报销流程、制度

报销流程、制度（共8篇）

篇1：报销流程、制度

费用报销制度及报销流程

为了加强公司内部管理，规范公司费用报销行为，倡导一切遵循制度办理的指导思想，特制定本制度。

本制度适用公司全体员工。第一条 术语

（一）费用：是指公司在日常活动中发生的各项支出，是公司经济利益的流出。

（二）费用经手人：也是经办人，是指具体经办某项经济业务并代垫支付和借支付了资金的个人。

（三）费用报销：是指费用经手人凭费用发生时所取得的真实的单据，按公司的规定报销流程，向公司报销费用，领取现金。

（四）费用报销证明人：是指能证明该项费用确实已经真实发生的个人。

（五）费用报销审批人：是指具有相应审批权限，可以批准报销的个人。第二条 费用报销的一般规定

所有报销单据必须有经手人、证明人（或实物经收人）、部门主管、会计主管签名，审批人审批，方可报销，到出纳员处领取现金。

要求：

（一）经手人：费用经手人必须取得真实的票据，自行整理、黏贴和填写报销单据，并在报销单据的“经手人”处签上自己的名字。非费用经手人不得在报销单据的“经手人”处代替他人签名。

（二）填写报销单：应严格按要求认真填写，简述费用内容或事由，注明所取得的票据张数；票据金额大小写须完全一致，不得有涂改。报销单据必须真实、准确、完整、清晰，严禁弄虚作假。

（三）证明人：费用报销证明人在报销单据的“证明人”处签上自己的名字，自己不了解、不清楚不能证实费用确实已经真实发生的任何人，不得在“证明人”处签名。

（四）部门主管：经部门主管核销并登记记录，并在“部门主管”处签名。

（五）会计主管：费用报销必须经财务部人员核对并对其费用单据手续的有效性进审核。如果费用报销项目与会计核算的其他项目存在相互关联的，财务部门应从会计核算的其他项目验证检查费用报销项目的合理性、数额的准确性、业务相互勾稽检查。同时，财务部门也应该核查是否存在费用重复报销的情形。审核完后并在“会计主管”处签名。

（六）对违反报销程序，或费用项目、金额的单据，财务部门有权予以退回或待进一步核实后再签名。

（七）审批人：领导审核，并在“领导审核”处签字。

1、报销费用金额在3000元以内的，由部门领导在报销单据的“部门主管”处审批并签名；再经会计部门核审并在“会计主管”处签名。如果费用经手人为部门领导，部门领导只在报销单据的“经手人”处签上自己的名字，“审批人”则由董事长或其授权委托人审批签名。

2、报销费用金额在3000元以上的，由董事长或其授权委托人在“审批人”处审批并签名。

（八）报销3000元以上需提前一天通知出纳以便备款。

（九）到出纳处报销。

第三条 本制度解释权归公司财务部门。

第四条 本制度经会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。

2011年9月 日

篇2：报销流程、制度

第一部分、总则

第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条、本制度适用公司全体员工。

第二部分、借支管理规定及借支流程

第四条、借款管理规定

(一)出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

(二)其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

(三)各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

(四)借款销账规定：(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

(五)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

二、借款流程

(一)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

(二)审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

(三)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第三部分、日常费用报销制度及流程

第五条、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第六条、费用报销的一般规定

(一)、报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制 度),且发票背面有经办人签名。

(二)、填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

(三)、按规定的审批程序报批。

(三)、报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

第七条、费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

第八条、差旅费报销制度及流程。

（一）、费用标准:

职 务

交通工具

住宿标准

伙食标准

外埠市内交通费用

一般员工

火车硬卧

120元/天

30元/天

30元/天

部门负责人

火车硬卧

150元/天

40元/天

40元/天

总经理助理

飞机

200元/天

50元/天

50元/天

总经理及以上

飞机

实报实销

实报实销

实报实销

（二）、费用标准的补充说明：

1、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

2、实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。

3、伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

4、宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。

5、出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

（三）、报销流程

1、出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

2、借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3、购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。

4、返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

第九条、电话费报销制度及流程

(一)、费用标准

1、移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。

2、固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。

(二)、报销流程

1、公司人力资源部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。

2、财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。

3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。

4、员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。

5、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

第十条、交通费报销制度及流程

(一)、费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车；(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。

(二)、报销流程

1、员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。

2、审批：按日常费用审批程序审批。

3、员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

第十一条、办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定：为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

1．购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

第十三条、招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

（一）、费用标准

1.招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

2.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

3.资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。

4.其他费用：根据实际需要据实支付。

(二)、报销流程：

1、招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2.、培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

3、资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

4、其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第四部分、工薪福利及相关费用支出制度及流程

第十四条、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

第十五条、工薪福利支付流程

(一)、工资支付流程：（1）每月5日前由人力资源部将上月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；（2）总经理提供职工月度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）每月8日由财务部通过银行代发形式支付上月工资，遇节假日则提前发放；（6）每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。

（二）、临时工资支付流程同工资支付流程。

（三）社会保险及住房公积金支付流程：（1）由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2）住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力 资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

（四）其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

第五部分、专项支出财务报销制度及流程

第十六条、专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

第十七条、软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

（一）、固定资产报销：

1、购置固定资产，必须先有批准的购置计划，控购商品必须经总经理向有关部门办理专项控制证明单才能购买；

2、在当日内购置，经领导批准可借用空白支票在计划范围购置，如能事先知道价格、单位名称及账号者，可办理借款手续，经领导批准，由财务部开支票；

3、固定资产报销时须建立固定资产卡片，并有资产编号，财务才准予报销；

4、固定资产经财务报销后，财务部列入“内部往来成本费用”科目。

（二）、流动资产报销：

1、采购部门提出次月原材料及备用品、备件购置的购料计划，经领导批准后报财务部作出次月定额用款计划；

2、凡购入材料物品，必须填写入库验收单（一式三联，采购、仓库、财务部各一联）后，才予以报销；

3、材料物品领用时，必须填领料单（一式三联，领用人、仓库、财务部）；

4、仓库保管员兼材料会计，每月与财务核对账目，发现问题及时找原因更正；

5、年终物资部应盘点一次，列出材料清单与财务部核对，并作出盈亏表；

6、采购部门可借支备用金，作为零星购料周转，工程部也可以借支备用金，作为急需采购维修物品用，年终备用金全部交财务部，第二年再借；

7、采购人员经领导批准可借支空白支票（限制一定数额内开支），必须在三天内到财务报销。如果取得正式发票，可办理报销手续，不再借支空白支票；

8、各项预付款先填借款单，经企业主管领导批准，按合同要求付款。

(三)结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第十八条、其他专项支出报销制度及流程

(一)费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。

(二)费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。

(三)、财务报销流程

1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

2．签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。

3．付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第六部分、报销时间的具体规定

第十九条、为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1、财务报销：公司财务部每周三下午为报销单据审核，周四将审核通过的单据交总经理签字，总经理签字后转出纳，出纳按签完字的实际额度给予发放；若遇报销日当天总经理不在，则报销时间顺延；若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。

2、借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

第七部分：应收票据管理制度

第1条、为规范企业应收票据的管理，防范应收票据风险，特制定本制度。

第2条、企业应收票据管理应遵循核准、记录和保管职能相互分离原则。

第3条、应收票据的审核。

1、企业在接受应收票据时，财务人员要按照《票据法》和《支付结算办法》等规定，仔细审核票据的真实性、合法性，防止以假乱真，避免或减少应收票据风险。

2、收回的票据为非统一发票抬头客户正式背书，因而未能如期兑现或交货尚未收回货款，且不按企业规定作业，手续不全者，其经办业务员应负责赔偿售价或损失的××%。

第4条、应收票据的批准。

1．应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员书面批准。

2．接受客户票据需经批准手续，降低伪造票据以冲抵、盗用现金的可能性。

3．票据的贴现须经主管人员审核和批准，以防伪造。

第5条、应收票据的账务处理。

1．应收票据的账务处理，包括收到票据、票据贴现、期满兑现时登记应收票据等有关的总分类账。

2．销售会计应仔细登记应收票据备查簿，以便日后进行追踪管理。

第6条、应收票据的保管。

1．企业设专人保管应收票据，且保管人员不得经办会计记录。

2．对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提出付款。

3．对已贴现的票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理。

第八部分、附则

1、本制度解释权归公司财务部。

篇3：报销流程、制度

差旅费是管理费用中的一项核算内容,其占我单位管理费用的比重不大,但是由于差旅费发生频繁,涉及员工面广,涵盖内容繁杂,与职工的经济利益密切;差旅费的报销审核体现财务人员执行企业的财务制度的尺度,如果把握稍有偏差,很容易产生矛盾,令员工与财务人员发生冲突。因此,设置严格的财务制度、内控制度、审核流程,有利于减少矛盾,帮助财务人员提高服务质量。

一、公务出差的内部控制

第一、职工公务出差由各部门负责人审批安排,根据工作任务严格控制出差人数、天数、行走路线。

第二、出差人员以经济、便捷为原则,按差旅费规定标准等级选择合适的交通工具乘坐,凭据报销。未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分自理。其重点在于限制出差人员乘坐飞机商务舱、火车软座或软卧等;出差人员住宿按有关财政规定,执行按职务等级的限额标准。

第三、会议组织安排需要提供会议通知,详细列明会议名称、日程安排、时间地点,并提供会议代表及会议工作人员名单、会议签到表等。

二、我单位差旅费报销流程如下

第一、人员出差须经部门负责人批准,出差前的借款或差旅费的报销均须部门领导签名批准。

第二、出差人员如需借款,本部门负责人审核签名的《借款单》,经由财务负责人审批签名后方可借款;金额较大的须提前预约。

第三、出差人员完成公务回来后,按要求填写《差旅费报销单》和提供有效票据,交由会计人员按差旅费规定标准办理差旅费报销。

出差人员在出差期间因游览或非工作需要开支的费用,均由个人自理。

三、现阶段差旅费报销存在的问题

(一)审批程序本身的问题

由于部门领导先在差旅费报销单上审核签名,这就某种程度上给一些职工造成误解,认为连领导都审批通过的单据,会计人员就应该予以办理,如果会计人员有疑问询问情况或是核减费用,他们就认为是在浪费时间或是有意刁难自己。因此容易使会计人员与出差人员、甚至与一些部门领导之间产生矛盾,给会计人员的工作带来了很大压力。原因如下:首先是领导平时工作比较繁忙,一些领导主观上缺乏对审核重要性的认识,客观上也不可能像会计人员那样对单据进行全面认真的审核;其次是一些领导的责任心不强,或有私心杂念,把严格把关得罪人的事推给了会计人员,把矛盾转移;再者,对于市面上一些票据的使用和辨别缺乏专业知识。如此种种确实给会计人员造成了很多困难和不便。

(二)出差费用超过标准情况时有发生,有虚假发票

出差人员因职务、级别不同,相应交通费、住宿费的标准限额也不一样。时常有出差人员的车费、住宿费超过了规定的标准限额,他们往往强调出差任务紧急等各种客观原因。

有时随报销单所附的车票、住宿票和出差时间不符有出入。甚至有人虚报出差天数,多领差旅补贴。

有人员出差拿回已过期的车票或是假车票,说是比较偏僻落后的地方坐公交大巴只有这样的车票,这种情况会计人员也无法核实真假。还有发票金额和付款单位和网上查验的发票信息不符的现象出现。

另外住宿费限额标准也不尽合理,在东南沿海等发达地区、大中城市住宿费相应地会高一些,在这些地方要找到不超过标准的酒店住宿恐怕都会大费周章。

(三)出差人员出差借款不及时清账

出差人员出差前可以先到财务借款,等出差回来报销冲账。但一直以来有职工出差回来不及时冲账,甚至有个别职工借款几年都不清账,长期占用单位的资金。还款不及时的原因有:

(1)有些职工出差频繁,没来得及冲账又出差。

(2)有些出差人员怕麻烦,想还要出差就先不冲账,要积累多几次出差费用才一起报销。

(3)就是有职工长期无理由借款不还,这样造成单位的资金积压。

四、完善差旅费报销制度的解决办法

企业应该建立健全有效的内部控制制度,明确相关人员的职责权限。建立健全的授权审批责任制,审查票据是否有分管领导签批,是否符合审批权限规定,超权限越权审批,单位部门领导或负责人应该明确自己在会计工作中的责任和权限,关键是对出差人数、地点、时间等事项作确认和审批;而财务会计则主要是识别票据、按规定标准核实发生和准予报销费用金额,两者各司其职,层层把关,才能共同执行好对差旅费报销的有效控制。

提高会计人员的职业道德和业务水平,会计人员要坚持实事求是、尽职尽责的工作态度,要敢于坚持原则,提出合理化建议。会计人员应加强内部控制管理,严格执行差旅费相关费用标准,对无特殊理由的不合理超支部分不予报销。比如:差旅费报销单上要注明出差地点和出差事由,对于车票、住宿票与出差时间有出入的,报销时必须说明原因。有退票的,要有退票原因说明,并由部门领导签名加盖部门章,对于这种特殊情况,领导要做到心中有数。为了防止某些人弄虚作假多报差旅补贴,如果是单位派车,则要求出差人员在差旅费单上注明司机名字或是车牌号码;如果是自己坐车或是乘坐外单位的车,需有车票或注明情况。这样工作虽然繁琐一些,但起到了很好的效果。会计人员如遇到住宿费超标问题,具体问题具体对待,要结合当地的消费水平、酒店住宿标准等,按照实际情况作出相应的调整。会计人员要学会鉴别真假发票,审核时在网上查验发票的真假,避免假发票的流入,保证发票的真实有效。同时应加强教育,制定恶意使用假发票的惩罚制度。

按照财务制度,差旅费报销应该一次一清,不能积少成多多次出差后才一次报销费用,至少也要一个月报销一次差旅费。每到一个季度末,会计人员应打印出相关人员的借款余额,发给当事人核对,方便当事人掌握自己的借款、冲账情况,督促他们及时冲账。某些部门的人员经常会延迟冲账的情况,针对这部分人,会计人员会要求他们在借款单上写明什么时间冲账,催促他们报销冲账。对于某些长期借款不还的顽固分子,本着“前账不清,后账不借”的原则,不予借款。长期无理由拒不还款者,则采取在工资、奖金中扣其借款的做法,以示惩戒。

会计人员应当加大平常对财务规章制度的宣传力度,财务规章制度及时放到网上供职工查阅,方便职工充分了解当前的财务政策法规,以取得部门和出差人员的理解和配合,使双方的工作能够顺利开展。

每年新员工的入职培训,内部控制制度、财务制度、差旅费的相关规定等都作为学习内容,及时向新员工宣讲,做到制度教育先行。

综上所述,差旅费是单位的一项经常性支出,建立健全符合内控制度的科学合理的差旅费报销制度是非常必要的。对于出差途中发生的城市间交通费、住宿费、市内交通费在规定标准内凭据报销,伙食补助费实行定额包干制度。会计人员应该及时发现差旅费报销中存在的问题,提高职工的主人翁意识,有利于财务部门对差旅费报销进行科学有效的管理,有利于节约减少浪费,从而提高企业的经济效益,有利于企业的长期稳定快速发展。

参考文献

篇4：报销流程、制度

【关键词】 企业集团;财务报销;流程改进

财务除了核算与监督的基本职能外,其内含的企业内部协调与服务功能也是不可忽视。在信息时代,随着财务管理环境的变迁,财务人员如何充分发挥企业内部协调与服务功能,更好地适应现代化管理模式,提升内部服务的水平得到了越来越多人的关注。财务报销环节作为财务部门与各部门之间协调最多流程,也就成为财务服务质量提升的重要着手点。中国石油化工集团自1998年成立以来在财务管理上先后推出了全面预算管理、集约化经营、专业化管理,并借助ERP系统实现信息的高度集成,但在财务信息化过程不断推进中,由于有些传统方法没有与时俱进,从而影响了企业管理的效率与效果。本文主要从提升财务报销流程入手,针对石化销售企业在信息化管理过程中财务报销流程存在效率低、时效性差等方面的问题,提出了解决相关问题的建议与措施,以期对完善企业财务管理实践有一定的现实指导意义。

一、信息环境下财务报销流程存在的若干问题与原因分析

近年来,中国石油化工销售企业在加强企业财务信息化建设,完善企业内部控制方面取得了较快的发展,但是在财务报销流程的改进方面仍存在一些不足,主要表现在:

(一)依靠纸质单据进行财务报销审批的模式,阻碍了企业管理信息化的效率

当基础网络设施的建设、数据库的共享、办公的自动化、ERP系统的运用等一系列信息化进程不断地加快时,企业管理过程中所填制的各种表单从传统的纸质单据走向了无纸化已势在必行。长期以来运用纸质的报销单据作为费用报销支付的模式,导致信息的传递必须依靠人工进行交接,这不仅易引起单据的缺失,而且延长了单据滞留在各环节的时间,延缓了信息的传递速度。以大量的纸质单据为介质进行数据传递的方式已成为企业信息化效率提升的瓶颈之一。

(二)同一事项多次审批的报销流程,增加了员工的工作量,降低了业务流程效率

中石化集团采用了“收、支两条线”的资金集权式管理模式下,推行全面预算管理,通过月度预算实现了对分子公司现金流管理、费用列支与资金支付的控制。这在基层单位实际运作中往往会出现预算审批、费用列支与款项实际支付流程三者相互分离,造成企业内部同一经济业务报销事项必须经过三个独立流程的多次审批的现象。例如在集团公司下属的分子公司内,一项低值易耗品购置业务需经过申请采购审批、付款支付审批、费用报销审批三个环节,并且每个环节都必须经过经办人、部门负责人、财务人员、分管领导、公司经理的多层次审核与批准。就同一事项而言,各层级领导的多次签批确认,造成了业务流程的重复与低效。报销流程中涉及的人员多,相互之间的工作时间安排不一致,尤其是领导,面对的审批数量特别多,经常会被不速之客打断工作思路,降低工作效率。

(三)基于传统的报销流程审批模式,导致报销周期长

长期以来传统的多层级多流程审批,在操作流程上如同串连电路,在传递过程中只要有一个环节脱节,将造成整个报销链条的断裂,经办人员需多次往返于一项业务的办理,造成报销周期的延长。

(四)审批流程之间相互脱节,造成内部牵制与监控执行不到位

由于依靠人工在纸质单据上审批,相互之间缺乏兼容性与扩展性,造成了企业财务内部控制程序、授权审批程都必须依靠人工的判断与手工的传递,容易导致由于审批人员的疏忽而违反相关制度的落实。

二、解决问题的对策

(一)建立基于电子单据流转的财务报销审批系统,提高企业管理信息化的效率

对企业的信息资源进行整合,构建一个适用于本企业集团业务特性的电子单据信息传递规则与传递模式的网上报销信息平台,最终实现电子单据有效替代纸质单据,实现无纸化办公。以网上单据替代手工单据,不仅能规范报销人员的填制内容,还可以减少原始单据在流转中可能被破坏或丢失等现象的发生。在报销流程中事先规定各部门的职责,不同的签批人员对于事项审核所承担的责任范围不同,例如经办部门负责人对业务事项的真实性负责;财务人员负责审核单据的合法合规性;公司领导对事项发生的认可审批等;会计凭证作为财务部门重要的会计档案之一,其传递一经财务审核确认后则仅限于在财务内部传递,确保了审核后单据的一致性与完整性。

(二)整合报销流程,减少不增值环节,优化流程效率

将预算管理、报销项目审批、现金流支付管理三项内容统一融入网上报销信息系统的审批流程,通过信息系统的固化设置实现三者相互之间的共享与牵制功能,同时减少企业内重复审批等不增值环节的工作量,促进管理与服务水平的提升,最终推进财务信息化进程。例如企业集团内一项低值易耗品购置业务经过申请采购审批后,在付款支付环节根据预算审批电子单据与验收环节进行确认支付,并直接形成费用报销凭证,从而把预算、费用列支、资金支付审批三个环节融合到一起。当预算申报、审批、支付均在同一系统时,各级审批人员就可以根据自身的时间安排进行事务处理。相关人员在支付确认时可随时查阅到与之相对应的审批依据,从而有效提高管理与工作效率。假定报销流程以员工填写预算申请单为起点,分别经过审批人逐级签批、预算财务人员单据审核、财务经理确认,以出纳支付为终点。以每笔业务流程每个环节的完成时间计算,平均一笔单据从报销起点至到账终点所花费的等待时间约为25分钟。如果员工不在同一办公楼层、存在跨区域的单据传递则可能花费更长的时间。当公司的业务量以每个月4000笔计算,则共需等待时间约为1667小时。以平均每小时工资15元计算,则需要花费人工成本2.5万元。因而将预算、审核与支付三个业务环节合为一个,年可节约25万元人工成本。

(三)引入工作流管理方式,缩短报销审批周期

采用工作流的推拉结合管理模式,通过工作流的逻辑定义、发起、控制等方式,规范并加快信息的传递。例如在电子审批的动态流转过程中,可以通过实时事件驱动信号与非实时控制信号相结合的审批方式提高流程效率;在多层级的审批过程中,采用电子数据流转方式下,经办各环节人员均可以通过系统查找出停留的环节进行有针对性地催促办理;同时也可以通过系统设置实现定期自动发送催办信息方式,提高待审批事项的处理时间;并且各环节人员均可根据自身时间安排,定期登录系统采用批处理方式完成所管辖范围的审批业务,从而避免工作期间被不断地打扰的现象发生,大幅降低报销业务的审批成本。此外,可以根据不同业务类型特点设置规范报销系统的审批流程,如顺序审批经、同步审批、远程交互等,使流程更具有灵活性。在此基础上,与OA办公系统、IE网络等远程办公系统相结合实现移动办公更可优化员工工作效率。

(四)固化关键控制点,实现审批环节的刚性控制与相互牵制

将申报、预算、审批、核算各数据源高度统一融入报销系统,一方面可避免审批环节之间的数据孤岛现象;另一方面通过系统固化报销流程的关键控制点,可以较为准确地落实企业集团的内部控制体系,避免监控点的脱节。首先将工作流的控制结构引入报销系统;然后把集团内的最新版授权指引直接具体地细化设置到系统内,从而把员工报销执行的线路自然固化;最后在内控制度执行检查时直接调用监控程序核实授权指引的执行情况与例外事项。这样集团的内部控制制度、授权批准范围、业务流程、岗位职责就能有效地融入财务报销审批系统,确保了内部控制制度执行的一致性、员工执行的规范性。

三、结论与建议

综上所述,在信息化环境下,企业财务报销流程需要与时俱进,通过业务流程重组与工作流优化,提高财务管理效率,支持企业战略目标的实现。对报销流程的整合、优化可以提高企业管理的效率与质量,加快企业信息化进程,促进可持续发展。限于本文所探讨的主题,未来财务管理还应进一步关注以下方面:

(一)注重持续改进

由于企业集团面临的内外部环境在不断地变化,因而财务流程的改进是循序渐进、永无止境的,相关的流程标准、控制方式和控制方法也应适时调整跟进。一旦企业改进了自身的财务报销流程并采用网上报销系统完善财务报销的申报、预算、审批、支付流程,则企业还需进一步跟踪执行的效果、收集反馈意见、改进优化等后续工作,使系统的上线推广不仅仅流于形式,而是真正带动企业集团管理控制水平的提升。

(二)强化信息风险控制

当企业采用了信息系统的电子化审批流程,则应进一步关注IT环境下的信息风险控制,如系统安全控制、用户授权、系统权限设置、操作规则控制、CA数字电子安全证书认证管理等安全管理措施,确保系统运行的保密性、安全性、完整性,以及授权的合法合规性。

(三)提高人员素质

通过改进财务报销流程将信息集成化只是优化企业管理的工具之一。现代企业信息化管理成功的关键更重要的还是于管理人员的有效运用,管理人员只有转变观念跟上信息环境的变化、不断地提高自身素质,企业的管理水平才能得到提升。

参考文献

[1]张瑞君.财务管理信息化—IT环境下企业集团财务管理创新[M].北京:中信出版社,2008

[2]陈虎.会计流程再造的集成网络财务系统研究—一种新型的会计信息系统重构[D].南京理工大学管理科学与工程专业博士学位论文.2005

篇5：财务报销制度及报销流程

一、总则

为了加强公司内部管理，规范财务制度，合理控制费用支出，统一公司的报销程序及规定，特制定本制度，适用于公司全体员工。

二、暂支管理规定及办理流程

原则上公司不借款给员工和支付预付款，遇特殊情况下征得总经理同意后方能借款，但必须严格按照流程操作并及时销账。第一条、暂支管理规定

（一）出差预支

1、出差人员凭审批后的《出差申请表》，填写《暂支申请单》，由部门经理审签后，报人事部门和财务部审核，经总经理审批同意后方能领款出差，返回后及时办理报销还款手续，原则上不允许跨月借支及核销，如遇月底等特殊情况。

2、预支款销账时申请单必须作为报销凭证的附件，依照申请单据报销，须经部门经理审签后，报人事部门和财务部审核，经总经理审批同意后方能报销，并在报销单上注明原借金额和退还或补足金额。

（二）采购预支

1、采购预支是指因公司业务需要，需预先支付的各项工程及购买材料、货物的款项，支付此款项时，需由经办人按要求填写《暂支申请单》，并出具《采购申请单》等材料，经部门经理和财务部审核报总经理同意后，方可预支。

2、《暂支申请单》、《采购申请单》及采购收据、发票等单据作为此后报销凭证的附件，经部门主管审核签字后，报财务部审核，经总经理审批同意后及时销账。

第二条、办理流程

暂支人按规定填写《暂支申请单》（注明申请事由、金额大小写须完全一致，不得涂改）――主管部门负责人审核签字――行政部经理审核签字――财务复核――总经理审批――暂支人持审批后的《暂支申请单》办理领款手续。（原则上暂支人须在一周内凭有效原始票据报销各项暂支及预付款项，超出一周不销账者，须提交情况说明书，否则从员工工资中扣除。）

三、日常费用报销制度及流程

日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品及业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第一条、费用报销的规定

(一)费用报销发票的内容需包括开票日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票专用章，经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票等一律不予报销。

(二)报销费用时必须认真填写《报销单》，所有单据要按性质，如差旅费、招待费、办公费用等分类、分次、分页粘贴填制，差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。

(三)按规定的审批程序报批。

(四)原始凭证的审核由各部门经理对其审签的各项原始凭证负责。

4.1原始凭证应具备的内容：

4.1.1凭证名称;

4.1.2填制凭证的日期;

4.1.3填制凭证单位的名称或填制人的姓名;

4.1.4经办人的签名;

4.1.5发票内容，必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定;

4.1.6数量、单价和金额必须相符;

4.2原始凭证的技术与要求：

4.2.1凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。

4.2.2属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，须由本人出具授权委托书，才能由代领人签名;由一人代领多人的，须逐个签字。

第二条、日常费用报销的一般流程

报销人整理报销单据并填写对《报销单》——部门经理审核签字——行政部审核签字——财务部门复核——总经理审批——报销。第三条、出差费用标准及补充说明：

1、特殊安排出差由总经理会同有关负责人制定，差旅费实行包干制，报销时必须提供住宿和餐饮发票，实际发生未达到标准金额，不予补偿；超出标准部分由员工自行承担。

2、实际出差天数的计算以所乘坐交通工具时间到返还时间为准，以小时计算，超过3小时不满6小时计半天，超过6小时计1天。

3、出差所发生的车旅费用，按发票进行报销，但需在发票背面注明日期、出发地点、到达地点等详细信息。

4、宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。

5、出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

6、出差申请：拟出差人员需填写《出差申请表》，详细说明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

7、返回报销：出差人员应在出差任务完成后及时办理报销事宜，流程同日常报销。第四条、其它

员工因公办事或者加班，可凭公交车票据报销交通费。加班至晚上10：00以后或因特殊原因由主管经理批准后乘出租车，公司可报销出租车费。（目前暂无才规定）

四、固定资产购置报销财务制度及流程

(一)、填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《请购单》并报批总经理审批。

(二)、报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。

(三)、结账报销：

1、资产验收无误后，经办人凭发票等资料办理入库手续，按规定填写报销单(后附入库单、供应商送货单等)。

2、按资金支出规定审批程序审批。

3、根据审批后的报销单付款。

五、其他专项支出报销制度及流程

(一)、费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询、广告、及宣传活动费、办公室装修及其他专项费用)支出。

(二)、费用标准：此类费用一般金额较大，由总经理审批。

(三)、财务报销流程

1.审批后的报告文件到财务部备案。

2.签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同。

3.付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写《付款申请单》；

(2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字――财务复核——总经理审批；

(3)根据审批的报销单金额付款。

六、从本制度执行之日起，做如下规范：

(1)各部门人员出差，返回单位三日内报销差旅费，(以返程车票日期为准)

(2)对票据不完善，不规范，不能说明出处、原因、经由地的财务部有权拒绝付款。

(3)公司所有费用核销必须由经手人整理，粘贴，相关人员签字后报到财务核销。

七、附则

篇6：财务费用报销制度及报销流程

职 务 交通工具 住宿标准 伙食标准 外埠市内交通费用

一般员工 火车硬卧 120元/天 30元/天 30元/天

部门负责人 火车硬卧 150元/天 40元/天 40元/天

总经理助理 飞机 200元/天 50元/天 50元/天

总经理及以上 飞机 实报实销 实报实销 实报实销

(二)费用标准的补充说明：

1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。

2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。

3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。

5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

(三) 报销流程

1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部‚按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票(原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案)。

篇7：公司费用报销制度及报销流程

第一部分 总则

第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、业务相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条本制度适用公司全体员工。

第二部分 借支管理规定及借支流程

第四条借款管理规定

(一)出差借款：出差人员凭审批后的出差申请按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

(二)其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

(三)各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。(四)借款销账规定：

(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；

(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

(五)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。第五条借款流程

(一)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

(二)审批流程：主管部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批。（金额过大须由董事长审批）

(三)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳里办理领款手续。

第三部分 日常费用报销制度及流程

第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第七条费用报销的一般规定

(一)报销人必须取得相应的合法票据(一般为发票，相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。其他票据（含除燃气公司、电力局及农副产品以外的收据）不予报销。(二)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。(三)按规定的审批程序报批。

(三)报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

第八条费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并自行填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。第九条差旅费报销制度及流程。

费用标准:根据相关部门具体规定进行限制费用。报销标准：实报实销。(四)费用标准的补充说明：

1.住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返本地时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。3.伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按总经理要求适当扣减出差人当天的伙食补贴。

5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。(五)报销流程

1.出差申请：拟出差人员首先由总经理批准。

2.借支差旅费：出差人员审批过后，自行填写对应的《借款单》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3.购票:出差人员持审批过后，到行政部订票（机票需提供发票进行报销）。

4.返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。第十条电话费报销制度及流程(一)费用标准

1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。

2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。(二)报销流程

1、公司行政部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部，未提供手机费用报销情况的无须交付。

2、行政部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。

3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。

4、员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。

5、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。第十一条交通费报销制度及流程(一)费用标准：

(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车；在没有车的情况下乘坐出租车，回到公司后需自行填写报销单，由总经理审批后方可报销;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。(二)报销流程

1.员工整理交通车票（含因公公交车票），在报销单上签经办人名字，按规定填好《交通费报销单》。

2.审批:按日常费用审批程序审批。3.员工持报销单到财务处办理报销手续。第十二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

1．购置申请:公司行政部根据各部门需求及库存情况按资产管理办法规定报批。

2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账发票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。第十三条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

（一）费用标准

1.招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

2.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。3.资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。

4.其他费用：根据实际需要据实支付。(二)报销流程：

1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

篇8：浅谈科研经费报销流程的改进

(一)科研经费管理使用现状

科研经费是指用于解决特定的科学技术方面问题产生的经费,分为按预算批复管理的纵向经费和按合同约定管理的横向经费。不论是纵向经费还是横向经费都必须遵守国家和依托单位相关办法和规定,合理、规范使用。科研经费探其自身特点,有别于行政经费,不能趋于行政化管理,要结合科研业务自身特点从科研业务本身特性出发管理和监督。近年来,国家科技投入的不断增大,有力保障了各类科研活动的顺利开展,但科研经费在使用和管理上也日趋出现了很多问题和漏洞,严重影响了科研经费的使用成效。加强科研经费管理,从机制和管理方法上变革迫在眉睫,而制定切实规范及灵活的报销审批程序则成为必然之举。

(二)传统科研经费报销流程及存在的问题

科研经费管理必须尊重科研活动的特点与规律,必须有利于激发和保护科研人员的创造力,作为国家财政组成部分的科研经费的支出又必须符合公共财政的使用要求,必须接受政府监管和公众监督。而传统科研经费报销流程不管报销项目内容统统“胡子眉毛一把抓”处理,不论什么项目,什么内容要么规定全部“先批后审”即科研项目负责人或者单位负责人先审批报销单再交由财务部门审核付款;要么规定全部“先审后批”,即财务部门审核完报销单后交由科研项目负责人或者单位负责人审批,之后再交由财务部门付款。两种方式都缺乏相应业务部门的会签,业务实质不能如实判断,对于具有特定性质的科研经费来说势必会带来很多问题。

1. 从科研经费管理上看。

科研经费的使用和科研活动密切相关,有些科研费用报销适合先批后审,而有些则适合先审后批,因此不能统一处理,一概而论。比如咨询费和劳务费,科研人员召开科研讨论会或验收会等邀请相关专家评议支付咨询费,通过签字单据作为报销依据;又或科研人员进入偏远特殊地区进行科学考察,支付给当地农民或牧民搬运或开采或运输的劳务费,无法开具税务发票,则只有通过照片、第三方证明、身份证复印件等形式作为支付证明等等,这些若采用先审后批则会计人员无法把握科研业务发生的真实性,只有科研管理部门根据科研工作安排和进展等方面鉴定并衡量确定科研活动的真实存在后,再由财务部门审核,就保证了报销业务的真实可靠。而又比如差旅费、出国费等费用,就完全适合先审后批的方式,出差补贴的计算,出国费用汇率的计算等都极易出错,若有财务部门先行审核更改好数额再交由相关领导审批就避免了找相关领导反复签字的麻烦。

2. 从内部控制角度上看。

健全的内部控制制度,能够提高风险防范能力和科研经济活动管理水平。而合理设置报销审批各环节,就必须明确权责分工,细化控制流程,然而“先批后审”过分强调了科研主管领导的决策集中权,“先审后批”则又将经济责任过分依赖于财务人员的判断,两种方式都过于片面,不能体现出其他各个部门,各个职能环节对于经济业务的责任性,都会导致内部控制的缺失。

3. 从预算规划安排上看。

由于科研活动自身的特殊性及实际发生的不确定性,科研经费从预算的编制到预算的执行都是科研经费安排的重要依据,而报销环节更应紧密围绕预算执行开展,保障科研资金安全,降低财务风险。“先审后批”或“先批后审”都没能做到全面的稽查控制,没有专门人员把关,在报销过程中都很容易放大预算开支范围,或变更预算内容,任意开支,使预算缺乏束缚力。

4. 从优化报销程序上看。

当下科研经费管理条目过多过细,过于复杂的报销流程对科研人员来说无疑增加了科研以外的负担,使他们难以把时间精力全部用于科研之上,财务的管理与办事程序应当为科研服务,为科研人员的科研活动助力,因而优化报销程序势在必行。

二、改进后的科研经费报销审批程序

(一)改进后的科研经费报销流程图

(二)改进后的科研经费报销流程简述

报销人准备报销原始发票及相关附件单据,填写报销单→科研课题组审核(若为差旅费/出国费则由审核会计事先审核过再交由科研课题组审核,若为预算内费用根据业务性质由资产条件处/科技处/外事部门相应分别审核,若为预算外费用则不予报销)→根据报销费用金额的大小找相应分管财务领导/单位负责人审批→最后财务处审核付款。

改进后的科研经费报销流程并不是将报销手续由宽松变到从紧,而是从报销本质出发,实事求是地还原科研业务本来面目,以最简练的方式全方位呈现科研业务过程。

三、改进后的科研经费报销流程的好处

(一)提高了科研经费管理的切实性与灵活性

科研人员根据具体实际报销业务选择相应的报销流程,避免了以往统一程序化的没必要的环节手续。同时科研业务活动的真实性、合理性由科研课题组事先核实把关,首先就确保了科研报销的可靠性。同时报销单据填制的正确率也大为提高,如交通费、差旅费、出国费等由会计人员事先计算准确交由科研人员再去审核签字则避免了科研人员反复找领导签字的苦恼,不仅节约了科研人员的报销时间也提高了会计人员的工作效率。

(二)促进了单位内控体系的完善

改进后的报销流程融入了会签审核方式和授权审批方式,体现了全员参与的特点,从报销的风险点出发,加强控制,科研部门和各职能部门各个节点环环相扣,相互监督,权责分明,降低了财务管理风险,为科研经费的安全和完整保驾护航。

(三)保障了预算规划的合理性

改进后的报销流程严格将报销审核程序与预算管理相结合,由科研课题组审核,属于科研项目预算内的经费支出予以报销,预算外的费用开支超范围、超数额不允许报销,有效保证了费用支出的合规合理性。其次,通过多级部门审核也增强了单位财经纪律观念、合规用款意识和财务管理水平,加强了单位预算的执行力度及预算执行质量使预算约束力有效体现,营造了单位良好的预算控制管理环境。

(四)促使了报销程序的简约化

过于繁琐的科研经费管理让科研人员将精力与时间都耗在了无谓的管理程序和要求上,而管理的实质是为科研服务,服务的目的是提高效率,不能让经费报销难制约了科研人员科研积极性,精简掉繁文缛节的程序让报销流程更流畅更简约更容易操作,真正做到管理创新服务创新。

摘要：传统科研经费报销流程的繁琐复杂占用了科研人员的科研时间,科研单位应根据自身单位特点从科研经费管理、内部控制角度、预算规划安排、简化报销程序等方面从新设立适合科研人员的灵活的报销程序,为科研人员减负,既能够维护科研人员利益,又能监督科研经费的使用,保证科研经费的安全。

关键词：科研经费,报销流程,优化改进

参考文献

[1]储长应.行政事业单位财务支出报销审批程序的优化.2011

[2]梁丽香.谈优化事业单位财务报账审批流程.财会月刊,2012(14)