办文格式规定

办文格式规定（通用9篇）

篇1：办文格式规定

办文格式：

标题：黑体，小二（加粗），行间距35磅 小标题：黑体，三号（加粗），行间距35磅 正文：仿宋，小三，行间距25磅

页边距：上下2.6cm；左右3.0cm。照片格式jpg。落款：仿宋，四号（加粗），日期与署名同宽。左侧装订：两订（平订）A4纸

落款如下：

律委会办公室拟办意见：

学生自律委员会主任意见：

学生处学生管理科审核意见：

（盖章）

篇2：办文格式规定

肇庆学院学生自律委员会办文格式具体内容如下： 标题内容:

20xx-20xx学年度学生自律委员会xx学院分会xx（部门名称）第x学期x（大写）月份工作计划（总结）

如：2011-2012学年度学生自律委员会经济与管理学院分会环境与管理部第一学期十月份工作计划

标题：黑体，三号（加粗），行间距22—26磅

副标题：黑体，小三（加粗),行间距22—26磅，副标题后不加冒号：

正文：仿宋GB_2312，四号或者小四，行间距18—22磅

落款： xx学院分会办公室（部门名称），仿宋GB_2312，四号（加粗），右对齐，日期（小写）与

署名相对居中，落款与正文之间的行数不做要求，力求美

观。

页边距：上、下2.0cm；左、右2.4-2.6cm。照片格式JPG

左侧装订：两订（平订）A4纸，双面打印。

页码：页数超过两页，各面都加页码，数字（小写）居中。

附注：此办文格式经学生处批准，一经下发，校部以及各二级学院律委分会必须严格按此执行。有效执行日期为2011年11月7日零时起。

肇庆学院学生自律委员会

篇3：手写汉字规定格式练习系统设计

一、国内外研究现状及其水平

手写汉字识别技术相对起步较晚。1981年, IBM公司的E.F.Yhap等人推出了第一套较为成熟的手写汉字识别系统。该系统是基于对汉字进行笔画、字根编码的思想进行识别的。系统中每个汉字用72种字根拼成, 而每个字根又可分解为42种笔画, 通过对笔画和字根的判定识别所输入的汉字。

1988年, 我国刘迎建等人提出利用字段为基元的汉字识别技术。该方法把汉字分为笔段、笔画、字根、单字和词组五个层次, 分别用模糊属性文法进行描述, 以启发式模板引导匹配。该系统汉字识别可达到6763～12000字。

二、问题剖析

汉字练习系统可以实时输入, 识别技术简单, 原理如下图1所示。

1. 主要问题

通过输入界面将汉字输入计算机, 并通过笔画识别, 对每个笔画进行实时处理, 处理后的结果存储在相应的数组里, 形成汉字的笔画特征序列, 然后检索词条库, 找到与该序列匹配的所有汉字, 再根据汉字与指令的对应关系, 找到相应的指令, 形成操作码, 从而控制系统的运行。

2. 难点与关键

(1) 笔顺问题。由于不同人具有不同的书写习惯, 笔画的书写顺序经常会发生变化, 因此, 必须利用一系列方法来描述, 极大地增加了匹配的难度。

(2) 连笔问题。一般人写字时都不会一笔一画地书写, 从实用角度讲, 连笔问题比笔顺问题具有更加重要的意义。

(3) 相似字的处理。汉字种类繁多, 很多汉字彼此之间很相似, 例如“已、己、巳”三个字只是细微的差别。手写汉字的变形十分严重, 怎样能使识别系统抓住汉字之间微小的差别, 是个不得不考虑的问题。

3. 思路和方法

根据手写汉字的特点, 本系统采用向量识别法, 首先识别笔画, 然后识别汉字。当输入手写汉字时, 计算机将捕捉到一个笔画中的点阵, 提取出这些点里面的特征点, 每两个特征点决定一条向量, 因此由向量的比对构成匹配函数, 确定一个匹配范围, 即可识别出相应的笔画, 进而可以识别出整个汉字。

三、汉字笔画分析

1. 汉字笔画的类型

绝大多数汉字是由多个笔画构成的, 所有的笔画在楷书中多是直线型笔画。所以楷书汉字可以认为是直线型文字。

按照以上笔画的定义, 笔画类型约有20～30种, 最常见的如表1所示。

2. 图形学基础

手写汉字的识别系统实质上是对二维图形的识别, 要识别出整个图形, 就得识别出构成这幅图形的曲线, 要识别出这些曲线, 就得识别构成这些曲线的点, 因此点、线、字的关系就成了图形识别的基础。

四、系统总体设计

手写汉字练习系统是用鼠标模拟手写笔, 用显示器模拟手写板。用户用鼠标写字后, 计算机处理相应的数据, 一方面在显示器上显示相应的笔画, 另一方面进行相应的识别流程, 最后将识别结果反馈给用户。因此我把本系统分为三个模块:虚拟写字板的建立、字结构设计及识别算法设计、字库的设计及管理。

1. 虚拟写字板的建立

该模块的功能主要是关于写字板的设计, 给用户提供一个虚拟的汉字练习本系统。具体是:设计格式模型;鼠标写字, 坐标值的存储;各个算法程序的调用;汉字的显示和输出等, 都是在这里完成的。

虚拟的汉字练习本系统的设计, 系统的开发工具是VC++6.0, 主体框架是由开发工具自动生成, 控件是利用编辑框设计的;鼠标坐标值的提取, 在这里用到windows的WM_MOUSEMOVE消息驱动函数On MouseMove来提取坐标的值;汉字的显示与输出, 系统在这里是提取有限个鼠标移动的点, 利用画图技术, 在这些点之间用直线连接, 用来模拟手写的汉字。

2. 字结构设计及特征提取

(1) 模块功能。当虚拟写字板接收到用户书写的字后, 点击学习或识别, 把存储的字传递给本模块。本模块的主要功能就是对输入的字进行处理, 包括提取特征点、消除噪声、向量分析。

(2) 识别字结构设计。本系统识别字结构设计时把字分解为笔画, 笔画又分解为点, 因此我用一个二维数组表示一个最初捕捉到的字, 第一维表示一个笔画, 第二维表示点, 其结构设计如下所示:

struct{//最初获取到的汉字的结构

int x;//点的横坐标

int y;//点的纵坐标

}store[15][300];//每个字最多15笔, 每一笔最多300个点

然后系统对获取到的字进行处理, 包括提取特征点, 消除噪声, 建立向量模型, 最后得到处理后的字。这些字便可以通过识别程序检索字库匹配, 其结构定义如下所示:

struct{//处理后的汉字结构

int total;//笔画总数

int dian[15];//每一笔画的点数

struct{//处理后的字的特征点数组

int relate;//当前点与前一点的关系

int region;//全局位置特征

}detail[15][20];//处理后每字有15个笔画, 每个笔画20个特征点

}test;

3. 字库设计及管理

(1) 模块功能。本模块的功能是关于字库的设计和管理。具体有:字库管理, 提取字库到检索库, 学习方法和识别方法等。

(2) 字库结构设计。本字库的结构设计如下所示:

(3) 关键算法。由于考虑到用数据库存储汉字数据, 给程序的移植带来不便, 我在这里利用文件管理, 并存储字的特征, 用到的主要函数为保存数据OnSave Menu () 和读取数据OnOpenMenu () 。识别算法基本流程如图2所示:

五、实验结果分析

汉字数目众多, 经常使用的汉字就有3000个, 这么多的汉字给汉字识别带来困难, 例如, “已”“己”“巳”这三个字在很多地方都相同, 如果仅仅利用笔画来判断是不可能实现的, 再加上如此多的汉字及其繁体, 更给汉字识别的研究带来了巨大的难题。

正因为如此, 我在这里利用两个特征———相对前点特征、全局位置特征来识别汉字, 提高了一些汉字的识别率。

在这次设计中, 主要使用了C++语言, 数据结构和MFC的相关知识, 将理论知识和实践设计相结合, 一方面, 巩固了基础知识和理论, 而且培养了从事实践工程的研发能力;另一方面, 通过面向对象程序的设计, 增强了数据抽象能力和逻辑思维能力。

摘要：本文介绍的是关于手写汉字识别的汉字练习系统设计, 重点介绍字库的设计和管理。系统样本模式特征选取点与点之间距离、点位置两类。学习后, 将提取的特征字保存到字样本库中。为便于快速匹配, 样本库建立在文件尾部。库结构为简单顺序存储结构。

关键词：手写汉字识别,设计,管理,自动阅读,文本编辑

参考文献

[1]杨淑莹.图像模式识别——VC++技术实现[M].北京:清华大学出版社, 2005.

[2]徐士良.C常用算法程序集[M].北京:清华大学出版社, 1996.

[3]黄振华, 吴诚一.模式识别原理[M].杭州:浙江大学出版社, 1991.

[4]沈清, 汤霖.模式识别导论[M].长沙:国防科技大学出版社, 1991.

[5]边肇祺, 张学工.模式识别[M].北京:清华大学出版社, 2000.

[6]罗耀光, 盛立东.模式识别[M].北京:人民邮电出版社, 1989.

[7]谭浩强.C程序设计[M].北京:清华大学出版社, 2001.

[8]郑莉, 董渊.C++语言程序设计[M].北京:清华大学出版社, 2002.

[9]黄维通.Visual C++面向对象与可视化程序设计[M].北京:清华大学出版社, 2002.

[10]王育坚.Visual C++面向对象编程教程[M].北京:清华大学出版社, 2004.

篇4：办文格式规定

首先，格式条款由合同当事人一方预先拟定。格式条款是由合同当事人一方预先拟定的。传统合同的订立一般均依要约和承诺完成，但在这种订约方式中，合同条款不再由当事人协商确定，而是由当事人一方预先拟定。

其次，格式条款具有定型化的特点。一方面，格式条款普遍适用于所有与提供方订立合同的不特定的相对人，相对人对条款内容不能与提供方协商，只能表示完全的同意或拒绝，一般不能修改或变更条款内容。另一方面，格式条款在适用过程中，要约方和承诺方的地位是固定的，而不像一般合同在订立过程中，要约方和承诺方的地位可以随时改变。

再次，格式条款具有附从性的特点。格式条款的提供方多为垄断性企业或者资本雄厚的企业，消费者之所以受制于企业，正是由于该企业的垄断地位及消费者对产品或服务的基本需求。格式条款提供方一般都是在经济上占优越地位的企业，而相对方则是消费者，在议价能力上双方并不对等。在此意义而言，格式条款具有附从性的特点。

最后，格式条款是一方为与不特定的相对人订立合同而使用的。由于格式条款提供方往往在经济上处于强势地位，并拥有众多的消费者，因此，为节约成本，他们使用了预先拟定的、无须另行商讨的格式条款。为与不特定的相对人签订合同，经营者往往事先拟定格式条款。

对我国《合同法》第39条规定之评析

我国对格式条款的订入规则主要体现在《合同法》第39条第1款中，此条款规定：“采用格式条款订立合同的，提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务，并采取合理的方法提请对方注意免除或限制其责任的条款，按照对方的要求，对该条款予以说明。”根据法条文义，我们可以推知该条主要规定了下列三项主要内容：(1)格式条款必须按照公平原则来确定权利义务。(2)提请相对人注意免除或限制责任的格式条款。(3)按相对人的要求对免除或限制责任的格式条款进行解释说明。在以上三项主要内容中，第一项内容似乎给格式条款提供方设定了一项新的义务，即按照公平原则制定格式条款，当属格式条款之效力规则。第2项和第3项内容要求格式条款提供人仅对免除和限制自己责任的格式条款对相对方负提请注意义务，且无需主动说明，仅在相对人要求下，才须对免责和限责的格式条款进行释明。基于上述分析，可对我国《合同法》第39条得出下述结论：第一，本条未对消费者合同和商业合同进行区分，该条同样适用于商业合同，这对商事活动较为苛刻。因此，该条应当对消费者合同和商业合同进行区分，对消费者合同适用第39条之规定，而对商业合同则适用普通的缔约原则。第二，本条虽规定的是格式条款订入合同的要件，但它并不能适用于所有的格式条款，而仅适用于格式条款中的免责条款，或者说它只规定了以格式条款形式订入合同的免责条款的订入要件，这对相对人而言是非常不利的。根据该条规定，其他格式条款订入合同似乎不需要提供格式条款一方采取合理方式提请对方注意并予以说明；此外，如果格式条款的提供方未履行上述提请注意及说明义务，该格式条款是否未被订入合同？对此类问题，该条款并未提供答案。考察各国立法，一般均不对须提请注意和进行解释的条款范围进行限制。对于消费者而言，其他格式条款依然值得注意，尤其是文义晦涩、专业性过强以致难以理解的格式条款，提供方当然负有提请注意和予以解释说明的义务。第三，订入要件中没有规定相对人的同意。关于格式条款的性质学者一直众说纷纭，有学者认为它是法律规范，一经制定出来即可以直接适用于合同，根本不需要相对人的同意。如果以此原则适用于实践，可能会给双方当事人一个极不明确的指引。虽说从体系解释而言《合同法》第39条处于合同订立部分，如果当事人不同意，自然不能订入合同，站在没有法律知识的普通消费者的角度上来看，很可能使其不能了解自己有些什么样的权利，从而是消费者合同双方的地位更加不平等。故而，相对于本条规定的“提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务”这一宣誓性强但实用性不强的规定而言，把相对人同意作为订立要件规定在此条中更能发挥法律的教育作用、指引作用。

对我国格式条款订入规则之建议

笔者认为，对《合同法》第39条关于订入规则的修订，可从以下几方面考虑：首先，对商业合同和消费者合同进行区分，将该订入规则仅适用于消费者合同；同时，取消格式条款提供方须提请注意和应对其说明的条款范围限制，取消格式条款提供方所负说明义务以相对方的要求为前提的规定，加大对消费者保护力度。其次，对此法条的内容进行充实，规定“异常条款”不得订入合同，对提请注意义务的履行规定具体的判断标准，可从文件的外形、提请注意的方法、清洗明白的程度、提请注意的时间以及提请注意的程度等方面进行规定，使其更具操作性。再次，规定相对人同意作为订入的要件，使得此法条更能发挥行为规范作用，在增强其指引作用和教育作用的同时更好地保护交易相对人。最后，对违反订入规则的格式条款的效力进行具体规定，对该类条款，从保护消费者权益出发，不宜一概认定其未订入合同而无效。如对违反提请注意和说明义务的格式条款，可参照其他国家立法，将其认定为未订入合同等。

（作者单位：新华联合冶金控股集团有限公司）

篇5：办文格式规定

一、两地分居解决干部夫妻从京外地区调入干部的条件：

根据国家人事部《关于国务院各部门从京外调入干部审批工作有关问题的通知》（人调发[1991]12号）规定，解决干部夫妻两地分居从京外地区调入干部，须占用出京干部户口指标并符合下列条件之一，方可办理：

1．夫妻双方均为干部，女方在京工作2年以上，且夫妻一方父母在京居住（常住户口在京）。此类干部家庭生活基础在京，可不受分居时间、年龄和职务限制，只要有指标即可解决夫妻分居问题。2．京内一方为干部（指男方或女方在京而夫妻双方父母不在京的），应分居5年以上或年满30岁，工作需要，确实离不开的业务骨干。其中在京干部具有中级以上专业技术职务或副处以上党政职务，可放宽到分居3年以上或年满28岁。

3．女方在京为工人，京外男方是干部的，应分居5年以上或女方年龄30岁以上。

4．男方在京为工人，京外女方是干部的，应分居10年以上或男方年龄35岁以上。

此外，根据人事部、公安部联合下发《关于因进一步做好干部夫妻两地分居问题工作的通知》（人法

[1999]80号）的文件和《关于调整国务院各部委、各直属机构及中央直接管理企业解决干部夫妻两地分居政策的通知》（人办发[2003]55号）的规定，以下条件不受年龄、分居时间限制，不占出京干部户口指标，予以办理。

1．在京干部获得省部级以上荣誉称号者；

2．获得省部级以上科研成果奖的主要完成者；

3．有突出贡献的中青年专家；

4．被聘任为高级专业技术职务的人员；

5．被聘任为中级专业技术职务满3年的人员；

6．处级以上管理人员；

7．博士学位获得者；

8．硕士学位获得者工作满3年；

9．中央国家行政机关（含参照公务员制度管理单位）现任主任科员职务且年满30岁人员；10．大学本科毕业8年、年满30岁的企事业单位专业技术人员；

11．长期在基层一线工作，生活困难较大且年满35岁的其他人员。

（说明：9－11条为人事部2003年6月从新调整的政策。）

解决干部夫妻两地分居在大城市之间进行对调：

解决干部夫妻两地分居，可以在北京与大城市（津、京、沪、各省会城市及计划单列市）之间有组织地进行对调。

1．对调需符合下列条件：

（1）出京和进京人员均为国家干部；

（2）出京干部和进京干部均存在夫妻两地分居问题；

（3）进京干部的配偶和出京干部均在中央、国务院部委或部位所属在京单位工作；

（4）进京干部的配偶和出京干部在同一大城市工作；

（5）进京干部所在大城市人事局同意对调；

（6）出京干部所在部委人事司（局）同意对调；

对调干部满足上述条件，不受分居年限、职务、年龄等方面的限制，不需要出京户口指标，可解决夫妻两地分居问题。

2．对调程序：

（1）由进京干部的配偶所在部委人事司与进京干部所在城市人事局、出京干部所在部委人事司（局）协商后向人事部行文，行文中不需附出京户口指标。

（2）人事部将调函发给行文部委，抄送进京干部所在城市人事局。

（3）出京干部办理调动、户粮转移手续，其户口迁移证复印件由其所在部委人事司转审批部委人事司，送人事部。

（4）人事部收到户口迁移证复印件后，将调函抄送北京市公安局。

（5）进京干部办理调动进京手续。

三、解决干部夫妻两地分居从京外地区调入干部的指标：

解决干部夫妻两地分居的指标是出京干部户口指标。它是指中央、国家机关及其所属在京单位在职国家正式干部，由于解决夫妻两地分居、工作需要等原因进行工作调动而由北京迁到其他省（自治区、直辖市）的户口指标。这类指标一律以北京市公安局签发的北京市常住户口《迁移证》（复印件）为准。出国留学、离退休、辞职、辞退等人员及工人的户口《迁移证》复印件无效。

出京干部户口指标有效期限，从户口迁出之日起12个月内有效，超过十二个月后不使用的，需提前2个月到人事教育局调配与编制处办理备案手续，否则指标作废。

办理指标备案手续时，各单位须填写《调出北京地区干部户口指标备案登记表》（附后），并附北京市常住户口《迁移证》复印件（各单位需留存一份在使用备案指标时使用）报人事教育局。凡使用备案户口指标时，必须附上北京市常住户口《迁移证》复印件。

出京干部户口指标的使用：此类指标原则上只能在本单位内部使用，单位之间支援指标，必须有正当理由，并且支援单位人事部门出具同意支持户口指标的函件。发现本单位干部夫妻两地分居情况严重，又无特殊理由将指标借用有关单位的，我局将予以没收。

四、解决干部夫妻两地分居从京外地区调入人员所需材料：

各单位在上报干部夫妻两地分居调入干部的材料时，其中各类人员共同需要的材料：

（1）拟调人员的同意调出函；

（2）拟调人员的同意调入函；

（3）结婚证复印件；

（4）随迁人员的证明材料。

各类人员分别需要的材料：

1．京内一方系业务骨干，京外一方系干部

（1）《解决干部夫妻两地分居拟调人员登记表》

（2）出京干部户口《迂移证》复印件（可以是备案指标）；

（3）在京一方专业技术职务聘书复印件或党政职务任命通知复印件（2份）；

（4）在京一方业务考核材料。

2.京内一方系业务骨干，京外一方系工人

（1）《解决干部夫妻两地分居办文备案表》

（2）《调动人员情况登记表》4份；

（3）《申请调动工作登记表》4份；

（4）当年或去年出京干部户口《迁移证》复印件；

（5）在京一方专业技术职务聘书复印件或党政职务任命通知复印件（2份）；

（6）在京一方业务考核材料；

（7）在京一方常住户口卡复印件（2份）。

3.夫妻双方均为干部，女方在京，并工作两年以上，夫妻一方的父母在京

（1）《解决干部夫妻两地分居拟调人员登记表》

（2）出京干部户口《迁移证》复印件；

（3）女方业务考核材料及户口卡复印件；

（4）在京的父母户口卡复印件。

4.在京一方系博士学位获得者

博士证学位书复印件。

5.获硕士学位后，工作又满三年

硕士证学位书复印件。

6.在京一方系聘任高级技术职称者

高级技术职称聘任书复印件。

7.在京一方系聘任中级技术职称满三年

中级技术职称聘任书复印件。

8.在京一方系任处级以上职务

行政职务任职文件复印件。

9.在京一方系具有突出贡献的中青年专家

突出贡献的中青年专家证书复印件。

10.在京一方系获省、部级以上荣誉称号

省、部级以上荣誉称号证书复印件。

11.在京一方系获省、部级以上科研成果奖

省、部级以上科研成果奖证书。

12.中央国家行政机关（含参照公务员制度管理单位）现任主任科员职务且年满30岁人员；任主任科员的批复复印件和在京常住户口卡复印件。

13.大学本科毕业8年、年满30岁的企事业单位专业技术人员；

学士学位证书和国家承认的大学本科毕业证书复印件及在京常住户口卡复印件。

14.长期在基层一线工作，生活困难较大且年满35岁的其他人员。

在京常住户口卡复印件。

15．解决夫妻分居进行对调

（1）同意接收函（进、出京干部各一份）；

（2）调往地人事部门同意对调的函；

（3）若出京干部与进京干部的配偶不在同一个部委工作，出京干部所在部委也需出具同意对调的函件。

16．京内一方系工人，京外一方系干部

（1）出京干部户口《迁移证》复印件；

（2）在京一方业务考核材料及有关家庭困难的证明；

（3）京内一方父母在京常住户口卡复印件；

（4）在京一方专业技术职务聘书复印件或党政职务任命通知复印件；

（5）在京一方业务考核材料；

（6）在京一方常住户口卡复印件。

五、解决干部夫妻两地分居报文程序、行文要求及格式

各单位同意解决本单位干部夫妻两地分居时，以人事部门名义向院人事教育局调配与编制处行文。除表格须用电子版本发送人事教育局调配与编制处，其它材料交换即可。

1．解决干部夫妻两地分居从京外调入干部

此文由人事部批准后，将同意调京批文的复印件、调动人员情况登记表和我局开出的调函等3份材料，一同交换到单位人事部门，由本人持调京批文去北京市公安局户籍科办理户口迁转手续，持调函回原单位办理人事、档案调动手续。

北京市公安局户籍科地址：丰台区成寿寺路甲19号（方庄桥往东100米向南）

北京市公安局户籍科联系电话：876821

43行文要点：包括四方面的内容，一是夫妻双方基本情况；二是调京符合条件款项；三是占用指标情况；四是特殊情况的说明。

行文式样如下：

关于解决干部夫妻两地分居调××到京工作的函

院人事教育局：

为解决干部夫妻两地分居，我所拟调××同志到京工作。

××，女，22岁，大学本科毕业，现系××单位干部。其配偶××，31岁，硕士研究生毕业，是××工程师。二人于×年×月结婚。符合人发[1999]80号文件关于解决干部夫妻两地分居“在京干部聘任中级以上专业技术职务满3年（或硕士满3年），不受年龄，分居时间限制，不占出京干部户口指标”的规定。

经研究，同意调××同志到京工作，由××公司安排工作。随迁子女一名。现将有关材料报上，请审批。

附件：1.《解决干部夫妻两地分居拟调人员登记表》1份

2.××同志单位同意调出函

3.××同志单位同意调入函

4.××、××结婚证书复印件

5.在京一方业务考核材料

6.孩子在校证明

7．××中级职称聘书（博士、硕士学位证书）复印件

（单位盖章）

××年××月××日

2．解决干部夫妻两地分居从京外调入工人

行文要点：此类文报人事部后，由北京市劳动局办理调动手续，故需沿用原报文方式。行文须写明四方面的内容：一是夫妻双方基本情况；二是调京符合条件款项：三是占用指标情况；四是特殊情况的说明。

此报文由人事部批准后，将批文转回原报文单位，由报文单位人事部门干部，持人事部批件和进京人员的档案直接送北京市劳动局调配处办理调动手续，北京市劳动局调配处每天下午办理调动手续，请勿让拟调人员本人拿档案到北京市劳动局办理调动手续。

北京市劳动局调配处联系电话：88081139

联系人：贾跃东

决干部夫妻两地分居从京外调入工人行文式样：

关于调××同志到京工作的函

院人事教育局：

为解决干部夫妻两地分居，我部拟调赵××同志到京工作。

赵××，女32岁，高中文化，现系江苏省×市××公司工人。其配偶李××，32岁，硕士研究生，现系我部××研究所助理研究员，于×年×月结婚。符合人发[1999]80号文件关于解决干部夫妻两地分居“在京干部聘任中级以上专业技术职务满3年（硕士满3年），不受年龄，分居时间限制，不占出京干部户口指标”的规定。

经研究，拟同意调赵××到京工作，由××接收安排。随迁子女一名。请审批。

附件：1.《解决干部夫妻两地分居办文备案表》

2.《调动人员情况登记表》4份（此表由填报单位电子表格打出并盖章后，与其它材料一同交换。）

3.《申请调动工作登记表》4份（此表由填报单位电子表格打出并盖章后，与其它材料一同交换。）

4.××同志单位同意调出函（2份）

5.××同志单位同意调入函（2份）

6．在京一方业务考核材料

7.××、××结婚证书复印件（2份）

8.孩子在校证明

9.××在京一方常住户口卡复印件（2份）

10．××中级职称聘书复印件（2份）

（单位盖章）

篇6：提高公文质量 规范办文程序

关键词：公文,质量,规范

新施行的《党政机关公文处理工作条例》 (以下简称《条例》) 结束了多年来党政公文条例分制状况, 对15种正式主要文种适用范围的界定, 更加科学明确。对各文种的确立使用、公文格式的标注、行文规则的要求更加简明, 对有关公文管理的要求更加全面、严密、具体。适应新形势, 应对新变化, 不断提高公文处理的水平, 是机关工作人员尤其是办公室 (文秘部门) 人员应当熟练掌握的基本技能。

一、强素质, 提高公文质量

(一) 严肃端正文风

习近平总书记在中央党校就文风问题提出要求克服“长、空、假”, 倡导“短、实、新”。在文风上面有人总结通常存在四大弊病, 一是“摆长蛇阵”, 篇幅冗长, 记“流水账”, 有用的东西不多;二是“作假失真”, 弄虚作假, 违背准确性这一公文写作的基本原则;三是“虚张声势”, 不顾公文实用性这一精髓, 华而不实;四是“南辕北辙”, 在公文写作中, 由于粗心大意或胡乱套用, 以致违反语法、违背逻辑, 词不达意。此外教条主义、形式主义、照抄照转的情况都有不同程度的反映。有的大话空话套话连篇, 有的不针对行文对象和实际情况, 有的用词生硬, 措词不讲究语气和方法等, 凡此种种都是公文文风不够端正的表现。

(二) 正确选用文种

正确选用文种, 是正确撰写公文的前提。现行的《条例》规定公文种类有决议、决定、命令 (令) 、公报、公告等15种, 并明确了每种文种适用条件及对象。实践中经常出现不会正确选用确切的文种;有的公告、通告、通报分不清, 望文生义想当然去应用;有的混淆“报告”与“请示”两种文种, 甚至写成“请示报告”。此外对上行文、对下发文以及向平级单位和不相隶属的单位行文的, 有特定的文种, 实践中也有人经常混淆。向上行文用“请示、报告”等文种;向下发文, 一般应选用“通知、通报、决定”等;而向平级单位和不相隶属的单位行文主要使用“函”, 不可混用。

(三) 提高主体质量

有的公文中心不明确;有的长篇大论;有的内容交叉重复, 层次不清;工作部署较多, 一般性要求多, 针对性的具体措施意见少;有时在发文传达贯彻党和国家的路线方针政策, 或落实上级文件精神时, 往往会出现简单化处理现象, 机械理解照搬照抄, 与本地实际脱节, 缺乏操作性与针对性。此外部分公文还存在语言过于口语化, 逻辑性不强, 甚至还有错别字、标点符号错误、一般常识错误等问题。

(四) 理顺结构层次

公文内容层次上的规范要求是第一层为“一、”第二层为“ (一) ”, 第三层为“1.”, 第四层为“ (1) ”。即:一、 (一) 1. (1) 。用结构层次序数时, 数字已打括号的, 后面不再加顿号或其他标点。结构层次的规范要求是要准确、适度、有序、不越级。

二、循规范, 严格办文程序

公文的创制、传递、办理、办毕以及管理等处理任务的完成, 都有其特定的程序, 每一道程序都需要严格按照规范的要求进行, 实践中有几种问题比较普遍:

第一种情况是公文倒转。一些部门拟制以单位名义制发的公文, 未经办公室审核, 便直接呈送领导签发, 在领导签发后, 再交由办公室处理, 这是典型的文件回流、公文倒转。办公室作为主要的办文部门, 一般来说正常的程序是这些文件先由办公室审核后再呈请领导审签, 尤其是以单位名义发送的文件更需要办公室把好关。

第二种情况是部分公文没有经过办公室的收文程序直接寄送到有关单位的对口部门。中间缺少了收文登记、初审和拟办等程序, 直接由所在处 (科) 室承办, 使办公室无法对公文承办情况进行督办检查。

第三种情况是随意提高发文层级。部分职能部门权限范围内的事项, 本应以本部门名义发文, 但在实际工作中一些部门往往愿意以单位的名义行文, 以为这样能提高办文部门对此项工作的重视程度, 提升质效。其实, 这样不仅导致以单位名义发文数量增多, 给发文工作带来压力, 也不利于公文的规范化处理, 更是同中央有关精简发文的要求相违背。

第四种情况是急件制发过多。个别部门办文缺少计划性, 经常对文件办理要求比较急。公文处理有其规范, 有初审、审核、签发等数道程序, 需要时间处理, 且办公室作为办文机关, 往往会同时接收到好几个部门提交的文件, 只能根据轻重缓急作出安排。“急件”太多, 会打乱正常的工作频率和节奏, 影响质量。如果仔细分析这些“急件”, 除了有少部分确实属于“急件”外, 更多的是人为造成的“急件”。

篇7：办文格式规定

关键词：命令（令）；格式；不自洽；消解方案

Abstract： Through the“命令（令）”interpretation of the relevant provisions of the format， the relevant provisions of the current existence of “命令（令）” flag provisions unreasonable， that number is vague or gaps exist not self consistent problem， “命令（令）” reality in official documents is not a unified style， word diversification， and the related regulations are not consistent and there is some relationship between. Puts forward solutions， for the relevant provisions of the production department references.

Keywords： 命令（令）；Format； Not self consistent； Solutions

《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012）（以下简称新《格式》）对“命令（令）”的格式作了特别的规定，“发文机关标志由发文机关全称加‘命令或‘令字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文……”与原《格式》相比，略有变化，如将“标识”改为“标志”，删去“命令标识”这一提法，将成文日期“右空两字”改为“右空四字”等。

细究这一规定，可以发现其中存在几个方面的不自洽问题，需要加以消解。

1 “命令（令）”格式相关规定的不自洽问题

1.1 发文机关标志与标题制作问题

1.1.1 如果命令的发文机关标志中带有事由则按发文机关全称加“命令”或“令”字的方式（以下简称为“标志”式）处置遇到困难。现实的“命令（令）”公文一般采用这样两种形式：一种是“发文机关+关于+事由+文种”，如《公安部关于表彰全国公安系统优秀单位优秀人民警察的命令》、《××市人民政府关于在全市实行森林防火戒严的命令》、《公安部关于表彰“清网行动”成绩突出集体和个人的命令》、《公安部关于表彰全国公安机关专项治理工作先进集体和先进个人的命令》、《××市人民政府关于对××县人民政府嘉奖的命令》等；另一种是“发文机关+事由+文种”，与前一种相比少了“关于”二字，如《×××人民政府××年森林防火命令》、《××省人民政府××××年森林防火命令》等。这两种形式均具约定俗成性，且从语言学角度看具有合“法”性，可称之为“标题”式。如果一定要按新《格式》要求处理为“标志”式，则从实践上看无法做到，从理论上看又显失合理，而硬性规定取消带有事由一类“命令（令）”，又难以找到相关理据，如此便陷入两难境地。

1.1.2 按新《格式》规定，“命令（令）”似乎也不必制作标题，命令（令）的“发文机关标志”一身二用，既有文件式公文的发文机关标志功能，又兼有标题功能，但从字里行间又不能明确得出这一结论，因此这只能是一种推断。我们所见的现实公文，有仅标注“发文机关标志”而无标题形式的，如《中华人民共和国公安部令》（第111号）、《HN省公安厅令》（第1号）、《中华人民共和国主席令》（第三十五号），等等，这种格式与新《格式》规定能够吻合，但难得一见行政公文中单纯使用如《中华人民共和国××部命令》、《中华人民共和国××委员会命令》这一类形式的，即只适用于“令”而不适用于“命令”，这样，“发文机关标志由发文机关全称加‘命令”这一规定便有名无实了。

1.1.3 现实公文中存在同一份命令中，有既出现文件式的“发文机关标志”，也出现命令（令）格式的“发文机关标志”的情形，如《辽宁省人民政府20××年森林防火命令》（辽政发〔20××〕10号），《辽宁省人民政府森林防火命令》（辽政发〔20××〕5号）便均冠以“辽宁省人民政府文件”的发文机关标志（可称之为“双标志”式），这与新《格式》规定（旧《格式》规定同此）明显发生冲突，究竟是新《格式》的规定有失合理，还是发文机关“有法未依”？

1.2 令号问题。令号如何标注，新《格式》存在空白点。现实公文中令号的标注方法有好几种，第一种是文件式标注法。如“公奖字〔2013〕13号”、“×政任〔20××〕4号”等，这种标注能不能算是令号值得商榷，但如果不算，则该命令的令号为空。第二种是采用“第×号”这种序号系列标注法。其中的“×”数字、汉字并用，如“第12号”、“第13号”或“第十二号”、“第十三号”等。其中第一种又有走不同系列的情形。有的“命令（令）”走的是“函”系列，如令（文）号为“国函〔20××〕68号”，“国函〔20××〕31号”等，还有的“命令（令）”走的是普通的下行的行政公文系列，如《××市人民政府关于防汛工作进入实战状态的命令》的文号是“××政令〔20××〕9号”，《××省人民政府关于李××任职的命令》的文号是“晋政任〔20××〕4号”等。而其中的走“函”系列的又与“命令（令）”的文种内涵大相径庭。尽管有学者区分了“函的形式”与“函”的文种，认为：“与‘函的形式有关的是实体令。实体令主要用于‘宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员，还包括依照法律规定向一些准军事机关的工作人员颁授职衔（如关衔、警衔等）……这类实体令，大都以‘函的形式制发。”[1]但这些潜在的规则（也可以说是“奥秘”）毕竟难以从相关规定中找到直接性依据，需要学者、专家花费较大的气力去挖掘、阐发，普通的公文学习者与写作者要作较为充分的了解又谈何容易？故而有理由认为“命令（令）”的格式规定、要求等存在模糊不清之处。

从这个意义上说，新《格式》有失入之嫌，即不能完全概括命令标志应有的方法与形式，导致不严密、顾此失彼、矛盾背离等不自洽问题的产生。

2 消解方案

2.1 细化并明确命令（令）格式的规则

2.1.1 对于发文机关标志可分别作出规定。“标志”式可以继续使用，这是完全符合命令（令）格式的标注形式。“标题”式具有简洁、明确、实用、大众化、可接受度高等特点，合法合理。“双标志”式应当取消，因为既然特别对命令（令）作了发文机关标志的规定，就不应当再存在这一种不同的形式，否则，一方面标志重复，另一方面也显不出命令（令）格式的特定性。

现实公安行政公文中，还出现发文机关标志下再加标题这种“标志+标题”式，如《中华人民共和国公安部命令》（公奖字〔2013〕13号）“关于给新疆巴楚县公安局色力布亚派出所记集体一等功和追授任昌举等6名同志全国公安系统二级英雄模范荣誉称号的命令”、《中华人民共和国公安部命令》（公奖字〔2012〕126号）“关于追授胡永海同志全国公安系统二级英雄模范称号的命令”。《国务院关于授予和晋升赵福地等5名同志海关关衔的命令》（国函〔20××〕68号）等，这种形式是矛盾运动的产物，即发文机关欲加标题，但按规定又不能省去发文机关标志，所以只好如此标志。从学理上看，具有一定的合理性，因为仅有发文机关标志而没有标题，将来归档、查询等可能会出现意想不到的问题，同时也与文件式、信函式差别过大，而且还不利于揭示公文主题，特别是在《党政机关公文处理工作条例》取消了“主题词”这项格式要素的背景下。因此，这种形式可以作为一种标志形式，它与文件格式、信函格式同中有异，异中有同，在公文格式的整齐美观性和不同格式公文间的差异性的表现方面，都具有可取之处。

正因为“命令（令）”格式的相关规定、要求等存在模糊不清之处，加之各地行政机关制定实施细则时又各自持有自己的看法，才导致“命令（令）”的格式实际上并非整齐划一。有学者通过对现实“命令（令）”行文现象的分析、归纳发现，它们使用了不同的格式。发布令使用了令号即“第×号”，表明发布令使用的是公文的特定格式的“命令格式”。行政令使用了通常的发文字号，表明行政令使用的是“文件格式”；嘉奖令和任免令的发文字号为“×函”，表明其使用的是“信函式格式”。[2]问题在于“命令（令）”格式既然是三种“公文的特定格式”之一，就应当与一般的公文格式有所不同，两者不应存在交叉、包含关系，更不能存在完全相同的情形。而三种格式情形恰恰说明了“命令（令）”格式的包蕴性、多样性，出现一种特定“命令（令）”格式与“三种现实格式”的矛盾。可见，相关规定、现实公文、研究成果三者之间存在不太一致甚至于抵牾的地方。

2.1.2 统一令号的标注规则。现实命令（令）令号的形式多样，学者的分析也较为复杂。应尽量避免将简单问题复杂化、不便于实际使用等弊端。可一律以“第×号”为标准，其中“×”为阿拉伯数字，以与文件式公文发文字号的有关要求一致起来，加“第”一方面与现代汉语表达相一致，另一方面显示与文件式发文字号不加“第”的差异，显示特定格式的特定性。

2.2 出台相关解释性文件，补充交代相关规定之理由。这一点，《国家行政机关公文格式条文释义》（以下简称《释义》）的做法值得继续沿用。原则上说，每一种规定都有相应的理由或依据，可在相关解释性条文中加以说明，细致程度可区别对待，或详细说明，或点明出处等，尤其是新老规定不同的地方，目的在于方便学习者知其然且知其所以然，同时也制约、启发相关规定的制定者，方便相关解释性文件的出台。

《释义》强调，“本标准特别规定了命令（令）的格式，而且是比照国务院命令（令）的现行格式设计的。应该说，这个格式应严格按照执行，以从表现形式上维护国家政令的权威性和统一性。”从公文拟制角度来说，严格执行这一格式和“双维护”，也正是公文规范化的表现。这一要求较为合理，对于新《格式》的执行应该仍然有效。有鉴于此，我们认为，就新《格式》的本意来说，“命令（令）”只应有一种格式，不存在任何变体。凡不符合新《格式》规定的均可定为误用或不规范，但并不能否定某些不符合格式及相关研究成果的合理性，因为目前对“命令（令）”格式的相关规定本身存在某些不合理、不明确的地方，所以相关规定的制作机关在修订时可参考已有研究成果并吸收其中的合理成分，不断完善，否则新《格式》中特别列出命令格式的意义便会大打折扣，“双维护”的目的也就难以达到。

参考文献：

[1]夏海波.论“函的形式”与“函”的文种——从“国函”无“函”说开去[J].档案管理，2007（6）：55.

[2]施辉.命令的三种格式[J].秘书之友，2009（5）：27.

篇8：办文格式规定

关键词：速录,会议,办文,会议记录,纪要

现代社会处于以计算机网络为平台的电子政务、电子商务、数字化办公的环境之中, 各级社会组织普遍实行办公自动化系统管理, 加之当前我国会展经济与论坛经济蓬勃发展, 会议是社会组织集体决策的重要形式和有效方式, 特别强调会议快速办文, 以期实现会议结束之时与会者当场拿到缮印发文的会议记录及其纪要等文件, 立即传达贯彻落实。记录会议, 传承工作。这就促使厚文湛技的速录秘书, 通过实时高速听打录入, 现场速录会议记录与会后整理纪要, 录写印发一气呵成, 即录即校、即写即编, 即印即发, 事半功倍地加快会议决策进程和传达速度, 提高机关企事业单位的工作效率。

一、速录秘书精速录快办文, 工作领域中最具有挑战性的是会议现场记录及其纪要整理的快速办文, 语音落文字出, 会议毕文稿出

职业速录秘书是一项高速处理汉语和汉字信息的工作, 工作内容文秘速录相兼, 各占50%。他们掌握亚伟中文速录技能, 以220字/分钟以上的录入速度将语音同步转化为文字。秘书记录会议速度紧跟发言人的语速, 同步打出一篇原话原意“信达雅”, 全程文字录入的现场会议记录, 形成会议文件最原始、最直接的蓝本和依据, 并据此归纳整理出纪要。录入内容完整, 快速编校, 查漏补缺, 准确识别桌签名, 合理分层设段, 时效性快, 准确率高, 保证录入编辑质量。包括新闻发布会、商务会、科技报告会和社会组织内部一系列会议使用亚伟速录现场记录, 全部如实同声记录会议过程, 会后立即形成完整的会议记录及其纪要, 即时全面录入, 当场校对撰写印发内部公文的规范文本, 传达贯彻落实会议精神。会议记录及其纪要速录办文都源自会议, 反映会议情况, 前者连着决策, 后者连着落实。会议公文是办会的名片, 处理质量和效率直接反映办文单位行政管理工作的质量与效率, 会议现场速录办文, 不仅要求速度, 还要讲究文字的质量、语句的通顺、成文的规范。单位大大小小的会议都被精通业务的速录秘书同声记录下来, 形成电子文档, 提升了办公效率, 简化办公流程, 节省办公时间, 加速政策法规措施的推进落实。而且我国发达地区一线城市“北上广”等, 会展业论坛业兴旺发达, 电视网络媒体咨询业蓬勃发展, 越来越多的社会组织与时俱进, 认识到速录技术应用对改善日常办公和办文办会速度、提高效率与运作水平的重要性。

为此, 2014年全国职业院校技能大赛高职组文化语言类唯一的文秘速录专业技能赛项, 特别设置实时会议记录与会议纪要整理, 非匀速听打文章及会议实景录像速录及其会议记录整理, 平均语速200字/分。赛项设置极其侧重速录秘书的“专业化”, 主要体现在速录水平、现场会议记录、文稿校对整理、会议纪要提炼等职业技能要求, 纪要整理赛题内容为企业产品发布会、企业办公例会、主题讨论会等文秘速录岗位实际工作中可能接触到的会议类型及相关背景资料, 使得竞赛内容与现场会议速录办文职业技能无缝对接。作为“国赛”前夕“热身赛”的演练, 2014年3月24日下午, 全国职业院校技能大赛高职组文秘速录专业技能赛项广东省选拔赛承办单位广州城市职业学院, 召集参赛校教师在校办公楼学术报告厅召开“省赛”技术发布。在校办公室主任、教务处副处长和任课教师的带领下, 应届商务文秘专业毕业生中的速录职业技能“佼佼者”张婷和江美贤, 现场会议真实工作岗位毕业顶岗实习, 全程会议同期速录。“练兵场”上, 十指“神功”娴熟规范的职业技能演示, 赢得前来开会和观摩学习的参赛校领导与教师的交口称赞。会后即刻形成会议记录, 并据此当即整理纪要, 及时呈报广东省教育厅, 提出对与会者的希望和要求与会单位共同认真执行会议精神, 努力完成有关举办赛事的工作任务。一举两得, 经过“省赛”技术发布会现场速录办文“实战”演练, 以赛带训, 我校选手进一步强化实时记录与会议纪要整理的备赛训练, 继“省赛”荣获大奖殊荣, 再接再厉, 一鼓作气, 勇夺“国赛”三等奖。

二、会议记录“有闻必录”, 有言必录, 现场会议速录最高境界是一句不少, 一字不易, 如实记录, 再现发言者“所发之言”

速录秘书所做的会议速录文稿, 也就是会议记录。会议记录是社会组织用于记录会议发言的事务文书, 如实全部地记录会议情况, 详细记录会议过程, 作为单位内部文书档案材料保存备查, 不对外公开, 属于记载凭据的内部文字资料, 不发挥现行执行作用。它是记录人 (速录员) 在会议发言过程中同步完成的实录性文字材料, 将发言者每一句话都准确、及时地速录展现在会议记录上, 把会议情况, 包括发言情况、讨论问题、决议事项等完整记录下来的一种书面材料, 具有原始翔实的特点。真实记载会议情况、会议报告、讨论发言、会议决议等内容, 客观反映会议内容和进程, 是形成会议纪要、会议简报的重要素材和检查会议决定事项执行情况的依据。会议记录是会议内容和会议进程的客观反映, 重要会议都要做好会议记录, 行文要掌握固定的规范格式, 明确会议记录特点, 了解结构写法。按会议性质一般分为办公会议记录和专题会议记录。前者又分为例行办公会议记录和现场办公会议记录。例行办公会议记录是记述例行办公会议情况及其议决事项的会议记录, 现场办公会议记录是为解决某些重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议记录。2014年全国职业院校技能大赛高职组文秘速录专业技能赛项广东省选拔赛技术发布会记录, 就是属于专题会议记录。会议是“省赛”组委会 (承办校) 召集参赛校代表, 根据教育部和“国赛”组委会有关文件讨论研究, 集思广益, 结合“省情”修订发布竞赛规程等技术文件, 统一思想, 步调一致, 共同做好“省赛”备赛工作。

会议记录办文着重秉持原话原意的原则, 要求真实、准确、完整, 严格按照固定格式写作, 尽可能原汁原味保持记录发言人的说话, 与会人员怎么说就怎么记, 尤其是对于议定意见的记录, 一定要忠实于原话, 再现会议的全部情况。注意发言者的措辞语气、手势和表情等的记载。如果讨论时有争议, 要把争论的焦点, 各人的意见, 发言的先后等真实地记录下来。开门见山交代清楚会议组织情况, 主要包括:会议日期, 写明年、月、日, 必要时应注明具体时间;会议地点, 写明会议场所名称和会议主持人姓名及职务、与会人员或参加人员。如“省赛”技术发布会的有关说明:教务处副处长钟碧菲、办公室主任庄小刚、速录员考证实训课程负责人高彤心 (文秘速录赛项联系人) 、文秘专业负责人周俊玲、深圳信息职业技术学院余静、广州工程职业技术学院苑振柱、广东工贸职业技术学院梁巧丽、南华工商学院陈飞、广州大学市政技术学院黎嘉、广东行政职业学院姚琼姿、江门职业技术学院陈美云、广东理工职业技术学院张嘉乐。记录:张婷、江美贤 (2011商务文秘学生, 速录秘书实习生) 。主体内容记录会议进行情况:主要写会议议程、议题、讨论过程、发言内容、会议决议等。以及主持人的启示性讲话, 与会人讨论发言等。先写发言人的姓名, 然后记下他的发言。不论详记还是略记, 都要如实记录, 尽可能记下发言人原话, 切不可凭印象随意编写或歪曲他人的原意。会议决议和会议主持人总结及结论性意见, 这是了解会议意图的主要依据, 是会议成果的综合反映, 也是日后备查的重要部分, 必须着重记录。“省赛”技术发布会讨论议题:2014年全国职业院校技能大赛高职组广东选拔赛文秘速录赛项技术文件 (竞赛规程、技术规范方案、竞赛须知、安全规范) 修订。真实全面, 忠实于原话, 不随意增删改动, 尤其是会上的讨论发言, 尽可能按照原话记录。会议决议正确无误地记录, 符合原意, 明白清楚。包括会议主持人李坪主任的开场白;高彤心副教授 (大赛技术组长) 关于技术层面的说明 (为什么要用“亚伟”输入法?“省赛”技术规范标准的等级暂定:中级, 120—160字/分。“省赛”竞赛平台: 亚伟最新的6.0版本等) ;周俊玲副教授 (大赛赛务组长) 关于赛务工作说明, 以及其它与会学校代表对“省赛”竞赛规程等文件修订各抒己见, 畅所欲言, 最后达成共识的讨论发言等等, 全程进行现场会议原话记录, 迅速准确翔实。

会前速录秘书在任课教师指导下, 做好充分的准备工作。事先对会议内容和所涉及问题有所了解, 以便在记录过程中注意各有关方面的关系, 将一些事宜有机地联系起来, 加快记录的速度, 记准、记全。会议记录是原始凭证, 贵在准确齐全。一般来说, 会议上发言人的速度比正常讲话速度要快, 亚伟速录机记录会议讲话的速度完全可以跟上发言人的语速, 同声记录讲话内容, 速录秘书所做的会议速录文稿, 也就是用速录机打出来的会议记录, 机录写作替代了传统笔记, 打出来的比讲的人整理的文稿还要文从句顺。通常情况下, 现场记录是原始记录, 速录稿中肯定会有纰漏, 需要忠实于原话原意进行校对整理。在原始记录稿的基础上增补遗漏、纠正错误、核实决议, 纠正语法错误, 会后即场交稿, 为随后形成纪要奠定文字材料基础。没有记录就没有发生, 会议记录听打速录的方法方式:一是重点记录, 把讲话重要或主要部分记录下来, 这是因为讲话内容没有详细记录的必要, 或者讲话人口才欠佳, 方言难懂, 无法详细记录, 只能记重点。二是详细记录, 比重点记录要详细, 但又不同于全面记录, 把一些无关紧要或重复的词语句略去, 详细记录讲话内容。三是全面记录, 把讲话内容基本上原封不动地记录, 但是, 口语和书面语是有差异的, 听打速录稿与发言者原来的讲话, 在语法和用词上可能会有细微的差别。主持人要求全面记录, 无论讲话内容有无差误, 都必须尽量做到一字不漏地录入, 努力在语句通顺上加以注意, 完稿后马上缮印发文。

三、纪要“理之为纪”, 依据会议记录综合整理, 摘要归纳, 抽丝剥茧, 删繁就简, 提纲挈领, 记载和传达会议情况和议定事项

中发办〔2014〕14号文《党政机关公文处理工作条例》规定:纪要“适用于记载会议主要情况和议定事项”。它具有现行执行效用和很强的约束力, 是传达会议信息的主要媒介之一, 对工作起指导和凭据作用。顾名思义, 概括要点, 以会议记录为基础和依据, 总结提取记录中的内容, 简要集中地记载反映会议主要情况和议定事项, 发布会议主要精神。按照公文程序制发, 常常以“会议”为第三人称来记述会议情况, 主体部分注重使用“会议认为”“会议提出”“会议要求”“会议决定”等作为层次段落的开头语, 在一定范围内传达传阅和贯彻落实。行政机关、事业单位多是严格按照行政公文的套红格式, 循格套写。企业 (特别是中小型企业) 因为多是独立的经济实体, 常常略去版头部分套红格式的编排。文约而事半, 记叙为主, 说明为副, 纪要只是对会议繁杂情况和内容进行摘要概述, 将其中重要情况, 研究决定的重大问题, 决策意见等归纳提炼, 说明主要精神与议定事项来传达贯彻。根据会议主导思想和会议记录, 以及其它有关文件资料, 对会议重要内容和决定事项, 即主要观点和结论综合整理, 摘要分析而形成。写进去的不是会议全部情况, 是从传达贯彻执行的需要出发, 有选择地将重要情况, 研究决定的重大决策意见等概括反映, 言简意赅, 要求与会单位雷厉风行, 共同遵守执行。既可以上传, 又可以下达, 或被批转, 转发有关单位, 是传达贯彻会议精神的主要依据。纪实性是其撰文的基本原则, 要如实反映会议内容和议定事项, 不能把没有经过会议讨论的问题写进去。它只适用于一些比较重要的大中型会议, 是为了解决当前工作的某些实际问题专门召开的。目的一是向上级汇报会议情况, 以便获得上级及时的指导。二是向下属交代传达, 以便贯彻执行。“凤头猪肚豹尾”, 导语紧扣“十个要素”下笔入题:会议名称、中心议题、时间、地点、人物 (包括主持人、与会者、记录人) 、呈报、主送、抄送, 概述会议基本情况。主体内容主要抽取与会者达成共识和要求共同执行的会议精神及其议定事项。

2014年全国职业院校技能大赛高职组文秘速录专业技能赛项广东省选拔赛技术发布会纪要贴近“实战”, 现场会议速录办文。这是研究部署做好“省赛”, 达成技术等级、技术平台软件使用等的重要工作会议, 纪要导语:2014年4月23日星期三下午2:30, 在广园南校区8号楼2楼学术报告厅, 广州城市职业学院公共管理系主任李坪主持召开2014年全国职业院校技能大赛高职组广东选拔赛文秘速录赛项技术发布会。会议中心议题:2014年全国职业院校技能大赛高职组广东选拔赛文秘速录赛项技术文件 (包括竞赛规程、技术规范方案、竞赛须知、安全规范) 的修订, 并就有关问题达成共识 (与会者、记录人等见前面会议记录说明) 。呈报:广东省教育厅;主送:李训贵校长、刘范一副校长;抄送:学校教务处、办公室、后勤处、公共管理系、其它与会单位等略) 。会议纪要如下:然后承上启下转到主体内容的说明。“省赛”技术发布会纪要主体内容, 即主要会议精神与议定事项说明:

(一) 关于“省赛”竞赛内容 (赛题) 要全部在强化训练样题中抽取的说明。南华工商学院、广州工程职业技术学院、江门职业技术学院、广东工贸职业技术学院、广州大学市政技术学院、广东行政职业学院等几位老师提出:最好进一步确定竞赛范围, 竞赛内容 (赛卷) 要全部在强化训练样题中抽取。竞赛规程指定的参考教材有两本, 新版教材及其技术软件有很多变动, 现定的强化训练样题, 基本上是从这两本教材中抽取, 但是有些学校现在还没有采用新编教材教学实训, 为使参赛校的竞赛都在同一起跑线上, 公平起见, 应在现行训练样题中抽取赛题。

(二) 关于“省赛”竞赛技术规范标准等级中级, 使用亚伟速录软件平台竞赛, 赛卷必须确实做到120—140—160字/分的梯次的说明。基于2013年和2014年“国赛”都是亚伟速录软件平台竞赛, 根据省厅与“国赛”接轨的指示精神, 自上而下, 决定“省赛”竞赛平台使用亚伟速录软件。由于我省高职院校的文秘速录教学实训水平参差不齐, 与北京、天津、东北的院校差距很大。本着共同办赛, 共同参与, 以赛促建, 以赛强技的宗旨, 竞赛技术规范标准等级不能过高, 也不能太低, 太高曲高和寡, 参赛队数不能形成一定的规模, 过低又不能顾及到省教育厅要求选拔优秀选手强化训练参加“国赛”。所以, 与“国赛”接轨, 也要顾及“省情”, 看打听打共3轮竞赛, 确定速度为120-140-160字/分的梯次展开, 必须完全保证这一竞赛的速度标准。

(三) 关于赛前强化训练参考教材的选定。原定参赛训练教材两本, 因为旧版教材《亚伟中文速录机培训教程》 (唐亚伟主编, 经济科学出版社) , 与之配套的软件5.0版已经与时俱进优化更新为6.0版, 同时在2013年已经相应出版新教材《亚伟中文速录机培训教程》 (唐可亮主编, 中国劳动社会保障出版社) , 2014“国赛”的亚伟速录竞赛软件也是6.0版本, 因此, 现在教材二选一, 确定为新教材《亚伟中文速录机培训教程》 (唐可亮主编, 中国劳动社会保障出版社) 。

(四) 关于听打赛卷与赛题文本对比评判中, 标点符号不计入准确率的说明。南华工商学院、广州大学市政技术学院、广东行政职业学院等几位老师提出:第2轮听打赛卷的录音播放, 最好要读出标点符号。这是文秘速录赛项竞赛, 而且“国赛”听打赛卷的录音播放, 是不读标点符号的, 要求选手自行分段断句, 这同时是对学生文秘专业基本功的测评。经咨询“国赛”专家组, 决定第2轮听打录音播放不会读出标点符号, 赛卷评判的准确率不计入标点符号。

“简为文章尽境”, 简明化是纪要文字形态的灵魂。会议纪要的作用, 在于将会议的议事过程和议定事项用精炼的文字归纳出来, 留存备查并发给有关单位部门贯彻执行。“省赛”技术发布会纪要是会后指定秘书人员在会议记录和竞赛规程等其它会议文件基础上整理加工摘编而成, 将17037字的会议记录综合摘要为1744字的会议纪要, 忠实反映会议内容, 纲举目张, 一步到位, 抓住会议精神实质, 突出赛项中心工作的四条要点展开说明, 干脆利落, 主体简明扼要, 点到即止, 篇无类句, 句无类字, 用墨省俭, 表述简要, 很好地向有关单位及时传达此次会议精神。

亚伟速录是一种运用速录机设备, 从事语音信息实时采集并生成电子文本的技术。它可以将中文有声信息及相关无声信息电子文本化, 也是语文应用工具和中文信息化处理的重要手段。“手指追赶声音”, 21世纪信息时代的速录秘书, 凭借亚伟速录作为现场会议快速办文的核心助推器, 真正帮助各级社会组织实现“会议同期声”的“全程文字实时记录”办会工作, 极大地加强了现场会议快速办文的有效性。

参考文献

[1]清代·刘大魁.论文偶记[M].

篇9：办文格式规定

改变以前政府以管理为主的状态，建立服务政府，不仅要从观念上树立服务于人民的理念，在具体的政府文件工作中还应该建立相应的制度，提高政府工作效率，促进政府工作规范化，创造良好的民众与政府交流的环境，以更好提供对广大民众的服务。从这个角度来讲，政府文件工作是一种工具，是政府与民众之间的纽带和桥梁。通过政府文件制度的创新，可以做到方便政府与民众的平等交流，

在实际工作当中，对于政府文件制度的许多创新方式，让我们看到了政府文件制度改革的方向。

一、办文制度

服务政府不仅能够得到群众的认可，而且对于投资的软环境也有重要改善作用。随着“窗口式”办文制度的出现和推广，各地还纷纷出现一些其他的办文制度提供便民服务，比如首问责任制、便民服务窗口、办文承诺制、全程办事代理制等等，虽然名称有异，但本质是相同的，那就是以提高行政效率为手段，最终服务于民众，实现了政府文件制度的创新。但是从实施的情况来看，也有一些地方没有能够通过这种政府文件制度创新的方式，提高政府工作效率，这是因为缺乏有效的监督执行，流于形式，没有真正体会到服务政府的内涵。“窗口式”办文制度不仅仅是一个说法，而更重要的是一种做法。在各地推行的过程当中，完全可以因地制宜，根据其自身的实际情况，采取多种形式，对于“窗口式”办文制度进行推广，如政府部门可在街道和乡镇广泛推行“政务超市”、“政务服务中心”等多种方式，将原有的服务类别梳理成几大类，集中提供政务服务；在区县推行“一站式服务”、“联合办公”和“套餐式服务”；在市级政府部门推行“统一窗口”服务。政府要充分发挥服务职能，树立为公众服务为纳税人服务的意识，树立对公众负责的责任意识，按照市场经济发展规律的要求，最大限度地为社会提供服务，提供办文办事的便利。

在深圳市国土规划局实施的《深圳市国土规划局窗口式办文暂行办法》，就大大提高了办事效率，并且树立政府的良好形象，这就是“窗口式”办文制度。深圳市国土规划局推出该制度的初衷就是“简化办事环节，提高办事效率，增强服务意识”，实际上也就是受理业务文件时实行窗口办理，群众直接在窗口交办，直接在窗口领取。局内做好文件处理的衔接工作，提高了工作效率，方便了群众办事。“窗口式”办文制度从以下几个角度有利于服务政府的建立：

第一，以群众为中心。“窗口式”办文制度实行文件窗口进出，群众不需要进入政府内部进行交涉就能够办事。只要必备文件由“窗口”递进去，其他都由政府负责，内部按照一定规程进行协调办理。免去了群众的很多麻烦，也减少了很多环节，节约了资源。群众不用再“跑断腿”。收文人员也会告诉你必须补齐的资料，避免在办理过程中因资料不齐导致退文，而延长了办文时间，提高了收文质量。基本保证了收进来的申请都是能够办理的。对于文件的办理程度还能心中有数，当然对于政府的印象就会有所转变。这样的政府才是为人民服务的政府，而不是高高在上的管理政府。

第二，提高办文效率。“窗口式”办文制度不仅仅是简单的窗口进出，更主要的是办文程序的创新和改革，利用对于办文时限的控制，文件在政府内部进行有序的运转，整个过程规范有序合理，权责分明，可以随时咨询，既避免了文件的漏办、错办、重复办。也避免了部门之间互相推诿。“窗口式”办文制度带动了整个政府机关能够活跃起来，可以改变政府机关工作日休息，休息日工作的状态。从一定程度来讲，“窗口式”办文制度是有百利而无一害的。

第三，增强了办文透明度。“窗口式”办文制度实行封闭办公，办文人不能够与申办人直接接触，一般通过电话联系避免了“吃、拿、卡、要”的不良作风。当然，如果在办文的过程当中，有比较复杂的问题，申请人还可以通过电话进行预约接访。加强与群众联系，提高了办文透明度。此外，还设立了咨询组。它是为民服务的最前沿部分，其正体现了这个说法，需要工作人员要“不惜千言万语、不怕千辛万苦、想尽千方百计”。一些办事单位和办事群众在与政府工作人员面对面的交谈过程中了解了法律法规方面的知识；而我们政府工作人员也在答疑解惑、提供政府法规咨询服务的同时，了解到了群众关注的问题及其呼声。这无疑起到了一个沟通民意的桥梁作用。也有利于决策者在制定政策的时候。掌握来自于基层的第一手资料。

二、文种制度

建国五十年，文种基本上是“大稳定，小调整”，它既是人民政权稳固性的反映，也是文种本身科学性的反映。而且，新中国法定文种的划分，以简化、确切、便利公务活动为原则，这是新中国政府文件种类由繁到简的根本原因。我国现行的13种法定行政机关政府文件中，除“会议纪要”是建国后总结政府文件实践活动经验的新创造外，其他12种名称都或多或少从前人那里沿用或演变而来的。其中“命令”、“报告”、“批复”、“函”来自古代公文；“议案”、“公告”、“通告”来自辛亥革命诞生的南京临时政府和随后的国民党政府；“决定”、“指示”、“通告”、“通报”来自新民主主义革命时期革命根据地的民主政府。当然，这些文种的服务对象及使用范围和使用频率现在都发生了新的变化。

面对新一轮政府职能转变，文种必须创新才能够适应发展的需要。在文种的使用当中“函、意见、会议纪要等体现平等性、民主性的文种的使用呈扩大化趋势；指示、决议、布告、指令等指令性、命令性文种的使用在不断萎缩甚至被淘汰”。针对这种形势，根据政府职能转变的要求，文种制度必然会进一步创新，而且应该朝着民主、平等、公开的方向发展。原因如下：

第一，政府与民众的关系转变。政府与公民的关系是经常的、广泛的和普遍的、复杂的。国家行政组织与公民之间这种管理与被管理、服务与被服务、被监督与监督的关系，是中国社会主义制度的特有机制和社会主义民主的体现。建立服务政府需要政府明确“服务是政府的天职”，“管理就是服务”这种新的理念，政府与民众之间的关系发生转变。政府不再是强制的管理，而是提供人性化的服务。尤其在电子政务的实现过程当中，政府与公民通过网络增加了交流的机会。政府与公民的距离拉近了，在处理相关的事务当中会产生文字资料，这些文字资料可能是公民对政府的，也可能是政府对公民的；可能涉及的是公民申办的事项，也可能是政府征求公民的意见。这一类文件并没有统一的文种进行规范，随着服务政府建立的基础日益完善，政府与民众间交流的文种的出现是必然的，体现了服务政府的根本理念，即服务群众。同时，增进政府与民众的交流，也有利于政府的科学决策。

第二，政府与企业关系的转变。职能转变对于政府和企业关系的影响，从而影响到其二者之间的行文关系和文种的使用。转变政府职能，理顺政府与企事业单位的关系是关键。建国以来。由于我们缺乏建设社会主义的经验，较长时间把生产资料公有制与发展商品经济对立，把计划调节与市场调节对立，忽视了价值规律的作用，逐步形成高度集权的产品经济体制，而与之相适应的中央政府的经济职能，则是按产品对象设置管理部门，按条块隶属管理管理企业，核心问题就是政企职责不分，对企业统得过多，管得过死。80年代以来，政府在转变经济管理职能方面逐渐迈出步伐。十多年来，随着整个社会发展的步步推进，政府职能转变也渐渐深入，但是在一定程度上角色转换不到位，政企分开很难实现，这是政府职能转变中的障碍，是亟待解决的问题，政府正在加大力度，从企业改制方面着手，进行转变。政企分开，政府与企业的关系逐渐趋于平等，政府将不再会是企业的指挥者，二是与企业平等的服务者。那么政府与企业之间，伴随着政企分开的深入，体现平等关系的文种的使用频率会逐渐增加。既是政府职能转变的表现，也是政府职能转变的辅助工具。

第三，政府机构关系的转变。传统的政府机构设置是科层官僚制，传统科层官僚制强调法定的、明确的权力结构，责权一致，不得有随意性。有严格的等级制度，层层授权，一级管一级，像金字塔一样。科层制强调对职能部门的管理，而不重视与外界环境及其他组织部门的联系。因此，无论是在组织的内部还是对外界环境而言，科层制组织都是孤立运行的，较少与外界进行信息交换，形成了严重的封闭性，难于调动人员积极性发挥创造力，从事实际工作的基层人员比高层决策者更了解改进工作过程及其效率的方法，但缺乏相应权力：而高层决策者较少接触实际工作，制定的政策又不利于下层实际操作。不符合政府完善自身发展的需要。政府职能转变的进行，电子政府的建立，组织机构逐渐趋向扁平化，政府组织间的关系，更多的是平等的关系，也就意味着政府机构间的行文关系平行关系增多，平行文文种会使用较多。

需要明确的是此处所提到的文种创新，并不是指各个政府部门自身进行创新，“各行其道”，而是指文种的变化趋势，也就是实际应用当中会产生的变化，从而将会影响到国家对于政府文件文种的进一步创新改革，来适应这种变化。也就是说。不是独立的创新，而是整体的创新。从而有利于文种的规范化。

在政府职能转变的各个阶段，政府文件制度都适应了时代发展的需要，不断更新和完善，提高政府工作效率和质量。协助了政府机构对国家事务进行有效管理。

参考文献：

[1]张群.高效廉政的一项制度创新——深圳市规划国土局宝安分局深化和完善窗口式办文制度纪实田经济前沿，2001(4).

[2]彭澎.政府角色论[J].北京：中国社会科学出版社.2002.