技术资料归档管理规定

技术资料归档管理规定（共11篇）

篇1：技术资料归档管理规定

资料管理归档制度

为了规范事务公开工作，展示事务公开工作成效，特制定如下制度。

一、资料归档内容：

1、上级文件：政策信息，收费依据及事务工作的文件。

2、本级文件精神：①规定性的文件材料。计划和总结，公开内容目录，办事和收费有关制度，规定等；②公示情况。通过各种形式向社会公示的有关内容底样；③活动纪律。班子研究工作会议，行风评议，工作检查，投诉整改情况记载。

二、资料存档要求：

3、资料集中存放，整理齐全，专人保管。

4、年终检查前分类汇编，装订成册。

5、资料归档纳入公开工作检查考核内容。

篇2：技术资料归档管理规定

公司的仪器设备档案是公司重要的技术储备，为充分发挥仪器设备档案在工程实施、科研中的作用，规范公司仪器设备资料的归档管理工作，结合公司实际，特制定本规范。

一、仪器设备资料归档范围

1、作为公司固定资产的仪器设备，凡价值在500元以上的购置计划、审批文件、购货合同、随机技术资料等均属归档范围。

2、价值在5000元以上的仪器设备，还应包括《仪器设备验收报告》，价值在10万元以上的仪器设备(包括大精设备和进口设备)，还应包括可行性论证报告。进口设备应包括在洽谈和引进过程中形成的技术商务文件。

3、有关设备管理文件，未生效的合同、协议书，仪器设备广告宣传品、说明书等资料。

4、固定资产设备在运行、维修方面应予归档的资料有：①大精设备和进口设备的使用记录；

②保养记录、故障维修记录；如需要将出具周期检测证书。

5、仪器设备报损、报失、报废的有关申报、审批文件。

6、固定资产设备在异动、调剂、报损、报失和报废等设备处置方面应予归档的资料有：

①报废、报损、报失的仪器设备，必须将处置申请报告、《报废报告单》、《资产处置申请表》、资产价值凭证(固资卡片)归档。②调拨和异动的仪器设备，必须将调拨报告、批复、《设备异动

报告单》归档。

二、仪器设备资料归档步骤

1、固定资产到货后，设备采购和验收人员应及时对随机技术资料进行清点，做好验收登记工作。

2、设备采购责任人，必须将该设备的有关归档资料一并移交档案员签收登记，移交清楚设备资料收集、移交手续。

3、档案员对收集的设备资料，应按要求分类登记、整理，作好保管或移交工作。

4、价值10万元以上的贵重设备，归档资料整理完毕后及时存档。

三、仪器设备资料归档要求

1、各设备接收部门，在办理设备出入库手续时，必须首先完备资料归档手续。

2、设备运行、维修、处置资料，应在第一时间归档。

3、公司设备接收部门负责仪器设备资料的收集、整理和归档移交工作，设备占有使用部门，必须将应归档的设备资料原始件归档。

4、仪器设备文件材料，必须使用蓝黑墨水书写，严禁使用圆珠笔或铅笔。字迹要工整，图样要清晰，文面要整洁，不得涂改。

5、对不合归档要求的仪器设备资料，应采取措施及时补齐后，方予办理出入库手续。

6、批量同型号设备技术资料，可只上交其中一套，其余资料随机由使用部门保存。

7、设备技术档案存档交原始件，复印件由使用部门、负责人保

存。查阅技术资料按《公司档案管理办法》的规定执行。

篇3：浅谈监理资料的管理与归档

随着我国经济的迅速发展, 各类工程建设在近年来都得到了很大发展, 但是在各项工程建设中, 相关参建部门往往注重施工安全、质量、投资、进度等方面。其实在工程施工建设的过程中, 监理部门所收集的各种监理资料对工程建设同样有很重要的意义, 同时监理资料也是监理工作的有效体现, 因此对监理资料的管理与归档对整个监理工作来说非常重要。本文先分析监理资料在监理工作中的重要性, 之后将对档案管理中的资料分类以及归档等方面进行相关的研究讨论, 希望能够为监理资料的管理人员提供帮助。

2 监理资料在监理工作中的重要性

监理资料是监理部门对工程建设过程中各种重要信息进行采集而整理出来的。工程建设过程中的重要信息文件主要有国家相关法律法规、业主文件、设计文件、监理文件以及施工文件, 这些重要的文件对整个工程的进度、质量以及投资等方面进行全面的记载, 工程在建设管理中要想让整个工程合理安全的运行下去, 就必须依靠这些重要的信息文件[1]。同时在工程项目建设完成之后, 监理部门也需要对这些重要的信息文件进行专业的清点与整编, 并将收集到的各项资料进行分类登记造册, 最后将资料移交给业主及相关管理单位。因此监理资料对整个工程来说非常重要, 如果监理资料非常的完整、准确且规范, 也能够将一个监理部门的工作素质体现出来。

我国的任何工程在建设完成之后, 相应的各种审计是一定会进行的, 在审计的过程中, 许多工程经常会出现各种结构与隐蔽部位的质量问题。在出现各种问题之后, 监理资料的完整性与准确性就显得非常重要, 因为只有完整且准确的监理资料才能够将施工的具体情况体现出来, 从而针对问题的原因进行处理。其实监理资料对整个工程的投资以及施工进度的控制也有很大的影响, 通过整理准确的计量资料, 能够让工程的管理人员从另外一条途径来控制工程的造价, 并且通过整理工程中的质量试验与检验资料, 也能够让工程更好的通过工程质量的评定, 让工程能够更顺利的完成。通过这些可以了解到, 监理资料的管理与归档对于一个工程的建设与监理部门来说, 都有着非常重要的意义。

3 监理资料的分类管理与归档

3.1 监理资料的分类管理

监理资料的收集与管理是监理资料中最重要的工作, 收集与管理是监理资料中最重要的工作, 整个过程包含了工程信息的收集与整理, 在收集与整理各种信息的过程中, 对各类文件的进行整理与分类是整个工作中非常重要的一部分。通常情况下, 工程中的重要信息文件可以通过以下几种方法来进行分类。首先可以按照文件的来源分类, 比如施工资料、业主资料以及设计资料等来源不同的文件资料, 这样就能够将来源不同的文件资料分类管理。其次还可以按照文件的属性来进行分类管理, 比如有些文件主要是工程变更与索赔方面的投资控制资料, 有些资料属于施工设计、审批与进度计划方面的进度控制资料, 再次还可以根据文件的目录组成来分类, 在监理文件的分类过程中, 文件的目录组成有施工过程中的指令文件、合同的支付认证文件, 还有工程的报表、记录文件及一些监理管理方面的文件等, 通过目录的组成来对这些文件进行分类, 也是对文件进行分类管理的一种有效方法。最后还可以根据文件的保存要求来进行分类, 每一个工程在施工过程以及施工结束之后, 因为文件的重要性不同, 因此对各种类型的文件保存要求也不一样, 有些文件属于施工期间的保存资料, 而有些文件则需要进行长期保存, 还有些资料属于业主的归档资料, 因此在对各类资料进行分类管理的过程中, 也可以根据资料保存的要求来进行分类管理。

3.2 监理资料的归档

3.2.1 监理资料的归档有待统一

我国的各项工程建设虽然在近年来取得了很大的发展, 但是相应的建设监理体制所推行的时间却比较短, 因此在对监理资料的归档管理上还没有统一的要求。虽然我国的技术监督与建设部门已经出台了《建设工程监理规范GB50319-2000》这一项管理规定, 对监理资料的归档管理做出了相关的要求。在这项管理规定中指出, 在监理部门对工程进行监理的过程中, 部分监理资料以及与工程质量有关的相关资料, 监理机构已提交给建设单位, 并且在整个监理工作完成之后, 监理部门需要向建设单位做出相应的监理总结[3]。但是在实际的监理过程中, 建设单位经常会向监理部门提出不同的监理资料整编与归档的要求, 因此在监理资料的整编与归档要求上有待统一。

3.2.2 监理资料的整编与移交

在工程建设完成之后, 监理部门的资料管理人员必须在单位工程验收之前, 将所收集与整理的相关资料进行整编归档, 各种不同类型的资料需要按照相应的要求来进行归档管理, 比如资料的纸张规格、装订要求以及封面格式等都需要按照要求的不同来进行归档管理。通常情况下, 监理资料的管理人员应该按照国家的相关规定要求, 将整理归档好的监理资料移交给业主, 整个监理资料中包含了工程质量有关的文件、合同内容文件以及各种设计方面的文件。还有一些文件是在工程验收的过程中逐渐转交给相关部门, 最后在工程全部完成与监理服务期满之后, 监理部门向建设单位总结整个监理工作。同时监理部门还应该准备一些备查资料进行归档整理, 并将资料的清单目录提交给建设单位, 最后将这些资料归档。

3.2.3 监理资料在归档管理中的注意事项

监理部门在对工程建设进行监理的过程中, 要想保证监理资料的完整性与准确性, 除了以上的相关要求之外, 还有一些其他的因素也应该要慎重对待。之前已经提到监理资料的完整性与准确性能够体现出监理部门中工作人员的工作水平, 因此相应的监理部门中工作人员的工作水平对监理资料的影响也非常大, 监理资料的管理人员并不是普通的打字员可以胜任的, 监理资料的管理工作人员必须要具备专业的工程技术以及档案管理能力, 同时最好具备现代化办公技术。

4 结语

我国如今的经济发展非常迅速, 各种工程的建设工作也在大范围的展开, 通过本文的讨论研究可以了解到, 监理资料的完整性与准确性对于工程的建设来说非常中。同时要想保证监理资料的准确性与完整性, 相应的资料分类与归档管理显得至关重要, 因为我国的工程建设人员在施工建设的过程中, 也应该重视这方面的工作, 同时也希望通过本文的分析, 能够为我国的监理部门提供一些帮助。

摘要：一个工程在施工建设过程中, 各种资料的收集、整理以及相应的归档是整个工程中非常重要的一部分, 同时也是监理部门在工程建设中重要的工作之一。监理部门所整理的资料对整个工程档案的规范性与追溯性都非常重要, 因此提高监理资料的管理与归档水平, 使资料管理工作更加规范化有着重要意义。

关键词：监理资料,管理,归档

参考文献

[1]刘芷辰, 杨静, 黎亮.浅谈施工阶段监理资料的编制与管理[J].广西质量监督报.2012 (08) .

[2]张兴锋.以监理资料管理为主线搞好施工阶段监理工作[J].建设监理.2013 (01) .

篇4：邮件归档技术研究

摘 要:电子邮件是高校信息沟通的最主要方式,由于垃圾邮件导致的邮件安全问题,加上保护数据完整性的要求,电子邮件的归档问题需要得到有效解决,复旦大学采用了一款软硬件集成的解决方案做了相关测试。本文研究了电子邮件归档的关键技术,对存在问题和未来趋势做了分析,提出邮件归档技术在校园网中的应用研究是未来的发展趋势。

关键词:电子邮件 邮件归档 邮件存储

中图分类号:TP309.3文献标识码:A 文章编号:1673-8454(2009)19-0077-03

邮件安全问题最初是由企业财务问题引发,发展至今,可对海量邮件数据提供完整性保护、有效存储和实时查询的邮件归档技术(Mail Archiving)越来越被业界关注。[1]在国内高校中,电子邮件也是最主要的交流方式,愈演愈烈的垃圾邮件导致的邮件安全问题,以及保护数据完整性的要求,使得邮件归档与查询需及时得到解决。

一、邮件归档技术的定义

邮件归档技术是对电子邮件数据进行有效的自动归档、备份、管理、数据保护和长期的访问与检索。[2]这种技术区别于单纯的邮件存储,不仅对海量数据集中管理和在线存储,还对不被频繁使用的数据进行有效数据迁移,使之存于日常备份窗口之外,从而保证高速搜索和数据发现,提供用户随时访问,同时引入了数据完整性的保护机制进行邮件恢复。邮件归档技术在保证固定数据、避免数据丢失的前提下,更着眼于数据的检索与迁移功能。

二、国内外进展研究

1.邮件归档技术的发展历程

磁带备份是早期邮件归档的雏形,目的仅仅是为了灾难恢复,但数据恢复起来比较复杂,检索成本高。[3]接下来的文件复制是基于文件而非应用层的,也就是将邮件定期复制到另一台离线存储设备上。这种方式的缺点是存在重复拷贝,在两次拷贝期间删除的文件可能丢失,无法进行数据完整性保护。另外经济成本也颇高,一般都要使用NAS 或SAN 方式存储。简单归档技术,它实现了从数据层到应用层的跨越。[4]但由于其功能和策略都比较简单,不能满足企业级用户任意复杂的策略管理需求。

目前,基于策略驱动的归档技术是大家关注的热点,它是根据各种法规的最大并集设计的,除基础归档功能之外,更强调内容策略管理,支持正则表达式匹配,以及多条件多优先级匹配、超强附件内容匹配,可实现复杂逻辑条件的归档策略,控制不同类型邮件的处理动作。能够根据用户策略实现清除垃圾邮件、重复邮件内容以及邮件目录化,减少了邮件归档的成本和复杂度。

2.国内外邮件归档技术现状分析

国外的邮件归档技术起步较早,2004年10月,在电子交易咨询和市场调查方面都享誉极高的美国加州Radicati Group公司,发布的综合报告 “E-mail Archiving Corporate Survey,2004-2005” 称,电子邮件归档、安全和存储厂商之间的合并和收购之后,电子邮件归档将成为更大的企业信息安全的一部分。[5]近年来,随着数据库索引、存储等技术的飞速发展,邮件归档技术有了很大程度的提升。有研究表明,除了防止垃圾和病毒邮件、手机邮件等问题,邮件归档已经成为企业级用户最关注的邮件问题之一。[6]

Mirapoint 2006年6月尝试推出业界第一个电子邮件归档解决方案。国际互联网数据中心(Internet Data Center,IDC)预测2011年前的年均增长率将为235%。[7]虽说电子邮件归档技术还处于萌芽期,但是很多迹象表明该行业正迅猛发展。[8]

随着主要厂商相继介入,如EMC、Symantec、CA等,邮件归档技术的可扩展性功能也进一步增强,例如邮件归档技术向E发现领域的延伸,不再简单地关注电子邮件信息,还能够跟踪各种信息源,包括日历文件、数据库、工作表、音频文件、动画文件、网站链接以及计算机程序代码等;其次防病毒功能、垃圾邮件过滤和电子邮件归档技术集成也是另一方向上的功能扩展。在国内,邮件归档技术还处于起步阶段,未见有相关报道。

目前邮件归档技术大致有两类,一种是纯软件方案,但是这类系统需要外部存储设备支持。另一类是一些邮件厂商或反垃圾邮件厂商提供的软硬件合一的产品,设备本身具备大容量磁盘,甚至单台即可达到TB级的存储空间。单机归档邮件数量可高达2000万封以上。对于一般中小企业来说,可满足1~3年的归档需求,不过,如需存储更长时间的数据,就要扩容或外接存储设备。而前一种采用了专门的存储设备,容量的扩充将更加平滑。[2]

三、邮件归档系统的应用

复旦大学采用了一款软硬件集成的解决方案,在校园网上进行了相关测试,使授权用户能快速地找出所需邮件,并将其还原到该邮箱。我们选择了部分用户,分别归档所有邮件,包括垃圾邮件和正常邮件,以及仅归档正常邮件,测试效果理想,解决了相关邮件安全问题,满足了实时查找需求。

1.邮件归档系统的体系结构

邮件归档系统是与邮件服务器或者邮件网关服务器物理并联在网络中,利用服务器中的日志(Journaling)功能,将邮件进行自动归档。另外还有许多当前流行的安全技术被集成在邮件归档中,例如内建的病毒检测功能和病毒库规则库实时更新技术,可以帮用户进行病毒和垃圾拦截后再归档。

开启后台邮件服务器的日志(Journaling)功能,定制需要进行归档的邮件存储数据库,建立相应的Journaling Account或者启用Push Mode,用以配合将所有发送和接收的邮件归档。在此过程中推荐开启Envelope Journaling,这样可以有效地记录所有邮件通讯过程中的信息。[9]邮件归档系统的体系结构如图1所示。

2.关键技术研究

(1)邮件存储机制

电子邮件的归档,首要考虑的是海量数据存储,为了更好解决容量问题,需要对邮件内容进行压缩,这有别于普通的ZIP压缩技术,是根据内容进行的。首先,邮件归档技术采用单一实例存储,把相同文件内容只保留一个副本,当一个附件发送给多个用户时,将只保留一份文件,大大地节约了存储空间。其次,使用压缩存储功能,在存储前对邮件进行压缩,进一步降低了消耗,压缩存储功能可以节约近1/3的存储空间。

再者,邮件归档技术支持邮件从昂贵的事务级存储向相对经济的存储进行数据迁移,如转移到低成本的磁带上,尤其是长期不用的电子邮件信息,节省出昂贵的磁盘空间。管理员同样能够使用存储镜像达到数据冗余和增加外部存储空间从而使存储容量无限扩大。

(2)索引和查询的机制

邮件归档中采用即时索引(Real-time Index)技术,可快速有效地查询信息。由于大量邮件存储使得全文检索索引不仅费时且会影响在线查询的效能。所以当储存于数据库中的邮件、数据与档案,有任何数据新增、修改、删除等异动时,不需重建即可在线异动维护全文检索索引,确保信息搜寻不会有“时间差”,并且易于数据维护。

多国语言的查询支持包括繁体中文、日文、韩文、泰文等复杂的东亚语种支持,同时在检索到的邮件显示中消除了乱码,甚至可以实现多种语言共同显示,从而更好地完成在短时间内对海量邮件的关键字检索。支持模糊匹配和多附件查询,可以按信头关键字、主题、收件人、发件人等检索,还支持各种格式的正文,以及上百种格式的附件,例如Office文档、PDF、ZIP等格式。

(3)数据保护技术

邮件归档中可以用WORM (Write Once Read Many)机制进行固定数据。WORM是指一次写多次读技术,硬件设备的控制使存储介质只能写入一次数据,不允许修改,从而保证数据的真实性和法律效力。

邮件归档技术为所保存的数据规定了严格的保存期限,对于那些已经设定的期限,用户只可以延长,但无法将其缩短。并且,所有处于生命周期中的数据都不允许被删除或修改,用户和管理员对于存储服务器中的邮件只有读权限,这样避免了邮件被误操作或意外损坏;对于超出生命周期的数据可以做到高达35次的数据安全擦除。

邮件归档技术支持整个过程的可审计,允许个人用户拥有审计访问权限。用户只能对其自己的邮件进行访问和搜索,支持基于职能的权限系统,审计角色可以对所有用户的操作进行跟踪和监控,确保系统的使用透明和可控。

3.策略讨论

对于归档策略的选择,与各个学校反垃圾邮件网关策略相关。对于无人值守的反垃圾邮件网关来说,可以将垃圾邮件和疑似邮件队列缓存在垃圾邮件服务器本身,等生存期一过,自动清除队列,这种策略情况下,就可以仅归档投递到邮件服务器上的正常邮件,既节省了邮件服务器和归档服务器的空间,又为用户查询被过滤策略误判的邮件提供了一定时间的缓冲期,队列的生存期可以自定义,也和邮件的流量和本地硬盘空间大小相关。我们曾经把队列生存期定义为两到三个月,如果用户在此期间没有关于正常邮件的疑问,一般很少会丢信。网关的有效拦截率在87%~90%。对于那些邮件网关放行的正常邮件,已经投递到邮件服务器的,归档系统将自动进行数据备份、索引以提供需要时的高效访问。

另一种情况,就是对于疑似邮件的人工分拣,根据邮件头的信息人为地去判断是否是正常邮件,在这种情况下,就可能产生误操作,尤其是当通信量非常大的时候。针对这种情况,归档邮件的策略可相应地调整为归档所有邮件,包括垃圾邮件,可以完全避免各种原因包括误操作造成的邮件丢失情况。

对于邮件内容的归档策略,如果是正式的应用,不妨将那些非活跃数据,即随时间关系访问量递减、若干年之前的历史数据,通过数据迁移的功能,转移到相对廉价的设备上作为长期历史数据的备份,这种策略相对高校来说还是比较合适的。具体的时间等参数要根据各个学校的情况不同具体设定。

四、前景展望

在国外,邮件的归档行为已经被大多数政府、银行业、金融证券机构所采纳,也是国外一些法律部门取证的来源。只是在国内,用户意识尚停留在起步阶段,随着信息化校园的深入,电子邮件信息的地位,在教学科研和日常生活中将会有越来越多的提升,邮件归档行为也许会被大多数高校用户所接受。

虽然邮件归档技术即将成为未来的潮流和趋势,但是就目前国内高校的环境而言,当前的产品是否适合高校的环境,还引来许多争议。现有电子邮件如何做邮件归档时的策略选择,业界尚无统一标准,其在校园网中的应用可能是未来信息安全方面的发展趋势。

参考文献:

[1]刘启诚.Mirapoint推出业界第一个邮件归档解决方案[J].通信世界,2006(8).

[2]如何进行邮件归档.http://www.searchstorage.com.cn/ShowContent_10612.htm

[3]MIRAPOINT专业邮件归档及邮件审计技术解决方案.http://www.szfederal.com/UploadSoftPic/

[4]黄昆.邮件归档的发展和变迁[J].中国计算机用户,2006(31).

[5]E-mail Archiving Corporate Survey,2004-2005.http://www.giichinese.com.cn/chinese/rd24134_e-mail_archiving.html

[6]达实.Mirapoint:帮助企业实现法规遵从[J].通信世界,2006(8).

[7]存储新宠:电子邮件归档.http://www.5dmail.net/html/2006-5-23/2006523115120.htm

[8]电子邮件归档存储系统的最大失误.http://it.enorth.com.cn/system/2007/10/09/002115648.shtml

[9]XADM:How to Enable the “Message Journaling”Function for an Exchange Server Mailbox Store.http://support.microsoft.com/kb/261173

篇5：党支部资料归档管理

建立、完善党支部活动基础资料管理档案，是规范党支部基础管理工作的一项重要工作，各党支部要按照以下要求，建立和完善支部基础资料的分类归档管理工作。

1、文件、制度类

● 上级党组织下发的相关文件、工作要求和管理制度等 ● 党支部内部相关规定等

2、组织建设类

● 入党积极分子档案和预备党员资料 ● 支部换届选举和推荐、选举党代表资料 ● 民主评议党员资料

● 党建工作责任制、党支部、党员责任区和联系群众工作 ● 党员组织关系转接工作 ● 党费收缴管理工作

3、名册、表格类

● 支委成员及分工、党员名册 ● 入党申请人、入党积极分子名册 ● 各类党内统计报表

4、工作业绩类

● 支部相关工作计划、活动计划、上级党组织工作诊断意见反馈和整改计划

● 开展“双培工程”和“双创”活动、党内主体竞赛活动、QCD改善、重点改善课题立项等相关资料、活动计划

篇6：免疫规划资料归档管理制度

一、免疫规划资料的收集要真实、完整、及时。

二、免疫规划基础资料的内容包括

（一）人口资料：①各种免疫规划年报；②本辖区计生、公安等部门提供 的人口情况；③掌握流动儿童数、免疫接种情况等资料。

（二）疫情资料：①主动监测登记本；②主要传染病个案调查、疫点处理； ③AFP、麻疹、新破、病毒性肝炎等报表及其它资料。

（三）免疫接种资料：①常规免疫接种报表；②糖丸或其它疫苗强化免疫 报表；③未种原因分析；④接种率调查、检查考核等资料

（四）疫苗供应及使用情况资料：各种疫苗计划用量、领取、使用登记表 本。异常反应登记本、个案调查等。

（五）冷链设备及接种器材资料：①冰箱、冷藏包、冰排数量、运行情况 登记表；②冰箱温度登记表；③一次性注射器出入库登记表；④紫外线消毒及物品高压消毒等资料。

（六）其它资料：上级及本级有关免疫规划的红头文件、通知，业务会议、培训及工作计划、总结，专题调查等资料。

篇7：技术资料归档管理规定

1、根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行，

2、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，在监理、建设单位根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交，

3、工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案（室）。

篇8：固定资产数据资料归档管理探析

一、固定资产数据资料的应用范围体现了其不可或缺的重要性

在2008年我院本科教学工作水平评估中，国有资产管理处以三套管理系统中的电子数据资料为依托, 先后为学院、各二级学院和其他行政单位提供了完备、准确、详细的数据资料；为评估工作的顺利进行提供了重要的数据资料支撑；为每年的高等学校实验室信息统计报表、财务报表、院办公室报表等统计报表提供了准确、翔实的数据资料信息。

除此之外，我们还随时为人事部门办理人员调动或离退休人员的交接手续提供数据资料；为科研人员和科研部门查询与科研有关的数据资料；为二级学院的各个专业实验室及各单位的日常工作提供相关的数据资料。

由此可见，固定资产数据资料的管理和学院的各项工作都密不可分、息息相关，起到了其应有的重要作用。

二、综合知识和管理意识是固定资产数据资料管理的必要条件

数据资料管理人员对于数据资料的收录、保存、使用起着主导性作用，所以要完成对固定资产数据资料的归档管理必须要求管理人员具备如下素质：（1）管理人员不仅要具备档案管理的基础知识，还要具备电子计算机的应用、物理学、化学、电子计算机的软件技术、设备维护等多种知识，只有综合知识和自身的业务水平同时提高，才能适应管理工作的实际需要。（2）管理人员必须强化信息意识和信息观念，主动地进行继续学习和再教育。只有跟上现代信息技术前进的脚步，才能更好地推动固定资产数据资料管理工作的规范化、科学化。（3）管理人员要发挥探索、创新精神。没有哪一套软件是完美无缺的，我们在工作中会碰到一些具体的问题。这就要求管理人员根据日常工作的实际经验去亲身实践，完善系统软件中的缺陷以保证系统软件的正常运行。（4）要具有开放意识，碰到问题不能闭门造车，应和各部门固定资产管理员密切合作、交流学习。

三、固定资产数据资料的归档管理

固定资产数据资料主要分为两部分：电子数据资料，实物数据资料。电子数据资料包括了系统运行时数据和备份数据。要保证电子数据的完整可靠，不仅仅需要关注系统中的电子数据，还要关注日常的实物数据资料即原始发票复印件、入库单等纸质资料，二者具有相辅相成的互补关系，是构成固定资产数据库的基础。实物数据资料是系统发生故障、发现问题并解决问题的依据，是电子数据资料管理的重要基础，而电子数据资料是数据资料管理的核心。

(1）实物数据资料管理是固定资产数据资料管理的基础。

1986年的“文件与档案管理规划”研究报告经确查后认为，就证据价值而言，传统文件同机读文件相等同的观点远没有成为公认的准则。实物数据资料指传统纸质文件，在日常管理中容易被忽视，但往往实物数据资料的重要性又融于数据资料管理的整个过程，因为对电子数据资料的管理是一个动态过程，在以往的固定资产清查、调拨、报废过程中，人们对电子数据资料的信任度要低于实物数据资料。

实物数据资料和电子数据资料既有着共同的特点，也有自己特有的优缺点，二者之间相辅相成，形成了缺一不可的互补关系。其共同点是二者都是在日常工作中形成的真实记录，都具有很高的参考利用价值。其不同点在于实物数据资料有载体性能稳定、内容可信度高、具有不可变性等优点。纸质实物数据资料的缺点：纸质脆化、发黄问题日益严重；字迹多为手写，因年代久远开始淡化；因空气潮湿易发生霉变；对不确定的自然灾害如水灾、火灾、地震等因素所造成的损毁具有不可恢复性；检索查询速度慢；占用空间大。电子数据资料的优点：可压缩备份保存，占据空间小；检索查询速度快，可大大提高工作效率；具有共享性。电子数据资料的缺点：载体性能不稳定，易受存储介质（电脑硬盘、U盘、移动硬盘）的影响而造成数据全部或部分丢失；具有可变性；对计算机的软硬件设备的依赖性；备份之后的介质保存较随意，并会随时用于更新数据资料，这都有可能导致重要备份数据的损坏。被破坏的电子数据资料很难恢复，会给今后的工作带来极大的不便，所以更应加强实物数据资料的管理以备查询。对每一台件仪器设备都应认真填写入库单，一式三份：一份国有资产管理处存档，一份随发票到财务报销，一份由领用人自留保存；复印设备发票存档以备报废使用；同时为新输入系统的仪器设备随机打印条形码。

(2）电子数据资料管理是固定资产数据资料管理的核心。

2006年国家档案局组织的一项调查表明：中央和国家机关、中央企业已有将近80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统，已产生各种类型电子文件近2亿件，成为各项工作真实记录的重要组成部分。维护电子数据资料的安全，确保电子数据资料的长久保存、集中管理和有效利用，在数据资料管理过程中有着重要的地位。电子数据资料的管理涉及数据输入生成、备份保存、使用整个过程。电子数据资料是数据资料管理的核心，所有的软硬件设施都是为了使用并维护这些数据。管理人员的责任就是保证这些电子数据资料的准确性和安全性。以仪器设备管理信息系统为例，确保电子数据资料的准确性和安全性应从以下几方面着手：

首先应该清楚电子数据资料的生成流程：填写入库单→键盘输入管理信息系统→存盘前检查输入是否有误→保存完毕，调用高级使用功能检查生成数据资料的准确性→调用数据管理中的数据整理功能整理数据→调用数据管理中的数据查错功能查错→备份保存→用本阶段新生成数据资料和原始单据逐条比对纠错。

其次在数据资料输入过程中应注意如下问题：（1）统一仪器设备的名称：在管理信息系统中，一种类型的设备只能有一种固定称谓，最好用全称，以免在以仪器名称为查询条件进行统计数据时有所遗漏，会造成数据资料统计不完整。如微型电子计算机在2007年以前的数据库中就有微机、电脑、电子计算机、计算机、笔记本等不同的称呼，应统一为微型电子计算机。在输入过程中应把名称统一为正式的、大家认可或约定俗成的名称即可。（2）分类号要输入准确：在数据资料输入过程中，熟悉分类号的设备可直接输入，不知道或者拿不准的设备分类号需按键盘上的F8键用反查法来输入，这两种方法都不能输入的情况应查询《高等学校固定资产分类及编码》一书，从中找到同类别的分类号输入后，再修改仪器名称与实物资料一致。（3）对于实物数据资料中没有注明型号规格的设备应对仪器使用者问询补充完整后输入。（4）领用人和经办人不是同一人的，应分开输入，同一人名不能用同音不同形的字代替输入，要保持人名的同一性。（5）每台仪器设备的领用单位必须落实到最下一级单位，如学院A下设有A1系、A2系，则学院A所有的仪器设备必须落实到A1系、A2系一级。（6）金额和单价是尤其需要注意的输入项，输入后应立刻对照原始数据资料纠错。（7）在仪器设备信息管理系统中，对于购置日期，系统会默认为与输入日期一致，应手动修改与实物数据资料的购置日期统一以保证日常查询及报表的准确性。

四、最后是电子数据资料的安全性问题：

1. 数据资料备份需注意问题。

大批量数据资料输入时需随时对数据资料进行备份处理，防止因停电、电脑病毒等不可抗力引起的电脑不正常关机而导致新数据资料在未被备份前丢失，给工作带来不必要的麻烦。电子数据资料管理是一个动态的管理过程。每种数据资料的重要性不同，备份时间段不同。对于一般性数据资料如低值品数据资料，只需要在一定时间段之后重新建立一个完全备份即可，而对于非常重要的数据资料如仪器设备数据资料，不仅需要在每次输入新的数据资料后或者是对原有数据资料大范围的改动后进行完全备份，还要每隔一段时间进行差异备份，差异备份时间段最多不得多于一个季度，也就是说年差异备份不得少于四次。

2. 电子计算机软硬件的安全性管理。

要及时修补管理软件的安全漏洞，做好定期更新升级；对防病毒软件实行全天候自动升级；对装有系统软件的计算机做好密码设置；对硬件设备及时检修以保证其运行状态的安全稳定。

3. 数据资料存储介质的选择和管理。

积极寻找电子数据资料存储的新途径，应将数据资料从电子计算机的存储器上，拷贝或刻录到可脱机使用的存储载体上，以便长期保存。仪器设备管理系统在每次退出前会自动将数据备份到C盘，然而C盘在电脑出现问题需重装系统时会被格式化，数据资料备份信息会丢失，所以应同时进行手动操作将数据备份到硬盘的其他盘区；在每周做一次系统备份的基础上，还应将数据资料及时导入移动硬盘或U盘等其他媒体介质中另置保存；每学年度结束时把所有电子数据资料刻成光盘，一式两份，一份交学院档案室保存，一份由国资处留档保存。

篇9：医院电子文件的归档管理

关键词：医院电子文件存储载体归档管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。【2】本文主要通过论述医院电子文件管理存在的问题，进而总结出如何对电子文件进行归档保存。

1医院电子文件的内涵

1.1医院电子文件的来源

一般来说，医院电子文件主要来源于两个方面：一是各职能科室自身创建的；二是由医院办公室发的文件。而办公室下发的电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生、采集的。各职能科室自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。而办公室发送的电子文件，各职能科室根据与自身科室的相关程度决定是否要进行收集存储。

1.2医院电子文件归档的注意事项

医院需要进行归档的电子文件的形式包括：文本、图像图形、视频、音频、影像等各种可以电子形式存在的重要资料；具体通常指：本单位报上级审批的规范性文件，单位日常工作形成的重要文件，下级报送的报告、请示等以及答复下级的批复、函件，同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级单位的函件等。同时，职能科室应根据自身工作性质与内容的不同分别制定电子文件归档范围。

由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中会遇到文件格式不兼容或被重新编排等问题，这种格式的转换可能无法读取文档内容，因此在归档时应使用存储载体能够识别的格式，保证存储的电子文件的可读性。【3】

2、医院电子文件归档存在的问题

2.1电子文件的真实性问题

电子文件的特殊性和技术性使其具有易修改的特征，很容易伪造。而由于科学技术等方面的限制，目前，我国还没有较好的手段来保护电子文件的真实性。

2.2相关的法律法规不完善

由于我国电子文件研究起步晚，这方面的法律法规还较缺少，目前只是制定了一些电子文件管理的暂行规定，还没有成型的法律。对于大多数医院工作者来说，医院的日常工作已经忙得不可开交，如果电子文件的管理没有法律制度上的约束，很难做到规范化管理。

2.3缺乏专业的管理人才

电子文件的存档工作，不但要求工作人员必须具备档案管理的专业知识，而且汁算机操作技能要过关。从目前情况看，省内大型医院缺乏专业技术人才，尤其是缺乏同时具有档案管理和计算机操作的复合型人才。

此外，由于我国电子文件归档研究起步晚，很多工作人员对档案电子化的意识不强，还没有从传统观念转变过来，误认为电子文件不是文件而忽视其存档或收集，或是由于电子档案必须在计算机上登记编写，无形增加工作量而不愿承担此项工作；而医院工作人员的主要任务是开展医疗服务，对于不熟悉或是根本不会计算机操作的管理者来说，容易产生畏难情绪，不接受新生事物，从而也不会督促下属重视电子文件的管理，也不会组织工作人员参加电子文件管理的学习培训，这就给电子文件的存档工作带来了影响。

2.4存贮载体不安全

在实际操作过程中，人们选择存储载体往往具有随意性。如果将电子文件直接存储在硬盘存储器上，不便于脱机管理，一旦出现系统故障或病毒感染，容易造成数据丢失；若以软磁盘为存储载体，由于软磁盘容易毁损，其可靠性和保管期限都存在较大问题；光盘存储介质又存在格式标准的问题。另一方面，存储载体放置的环境也不规范，没有统一放到规范化的环境中。以上这些问题都给电子文件存储载体的安全和电子文件的读取与利用带来隐患。

3、医院电子文件归档管理的措施

3.1完善电子文件归档制度，培养专业化人才队伍

医院电子文件来源广泛，将纷繁复杂的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，制定相关的规章制度督促工作人员执行，如制定电子文件登记表（见附表1），并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核相关工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。【4】此外，建立一支管理电子文件的专业人才也至关重要。开展电子文件归档也以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。可以利用各种形式，加大电子档案工作的宣传力度。加快完成由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强医院工作人员对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题，积极采取有效措施，如：在每个科室安排一个特定的工作人员负责电子文件的收集归档及督促工作，确保归档材料与数据的安全，进而不断提高电子文件管理人员的素质，力争在较短时间内，把电子文件管理人员的能力提高到一个新水平，建立一支高素质的人才队伍，切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。

3.2对电子文件进行分类归档

医院电子文件来源广泛，年份久远，要进行归档首先要把这些繁杂的电子档案进行分类。首先是科室内部文件，对于内部电子文件可以年度、内容、保管期限进行组盘。可以将不同年代、内容、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命，将同一工作人员的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案保管人员在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件，主要是通过医院办公室处理，扫描成影像文件通过OA系统进入医院内部网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，对于这类电子文件，各科室要制定电子文件收文登记本，登记本内容应包括收文时间、文件名称、负责人签字等，科室专门人员负责收文，每天定期进行网上收文，并记录在收文登记本上。电子文件的归档工作由各科室掌握，处理完毕的文件由负责人员根据文件的重要性，确定密级和保管期限，进行归档，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

3.3医院应采用电子文件与纸质文件并存的管理方式

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。【5】鉴于电子文存储载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成后拷贝存档，以确保数据安全。档案部门应在每一盒纸质档案备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。目前对于磁、电子文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决，因此，电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。【6】从长远看，一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步进，就可使档案存储介质的技术条件得到进一步改进，因此，医院应该尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、电介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、电子介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高医院电子文件管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3.4加强存储载体的安全管理

载体作为医院电子文件存在的介质，有着不可忽视的分量。目前，医院电子文件存储载体主要有磁带、软磁盘、硬盘、只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、U盘以及新兴的磁盘阵列等等，多种多样而功能各异，因此，如何加强存储载体的安全管理变成一个重要且很具现实意义的问题。对于存储载体的保护首先要注意载体内部的安全性保护，如配置防病毒卡和查杀病毒系统并要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等。要注意环境的温湿度和清洁条件，要加强对温度控制，采取防潮措施。同时加强存储载体存放环境的保护也同样重要，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，周围减少震动冲击，防止磁场影响，注意防静电。此外，还应该注意对存储载体的定期更换，注意存储载体的有效期，定期对电子文件进行拷贝。如光盘在正常的保存环境中，每隔 10年 ～15年复制一次；在正常保存条件下，软盘(磁带)可每 1O年复制一次。

伴随电子文件的诞生，其管理自然提上日程。本文正是从医院电子文件归档管理存在的问题如手，从多个方面探讨了电子文件的管理方法，虽然有众多文献研究了电子文件的管理方法，但由于电子文件具有分类多样性和易于修改等特征，使得目前仍没有统一的管理标准。随着电子信息技术的快速发展，具有独特格式和功能的电子文件不断涌现，同时，数据的加密解密技术也日新月异，这都给电子文件的管理带来严重挑战。因此，建立一套完整的电子文件分类和管理标准显得尤其重要，【7】这也是档案界当前急需解决的问题之一。

【参考文献】

【1】刘芸,李天资. 医院电子文档案应用与管理策略[A]学理论,2009(2):184.

【2】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【3】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【4】安小米,张宁,叶晗,杜雅楠.国外电子文件管理相制及借鉴研究[J],2008(2):58.

【5】石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.

【6】杨薇,大型医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理,2006(6).

【7张晋川,大型医院电子档案管理探析[J].医学信息,2009(10).

篇10：技术资料归档管理规定

一、养护工程内容

养护工程包括：路面大中修工程、桥隧加固改造工程、安保工程、灾害防治工程、绿化工程、班站建设工程、水毁工程。

二、归档文件目录：

9)施工安全方案 10)交通组织方案 11)作业点布设方案 12)竣工报告单 13)施工总结 14)监理总结 15)设计总结 16)工程建设执行报告

篇11：档案资料归档管理建筑工程的论文

1建筑工程档案的内涵和特点

1.1建筑工程档案的内涵

建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。

1.2建筑工程档案的特点

首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的`完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。

2建筑工程档案管理的重要作用

在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:

(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用

由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。

(2)城市防灾和灾后重建的重要基础

在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持

建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。

3改进建筑工程档案资料管理的措施

对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。

4结束语