公文写作格式简介（通用8篇）
篇1：公文写作格式简介
浅谈行政公文
“公文”是法定的机关和组织处理公务事件的文书.行政公文“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。
一、行政公文的种类
１．从文件的来源分可分为：外来公文（收文）、自制公文（发文）和内部公文。
２．按其行文方向可将之分为：上行文，即下级机关向所属上级机关报送的公文，如请示、报告等；下行文，即上级机关向所属下级机关的行文，如命令、批复等；平行文，即平级机关或不相隶属机关之间的行文，如议案、函等。
３．按其时限要求可分为：特急公文、急办公文、常规公文。 ４．按秘密程度和阅读范围可分为：绝密级、机密级、秘密级、内部级、公开级。
二、行政公文的格式
行政公文格式是指公文的规格、样式，即公文的外部结构形态。公文格式是区别公文与一般文章的标志，是公文权威性和约束力在形式上的具体表现，是提高公文处理质量与办文效率的保证。公文的结构划分为眉首、主体、版记三部分；置于公文首页红色反线以上的要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
（一）、眉首部分
1．公文份数序号 指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，由2位或6位阿拉伯数字组成，如“000023”。在行政公文中，大部分公文无需编排这种号码，只有密级较高的或需要如数回收的公文才编排份数序号.如需标识，标注在公文首页左上角第一行。
2．秘密等级和保密期限 有些公文是保密的，指在一定期限内对其阅读的范围有严格限制。分绝密、机密、秘密三级。标注在公文首页右上角第一行。如需同时标注秘密等级和保密期限，顶格标识在公文首页右上角第一行，两者用“★”隔开。
3．紧急程度 指对公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。标注在公文首页右上角，密级下方。
4．发文机关标识 指文件所属机关的种类名称，又称版头。它由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如“××省教育委员会文件”。它处于公文首页上方的中心位置，字体大而醒目、整齐、庄重，并套红印制。
5．发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成，置于发文机关标识下方反线之上居中的位置。其基本格式为“××发〔20××〕×号”。其中年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不编虚位（即1不编为01）；不加“第”字。如“西师发〔2003〕13号”。
6．签发人 是最后签署意见对草拟公文表示认可，准予印发的领导人。不少机关单位的公文需标识签发人姓名，平行对称排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字格，“签发人”标识和签发人的姓名
居右空1字格。
（二）、主体部分
1．标题 由发文机关名称、事由、文种三项组成，称为标题三要素。有时发文机关名称可以省略，大部分公文其标题的事由和文种不省略，个别文种如“公告”、“通告”等有时也省略事由，但文种一般不能省略。
2．主送机关 是公文的行文对象和主要受理机关。主送机关应标注于标题之下、正文之上的左边，顶格书写，后加冒号。上行公文一般只有一个主送机关；用确称。下行公文除批复之外，一般不止一个主送机关，所以多用泛称，如某市教委发文时就以“各县（区）教育局，各中等专业学校，各直属单位”泛称。
3．正文 正文是公文要陈述的基本内容，是公文信息的主要载体。其作用在于阐述公文内容，表达发文意图，使受文者对公文所表述的信息获得具体、明确的认识。正文可以分为开头、主体、结尾三个部分。
4．附件 附件是公文正件（主体）的附属材料，是对正件起补充说明、印证参考等辅助作用的书面材料或其他资料。附件不能夹在正件之中，而是附在主件之后，其名称（标题）及件数标注在正文下，成文时间上的左侧，且每一附件的名称独占一行。
5．成文时间 成文时间是公文的生效时间，一般以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文时间必须用将年、月、日标全，“零”写为“O”，标注在正文或附件标识之
后偏右处。
6．印章 公文除会议纪要外，应加盖印章。加盖印章是公文生效、取信的凭证。机关公章要端正、清晰地盖在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开并居中排列，两个印章均压成文时间，主办机关印章在前；当联合行文需加盖3个以上印章时，要注意留出空行，且将成文时间标注在最后一排印章之下偏右的位置上。
7．附注 指公文需要说明的其他事项。例如：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名与电话；密级下行文需要在附注处注明发放范围等。附注加圆括号标识在成文时间下一行。
（三）、版记部分
1．主题词 主题词是反映公文主题概念的词汇。标注主题词，是文档管理自动化的需要。
主题词一般由3—5个词或词组构成。这些词或词组，多数为名词性的，有时也有动词性的。主题词应力求简明准确地反映公文的范围、事由和文种。主题词标识在抄送机关上一行，先顶格书写“主题词”三字，后加冒号，再写出从公文内容中概括出的几个词或词组，词或词组之间空出一字格。
2．抄送机关 指除主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关的位置在主题词的左下方。
3．印发机关和印发时间 用以注明具体负责印制公文的机关和公文印制时间。这两项在文件末页最下端对称排列。
版记部分应置于公文最后一页，版记的最后一个项要置于最后一行，各项之间要用反线隔开。
篇2：公文写作格式简介
“公文〞是法定的机关和组织处理公务事件的文书.行政公文“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具〞。
一、行政公文的种类
１．从文件的来源分可分为：外来公文〔收文〕、自制公文〔发文〕和内部公文。
２．按其行文方向可将之分为：上行文，即下级机关向所属上级机关报送的公文，如请示、报告等；下行文，即上级机关向所属下级机关的行文，如命令、批复等；平行文，即平级机关或不相隶属机关之间的行文，如议案、函等。
３．按其时限要求可分为：特急公文、急办公文、常规公文。
４．按秘密程度和阅读范围可分为：绝密级、机密级、秘密级、内部级、公开级。
二、行政公文的格式
行政公文格式是指公文的规格、样式，即公文的外部结构形态。
公文格式是区别公文与一般文章的标志，是公文权威性和约束力在形式上的具体表现，是提高公文处理质量与办文效率的保证。公文的结构划分为眉首、主体、版记三局部；置于公文首页红色反线以上的要素统称眉首；置于红色反线〔不含〕以下至主题词〔不含〕之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
〔一〕、眉首局部
1．公文份数序号
指将同一文稿印制假设干份时每份公文的顺序编号，由2位或6位阿拉伯数字组成，如“000023”。在行政公文中，大局部公文无需编排这种号码，只有密级较高的或需要如数回收的公文才编排份数序号.如需标识，标注在公文首页左上角第一行。
2．秘密等级和保密期限
有些公文是保密的，指在一定期限内对其阅读的范围有严格限制。分绝密、机密、秘密三级。标注在公文首页右上角第一行。如需同时标注秘密等级和保密期限，顶格标识在公文首页右上角第一行，两者用“★〞隔开。
3．紧急程度
指对公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急〞、“急件〞。标注在公文首页右上角，密级下方。
4．发文机关标识
指文件所属机关的种类名称，又称版头。它由发文机关全称或标准化简称后加“文件〞组成，如“××省教育委员会文件〞。它处于公文首页上方的中心位置，字体大而醒目、整齐、庄重，并套红印制。
5．发文字号
由发文机关代字、年份和序号组成，置于发文机关标识下方反线之上居中的位置。其根本格式为“××发〔20××〕×号〞。其中年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不编虚位〔即1不编为01〕；不加“第〞字。如“西师发〔2003〕13号〞。
6．签发人
是最后签署意见对草拟公文表示认可，准予印发的领导人。不少机关单位的公文需标识签发人姓名，平行对称排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字格，“签发人〞标识和签发人的姓名居右空1字格。
〔二〕、主体局部
1．标题
由发文机关名称、事由、文种三项组成，称为标题三要素。有时发文机关名称可以省略，大局部公文其标题的事由和文种不省略，个别文种如“公告〞、“通告〞等有时也省略事由，但文种一般不能省略。
2．主送机关
是公文的行文对象和主要受理机关。主送机关应标注于标题之下、正文之上的左边，顶格书写，后加冒号。上行公文一般只有一个主送机关；用确称。下行公文除批复之外，一般不止一个主送机关，所以多用泛称，如某市教委发文时就以“各县〔区〕教育局，各中等专业学校，各直属单位〞泛称。
3．正文
正文是公文要陈述的根本内容，是公文信息的主要载体。其作用在于阐述公文内容，表达发文意图，使受文者对公文所表述的信息获得具体、明确的认识。正文可以分为开头、主体、结尾三个局部。
4．附件
附件是公文正件〔主体〕的附属材料，是对正件起补充说明、印证参考等辅助作用的书面材料或其他资料。附件不能夹在正件之中，而是附在主件之后，其名称〔标题〕及件数标注在正文下，成文时间上的左侧，且每一附件的名称独占一行。
5．成文时间
成文时间是公文的生效时间，一般以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文时间必须用将年、月、日标全，“零〞写为“O〞，标注在正文或附件标识之后偏右处。
6．印章
公文除会议纪要外，应加盖印章。加盖印章是公文生效、取信的凭证。机关公章要端正、清晰地盖在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开并居中排列，两个印章均压成文时间，主办机关印章在前；当联合行文需加盖3个以上印章时，要注意留出空行，且将成文时间标注在最后一排印章之下偏右的位置上。
7．附注
指公文需要说明的其他事项。例如：“请示〞应当在附注处注明联系人的姓名与
；密级下行文需要在附注处注明发放范围等。附注加圆括号标识在成文时间下一行。
〔三〕、版记局部
1．主题词
主题词是反映公文主题概念的词汇。标注主题词，是文档管理自动化的需要。
主题词一般由3—5个词或词组构成。这些词或词组，多数为名词性的，有时也有动词性的。主题词应力求简明准确地反映公文的范围、事由和文种。主题词标识在抄送机关上一行，先顶格书写“主题词〞三字，后加冒号，再写出从公文内容中概括出的几个词或词组，词或词组之间空出一字格。
2．抄送机关
指除主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关的位置在主题词的左下方。
3．印发机关和印发时间
用以注明具体负责印制公文的机关和公文印制时间。这两项在文件末页最下端对称排列。
篇3：《作者简介》书写格式要求
根据有关部门制定的杂志编排规范的要求,本刊所刊稿件均要有“作者简介”项,敬请作者(多作者为第一作者)在投稿时提供相关信息,格式如下:姓名(出生年-),性别,民族(汉族可省略),籍贯,学位,职称/职务,简历,研究方向或分管业务。
摘要：<正>根据有关部门制定的杂志编排规范的要求,本刊所刊稿件均要有“作者简介”项,敬请作者(多作者为第一作者)在投稿时提供相关信息,格式如下:姓名(出生年-),性别,民族(汉族可省略),籍贯,学位,职称/职务,简历,研究方向或分管业务。
篇4：公文写作格式简介
关键词：通用公文；格式；标准
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。
首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。
其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。
其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。
参考文献：
[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京：中国文联出版社2001：31～33.
[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.
[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.
[4]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.
[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.
[6]总装备部，中华人民共和国国家军用标准 军队机关公文格式[Z].2005-10-2.
[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.
[8]田济民，宋琼.党员手册[M] 北京：华夏出版社 1988： 370.
[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.
篇5：常见公文写作格式和文件排版格式
公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。
1．文种
全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定为准，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用,不可混用。二是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。党的机关除《条例》所确定的文种外均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。例如，《关于技术练兵比武的办法》可以改成《××关于印发技术练兵比武的办法的通知》，不能作为文种使用的还有“总结”、“计划”、“安排”、“要点”、“细则”等。三是“请示”“报告”“"函”混用。例如：《××关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将“函”用成“请示”，如“××县办公室关于追加2006年度办公经费的请示”（给县财政局），应改为“××县办公室关于追加2000年度办公经费的函”。
2．纸张和排版
《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
《中国共产党机关公文处理条例》、第九条规定，公文用纸可采用16开型（宽184mm×长260mm），也可采用国际标准A4型（宽210mm×长297mm）。国家机关公文用纸的采用A4型纸。
采用A4型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：37mm±1mm”，订口（左白边）为：28mm±1mm，地脚（下白边）为：35mm±1mm”，翻口（右白边）为：25mm±1mm”，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
采用16开型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：40mm±1mm”，订口（左白边）为：25mm±1mm，地脚（下白边）为：25mm±1mm”，翻口（右白边）为：20mm±1mm”。正文用3号仿宋体字，一般每面排20行，每行排25个字。
公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各1／4处，允许误差±4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm，一般为4mm。
公文的页码标识，要求用4号半角阿拉伯数字，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。
3．发文机关标识（文头）
又称“版头”，《中国共产党机关公文处理条例》规定：版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识原则上应使用宋体字或黑变体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，推荐使用高22mm×宽15mm字体。上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.目前有的文件版头不规范。县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称。如“××县档案局”，不必写为 “××省××县档案局”或“××市××县档案局”。同级机关或部门可联合行文，联合行文版头可以用主办机关名称，也可并用联署机关名称。联合同级别机关，一般按党政军群的顺序排列。发文字号只标明主办机关发文字号。而在实际操作中，有些单位往往是没有联合机关专用红色文头，打印“黑头”文件，严重影响了公文的严肃性。
4．发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布（不与签发人时）。机关代字应当反映发文机关或部门的性质，不可有几种写法。年份、序号用阿拉伯数字标识。目前存的问题有：一是“字”和“发”混淆不清。党政机关代字多为“××发”，职能部门代字多为“××字”。二是“〔〕”不对，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住，六角括号（〔〕）可在word软件“插入符号”中选取，不能用“（）”；三是序号编虚位，将“5号误编为005号；四是加“第”字。如方发〔2006〕5号写为”方发〔2006〕第5号”
5．签发人
上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
6．红色反线
红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即16开110mm-145mm,A4在156mm左右）。需要注意的是，党委的可在红色反线中间标★，政府序列不标★。
7．标题
标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。一般都要写全。省略发文机关有两种情况，一是机关内部使用的公文，标题中省略在落款处写机关名称；二是法规类公文。令、命令等为了庄重简练省略事由。公布张贴性的通告、通知等公文为了醒目，发文机关事由可同时省略。普遍存在的问题有五个：一是不写发文机关名称，以为文头印了发文机关，标题就可省略的，这时错误的。二是滥用标点符号。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。三是多层转发，语意难解。如某县级机关转发市级机关已经转发的《山西省民政厅关于加强民政工作的通知》，其标题拟为《××县民政局关于转发××市民政局关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知》，一个标题中出现多个“关于”和多个“通知”，使读者不知所云，可通过省略一个通知字样的方式来“消肿”，改为《××县民政局转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知》。四是批转、转发、印发文件选词不当。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”或“印发”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”，贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。五是对公文主题的把握不准确、不全面。对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如“××县工商局关于摆摊设点的决定”，此“决定”对摆摊设点究竟是“禁止”还是“准许”、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为“××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定”。
公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号宋体字居中排布。有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排，纵排要上下对齐。公文标题如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，有二行时可上短下长或下短上长，有三行以上时，可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。
8．主送机关
主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。普遍存的问题：一是主送机关“一逗”或“一顿”到底。主送机关较多，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文，其主送机关的排列
形式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。二是位置选择不对。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。意见、决定、条例的主送机关标注在版记中的主题词之下、抄送之上。其余类别的公文，如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关；向下级部分机关发送的公文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。三是党政不分。党委行文对政府系统，党政联合行文对党委。中共中央行文主送单位可为“各省、自治区、直辖市党委，各大军区党委，中央各部委，国家机关各部委党组，各人民团体党组”；国务院行文可为“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”；中共中央、国务院联合行文可为“各省、自治区、直辖市党委和人民政府，各大军区党委，中央和国家机关各部委，各人民团体”。
9．正文
正文用3号仿宋体字，每自然段左空2字；数字、年份不能回行。普遍存在的问题：一是引用公文文号格式不对。应当先引标题，后引发文字号。如，“据×办〔2006〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2006〕12号）。二是文件层次结构不对。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“
一、”“
二、”“
三、”„„第二层用“
（一）”“
（二）”“
（三）”„„ 第三层用“
1、”“
2、”“
3、”„„ 第四层用“（1）”“（2）”“（3）”„„目前一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意序数数词的写法，“
一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“
（一）”和“（1）”括号外面是不带顿和点号。意见等公文为了便于查阅引用，第一层用“
一、”“
二、”“
三、”„„第二层用“
1、”“
2、”“
3、”一条龙排队。三是结束语。颁发性、转发性、指示性的通知，因提出了具体的执行要求（如请贯彻执行，请遵照执行）。意尽言止，自然结束。任免性通知，属告知性质，最后用“特此通知”回行空两格作结。通告可写“特此通告”。公告可写“现予公告”。请示可写“以上请示如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”“可否，请批示”“当否，请指示”“请审批”。批复可写“此复”。函可写“特此函告”“请研究后函复”“请同意”“请批准”。
10．附件
公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。普遍存在的问题是：在一些转发、印发的文件中，将附件置于版记（公文主题词以下）之后，这是错误的。因为转发性的文件和被转的文件在形式上是正件是附件的关系，实质上都是正件，因主要政策规定在被转发、印发的文件之中。
11．成文时间
成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准，不能以文件起草时间为准。行政机关公文《标准》规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全，“○”不能写为“零”，一般置于正文右下方。中国共产党机关公文未明确，根据惯例一般用数字标全。成文日期具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定，一般右空2-4字。
12．署名和印章
单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识成文时间并加盖印章（党的机关公文署名）。
公文除会议纪要、和普发性文件外，均应加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致，因故需用别的印章代替时，应注明“代”字。加盖印章应端正、居中下压成文时间。正确的盖章方式有：（1）下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；（2）中套方式。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。[新《办法》规定]
13．附注
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。按照《国家行政机关公文处理办法》规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。
14．主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点分隔。一般情况下，一篇公文可标1～5个主题词，但最多不超过5个。上报的公文按上级部门的主题词表选用。在词表中找不出准确反映主题内容类属的词时，应在确定词的后面加△，以便区别。
15．抄送机关
公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。实际中，同级机关也可按党委、人大、政协、法院、检察院、其他单位的顺序排列。如果主送机关移至“主题词”之下，标识方法同抄送机关。普遍存在的问题是：一是抄送、抄报同时混用。抄送是指主送机关之外的其他需要告知公文内容的上级、下级和下相隶属机关。不少单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词。目前，公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。不再使用“抄报”一词。二是抄送栏中重复出现主送机关名称。
16．印发机关和印发时间
印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下占1行位置，用3号或4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
17．份数
篇6：个人简介格式
姓名
所在单位及职称
格式：机构名，院系，职称
例如：北京大学，医学院生物化学系，教授
受教育经历（从大学本科开始，按时间倒排序）
格式：开始年月-结束年月，机构名，院系，学历
例如：1991/09 – 1995/06，北京大学，医学院生物化学系，博士
研究工作经历（按时间倒排序）
格式：开始年月-结束年月，大学，院系，职称
例如：1991/09 – 1995/06，北京大学，医学院生物化学系，教授
主要论著（近3年来已发表的与本项目有关的主要论著目录和获得学术奖励情况，按以下格式填写）
1．期刊论文： 所有作者（通讯作者以“*”标出），论文标题，期刊名称，卷(期), pp起始页码，发表年份
例：郑丹、中国癌症地图解析, 决策与信息，第2卷，第3期, 120-125页，2010
2．会议论文：所有作者（通讯作者以“*”标出），论文标题，会议名称，会议时间，pp起始页码，会议地址，发表年份，说明
例：郑丹, 中国癌症地图析, 决策与信息国际会议论文集, 120-125页，北京，2010.04.12-15，大会报告
3．专著：所有作者，专著名称（章节标题），出版社, 总字数，出版年份
例：郑丹，中国癌症地图解析, 科技出版社.128万字，2010
4．奖励：所有获奖人，获奖项目名称，奖励机构，奖励类别，奖励等级，颁奖年份
例：郑丹，中国癌症地图，国家科技部，国家科技进步奖，二
等奖，2010
篇7：活动简介及格式要求
企业，既是社会经济发展的产物，又是社会经济发展的动力。一个企业之所以能够诞生、运行继而发展，都是因为企业文化的存在。企业文化无处不在，不仅存在于管理者的思想中，更存在于企业的每一个角落。
企业发展到一定阶段，文化就作为一种精神理念随之产生。是发展导致了文化的产生，同时反过来文化又影响企业的进一步发展。一种好的文化无疑将极大地推动企业的再发展，而一种不符合当今时代的文化则会将组织引入越来越狭窄的境地，最终导致组织的衰落乃至失败。在激烈的市场竞争中，要赢得商机、赢得未来就需要我们切实思考企业的文化精髓。
企业文化案例分析大赛（以下简称大赛）以实现学生理论与实践的结合为宗旨，希望通过对企业文化现象的分析、研究以及专业人士的指导让参赛学生在实践中提高自己的理论水平；希望通过丰富的内容与多样的形式启发学生经济意识，给学生发挥经济与创业的想象空间，给予学生运用专业知识的机会，增强学生与外界优势企业的联系。我们将通过促进同学们自主的合作研究，增强
其经济观念，培养同学们的精英意识、创新意识与团队精神，增强学生与生活、与社会的联系，在最大程度上加强学生与企业的良性互动。
二、活动特色：
1.资深的评委及嘉宾。我们将邀请涉及公共管理、法学、经济方面的资深老师和在学术研究方面有较强实力的优秀学生来担任此次活动的评委和嘉宾。他们丰富的专业知识和实战经验定能对参赛者做出准确公平的评判；他们中肯的现场点评，更能使每位参赛者和现场观众受益匪浅。
2、涉及范围广。此次大赛面向全校，所有喜欢思考、对案例分析有较大兴趣，想提高自己分析实践能力的同学都可组队参加。比赛内容方面涉及经济管理、政治管理、法学知识等等。同时所选册案例都是发生在我们身边、极具
新闻性、关注性的，同学已经对事件有所了解或有兴趣去了解这些经典案例的所发生的来龙去脉和背后的理论应用。
3、绝佳的沟通交流平台。案例分析大赛的多方面要求，可促进参赛队伍跨院系组合，从而促进院系间的学术沟通与交
基本要求
1、长度限制：文献作品在1500——3000字左右（包含图表中的文字）
2、案例选择：必选从所提供的案例表中进行选择
3、封面：封面上列出案例名称、队伍名称、学校、指导老师、队员名称、4、联系方式
5、格式要求：
内容结构：商业案例分析大赛书面作品总共由六部分组成，分别是案例背景分析、现状分析、SWOT分享、发展战略、预测与依据、总结
（1）背景分析根据选择的案例的具体情况，结合自己所调查的事实资料，对该行业，以及整个社会大背景进行系统的分析阐述，可以从社会背景、行业背景、现今技术水平、政府政策、市场供给需求等方面对现今的时代背景进行分析。
（2）现状分析对所选择案例的企业或行业的现今发展现状进行分析，清楚的说明该行业活企业的发展状况，优势是什么？所存在的问题又是什么？并且，依据现在，对该企业的发展状况进行简单的预测。这一部分主要有两个方面，一是对案例发生企业的经营现状进行分析，系统说明，企业的发展现状，该企业的发展潜力，并且预计企业发展的高度所在。第二部分找出企业发展的问题所在，发生原因以及后果。
（3）SWOT分析通过SWOT分析法对案例企业进行分析，从企业的优势(Strengths)、劣势(Weaknesses)、竞争市场上的机会(Opportunities)和威胁(Threats)四方面对企业的问题进行分析，可以文字叙述，也可以采用图表形式进行阐述
（4）修改策略与发展战略从前面对案例分析的结果中进行总结，根据企业现今发展现状以及所存在的问题，提出相应的解决方案，和企业的发展战略。发展策划要有创新性和针对性，要切实可行。要求选手自由发挥，与书本中的相关理论知识相结合。发展方案内容结构如下：
【1】对发展方案内容进行描述
【2】提出所提方案的逻辑或理由，这套方案的优点在哪里？在现今的情况下，为什么此项方案是最优的解决方案？
【3】对所提出方案的弱点进行描述，为什么会存在这样的弱点？什么情况下方案可能失败？失败的后果是什么？如果公司老板对你的方案不予理睬，如何进行反驳？（反驳要求有理有据，用事实、理论、数据）
（5）预测与依据在提出解决问题的方法和今后的发展战略后，对自己的方案的发展做出预测，并进行市场调研，为自己的预测寻找相关依据。做到有理有据，并非凭空想象，以事实为基础，实事求是的对自己的发展方案做出合理的预测。要求做出市场调查提供相关的数据以及事实依据。
（6）总结从全局出发，对该行业或企业的发展以及参赛者的改进方案做出评价。更具所学知识对某一行业的发展做出预测和评判。同时发表自己在大赛中的所得，对自我团队和作品做出整体升华。
篇8：公文写作格式简介
1 信函式格式的使用使公文格式不统一
1.1 形成便函、函、信函三种格式并存局面
“函”是不相隶属机关,平行机关之间相互联系工作、商洽有关问题、处理事务的一种文字工具,在我国被各级各类机关、群团、企事业单位广泛使用。据《辞源》(商务印书馆,1979年修订本)记载,“函”指称书信始于汉代,《三国志·魏书·刘晔传》记载:“(曹操)每有疑事,辄以函问晔,至一夜数十至耳。”不过那时的函主要用于私务。用于公务的函,其前身是封建社会官署衙门之间、平级官员之间相互往来的平行公文,如“关”、“刺”、“移”、“解”、“碟”、“咨”等。1912年11月6日北洋军阀政府颁发的《公文程式条例》中规定:“行政各官署无隶属关系者之往复文书,以公函行之。”1957年国务院秘书厅的《关于公文名称和体式问题的几点意见》出台后,“公函”改称“函”。自此“函”被列为正式文种,并开始在我国被广泛使用。新中国成立后,将“函”列为常用或主要文种。20世纪80年代末起,国内选用“函”文种行文时基本上采用便函和函两种形式;但自新国标出台后,用“函”文种行文时,出现了三种格式并存的局面。
一是“便函”形式。长期以来,在我国各级各类机关、人民团体、企事业单位,为方便起见,在介绍、商洽、询问、催办等有关事宜时,往往用一种与书信大体相同的“便函”行文。这类便函格式上只有版头和主体两部分,缺版记部分;两大部分中公文格式的要素往往不完整,而且格式要素标识随意性很大,如:公文印制时使用版头标印有机关全称或简称下有一条红色反线的便笺纸,无发文字号,大多无公文标题,有的虽有公文标题,标题直接为“公函”、“邀请函”、“拜访函”、“约稿函”、“征求意见函”等等。
二是“红头文件”形式,即选用“函”这一公文文种行文时,以正式红头文件格式标印。自1996年5月3日《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)及1989年3月1日《国家机关公文格式》(GB9704—1988)标准试行后,我国各级党政机关按照统一、规范的要求,普遍采用公文格式标准中规定的公文格式要素来印制公文。每件公文中格式的三大部分(版头、主体、版记)较完整,各要素较齐全,如党的机关公文使用“函”这个法定文种行文时,版头一般都标印机关全称或规范化简称后加括号内标注“函”字,如“××××××(函)”;发文字号三要素之一机关代码中都标识“函”字,如“×委函”、“×委办函”,“×政函”、“×政办函”等。唯一区别的是印制此类公文时,行政机关的公文版头统一由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。就全国而言,使用“函”文种行文时,公文格式逐步朝着统一、规范的方向迈进。
三是“信函式格式”的形式。1999年底,修订发布了新国标,新国标第11条第1款信函式格式中规定:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。2000年1月1日起,全国各级行政机关大量的公文使用此格式标印,有的党政机关也参照此格式标印公文。自此,国内出现了便函、函、信函三种不同公文格式的版本,原已趋向统一、规范的局面被打破。
1.2 产生的矛盾与问题
1.2.1“文件格式”与“信函式格式”的差异
一是公文格式要素上的差异。表现在构成要素上的不完整性,如:前者的公文版头由发文机关全称(或规范化简称)+“文件”二字组成,后者只标识发文机关全称,没有“文件”二字;前者版记部分标注印发机关名称及印发日期,后者版记部分不标识印发机关名称及印发日期。二是版式不同。公文页边与版心尺寸大小不一。前者的上白边为37mm,后者缩小为30mm;前者在发文机关标识下标印一条156mm的红色反线,后者在发文机关全称下4mm处及在距下页边20mm处分别标印上下两条长度为170mm的武文、文武线。三是格式要素标识的位置不一,如:通常行政机关印发的下行文、平行文,发文字号标识在发文机关标识的下方居中位置;印发的上行文,发文字号标注在红色反线的左上方位置,秘密等级、缓急时限依次标注在公文首页发文机关标识的右上角;而信函式格式的发文字号标注在上一条武文线右下方位置,秘密等级、缓急时限则依次标注在上一条武文线的左下方位置。
1.2.2使用同一文种印制公文时出现红头文件格式与信函式格式两种不同的公文格式的矛盾
众所周知,列入《条例》中的公文主要种类共有14种,列入《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中的公文主要种类共有13种。两个法规合计共有18种公文种类,其中可在新闻媒体、网页公布和在社会公共场所张贴的公文文种有“公报”、“公告”、“通告”和“会议纪要”及“命令(令)”这5种公文种类外,选用其他12种公文种类(决定、决议、请示、报告、批复、通知、通报、意见、议案、条例、规定、指示)行文时,都按正式的“红头文件”格式标印。而自2000年1月1日,信函式格式出现后,打破了这一格局,加剧了公文格式的混乱现象,出现了许许多多问题。
一是导致了“通知”与“函”不分、“请示”与“函”不分、“批复”与“函”不分、“意见”与“函”不分、“通报”与“函”不分、“报告”与“函”不分、“议案”与“函”不分等,同时也出现了“函代请示”、“函代批复”、“函代通知”、“函代意见”等的现象。二是出现大量使用同一文种而用两种不同公文格式印制公文的情况。全国各级行政机关行文的实际情况显见这一现象。例如:《关于印发医药卫生体制五项重要改革2009年工作安排的通知》(国办函〔2009〕75号)、《关于2009年5月份税收收入情况的通报》(闽政税函〔2009〕139号)、《关于对需调整有关地区省级人员出访计划的意见》(外外管函〔2009〕129号)、《关于8月1日“摩的”司机集体上访情况的报告》、《关于支持和加强海峡西岸经济区文化建设的批复》(文港澳台函〔2009〕2322号)、《关于提请<中华人民共和国×××法(草案)>的议案》(国函〔2009〕×号)皆用信函式格式来印制,甚至连任免令、嘉奖令亦用信函式格式印制,如:《关于晋升××同志海关副总监关衔的命令》(国函〔2003〕116号)、《关于给×××同志记一等功的命令》(国函〔2006〕35号);这种使用信函式格式来印制公文的做法还波及党的机关,例如:《关于表彰全国机要交通业务质量竞赛“十连冠”优胜单位的通报》(厅函〔2008〕18号)、《关于接待香港惠安同乡总会海西参访团的请示》(闽委统联函〔2009〕52号)等。以上选择“通知”、“通报”、“意见”、“报告”、“批复”、“议案”、“命令”、“请示”文种行文时使用信函式格式印制的公文,与所谓“红头文件”格式印制的公文的版面,差别很大,形成鲜明的对比,使公文的严肃性、权威性大打折扣。
2 导致公文格式混乱局面的原因分析
2000年初信函式格式启用以来,导致了公文格式更加混乱、不统一的局面。主要原因如下。
2.1 尚未给“函”一个准确的定位,认识上的误区所致
《办法》第四章第十五条规定:“政府各部门……除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。”2001年1月1日《国务院办公厅关于实施<办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号)对“函的形式”作出解释,即“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致,与公文内容相符的文种。《国家行政机关公文格式国家标准应用指南》一书在解释“信函格式”时指出:“信函式公文格式是针对非普发性公文所采用的一种格式,主要用于答复、解释或说明某种具体事项……这种在眉首只标识发文机关名称而不标识‘文件’二字的‘信函式’公文,用于处理日常事务的平行文或下行文……”国务院公报2008年第5号刊载的《国务院办公厅关于精简会议文件改进会风文风的意见》中谈到控制文件规格时,要求“能以函的形式印发的,不以文件形式印发”。纵观上述条文释义,不但对“函的形式”的确切含义没有明示,而且对特定格式的适用范围和具体使用等有关问题未作明确说明,导致了对“函”的形式的理解上产生分歧,产生出“信函”是不是“函”,属不属于“红头文件”范畴;信函是不是正式行文,正式行文与非正式行文如何界定,若是非正式行文,它有无法定效力;具体事务、日常事务如何区分等许多问题和疑问。
一是从行文规则来看,行文时不按隶属关系和职权范围来选用文种,而是按其内容的重要程度和是否普发来确定。
二是从行文方向看,“函的形式”主要用于平行文,有时也用于处理一般具体、日常事务的下行文;而“文件格式”主要用于普发性的下行文以及上行文。
三是从公文内容上看,以“函的形式”行文主要是用于非普发性行文,处理具体事项和日常事务的一般问题;而用“文件格式”行文涉及的都是法规性、政策性事项或者比较重要的事项。孰轻孰重如何区分、辨别。
四是从所用的文种看,“函”是现行党政机关一种常用的公文文种,而“信函”只是法定公文文种的一种载体。将“函”这个在《条例》、《办法》中列入常用或主要的文种游离于法定文种之外,成为非正式公文。正式公文与非正式公文凭什么界定。
五是从使用范围看,用信函式格式行文在各级行政机关和部门党的机关较为普遍,信函式格式区别于文件格式,那么信函是否属“红头文件”范畴。
2.2 以公文的发文字号中的“发文机关代字”来界定公文格式所致
分析国家行政机关的公文格式细则,不难看出,是以“发文机关代字”来区分公文格式要素的,如:“×发”、“×办发”的公文格式是按照“国标”中第5～9条规定的公文格式的要素标识的,而发文字号为“×函”、“×办函”的,则是按“国标”中第11条第1款“信函式格式”这一特定的公文格式来标识公文格式要素的。这种划分的依据是什么、是否合理,都值得商榷。
3 治理公文格式混乱局面的对策建议
全国三大机关(党、政、军)或是七大系统(党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院)的公文格式,主要有以下7种类型。
一是《条例》、《办法》等规定的公文格式。众所周知,发文机关标识(或称版头)套红标印这是“红头文件”的标志。《条例》、《办法》中规定的公文版式有两种,一种是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成;另一种是党的机关公文也可由发文机关全称加括弧标注文种组成。
二是“民用标准”(指新国标)与“军用标准”(指《军队机关公文格式》GJB 5100—2005)中共增加的5种特定公文格式,即:“民用标准”中的“信函式格式”、“命令(令)格式”、“会议纪要格式”和“军用标准”中的“印发、转发和批转的公文”、“代拟稿”、“会议纪要”3种特定公文格式。
三是简报式公文格式。如:党的机关印发时“×办通报”,国家行政机关印发的“内部情况通报”,纪委部门印发的“××××通报”。这些亦属“红头文件”范畴。
四是在新闻媒体上,互联网上发布或在社会上公共场所使用特殊纸张印制张贴的公文,如“公报”、“公告”、“通告”。
五是各级人大代表建议、政协委员提案的答复格式。
六是建国以来在我国社会广泛使用的便函格式。
七是分别用4种不同颜色标印的所谓“红头文件”、“绿头文件”、“白头文件”、“黑头文件”,即:自20世纪60年代以来发文机关标识用红色大字居中套印的“红头文件”,包括用红色大字套印的“密码电报”报头(电报属文件范畴);2009年1月1日启用的用绿色大字套印的“内部明电”报头的“绿头文件”;还有各级党政机关频繁印发的“白头文件”,以及各级各类机关擅自印发或复制的“黑头文件”。
以上仅从公文的版头或首页版面来看,公文格式的混乱现象就不言而喻。这五花八门的各类公文格式,使“红头文件”的权威性和严肃性受到严峻挑战,实有治理整顿之必要。
一是要统一。全国各级机关尤其是上级机关要根植一体化理念,要有与时俱进精神,强化统一性意识,不能对全国公文格式多样性视而不见,抱无所谓的态度。要充分认识公文格式的不统一已严重影响了我国各级各类机关制发的“红头文件”的严肃性和权威性,损害了机关的形象。特别要处理好特殊性与统一性的关系。笔者认为,必须在国标修订中作出正确的抉择。一是目前的“民用标准”与“军用标准”并存实不可取,再也不能强调其他机关的特殊性又出现其他国标了,若政出多门,必然混乱局面依旧。二是各类机关制定了《条例》、《办法》、《规定》中关于公文格式的要素必须统一服从于“国标”,不能从某个机关局部需要来考虑问题,应该有全国一盘棋的意识。三是作为国标一个国家只能有一个,尤其是公文格式国家标准。以往的《国家机关公文格式》和《国家行政机关公文格式》名称都不合适,前者局限在机关,后者更局限在行政机关。国标的名称应为《国家公文格式》为宜,它能涵盖全国范围,即机关、人民团体、企事业单位等。同时,鉴于目前全国各类机关电报格式也不统一的现状,笔者认为,亦很有必要制定出台电报格式国家标准。
二是要规范。公文格式规范须靠国标来约束。首先,国标要严谨规范,对公文格式的每一要素,每一要素的标识位置、每一要素的字体字号等都要作出规范的定义和解释,如:对用少数民族语言印刷公文的排印格式作出具体规定说明(据了解,目前新疆、西藏、内蒙古等地印制此类公文时,排印体式有所不同);又如:对在新闻媒体或互联网上刊登或在社会上张贴的“公报”、“公告”、“通报”的公文格式作出具体规定说明;再如:对简报式、会议纪要式的公文格式各要素作出具体规定说明;同时对使用命令(令)这一文种制发的公文格式要素作出规定说明(据了解,目前在标印此类公文时,行政机关与军队机关标印的格式也有不少差别),等等。若国标不规范,表述不严谨、准确,将无所适从,难免为印制公文格式不规范留下空间,甚至将其视为不规范标印公文格式要素、公文格式混乱的理由。
三是要权威。公文格式是外在形式结构的组织与安排,是显示公文权威性和严肃性的重要标志。因此,修订颁发的公文格式国标要有权威。权威必须建立在制定的国标是合理和科学的基础之上。一是修订公文格式国家标准必须遵循统一、规范的原则。二是加强调研。修订国标时不能闭门造车,要加强在全国范围内的调研工作,不但要考虑上级机关或中央、国家机关的需求,更要通盘考虑省、市、县基层各级各类机关以及人民团体、企事业单位的实际情况,在充分调研的基础上,着手修订;三是广泛听证,集思广益。“国标”这一规范性、专业性较强的文件在修订稿出来后,要进行广泛听证,甚至可以公开征求意见,通过报纸、网络等新闻媒体等公开发布,在全国范围内征求广大文秘工作者的意见;亦可通过召开座谈会、征求意见会等形式,广泛听取上下级机关、业务部门的意见和公文学界、秘书学界、专家学者的意见,集思广益,使之符合我国国情,产生出一个既合理科学又便于操作的统一规范的国家公文格式标准。