[原创]员工入职的法律风险防范

2024-05-19

[原创]员工入职的法律风险防范（共2篇）

篇1：[原创]员工入职的法律风险防范

[原创]人力资源管理之：员工入职的法律风险防范

近几年来，我们力求通过对企业人力资源管理者进行培训，以期帮助企业规避人力资源管理方面的法律风险。通过我们的努力，取得了满意的效果，不少人力资源管理者正在逐步改变观念，不再是一味盲目追求效率了，大家已经对人力资源管理的合法性开始重视了。事实上，在《劳动合同法》背景下，依法进行人力资源管理，使企业尽可能的避免人力资源法律风险是大势所趋，势在必行。

新员工入职是企业人力资源管理最最初的环节，也是企业最先可能遭遇到的法律风险时间点。在企业员工招聘面试和录用阶段要善用知情权，详细了解应聘人员的学历，工作经历，工作能力，身体健康等方面的基本情况。

但是，企业不能侵害应聘人员的隐私权，不能征询与劳动合同无关的，诸如恋爱、婚育、家庭情况等方面的隐私问题。

企业应当在员工报到时与其签订劳动合同，迟延订立劳动合同有可能存在双倍工资的法律风险。有些企业或人力资源管理者认为企业没有签订劳动合同，企业与劳动者的劳动关系就没有建立，其实这一观点是错误的。

事实上，在企业劳动关系管理中，最先遇到的环节就是员工与企业建立劳动关系。劳动关系的建立是全部劳动关系权利义务配置的前提，也是此后劳动关系存续中权利义务责任确定的基础。劳动争议的产生或者说法律风险的出现，第一个节点就在劳动关系的建立上。

根据《劳动合同法》第7条规定：“用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。”因而劳动关系建立的前提是用人单位实际用工，而非签订劳动合同。劳动关系的建立是一种事实上的客观情况，与劳动合同是否签订没有关系。

在人力资源管理实践中，用人单位往往不太重视入职环节的相关细节，这样就容易使我们面临法律风险和承担不必要的赔付成本。比如，在员工录用的时候，用人单位没有设置相关的录用条件或岗位说明书，使得在试用期解除劳动合同变得困难。还有，用人单位没有做好员工入职前的调查，往往难以避免有些与前任用人单位订立了竟业限制协议的劳动者被录用到公司来，这样公司就遭遇到了法律上的风险。

因此，员工入职时的风险防范很重要，一定不能掉以轻心。首先我们在招用员工时，一定要明确界定录用条件，并公示录用条件。

其次，要用好企业的知情权。根据《劳动合同法》的规定，劳动者在订立劳动合同时应遵循诚实信用原则。劳动者应如实向企业告知其学历、工作经历等，企业也要用好知情权，充分了解员工，将法律风险控制在劳动合同订立之前。

第三，在充分了解入职员工的相关情况时，要把录用条件，入职要求等明确在合同中进行约定，让入职员工对录用条件也有充分了解，并签订书面劳动合同。第四。根据人力资源管理实践和司法实践，建议用人单位与劳动者签订劳动合同时，让员工写好入职承诺，并提交与前任用人单位之间的离职证明文件。

第五，身份审查也十分重要，要严格审查劳动者是否未成年人，是否达到了入职的年龄条件，避免使用童工的法律风险。

篇2：[原创]员工入职的法律风险防范

一、录用条件和招聘条件

（一）录用条件的重要性

《劳动合同法》第三十九条劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：

（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；

录用条件是用人单位在试用期内解除劳动合同的法律依据。

（二）设计录用条件注意事项第一，录用条件不能歧视第二，录用条件要明确

第三，录用条件要便于操作

第四，身体健康应当写入录用条件

（三）录用条件的载体

首先，招聘广告就是录用条件的第一个载体。

招聘广告受字数限制，一般不能将录用条件全文刊登，只能将最基本的录用条件列在招聘广告中，这个在招聘广告中登载的最基本的录用条件我们称之为招聘条件。

招聘条件与录用条件是有区别的。

其次，劳动合同是录用条件的又一个载体。

（四）录用条件的保存

用人单位必须留存录用条件和招聘广告。

总之，录用条件是员工招聘入职环节风险防范必须重视的一项工作。

二、了解劳动者的基本情况

用人单位招聘员工需要了解员工的情况，员工必须如实说明，其法律依据如下：《劳动合同法》第八条用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。

《社会保险法》第七十四条社会保险经办机构通过业务经办、统计、调查获取社会保险工作所需的数据，个人应当及时、如实提供。

（一）第一种了解方式——让劳动者填写《入职登记表》设计详尽的《入职登记表》可以有效防范法律风险，《入职登记表》应有以下信息：

1、基本信息

姓名、出生年月、性别、国籍、宗教、民族、婚姻状况、身份证号码

2、教育背景信息

教育经历、专业、学历、学位、专业资格证书、专业职称、技术操作水平、特有的专长、爱好和从事特殊岗位资格证明

3、工作经历信息

4、通信地址以及家庭成员、紧急联络人信息

5、入职信息

6、健康信息员工招聘入职法律风险防范

（1）是否从事过井下、高空、高温、特别繁重体力劳动以及有毒有害工种（2）是否曾被认定工伤、诊断患有职业病或持有残疾人证明

（3）是否被劳动能力鉴定委员会鉴定为具有伤残等级以及何级伤残（4）是否有传染性疾病

（5）最近6个月内接受过的医学检查与治疗情况

（6）本单位指定时间、指定医院、指定项目的体检结果情况注意：建议将体检前置，先体检后面试。

7、前工作单位信息、前工作单位信息

离职原因、离职时间、就业现状、是否兼职、是否与前工作单位约定有保密协议与竞业限制协议、是否与前工作单位有未尽法律事宜

8、其他信息、其他信息

参加工作时间、累计工作时间、是否有连续工作12个月的事实、是否享受过婚假、是否正处在三期中、应聘信息来源

9、声明信息、声明信息

A、员工确认，单位已如实告知工作内容、工作地点、工作条件、职业危害、安全生产状况、劳动报酬以及员工要求了解的情况。

B、员工提供的个人信息、学历证明、资格证明、身份证明、工作经历等个人资料均真实，员工充分了解上述资料的真实性是双方订立劳动合同和单位为本人参加社会保险的前提条件，如有作假或隐瞒，属于严重违反单位规章制度，同意单位有权对劳动合同做无效认定处理，单位因此遭受的损失，本人承担赔偿的责任，本人因此遭受损失，由员工本人承担。

C、员工本人确认，本表所填写的通信地址为邮寄送达地址，单位向该通信地址寄送的文件或物品，如果发生收件人拒绝签收或其他无法送达的情形的，员工同意，从单位寄出之日起视为单位已经送达。本人同时确认，本表所填写的通信地址发生变动的，本人必须在三日之内告知单位，否则，导致单位的文件或物品无法送达本人的，视为已送达。

D、本人授权用人单位以及其第三方代表采用背景调查等手段，调查本表中的各项信息，并免除因此产生的一切责任。

10、员工签字信息

为做好证据固定，要在《入职登记表》的每一页的最下方设置员工签字信息栏。

11、员工提供的证件或证明资料

为配合《入职登记表》的作用，需要员工提供以下的证件或证明资料： 1）提供身份证原件及复印件

2）提供学历、学位、资格证书的原件及复印件 3）提供用人单位指定医院出具的体检证明的原件

4）提供解除（终止）劳动关系证明、大学生报到证、就业失业证、单位同意兼职的文件等原件

对于劳动者提供的相关证书，经HR进行核对无误后，让劳动者在复印件上签署“与原件一致，由某某提供，年月日”及签名确认。

12、入职登记表保存时间

《入职登记表》属管理用表，起多项作用，非一次填写，有的项目要在上岗以后填写，伴随员工劳动关系存续期间使用。

员工离职的，随劳动合同书一并保存至劳动关系终结后二年。入职登记表小结员工招聘入职法律风险防范

入职登记表有以下作用：

一是可以全面了解劳动者的基本情况信息；

二是可以跳出简历，统一格式，便于统一标准筛选应聘者；

三是填表时对所填内容的责任有所声明，一般情况下劳动者不敢乱填。四是对于未来可能的劳动争议，此表会使用人单位处在有利地位。

（二）第二种了解方式——核实了解：对劳动者提供的证据进行审验

用人单位可以通过上网查询以下信息用人单位可以通过上网查询以下信息全国公民身分证号码查询中心全国高等教育学生信息网，能查询2001年后的大专以上的毕业证书。

（三）第三种了解方式——当面了解：对劳动者进行面试当面了解：

从法律风险防范角度看，面试提问注意不要问与工作无关的性别、宗教、民族问题，不要涉及个人隐私的话题，只问与工作有关的问题。

如果求职者自愿谈及与工作无关的问题，面试者应将话题巧妙地拉回到正题上。

（四）第四种了解方式——实际了解：对劳动者进行背景调查

1、谁来进行背景调查有二种选择

第一，企业人力资源部门自己进行调查。

亲自调查优点是调查人员更了解企业的需要，并能节约成本。缺点是个人主观色彩较浓，调查不够客观。

第二，外包给比较专业的第三方调查公司。

建议对比较高级的职位，特别是有海外背景的候选人，交给专业的第三方来做。其它职位选择自行调查。

2、何时进行背景调查（1）入职前背景调查（2）入职后背景调查

建议对于大部分的职位，采取入职前背景调查，防范于未然；对于公司紧急招聘的职位，可以入职后再补上背景调查。

3、背景调查的内容

—对最基层的员工可以仅仅做身份证识别和犯罪记录核实。

—对初级专业职位例如文员、助理一类，需要加上教育背景的核实。

—对高级专业职位，包括核心技术人员、高层管理者，则需要全面的调查，包括各种专业资格证书的核实、海外经历核实、是否陷入各种法律纠纷、是否在媒体中有负面报道、在前任雇主的详细的工作表现和真实的离职原因

—对于一些特殊性质的职位，例如法务、财务相关工作，无论职位高低，都需要进行最全面最严谨的调查。

4、如何具体操作背景调查（1）犯罪记录核实

（2）工作经历真实性的核实

（3）工作具体表现调查员工招聘入职法律风险防范

（五）关于求职登记表、应聘登记表、入职申请表、入职登记表、录用登记表建议从头至尾一表到底使用《入职登记表》一个表，便于管理。

三、录用通知

（一）录用通知的法律效力

用人单位向劳动者发出的录用通知，属于合同法规定的要约，而劳动者向用人单位作出了同意应聘的意思，则构成了承诺，至此，民事合同关系成立，受《合同法》保护，对双方均产生约束力。也就说，录用通知是具有法律效力的。

（二）录用通知发出的时间

用人单位应当在什么时间发出录用通知

从防范法律风险的角度上讲，录用通知的发出时间，应当在劳动者体检和面试都合格后，才能向劳动者发出。

（三）录用通知的撤销

（四）录用通知的失效设定

第一，劳动者在收到录用通知之日起一定时间内未明确作出承诺的，录用通知自动失效。

第二，录用通知应当在劳动合同正式签订后自动失效。

（五）录用通知内容

1、礼节性客气用语：祝贺、欢迎

2、收到录用通知后，如果同意录用，在指定的时间内将签名后的录用通知传真至用人单位。

3、报到的时间

4、报到的地点

5、报到需提供的材料

6、报到注意事项

7、失效设计

8、其他事项

9、用人单位的名称

10、盖章和通知时间

四、签合同建名册办保险

（一）签合同

《劳动合同法》强化了不签订书面劳动合同的法律责任，即用人单位在双方建立劳动关系之日起超过三十天未与劳动者签订书面劳动合同的，劳动者有权要求支付双倍工资，超过1年时间没有签订书面劳动合同的，视为双方已签订无固定期限劳动合同。

1、法律设计了三个签订劳动合同的时间、法律设计了三个签订劳动合同的时间员工招聘入职法律风险防范

（1）用工前订立劳动合同（2）用工当天订立劳动合同

（3）用工后一个月内订立劳动合同

2、劳动合同文本

劳动合同不可缺少的九个必备条款：《劳动合同法》第十七条第一款劳动合同应当具备以下条款：(一)用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；(二)劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；(三)劳动合同期限；(四)工作内容和工作地点；(五)工作时间和休息休假；(六)劳动报酬；(七)社会保险；(八)劳动保护、劳动条件和职业危害防护；(九)法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。

（二）建名册

《劳动合同法》第七条用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。

建立职工名册的对象包括所有与用人单位建立劳动关系的劳动者，即用人单位以各种形式招用的劳动者(合同工、劳务工、非全日制工等)，其内容一般包括劳动者的姓名、性别、民族、出生年月、文化程度、职务、级别等。

（三）办保险

社会保险登记的规定：《社会保险法》第五十八条用人单位应当自用工之日起三十日内为其职工向社会保险经办机构申请办理社会保险登记。1.首次参保职工如何办理新建个人档案

新招用员工如果在“金保”系统中无微机档案（即无个人编号），需要通过网上申报系统建立个人微机档案。操作方法：

（一）点击“个人档案申报”菜单下的“个人建档”，进入个人建档页面。

（二）点击“个人建档申请新增”。选择户籍类别、证件类型、输入身份证件号码，点击“校验”，系统通过身份证件号码进行合法性和未参保验证。校验通过的，据实输入个人档案的有关项目后，点击“保存”。注意事项：

1.“户籍类别”填写规则：若职工户口为大连地区的则选择“本地”，非大连地区户口选择“外地”；身份证号码最后一位若是“X”，必须输入大写“X”。2.个人新建信息页面中，单位填写时需注意带红色*为必填项，其它“人员基本信息”和“人员参保信息”也应准确填写（直接关系到用工备案的相关基本信息）。3.如果参保职工需要参加农民工工伤、医疗保险（两险），建档时在“身份临时标识”处应选择“农保农民工”；反之选择“非农保农民工”（五险）。4.“用工形式”填写规则：若户口为农业户口则选择“农村合同制工人”（失业保险不缴纳个人 1%部分）；若户口为城镇户口则选择“城镇合同制职工”)；

（三）社保中心初审即生成个人编号后（点击“个人建档”，输入身份证件号码等查询条件，点击“查询”，页面显示审核状态），用人单位办结新录用员工的用工备案后，社保中心再进行二次审核。审核通过后，个人档案建立成功。个人建档数据在初审未审核（即未生成个人编号）情况下可以删除。员工招聘入职法律风险防范

2.已参保职工如何办理转入接收

当原用人单位已将参保职工转出至新参保单位时，新参保单位可以通过网上申报系统直接办理转入接收。操作方法：

（一）在“个人档案申报”菜单下点击 “人员变动”。

（二）点击“人员变动申报”。在“申报变更类型”处选择“系统内转入”。系统会自动检索出该单位下的所有待转入人员（无待转入人员时提示“查询不到可以转入的人员信息”），点选需要转入本单位人员前的复选框，同时确认该人员是否需要缴纳采暖费（需要缴纳时，在“采暖费”复选框中选择“参加”）。确认无误后，点击“确定”按钮。

（三）社保中心审核，审核通过的，参保职工个人档案转入新参保单位。点击“人员变动”，输入个人编号等查询条件，可查询审核状态（当“养老审核标识”为“审核通过”时为转入成功）。

3.参保关系在临时户人员如何转入

用人单位新招用的参保职工其个人档案在市内及县区经办机构临时户（市内及保税区81880009、高新园区31880009，旅顺L1880009、金州J1880009、普兰店P1880009、瓦房店W1880009、庄河Z1880009、长海C1880009，长兴岛11880009，花园口21880009）时，当办结新增员工的用工备案后，可以将参保职工个人档案从临时户中直接办理转入。操作方法：

（一）点击“个人档案申报”菜单下的“临时户人员转入”。

（二）点击“临时户人员转入申报”，输入个人编号，查询确认人员信息后，点击“转入”。

（三）社保中心审核，审核通过的，参保职工个人档案转入临时户。点击“临时户人员转入”，输入个人编号等查询条件，可查询审核状态（当 “审核标志”为“审核通过”时为转入成功）。

4.如何网上申报缴费基数

参保单位在每年六月份申报本单位职工上一自然的月平均工资总额，以便确定新社保参保职工的各项社会保险缴费基数。

（一）单个参保职工的基数申报操作方法：

1.点击“个人档案申报”菜单下的“个人基数”。2.点击“个人基数申报”，输入个人编号，点击“查询”后，可查询该职工各社保的缴费基数。选择“社保”，输入“工资”，点击“确定”。3.社保中心审核，审核通过的，基数申报成功。点击“个人基数”，输入个人编号等查询条件，点击“查询”，可查询审核状态（当“审核标识”为“审核通过”时基数申报成功）。

（二）单位批量基数申报（单位参保人数较多，可采取工资报盘形式批量进行基数申报）操作方法：

1.点击“个人档案申报”菜单下的“个人基数”。

2.点击“工资报盘工具下载”保存到电脑桌面，然后点击“工资基数报盘文件下员工招聘入职法律风险防范

载” 保存到电脑桌面(文件名称为单位编号)。3.双击已存于电脑桌面中的“工资报盘工具”。4.用“工资报盘工具”打开“工资报盘文件”（点击左上角文件→打开按钮）。5.双击带有单位编号的文件，在“工资”处填写个人工资，点击“保存”。6.点击“新工资报盘文件上传”，“浏览”后找到有单位编号的文件，点击“上传”。7.系统提示“文件上传成功”，显示申报结果。

8.社保中心审核，审核通过的，基数申报成功。点击“个人基数”，输入申报起止时间等查询条件，点击“查询”，可查询审核状态（当“审核标识”为“审核通过”时基数申报成功）。注意事项：

用人单位已经申报职工工资并由社会保险经办机构审核生成缴费基数后，经查实，职工工资申报有误，需重新申报的，由用人单位填写《大连市企业职工社会保险基数调整表》，持需重新核定缴费基数的职工工资单（或已经基金征缴窗口盖章确认的原《大连市企业职工社会保险缴费基数申报表》、劳动监察支队出具的限期整改指令书、社保稽查部门出具的《社会保险稽核检查结论表》），到基金征缴部门经办窗口申报变更职工某一社保缴费基数。

五、招聘的其它法律问题

（一）劳务派遣用工的法律问题一是劳务派遣被滥用。

二是逆向劳务派遣——员工身份被动变为了劳务工三是同岗位劳动者同工不同酬四是职业发展空间受到局限五是社会保险不到位

六是劳务派遣员工维权难度大

七是又形成了新的用工二元结构八是劳务派遣单位过多过滥

新法解读之一：劳务派遣准入门槛提高了

新法解读之二：劳务派遣必须取得劳动部门的许可新法解读之三：增强了同工同酬的可操作性

新法解读之四：具体界定了临时性、辅助性、替代性新法解读之五：加大劳务派遣违法成本

新法解读之六：新法于2013年7月1日起施行新法解读之七：调整分配办法，重新办理登记

（二）高等学校毕业生就业协议书

（三）不得实施就业歧视

《就业促进法》第三条劳动者依法享有平等就业和自主择业的权利。劳动者就业，不因民族、种族、性别、宗教信仰等不同而受歧视。