高职院校秘书专业学生来说, 一方面, 要加强对尊重、宽容、理解的优秀文化传统的研习, 继承和发扬优良的文化传统, 并从地方优秀传统文化中汲取养分, 提高自身的文化修养和底蕴; 另一方面, 随着经济全球化的深化发展, 秘书专业学生还要学会理解不同社会组织、不同民族、不同社会形态的文化, 正确对待文化碰撞和文化冲突现象, 学会跨文化沟通。传统文化和跨文化的学习、熏陶, 能使秘书专业学生在未来的秘书职业领域中具有更广阔的发展潜力。
根据世界著名跨文化与管理专家霍夫斯泰德的定义, 文化是一个人群的成员赖以区别于另一人群成员的共同思维方式, 文化包括价值体系, 价值观是文化的基石。因此, 高职院校还有必要对秘书专业学生宣扬秘书职业文化。所谓秘书职业文化, 是指秘书从业人员在长期职业活动中逐步形成的价值观念、思维方式、行为规范以及相应的习惯、气质、礼仪与风气。秘书职业文化的宣扬和学习有助于培养学生对职业使命、职业荣誉感、职业心理、职业规范以及职业礼仪的自觉体认和自愿遵从。
5. 引入职业资格, 实行双证融通