电子邮件管理

2024-05-21

电子邮件管理（共10篇）

篇1：电子邮件管理

黑龙江永安集团有限公司电子邮件收发管理规定

第一章总则

第一条为了规范员工公务用电子邮件收发和使用，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。

第二章公司电子邮箱的使用

第三条行政人事部必须在员工入职三天内，向员工分配企业邮箱的个人用户名和密码。

第四条员工必须妥善保管好公司电子邮箱地址及密码，防止盗用。

第五条员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件

第六条员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。

第七条电子信件格式要求

1、发送邮件时，一定要写主题，标明1）、公司、部门名称；2）、文件标题。

2、文件资料发送邮件时，一般情况下需要将文字直接打在电子邮箱正文处；如加载附件时，将word文本格式转换成图片格式。特殊情况下如不能，可发送word文本格了解和执行公司管理制度是每位员工的权利和义务！式，但需要限制编辑权限。

3、电子邮件正文处不使用任何信纸。

（1）

称谓：包含“先生、小姐、部长”等敬称；（2）

问候语：如“您好！”、“早上好”；（3）

需告知邮件的内容描述，描述应简洁明了；（4）

告知邮件中的附件个数；

（5）

结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；（6）

签名处，可按如下样板设定：

------xxxx 部（部门名）xxx(员工姓名)xxxxxxxxxxxxx有限公司地址：

电话（Tel）:0454-88xxxxx 传真（Fax）:0454-88xxxxx

------

（7）需要上传附件时，一般情况下不要传递压缩包，一封邮件最多一次性上传六份资料，附件文件发送时必须控制文件大小，或分批次发送。邮件容量大小控制在7M以内。

4、发送邮件后，须及时电话或短信通知。

第三章公司文件的收发

第八条公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，了解和执行公司管理制度是每位员工的权利和义务！并保留发放记录。

第九条以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必须为 PDF 格式或图片格式：

（1）公司发文单，包括部门通知等；（2）会议纪要

（3）各类报告、工作计划、工作总结等（4）企业内刊或简报（5）员工通讯录

（6）工程技术普及性知识文档（7）各类各项合同、协议（8）其他需要发送电子版本的文件

第十条以上文件的邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。

第十一条公司对外公用邮箱由行政人事部管理，行政主管/经理负责每日上午、下午各一次打开公司邮箱收发邮件。

第四章电子邮件的管理

第十二条接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。

第十三条发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可以使用加密传输。

第十四条员工离职时，人事经理/主管必须及时通知 IT 经理（财务经理）注销个人账号。营业人员、部长级以了解和执行公司管理制度是每位员工的权利和义务！上岗位人员个人账号根据需要由专人监管一个月后注销。

第十五条员工若发现任何非法使用其用户账号或存在安全漏洞情况，应立即报告 IT 经理(或财务经理)。

第十六条 IT 经理（或财务经理）负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。对于违反本规定的员工，随时有权停止和取消其服务账号。

第十七条公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：（1）已离职的营业人员邮箱（2）邮箱收发异常，有泄密可能的（3）邮件来往中发现病毒较多的（4）公司重要邮箱

（5）其他重要邮件需进行跟踪的

第五章其他

第十八条发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重后果的可予以撤职、开除：

（1）长期不阅读本人邮件，导致三次以上重要邮件接收延误的；

（2）发送电子邮件未遵守相应保密措施，导致泄密的；

（3）使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的。

第十九条本规定自颁布之日起生效，由行政人事部负责解释，修改时亦同。

了解和执行公司管理制度是每位员工的权利和义务！

篇2：电子邮件管理

江苏柏诚工程股份有限公司

第一章总则

第1条为了规范员工公务用电子邮件收发和使用，特制定本规定。第2条本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。第二章公司电子邮箱的使用

第3条行政人事部必须在员工入职三天内，向员工分配企业邮箱的个人用户名和密码。第4条员工必须妥善保管好公司电子邮箱地址及密码，防止盗用。第5条员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件

第6条员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。第7条员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容：（1）称谓：包含“先生、小姐、部长”等敬称；

（2）问候语：如“您好！”、“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁；（4）告知邮件中的附件个数以及内容描述；

（5）结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；（6）个人签名，可按如下样板设定：

------江苏柏诚工程股份有限公司

Jiangsu BOTH Engineering Co.,Ltd.xxxx 部（部门名）xxx（姓名）Tel: 0510-82758115-xxx E-mail: xx@jsboth.com

Fax: 0510-82761218 Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第8条公司邮箱容量为 10M，附件文件发送时必须控制文件大小，或分批次发送。第三章公司文件的收发

第9条公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。

第10条以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必须为 PDF 格式或图片格式：

（1）公司发文单，包括部门通知等；（2）会议纪要

（3）各类报告、工作计划、工作总结等（4）企业内刊或简报

了解和执行公司管理制度是每位员工的权利和义务！共 2 页第 1 页

（5）员工通讯录江苏柏诚工程股份有限公司

（6）工程技术普及性知识文档（7）其他需要发送电子版本的文件

第11条以上文件的邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。

第12条公司对外公用邮箱由行政人事部管理，行政主管/经理负责每日上午、下午各一次打开公司邮箱收发

邮件。

第四章电子邮件的管理

第13条接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。

第14条发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可以使用加密传输。第15条邮件发送时可设定要求回执，并电话确认对方是否收到。

第16条员工离职时，人事经理/主管必须及时通知 IT 经理注销个人帐号。营业人员、部长级以上岗位人员个

人帐号根据需要由专人监管一个月后注销。

第17条员工若发现任何非法使用其用户帐号或存在安全漏洞情况，应立即报告 IT 经理。

第18条 IT 经理负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。对于违反本规定的员工，随时有权停

止和取消其服务帐号。

第19条公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：

（1）已离职的营业人员邮箱（2）邮箱收发异常，有泄密可能的（3）邮件来往中发现病毒较多的（4）公司重要邮箱

（5）其他重要邮件需进行跟踪的第五章其他

第20条发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重后果的可予以撤

职、开除：

（1）长期不阅读本人邮件，导致三次以上重要邮件接收延误的；（2）发送电子邮件未遵守相应保密措施，导致泄密的；（3）使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的。

第21条本规定自颁布之日起生效，由行政人事部负责解释，修改时亦同。

篇3：机构电子邮件管理研究

1机构电子邮件的含义与特点

电子邮件(Electronic mail)是计算机网络通讯领域的专业术语,是指由计算机生成、处理,通过计算机网络经由电子邮件系统(elecctronic messaging system)进行文本和多种类型附件的发送与接收的电子信息[1]。

机构电子邮件是指国家机关、企事业单位和其他社会组织在公务活动中制作、发送和接收的电子邮件,具有法律证据价值和文件的保存价值[2]。

相比电话、传真和纸质邮件等通信方式,电子邮件有许多特点优势:操作方法简单方便,不受时间和空间限制,信息传输速度快,可传输文本和多媒体信息,占用空间小,存储信息量大,所需费用低廉,可降低了机构通讯成本等。作为在线网络传输文件、协调工作和处理工作的主要形式,电子邮件已被很多组织机构业务活动所使用。

2机构电子邮件管理的必要性

2.1机构信息资源管理的需要

机构电子邮件具备文件的基本特征,与纸质邮件、传真文件一样,在公务活动中生成、传输,作为一种媒介,它所承载和传递的信息是机构活动中产生的直接原始记录,是机构活动真实、可靠的证据,具有证据价值和重要的情报价值,已成为组织机构重要的数字信息资源,有必要纳入到文件信息资源管理系统进行统一管理,确保其真实性、完整性和有效性。

2.2有利于提高工作效率和价值

机构电子邮件管理可以提高机构员工信息传输的规范化和处理业务工作的效率,对其管理还可以充分发掘其潜在价值。对于组织机构而言,对以往电子邮件业务活动信息线程进行研究,可以实现业务创新,对于科学决策也有十分重要的价值。

2.3保护信息安全

机构公务活动中生成的电子邮件包含大量的机构工作信息和敏感信息,其信息安全尤为重要。由于机构电子邮件自身的特殊性,存在一定的安全隐患。一方面,机构电子邮件的泄密是因为一些恶意行为,比如黑客的攻击;另一方面,即使严格按照工作章程在公务活动中正确使用电子邮件,也会因人工操作不当导致泄密,比如错发涉密信息,误收带有病毒的信息,使用的存储服务器数据库泄密,间接导致机构电子邮件信息泄密等。因此,对机构电子邮件进行管理可以防止信息泄露、丢失,保护机构信息安全。

2.4降低成本,带来利益

与电话、传真和传统纸质邮件相比,电子邮件通讯成本相对要低得多,只需花费网时费。对电子邮件进行管理,能够更好地发挥其高效和集装箱式的数据传输功能,可以降低成本,带来直接和间接的利益。

目前,世界发达国家政府部门、企事业单位,为了提高工作效率,普遍使用电子邮件系统。而且随着传统纸质文件数量的不断减少,电子邮件与日俱增,为了安全高效地管理机构电子邮件,美国、加拿大、澳大利亚等国政府相继出台了有关机构电子邮件管理的法规政策。

3机构电子邮件管理策略

机构电子邮件管理是一项复杂系统的工程,应遵守机构公务邮件管理标准和相关信息法律法规,结合机构电子邮件管理涉及的各要素,从文件生命周期角度进行流程管理。

3.1制定机构电子邮件管理政策

在遵守政府和行业制定的相关信息法律法规(如《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32-2005)的基础上,结合实际制定本机构的公务电子邮件管理政策,使之符合“法规遵从”原则[3]要求。同时在政策中对依据这些法规、标准而制定的政策加以详细说明,以增强政策的指导性和执行力,使机构公务邮件管理规范化[4]。

3.2机构电子邮箱管理

机构电子邮箱是专为机构公务活动设置,其设置和注销要由机构主管人员同意并备案。机构公务电子邮箱有两种类型:一是个人公务电子邮箱,是指授权工作中需要使用电子邮件的员工个人使用账户和使用权的邮箱;二是公共公务电子邮箱,是指机构多人共同使用的邮箱。不管哪种类型,机构电子邮箱只能收发公务电子邮件。机构电子邮箱应由专人进行维护管理,其密码应由信息系统管理人员和公务电子邮箱使用者知晓,他们只有使用权,不能随意更改密码,密码更改应由机构主管人员负责;公务电子邮箱负责人离职、离岗应做好邮箱的交接工作,交接后应及时修改密码;公务电子邮箱的负责人要做好邮件的管理,因为邮箱容量有限,需要及时对邮件进行处理。此外,还要预防病毒,及时更新病毒防护软件,做好安全工作。可以说,电子邮箱管理是机构电子邮件管理的基础。

3.3机构电子邮件形成阶段管理

该阶段的管理就是对机构工作人员创建、发送和接收邮件应遵守的基本管理要求。具体而言,首先,从主题、交流速度和收件人三方面考虑,使用电子邮件是否是最合适的信息交流方式?是否必要[5]?其次,正确撰写电子邮件,包括拟定的主题标题要符合公务性质、简洁明了;尽量在邮件正文中描述所要传达的信息,避免过多地使用附件,如果携带附件,应在正文中对附件内容作简单的介绍。再次,邮件尾部应注明以下内容:发件人姓名或机构名称、电话号码、通讯地址、电子邮件地址等信息。同时,对于保密信息还应加密,并附免责声明,以确保文件不被泄露。这种“前端控制”管理,不仅有利于机构业务处理和工作效率的提高,也便于以后电子邮件的归档管理。

3.4机构电子邮件鉴定

所谓鉴定,就是从公务电子邮件中甄别、确定具有公文性质和文件保存价值的电子邮件的活动过程。为使鉴定工作具有操作性和实际意义,首先要明确电子邮件鉴定的责任者,例如个人公务邮箱的邮件由邮箱的拥有者鉴定,公共邮箱的邮件由邮箱的责任人鉴定,机构内外发送的邮件由发送者鉴定,接收的外部邮件由接收者或相关的负责人鉴定。其次责任人在鉴定电子邮件时可根据以下问题进行判断:此邮件是否在工作中收发?内容和附件是否与工作相关?理论上讲,机构工作人员在工作过程中发送和接收的电子邮件都可视为公务文件[5]。

3.5机构电子邮件归档

3.5.1归档主体和时间。机构电子邮件归档主体要明确,若是组织机构内部创建的邮件,归档主体应是涉及该业务的负责发件人;若是接收外部的,归档主体应是收件人。国外一些国家的机构电子邮件管理政策也有相关规定。关于邮件归档时间,一般在邮件发出或接收到邮件之后,被鉴定为有保存价值的公务电子邮件应尽量即时归档。因为随着时间的推移,邮箱中的电子邮件数量会越来越多,不易查找,而且工作人员也可能会遗忘。但对于一些特殊组织机构,应根据组织机构的工作性质制定归档时间。

3.5.2归档方式。据相关研究得知,国内外机构电子邮件归档方式主要有:打印归档、归档至文件管理系统、归档至电子邮件系统、“双套制”归档等。公务电子邮件在鉴定后,其归档方式可以根据价值的重要程度、所需保管日期的长短来选择。

3.6机构电子邮件的处置

3.6.1邮件保存。电子邮件的保存有三种方式:电子文件保存系统、含有文件保存职能的电子邮件系统和纸质文件保存系统[7]。对电子邮件的重要性进行分级,将重要的、具有长期保存价值的电子邮件归入电子文件保存系统,以相关事务主题建立文件夹,一般一事一夹,将电子邮件进行标识、分类和归档保存,这是国内外较为认可的电子邮件归档保存的首选方式,也是最佳方式;对于价值小、保存时间较短的电子邮件,保存至电子邮件管理系统的文件夹;对具有永久保存价值的电子邮件打印出纸质版,放在纸质文件保存系统中保存,同时将电子版归档保存在专门的服务器上,以保证其安全性。

我国档案行业标准《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T32-2005)规定,公务电子邮件归档时,邮件正文和附件作为整体归档保存[8]。

3.6.2邮件销毁。按照组织机构规定的邮件保管期限,对到期的、无用的公务电子邮件进行处置,即从在线和非在线的存储空间中销毁。需要销毁的公务电子邮件要得到上级主管人员的书面授权,纸质文件保存系统可参照公文档案的销毁规定,对文件进行处置。

3.7机构电子邮件管理相关人员

机构电子邮件管理的相关人员是其管理的主体,发挥着非常重要的作用,是机构电子邮件科学管理的关键。其中,行政管理人员是邮件管理政策的制定者、解释者和指导者;邮件生成人员是电子邮件通讯方式的选择者和内容的撰写者;文件管理人员是在公务电子邮件形成后对其进行归档和管理,使各类公务电子邮件得到妥善处置,为组织机构对历史邮件的利用做好保证。此外,他们还需要根据新情况对管理政策、文件处理流程进行改进,为电子邮件系统的升级和维护提供建议,还要适时对员工开展电子邮件管理培训。信息技术人员主要负责机构电子邮件系统的开发、设计和维护,使电子邮件系统符合组织机构业务活动的需要,满足文档管理的要求。此外,还要负责技术设备的购置和维护,电子邮件邮箱的开设、备份、安全等工作。机构电子邮件的有效管理,需要相关管理人员忠于职守,并且需要密切合作。

4结语

目前,电子邮件已成为政府、企事业单位对内对外进行信息交流的重要方式,邮件文件已成为机构数字信息资源的重要组成部分。从文件生命周期角度研究机构电子邮件的管理,目的是对电子邮件从最初形成到最终销毁或永久性保存的生命过程各阶段提出相应的管理策略,为政府、企事业单位科学管理和高效利用公务电子邮件提供参考。

摘要：电子邮件已成为机构信息交流的方式和信息资源的重要组成部分。本文首先阐述机构电子邮件的含义特点及其管理的必要性,然后从文件生命周期角度,提出机构电子邮件管理的对策和建议。

关键词：公务电子邮件,电子邮件管理,文件生命周期管理

参考文献

[1]公务电子邮件归档与管理规则(DA/T32-2005).[EB/OL].http://www.szai.com/office/show.asp?id=55,2008-09-5.

[2]毛慧芳.浅谈电子邮件的档案功能[J].兰台世界,2009(9):20-21.

[3]卞咸杰.论电子邮件归档中的“法规遵从”原则[J].浙江档案,2012(8):18-20.

[4]肖妍.议电子邮件管理政策的制定[J].山西档案,2005(1):32-34.

[5][6]刘越男,周杰,李竞谊,唐泽阳,蔡弘旸,王子腾.国外典型电子邮件管理政策比较研究[J].档案学研究,2013(2):70-79.

[7]张敏,王顺,徐华,刘盼盼.我国电子邮件归档问题研究[J].北京档案,2013(12):18-21.

篇4：电子邮件信息如何统一管理

邮件管理问题众多

外贸行业有着跟其他行业不同的显著特点，贸易性质多样化、产品结构多样化、业务流程多样化，这些特点决定了外贸行业在邮件管理上很难实现标准化控制。

在大多数纯贸易、来料加工及加工型企业中，邮件管理方面往往存在一些问题。大量来往邮件无法有效整理和分析，询价和报价历史信息没有统一管理，仅靠outlook无法做到按照客户、联系人的要求对项目、报价、合同、服务请求分别归档，导致客户资源浪费。

企业参加展会，获取的大量询盘和客户资料，因缺乏有效和持续的跟踪和挖掘，造成商业机会流失。大量外贸邮件分散于企业员工个人邮箱中，企业高层、部门主管无法及时了解员工联系客户状况，只能通过口头汇报、邮件抄送方式了解跟进情况。

人员流失，完全交接难，重要邮件遗漏，造成客户资源流失。新员工业务不熟练，企业的销售经验无法有效地在内部传递。业务逐年增长，报价、订单流程通过e-mail发送缺乏有效合理的内部控制手段，业务风险增加。

解惑之道

往来邮件，统一存储将所有进出公司的邮件统一存储，尽量在员工个人电脑上不留下任何客户信息。客户来源、联系方式、等级、行业、信用、公司性质、联系人名片等资料统一记录，与客户来往邮件实现自动归档，统一存储。

跟进提醒，提高效率对于需要发出的邮件、需要继续跟进客户的联系记录等,设置下次联系时间,最好运用提醒工具，提醒跟进人员及时处理,避免客户资源浪费。另外，对于公司新进员工，要求其外发邮件需先提交给部门经理或老业务员审核，便于其更快地熟悉业务，也避免由于新人业务生疏造成公司不必要的损失。

邮件群发，做好推广通过群发邮件，做好新产品推广和参展通知。在之前建立客户档案时就需要做好客户信息详细记录，方便按地区、行业、产品需求等分类，使宣传更轻松。

业务检查，全面掌控管理者随时检查业务员工作情况，能及时查看与客户来往工作邮件等重要信息，全面快速掌控客户跟进、业务拓展情况。

链接：

篇5：公司电子邮件使用管理规定

为维护集团及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率、提高各公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

一、总则公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱***@daikho.com.cn。公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1--3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地址。

二管理权限和职责

财务部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。

所有邮箱用户：应熟练使用OA及外部邮箱收发邮件。

三邮箱管理流程

1新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向财务部申报开通，财务部门同时做好登记备案工作。使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由直管领导负责通知财务部执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3对于长时间（超过一个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回。公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。

四邮件使用

1一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送。2禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。

3公司内部日常业务联系沟通应尽量使用OA平台或电话等其他即时联系方式进行，需传递资料等通过邮件发送的，需经分管领导同意并抄送给分管领导，尽量避免越级汇报或大量群发。

4需群发以及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发送。

篇6：电子邮件管理

公司电子邮件管理办法

第一章总则

随着公司信息化建设的发展及互联网络的普及，电子邮件已逐步成为广大员工在工作中进行信息交流和业务往来的主要工具。为加强企业形象宣传，规范公司电子邮件的使用管理，确保公司邮件传输的可靠性、安全性和应用水平，提高公司整个网络的运行效率，以维持邮件服务器的正常运转，特制定本管理制度。

第二章范围

本制度适用于北京博兴宝信息技术有限公司及北京百信弘晟信息技术有限公司内所有使用公司邮件系统的员工。

第三章内容

一、邮件服务器管理

1、行政部统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。

2、公司员工使用电子邮件需要接受行政部的监管，由行政部将部分用户收发电子邮件的副本保存。以便监督、检查和备案。

二、邮件使用管理

1、公司员工以电子邮件对外联系业务时必须使用公司提供的、以公司域名为后缀(如：@bxhs.com.cn)的企业邮件，邮箱用户名的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1-3位识别码。公司对员工邮箱进行统一规划和管理。职员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。

管理制度

2、公司各部门内部及各部门之间进行工作上的沟通时，要求均使用电子邮件形式发送文本或确认结果，利于事后再查阅，可以进入备忘录，也便于管理，归档等。

3、公司员工应根据工作需要，依照公司技术部的电子邮箱申请流程，申请开通电子邮件服务。

4、公司各级员工应根据岗位需求，在获得相关领导批准后，方可向技术部申请开通特定邮件组群的收发权限，并在调离该岗位或离职时，由人事行政部及时通知技术部注销此权限。

5、每封电子邮件在对外发送时其附件大小不能超过10MB，从外部接收的邮件其附件大小不能超过1.5MB，否则将无法正常收发，或导致公司邮件网络堵塞、瘫痪。

6、在公司范围内群发电子邮件时，如附件大小超过规定范围，切勿将附件粘贴在邮件中，应将其粘贴在“公司共享文件夹”中，并在邮件中说明访问附件的地址链接。

7、不要打开一些不知名的、或有可疑的邮件，这样有可能造成病毒入侵公司网络，给公司造成直接的经济损失。

8、严禁使用电子邮件群发与工作无关或带有娱乐性质的邮件。如确实需要在公司内召集、组织集体娱乐活动譬如球赛、集体出游等等，请将该邮件发送人事行政部负责人，由其负责群发。

9、严禁跨部门群发邮件，以免干扰其他部门的正常工作秩序。

10、严禁使用电子邮件群发供应简历邮件，类似“请给某某推荐工作”，除非是给HR推荐工作。征求简历邮件，允许在部门内部群发。

11、员工收到公司群发的邮件后，严禁全部答复该邮件组群，以免给其他人员的工作造成干扰。

12、发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。

（1）秘密级：需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。

（2）机密级：由部门经理签字同意，将发送的资料交行政部审核、存档，并由行政部负责发送。

（3）绝密级：禁止在网上发送。

第四章责任说明

管理制度

1、员工应及时修改初始密码，并对邮箱帐号和密码的安全负责。员工不得自行把自己的邮箱帐号提供给他人使用，须经常改变邮箱密码以防邮箱被他人盗用。若发现有任何非法使用自己的帐号或存在安全漏洞的情况，应立即通知技术部门妥善处理。

2、员工必须每日至少查看三次（上班后、中午、下班前）电子邮箱，以便及时接收邮件。若遇外出或工作忙时，可设置邮箱转发其他邮箱（139移动手机邮箱，或者126、163已绑定手机的邮箱），以便短信通知接收邮件（设置-高级功能-自动转发）。

3、员工的电子邮箱只限工作交流使用，严禁传播中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的，以及淫秽、反动等违犯国家法律法规的内容。

4、严禁员工利用工作之便，向内外部无关人员发送涉及岗位或公司机密的信息资料。

第五章违纪处理

1、对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIDMAIL下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度，处于500-1000元的罚款。

2、转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件，以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现降薪500处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。

3、在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款200元。

4、任何使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现视情节严重，处以扣除全年绩效奖金直至辞退的处理，造成恶劣影响或损失严重的，公司还将已发追究其法律责任。任何违犯上述规定的行为，视为破坏公司正常的工作秩序，一经发现并核实，给予通报批评，并给予行政处分。

第六章附则

1、本制度由行政部负责制定、实施、修改和解释，经总经理批准后实施，修改时亦同。

篇7：电子文件归档与电子档案管理规范

2007-01-15 09:28范围

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义

本标准采用下列定义。

3.1 电子文件 Electronic Records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2 电子档案 Electronic Archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3 逻辑归档 Logical Filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4 物理归档 Physical Filing

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则

4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。

4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累

5.1 收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2 收集积累要求

5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保

留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。

5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。

5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。

5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。

5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.3 收集、积累方法

5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A

5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。

5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。

5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理

6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

7.1 归档范围

电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

7.2 归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.3 检测

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.4 归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

7.4.1 有效性和完整性鉴定

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.4.2 保管期限的划分

电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。

7.5 归档要求

7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。

7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。

7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。

7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。

7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。

7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。

8.1 检验

8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

8.1.2 检验项目

8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。

8.1.2.2 有无病毒。

8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。

8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

8.2 移交手续

验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

8.3 保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。

8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

8.4 有效性保证

8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

8.4.4 定期检验结果应填入电子档案管理登记表，见附录D。

8.5 利用

8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

8.5.2 利用时使用拷贝件。

8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.6 电子档案的鉴定销毁

8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

8.7 统计

篇8：电子文件、电子档案的特点与管理

(一) 信息传递快

经济全球化把世界上不同国度、不同角落从事经济活动的人联系在一起。世界并不陌生, 也不显得遥远, 经济活动个体在短时间内就能了解自己的商务活动并作出反应。电子信息通过网络既可单向传播, 也可多向分散, 由电子信息生成的电子文件成为传播信息的重要渠道且波及面广, 无论是世界经济活动的前沿报道, 还是某一项经济法规的公布都可以通过电子文件公布出来, 很短时间内世界上便可晓得经济的最新进展。在没有电子文件、没有电子信息之前, 可以想象让全世界了解某项重要经济活动的运行、发展几乎是不可能的。

(二) 一体化趋势强

电子文件、电子档案具有记录范围广、传递信息快、保存方便的优势, 它不仅能纵向形成某项经济活动的纪要, 更能从横向范围内把反映某项经济活动议题影响的价值信息快速记录下来。电子文件、电子档案从记录的完整角色看, 更能充分做到“横不缺项、纵不缺限”, 无论是从时间角度还是空间角度都是完整、一体的发生作用。经济全球化也不是单向的, 国家之间、公司之间甚至个人之间进行的经济活动从对话到最后达成协议并不是孤立的发生作用, 它必然或无形中影响到其他国家或民众的关注。特别是关系国计民生的重要国际会议议题, 如改善卫生服务、改善居住环境、加快扶贫等一系列问题都会使其他国家或民众作出反应并出台相关政策应对经济形势的变化。从这层意义上讲经济全球化又是一体化的过程。电子文件、电子档案记录内容的完整性、一体化与经济全球化相对称, 它对国家根据国际形势变化探究经济趋势、推定经济走向、制定经济法规能产生重要影响, 对国家在经济全球化中开展国际竞争提供了更为宽广的信息来源。

(三) 保存与查询

经济的发展带动了档案工作的变革, 传统的纸质档案已不能完全适应经济形势的变化, 电子文件、电子档案通过网络变得更加便捷, 且保存简易。一旦纸质档案丢失, 便可通过电子文件和保存的电子档案进行查询, 尤其是当发生重大自然灾害, 如暴雨、雷电、地震等灾难时, 纸质档案一旦完全被毁, 如有电子档案异地备份保存, 只要进行原始电子文件恢复, 将起到其他方式再现历史不可替代的作用。特别是国家在经济全球化趋势中应对经济纠纷, 如有电子文件、电子档案保存, 它将会给国家提供法律依据, 打赢国际官司、挽回经济损失功不可没。

二、电子文件、电子档案的管理

(一) 提高认识, 加强领导

档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料, 是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具, 是一个国家或地区历史文化财富的重要载体。伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案, 同传统的纸质文件、档案一样, 都是首都重要的信息资源和珍贵财富。各地区、各单位应提高对保存电子文件和电子档案重要性的认识, 加强对电子文件和电子档案工作的领导, 将电子文件和电子档案的管理纳入本地区、本单位的信息化建设规划。健全档案工作网络, 将对电子文件形成及管理全过程的要求相应纳入各级领导、电子文件形成部门和档案部门或人员的职责范围, 确保电子文件和电子档案的真实、完整及有效性。

(二) 做好办公自动化系统的开发设计和应用工作

各地区、各单位在开发设计办公自动化系统时, 应统筹考虑电子文件归档和电子档案管理问题。档案部门或人员应在系统开发设计人员的技术指导及对办公自动化环境下文件形成全过程充分调研的基础上, 全面、准确地提出电子文件归档和电子档案管理的功能需求。同时, 在办公自动化系统开发与应用的整个过程中, 系统开发设计和维护人员要与档案部门或人员密切合作, 以保证办公自动化环境下电子文件和电子档案的有序形成和安全保存。

(三) 及时做好电子文件的归档和电子档案的移交工作

各单位应将具有凭证和参考价值的电子文件纳入归档范围, 并在归档电子文件时, 同时归档同版本的纸质文件及保证电子文件长期可读的相关数据和背景信息。档案部门或人员负有对本单位电子文件形成、积累、整理、归档工作的监督职责。各单位还要按照同级国家综合档案馆的要求, 定期向同级国家综合档案馆移交电子档案。

(四) 加强人才队伍建设

篇9：电子邮件管理

“随着邮件服务成为生产系统的一部分，稳定性已经成为用户对邮件应用的关键需求。”近日，专业邮件系统整体解决方案提供商Mirapoint中国区首席代表牛正人表示，随着客户规模扩大，客户需要系统能够平滑扩容，以保护先前的投资。“正如交换机、路由器、防火墙等设备一样，电子邮件服务器不应该还是復杂的系统，而应该是一个标准的、简单易用的电子装置。”牛正人说。

这也是Mirapoint第三代邮件系统的基本理念。Mirapoint亚太区市场总监曾荣锦告诉记者，Mirapoint第三代邮件系统采用了“专门为邮件应用而优化的硬件设备”，实现了集数据存储、服务器硬件、操作系统、应用程序、管理监控于一体的硬件解决方案。同时，Mirapoint 的全系列产品分别提供了邮件安全、邮件路由、邮件访问、邮件归档、邮件备份、PushMail 等全套功能，真正为客户提供一站式的邮件整体解决方案。

篇10：电子政务电子认证服务管理办法

（试行）

第八条电子认证服务机构跨区域建设注册审核系统，应当经所服务的省、自治区、直辖市密码管理里部门批准

第九条中央和国家机关有关部委原则上不再建设延伸到省、自治区、直辖市的电子认证基础设施。确有特殊需要的，在提供已建电子政务电子认证基础设施不能满足其电子认证需要的相关证明后，经国家密码管理局批准可以建设相应的电子政务电子认证基础设施。

第十条电子政务电子认证基础设施运行过程中，如有不符合本办法第六条规定的情形，应当及时整改，并报国家密码管理局重新审查。

第十一条电子政务电子认证基础设施进行技术改造，可能对其功能或者安全性造成影响的，改造前报所属省部密码管理部门备案，改造完成后报国家密码管理局审查通过，方可投入运行。

第十二条电子认证服务机构应当建立电子政务电子认证基础设施运行管理制度、安全访问策略、软件控制流程、内部审计机制，以及完善的灾难恢复和应急响应机制，保障安全运行。

第十三条电子认证服务机构按对电子政务电子认证基础设施进行安全性评估，并对发现的问题进行整改。涉及技术改造的，按照本办法第十一条规定执行。安全性评估和整改情况报所属省部密码管理部门备案。

第三章服务机构

第十四条电子认证服务机构应当承担以下责任：

（一）制定本机构的电子政务电子认证服务业务规则，包括责任范围、作业操作规范、安全保障措施等事项，并在服务范围内予以发布；

（二）建立相应的服务队伍，制定相应的服务规范，提供安全可信的认证服务；

（三）保障电子政务电子认证基础设施的安全可靠运行；

（四）加强对从业人员的安全保密、职业道德和岗位技能培训。

第十五条电子认证服务机构应当具备以下条件：

（一）事业法人或者取得电子认证服务许可的国有控股企业法人；

（二）具有经国家密码管理局批准的电子政务电子认证基础设施；

（三）具有与从事认证服务相适应的专业技术人员、运行维护人员、安全管理人员和服务人员；

（四）具有与认证服务相适应的运行服务、应用支持和安全保障等机制；

（五）法律法规规定的其他条件。

第十六条面向企事业单位、社会团体、社会公众提供服务的电子认证服务机构，应当取得国务院信息产业主管部门颁发的（电子认证服务许可证）。

第十七条国家密码管理局组织开展认证服务能力评估，发布（电子政务电子认证服务机构目录）。

第十八条电子认证服务机构申请进行认证服务能力评估时，应当向所属省部密码管理部门提交以下材料：

（一）书面申请；

（二）事业单位应当提交组织机构代码证书、法人证书以及其他相关证明文件的复印件；企业应当提交组织机构代码证书、营业执照、（电子认证服务许可证）、公司章程以及其他相关证明文件的复印件；

（三）电子政务电子认证基础设施经国家密码管理局批准的证明材料的复印件；

（四）专业技术人员、运行维护人员、安全管理人员和服务人员的资格证明材料；

（五）本机构的电子认证服务业务规则；

（六）运行服务、应用支持和安全保障等机制的相关材料；

（七）国家密码管理局规定的其他材料。

第十九条省部密码管理部门应当对电子认证服务机构提交的材料进行审查，并在收到材料之日起十个工作日内向申请人告知审查结果。审查通过的，应当在审查通过后五个工作日内，将全部材料报国家密码管理局。

第二十条国家密码管理局应当自收到省部密码管理部门报送的材料之日起三十个工作日内，组织对电子认证服务机构进行能力评估。通过评估的，由国家密码管理局出具通过能力评估的证明文件，并将电子认证服务机构列入（电子政务电子认证服务机构目录），未通过评估的，书面通知申请人并说明理由。

第二十一条电子认证服务机构应当提供以下服务内容：

（一）数字证书的申请、签发、更新、延期、恢复、撤销等证书生命周期管理服务；

（二）数字证书信息查询服务及数字证书状态信息查询服务；

（三）为数字证书用户提供使用支持服务；

（四）为政务部门提供数字证书统计、查询、下载等支持服务，以及与电子政务系统的数字证书应用集成支持服务；

（五）提供数字证书相关培训。

第二十二条电子认证服务机构应当按照本机构发布的电子认证服务业务规则开展认证服务。

第二十三条电子认证服务机构跨区域提供服务的，应当接受所服务区域的省、自治区、直辖市密码管理部门的监督管理。电子认证服务机构应当将拟开展服务的范围和对象等情况，提前是个工作日书面告知所服务区域的省、自治区、直辖市密码管理部门；在开展认证

服务后二十个工作日内，应当向所服务区域的省、自治区、直辖市密码管理部门备案。办理备案时，提交以下材料：

（一）本机构开展认证服务活动的情况，包括服务范围、服务对象、服务时间等；

（二）国家密码管理局出具的通过能力评估的证明文件的复印件；

（三）本机构的电子认证服务业务规则，以及运行服务、应用支持和安全保障机制的相关材料。

第二十四条电子认证服务机构应当采用符合国家相关法律法规要求的载体，完整记录、妥善保存与认证相关的信息，并承担保密责任。面向企事业单位、社会团体、社会公众的电子政务电子认证服务，信息保存期为证书失效后五年；面向政务部门的电子政务电子认证服务，信息保存期为证书失效后十年。

第二十五条电子认证服务机构应当建立信息安全管理机制，制定相关资产、人员、物理环境等的安全策略，落实安全管理岗位和职责，并对安全策略的执行情况进行监督检查。第二十六条电子认证服务机构应当建立业务连续性计划，并定期开展业务风险评估，依据评估结果对本机构的电子政务电子认证服务业务规则及时进行修订，并在服务范围内予以发布。业务规则的修订，不应当降低电子认证服务机构的服务能力和水平。

第四章服务应用

第二十七条电子政务信息系统应当根据业务需要采用的电子认证服务。

第二十八条政务部门应当那个从（电子政务外网电子认证服务机构目录）中选择电子认证服务机构提供服务。

第二十九条电子政务信息系统建设应用过程中采用电子认证服务，应当遵循国家密码管理局制定的相关标准规范。

第三十条申请使用电子政务数字证书的机构和个人，应当向电子认证服务机构提供合法、有效的证明材料。

第三十一条数字证书所有人应当妥善保管数字证书及其密钥。数字证书载体丢失或密钥失控时，数字证书所有人应当立即向电子认证服务机构报告，由电子认证服务机构撤销其数字证书。

第五章监督管理

第三十二条电子认证服务机构应当在美奶奶1月31日前，向国家密码管理局提交上一的电子政务电子认证基础设施运行管理和认证服务情况报告。

第三十三条国家密码管理局按对电子认证服务机构的服务能力进行评估，不定期对电子认证服务机构的相关情况进行现场检查。

第三十四条电子认证服务机构应当根据评估情况和现场检查情况，在规定期限内对存在的问题进行整改，整改期限内不得开展新的电子政务电子认证服务业务。

第三十五条电子认证服务机构有以下情形之一的，国家啊密码管理局责令其停止服务，并经该机构从（电子政务外网电子认证服务机构目录）中撤销；

（一）未依照本办法开展认证服务活动并造成恶劣影响的；