学院档案工作调研报告

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第一篇：学院档案工作调研报告

合肥学院外事类档案工作规范

为了提高我院外事类档案(以下简称外事档案)的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事管理档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家档案局《机关档案工作建设规范》，原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。

一 外事档案的收集和归档

1、确定外事档案归档范围的原则

(1)归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对本院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2)归档的外事文件材料必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

(3)归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

2、归档的主要内容和重点

(1)归档的主要内容包括综合管理、出国、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

(2)归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

(3)本院人员在国外获得证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件、外国赠送学院的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件或清单。

3、不归档的材料

(1)上级关于外事工作普发(不专指本院)、不办的文件; (2)未定稿的各种文件; (3)未生效的合同、协议书;

(4)无查考利用价值的一般性、临时性函件; (5)重份文件，院内各单位发来的文件; (6)与院外单位交换来的材料;

4、形成积累

(1)学院外事处是学院外事管理部门、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来院、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将院此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷(件)，按规定向院综合档案室移交。

(2)归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。

(3)外事文件材料一般归档一份，重要活动和经常使用的应酌加副本。

(4)凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。

5、整理组卷(件)

(1)根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷(件)原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理组卷(件)。

(2)对来院、出国和国际合作、国际会议的文件材料，上级文件、请示、报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段材料，按年度分类组卷(件)，将国内和国外活动期间形成的材料及派出回国后的综合材料按活动性质分类组卷(件)，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

(3)拆除每份文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。 (4)每份文件用缝纫机装订后装盒保管。

(5)声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料一致。

(6)每份文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，每面均为一页，每件页号均从1开始，页号位置标在文件材料右侧的下角。外事文件材料，以卷(件)为单位，在每卷(件)文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，逐项填写。

(7)填写卷内目录，归档的案卷必须填写卷内目录，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

每个案卷组成以后，都要填写备考表，对文件材料的完整、准确的程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

(8)外事处要进行归档的鉴定工作，按规定提出每个案卷(件)内部文件的保管期限和密级意见，经外事处主管领导同院综合档案室协商后确定。

6、归档验收

(1)移交档案时交接双方必须当面验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期改正。

(2)移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查 (3)外事档案在次年3月底前归档。

二 外事档案的管理

1、分类编号

(1)按《高等学校档案实体分类法》进行分类。

(2)每年所有外事档案材料按先后顺序编流水号，(每年一个流水号)。

2、编目

(1)每卷档案脊背上贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40mm。

(2)打印外事档案目录，按归档部门及先后顺序，以案卷(件)为对象填写。

(3)认真登记外事档案分类目录。

3、排架、保管 (1)按档号顺序排架。

(2)按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

4、鉴定和销毁

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

三 外事档案的开发利用

1、大力开发利用外事档案，为提高本院教学、科研水平及社会效益和经济效益服务。

2、借阅

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

3、咨询服务、指导交流

(1)指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。 (2)了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。 (3)结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行外事档案检索，提高开发利用外事档案的能力。

四 外事档案工作岗位责任制

1、分管外事工作的院领导职责

(1)组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把外事档案工作列入分管工作计划中。

(2)定期检查和研究解决外事档案工作中存在的实际问题。

2、与外事活动有业务联系的各部门领导职责

(1)重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行。

(2)按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料，在工作结束后，将材料汇集、检查，送院综合档案室归档。

3、学院外事处领导职责

(1)制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督与外事活动有业务联系的各部门执行。

(2)指导本部门兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高。

(3)指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷(件)，按期向本院档案管理部门移交。

(4)指导外事档案的鉴定工作。

4、外事办公室兼职档案员职责

(1)在部门负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作。

(2)会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、准确、系统，经检查合格后再办理移交手续。 (3)将收集、积累的外事文件材料。整理组卷(件)、装订，做到组卷(件)合理、编目清楚、标题准确、装订整齐、并及时向院综合档案室归档。

(4)完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。

5、学院档案部门职责

(1)根据国家有关档案工作的政策、法规，制定本院外事档案工作的各项管理制度。

(2)监督、指导、检查、协助外事部门做好外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确、系统。

(3)负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。

(4)积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。 (5)遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。

五 外事类档案归档范围和保管期限表

综 合

序号 类 目 名 称 保管期限

长期 短期 长期 永久 长期 1 上级关于外事工作的文件材料 (1) 针对本院的需要长期贯彻执行的 (2) 需要短期贯彻执行的

2 本院外事工作规章制度、计划、总结、简报等 3 本院外事工作统计报表 4 本院外事工作会议材料

出 国

序号 类 目 名 称 保管期限

长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 1 上级对出国人员的有关文件材料 (1) 需要长期贯彻执行的 (2) 需要短期贯彻执行的 2 参加国际学术会议论文等材料 3 投寄国外的学术论文 4 出国人员考察、访问材料 5 出国讲学、研究人员有关材料

6 出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件) 7 本院教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料 8 本院选派出国与回国留学人员情况统计表及调查表 9 本院参加国际比赛、竞赛材料

来 校

序号 1 2 3 4 5

类 目 名 称

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料

来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 国际比赛、竞赛

国际合作与会议

保管期限 长期 长期 永久 长期 长期

序号 1 2 3 4 5 6

类 目 名 称

中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

本院完成的国际合作项目、成果等材料 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 授予外籍人员名誉称号的材料 双方互赠的礼品、纪念品 国际会议的有关材料

外国留学生工作

保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 长期

序号 1 2 3 4 5 6 7 录取审批材料

类 目 名 称

学籍登记表、学籍卡片 教学计划、大纲、安排 学习情况、成绩及评语 学位论文及学位证书复印件 学生名册

学生去向及有关材料

保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 永久 长期

第二篇：合肥学院声像载体类档案工作规范

为了提高我院声像载体档案(以下简称声像档案)工作的质量和管理水平，有效地为学院工作服务，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央宣传部、国家档案局关于印发《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》的通知(有关声像档案部门)，及原国家教委颁布《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。

一 声像档案的收集和归档

1、确定声像档案归档范围的原则

(1)归档学院各项活动中形成的、或校外单位形成的与本院有关的声像载体材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2)归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(3)归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

2、归档的主要内容和重点

(1)归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见附件一《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》。

(2)归档的重点是本院各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

3、不归档的文件材料

(1)不能反映本院工作、活动的声像材料;

(2)音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料; (3)重份声像材料。

4、形成积累

1 (1)宣传部、电教中心和其它声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

(2)立卷单位声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。

(3)各单位兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门移交。

5、整理组卷 (1)立卷原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

(2)立卷分类

1)按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。

2)纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

3)声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

4)同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。 (3)立卷分工

1)综合管理材料由院宣传部、电教中心等部门立卷归档。 2)制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。

3)两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。 4)外单位制作的反映本院活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托负责收集。

(4)归档材料的整理

2 1)检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，发霉、发潮的，要及时冲淡、风干。

2)根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

3)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

4)声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。

5)声像制品的装具，一般应使用现有装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

6、归档验收

(1)声像材料形成部门应在规定时间内向院档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

(2)归档的声像载体的文字材料，必须符合本规范的案卷质量要求。

(3)综合管理材料档案时间一般为次年4月份以前。声像载体材料在完成制作后3个月内归档。

二 声像档案的管理

1、分类编号

(1)按《高等学校档案实体分类法》进行分类标引，给出检索分类号。

(2)根据声像档案的内容、特点、不同载体，编制用于档号的二级类目(载体)代号简表。

(3)声像类档案档号=号+声像档案分类型号+保管单位号 模式如下：

保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号(代码)流水。用声像档案形成的自然。

2、编目

(1)档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可另行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。

(2)登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。

(3)按照GB3792.5-85《非书资料著录规则》编制题名，案卷级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。

(4)为方便查阅档案，应编制各种案卷目录和专题目录。

3、将编制的声像档案和资料著录卡数据存贮到计算机的数据库中，在本院的信息系统建立后，按要求与之联网。

4、排架、保管

(1)按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。 (2)照片库房保持温度15~25℃，湿度55~65%。其他声像档案的保管，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18~24℃，相对湿度宜35~45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。

(3)每年定期检查库房的“八防”(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗)情况。定时记录库房温、湿度，保护库房整洁。

4 (4)每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。

(5)照片、底片要定期检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

(6)录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁场脱落等现象，应及时进行补救。

(7)声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

(8)母带(片)与复制带(片)保管方法一致。母带(片)必须专柜保管，并特别标明。

5、鉴定与销毁

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。在销毁方式上，应注意按不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。

6、统计

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

三 声像档案的开发利用

1、检索工具的编制

由于声像档案按载体类型、尺幅、依档号顺序分类排架，因此，在检索工具上应比一般的纸质文件材料有更高要求。

(1)按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。 (2)按《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》编制主题检索目录。

(3)按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制专业学科分类检索目录。

(4)编制检索到题名、内容的著录卡片，全面标引声像制作、载体及内容。

2、借阅

(1)档案部门在适当条件下应设立审片室(听音室)，提供检索

5 工具，为利用者查找、阅鉴声像档案创造条件。

(2)建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。

(3)档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需续借者应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。

如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经校主管领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。

(4)对调出及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向档案部门清退档案材料。

(5)对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。

3、咨询服务、指导交流

(1)指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。 (2)根据工作需要和条件可能，选择若干重点声像档案的题名，主动介绍有关部门，进行定期跟踪服务。

(3)了解与本院有关的动态，积极开拓服务。 (4)服务方式：可复制、征订、出售等。

(5)学院要结合现代化进程，逐步应用计算机进行声像档案的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。

四 声像档案工作人员岗位责任制

1、学院分管声像档案部门的院领导职责

(1)应加强全院声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳入学院声像工作发展规划，并列入学院声像工作议事日程，定期加以研究。

(2)关心声像档案的建设与发展，使声像档案工作能与学院各项工作协调发展。

2、学院声像档案形成部门负责人职责

(1)贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定，把声像档案工作纳入本部门和有关人员的岗位职责，并认真组织实施。

(2)对本院各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促，确保声像档案材料的完整、准确。

(3)积极做好声像档案的七防(防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠)工作。

3、各声像部门科技人员职责

(1)各声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声像材料和文字简介整理好，向本部门兼职档案人员归档。

(2)填好声像材料归档的有关表格，办完移交手续。

4、学院档案部门职责

(1)院综合档案室的负责人定期或不定期的对校声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。

(2)对声像材料部门兼职档案人员的提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。

(3)关心档案人员的学习、工作等情况。

5、声像档案形成部门兼职档案人员职责

(1)在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。

(2)将已收集的案卷，于次年4月底以前向档案部门办理移交。 (3)完成学院档案部门委托办理的其他任务。

7

附件一：

合肥学院声像载体类归档范围和保管期限表

SX11 综合(党政群团)

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9

类目名称

本院领导的活动材料(参加国内会议、座谈、探望等)

本院各类重大会议(党代会、工代会、教代会、团代会、学代会等)

本院校庆等重大纪念、庆祝活动材料 中央、省市及上级党政领导来院视察等材料 省级以上代表团、兄弟院校代表来院活动材料 本院机构成立的活动材料 本院民主党派重大活动的材料 本院重大宣传活动材料 本院社团活动的材料

保管期限 长 期

长 期

长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期

SX12

教学

序号 1 2 3 4 5 6

类目名称

本院开学、毕业典礼活动场面及学士论文答辩活动材料

本院教授、专家，国内知名专家、教授，外籍教师授课场面

本院学生业余生活、课外阅读、参加各科竞赛、演讲等活动场面及评比先进材料 本院毕业生(含成人教育)照片 本院体育运动会材料 本院学生军事训练活动场面

保管期限 长 期

长 期

长 期

长 期 长 期 长 期

8 7 本院教学活动获奖的奖状照片 长 期

SX13 科学研究

序号 1 2 3 4

类目名称

本院举办的国际性、全国性和省级学术活动及本院学术年会等活动材料

本院教职工在重大科研课题研究过程中及鉴定活动中形成的材料

本院科研获奖项目成果奖状照片 本院科学研究评优活动等照片

保管期限 长 期

长 期

长 期 长 期

SX14 产品生产与科技开发

序号 1 2

类目名称

院属企业试制生产或正式投入生产的产品声像材料 产品发布会及产品使用情况等声像材料

保管期限 长 期 长 期

SX15 基本建设

序号 1 2 3 4

类目名称

本院建校初期的照片(含院门、教学楼、实验室等) 本院重大工程的基地原貌、建设过程及竣工验收的声像材料

本院重大项目开工典礼、奠基、落成材料 本院各实践实习基地建设的声像材料

保管期限 长 期 长 期

长 期 长 期

SX16 仪器设备

序号 1

类目名称

本院大型仪器设备声像材料

保管期限 长 期

SX17 出版

序号 1

类目名称

本院出版物有关声像材料

保管期限 长 期

SX18 外事

序号 1 2 3 4

类目名称

国外知名人士、学者、在外校友来际讲学、参观、访问、交流材料

与国外大专院校建立校际关系签订协议声像材料 在我院召开的重要学术会议声像材料

本院人员在国外考察、讲学、合作研究的声像材料

保管期限 长 期

长 期 长 期 长 期

SX19 财会

序号 1

类目名称

本院在财务会计工作中形成的声像材料

保管期限 长 期

合肥学院

2004.2.27 10

第三篇：西南大学育才学院实验室工作档案管理办法

实验室工作档案是实验室建设与发展的真实记载，是实验室工作的重要组成部分。为了进一步加强和规范实验室的管理，促进我校实验室工作朝着科学化、标准化、信息化的目标发展，不断提高实验室功能和投资效益，更好地为培养人才服务，特制定本办法。

一、实验室工作档案管理体制

1.实验室工作档案的管理，实行集中与分散相结合的管理体制。教务处为学校实验室工作档案的业务主管部门，档案管理应在学校综合档案室的指导下进行，在学校分管副院长领导下，由各实验室负责档案实体的管理。各实验室必须委派专人负责档案的收集、整理、组卷、著录、排架及统计分析工作。实验室主任负责档案管理及监督检查工作。

2.实验室工作档案必须保持真实性、规范性、完整性和连续性，自实验室建立之日起开始建档，逐年积累，严加管理。

3.档案管理人员要高度负责，及时收集，定期整理，严格档案借阅手续。管理人员因工作变动时，要及时办理移交手续。

4.各实验室原则上要求设立专门的档案柜保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件时，要委托所在学院档案人员代为保管。

5.实验室主任及主管部门要切实加强对档案的管理及监督检查，各实验室需要上交的文件材料须经实验室主任审核签字后，按时上交。

二、实验室工作档案归档范围

1.规章制度材料类

(1)国家及国家教育部与各部委、省教育厅、市教委有关实验室工作的法规文件;

(2)实验室管理的各项规章制度;

(3)学校有关实验室建设与改革方面文件;

(4)实验室建制批文(含实验室建立、合并、调整、撤消等);

(5)实验教学各项规章制度、文件及通知。

2.各类统计报表、请示、报告类

(1)实验室任务及人员情况学统计表;

(2)实验室实验项目明细表;

(3)实验室人员基本情况明细表;

(4)实验室教学科研固定资产明细表(单价为800元及其以上设备);

(5)实验室教学科研精密贵重仪器设备效益评价表(单台(套)价为10万元及其以上设备)。

3.实验室管理类

(1)实验室房屋的位置、平面结构图、详细用途及面积资料;

(2)实验室建设规划及执行情况，实验室建设项目计划及执行情况等;

(3)实验室工作的评估资料，奖惩情况;

(4)实验室工作计划及总结等;

(5)实验室开放管理记录、实验室运行日志、三废处理及安全检查记录等;

(6)实验室承担的科研、技术开发项目及研究成果(包括论文、鉴定、专利及获奖情况);

(7)实验室经费及使用情况;

(8)实验室改建、扩建情况等。

4.实验人员管理类

(1)实验室主任岗位职责与工作人员岗位责任制及聘任考核记录;

(2)实验技术队伍建设规划以及完成情况，

(3)实验室工作人员情况及其变更情况;

(4)实验室人员参加学术会议及培训考核记录及工作人员考核表;

(5)实验室人员参加教研、科研记录及获奖和荣誉称号等记录。

5.实验教学管理类

(1)实验教学运行资料：

①人才培养计划、实验教学大纲、实验教材、讲义、实验指导书及参考资料;②每学学期实验教学计划安排表、实验教学日历;③实验登记表、实验教学内容调整表等。

(2)实验教学管理资料：

①实验教学改革方面的资料，包括教研课题、各种改革项目等形成的系列材料;

②各实验教学任务资料(门数、项目、学时、人时、开出率及有关记录)。

(3)实验教学质量监控资料：

①各类实验教学质量检查、评估材料如实验教师课堂教学质量评估、优秀教案评比、新实验试讲试做记录、学生实验抽查等材料。);

②历年实验教学考试、考核题及有关分析、记录资料;

③近三年部分学生的实验报告及成绩表。

6.设备管理类

(1)仪器设备固定资产卡片(按类别与设备编号排序);

(2)仪器设备的所有随机资料(各类说明书、图纸、保修凭证等);

(3)现有设备数量及更新变动情况;

(4)设备运行情况及维护维修记录等;

(5)低值耐用品帐;

(6)大型精密贵重仪器设备技术档案，包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、订货合同、装箱单、使用说明书、技术资料、验收报告及其履历本、降等降级报告和仪器设备的报损报废等资料;

(7)仪器设备修旧利废、自制改进等情况资料。

7.声像类：包括有关实验室活动及仪器设备的照片、影片、录音、录像等声像资料。

8.其它

三、实验室工作档案常规管理

1.档案材料的收集

实验室应及时把处理完毕的文件材料收回实验室，对不完整的材料，应采取积极措施收集齐全，每学年末把待归档材料进行分类整理并立卷、著录。

2.档案的保管期限

由实验室主任负责鉴定档案的价值，确定各类档案的保管期限。档案保管期限分永久、长期、短期三种。

3.档案的整理、著录与排列

实验室工作档案按《西南大学育才学院教学文档建档分类目录》和《关于教学工作文档归档工作的说明》进行统一分类归档。

4.档案的日常管理

实验室应采取积极措施防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;要做好档案的防盗、防火、防水渍、防潮、防虫害、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。对涉密的档案，实验室应采取严密管理措施，防止失密和泄密。

5.档案的销毁

对已超过保管期限、经鉴定确已失去保存价值的档案，要登记造册，由实验室主任、二级学院主管领导和学校综合档案室批准后，予以销毁。销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。实验室解散或变更时，档案应移交学院或相应的实验室。

6.档案借阅与利用

档案利用者须填写档案调阅单，经实验室主任签批后方能调阅。档案原则上

不予外借。如确需外借的，需经实验室主任签批外借时限并办理外借手续。借阅期限不超过一星期，到期归还;如需再借，应办理续借手续。档案借阅者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。所借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。校外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经二级学院主管院长批准后方可借阅，且不得带离实验室。其抄摘内容须经实验室主任同意且审核后方能带出。

7.其他

各实验室应主动向学校各部门、师生提供档案信息服务，主要包括政策信息、管理信息、设备信息、专题技术信息等。档案管理人员应配合学校有关部门及人员做好相关咨询工作。依据国家档案法规、统计法律法规，做好实验室档案统计工作。

四、附则

1.各实验室要积极利用计算机等现代信息技术对档案进行管理，提高管理效率。

2.本办法由公布之日起实施，由教务处负责解释。

二○○九年五月修订

第四篇：烟台工程职业技术学院系德育评估工作档案目录 - 烟台工程职业技术学院 ...

烟台工程职业技术学院

系德育评估工作档案目录

领导与管理

1.1 领导重视

1.1.1 德育工作研究部署

1、系党支部研究部署德育工作会议记录

2、系党支部年度德育工作计划安排

1.1.2 领导定点联系与调研

1、系定点联系师生制度

2、系领导定点联系师生分工

3、系领导学期定点联系师生安排表

4、系领导定点联系师生记录簿

5、系学生思想政治情况调查问卷、分析报告

1.1.3 德育工作计划与总结

1、系德育工作规划

2、系学年德育工作计划

3、系学年德育工作总结

4、系三育人工作实施细则

1.1.4 德育工作体制

1、系主任年度工作计划和总结

2、系教学、管理、服务等环节包含德育工作的相关文件

1.2 组织管理

1.2.1 德育领导机构

1、系成立德育工作领导小组的文件

1.2.2 德育工作例会

1、系德育工作例会会议记录

1

1.2.3 德育工作的检查、指导和考核

1、系德育工作考核实施办法

2、系班级德育工作考核情况一览表

3、系教研室、班级德育工作经验总结交流相关材料

4、系班级、教研室德育工作联系人基本情况表

5、系学生组织、班级、教研室负责人德育工作联系会议记录

1.2.4 德育工作档案

1、系德育工作档案负责人制度

2、系德育工作档案目录

1.2.5 学生综合测评、奖惩制度

1、系先进学生班集体评选制度

2、系学生奖惩制度

3、系学生综合测评制度

4、系学年度奖学金获得者、各类评优名单一览表

德育条件

2.1 保障体系 2.1.1 队伍建设

1、系辅导员各班级班主任配备基本情况一览表

2、系辅导员、班主任工作日志

3、系辅导员、班主任工作条例及考核办法

4、系辅导员、班主任考核情况统计表

5、系辅导员、班主任例会记录和考勤表

6、系学生宿舍教师值班室值班表及工作记录

2.2 设施装备

2.2.1 宣传阵地建设

1、系学期宣传工作实施计划及总结

2、系网页、板报、宣传栏使用计划及工作记录情况

3、系宣传阵地评比总结记录

2

2.2.2 计算机配备及计算机辅助管理

1、系学工办人员、辅导员计算机及其它现代化设备配备登记表

2、系使用计算机等管理学生情况记录

2.2.3 学生教育管理服务基本条件

1、系学生工作网页、师生论坛、大学生心理健康教育、就业指导、勤工助学、社团、学生活动负责人工作职责

2、系关于大学生心理健康教育活动的学期工作计划、实施过程中的工作记录和总结

3、系关于毕业生就业指导的学年工作计划、实施过程中的工作记录和总结

4、系关于勤工助学的学期工作计划、实施过程中的工作记录和总结

5、系关于社团管理指导的学期工作计划、实施过程中的工作记录和总结

6、系关于社团学生活动的学期工作计划、实施过程中的工作记录和总结

7、系网页、师生论坛为学生学习、生活服务的记录

2.3 德育科研

2.3.1 德育科研成果及交流应用

1、系专职学生工作者论文统计一览表

2、系专职学生工作者的论文或调查报告

3、系参加院内部交流的材料

德育实施

3.1 学生党团建设

3.1.1 学生党小组建设、党员作用发挥

1、系团总支推优材料

2、系党支部发展学生党员的两个“票推”、 “票决”和公示的原始材料

3、系党支部召开接收预备党员大会记录

4、系党支部划分党小组的文件

5、系党支部学生党小组学习等五簿一册

3.1.2 学生党员教育情况

1、系党支部学生党员年度教育计划

2、系党支部学生党员教育记录

3.1.3 入党积极分子培养情况

1、系入党申请人统计表

2、系学生入党申请书

3、系入党积极分子确定标准

4、系入党积极分子年度教育培训计划

5、系参加系级培训的入党积极分子情况一览表

6、系系级入党积极分子培训班签到簿

7、系推荐参加院党校培训的积极分子名单

3.1.4 团组织及活动

1、系团总支工作计划、总结

2、系各团支部工作计划

3、系主题教育计划、总结、图片等资料

4、系团支部量化考核办法

5、系优秀团干部、优秀团员、先进团支部名单

6、系《团总支工作条例》实施细则

7、系《团支部工作条例》实施细则

8、系团组织“推优入党”实施细则

9、系团干部培训纪录

10、系参加团校学习人员名单

11、系推优入团名单

12、系团支部委员以上团干部团校培训纪录

3.2 学生组织建设

3.2.1 学生会组织及活动

1、系历届学生会机构设置及成员名单

2、系学生会年度工作计划、总结

3、系学生会工作资料

4、系学生干部培训记录

5、系学生干部档案

6、系学生干部例会记录

7、系学生会组织的课外文化娱乐活动材料

8、系文明宿舍评比活动材料

9、系晚自习检查表、早操检查表、就寝情况检查表、学生会晚间值班表

10、系“三自教育”活动计划及总结

3.2.2 学生社团组织及活动

1、系学生社团管理章程

2、系各社团章程

3、系各社团年度工作计划、总结

4、系各社团组织机构及人员名单

5、系社团活动申请表

6、系社团登记表、审批表

7、系各社团组织各项活动的原始资料

8、系社团活动计划、总结

9、系学生社团财务明细表(收费社团应具备)

10、系社团活动月活动材料

3.2.3 学生班集体建设

1、系各班级学期工作计划

2、系辅导员、班主任工作条例

3、系班主任、辅导员考核成绩统计表

4、系班级档案、人员花名册

5、系学生干部教育培训计划、总结

6、系学生干部考核条例

7、系班集体活动资料

8、系主题班会活动计划、总结及原始资料

9、系班级综合考核内容及标准

10、系实行班级常规量化考核的原始记录(如考核表等)

11、系学生干部整顿会议记录、总结

11、系辅导员、班主任深入教室、宿舍制度及深入宿舍登记表

3.3 校园文化

3.3.1 系内传媒的应用

1、系现有传媒的管理制度

2、系宣传栏年度使用计划

3、系宣传栏、班级板报等照片资料

4、系各种主题板报比赛材料

3.3.2 校园文化活动管理

1、系校园文化活动年度计划

2、系学期文体活动配档表

3、系参与、开展各种文体活动的计划、总结、图片等资料

4、系宿舍文化节图片资料

5、系组织学生参与各项校园文化活动的原始材料

6、系校园文化活动照片

7、系周末校园文化活动(凡周末开展的各种文化艺术活动)方案、活动总结、活动原始资料

8、系举办名人讲座的原始资料

9、系承办学院组织的活动的方案、节目单、获奖名单、活动总结、图片资料等

10、系参与大学生文化艺术节原始材料(方案、总结、图片等)

11、系第二课堂活动申请、计划、总结等材料

12、系举办运动会的通知、开幕式议程、成绩、获奖名单、图片等资料

3.4 劳动与社会实践

3.4.1 纳入教育教学计划

1、系学生社会实践活动计划或学期实践教学计划

2、系学生劳动周材料

3.4.2 社会实践实施

1、系学生社会实践活动学期方案、总结

2、系社会实践动员、培训记录

3、系暑期社会实践活动交流总结材料、图片

4、系社会实践活动或社会调研活动先进个人及先进集体表彰材料

5、系学生参加社会实践原始资料及统计一览表

6、系社会调查报告统计、评选结果

7、系优秀社会实践报告收集、统计、评选资料

8、系有条件的可建立校外德育基地(签订校外德育基地合约，完善德育基地活动方案、总结、图片等资料)

6

3.4.3 青年志愿者活动

1、系青年志愿者活动学期计划、总结

2、系青年志愿者活动配档表

3、系开展的或参加院团委的青年志愿者活动计划、总结、图片等资料

4、系青年志愿者活动档案

3.5 专项教育

3.5.1 政治理论教育

1、系年度、学期政治理论教育计划

2、系政治理论学习管理制度

3、系政治理论学习活动记录

4、系结合传统节庆日、重大事件、开学典礼、毕业典礼等开展的主题教育活动资料

3.5.2 形势政策教育

1、系学生形势政策报告会制度

2、系形势政策宣讲提纲

3、系形势与政策学期教育计划

4、系形势与政策学期教育资料

3.5.3 网络道德教育

1、系开展网络道德教育网上资料截图

2、系设立的网上信箱网页截图

3.5.4 入学教育与军训

1、系新生入学教育计划

2、系入学教育安排表

3、系入学教育知识测试成绩单

4、系军训考核制度

5、系军训先进集体和先进个人名单

6、系军训内务标兵名单

3.5.5 安全教育

1、系成立学生安全检查、防范小组文件及成员名单

2、系学生宿舍安全预警制度

3、系安全教育、法制教育讲座资料

4、系安全大检查资料

5、系学生工作负责人与学生签订的安全协议书

6、系学生工作负责人与辅导员、班主任签订的班级安全责任书

3.5.6 毕业教育及就业指导

1、系毕业生就业教育实施方案

2、系文明离校教育计划

3、系就业指导讲座计划、配当、讲座过程记录、讲座总结

4、系成立就业工作领导小组文件(有明确工作职责)

5、系就业工作第一责任人每学期召开或举办讲座资料

6、系毕业生跟踪调查计划，跟踪调查问卷，跟踪调查报告

7、系供需见面会信息发布纪录

8、系供需见面会通知和安排专人负责的纪录

9、系毕业生就业率分专业统计表

10、系毕业生就业单位一览表

3.5.7 心理健康教育

1、系心理健康协会分会成立文件

2、系心理健康协会分会章程(包括指导教师工作条例)

3、系心理健康辅导员登记表(盖章)

4、系心理健康协会分会成员登记表

5、系设立班级心理健康信息员制度

6、系班级心理健康信息员名单

7、系班级心理健康信息员对本班学生心理健康信息的记录

8、系新生心理档案(①学生基本情况：个人简介：姓名、性别、出生年月、籍贯、民族、政治面貌、就读学校、年级、家庭住址、爱好特长等。身体状况：血型、一般健康状况、身体发育状况、生理缺陷、个人病史等。家庭生活环境：家庭成员的工作性质及职务、文化程度、家庭的组织结构、家庭的居住环境、家庭的经济状况、家庭气氛、家长的教育方式与态度、家中是否曾有亲人患精神病、亲子关系、是否独生子女、家中排行等。学校学习生活情况：学习成绩、学习态度、学习习惯、思想品德、行为习惯、

8 体育运动、师生关系、同伴关系等。重大社会生活事件：如家庭成员的死亡、父母离异、与教师同学关系紧张、生活条件改变、影响生活的重大挫折等。②心理健康状况：学生入学前是否接受过心理咨询或心理治疗、心理健康测验成绩，有无心理问题或心理障碍，程度如何，心理咨询情况等。)

9、系开展心理健康教育的学期活动计划

10、系开展心理健康教育辅导讲座的通知及讲稿

11、系心理健康辅导员参加培训活动的心得

12、系对有心理疾病学生的干预措施及后果追踪记录

13、系心理健康辅导员与心理问题学生的谈话记录

14、系开展心理健康教育知识宣传的活动通知、活动资料及总结

15、系心理健康辅导员与心理问题学生家长定期联系通报制度

16、系心理健康辅导员与心理问题学生家长联系记录

17、系心理健康教育学期工作总结

3.5.8 学生奖惩

1、系学期学生工作总结表彰会通知

2、系学期学生工作评优结果通报

3、系学期学生工作总结

4、系学期学生工作表彰会会议记录

5、系学期学生工作动员会通知

6、系学期学生工作动员会发言稿

7、系学期学生工作动员会会议记录

8、系开展先进班集体创建活动的通知、活动资料、评比结果通报及总结

9、系学生德、智、体综合测评细则

10、系学期学生德、智、体综合测评成绩表

11、系学生奖学金评选办法

12、系学期奖学金评选公示及结果

13、系优秀团员、团干部、团支部评选办法

14、系学期评选优秀团员、团干部、团支部公示及评比结果通报

15、系优秀学生标兵评选办法

16、系学期评选优秀学生标兵公示及评比结果通报

17、系优秀学生干部评选办法

18、系学期评选优秀学生干部公示及评比结果通报

19、系先进班集体评选办法

9 20、系学期评选先进班集体公示及评比结果通报

21、系党支部学生党员发展对象标准

22、系党支部推荐发展对象党员大会记录

23、系党支部发展学生党员公示

24、系学生违纪情况上报材料和处理材料

25、系系或学生被有关部门通报批评、表扬材料

3.6 日常管理

3.6.1 学生档案管理

1、系学生基本信息原始登记表

2、系学生学习成绩原始登记表

3、系学生德、智、体综合测评成绩原始登记表

4、系学生奖惩情况原始资料复印件

5、系特困学生原始资料(特困证明、基本情况登记表)

6、系学生诚信档案(①学生诚信承诺书;②学生诚信评价：学生入学以来在学习、生活、经济、素质拓展等方面的表现及其评价。学习情况，如考试时有无作弊、实验有无抄袭或修改数据、平时作业有无抄袭等;生活情况：如有无偷窃记录等违法违纪记录，有无开会找别人代替签名等生活作风记录;经济情况，如学生贷款使用情况以及是否按时还息的信用记录;素质拓展，如学生参加社团、社会实践等情况)

7、系学生心理档案(在“新生心理档案”的基础上增添③学习心理：学生的学习态度、学习方法、学习动机、学习意志力、考试心理、学习困难诊断等。④能力状况：学生的智力水平、智力特点、能力倾向等。⑤人格特征：学生的性格类型、气质类型等。⑥职业能力倾向类型：学生的职业兴趣、职业能力诊断等。)

8、系学生助学贷款原始资料(申请书、登记表)

9、系学生日常行为原始记录(学生遵守学院学生管理各项规章制度的情况及突出表现情况)

3.6.2 特困生救助、勤工助学、助学贷款

1、系特困生资助(勤工助学、困难补助、学费减免、奖助贷等)办法

2、系贫困生档案

3、系勤工助学学生档案(名单、勤工助学申请表)

4、系助学贷款负责人工作条例

5、系助学贷款负责人登记表(盖章)

6、系助学贷款负责人学期工作总结

7、系助学贷款学生登记表

8、系助学贷款学生跟踪措施

9、系助学贷款学生定期联系记录

3.6.3 教室卫生

1、系教室卫生清扫制度

2、系教室卫生考核制度

3、系班级教室卫生成绩考核表

4、系班级教室卫生日常检查原始记录

5、系班级教室卫生成绩周公布制度

6、系班级教室卫生每周考核成绩通报

7、系年度总评教室卫生成绩通报

3.6.4 宿舍管理

1、系公寓文化节活动通知、活动方案(评选办法、奖励办法)

2、系公寓文化节活动资料(影像、报刊等)

3、系公寓文化节活动评比结果通报

4、系公寓文化节活动总结

5、系特色宿舍文化活动通知、活动资料、评比结果通报及活动总结

6、系公寓文化管理考核细则

7、系辅导员、班主任深入学生宿舍制度

8、系辅导员、班主任深入学生宿舍考核细则

9、系辅导员、班主任深入学生宿舍原始记录

10、系学生公寓管理委员会组建文件(负责人、考核办法、工作条例)

11、系学生楼委会制度

12、系学生楼委会名单

13、系文明寝室评比制度

14、系公寓卫生管理制度

15、系公寓卫生管理考核细则

16、系公寓设施物资管理制度

17、系公寓设施物资管理考核细则

18、系公寓安全管理制度

11

19、系公寓安全管理考核细则 20、系公寓节水节电管理制度

21、系公寓节水节电管理考核细则

22、系班级宿舍日常检查制度

23、系班级宿舍日常检查成绩周公布制度

24、系班级宿舍日常检查成绩考核表

25、系班级宿舍日常检查成绩原始记录(每日、每周、每月)

26、系班级宿舍日常检查成绩每周通报

27、系年总评宿舍日常检查成绩通报

3.6.5 晚自习

1、系晚自习管理制度

2、系晚自习检查措施

3、系班级晚自习考勤原始记录(每日、每周、每月)

4、系班级晚自习考勤原始资料(学生请假条)

5、系班级晚自习检查成绩周公布制度

6、系班级晚自习检查成绩考核表

7、系班级晚自习检查成绩每周通报

3.7 特色德育

1、系特色德育活动通知、活动资料、活动结果通报及活动总结

2、系特色德育工作总结

3、系特色德育工作经完善、提高后的成果(论文、制度完善等)

4、系特色德育工作受到院职能部门表扬的材料

德育效果

此大项由各系根据实际情况准备原始资料并列出目录。

第五篇：学院档案管理办法

附件：

安徽交通职业技术学院档案管理办法(试行) 第一章总则

第一条为加强学院档案的科学管理，更好地为学院教学、科研和其它各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》等有关文件精神，结合我院实际，制定本办法。 第二条学院档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。档案是师生员工集体智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是学院历史的见证。 第三条档案工作是学院的重要基础工作之一，档案记录反映了学院建立、建设和发展的历史过程，是学校各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据。它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作。

第四条学院档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。学院各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第五条学院应加强对档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，纳入学院规划和计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 第二章 档案机构及其职责

第六条学院设综合档案室，隶属学院办公室。综合档案室是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的机构。其主要职责是：

(一)宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规，提高全院师生员工的档案意识;

(二)建立健全学院各类档案工作规章制度，并监督、指导、检查执行情况;

(三)组织全院专兼职档案人员的业务培训，努力提高专兼职档案工作人员的素质和档案工作水平;

(四)负责应归档档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作;

(五)开展档案和资料的开放和利用工作;

(六)积极参与学院档案信息工作整体化建设;

(七)编辑档案参考资料和检索工具;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能;

(九)科学管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全。 第七条各部门负责人负责本部门档案工作，各部门兼职档案员具体承办本部门档案工作。 部门兼职档案员主要职责：

(一)认真学习国家档案工作法律、法规和学院档案工作规章制度;

(二)根据学院综合档案室制发的各门类档案的案卷类目和要求，做好预立卷和归档工作;

(三)负责部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向学院综合档案室办理档案移交手续;

(四)积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平;

(五)主动接受学院综合档案室的业务指导和督促、检查;

(六)注意文件材料的安全和保密工作。 第三章档案工作人员、经费、库房、设备 第八条学院档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，严守机密，勇于创新，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。 第九条学院专职档案工作人员列入学校事业编制，学院专职档案工作人员属档案专业技术人员，按《高等学校档案管理办法》、《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任制。 第十条档案工作所需经费由学院单独立项，列入学院经费预算。学院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的经费给予支持，并为本部门兼职档案管理人员提供必要的工作条件。

第十一条学院根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，为学院综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施，存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。 第十二条根据工作需要，学院应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学院管理现代化同步发展。 第四章档案归档移交接收

第十三条 学院应建立和完善立卷归档制度，并把各种文件材料的归档纳入教学、科研、管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。不允许将职务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有。

第十四条 学院应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

(一)学院在党、政管理活动中形成的文件材料，应严格遵照文书处理程序办理。文件办理告一段落或全部办理完毕后，承办人应该把原稿、正文及有关材料整理好，交本部门兼职档案人员保存，以便立卷归档。

(二)学院教学部门应建立健全教学文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档的制度，确保每一个教学在进行教学管理工作中形成的文件完整、准确、系统。

(三)学院在科研工作中，应该做到各部门下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果与检查科技档案归档情况同步。

(四)在基建中，基建部门应该在项目申请立项时，就开始进行文件材料的积累、整理、审查工作。项目竣工验收时完成文件材料的归档和验收工作。

(五)学院学报、校刊等出版物，编辑人员在收稿、审稿、编辑、印制到归档整个过程中都要认真做好文件材料的收集、积累、整理工作，确保应归档的材料齐全、完整、质量符合规范标准。

(六)财务工作，当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后移交学院综合档案室。 第十五条文件材料归档范围

(一)党群类

主要包括学院党委及工会(离退休人员管理)、团委、民主党派等组织、部门工作中形成的文件材料。

(二)行政类

主要包括学院及学院办公室、人事处、保卫处、总务处(后勤)等部门工作形成的文件材料。

(三)教学类、学生管理类

主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究、学生工作(武装部)的文件材料。

(四)科学研究类

主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料。

(五)产品生产与科技开发类

包括学院自行设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像载体材料。

(六)基本建设类

主要包括综合管理、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收材料，基建预算、概算、决算、器材等方面材料。

(七)仪器设备类

包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改造各环节中形成的文件材料。

(八)出版类

包括学院在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中形成的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(九)外事类

包括学院在与外国团体或个人开展学术研究、科技合作、人才交流、友好往来、教学活动中形成的文件材料。授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

(十)财会类

包括各类凭证、报表、账簿、工资(条)等。

(十一)声像载体类

包括学院各项活动中形成的对学院和社会具有参考价值和凭证作用的，以音响、画面、图片照片形象方式记录的专门载体及其配套的文字材料。

第十六条 我院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各系部处室的兼职档案人员要随时收集应当归档的材料，及时存放在专用袋(夹、盒)内。在年终或课题完成时，对积累的材料进行核查、整理、编目后向学院综合档案室移交。

第十七条 对科研成果、基建工程等进行验收时，应该有档案人员参加。有关业务部门应会同档案室对归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予盖章、不予上报成果、不予结算经费。

第十八条 凡需归档的文件材料，必须“遵循文件的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用”的原则进行系统整理组卷后向学院综合档案室移交。 第十九条 凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰;不能用易褪色(如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等)、易变质的材料书写;不能有金属物装订。要符合《高等学校档案工作规范》要求。 第二十条 归档时间：

(一)党政部门和能按归档的部门，应在次年六月底前归档;

(二)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档;

(三)基建类档案应当在项目完成后三个月内归档;

(四)财会档案，在会计终了后，由财务处保管一年，期满后于次年六月底前归档;

(五)特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

第二十一条 各部门向学院综合档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，(写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间，学院统一格式)，交接双方签字盖章。归档单位与档案室各一份分别保存。

第二十二条 学院各部门专兼职档案人员有责任做好本部门文材料(各类归档材料)的收集、积累、立卷、归档和按时移交工作。 第五章档案利用 第二十三条学院综合档案室应采取多种措施，开放档案信息资源，加强档案的编研工作，积极主动地为学院各项工作服务。 第二十四条凡查阅、利用档案，均应按规定办理利用手续。对借出档案，档案室要定期催还，并检查归还档案是否完好，若发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学院处理。 第二十五条学院综合档案室应按国家有关规定公布档案，未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及党和国家秘密的。

(二)涉及专利或者技术秘密等知识产权问题的。

(三)涉及个人隐私的。

(四)档案形成部门规定限制利用的。

(五)涉及学院内部秘密的。

第二十六条凡是持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。如查阅非本部门归档的带有密级或者限制使用的档案时，须持本部门介绍信，经档案分管领导同意方可查阅。 境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十七条重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件。如有特殊需要，须经分管档案工作的院领导批准。

第二十八条学院档案室应当积极开展档案的编研工作，根据需要有计划、有步骤地对档案资料进行研究整理并编印组织沿革、大事记、会议简介、基础数字汇集、专题概要等。 第二十九条学院综合档案室应当采取多种形式，积极开展档案宣传工作。 第六章档案管理

第三十条学院综合档案室应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。及时修补残破档案，对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应向领导汇报，及时处理。 第三十一条档案是学院科学管理、正确决策的重要信息资源，为充分发挥档案信息资源的作用，学院应将档案室纳入学院自动化信息管理网络，使档案室现代化管理同学院现代化管理同步发展，以适应档案科学管理的需要。