档案登记备份工作辅导材料

档案登记备份工作辅导材料（通用8篇）

篇1：档案登记备份工作辅导材料

档案登记备份工作辅导材料

海盐县档案局 王惠华 2010-6-20

一、国家为什么要实施电子文件和数字档案登记备份（以下简称“档案登记备份”）制度？

（一）、从日本“养老金案”看档案登记备份制度的重要性（背景）例子：日本社保厅“养老金案”始末。

2007年初，日本社保厅5095万份养老保险缴纳记录表被曝与缴纳人实际信息不符，1430万份养老保险缴纳记录根本没有录入社保厅的电脑系统，并且曾经负责收集这些信息的数百个市政机关也早已销毁了原始记录。日本民众强烈不满，“养老金案”直接导致安倍晋三政府倒台。

再看国内典型例子：四川大地震中档案大量损毁、石家庄团市委原副书记王亚丽身份造假案、德国施耐德公司侵犯正泰集团专利案、湖南罗彩霞被冒名顶替上大学事件、深圳福彩中心黑客事件到广东、辽宁、陕西等省养老、税务个人账户基金与统筹基金记录不清等情况接连发生。

日本养老金案及国内外案例的实质——档案安全隐患日益突出

（二）、开展档案登记备份工作是时代的必然

1、是新时期档案事业创新发展，适应“四个变化”实现“四个转移”的需要（年初全省档案工作会议提出）。一是适应党委、政府及人民群众对档案及档案工作需求的新变化，把档案工作的重点从只关注档案馆馆藏的历史档案转移到更多地关注发挥现实作用的现行档案文件上来，提高档案工作现实服务的能力；二是适应信息化时代的档案载体形式上的新变化，把档案工作的对象从传统的纸质档案转移到新型的电子文档上来，积极探索建立有效管控电子文档的体制机制，提高档案事业的可持续发展能力；三是适应档案部门工作职能的新变化，把档案部门履行工作职能的重心从档案馆保管转移到档案监管上来，对各乡镇、机关部门现行性的动态的档案文档管理情况进行监管，提高档案部门的行政监管能力；四是适应快速发展的档案环境和条件的新变化，把档案工作从主要为政治、为领导服务转移到为政治、经济、社会、文化、党建提供全方位服务上来，拓宽档案工作的覆盖面，提高档案工作的全面发展能力。

2、开展档案登记备份工作，有利于强化档案的证据保全作用。这个是核心价值。

3、开展档案登记备份工作，有利于建立新时期民生档案安全监管体系。将档案

工作行政监管的范围从档案馆（室）归档保存的各种档案扩展到了各部门单位正在运行的现行文件（电子文件）、电子业务数据，通过实时或定期登记备份方式，对社会保障、劳动就业、民政、教育等民生领域中形成的涉及民生及公共利益的重要档案、法定进馆单位档案、重点建设项目、社会组织以及个人形成的对国家和社会有保存价值的电子文件和数字档案进行有效监管，为重要民生档案安上一把“金锁”，最大限度地保证档案的安全。

4、开展档案登记备份工作，有利于实现对社会档案资源的有效整合。通过开展档案登记备份工作，借助信息网络技术，通过接收、复制、备份等多种手段，把各机关部门、企事业单位、社会组织的有保存价值的电子文件和数字档案进行集中整合，创新档案资源整合模式，加快档案信息资源集聚整合步伐，形成社会共享，各方共赢的档案资源体系。

因此，档案登记备份制度为档案安全提供保障——是一项重要的制度创新，核心价值在于强化了档案的证据保全作用，强化了档案的原始证据价值，确保档案利用出现纠纷时，档案部门作为法定职能部门，能够为社会提供最权威的档案原始凭证。同时也是一项长期而艰巨的战略任务。

创新表现在：

1、制度创新——档案登记备份制度；

2、档案行政监管方式创新;

3、创新档案资源建设模式；

4、创新档案馆功能建设等等。

二、什么是档案登记备份？如何实施档案登记备份工作？——省“两办”发文及省局实施方案政策解读

法律依据：

1、2009年底，中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》。

2、《中华人民共和国档案法》。

3、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》。

4、国家档案局令《电子公文归档暂行办法》。

5、2009年12，省委办公厅、省政府办公厅发出《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（以下简称“《通知》”）。

我省未雨绸缪，在全国率先开展档案登记备份工作。《通知》下发后，省局制定了《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》（以下简称“《方案》”），工作的组织领导、目标任务、范围形式、时间程序等具体要求，确保工作可操作性。嘉兴市两办也下发了相应的《实施意见》，是我们开展工作的依据。

（一）、什么是档案登记备份？

概念：由县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证，并由同级国家综合档案馆对经过认证的电子文件和数字档案进行数据备份。

解释概念：

1、档案登记备份工作包括两项内容：

一是登记认证。是由档案行政管理部门对本地区有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记，以加强档案监管并确定移交备份范围；在登记时借助一定技术和管理手段获取档案认证信息，实现档案的“证据锁定”，并在必要时以可信第三方身份提供可靠性认证。

二是安全备份。由设在各级国家综合档案馆的电子文件和数字档案登记备份中心，集中对区域内经过登记认证的电子文件和数字档案进行备份，并在发生安全事故时提供数据恢复和证据保全服务。如：火灾、地震。

2、登记备份工作是档案行政管理部门依法实施行政管理职能的具体行政行为，体现了行政监管职能。

3、登记备份对象是——电子文件和数字档案（全称完整讲是：电子文件和数字档案登记备份）

4、登记备份功能定位——强化档案凭证价值（真实性、可靠性）；重要档案的容灾（防意外事故）；档案资源整合（衍生功能）

核心功能：证据锁定、证据保全

5、主要作用——确保档案可靠性，强化法律凭证价值；确保档案安全性，提高抵御风险能力；确保档案的凭证性。

衍生作用：强化档案行政监管职能；有效整合档案信息资源；带动档案各项事业建设。

6、容易混淆的概念：

登记和备份是同一行政行为概念（通过备份手段，实现登记行为）； 档案和数字档案——从档案价值出发、而非信息化程度；

档案和电子文件关系——主从关系（电子文件是档案的一部分，需要档案部门监管的对象，已有相应的法律依据）。

（二）、如何实施档案登记备份工作？

省级目标任务：从2010年开始，力争到“十二五”规划期末6年时间：

1、建立档案登记备份中心。“十二五”期间各县市全部建成，并在馆际间建立异地备份库；

2、优先开展涉及民生的重要档案的登记备份工作。“十二五”期间，完成重点完成涉民单位（部门）的电子业务数据库、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作。全面开展机关单位的电子文件归档备份工作。

以实施民生档案基础信息数据库建设工程为抓手，对劳动就业、社会保障、教育、卫生医疗等民生领域中形成的业务电子文件和数据进行登记备份。（今年省档案登记备份中心用VPN专线（租用电信网络专线），对省民政厅婚姻、救助、移民档案；省人保厅社保医保、劳动鉴定档案和省建设厅公积金档案、房产档案进行登记备份）

3、抓好重点建设项目档案登记备份工作。按分级管理原则实施。

4、加强机关、团体、企事业单位数字档案室建设（全省60%以上机关、团体、国有企事业单位建成）；

5、积极引导，根据自愿原则，开展民营企业、其他社会组织以及个人重要电子文件和数字档案登记备份工作。

实施原则：统一规划、分级管理；突出重点、分部实施；安全保密、重在服务。实施要求：

1、以档案登记备份中心建设为平台；

2、以构建民生领域档案安全体系为重点；

3、以数字档案室建设为基础；

4、以组织领导和人才队伍等为保障。

对党委、政府要求（建领导小组、加大督查考核力度、加大资金投入）；对档案行政管理部门要求（规划方案制定、业务考核、指导宣传培训）；对档案馆要求（基础设施准备、备份中心平台建设、开展登记备份工作）；及对基层单位都提出不同要求。

档案登记备份范围：分三个层面

1、重点对象：涉及公共利益或民生权益。如：人力资源和社会保障、城乡住房建设、医疗卫生教育、民政、环保、质监、食品监督、安全生产监督、国土资源等重要领域形成的业务档案和电子数据库

2、必须登记：法定进馆单位（包括机关、团体、国有企事业单位和其他组织形成并保管的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、数字化成果和文件目录数据）、重点建设项目。

3、自愿登记：民营企业、其他社会组织和个人保存的电子文件和数字档案。

移交备份的档案数据形式：

1、电子业务数据：各专业主管单位通过专门业务信息系统形成的现行电子业务数据库。

2、电子公文：单位公务过程中形成的电子文件；

3、档案数字化成果：由传统档案数字化而来。

其他电子文件：音视频电子文件、数码照片、CAD等科技电子文件。工作内容、程序及要求： 主要工作内容：

机关、企事业单位：

1、做好登记备份的相关准备（调查现状；督促指导各单位建立归档、备份机制；根据单位时间，制定技术方案后实施）；

2、填报材料；

3、档案数据的归档备份（生成备份载体）；

4、报送、移交备份数据。

登记备份中心：受理、审核、反馈、数据维护管理和服务。

基本程序：前期处理、报送移交、受理审核、信息反馈四步。对于电子业务数据、电子公文、档案数字化成果这三种不同的数据类型进行登记备份的基本程序是一致的，但由于各种数据形式自身的特点，对于登记备份工作有特殊要求。

如：业务数据，周以下频率进行备份的，宜打包在线传输方式备份（可租用电信网络专线）；月以上频率的，离线脱机载体备份。

如：数字化成果，一般离线脱机备份（光盘等）。如：电子公文打包在线备份和脱机备份均可。档案登记备份中心建设：

省将出台《浙江省电子文件好数字档案登记备份中心建设规范》，一般依托数字档案馆和新馆建设平台，因地制宜推进；

对机构、制度、人才、经费提出要求，建成后要上报上级档案行政管理部门，并申请组织验收；

软硬件设施和平台（《电子信息系统机房设计规范》、《信息系统灾难恢复规范》）中心需要日常管理和维护；提供档案数据恢复、档案原始性认证服务。

三、我县实施档案登记备份工作的机遇和挑战

（一）、我县档案信息化工作基础。

1、目前馆藏档案登记备份工作已初步展开。目前，案卷级文件级目录输入已完成140多万条，婚姻档案全文数字化3326卷，15.1万页，二轮土地承包档案703卷

10.42万页，馆藏老照片数字化1.06万张。并这些对馆藏数字化档案全部用光盘和硬盘进行了备份。

2、各机关单位电子文件管理情况。进行数字化扫描的单位为数不多，开展的也只有对部分业务档案进行了扫描，如2009年，开展了工商局工商登记档案的备份，共备份工商登记档案5447家，51.5万多页，备份方式是硬盘两处备份；县环保局对10873余件的人事、荣誉、环保等重要档案进行了全文扫描，县国土资源局对从1987年以来的地籍、农民建房、建设用地等进行了扫描，现已入库12万余页，县民政局2008年以前的婚姻档案进行了全文扫描。

（二）、今年以来档案登记备份工作开展情况：

1、加强学习、领悟上级精神。

2、开展调研、明确工作重点。

3、加强宣传、争取领导重视。宣传工作就是要让大家知道这个事，让领导听了知道事情的重要性，或者说是要心动并且行动。

4、因地制宜、制定初步方案，加快海盐档案登记备份工作的步伐。

（三）、下一步需要把握的工作重点及值得探讨的问题

1、建立县电子文件和数字档案登记备份中心。建设应当适当超前，同时备份中心软硬件平台建设和运行、维护等经费要列入同级财政预算，保障工作开展。

2、创建一批规范化数字档案室。明确创建目标，按照文档一体化的要求，积极开展各机关部门、企事业单位规范化数字档案室创建活动，为开展电子文件和数字档案登记备份工作奠定良好基础。

3、做好进馆单位相关档案移交和备份工作。依托电子政务系统，加强电子文件和数字档案登记备份中心与各数字档案室的对接。对各机关部门、企事业单位等进馆单位形成的电子文件和其保管的未到移交进馆年限的档案数字化成果，进行实时或定期移交登记和安全备份。

4、抓好重点领域相关档案登记备份工作。以实施民生档案基础信息数据库建设工程为重点，对民生领域中形成的业务电子文件数据和数据库进行登记备份。积极试点、逐步推广，加强对我县重大建设项目档案数字化成果的登记备份。

同时，拓展其他领域相关档案登记备份工作。

5、建立异地备份库。为了确保我县重要档案数据安全，实行电子文件和数字档案的安全备份，建立与兄弟省的县级国家综合档案馆间重要档案数据异地备份库。

6、相对突出、值得探讨的问题：

（1）、馆舍建设滞后、资金投入严重不足，“十二五”期间，人力、物力、财力、技术的支撑问题； 人员编制问题如何解决?（2）、县委、县政府层面、档案局（馆）层面和涉及试点的相关单位、部门各自作用发挥，联动机制建设问题?如何让领导动心、真正重视？我们如何演好角色、如何借力？领导小组成员单位如何协调、如何联动等等？

（3）、开展档案登记备份过程中，我们如何探索，寻找突破口，创自身特色的问题？如何确保工作中数据安全问题等等。

（4）、数字档案室推进过程中，经费的统筹安排问题等等。

（四）、档案局（馆）各科室在档案登记备份工作中各自应承担的工作职责。（初步设想、有待优化）

在加强业务学习、提升技术水准的的基础上，根据海盐自身特点，及局班子会讨论结果，对各科室现提出如下初步分工设想：

1、监督指导科：开展调查摸底工作，制定实施意见、实施方案，并逐步优化；建立领导小组及工作网络，提出考核办法；登记备份中心建设方案的制定，根据资金安排，逐年推进平台的搭建（前期牵头实施）；各单位数字档案室的分步推进； 重点民生领域（试点单位）业务数据的落实；重点建设项目（试点单位）材料登记备份的落实；做好相关业务培训等工作。

2、信息技术科：登记备份中心建设方案的制定，根据资金安排，逐年推进平台的搭建（前期协助实施，后期接管）；登记备份中心各项制度的建立、规范；登记备份单位材料的申报、审核、验证、数据的存储反馈；登记备份中心日常管理、维护；提供档案数据恢复、档案原始性认证服务；做好相关业务培训；馆藏数字化按计划推进等工作。

3、保管利用科：协助信息技术科推进馆藏数字化工作；备份中心未建成前，部分单位备份光盘的安全保管等等。

4、牵头搞好档案登记备份的宣传工作；开展好备份中心平台建设中设施、设备招标采购工作等等。

今年是我县开展档案登记备份工作的启动之年，面对历史性机遇，档案登记备份工作在全省各地还处于探索之中；档案登记备份平台的建立需要人力、物力、财力和

技术的支撑，需要不断实践，还不可能一蹴而就；基层单位数字档案室建设和档案信息化建设的基础还比较薄弱；全社会对这一工作开展的必要性认识还不够深入等等。需要我们在探索、推进的过程中，以档案馆新馆建设为契机，积极推进档案登记备份中心和基层单位数字档案室建设，确保电子文件、信息数据库的安全，保障人民群众的切身利益，促进我县经济、社会和谐健康发展。

篇2：档案登记备份工作辅导材料

本操作流程较为简易，适合对电脑操作比较熟悉的工作人员使用，如果使用过程中相关疑问，可咨询档案局相关工作人员。

第一步：使用登记备份打包工具创建登记表

（1）安装登记备份打包工具（可在登记备份系统界面下载）

（2）输入自己本单位的全宗号和单位名称

（3）填写档案备份情况表、备份载体目录、电子公文登记目录明细表等

（4）打包压缩数据（包括目录数据和实体数据）

（5）打印《电子文件和数字档案备份情况表》、《电子文件和数字档案备份情况表（续表）》

并加盖单位公章

具体如何操作可参考档案登记备份软件操作手册

第二步：登陆档案局VPN服务器及乐清市登记备份软件

（1）登陆VPN服务器，地址为https://10.20.145.250/

（2）用户、密码 gsj/gsj

（3）输入PIN码（默认PIN码为123456）

（4）登陆登记备份系统

具体参考VPN（KEY）操作使用手册

第三步：立档单位上报数据

（1）选择单位数据上报

（2）上传压缩的目录数据文件

第四步：立档单位自检

（1）点击“进入操作”，点击“检验” 对需要上传的数据情况进行自检

（2）点击提交审批

（3）此处有档案备份数据移交、接收检验表，需要立档单位打印，加盖单位公章

第五步：档案局材料审核情况

（1）材料审核（检查数据上报的数情况，在检验处填写相关的内容检查情况如：XXXX

数据包一个，大小为XXGB）

（2）点击“材料审核”予以通过，并通知报送单位于多少日将打印好的《情况表》、《情

况表(续表)》、《档案备份数据移交、接收检验表》及实体数据包移交给档案局。（可在线传送数据包，不过表格还是要线下交）

第六步：档案局实体数据包技术检测

（1）比对数据包和上报数据表格的MD5码

（2）检验载体相关情况

（3）通过技术检测

篇3：档案登记备份工作辅导材料

(一) 档案与电子文件登记备份制度

是指由县级以上档案行政管理部门, 对具有重要保存价值的档案与电子文件进行登记, 并由同级国家综合档案馆对经过登记的电子文件进行备份, 对纸质和其他载体的档案以及数字化全息复制方式进行备份。各单位、各部门因突发事件而导致档案受损或引发纠纷时, 可利用备份数据, 为其提供数据恢复或可靠性认证等服务, 以确保电子文件和数字档案的安全。《浙江省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》明确指出, “十二五”期间, 优先完成重点涉民单位 (部门) 的电子业务数据, 事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案的登记备份工作。2011年国家档案局印发的《国家基本专业档案目录 (第一批) 》的通知中明确指出病历档案属于民生档案, 是列入重点登记备份范围的档案。

(二) 电子信息具有信息与载体的可分离性、信息的流动性与不稳定性、信息存取的不可靠性等特点

维护电子文件的真实性是电子文件管理面临的难题。卫生部制定的《医疗事故处理条例》中明确规定:“医疗机构不如实提供相关材料或不配合相关调查, 导致医疗事故技术鉴定不能进行的, 应当承担医疗事故责任”, 而界定医疗事故的唯一依据就是通过病历档案进行查证, 电子病案的真实性就成了维护医患双方合法权益的重要依据。

(三) 为了维护电子病案的原始记录性

确保病案信息的安全, 达到“证据保全”的目的, 我院开展了电子病案的登记备份工作。电子病案由第三方权威机构——档案行政管理部门进行登记备份。档案行政管理部门作为独立于医院的非利益关系的第三方, 集保管利用和行政管理于一身, 档案业务与医疗单位完全分离, 从源头上避免因利益冲突导致鉴证行为的不公正, 由其介入电子病历证据保全程序, 对电子病案的原始性、真实性鉴证, 将其原始状态锁定, 可以防止医疗机构修改、删除病历等行为, 从而实现“证据保全”。这对患者来说, 意味着多了个监管机构;而对院方来说, 则多了一个证明机构, 一旦发生医疗纠纷, 档案部门就可以作为非利益相关的第三方, 对有争议的病案进行有效鉴证从而有效缓解医疗纠纷, 维护医患双方的合法权益, 为构建和谐稳定的社会环境起到积极的促进作用。

二、创造病案登记备份工作的保障条件

(一) 应加强组织领导

制定登记备份工作方案、工作制度、工作流程, 将登记备份工作列入目标责任制考核内容, 明确负责开展此项工作的机构和专门人员及其管理职责, 确定登记备份范围、程序、时间、周期、方法以及要求, 落实资金保障, 保证病案登记备份工作顺利开展。

(二) 应配备信息化保障条件

除一般已配置的计算机、打印机、复印机外, 还应配备扫描仪、数码相机、高速光盘刻录机, 专用备份服务器等硬件设施。在软件方面, 我院现有医院管理信息系统 (HIS) , 医学影像处理系统 (PACS) , 实验室数据处理系统 (LIS) , 电子病历系统 (EMR) 。通过电子病历系统 (EMR) 对各系统的信息资源进行整合, 形成电子病历统一的操作平台, 确保电子病历在数字格式、结构等标准设置上的统一。还应安装备份软件, 数据刻录软件及档案登记打包系统软件等。

三、实施病案登记备份工作的主要步骤

(一) 电子病案前处理工作

医院纳入登记备份范围的病案有两类:一是医院对病人进行诊疗过程中形成的、符合规范的纸质病历档案;二是通过医院业务信息系统产生的电子业务数据即电子病历。对于纸质病案应按《纸质档案数字化技术规范》 (DA/T31-2005) 、《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》 (浙档[2002]43号) 等有关业务规范进行数字化转换加工, 形成数字化扫描图像。并按规定格式存储到一次写光盘或磁带等脱机载体, 保证档案数据内容的真实、完整和可读性。对医院信息系统 (HIS、PACS、LIS) 生成的业务数据通过电子病历系统 (EMR) 的数据库服务器进行导出、传输到备份服务器的指定目录中。通过加密工具对涉密数据进行数据加密处理, 在生成备份包或导出到脱机载体时, 同步生成唯一性认证信息。

(二) 提出登记备份申报, 填写材料

根据登记备份时间要求, 在移交报送病案登记备份数据前认真填写《各单位档案管理情况登记表》、《电子文件和数字档案备份情况表》、《档案备份数据移交、接收检验表》, 说明医院病案管理及登记备份数据情况, 材料报送前应经单位审核、盖章后交档案行政管理部门审核、检验。

(三) 数据报送

由于病案信息数据量大且变更非常频繁, 为保障数据的安全, 将电子病案备份数据通过在线或离线方式进行报送。纸质病案数字化信息采取离线定期方式进行报送。按《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》要求, 将已整理好的数据备份包及目录进行压缩化, 然后刻录到光盘上, 并注意对光盘进行编号, 在编号时应采取专用“光盘标签笔”书写, 不得使用硬笔在光盘标签面上书写, 不得使用粘贴不干胶的标签方式。医院信息系统的电子病案业务数据采用在线移交报送方式, 我院在县档案管理部门设置专用备份服务器, 采取在线完全备份方式。通过光纤, 定期或每天将电子业务数据上传到档案管理部门的专用备份服务器上, 确保病案数据的真实、完整与安全。

(四) 档案管理部门受理、审核、反馈

医院报送的登记备份书面材料和备份数据要接受档案管理部门的审核, 审核内容主要是:登记备份材料是否完整、有效;移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》的要求, 载体质量是否完好, 介质是否携带病毒, 备份载体 (包) 的摘要信息是否与已登记信息一致等。医院应根据档案部门的审核与反馈要求, 不断完善登记备份工作质量。

电子病历的生成、传输和保存依赖于其运行环境, 而电子信息的易更改性、计算机和网络环境的不稳定性、设备故障等可使数据损坏、丢失等特征, 导致电子病历的真实性和原始性受到质疑。登记备份工作的开展为电子病历的信息安全与真实性上了金锁, 在预防和应对突发事件, 防止病案信息丢失, 发挥电子病案法律凭证作用, 规范病案管理, 维护医患权益、创建和谐医患关系, 构建和谐稳定的社会环境起到积极的促进作用。

参考文献

[1]赵真.医院病历档案登记备份应注意的几个问题[J].浙江档案, 2011 (4) .

[2]金桂.档案登记备份制度突破了电子病历发展的瓶颈[J].兰台世界, 2011 (21) .

[3]罗超英, 徐维.电子病历登记备份:解决医患矛盾的新途径[J].浙江档案, 2012 (2) .

[4]朱尚然, 冯晓莉.医院病案登记备份工作专题研究[J].浙江档案, 2012 (5) .

篇4：档案登记备份工作辅导材料

在新的形势下，各级对档案的管理工作提出了新的更高要求，加强档案登记备份工作具有特殊的现实意义。

1.档案登记备份工作可以提供法律凭证。

档案登记备份制度是基于保障电子文件安全而设立的一种制度。档案具有历史文化研究价值和法律凭证价值，特别是档案的法律凭证价值，是整个社会信用体系的基石。近年来，随着社会信息化进程的加快，档案载体形式大量电子化，而电子文件的环境依赖性、易修改性决定了其原始性即凭证价值更易被破坏，从而引起社会对档案法律凭证价值的置疑，直接影响企业经营活动、影响政府公信力、影响社会稳定。通过登记备份，各级档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、真实性提供鉴证，通过确保档案的真实性来保障其法律凭证价值，可以有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本，提高相关部门行政效能。

2.档案登记备份工作可以保障重点领域的档案安全。

档案是一种重要的信息资产，是规范企业经营行为、加强廉政监督的基础性台帐，直接影响一个地区的经济社会有序运行和一个单位工作的正常运转。当前，民生领域和重点经济领域的档案安全问题十分突出，一些单位或部门人员频繁变动或相关人员责任心不强，档案散失、损毁的现象时有发生。进入信息化时代，电子文件、信息数据库等领域的不安全因素更是被成倍放大，一些政府职能部门、公益性事业单位建立的业务和民生数据库更是关乎国计民生，任何损毁散失都会发生重大的社会问题。通过档案登记备份工作，各单位、各部门因突发事件而导致档案受损或引发纠纷时，档案部门可利用备份数据，为其提供档案数据恢复或可靠性认证服务，以确保电子文件和数字档案的安全。

3.档案登记备份工作可以实现档案信息资源集约化管理与利用。

近年来，随着信息化建设飞速发展，经济社会许多领域已完成手工管理向信息化管理的转变，政府对信息化的投入也日益加大。同时各个部门、各个领域在信息化建设中都普遍存在各自为为政，各建一套系统、各存一套备份的现象，存在重复投资等问题，同时信息系统特别是备份系统的分散管理也存在诸多不安全因素。通过档案登记备份工作，在各级国家综合档案馆建立区域性电子文件和数字档案备份中心，可以将各个部门、各个领域的备份中心统一建在各级国家综合档案馆，从而实现各单位各部门不需单独分建，既可以节约政府投资，又可以发挥档案部门专业管理、专业服务的优势，促进当地经济社会发展。

二、档案登记备份工作现状与存在的主要问题

随着《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》下发，各级对档案登记备份工作的重要性有了更加深刻的认识，有力推进了档案登记备份工作的顺利开展。但在看到成绩的同时，还必须清醒地认识到，当前档案登记备份工作还处于刚刚起步阶段，与信息化条件下档案登记备份管理的要求还有相当差距。

1.档案登记备份工作还有待于进一步规范。

近些年，随着各级对档案登记备份工作重要性认识的不断提升，档案登记备份工作也被提上重要议事日程，档案登记备份工作也在有条不紊地进行。但由于档案登记备份工作刚刚推开，许多程序还不十分流畅，一些重要档案（电子档案）形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等工作准备不足，存在明显漏洞。有些单位没有将需要纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果，在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一认证信息），没有做好备份载体（包）的登记、管理工作，导致档案登记备份工作进展缓慢。

2.档案登记备份管理水平还有待于进一步提高。

档案登记备份工作是档案管理工作的重要组成部分，也是信息化建设的重要组成部分。特别是档案登记备份工作主要针对电子文件和数学档案，它要求充分利用计算机等多种手段，在办公自动化基础上，逐步实现在线档案登记备份工作。档案登记备份工作不仅仅是一项单纯的计算机操作，而是需要具有一定技术性、业务性和网络技术知识的专门人才来维护、管理与运行，这就为从事档案管理工作人员的素质提出的新的更高的要求。因此，必须要积极开展档案信息化知识技能培训，进一步提高档案管理工作水平。在加强档案管理人员档案业务培训的同时，要着重加强计算机业务知识培训，重视新时期档案人才培养。同时，要充分发挥档案中介服务机构的作用，吸引社会力量参与电子文件和数字档案登记备份工作。

3.档案登记备份工作有待于加大推进力度。

档案登记备份工作程序性强、规范性要求高，而对于大多数单位的档案管理工作，仍然采用年度归档的方式，文件归档、登录、统计、备份等一系列环节性的工作，仍旧采用手工操作。尤为突出的是有些单位的档案员通常由机关办公室人员兼职，档案管理人员接受过高层次专业学习和系统教育的人员不多，甚至有人没有接受过短期培训就直接上岗，业务能力差，人员变动频繁，有的管理人员对计算机知识掌握甚少，很难应对档案登记备份的要求，档案登记备份工作跟不上时代发展的要求。档案登记备份工作是基于数字化、信息化条件下的档案管理工作，对工作条件要求较高，既需要计算机、网络等硬件的配套，更需要软件系统的支持。而有些单位和部门对档案登记备份工作重视不够，在硬软件建设上的投入不足，一定程度上影响了档案登记备份工作的扎实推进。

三、加强档案登记备份工作对策探讨

新的形势下，积极探讨加强档案登记备份工作的有效途径，有利于搞好档案登记备份工作，全面提升档案管理水平。

1.健全完善档案登记备份制度。

档案登记备份工作是一项系统工程，涉及到方方面面。各单位作为保障档案（电子档案）安全和有效的第一道防线和第一责任部门，应当逐步建立健全相应的档案登记备份制度，规范各种档案登记备份行为。档案登记备份的数据形式多样，包括电子公文、业务电子数据、档案数字化成果等；涉及面广，对各单位档案、信息技术和业务部门等都有一定要求。因此，各单位在开展档案登记备份工作前，应统一部署，明确主管部门，安排专项经费，做好协调，责任到人，并将此项工作纳入本单位岗位责任制考核。要认真学习相关文件内容，正确把握电子文件内涵、软硬件环境要求、归档和备份要求，正确把握传统档案数字化基本规范、标准。同时，要结合当地实际，制定切实可行的电子文件管理、档案数字化和登记备份工作制度，使档案登记备份工作常态化、规范化、标准化。

2.要正确把握档案登记备份工作的程序。

相关档案登记备份实施方案都明确规定了档案登记备份工作的程序，一般包括填写材料、生成备份载体、报送与移交、受理与审核、反馈等程序，并明确规定了每一程序的具体要求。一要严格执行程序。避免“重档案登记备份实体轻程序”，努力维护登记备份工作的严肃性、权威性。二要正确理解每一道程序的内容要求。档案登记备份工作实施方案，对档案登记备份每一道程序的设计，都充分考虑到了电子文件和数字档案的可读性、真实性、完整性，有特定的作用和意义。档案登记备份过程中必须认真对待、正确把握每一程序的具体要求。三要做好程序执行过程中形成的文件建档工作。档案登记备份每一道程序实施过程中都会产生相应的文件。这些文件既是所报送的登记备份档案的内容、数量、可读性等特征的信息记录，也是档案登记备份工作过程的记录，对于备份档案管理、灾难恢复、原始性认证，都具有重要作用。程序执行文件的建档管理，既是行政监管规范、有效的重要体现，又是行政监管规范、有效的重要保证。

3.正确把握档案登记备份形式。

档案登记备份对象主要有档案数字化成果、电子公文和电子业务数据三种数据形式。档案登记备份应根据不同数据形式的不同特点，采用不同的备份形式。档案数字化成果，宜采用脱机、光盘形式进行登记备份。经数字化加工的档案数字图像，一般数据容量比较大，适宜刻录到光盘上进行登记备份。电子公文，按照相关规范要求归档，一般采取光盘形式进行登记备份。电子业务数据一般采取打包寄存方式进行登记备份。变动比较频繁、数据量较大的电子业务数据，采取专线在线传输方式进行登记备份；数据量不大且变动不多的电子业务数据，可采取光盘、磁带等脱机移交方式进行登记备份。

篇5：城建档案的异地备份工作研究

[摘 要]本文从城建档案为什么要异地备份的现实问题出发，深入探索研究这项工作的重要性和必要性，以及如何针对实际做好城建档案异地备份工作、如何有效地管理好异地档案的备份提出一些比较有价值的建议。

[关键词]城建档案；异地备份

[中图分类号]G275.9 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）03 — 0127 — 02

异地备份重要档案的问题，是时下档案界的热研课题，也是档案部门有效应对突发事件和自然灾害的举措。2008年汶川大地震的惨痛灾难，从诸多方面使我们正视损失和汲取教训，其中城建档案的异地备份的研究引起学术界的极大关注，因此推动了对档案安全保管和利用方面的反思，强化了对城建档案异地备份机制与方法的研究。科学领导，强行管护，已成为档案部门对档案异地备份的自觉研究与积极实践。

城建档案即城市各类重要工程档案，从一个侧面标志着城市管理的水平，是城市文明发展的座标注记，它可以为抢险救灾、抢修市政基础设施、房屋鉴定和灾后恢复重建规划及实施等工作提供详实的资料和依据。从功能作用看城建档案对于提高应急处置各种紧急突发事件的效率，减少各类灾难带来的损失，都有着极其重大的实际意义和不可或缺的作用。

一、做好城建档案异地备份工作的主要动议及原因

动因一：为了降低危害档案安全的各种灾害风险。档案安全，是在历史教训之上的，受到世界各国的普遍重视。不可抗拒的自然灾害，难以预测的人为灾害，甚至社会灾害都是威胁档案安全的潜在因素。遭受灭顶之灾的地区，本地保存的档案可能会遭受毁灭性的损失，而城建档案遭到破坏后是不会再生的。因此，为了降低档案被毁的风险，预防在灾害中“独生”资料“绝后”、“族群”资料“灭门”现象的发生，要求我们必须采取有力措施，对城建档案进行异地备份。

动因二：科技发展，设备更新，时代进步的同时也产生新的弊端。为了应对数字时代档案信息安全的新挑战。在数字时代，数字信息与电子文件的安全与长久保存问题是档案界面临的重大挑战，而数字化城建档案信息和数据一旦被破坏便难以修复和再生。无疑，我们有成功的经验可以效仿，一些发达国家或地区为避免网络攻击、操作失误等带来的数据的失真与损毁，确保档案信息的真实性、完整性和可用性，都超前试行了城建档案异地备份。

二、开展城建档案异地备份工作的现状分析及其面临的问题

（一）城建档案异地备份工作的现状分析。据实而言，我国大部分城建档案馆的馆藏档案仍处于纸质化阶段。少部分档案馆意识到了纸质档案在容灾力方面的不足，相继尝试着建立了专门的城建档案管理系统，实现了档案总目录和分目录的计算机检索，而搭建数字化城建档案管理平台、着手档案的数字化工作则刚刚起步。但从总体上讲，数字化后的档案大多存放于本馆的内部服务器中，很少有城建档案的异地备份，事实上，城建档案事业应对各类紧急突发事件的能力较弱甚至不具备。

（二）城建档案异地备份需要解决的问题。（1）认识问题。我国地域辽阔，大部分地区受突发性灾难的频率不高，所以很多单位对档案的数据很保险，存有侥幸心理，预防意识不强。还有些单位担心城建档案异地备份后会造成本单位保密信息的泄露。（2）机构问题。城建档案异地备份，是一项新的工作内容，需要有专（兼）部门承担起这项将成为常规性的业务职责，需要各单位从实际出发对工作机构作出调整或增设编制。（3）投入问题。城建档案的异地备份及其备份后的管理都需要大量的人力、物力和财力，而城建档案馆每年的经费只够满足本单位的日常工作，所以抽调一批职员、购置一些设备、拿出一定资金进行档案的异地备份，对于档案部门有一定的难度。

三、城建档案异地备份工作的开展与实施

近些年，城建档案信息化程度在不断提高，一些地方城建档案馆已经陆陆续续开始了档案异地备份工作。参鉴先进经验，城建档案异地备份工作应从下述几方面着手实施。

第一，要切实增强城建档案异地备份的意识。历史和现实告诉我们，城建档案安全也是具有战略高度的工作。毁灭性自然灾害是不可避免的，随时都可能发生，而一旦发生就会对档案造成不可挽回的毁灭性损失。各城建档案管理部门要从汶川地震中汲取经验和教训，积极组织开展城建档案异地备份工作，这既是提高应对及处置自然灾害和突发事件和确保城建档案的安全的需求，也是当前和今后一个时期各城建档案馆的一项重要任务，必须引起各级档案部门的高度重视。通过东西结合、南北合作以及各省市之间的协作，开展本地重要城建档案的电子化和数字化载体在异地备份的相关工作。同时还可以考虑建立健全全国城建档案协调机制，采取业务上统管、托管方式，使得档案的异地备份顺利实现。

第二，需要对档城建案异地备份方式进行选择

（1）各城建档案馆之间自愿结对，互为对方建立档案异地备份库。国家档案局明确要求，各城市档案馆可根据相距300公里以上，不属于同一流域、同一地震带的地方原则进行馆际互为备份。这种备份站点构建模式的优势是投入少，既可有效预防档案在各种突发灾害中毁灭，又可利用互为备份档案馆的信息资源，最大限度地保证档案的安全和发挥档案的作用。但这种同属单位合作模式难以长期保持稳定，所以应相互间严谨和规范的制度，并通过签署具有法律效能的协议来明确双方的责任和义务。

（2）条件优越的城建档案馆自建或共建档案异地备份数据中心。城市的城建档案馆可以在异地自建档案备份数据中心。这种备份方式的优点是可以依据档案馆自身的实际情况去设计，适合本单位个性化的档案异地备份数据中心，其随机操作管理的自主度和自由度大。但缺点是异地管理不便，投入人员、设备及资金也比较大，所以在档案异地备份数据中心建立后要重点关注运营和维护上，以便使投入成本和投资回报率相对称。

（3）国家投资为各城建档案馆建立档案异地备份数据中心。因城建档案馆为公共的公益性单位，所以国家可以为其进行硬件投资，在自然灾害较少、社会环境较佳的地区，建立多个档案异地备份数据中心。各地城建档案馆可将重要的馆藏档案保存于此，并由各档案馆组织相关的专职人员进行共同管理、运作与维护，同时制定有效的管理措施，以保证其可持续运行。为缓解短期内投资过大，可为灾害多发地区城市建立异地备份中心，先试点，后推广，分期分批逐渐普及。第三，需要对城建档案异地备份保存的内容进行选择

城建档案异地备份的主要功能是为了应对突发事件和各种灾害而设立的分离复制管理系统，选择档案备份保存内容，要从成本和需求出发，要从各馆的数字化水平和馆藏档案的重要程度、秘密等级以及保管期限等来综合考虑。我认为现实的要素包括：（1）城市地下管线档案。城市地下管线工程，是城市基础保障，是社会经脉，与人民生产和生活息息相关。灾难发生时会造成停电和通信中断，还有供水管道破裂引发污水横流，燃气管道泄露存在爆炸隐患，这一系列的地下管线的破坏，严重时会造成整个城市的瘫痪，人民生命财产受到威胁，所以这类档案应当首选在备份之列。（2）大型物流仓库、燃气油库等档案。这些库房场所一旦遭到外界袭击引发爆炸后，结果不堪设想，因此这部分档案也要列为备份首选之列。（3）人防工程和军事工程档案。涉及国家秘密地名和测绘档案，以及涉及国防和军事秘密的档案一旦泄露或毁损，对国家安全会造成难以估量的巨大损失，此部分更列为首选备份之列。

第四，开展城建档案异地备份工作需要的实施条件和实施方案

（1）实施条件：要进行档案的异地备份工作，各地城建档案馆首先要对馆藏档案实施现代化、电子化管理，从而实现全文数字化，建成城建档案信息化管理系统，再结合现代化网络传输技术，构建管理平台，确保在紧急情况下通过异地调用或者远程恢复等措施，实现对数字化馆藏档案及时、准确和高效的利用。同时，要做好保密防护设置，防止人为窃密事件发生。

（2）实施方案：因为城建档案异地备份系统具有高容灾性的应急需求，因此要构建一个在有限资源条件下，最符合自身需求和预期效果的城建档案异地备份系统，各城建档案馆需要综合各个方面的因素和应急需求统筹考虑。

根据各地所处的地理位置和所受的气候环境不同，以及时常多发的灾情状况不同，各城建档案馆之间可考虑实施同城备份和远城备份这两个方案。同城备份是指在同一个城市的不同区域之间进行城建档案异地备份，主要应对系统故障、网络故障和火灾等影响范围较小的突发事件，其优点是受远距离网络数据传输数率制约较小，异地备份可靠性高，备份速度和备份恢复速度较快。远城备份是指相隔距离较远，一般不是相邻省份，可以应对多种紧急突发事件，容灾效果较好，但异地备份速度和备份恢复速度相对较慢。所以应综合考虑这两个方案的优缺点，有选择性地进行。有条件的城市还可以考虑实行多地备份，这样在紧急突发事件或重大灾情发生时，可以根据实际需求的紧急程度和馆藏档案的的损失程度，按照从急到缓分步进行数据还原，从而逐步满足整体的应急需求和利用。

就档案备份的操作管理而言，可以分为离线备份和在线备份两种。离线备份（也叫冷备份）即在本地将档案数据（电子文件）备份，然后将备份件送到其它地方进行保存的方法。灾难发生后，只需将备份件上的数据按预定恢复即可。这种方式的优点是成本比较低，易于实现。在线备份（也叫热备份）就是在异地建立一个备份站点，备份运行系统与主站点处于联机状态，主站点通过高速通信线路将档案数据实时传送到备份系统，保持两个系统数据的同步。一旦发生灾难，备份系统可快速接替主站点持续不间断运行。其优点是数据完整性高，数据丢失也较少，但是资金投入较多，成本较高，平时运行管理也较复杂。

四、如何管理好存放异地重要档案的备份

对异地备份档案，不要完事大吉，忽视其规范管理。如何管理好存放异地重要档案的备份，使其始终保持良好的技术状态并保证随时使用，是档案管理部门面临的一项长期而又艰巨的任务。

（一）环境符合要求。各单位需要建立一个专门的档案备份中心，房间的设计要防震等，要有适宜的温湿度，能防光、防尘、防水等，并配备专门的设备，比如防磁柜、恒温设备、防盗设备等必要的设施，以最大限度地延长档案备份件的寿命。

（二）组织专人负责。档案部门要做到责权明晰，在进行档案异地备份时最好有专人负责保管，以避免多头负责引起备份时的无序和混乱。对异地备份来的档案要隔段时间进行抽检，如电子光盘，对其上面拷贝的数据定期进行读取，看其可读性怎样等。对一些纸质等载体的珍贵档案和缩微品要时常观测，看有无虫蛀和发霉等，做好记录，发现问题及时反馈解决。

（三）注重特殊要求。（1）具有稳定性，即在进行数据备份时必须保持备份系统的稳定。（2）具有全面性，即所选用的备份系统必须能支持各种操作系统和应用系统。（3）具有安全性，要求备份系统有防毒、查毒和杀毒的功能，确保无毒备份。

（四）制度。设立异地档案备份系统，制度保证是根本。因而要建立一整套完善的管理制度，加强综合管理，从而确保异地备份基地档案备份件的安全无恙。

篇6：档案登记备份工作辅导材料

第一章 秘书写作基础

第一节秘书写作的含义与特点

一、秘书写作的含义

秘书写作是指文秘人员因工作需要在自己的职责范围内起草完成的各类公务文书及其它应用文书的写作。它有两个基本含义，一是指秘书人员的写作行为本身；二是指写作行为所为产生的，以文字、文本为主要表现形式的成果。本书主要是指后者。秘书写作不是独立的文种或文体，而是各级各类单位的秘书人员为完成特定工作任务而写作的具有特定体式的系列文章的泛称，属于应用写作的范畴。其使用范围虽不及应用写作广，但具有应用写作的全部特性和一般应用文所没有的专业特性。

秘书写作是秘书工作的重要内容之一。有秘书工作就有秘书写作，因而秘书写作的体式与内容受到秘书工作的影响与支配。随着时代的发展变化，秘书工作的内容不断地发生变革，秘书写作的内涵与外延也在不断地发生变化。据学者考证，我国有记载的秘书工作有3000多年的历史，在这个过程中，秘书写作的体式与内容不断发展、完善、丰富，形成了自己独特的风格。早期的秘书写作以政府文告等公务文书为主。《尚书》可以看作是我国第一部以公务文书为主体的文集，秦焚书后，从汉初搜集到的28篇来看，主要是以典、谟、训、诰、誓、命、令、上书、檄、移书等形式反映政府对公共事务的处理情况。随着国家治理体制的完善，又出现了状、判、勘合等司法文书。在经济活动中，伴随着大量商品交换的出现，产生了“质”、“剂”等商务性文书。今天的秘书写作既包括各级党政机关、团体、企事业单位的公文类、行政事务类文书，也包括经济单位的商务类文书以及常见的日用类文书与宣传类文书。与过去相比，秘书写作的种类更多，内容更广，体式更完备。

历史上，秘书写作的各类文章为统治者维护统治、管理国家事务发挥了重要作用。在飞速发展的现实生活中，秘书写作的应用性更广，在政治、经济、军事、文化等各个领域都发挥着不可替代的作用。它是机关、团体、企事业单位的管理者依法行使管理权力的重要工具，也是组织与组织、组织与个人、个人与个人之间沟通信息，共建和谐社会的重要桥梁，它还能帮助有关单位总结经验、提高管理水平和工作效率。同时，秘书起草的各类文稿还能客观地反映事务的发展、衍变的过程，具有较强的史实与凭证作用。

熟练掌握常用文体的写作知识和技法是一名合格的文秘人员应具备的基本素质。

二、秘书写作的特点

秘书写作与其它各类应用文写作比较起来具有以下主要特点：

（一）受命性

秘书的职责是为单位领导或雇主的决策和处理日常事务提供参谋性、辅助性工作。政府机关、企事业单位秘书起草的各类公务文书是代表各级组织执行党和国家的方针政策、法律法规，落实上级指示精神的重要工具，要体现单位领导和领导班子的集体意志。私人秘书的写作更应是听命于雇主。因而，秘书写什幺、何时写、怎样写、写了干什幺都不能凭个人喜好自作主张，而要得到授权，受制文机关或雇主意图的制约。写好的文稿要按单位的办文程序送有关领导审核、定稿、签发。正因为秘书写作是受机关单位之命、受领导之命、受雇主之命而为，衡量其质量高低的标准不是一般的文艺学、文章学标准，而在于其是否忠实、有效地体现了组织、领导或雇主的意图。

除公务文书之外，秘书起草的单位计划、总结、经验材料、调查报告等事务性文书也同样具有受命性。有的文章从主题的确定到主要材料的选择都要按单位领导班子讨论的意见办事，调查报告等文种的主题虽不一定由领导确定，但调查目的、调查对象等都不同程度受到领导意图的影响。既使象介绍信等属于秘书职责范围内的简短应用文也不能随心所欲，而要按单位的有关规定来写。

（二）实用性

秘书写作的每一篇文章都是为人们的实际工作和日常生活服务，直接用于处理工作中的具体问题或传递特定信息，实用性是其基本属性之一。例如各级机关单位发出的行政公文是为了传达党和国家的方针政策，沟通上下左右各种单位之间的关系，使党和国家的各项方针政策得以贯彻执行；经济单位之间订立的经济合同是为了促使、监督签订合同的各方履行约定事项，保护各方的权益；公司秘书写作的各类商函是为了推销产品、商洽价格、催收款项、索赔理赔，其功利性、实用性是十分明显的。

因而，秘书写作是一种实用文体写作，具有实用性，不同于大家过去所接触到的文学写作。文学写作是一种审美创作的过程，它通过塑造艺术形象给人们以精神愉悦，满足人们的审美需求，审美是其最主要的特征。

（三）真实性

正因为秘书写作具有实用性，是为了解决工作中的实际问题，真实性是其生命之所在。而且，这种真实性与文学创作的真实性有所不同。文学创作讲究的是艺术真实，作家可以运用形象思维，通过虚构和想象塑造艺术形象，所反映的人与事、事与理可以源于生活而高于生活。而在秘书写作中则不允许虚构与想象，是一种原汁原味的真实。文中所涉及到的人要是真人、事要是真事，来不得半点虚构。如向上级汇报工作时，所涉及到的事实，包括时间、地点、人物、事件、数据等等都必须有根有据、确凿可靠。否则，不但解决不了实际问题，反而会提供错误的信息、误导当事人、后患无穷。

（四）程序性

人们总是说文无定法，这是对一般作文和文学创作而言的。秘书写作则讲究模式与规范。这种规范有的由相关部门以法律、法规的形式固定下来。如行政公文的写作格式，写作内容范畴、写作目的等要严格按国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关要求执行，任何部门、单位或个人都不能随意更改。又如合同，《中华人民共和国合同法》（以下简

称《合同法》）明确规定了其写作的基本内容，国家有关部门也已公布了一些示范文本供人们选用。还有一些文种虽没有人硬性规定一定要怎幺写，但长期以来有着约定俗成的格式。如书信，人们一般要写清称谓、问候语、正文、祝颂语、落款、日期等方面的内容，而且还要知道这些要素谁前谁后，应置于哪个位置，如何分段空格等等，大家都习惯于这样写，很少改变。再如消息的写作，一般也多采用“倒金字塔结构”。秘书掌握这些知识对提高写作能力是大有裨益的。

此外，秘书写作的文稿往往要经过一定的程序处理才能正式行文。如秘书起草完公文后要经有关领导审核、签发后才能正式生效，不能像写普通文章那样随便。

（五）时效性

篇7：档案登记备份工作辅导材料

档案管理是事业单位登记管理工作的重要组成部分，建立事业单位登记管理档案的主要目的是，贯彻实施《档案法》的有关规定，为加强对事业单位的登记管理和其他管理服务，为社会公众服务，为事业单位服务。其意义主要有以下几方面：一是提供具有法律效力的凭证。事业单位法人登记管理档案既是事业单位的原始记载，也是登记管理机

关登记管理工作的真实记录，这些原始材料，可以为登记管理机关及有关部门查处事业单位的违法、违纪行为提供重要依据，涉及事业单位有关诉讼时，可以起到重要的凭证作用；二是填补了国家档案的空白。事业单位登记管理档案作为事业单位发展变化情况的真实记录，是国家档案不可缺少的重要组成部分，建立和保管好事业单位登记管理档案，就为国家保存了宝贵的历史资料，填补了这方面的空白；三是为社会公众提供查询服务。随着社会主义市场经济体制的建立，事业单位作为市场主体，在社会经济生活中所起的作用必将愈来愈重要，事业单位登记档案材料按照有关规定合理地开发利用，就可以为社会各有关方面提供有价值的信息服务。为了加强事业单位登记档案管理工作，促进登记档案管理的规范化和标准化，为社会各方面阅览复制、摘录档案提供便利条件，发挥档案的利用价值，为经济建设和社会发展服务。2005年，省登记局下发了《河南省事业单位登记档案管理暂行办法》，2005年7－9月份，我们对全市事业单位登记档案进行了整理归档，主要做了以下几个方面的工作：

一、领导重视，多方协调。

档案整理工作开始之初，市编办领导非常重视。编办主任、人事局副局长杨进学同志及时组织召开了编办科长会议对档案整理工作进行了专门部署，一是要求登记科全体同志必须从思想上、行动上重视此项工作，争取尽快拿出方案并全面展开；二是要求编办其他科室全力配合，随时抽调其他同志到登记科帮助档案整理工作；三是调拨资金购买了10套档案柜、一台电脑、一台打印机，把编办唯一一台复印机调整到登记科方便规范档案材料，并专门调整出一间大办公室用作存放档案柜，为档案整理工作打下了坚实的物质基础。在整理档案过程中，先后2次来到整理现场询问工作进展情况，有困难及时帮助解决，并对档案整理工作的目的、需要达到的目标做了重要指示。

二、明确目标，积极筹备。

1、召开会议，布置工作。在2005年6月份，我们认真学习领会省登记局《档案管理暂行办法》精神，及时向各县(市)区转发了《关于开展全省事业单位登记管理工作监督检查与指导的通知》和《档案管理暂行办法》，并召开了县区工作会议，对事业单位登记档案整理的目的、意义以及重要性和必要性进行了学习，把档案整理与六年来开展事业单位登记管理工作的成效结合起来；把档案整理与服务事业单位、服务社会的意识结合起来；把档案整理与年终评先结合起来，统一了思想，提高了认识，充分调动了各县（市）区做好这项工作的积极性。对市登记局如何做好这项工作的总体安排部署及方式、方法进行了简单介绍，围绕中心工作，制定了登记管理工作进度表。我们将工作区分为：学习准备、全面实施、调研学习、重点攻关、总结提高五个阶段，并对各个阶段重点工作的各项任务指标进行细化、量化。对档案整理工作中将遇到的热点、难点问题进行了解答，对工作态度、工作标准、工作目标提出了具体要求。

2、反复协商，制订方案。事业单位登记档案和其他档案整理不同。一是没有可以借鉴的经验和统一的标准，虽然省登记局制定了一些标准，但在具体实施中必须要根据实际情况进行一些调整；二是要求高，既要求档案材料完整、规范，又要求易查阅、易整理；三是既要求往年提交的材料必须永久保存，又要求每年的事业单位年检、变更后的材料可以续添。所以，制定出既能结合我市实际，又能符合事业单位登记档案特点的统一标准和规范成为了困扰我们工作的“拦路虎”。为解决这一难题，我们主动到市档案局学习、取经，邀请市档案馆的有关专家到现场根据我市具体情况进行帮助指导，经过反复协商，研究制定出了适合我市事业单位档案整理的具体方案和标准，为下一步整理工作打下了坚实的基础。

3、统一标准，充分准备。为了做到全市统一，也为了方便各县（市）区的准备工作，我们统一订制了档案盒6500个，按照省登记局《暂行办法》要求订制了5种颜色的各种目录、表格10万余份，刻制了各种印章16套大小200余个，下发到各县(市)区，为档案整理做好了充分的前期准备。

4、增补材料，未雨绸缪。档案材料的完整性是整理档案的基础，年初，我们利用检验的有利时机，对全市所有事业单位的《内容规范表》进行了整理打印，并要求事业单位全部补填了《事业单位登记事项备案表》，对各事业单位需补送的档案材料也要求必须补齐，否则不予年检，对我市事业单位档案的完整性起到了至关重要的作用。

5、以干

代训，全面展开。事业单位登记档案整理工作时间紧、任务重、要求高。在市登记局经过一段的整理归档并掌握了程序、方法后，如何带领全市1市8县6区全面开展工作是当时的首要任务。为此，我们采取了“以干代训”的方法，这是我们档案整理工作中的一大特点，具体方法是：由各县（市）区登记局接到通知后，分批分期派1－3名档案整理工作人员到市登记局，由市

登记局一对一的教，教会为止，再由各县（市）区档案整理工作人员单独整理30份档案材料，遇到问题及时进行解答，审查合格后视为培训合格，回去后按此方法再带未培训人员。这样，在不耽误市登记局整理档案的同时，很快事业单位登记档案工作便在全市全面展开。

三、忘我工作，废寝忘食。

1、严谨细致，加班加点。按照具体的实施方案，一份完整的档案需要进行编号、规范、整理、打号、填写目录、加盖印章、缝纫、填写档案盒共8个步骤，每一个步骤都必须做好大量的准备工作，全市市直609个事业单位，近4000份档案材料需进行规范、整理、归档，为了档案的整体美观，档案盒上的内容必须一个人全部填写，所有档案整理完毕后也必须一份一份用缝纫机匝好，工作量可想而知。市登记局三名同志在工作中从不叫苦叫累，不放过一个细节，不漏掉一个步骤，加班加点，埋头苦干。科长董长兰同志以身作则，身先士卒，在处理日常工作的同时，扑下身子和大家一起干，身体不舒服，天天服着中药也不休息，经常和小伙子一样加班到夜晚8点多钟；科员李庆同志，爱人出了车祸，右脚粉碎性骨折，行动不便，在爱人最需要照顾的时候从未耽误工作，把爱人安排到父母家后和大家一起加班加点，忘我工作。在档案整理的三个月中，我们基本上未休息过一个星期天，这些是我们在档案整理工作中的一大亮点，通过大家的努力，9月底，我市市直各事业单位的档案就已全部整理完毕。

2、监督检查、现场指导。为贯彻落实省登记局《档案管理暂行办法》，检验档案管理培训效果，迎接省登记局11月份全面工作检查，我们于8月23日-9月2日，利用10天时间，对全市事业单位登记管理工作特别是登记档案整理进行了一次全面的检查、指导，对这次检查，个县（市）区编办领导都非常重视，档案整理所需的档案柜、缝纫机等全部重新购买到位，并经常过问这项工作的进展情况。我们主要采取听取汇报、个别了解、查阅文件、资料等方法进行，对档案整理中容易出现的问题进行现场示范，手把手地教，并针对各县(市)、区登记工作中的实际问题和迎接省登记局检查工作存在的不足，提出了具体的整改方案，同时，将检查的结果向各县(市)区编办领导进行了反馈和交流。回来后，将检查结果进行了通报，表扬先进，指出不足，为提高我市登记管理工作全面发展起到了积极的推动作用。

四、达到目的，成绩显著。

目前，我市近5000个事业单位的登记档案已全部整理完毕，达到了既易于查阅，又易于添加材料的目的，同时，2005年11月15日-17日省登记管理工作检查组一行3人对我市及孟津、嵩县登记管理工作检查后，对全面工作，特别是档案管理给予了高度评价。11月份，国家登记局及安徽省登记局领导来我市视察时，对我市事业单位登记及档案管理工作也提出了表扬。

篇8：档案登记备份工作辅导材料

一、电子病历发展的瓶颈

病历是医疗行为的唯一载体, 是确定涉及生命健康的民事法律关系、判断人的行为能力、证明受害人受害情况, 以及涉及医学司法鉴定的重要依据, 不论是纸质病历还是电子病历, 它们在法律上的意义和作用, 都主要取决于其证据属性。《电子病历基本规范 (试行) 》中亦涉及医疗纠纷中电子病历调查取证的相关内容。因此, 电子病历档案法律凭证效力的确认, 是电子病历发展过程中迫切需要解决的关键问题。然而, 电子病历的一些特性及病历作为证据在医疗纠纷诉讼中的特殊性使其法律效力的确定陷入了困境。

电子病历的真实性是保证其具备法律凭证作用的基础, 而其真实性又是以原始性为基础的, 所以电子病历要具备法律证据价值, 必须体现其原始记录的本质属性。电子病历是由计算机处理生成, 其内容与载体的可分离性, 使其随时面临被修改、被复制、被删除等危险, 甚至不留任何痕迹。其次, 电子病历的生成、传输和保存极大地依赖于其运行环境, 计算机和网络环境的不稳定和设备故障等可致使文件损坏、数据丢失以及病人诊疗信息、隐私被盗泄露等风险。再者, 电子病历的维护和管理依赖于其生成者———医疗机构, 缺乏一个政府授权的、社会认可的机构对其进行辨别和认证。这些特征从根本上导致电子病历的真实性和原始性受到质疑。

从医疗纠纷举证过程考虑, 无论是纸质病历还是电子病历, 在医疗纠纷诉讼中的证据作用和意义与在其他诉讼案件中有较大不同。医院往往处于相对强势的地位, 负责建立、收集、整理和保管病历, 直接掌握这种重要证据, 绝大部分病历内容为医疗机构单方面出具给患者, 而且患者大多不具备相关专业知识。因此, 在医疗纠纷诉讼中, 患者及其家属往往对病历内容的真实性提出异议, 而医院又拿不出相关证据, 就会陷入被动局面, 从而影响病历的证据效力。由于电子病历的法律效力尚未得到解决, 目前, 应用电子病历档案的医疗机构, 都是采取纸质病历档案和电子病历档案并存的双轨制管理方法应用。基于电子病历的固有特征, 如何从制度上和技术上来保障其真实性和原始性是突破电子病历发展瓶颈的关键。

目前, 讨论最多的是电子签名技术的应用, 尤其是2005年《中华人民共和国电子签名法》的实施确实为电子病历的真实性保障提供了新的途径。但是电子签名在技术上和法律上存在的一些问题限制了其使用效果。目前在技术上, 医疗机构采用的电子签名只是将医师的签名扫描后以图像方式存储并在系统中自动生成, 并非通过加密公钥的方式获得, 而且也未通过相关的认证, 对于保障电子病历客观真实性的力度也相应减弱。在法律上, 《电子签名法》第三条规定“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书, 当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文”。并且, 即使患者约定同意使用电子签名, “电子签名仍需要由依法设立的电子认证服务提供者提供认证”, 目前我国真正针对电子病历等医疗领域电子签名的认证机构暂时没有。

二、瓶颈的突破———电子档案登记备份制度

2009年, 浙江省档案局在全国率先提出档案登记备份工作。2010年4月, 《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》的制订印发标志着该项工作正式启动。电子病历档案是这次备份工作的重要组成部分之一。省档案局已在一家省级医院开展试点, 并达成初步意向, 将医院系统产生的电子病历和纸质病历的数字化成果通过在线传输、光盘移交等形式按规定时间报送给档案登记备份中心备份。电子文件和数字档案登记备份工作从制度层面保障了电子病历的真实性和原始性, 为其发挥法律举证作用开辟了新的模式。从制度上入手, 确保电子病历的真实性和原始性, 是除技术手段之外另一值得探索的途径, 有文献指出应建立第三方集中监管服务机构, 将安全认证纳入统一管理, 这样有利于防止电子病历被改写、删除或歪曲。病历完成的过程及修改的过程都在第三方监管机构留下备份, 并得到第三方的有效监管。

要实现第三方监管的目的, 一方面取决于第三方机构的独立性, 其必须是独立于医院和患者之外, 具备不偏不倚, 客观公正的态度, 不存在利害冲突;另一重要方面, 在于该机构必须具有较高的社会认可和信任程度, 无论在电子病历的保存、鉴定及医疗纠纷中的举证过程中, 这种公信力是必不可缺的。档案行政管理部门作为独立于医院的非利益关系的第三方, 集保管利用和行政管理于一身, 其主体地位独立, 档案业务与医疗单位完全分离, 从源头上避免因利益冲突导致鉴证行为的不公正, 由其介入电子病历证据保全程序, 以国家档案部门的公信力作信用担保, 对电子病历的原始性、真实性提供鉴证, 从而实现证据保全, 能有效缓解医疗纠纷, 维护医患双方的合法权益。

电子病历登记备份工作是医院病历管理监督的新模式, 属于探索阶段, 在实现医院病历管理部门与档案登记备份中心的对接过程中存在很多需要进一步探讨的问题, 例如:如何确定电子病历登记备份的时限, 要尽量缩短时限以保障电子病历备份的原始性, 但也不能影响医院正常医疗工作中的使用;备份后, 电子病历的修改又涉及档案部门如何对其进行监督;医疗纠纷中, 作为第三方监督举证机构, 其法律地位的确定和举证过程的进行都需要在实施阶段深入探讨。电子病历是现代医疗机构临床工作开展所必需的业务支撑系统。电子文件和数字档案登记备份从制度层面为电子病历上了一把“金锁”, 在很大意义上保障了其真实性和原始性, 为突破其“法律效应的实现”这一瓶颈铺平了道路, 并对保障医患权利、和谐医患关系具有积极的促进作用。

参考文献

[1]吴新宇.电子文件真实性保障探析[J].浙江档案, 2010 (8) .

[2]李伟明.电子病历档案应用现状及前景的探讨[J].广东档案, 2010 (3) .

[3]陈正丽.电子病历的法律证据价值初探[J].浙江档案, 2010 (9) .