公司会议团体接待程序

公司会议团体接待程序（共5篇）

篇1：公司会议团体接待程序

会议团体接待程序

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生效日期

第 页

共

页 一、目的：

为更好地拓展客源，巩固酒店的稳定客户群体，特制定本会议团体接待程序，以作为酒店日常会议团体接待的依据。

二、范围：

凡任何客户委托在酒店内召开之会议，均依此程序执行。

三、权责：

3．1 接受会议预订及报价：销售代表

3．2 商定价格及订立会议合同：销售代表

3．3 会议价格及合同审核：销售部经理

3．4 会议合同条款实施通知：会议接待员

3．5 会议具体实施部门：酒店各有关部门

3．6 会议后信息反馈评估部门：销售部

四、定义：无

五、作业流程图（如附件一）

六、作业内容 6．1 酒店内所有会议团体接待均由销售部负责接受预订、接待，各部门若接受各

类会议信息，应及时告知销售部。

6．2 销售部制定各类房价、场租费等相应权限，并派销售代表进行各类会议信息

收集，同时与各目标客户进行联系，了解其需求。

6．3 销售代表根据其会议类型、规模、价格等要求迅速进行可行性评估，与各相

关部门进行简单探讨，确认该会议是否予以接待，可行后即在所给予相应权

限范围内报价，超过权限则请求部门经理审核后再予报价。大型及重要会议

可报总经理审核，若审核不通过，则应重新拟价。

6．4 销售代表在确定各种价格、要求后，交与客户确认。

6．5 销售代表根据客户已接受的报价内容及进一步协商结果，与会务方订立会议

合同书（附件二）。

6．7 会议合同书中应注明会议名称、时间付款方式及用房、用餐、会场、宣传品、娱乐等各项要求，要求较为复杂的，在备注上加以注明。

6．8 销售代表拟好会议合同后，须经销售部经理审核，当销售部经理不核准时，应修改其内容，重新拟定合同 6．9 当销售部经理核准后，销售人员方可将合同送交客户。

6．10 当客户不接受合约中的所有条款时，销售人员应与客户进一步协商，重新拟

定新的合约，依上述办法办理。

6．11 当客户接受合约中的条款时，双方签署合约，一式两份，双方各保存一份，合约签署后，销售代表应对合约的执行情况进行追踪，以确保合约的顺利执行。

6．12 销售代表将会议要求、价格等事宜制作会议接待通知单（附件三），由销售

部经理核准签字。

6．13 销售部确立一会议团队接待员，负责会议期间一切事宜，并由其将会议接待

通知单发至会议各相关部门，并由各部门经理签字收取，在必要时回复意见。

6．14 销售部会议接待通知单须向各相关部门通知事宜（附件四）。

6．15 会议实施前若有变动事项，会议团队接待单上加盖“变更章”，由销售部经

理审核后通知各相关部门，并在会议召开前 10 小时准备就绪。

6．16 会议实施过程中若有变动，应与会务方确定双方责任，若属会务方责任，应

秉着为客人着想的原则，尽力为其提供方便，若酒店方责任，则承担一切后果。

6．17 若遇预订会议取消，会议团队接待单上加盖“取消章”，由销售部经理审核

后通知各相关部门。

6．18 若因会务方之故，会议变动或会议取消而产生相应之费用，由会议接洽之销

售代表与会务方联系酌情给予赔偿。

6．19 销售部负责接待会议期间会议客人之投诉，并汇同各被投诉相关部门及时将

各处理意见回复客人。

6．20 销售部会议团队接待员负责在会议结束同时，评估会议运作情况，必要时请

会务方填写建议、意见，同时将会议资料收集归类，交销售部文员存档，以作

为相应作业对象选择参考之依据。

七、相关文件、资料 7．1 销售部销售手册 7．2 销售部关于协调会议团体、旅游团队的接待事宜之会议文件 7．3 销售部销售主管级、销售代表级房价操作权限

八、表单

8．1 会议合同书

（附件二）

8．2 会议团队接待单（附件三）

8．3 团队确认单

（附件四）

8．4 客户信息反馈表（附件五）

8．6 客户资料一览表（附件六）

篇2：公司会议团体接待程序

１、与组织者联系，详细了解组织者的需求及会议代表的基本情况，制定合理、舒适、安全的接待草案。

２、详细介绍酒店及酒店设施介绍：包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知组织者，提供分析及使用建议，以便组织者选择酒店。

二、活动前期准备清单

会议确定后逐一落实各项准备工作。

接待程序表：制定会议接待程序，落实各项细节。

酒店方面

第一时间与酒店负责人联系，着重介绍本团情况，并逐一落实各项要求。

１）房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员用房间）客人用房–各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近电梯）工作人员–用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近团中vip嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。房间布置–客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前1小时，按照要求为房间陪送水果(需每天更换)，房间号码-提前2天得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房。客人抵达宾馆前2小时，旅行社工作人员将抵达宾馆为所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙。以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。vip客人将有专人引领至房间。

２）酒店餐厅：根据提前确认的菜单，厨房精心制作每道菜品。开出独立的用餐区，仅供本团使用。所用餐具必须事前做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。

３）酒店布置：客人抵达前2小时，必须在酒店大堂醒目处悬挂好欢迎横幅。

４）行程用车：按照商议，保证车辆必须是8成以上的新车。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富。

５）导游员若干名，挑选形象气质具佳，经验丰富，服务态度好，并富有责任心的导游。

６）工作人员两名，同组织者保持紧密联系，完成组织者提出的各项要求。

旅游安排

１）根据时间，编排合理、舒适的游览日程表；

２）按照预先分发的旅游登记表的统计结果，安排豪华空调旅游车，每车的乘坐人数安排在85%，以保证客人的舒适；

３）每台车都将有明显的标志—号码；

４）每台车安排一名优秀的职业导游，负责途中讲解和景点介绍；

５）各车的导游员将负责时时提醒客人保持乘坐同一辆车，事先讲明游览路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，并在每次更换游览地点前统计人数；

６）vip客人可以安排专门的优秀导游人员及车辆；

７）可以按照需要为每位嘉宾制作嘉宾证及旅游手册；

周前检查

在团队出发前一周，必须完成所有细节方面的确认。每项细节都必须向组织者汇报，并得到认可。同时将对本次旅游线路进行最后的实地检查，落实各接待方的准备情况现场实施及活动总结

１）现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，严格实施并执行；

２）如有任何突发意外事件，总监将立即向组织汇报，并提出解决方案。事后必须立即将结果向组织者汇报；

３）活动期间分发我社接待意见表；

４）活动结束后统计意见结果，向组织者汇报；

篇3：各部门会议接待程序

一、销售部接待程序：

销售部在获取客户在酒店举办会议的信息后，应着手做以下工作：

1、及时与会务方负责人进行联络

（1）清楚了解会议性质（属接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时 间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

（2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

2、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽 快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。

3、商谈价格

当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项 内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。

4、签订会议协议，收取会议押金

当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会 议押金；

5、下发会议接待通知单

签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下 发至各部门,并保存该次会议的档案；

6、会议接待

发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪 会议进程；

7、会议结账

会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助；

8、会议送别

恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情；

9、会议结束

会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部 应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。

二、房务部接待程序：

房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到：

1、会议接待的前期工作

（1）熟悉、了解会议接待通知单的内容；

（2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人；

（3）落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、加床；（4）落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等；（5）落实参会嘉宾是否分批到达；（6）负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

2、会议排房

按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安 排同类客房中处于最佳状态的房间。

3、会议空房

确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。

4、会议嘉宾入住

（1）在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切 宾客入住前的准备工作；

（2）会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登 记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态；（3）当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运 送客人的行李。若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。５、会议嘉宾离店

（1）礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李；（2）前台收银处快速结账；（3）协助客人安排好车辆。

６、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。

三、餐饮部接待程序

餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到： １、会议接待前期工作

（1）做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待 标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递；

（2）根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场；

（3）由宴会主管按酒店服务标准和客户要求检察会前准备情况（会议通道是否畅通、会议设施的摆 放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等），发现问题立即 整改，力求没有疏漏；

（4）提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客 人预留用餐场所。２、会议接待中

（1）安排优秀礼仪人员，在会议召开前４０分钟到场，引领参会嘉宾；（2）跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项；

（2）协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。３、会议结束

（1）宴会服务人员跟进会议结帐工作；（2）帮助会议客人整理会议遗留物品。４、会议用餐及送别

（1）引领会议客人用餐，并提供优质服务；（2）做好餐饮帐务的结账工作。５、送别

（1）恭送会议客人，为宾客留下美好感受；

（2）客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联系交换客人。６、整理会议客户资料，总结会议接待得失。

四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单，做好相应接待工作。

服务承诺

一、及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。

二、如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。

三、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方合法权益。

四、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。

五、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。

六、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。

七、免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。

八、协助会务组布置会场和绿化。

九、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。

十、根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。

十一、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。

十二、如果您在会后需要为参会嘉宾提提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。

十三、公关礼仪：礼义小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）文艺演出（专业表演团，可挑选节目）空飘（氢气球充气、升空）花蓝（大、中、小号订做）主持人（男、女均可）签到笔薄（专业用品）摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）。

十四、印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色制作；意见调查表格；相关资料打字、复印、印刷；彩旗的制作；背景牌：有材料做夹板，进口萤光纸。

十五、物品运输：会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。小件展品的运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；大件展品运输：大型器械，大件物品的运送；特种展品运输：化学用品，医药用品以及复杂物品的运送；远程展品运输：远距离的展品运送；参展资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送：贵重展品运输：电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。

十六、物品配送：酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常用品，我方可代购：办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品：纪念礼品：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。云南民族服饰：参会嘉宾若能身着统一、最具特色的云南民族服饰，会对外界（其他人群）产生一种特殊的感觉与影响：旅行袋：印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会喜宾装载物品外，更多一份纪念意义；笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方。

十七、订票服务：代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；免费代全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。

十八、邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送寄出。

十九、汽车租赁：专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。

二十、医疗保建：如客户需要，我们可派出随团医生，保障会议期间客人的身体健康。

篇4：公司会议的接待方案

1、就餐：

8·30晚餐主桌：百合厅1+3桌，工作人员：多功能厅

8·31早餐自助餐：领导在樱花阁，工作人员在万福阁

8·31午餐自助餐，地点：万福阁

8·31晚餐同8·30晚餐

9·1早餐同8·31早餐

9·1午餐同8·30晚餐

说明：百合厅主桌18人，安排4名服务员，准备席位卡，鲜花；副桌3桌，10人，各安排2名服务员；还需准备：欢迎标语、台前的鲜花盆景、立式话筒。以上由陈小燕负责，各相关部门配合。

2、住宿

a·豪华套间xxx

b·标准套间xxx

c·单人间xxx

d·标准间xxx

e·县领导午休房：8·31日15间，9月1日15间

说明：每一天早晨7：15分叫醒，9月1日县领导午休房2：40分叫醒；房间里准备水果、点心、雀巢袋装咖啡、鲜花。以上由缪艳、吴颖具体负责，各相关部门配合。

3、会议

长江厅：汇报会约1小时，8月31日8：30开始，安排80人左右的回字型，准备席位卡、茶水、香巾、音响、话筒。

5f贵宾厅：省检查团工作室

6f会议室：工作人员及驾驶员休息室

2f会议室：创立办档案室

玫瑰厅：来信来访接待室

篇5：团体接待方案

组员—王月娟 洪琼 周宁

陈叶飘 戴婵娟

丁艺池

高佳炜 毛佳倩 张佳霓

3月

目录

目录 .................................................................................................................................................. 1

考察接待方案 ................................................................................................................................... 1

1 接待时间 ................................................................................................................................... 1

2 接待地点 ................................................................................................................................... 1

3 视察组成员 ............................................................................................................................... 1

4 接待前期准备工作 ................................................................................................................... 1

5 视察内容 ................................................................................................................................... 2

6 学习情况简介 ........................................................................................................................... 2

6.1 校、院两级实验室(中心) ....................................................................................... 2

6.2 省级实验教学示范中心 ............................................................................................... 2

6.2.1 计算机教学实验中心 ....................................................................................... 2

6.2.2 化学实验教学中心 ........................................................................................... 3

6.2.3 城建工程实验中心 ........................................................................................... 3

6.2.4 信息与电子工程实验中心 ............................................................................... 3

7 建设应用型本科院校 ............................................................................................................... 4

8 责任分工及安排 ....................................................................................................................... 4

9 有关要求 ................................................................................................................................... 5

9.1 工作要求 ....................................................................................................................... 5

9.2 校园环境卫生 ............................................................................................................... 5

9.3 仪表风纪 ....................................................................................................................... 5

9.4 教学、工作秩序 ........................................................................................................... 5

10 日程安排 ........................................................................................................................... 6

11 视察具体流程 ................................................................................................................... 7

视察接待方案

为安排好领导来浙江树人大学视察期间的工作和生活，保证他们的安全和身体健康，特制定如下接待方案：

1 接待时间

203月30日上午9：00—11：00

2 接待地点

接人地点：浙江树人大学南校区正大门

视察地点：浙江树人大学

3 视察组成员

①副省长郑继伟

②省政府副秘书长

③文教处处长

④省教育厅厅长

⑤省政协办公厅副主任

4 接待前期准备工作

①制定相关的检查路线及行程安排

②相关人员安排，前去迎接

③安排好迎接事宜门口打欢迎标语：热烈欢迎领导莅临我校指导工作

5 视察内容

①听取学校工作汇报及应用型本科院校建设专题报告

②视察学校省级重点实验室

③视察学校教学情况

6 学习情况简介

6.1 校、院两级实验室(中心)

6.2 省级实验教学示范中心

6.2.1 计算机教学实验中心

计算机教学实验中心成立于5月，是学校计算机基础教学的实验基地。现下设有基础教学公共机房、数字媒体技术实验室、机器人实验室、硬件实验室等实验分室。中心的实验项目除计算机基础训练外，还涵盖了图形图像处理、数字影音摄录编、网站开发、动画设计、机器人程序设计和科技拓展等六大模块。

中心主要承担全校的计算机基础教学实验、信息学院相关专业课程实验与课程设计、浙江省高校计算机等级考试、学生课外科技创新活动、组织全校学生参加浙江省大学生多媒体作品设计竞赛、中国大学生计算机设计竞赛、中国智能机器人大赛等各级各类学科竞赛以及

各类计算机培训工作等，为全校师生提供了良好的教学、实验、培训的软硬件实习环境及软件开发环境。

6.2.2 化学实验教学中心

化学实验教学中心成立于10月。隶属于生物与环境工程学院，现有精密仪器80多台，精密仪器总值1683多万元，设备完好率达95%以上，经费投入超过2500万元，使用面积达2968平方米。现设有精密仪器平台、无机化学实验室、分析化学实验室、有机化学实验室、物理化学实验室、化工原理实验室、仿真实验室。

中心主要面向全院应用化学、环境工程、生物工程、食品科学与工程以及化学工程与工艺等各相关专业，承担化学、化工、材料、生物、食品与环境科学等全校本科生的.所有化学实验教学。

6.2.3 城建工程实验中心

城建工程实验中心始建于12月。隶属城建学院，中心建筑面积约2800平方米，拥有设备台套数1182台件，总资产1000余万元。建有结构工程实验室、土工实验室、土木工程材料实验室、材料力学实验室、水力学实验室、测量实验室、地质综合实验室、工程设计实验室、建筑CAD实验室、建筑模型、建筑物理、园林植物实验室等12个实验分室。

“中心”服务于我校3个学院的学生与教师，除了承担城建学院的专业教学与实验外，还承担信息学院、生环学院的部分实验课程。

中心将持续遵循“以学生工程实践能力构建为本，夯实基本实验技能、培养综合应用能力、激发工程创新能力”的实验教学理念，在实验教学、实验队伍、管理模式、设备与环境等方面继续完善，为建设类专业实验教学、应用型人才培养服务。

6.2.4 信息与电子工程实验中心

浙江树人大学“信息与电子工程实验中心”成立于月。隶属于浙江树人大学信息科技学院，现有专职教师27人，其中高级职称14人，具有博士学历的4人，硕士学历的16人，师资队伍结构合理，能较好满足中心管理、运行与人才培养的需要。