毕业生个人档案管理

毕业生个人档案管理（精选十篇）

毕业生个人档案管理 篇1

一、毕业生档案管理工作存在的问题

毕业生人事档案虽然重要, 但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看, 都存在着一定的问题。

(一) 毕业生对人事档案不够重视

随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松, “先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破, 并且随着市场经济的发展, 工作中心的转移, 特别是组织人事政审工作相对减少, 一些毕业生就认为人事档案的作用不大了, 加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生, 更是忘记了自己的档案, 抱着一种要不要档案无所谓的态度, 却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识, 势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用, 也给组织人事部门的管理带来了混乱。

(二) 档案管理工作不规范

管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》, 没有形成自己的实施细则和工作制度, 在执行过程中也存在执行不严格的现象, 没有把档案材料及时归档, 导致了许多归档范围内的材料流失, 破坏了人事档案的完整性;同时档案管理人员在管理上流于形式, 只当档案“保管员”, 对接收到的毕业生档案, 只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号, 这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题, 影响了人事档案管理工作的严肃性。

(三) 缺少专业的档案管理人员

长期以来, 由于对毕业生人事档案的重要性认识不足, 档案意识不强, 没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用;对待档案工作“说起来重要, 做起来次要, 忙起来不要”;管理人员不固定、不专业、不专职, 一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识, 仅仅是“看门保管”式管理。

(四) 档案利用率不高

据国家人事部透露, 在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中, 有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测, 在实现工作流动的人才中, 约20%的人未携带人事档案, 要么人、档分离, 要么彻底弃置。

二、做好毕业生人事档案管理工作的对策

目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此, 毕业生人事档案管理部门应增强创新意识, 更新工作方式, 提高工作效率。

(一) 加强领导, 完善制度, 保证档案质量

明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导, 成立“毕业生人事档案工作领导小组”, 并明确一名负责同志为组长, 领导小组下设办公室, 组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。

健全制度。论文参考网。结合当地实际情况, 建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查 (借) 阅、转递;管理人员责任和移交材料归档等制度, 规范档案管理的利用;建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度, 做到制度上墙, 责任到人。

(二) 强化宣传, 重视管理, 明确档案作用

端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际, 充分利用传媒渠道, 广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育, 使各级领导认识到, 一个不重视人事档案管理的部门和单位, 一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导, 就不可能更多地发现人才、更好地使用人才, 更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。

提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育, 做好咨询服务工作, 利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识, 要让广大毕业生充分认识到, 在改革开放的今天, 毕业生人事档案并不是可有可无的, 它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一, 是用人单位举贤选能的重要依据, 是对毕业生本人进行定位的重要标准, 即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

(三) 稳定队伍, 提高素质, 加大综合投入

稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”, 为此, 必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定:每管理1000份档案配备一员专职档案员, 严格实行执业资格证书制度, 把好队伍的进口关;不轻易调动他们的工作岗位, 保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责, 明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准, 坚持用活机制, 兑现各种奖惩。落实人员津贴, 提高他们的工作积极性。

加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题, 同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此, 要定期组织管档人员学习、交流, 探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识, 以及新技术的学习和掌握。

强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导, 并且多请示汇报。同时做好咨询服务。

(四) 与时俱进, 更新手段, 创新管理机制

分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理, 分门别类, 按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号, 并建立多种检索方式, 便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。

信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统, 实施档案动态管理, 利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术, 将档案资料整理输入微机, 通过相应技术处理, 将文字、图片甚至声像资料变成数据资料, 使毕业生档案数据化、信息化, 在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上, 要积极创造条件, 同全国各地联网, 形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络, 从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。

整理手段创新。改变部分材料的归档形式, 改书本式档案为活页式档案, 这样既可减轻装订档案的劳动强度, 又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考, 多动脑筋, 搞一些小创造、小革新, 起到事半功倍之效。

(五) 梳通渠道, 开发信息, 建立人才储备库

梳通信息渠道。将人才储备库推向市场, 形成地方的人才品牌, 利用多种渠道向社会宣传这一品牌, 向各用人单位推销储备人才, 充分做到人尽其才。利用市场运作, 使我市人才资源配置更为科学、合理。

建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容, 选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息, 统一输入到计算机, 并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式, 建立专门的毕业生人事档案信息资源库, 作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。

三、总结

在新形势下做好毕业生人事档案管理工作, 既是社会主义市场经济发展的需要, 也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将结合自身的工作, 与时俱进、开拓创新, 把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。

摘要：毕业生人事档案是由学籍档案转变而来的重要内容。这时的学籍档案就正式成为人事档案, 是毕业生个人信息的重要载体, 做好毕业生人事档案管理工作显得尤为重要。

关键词：毕业生,人事档案,高校

参考文献

[1]马玉玲, 张晓霞.谈谈对高校档案工作的创新[J].档案学通讯, 2003, (3) .

[2]杨振江.浅谈企事业单位档案工作的创新[J].中国档案, 2006, (6) .

毕业生档案管理规定 篇2

（907、908、909、1016室用）

1、认真贯彻国家有关的法律、法规和组织人事工作的政策、规定，严格审查毕业生档案，严把入学资格审查、在校表现和毕业资格审查关。

2、档案材料审查主要内容：（1）高考考生资料；

（2）学生入学登记表（学校可以自行订制）；（3）选拔、保送学生登记表；

（4）毕业生登记表（高校毕业生登记表由国家教育部统一印制,中专毕业生登记表由省教育厅统一印制）；

（5）毕业生就业通知书；

（6）入党（团）材料，加入民主党派材料；（7）在校期间奖励、表彰以及惩处决定；（8）学年鉴定表；

（9）学生在校期间成绩表；

（10）学生在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学校颁发的考评证书及学校证明；

（11）研究生学位申请表、研究生毕业论文评阅意见表；（12）其他可供组织参考的有保存价值的材料

3、档案审阅由档案审查人员专职负责，档案齐全要及时进行登记并签字。

4、对于缺少原件的材料，一般不得用复印件代替原件，确实需要存档的必须加盖原出具材料单位公章。

5、档案材料的接收必须通过机要交通或专人送取，接收的档案要逐一核对并进行。

6、转递毕业生档案必须详细登记，由单位统一领取并逐一签字。

7、档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好毕业生档案材料的收发、审核和登记。

8、加强档案管理工作的硬件设施建设，做好毕业生档案的防火、防盗、防潮工作，保证毕业生档案安全。

浅谈高校毕业生档案的科学管理 篇3

【关键词】高校；毕业生；档案管理

一、前言

高校毕业生的档案对于毕业生来讲具有非常重大的意义，与毕业生今后的个人发展具有密切的关系。近年来，我国的就业出现了多样化的趋势，毕业生档案管理越来越不受重视，很多高校毕业生根本不了解档案的作用、具体流向，从而导致为自己的升职、加薪、工作调动带来一定的麻烦。所以，我国教育主管部门开始加强高校毕业生档案的管理工作，针对一些档案管理中出现的具体问题进行解决。

二、高校毕业生档案的具体作用

我国高校早已经不再实行毕业生分配制度，高校毕业生的就业已经形成自主选择的形式，由毕业生自行寻找就业单位。高校毕业生由于不了解个人档案的重要性，不清楚个人档案的具体作用，在报考公务员、被事业单位录用时遇到了各种各样的麻烦，这都是档案管理工作不完善所导致的。高校毕业生的个人档案当中包含了很多内容，比如学生的高中毕业表、高考成绩表、军训记录表、在校期间所获荣誉、在校期间的奖惩记录、实习情况等等。个人档案不仅能反映毕业生的学习成绩，还能反映其身体状况、思想品德、兴趣爱好等综合素质，对于学生未来个人发展具有至关重要的作用。另外，党团关系、政审材料等内容也包含在个人档案当中。

个人档案是学生各项信息的记录，用人单位依据个人档案录用员工，制定员工的薪资标准和待遇。同时，在员工进行转正、职称评定、职位晋升、退休金认领的时候，个人档案也是重要的参考依据。对于报考公务员或者应聘事业单位的毕业生，个人档案也是决定毕业生是否具有报考资格或者是否被聘用的重要参考因素。在高校毕业生毕业之后，其个人档案必须从学校当中转出，转入其工作单位；如果工作单位不能接受档案，可以将个人档案存放于县级以上的人事部门。

三、高校毕业生档案管理存在的问题

1.档案内容模式化

我国目前的高校毕业生档案内容千篇一律，存在严重的模式化问题。从客观角度来讲，学生的个性是多种多样的，其个性特点应该在档案中能够鲜明体现，展示学生的优势和长处，揭露学生存在的缺陷和不足。但是，我国目前的毕业生档案内容比较单调，尤其对于学生的个人评价，雷同语句过多，大量内容都存在重复现象，没有根据学生个人的实际情况对学生进行评价，不能真实反映学生的性格特点和个性特征。

2.弃档现象严重

现代就业形势比较严峻，很多高校毕业生在离开学校时急于到工作单位进行报道，没有考虑到个人档案保管问题。这一方面是由于毕业生本身对个人档案的作用不了解，不重视个人档案的保管；另一方面也是由于学校没有向学生普及个人档案的相关知识，强调个人档案的重要性，或者对于个人档案的保存不用心。这就导致很多毕业生的个人档案在保存过程中发生遗失、损毁，大部分联系不到本人的一起档案积累在人事主管部门。

3.档案材料不足

很多学生在高中时就已经入团、入党，但是在进入大学以后，发现个人档案当中并没有党团材料，这就说明我国高校毕业生的个人档案中存在档案材料不足的问题。大部分学生毕业的高中与即将进入的大学并不在一个城市，各地的情况不同，对于学生档案的管理措施也有所不同，这就给学生档案的管理带来很大困难，一部分档案材料难以转入大学党团组织，造成学生档案的材料不足。

4.档案积压问题

根据我国教育部门的规定：如果学生还没有找到就业单位，可以将户口与个人档案留在学校进行保存，期限为两年。这项规定是为了方便一些准备考研、报考公务员或者出国留学的学生。但是，在实行过程中却被很多毕业生钻了空子。这些毕业生找到工作单位以后，仍然将个人档案留在学校，方便日后自己进行跳槽，这就加大了学校的工作量，造成了学校大量学生的档案积压。据有关部门调查统计：我国每年有15%的高校毕业生在毕业后将档案留在学校，这就使我国高校大量个人档案积压的原因。

四、完善高校毕业生档案管理的措施

1.完善档案管理制度

我国高校要对毕业生档案的管理进行规范，完善档案管理制度。首先从建档入手，在建立学生档案时，要在现有基础上对个人档案的内容进行丰富，增加对学生各方面的评价。在对学生进行个人评价时，要在真实的基础上，反映学生的个性特征和长处。其次，学校要及时根据学生个人表现对学生的个人档案进行更新，力求档案能够真实反映学生在校期间的各种表现。最后，学校要对毕业生的个人档案进行妥善保存，将毕业生的个人档案与在校生的个人档案分开存放，根据入学年份、所学专业、所属班级进行分别保存。对于不存放在学校的毕业生个人档案，学校应在告知学生的情况下个人档案转交给人事管理中心。

2.提高学生认识

对我国高校毕业生的档案管理进行完善，需要高校毕业生的配合。首先，学校要加强档案相关知识的宣传和普及，可以通过全校公开课的形式专门向学生讲授档案的相关知识，包括档案的作用、内容，强调个人档案的重要性，让学生认识到个人档案在日后的工作当中起到的重要作用，增进学生对个人档案的了解。其次，高校应该做好个人档案的相关服务，方便毕业生随时进行咨询。在每年临近毕业的期间，就要由档案管理人员联系每一位毕业生，向其说明个人档案的重要性以及接下来的去向，确定学生是否要将个人档案留在学校。最后，对于已经毕业的学生的个人档案，学校要妥善进行保存，按照学生的年纪、专业、班级和所在城市进行存放，以便日后个人档案进行调动。

3.创新管理办法

高校为毕业生保存两年的个人档案，是为了延缓学生的就业压力，给选择就业的时间。但是，在为学生提供两年就业期的同时，也大大增加了学校的档案管理压力。对此，各大高校要对学生个人档案的管理办法进行创新。首先，要将毕业生个人档案从书面形式转化为电子形式，利用计算机技术来对毕业生的个人档案进行保存。其次，数码技术、光影技术和条形码技术也可以应用到毕业生的档案管理当中，将毕业生的个人档案转化为另一种抽象形式。最后，高校还要完善档案管理的电子服务体系。利用计算机数据库对电子形式的档案进行管理，能够大大提高档案的查阅速度，同时还不容易发生遗失、损毁，比现有的档案管理模式更加安全。同时，利用计算机数据库对毕业生的个人档案进行管理，档案占据的是数据库的内存空间，不存在档案袋装不下档案的问题。

4.提高档案管理人员的素质

档案管理人员是毕业生档案管理的执行者，档案管理人员的素质在一定程度上决定了档案管理的工作水平。毕业生的个人档案，一部分留在学校，由学校安排人员进行管理，另一部分存放在各地的人事管理中心，由人事管理中心的人员进行管理。无论是学校还是人事管理中心，都要建立一支综合素质足够、业务能力强、工作效率高的档案管理人员队伍。档案管理人员首先要积极学习档案管理的相关知识，不断提高自身知识水平和业务能力。各地、各高校的档案管理部门要多多进行交流，让档案管理人员交流工作经验。同时，还要引入档案管理的各项先进技术，增强档案管理的工作效果。

五、结论

毕业生的个人档案对于毕业生的日后发展具有极为重要的作用。目前，我国的毕业生档案内容缺乏个性，档案材料不足、遗弃档案、积压档案问题严重。对此，我国应当加大宣传力度，提高学生对档案重要性的认识，创新档案管理方法，提高档案管理人员的综合素质，建立一套完善的毕业生档案管理制度。

参考文献：

[1]梅琼，熊珊珊.浅谈高校教学档案的科学管理[J].科技风，2015，04：234.

[2]赵梅竹.浅谈高校毕业生人事档案管理问题与对策[J].东方企业文化，2015，07：130.

[3]毕见品.高校毕业生档案信息化建设策略研究[J].办公室业务，2016，11：33.

[4]李婧，李毅.对高校毕业生人事档案管理存在的问题及建议分析[J].经营管理者，2014，04：296.

高校毕业生档案管理问题与对策探析 篇4

一、高校毕业生档案的内容及其管理工作发展历程

高校毕业生档案一般包括: (1) 学籍材料。包含中学期间、大学阶段各门课程的考试成绩以及毕业的学生学位授予通知书; (2) 党团材料。指党员团员档案, 特别是党员发展不同阶段的考核状况[2]44; (3) 社会活动情况。指学生承担社会工作, 参与学校各类学生组织, 文体、科技活动或参加志愿者服务等的情况[2]44; (4) 奖惩情况。比如学生在校期间获得的优秀学生、优秀学生干部、优秀团员、奖学金、三好学生、各种荣誉奖励的登记表等, 同时也包括因考试违纪、旷课等的处分决定; (5) 入学及毕业时的体检表, 等等。

高校档案管理工作长期以来处于边缘化, 学生档案管理不被重视。20 世纪90 年代以前, 高校学生档案管理一般是由高校学生工作部门、毕业生就业的相关单位负责管理, 与学校档案管理中心或档案室的综合档案管理各司其职、相互独立。从90 年代末开始, 各个高校开始重视档案管理, 陆续建立档案馆, 高校毕业生档案逐步转入学校档案部门与社会人事代理中心进行统一全面管理[1]91。进入21 世纪, 学生档案管理日益受到重视。2008 年8 月, 国家教育部发布第27 号令, 《高等学校档案管理办法》9 月正式施行。文件扩大了档案的内容, 首次将“学生类”档案纳入高校档案管理的范围, 明确规定了学生档案的管理内容、管理方式, 标志着对高校学生档案管理提高到一个新的高度。我国高校档案工作进入了一个新的发展时期。

二、毕业生档案管理存在的问题

1.管理主体多元化。

(1) 高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校, 一方面原因是学校没有统一规范要求, 另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来, 中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重, 而中小企业一般不具备保管人事档案的资质, 也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向, 他们或不知道档案到底该去什么地方, 或认为档案根本没有什么用, 就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。

(2) 毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费, 甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处, 就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生, 因为不需要将档案带到国外, 也会私自存留个人档案。

(3) 地方人事代理机构存放毕业生档案。一是各地方人事代理机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案;二是人事代理机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议;三是毕业生档案在人事代理机构, 但是毕业生本人不是生源地学生, 也不是代管单位职工。

2.管理流程简单化。

(1) 管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式, 一种是新生入校后, 由学校档案馆 (室) 统一管理, 各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档, 由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离, 归档、查阅手续烦琐, 不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后, 学生档案随学生分散到各院系所, 由院系所派专人一般是辅导员负责管理, 学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅, 便于实施动态管理。但是管理队伍庞大, 管理分散, 且缺乏专门的管理场所, 档案的安全性和保密性皆无法保证。

(2) 档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作, 参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中;学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立;学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单, 不同个体评价性表达模板化、笼统化, 缺乏针对性描述, 生动性差。

3.服务功能弱化。学生档案的服务功能主要体现在四个方面:一是服务学生成材, 二是服务教育教学, 三是服务学生就业, 四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后, 一般临近离校时集中归档, 致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料, 查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。

三、解决毕业生档案管理失范的路径探析

1.提高档案意识, 理顺档案管理机制。27 号令把领导体制提升到“总则”中, 首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导, 并明确了其主要职责, 进一步确立了学生档案的价值和保存任务, 明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27 号令的活动, 提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识, 建立高校档案工作体系。

毕业生档案管理多元化的问题, 是在市场经济条件下, 多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27 号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确, 进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务[3]36。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核, 使存放在人事代理机构的毕业生档案得到动态更新, 减少“弃档”现象, 为毕业生进一步就业打下基础。

2.加强制度建设, 引入档案管理质量体系。高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求, 结合学校工作实际, 制定有关学生档案管理的规范性文件, 包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等, 对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求, 制定具体、详细、切实可行的管理办法[4]70。

为了保证毕业生档案管理工作的质量, 应当引入ISO9000 质量管理体系。利用其先进的质量管理理念, 丰富和完善档案质量管理理论, 规范档案管理, 促进档案质量的提高。另外, 通过采用PDCA方法对档案管理过程进行质量控制, 对体系中的档案过程控制进行优化, 从而改革高校传统档案质量管理的观念与模式, 构建适应当前需要的档案质量管理体系, 完善并规范档案管理流程[5]43, 不断提高高校学生档案质量。

3.完善管理模式, 提高档案工作队伍素质。高校应结合自身情况, 健全高校档案工作人员岗位责任制, 规范档案流转的整个程序, 确立本校档案管理模式。对于招生规模较小的学校, 可以实行档案集中管理, 但必须委派经验丰富、责任心强、素质过硬的专业人员进行管理。对于招生规模较大的学校, 可以由学校统一招聘、统一培训学生档案管理工作人员, 然后分配至各院所。

在提高档案工作队伍的综合素质的问题上, 要吸引人才, 留住人才。加强档案人员的业务培训和知识拓展, 要求档案人员在掌握档案基本理论和基本业务的基础上, 主动学习相关领域专业知识, 掌握计算机、网络、电子政务及办公自动化、信息开发和数字档案馆建设等现代化管理知识[6]46, 全面提高综合素质。要转变管理理念, 澄清毕业生档案的重要性及其服务于学生成长发展、服务于教育培养、服务于就业单位的意识。

4.重视档案信息化建设, 提升毕业生档案后续服务功能。各高校可以利用门户网站和管理信息系统, 在学生管理信息系统子模块开发档案管理功能。首先要重视基础工作, 根据《高等学校档案管理办法》的要求“, 设立专项经费, 为档案机构配置档案现代化、档案信息化所需的设备设施, 加快数字档案馆 (室) 建设, 保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。其次, 要从管理和技术两个方面增强高校档案信息化安全管理, 注意保密性, 保证网络上传输的、系统中储存的以及用户使用的毕业生档案数据的真实可靠性。学生档案信息化系统的完善也会为毕业生在入职、转正、晋升、工资工龄计算、社会保险缴纳等各方面提供基础性数据资料的支持, 提升毕业生档案的后续服务功能。

摘要：目前高校毕业生档案管理存在许多问题。解决这些问题, 急需提高档案意识, 理顺工作机制;加强制度建设, 引入档案管理质量体系;完善管理模式, 提高档案工作队伍素质;重视档案信息化建设, 提高毕业生档案后续服务功能。

关键词：毕业生,档案管理,问题,对策

参考文献

[1]王仁秋.高校毕业生档案管理实践与探索[J].攀枝花学院学报, 2010 (10) .

[2]陈慧兰, 孙静.高校毕业生档案[J].机电兵船档案, 2010 (6) .

[3]刘萍, 杨俊.由27号令引发的对高校档案管理的新思考[J].兰台世界, 2009 (9) .

[4]黄磊.档案质量管理体系的构建研究[D].济南:山东大学, 2010.

[5]王从容.高等学校学生类档案管理刍议[J].无锡商业职业技术学院学报, 2010 (10) .

毕业生档案管理办法 篇5

1.档案收集范围

（1）高中或中专毕业生档案材料（国家任务生）

（2）大学生素质拓展卡

（3）学生在校期间成绩单

（4）党组织关系材料

（5）团组织关系材料

（6）在校期间奖励、表彰以及处分材料

（7）体检表

（8）普通高等教育毕业生登记表

（9）学生实习鉴定

（10）学位相关材料（本科生）

（11）各种技能证书、毕业证的复印件

（12）其他可供参考的有保存价值的材料

2.归档要求

（1）校就业指导服务中心负责毕业生档案材料的收集、整理、归档，归档材料应保证完整、齐全、真实，严禁涂改、伪造毕业生档案材料。

（2）各学院负责职责范围内的毕业生材料的收集、整理，并将办理完毕的档案材料及时交校就业指导服务中心归档保存。凡材料规定由有关部门审查盖章的，相关部门须加盖公章。如有关部门移交的归

档材料不齐全或不符合要求的，校就业指导服务中心应及时通知有关部门补齐或补办手续。

（3）各类材料必须使用A4的办公用纸，只能用碳墨水或蓝黑墨水钢笔或签字笔书写。

（4）所有毕业生档案材料应在每年5月30日前归档完毕。

3.档案的传递

（1）毕业生档案由各学院将要归档材料装入毕业生档案袋后，校就业指导服务中心于每年的5月底按规定时间密封统一按毕业生就业报到证上签发的单位或其它相关单位部门的地址传递。

（2）档案（户籍不在校）未办理任何代管手续的毕业生，可申请档案免费托管至毕业当年年底，档案（户籍在校）的毕业生按校有关毕业生档案管理文件执行。

（3）申请回原籍择业的毕业生及省外毕业生，（省外毕业生档案原则上派回生源所在地）。由校就业指导服务中心按毕业生就业《报到证》上签发的地址传递。

（4）凡办理人事代理及档案托管的毕业生，档案按合同地址传递。

（5）所有毕业生的档案去向及传递地址均可在我校就业信息网上查询（输入个人身份证号码即可查询）。

毕业生个人档案管理 篇6

【摘 要】大学毕业生档案信息管理系统使用ASP.NET、MS SQL Server数据库设计，实现了档案信息的网络化管理，用人单位在获得学校就业管理部门或学生本人许可后，可以在规定时间内远程查阅学生的档案信息，对提高毕业生就业率有着积极意义。

【关键词】大学生 档案 管理系统 数据库 设计

【中图分类号】 G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2014）08C-0186-02

帮助大学生就业是各高校的主要工作之一。传统的毕业生双选会由于其时间所限，给毕业生和用人单位“双选”的时间很短，相互的了解程度有限，在一定程度上影响了就业的签约率和学生就业后工作的稳定性和持续性。为了解决上述问题，我们在健全学生传统档案的同时，开发了大学毕业生档案信息管理系统，保存和管理毕业生求职时需要展示的、用人单位需要了解的档案信息电子副本，解决了档案信息查询时空的限制。

一、系统组成

系统采用客户端浏览器、Web服务器、数据库服务器组成的三层B/S结构。用户使用统一的浏览器界面，终端用户几乎不需要培训，降低了系统应用成本，更适合于全校大规模推广应用。

系统使用Microsoft Visual Studio 2010为Web编程工具。Microsoft SQL Server是Microsoft公司推出的功能强大的数据库系统，与Windows系统紧密集成，具有良好的性能和可伸缩性。本系统使用的数据库系统是Microsoft SQL Server2005，系统开发和运行环境为Microsoft Windows2003，主要功能模块如表1所示。

表1 大学毕业生档案信息管理系统主要功能模块

数据管理档案信息审核综合查询

登记修改档案信息数据备份用户及权限管理班级审核院系审核学工处审核档案室归档校内档案信息查询就业状态查询与统计用人单位查询

二、主要实现技术

（一）数据库设计

系统的数据库使用Microsoft SQL Server 2005，利用SQL Server Management Studio可以可视化地完成数据库设计工作。

系统的数据库与原有的大学生注册缴费管理系统的设计与实现、大学毕业生就业信息管理系统等管理系统共用一个数据库，并共享其中的数据词典等基础数据，用户表则添加档案管理相应的角色和权限字段，新增加的表只有档案信息表，大大简化了数据库设计，同时也保证了数据的统一，便于管理和使用。

档案信息表的字段包括基本信息、简历、素质评价、课程成绩、处分、获奖、任职、资格证书、毕业鉴定等几部分的字段。其中的个人相片、综合素质评价表、在校任职评价、课程成绩表、获奖证书、各类资格证书、实习鉴定总表、毕业生登记表、处分决定等字段均用于保存相应的图像路径及名称，以充分展示信息的原貌。

（二）文件上传

档案的建立涉及大量各类图像文件的上传。使用.NET的文件上传控件FileUpload可以方便的完成。通过Request.PhysicalApplicationPath属性可以获取当前正在执行的服务器应用程序的根目录的物理文件系统路径。调用 SaveAs 方法即可将文件保存到Web服务器上的指定路径。但在使用中必须注意两个问题：限制上传文件的类型和限制上传文件的大小以防上传木马文件、大文件到服务器。使用PostedFile 属性来访问基础 ContentLength 属性并返回文件的大小（字节），通过比较上传文件和设定的文件大小，即可控制最大上传文件的大小。调用Path.GetExtension方法返回要上传的文件扩展名，然后和设置的文件扩展名进行比较，即可限制上传文件的类型。通过使用AJAX技术实现网页异步更新、在不刷新建档页面的情况下就可以获取上传的文件路径及文件名信息。

（三）用户密码使用MD5加密

MD5就是采用单向加密的加密算法，不能对加密了的密文数据再解密成原来的明文数据。MD5算法有两个重要特性：第一是任意两段明文数据，加密以后的密文是不相同的；第二是任意一段明文数据，经过加密以后，其结果永远是不变的。也就是不可能有任意两段明文加密以后得到相同的密文、加密特定的数据得到的密文一定是相同的。

本系统将用户密码等关键数据采用MD5加密后再存储到数据库可以保证密码安全。微软在.NET架构中引入了MD5算法，在使用Visual Studio 2010编程时可以直接使用.NET 架构中提供的相关类来实现MD5 加密，这些类位于命名空间“System.Security.Cryptography”中。

（四）使用触发器保护已审核信息

触发器是SQL Server数据库应用中一个重要工具，是一种特殊的存储过程，当对表执行INSERT、UPDATE或DELETE操作时，触发器就会自动执行。SQL Server为每个触发器都创建了两个专用表﹕Inserted表和Deleted表，这两张是系统在内存中创建的、与应用触发器的表结构相同的两张逻辑表，其中Inserted表的数据是插入或是修改后的数据，而Deleted表的数据是更新前的或是删除的数据。当触发器完成工作后，这两张表就会被删除，不会存储在数据库中。

本系统在档案信息表中设置了触发器，如果档案信息已经审核并经档案室归档，当数据被修改时触发器会自动把数据重新更新回来，如果记录被删除则回滚，达到保护已审核信息的目的。

（五）权限控制

根据登录用户的角色不同，利用Session变量实现对其权限的控制。用人单位必须获得毕业生本人提供的验证码或取得学校教育管理部门的授权码、并在规定的时间内方可查询学生的档案信息。endprint

使用函数DATEDIFF可以限制用人单位的查询天数。当DATEDIFF（ day， '开放查询的日期'，Now（） ）的计算结果大于允许查询的天数时，禁止查询。

三、关键代码设计

（一）文件上传及其类型控制

Dim savedir As String = "upfile＼" '定义上传文件保存相对目录

Dim apppath As String = Request.PhysicalApplicationPath '获取上传文件的物理路径

Dim extension As String = System.IO.Path.GetExtension（FileUpload1.FileName） '获取上传文件的扩展名

If （FileUpload1.HasFile） Then

Dim savepath As String = apppath & savedir & FileUpload1.FileName

If （extension = ".jpg"） Or （extension = ".JPG"） Then '指定上传文件类型

FileUpload1.SaveAs（savepath） '保存上传文件

Else： Lable1.Text = "该类文件禁止上传 "

End If

End If

（二）控制图片显示大小

Dim Photo As Drawing.Image = System.Drawing.Image.FromFile（savepath） '获取上传的图片

Dim sourceWidth As Integer = Photo.Width'取得图片宽度，以像素为单位

Dim sourceHeight As Integer = Photo.Height'取得图片高度

If sourceWidth2 > 600 Then'如果图片宽度大于600像素

Dim tuWidth=600'定义显示的宽度为600像素

Dim tuHeight = 600 * sourceHeight / sourceWidth'同时按比例缩小其高度

End If

（三）MD5加密

下面以修改密码为例说明MD5加密的方法。

Dim md5Hasher As New MD5CryptoServiceProvider（）

Dim hashedBytes As Byte（）

Dim encoder As New UTF8Encoding（）

hashedBytes = md5Hasher.ComputeHash（encoder.GetBytes（TextBox1.Text）） '计算MD5

Dim sBuilder As New StringBuilder（） '创建可变字符串

For i = 0 To hashedBytes.Length - 1 ' 将每一个 Byte的 hash 码格式化为十六进制字符串

sBuilder.Append（hashedBytes（i）.ToString（"x2"））

Next

Dim newmm_16 As String = sBuilder.ToString ' 返回十六进制字符串，用于写入数据库。

接下来是连接数据库并写入新密码的代码，从略。

四、实际应用及效果

（一）系统部署

系统的WEB程序和数据库分别部署在两台Windows2003上。WEB程序需要IIS6.0以上及.NET4.0的支持并设置Internet 来宾账户对文件上传目录拥有写权限。

考虑到安全性，数据库服务器使用局域网地址，SQL Server 2005需要启用本地和远程连接以及SQL Server Browser 服务；在 Windows 防火墙中需要为 SQL Server 2005 创建例外，设置SQL Server 2005每天一次自动备份作业和定时删除过时备份数据作业。

（二）使用流程

系统使用流程如图1 所示。

图1 系统使用简明流程

学生未提交审核前均可以随时修改，提交审核后，各班辅导员、院系均可以执行退修操作，院系已经审核后则需要院系管理员权限才可以执行退修操作。院系已经审核并经档案室归档的信息不允许修改。

（三）应用效果

系统的应用为各类档案信息需求者提供了高效、灵活、便捷的查询服务，得到了学校领导、老师、学生和用人单位的好评。系统应用不仅推进了就业工作的效率和质量，也促进了学生的档案积累和自我提高的意识，从而间接促进了教学质量和综合素质的提高，提高了高校档案的信息价值和社会效益。

【参考文献】

[1]王海政.试析无纸化卫生专业技术资格考试新模式[J].电脑编程技巧与维护，2011（14）

[2]张洪.ASP.NET Session的原理及应用[J].电脑编程技巧与维护，2011（2）

【基金项目】广西教育科学规划课题（2011C0160）

【作者简介】黄建成（1965- ），男，广西藤县人，广西科技大学医学院现代教育技术中心副主任，高级实验师，研究方向：现代教育技术的应用。

（责编 丁 梦）endprint

使用函数DATEDIFF可以限制用人单位的查询天数。当DATEDIFF（ day， '开放查询的日期'，Now（） ）的计算结果大于允许查询的天数时，禁止查询。

三、关键代码设计

（一）文件上传及其类型控制

Dim savedir As String = "upfile＼" '定义上传文件保存相对目录

Dim apppath As String = Request.PhysicalApplicationPath '获取上传文件的物理路径

Dim extension As String = System.IO.Path.GetExtension（FileUpload1.FileName） '获取上传文件的扩展名

If （FileUpload1.HasFile） Then

Dim savepath As String = apppath & savedir & FileUpload1.FileName

If （extension = ".jpg"） Or （extension = ".JPG"） Then '指定上传文件类型

FileUpload1.SaveAs（savepath） '保存上传文件

Else： Lable1.Text = "该类文件禁止上传 "

End If

End If

（二）控制图片显示大小

Dim Photo As Drawing.Image = System.Drawing.Image.FromFile（savepath） '获取上传的图片

Dim sourceWidth As Integer = Photo.Width'取得图片宽度，以像素为单位

Dim sourceHeight As Integer = Photo.Height'取得图片高度

If sourceWidth2 > 600 Then'如果图片宽度大于600像素

Dim tuWidth=600'定义显示的宽度为600像素

Dim tuHeight = 600 * sourceHeight / sourceWidth'同时按比例缩小其高度

End If

（三）MD5加密

下面以修改密码为例说明MD5加密的方法。

Dim md5Hasher As New MD5CryptoServiceProvider（）

Dim hashedBytes As Byte（）

Dim encoder As New UTF8Encoding（）

hashedBytes = md5Hasher.ComputeHash（encoder.GetBytes（TextBox1.Text）） '计算MD5

Dim sBuilder As New StringBuilder（） '创建可变字符串

For i = 0 To hashedBytes.Length - 1 ' 将每一个 Byte的 hash 码格式化为十六进制字符串

sBuilder.Append（hashedBytes（i）.ToString（"x2"））

Next

Dim newmm_16 As String = sBuilder.ToString ' 返回十六进制字符串，用于写入数据库。

接下来是连接数据库并写入新密码的代码，从略。

四、实际应用及效果

（一）系统部署

系统的WEB程序和数据库分别部署在两台Windows2003上。WEB程序需要IIS6.0以上及.NET4.0的支持并设置Internet 来宾账户对文件上传目录拥有写权限。

考虑到安全性，数据库服务器使用局域网地址，SQL Server 2005需要启用本地和远程连接以及SQL Server Browser 服务；在 Windows 防火墙中需要为 SQL Server 2005 创建例外，设置SQL Server 2005每天一次自动备份作业和定时删除过时备份数据作业。

（二）使用流程

系统使用流程如图1 所示。

图1 系统使用简明流程

学生未提交审核前均可以随时修改，提交审核后，各班辅导员、院系均可以执行退修操作，院系已经审核后则需要院系管理员权限才可以执行退修操作。院系已经审核并经档案室归档的信息不允许修改。

（三）应用效果

系统的应用为各类档案信息需求者提供了高效、灵活、便捷的查询服务，得到了学校领导、老师、学生和用人单位的好评。系统应用不仅推进了就业工作的效率和质量，也促进了学生的档案积累和自我提高的意识，从而间接促进了教学质量和综合素质的提高，提高了高校档案的信息价值和社会效益。

【参考文献】

[1]王海政.试析无纸化卫生专业技术资格考试新模式[J].电脑编程技巧与维护，2011（14）

[2]张洪.ASP.NET Session的原理及应用[J].电脑编程技巧与维护，2011（2）

【基金项目】广西教育科学规划课题（2011C0160）

【作者简介】黄建成（1965- ），男，广西藤县人，广西科技大学医学院现代教育技术中心副主任，高级实验师，研究方向：现代教育技术的应用。

（责编 丁 梦）endprint

使用函数DATEDIFF可以限制用人单位的查询天数。当DATEDIFF（ day， '开放查询的日期'，Now（） ）的计算结果大于允许查询的天数时，禁止查询。

三、关键代码设计

（一）文件上传及其类型控制

Dim savedir As String = "upfile＼" '定义上传文件保存相对目录

Dim apppath As String = Request.PhysicalApplicationPath '获取上传文件的物理路径

Dim extension As String = System.IO.Path.GetExtension（FileUpload1.FileName） '获取上传文件的扩展名

If （FileUpload1.HasFile） Then

Dim savepath As String = apppath & savedir & FileUpload1.FileName

If （extension = ".jpg"） Or （extension = ".JPG"） Then '指定上传文件类型

FileUpload1.SaveAs（savepath） '保存上传文件

Else： Lable1.Text = "该类文件禁止上传 "

End If

End If

（二）控制图片显示大小

Dim Photo As Drawing.Image = System.Drawing.Image.FromFile（savepath） '获取上传的图片

Dim sourceWidth As Integer = Photo.Width'取得图片宽度，以像素为单位

Dim sourceHeight As Integer = Photo.Height'取得图片高度

If sourceWidth2 > 600 Then'如果图片宽度大于600像素

Dim tuWidth=600'定义显示的宽度为600像素

Dim tuHeight = 600 * sourceHeight / sourceWidth'同时按比例缩小其高度

End If

（三）MD5加密

下面以修改密码为例说明MD5加密的方法。

Dim md5Hasher As New MD5CryptoServiceProvider（）

Dim hashedBytes As Byte（）

Dim encoder As New UTF8Encoding（）

hashedBytes = md5Hasher.ComputeHash（encoder.GetBytes（TextBox1.Text）） '计算MD5

Dim sBuilder As New StringBuilder（） '创建可变字符串

For i = 0 To hashedBytes.Length - 1 ' 将每一个 Byte的 hash 码格式化为十六进制字符串

sBuilder.Append（hashedBytes（i）.ToString（"x2"））

Next

Dim newmm_16 As String = sBuilder.ToString ' 返回十六进制字符串，用于写入数据库。

接下来是连接数据库并写入新密码的代码，从略。

四、实际应用及效果

（一）系统部署

系统的WEB程序和数据库分别部署在两台Windows2003上。WEB程序需要IIS6.0以上及.NET4.0的支持并设置Internet 来宾账户对文件上传目录拥有写权限。

考虑到安全性，数据库服务器使用局域网地址，SQL Server 2005需要启用本地和远程连接以及SQL Server Browser 服务；在 Windows 防火墙中需要为 SQL Server 2005 创建例外，设置SQL Server 2005每天一次自动备份作业和定时删除过时备份数据作业。

（二）使用流程

系统使用流程如图1 所示。

图1 系统使用简明流程

学生未提交审核前均可以随时修改，提交审核后，各班辅导员、院系均可以执行退修操作，院系已经审核后则需要院系管理员权限才可以执行退修操作。院系已经审核并经档案室归档的信息不允许修改。

（三）应用效果

系统的应用为各类档案信息需求者提供了高效、灵活、便捷的查询服务，得到了学校领导、老师、学生和用人单位的好评。系统应用不仅推进了就业工作的效率和质量，也促进了学生的档案积累和自我提高的意识，从而间接促进了教学质量和综合素质的提高，提高了高校档案的信息价值和社会效益。

【参考文献】

[1]王海政.试析无纸化卫生专业技术资格考试新模式[J].电脑编程技巧与维护，2011（14）

[2]张洪.ASP.NET Session的原理及应用[J].电脑编程技巧与维护，2011（2）

【基金项目】广西教育科学规划课题（2011C0160）

【作者简介】黄建成（1965- ），男，广西藤县人，广西科技大学医学院现代教育技术中心副主任，高级实验师，研究方向：现代教育技术的应用。

浅议卫生职业院校毕业生档案管理 篇7

1 存在的主要问题

1.1 档案管理不规范, 材料不完整, 档案移交不及时

个别卫生职业院校的学生档案管理欠规范, 毕业生的档案材料没有分类、不编页码, 学籍材料混装甚至缺漏、缺失, 造成转到用人单位的学生档案材料没有类别、顺序等。在我们整理档案的过程中发现, 同年、同学校、同专业的毕业生档案材料不一致、不统一, 给档案整理和管理工作带来一定的困难。个别医学院校或卫生学校没有及时将学生档案转递到接收单位, 甚至转递到错误接收地, 造成部分学生人事档案丢失。

1.2 档案内容不同

毕业生的评语、学校结论是用人单位对毕业生使用、培养发展的可靠依据。我们发现有些评语概括具体, 不讲大话, 优缺点分明, 特长突出, 结论明确、不含糊。而个别评语则含含糊糊、看不清学生特点, 有的评语是一点论, 有的评语是大话、空话, 如多用“高举”“坚定”“最最”等词语, 失去了档案材料求真防假、不溢美、不隐恶、实事求是的原则。让人感觉到评定不真实, 不能客观、全面、真实地反映一个人的学习、生活全貌。

1.3 档案管理队伍建设有待加强

随着人事制度改革向纵深推进, 机构调整、内部科室重组、人员竞聘上岗及档案管理人员的岗位变动, 大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训, 对档案的重要性、管理要求以及档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解, 档案收集意识淡薄。部分卫生职业院校学籍管理人员不是档案管理专业技术人员, 其缺乏人事档案管理的专业素质, 且不熟悉人事档案管理业务, 加之单位对档案管理人员的业务培训一般不重视, 使档案管理人员素质参差不齐, 造成档案管理不规范。而且大多数档案管理人员在日常工作中往往只是将材料放入档案盒, 没有及时归档, 严重影响了档案管理水平及其质量。

2 对策

2.1 规范学籍管理, 确保归档材料完整

要搞好学籍管理一定要做到:一是学籍管理人员应认真、细致地工作, 绝不能出现错统、错登、错装、漏装现象。二是认真做好成绩、奖惩的核实、誊写工作, 把每个学生每学期的期评成绩誊写到毕业生登记表的成绩栏里, 每学期的奖惩情况誊写到奖惩栏里。三是组织专人认真对毕业生登记表里的4个结论逐个检查, 按照领导是否审查、是否签字盖章, 年、月、日是否规范等内容书写检查。四是整理、装订成册, 填写卷内目录。把学生每学期的总结鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、技术等级审批表、入学时的新生登记表、体检表、团员材料以及其他材料等, 按时间顺序整理、装订成册, 填写卷内目录。五是装袋, 严格封口。将装订成册的毕业生材料, 装进每个学生的档案袋里, 然后封口, 盖封口章。

2.2 严格把关, 客观评价学生

对个别评价不妥当的, 应由主管学生管理工作的校领导亲自把关修改、签章。对学校结论, 要慎之又慎, 对于三好学生, 学习标兵, 个别有专长、技能方面突出的学生, 要在一般结论的基础上, 做出实事求是的评价。对于犯错误和不能毕业的学生, 要做出慎重的评价。在作结论时, 可遵循下列原则:自己认识了错误的从宽, 固执己见、拒绝承认的从严;历史的从宽, 现实的从严;结论从宽, 批评和自我批评从严;已经改正了的从宽, 重犯的从严;坚持不改的必须作结论。毕业生资料归档是建档工作最后一个环节, 关系到建档工作成败, 也关系到用人单位对资料的使用和掌握情况, 因此, 必需严肃、认真地做好毕业生资料的归档工作。

2.3 提高档案管理者素质

毕业生个人档案管理 篇8

中国网络电视台CNTV报道, 人力资源和社会保障部最新统计显示, 2012年全国普通高校毕业生预计680万人, 创历史新高。近年来全国高校毕业生每年大体在600万人左右, 并且呈逐年递增态势, 高校毕业生就业工作成为各级政府教育行政部门和人力资源和社会保障部门的重要工作。在高校毕业生就业工作中, 档案管理工作存在的问题日益突出, 切实做好高校毕业生档案移交和管理工作, 对于做好高校毕业生的就业工作至关重要, 因此有必要认真研究高校毕业生档案管理存在的问题, 有针对性地找出解决高校毕业生档案管理的对策, 是高校档案管理部门和教育行政部门乃至人力资源和社会保障部门和用人单位的重要任务。

二、毕业生《报到证》的历史作用

在自主择业就业制度下, 高校毕业生档案管理存在的主要问题是《报到证》制度已经过时, 根本不适应自主择业就业制度的需要。

在统招统配制度下, 高校毕业生《报到证》的作用:一是, 《报到证》是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证;二是, 《报到证》是毕业生到用人单位报到的凭证, 凭《报到证》报到以后, 方可开始计算工龄;三是, 《报到证》是用人单位接收毕业生的重要文字证明;四是, 《报到证》是任何一个合法的人才中心、档案管理机构接收毕业生档案的证明;五是, 《报到证》是用人单位给毕业生落户、接管档案的重要凭证和依据;六是, 《报到证》证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生;七是, 《报到证》是毕业生的干部身份证明;八是, 《报到证》的有限期和毕业生的报到期限:毕业生报到的期限原则上为一个月, 毕业生领取《报到证》以后, 应尽快到工作单位或人事局报到, 没有特殊原因或延期报到的, 所造成的一切后果由毕业生本人承担。如果没有《报到证》, 毕业生将会失去干部身份, 成为社会劳动人员 (工人编制) ;而且人才中心无法接收毕业生的档案。按照我国目前的人事管理规定, 由人事局管理干部 (档案一般放在人才中心) , 由劳动和社会保障局管理工人 (档案一般放在职介所) 。《报到证》目前仍在中国人事管理体制中扮演着重要的角色, 因此, 毕业生们应注意保管好自己的《报到证》, 不要丢失。《报到证》原则上不补办, 应届毕业生如不慎遗失《报到证》, 须及时向学校报告遗失过程, 先由本人提出申请, 再由毕业生所在院系负责人签署意见后, 由学校报请省毕业生就业指导中心核准后予以办理新证。

责任编辑:张立敏

三、关于毕业生《报到证》的建议

《报到证》制度是计划经济体制下, 大学生统招统配制度下的产物, 在当时历史条件下对于人才合理调配起到了一定的作用。随着市场经济体系的逐步完善, 用人制度真正实现了自主择业双向选择, 在当前市场经济体制下, 沿用计划经济时代的《报到证》制度, 对于人才合理流动和高校毕业生就业丝毫促进作用也没有, 并且成为高校毕业生就业的一大障碍, 建议立即予以废除。

一是没有法律依据。翻遍中国法律, 找不到一条有关高校毕业生《报到证》的法律依据。

二是高校毕业生持有《报到证》无法报到。目前全国各个高校毕业生大体上在毕业前半年左右就开始为就业问题奔波, 参加各种招聘会。一旦遇到适合的工作岗位就要履行报名、考试、面试, 过五关斩六将, 好不容易被用人单位选中, 还要耐心等待教育行政部门颁发那个所谓的《报到证》, 对于用人单位而言, 有没有那个《报到证》根本无所谓, 他们需要的是真才实学, 需要的是有能力、有水平的员工。一些限制户籍的大城市用人单位, 即便毕业生拿到高校出具盖有鲜红大印的《报到证》, 也无法报到, 因为该用人单位没有进城户籍指标, 毕业生档案还得打回原籍, 交给户籍所在地人才交流中心代管。

三是《报到证》无法解决人档分离的问题。京沪津等一些限制户籍的城市, 即便是研究生、博士生, 手持《报到证》也无法将人事档案落到用人单位。这些城市的许多用人单位即便招收了异地户籍应届高校毕业生, 由于户籍限制, 无法接受高校毕业生档案, 只能与该毕业生签订劳动合同, 档案还得移交到户籍所在地人才代理机构, 造成人档分离的问题十分突出。据不完全统计, 仅北京市企业招收的异地户籍毕业生90%以上人在北京工作, 档案仍然在户籍所在地保管。这个《报到证》怎么出具?教育行政部门只好闭着眼睛让该毕业生回户籍所在地报到, 这种《报到证》有何实际意义?

四是加重了高校毕业生的就业负担。由于工作单位与《报到证》报到地点不符, 高校毕业生不得不在高校、户籍所在地省大学生就业指导中心、户籍所在地人才代理机构之间奔波, 浪费时间, 浪费钱财, 加重了负担。

毕业生个人档案管理 篇9

关键词：人才交流中心,毕业生,档案管理

学生档案一般会有两个去处:一是返回当地人社局, 由毕业生持就业通知书到当地人社局报到, 择业期过后, 学生档案由当地就业指导部门转入人才交流中心管理。二是将档案直接存入就业所在地的人才交流中心管理。毕业生人数逐年增加, 人才中心保管的档案数量也在不断增加, 如何做好毕业生的档案管理工作成为人才交流中心面临的重要问题。

1 人才交流中心档案管理中存在的问题

1.1 档案管理信息化水平较低

随着社会经济的发展, 信息科技技术也在不断发展, 但人才交流中心档案管理的信息化水平并未紧跟时代步伐, 影响档案管理工作人员工作效率和服务质量的提升。我国已经颁布关于实现人才交流中心档案管理信息化的通知部署, 但基层人才交流中心实现真正的信息化管理仍相对较难。一是资金问题, 一套高级的档案管理软件费用偏高, 县级人才中心各项支出费用均由县级财政负担, 很难支付高额费用支出。目前, 县级人才中心管理档案基本都是使用Excel表格进行管理。二是历史原因, 学生自初中开始就已经开始填写档案信息, 但所填写的档案多是纸质版, 再延续到高中、大学, 等到大学或大学毕业后才将档案信息输入到电脑中, 档案转到人才中心以后, 仍是纸质版的档案材料。要实现信息化管理, 就需要将纸质档案转换成电子档案, 这需要大量的人力、物力和财力, 县级人才中心难以负担。

1.2 被弃档案难以管理

随着经济的迅猛发展, 我国就业流动率也在不断增大, 给人才交流中心的档案管理工作带来一定压力。一是部分学校毕业生毕业时, 由学校就业指导中心统一将学生档案转至生源地人社局, 而学生并未持就业通知书回原籍报到, 致使档案被弃置。二是大部分学生在毕业后将档案寄放在人才交流中心, 之后便对其置之不理, 无法保证档案的及时更新。面对大量被遗弃档案, 人才交流中心的档案管理人员很难开展工作。多数档案所有者都是等到需要档案时才去人才交流中心索取档案, 但是由于这期间所有者对档案置之不理, 导致档案一直“沉睡”在人才交流中心, 给档案管理工作带来困难。

1.3 档案管理人员不足

按档案管理相关规定, 每千卷档案需要配备一名专职管理人员, 但多数在岗工作的档案管理人员均达不到规定比例。随着毕业生人数的逐年累加, 档案数量也在不断增长。因此造成的人力不足导致工作无法到位。

1.4 档案流转不规范

一是档案由学校转递时, 部分学校允许本人自带。由于毕业生初入社会, 忙于找工作, 便委托父母到当地人才中心办理报到及档案接转手续。这部分人员由于不懂档案保管知识, 经常私自拆封档案。二是档案由人才中心转移时, 调档部门要求的报到时间较短, 并要求本人自带, 违反档案转递相关规定。

2 解决人才交流中心档案管理中存在的问题

2.1 加快档案管理电子化进度

为使档案管理变得更加简单并尽快实现管理信息化, 在接收档案时, 人才交流中心应将毕业生档案信息录入电脑;在管理过程中, 部分毕业生如需递交后续档案内容或需要提取其档案, 都应在电脑上做好记录, 规范流程, 细致记录, 加强档案管理。同时, 地方财政应支持人才交流中心加大档案管理信息化资金投入, 比如加大对档案管理软件的资金投入, 购买适合县级人才交流中心实际需求的档案管理软件, 提高档案管理的信息化和科学化水平以及档案管理人员工作效率, 从而为群众特别是大中专毕业生提供更加优质和便捷的服务。

2.2 充足人员, 加强档案管理人员培训, 实现档案科学有效管理

首先要加强对人事档案管理工作的认识, 切实加强对档案管理工作的领导, 配置配齐专职人事档案管理人员, 落实管档人员待遇。其次要加快档案管理信息化进程, 加强对档案管理人员的素质培训, 提高档案管理人员的专业素质。人才交流中心不仅要有相应的工作人员管理电子档案, 也需要专门人员管理纸质档案。加强电子档案的管理可以通过购买相应的电脑软件来实现, 但提高纸质档案的管理效率, 就需要提高档案管理工作人员的专业素质。可以通过聘请一些高校档案管理的专业老师对档案管理工作开展培训, 通过培训使人才交流中心档案管理的存放更加科学合理, 工作人员也可以更加细致全面地为办事群众和大中专毕业生提供服务。

2.3 完善档案管理办法

在管理档案时, 档案管理工作人员应该应用统一归类办法, 比如将全部档案统一根据时间进行归类, 或者进行分级分类管理。如对于大量档案, 档案管理人员可以先根据地区进行归类, 然后再对已经根据地区进行分类的档案进行二次归类, 二次归类即根据档案的寄存日期进行分类, 从而方便寻找。为提高档案管理工作效率, 档案管理人员应尽快创新并完善档案管理办法。

2.4 规范档案流转手续, 提高档案流转严密性和科学性。

建立健全档案工作管理制度和责任追究制度, 严格手续, 按档案管理相关规定办理, 档案流转中出现问题的要追究责任。

毕业生个人档案管理 篇10

关键词：毕业生档案,管理信息系统,系统设计

档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物, 是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作, 如何科学地保管和有效利用档案, 是我们必须认真思考的问题。随着社会发展, 科技进步, 档案的载体发生了变化, 出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案, 其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平, 很多企业、部门都采用了电子档案管理系统, 通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前, 针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求, 众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件, 并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面:

(1) 价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小单位来说还是难以接受的, 也因此而制约其向更广范围的基层推广。

(2) 技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识, 用户遇到问题很难自行解决, 对开发商的依赖性很大。

(3) 片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格, 采用了“以大充好”的办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际使用当中, 一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。

高职学院毕业生信息管理是学院档案管理中的一个重要组成部分。在过去计算机技术还不发达的年代, 主要是靠纸质的学籍卡来保存毕业生信息, 这种方式非常原始, 其弊端不言而喻。随着计算机技术和管理信息系统的发展, 档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式。使用毕业生档案管理系统来管理毕业生信息, 具有手工管理所无法比拟的优点, 如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高学生毕业生信息的管理效率。该系统使用B/S模式Web服务器端的开发环境, 它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计, 系统在ASP的开发环境下, 使用SQL server数据库, 实现了学校毕业生毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。

下面简要介绍毕业生档案管理系统的设计。

1.需求分析

为了提高毕业生档案管理的水平, 信息管理员需要对学生信息进行录入、修改、查询、删除以及还原等操作;档案管理系统的主要目的就是利用软件实现学生信息的录入、查询、修改、删除的流程, 使管理人员对毕业生信息的管理更加快捷, 提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入毕业学生信息要求准确、完全;管理员还要对录入的基本信息随时作更新修改, 使管理员能够得到学生的最新信息;为了确保信息安全和准确, 为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别, 一般用户不能对信息进行添加、删除。

2.用户身份级别要求

根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同, 从权限大小大致可以分为:高级管理员和一般用户, 系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。

系统管理员:使用本系统的信息管理员, 是权限最大的用户, 拥有管理系统的所有权限。主要负责对毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。

一般用户:本系统的一般用户, 能够对毕业生信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改, 但无录入和删除毕业生信息的权限。

3.系统功能模块设置

具体操作:对毕业生信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。

(1) 毕业生信息的录入:管理员对人事信息的添加

操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:信息管理员可以在档案库里新加毕业生信息, 需按毕业生实际信息录入;

(2) 毕业生信息的修改:管理员和一般用户修改录入的人事信息

操作对象:管理员和一般用户

浏览对象:管理员和一般用户

具体功能:用户和管理员在毕业生信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改, 使毕业生信息随时更新, 便于管理员的管理, 能及时得到最新的毕业生信息;

(3) 毕业生信息的查询:管理员和一般用户查看录入的人事信息

操作对象:管理员和一般用户

浏览对象:管理员和一般用户

具体功能:用户和管理员可以查询已录入的毕业生信息, 系统提供了多种查询方式, 模糊查询和常规查询, 如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询;

(4) 毕业生信息的删除:管理员删除录入的人事信息

操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:管理员可以将库中多余的、辞退毕业生毕业生信息移出, 可以对其信息永久性的删除, 也可以将其暂时性的删除到回收站中, 在回收站中可以将需要的信息还原, 也可以将其永久性的删除;

(5) 毕业生信息的打印:管理员和一般用户打印录入的人事信息

操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的毕业生信息, 便可以直接通过Word文档对毕业生信息进行打印。为方便管理统计毕业生信息, 也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有毕业生列表, 对其毕业生列表进行打印。

(6) 管理用户的设置:管理员对其用户名、密码和用户权限的设置

操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:系统由高级管理员和一般用户, 一般用户的权限是由高级用户指定的, 高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除, 及用户密码的设置和修改, 高级管理员拥有整个系统的全部功能, 一般用户就能对毕业生信息的修改、查询、打印的功能。

3、系统开发的其他方面

在系统的开发过程中可以使用快速原型法, 在短时间先开发出一个比较简单的管理系统。让几个管理员先试用, 然后提出各种修改意见。对这些意见进行筛选和论证, 之后对系统进行修改、测试、检查、直到系统性能达到用户需求为止。原型法的主要优点在于它是一种支持用户的方法, 使得用户在系统生存周期的设计阶段起到积极的作用。经过一段时间的不断补充、完善, 这套管理系统功能基本符合学校要求, 能够完成全校学生信息的输入、统计以及打印, 并提供完整的系统维护功能和相关的权限管理机制。同时也考虑到了系统数据冗余的问题, 对于数据的一致性的问题也通过程序进行了有效的解决, 极大地方便了管理人员, 使其工作既快又好地开展。

参考文献

[1]周宜光译, 管理信息系统管理数字化公司, 2005.9

[2]陈禹, 信息系统管理工程师教程, 2006.1

[3] (美) Shari Lawrence Pfleeger, 吴丹 (译) , 软件工程理论与实践, 2003.8