采购部规章制度范文

在当今社会生活中，制度的使用越来越多，制度是一种需要共同遵守的规章制度。如何制定一个合适的制度？以下是小编为您收集的《采购部规章制度范文》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

第一篇：采购部规章制度范文

采购部规章管理制度

一、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

采购部应该根据公司的采购请求、库存原材料的种类、数量，考虑物资材料供求形势、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价，确保物资材料的及时供应，保证公司经营能够持续进行及采购的最佳经济效益。

二、目的作用

1、作为采购部开展工作的规范依据。

2、作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据。

3、作为采购部人员工作中相互监督与协作配合的依据。

三、采购部岗位职责

1、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

2、建立材料采购供应渠道，进行供应商的择优选择。建立牢固、可靠的供应基地，并不断进行新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作，以保证材料供应的不间断性。

3、采购员在工作中要多跑、多对比、多总结，边学习边实践不断提高自己的采购业务水平。

4、负责物料订购及交期控制，积极追踪未完成采购料件，及时处理各种异常情况，确保采购计划能如期、如质、如量的完成。

5、加强与使用材料部门的联系，控制好各部门所需的各种材料确保生产及销售能顺利进行。

6、在购进材料时发生质量、数量异常情况下，应立即采取紧急措施，并与有关部门进行协 商处理。

7、每对原有合格供方进行复审，淘汰不合格的供应商。

8、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以提升产品品质及降低采购成本。

9、大宗材料采购必须要求供应商提供合格证明，严禁购进质量不合格材料，同时监控材料 使用状况，控制不合理材料的采购与浪费的情况发生。

10、负责与供应商以及其他部门的协调工作，协助检验部做好进货以及检验事宜。

11、定期汇总所进的采购资料，协助财会进行成本核算。

12、积极参与紧急的、临时的采购工作。

13、完成领导交办的其他任务。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。

3、低价搜索原则：

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则

(1)自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。 (2)廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。 (3)严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

(4)加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。 (5)工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

5、招标采购原则

凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

6、审计监督原则

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违纪违法的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

五、采购流程

(一)采购申请与审核

1、请购经办人员应根据生产或经营的实际需要，依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立《请购单》，《请购单》要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等;若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。采购量以满足每周使用为标准，个别情况除外，但一次不应超过每月采购量。

2、需求日期相同，属同一供应厂商供应的物资商品，请购部门应以请购单附清单，一单多品方式提出请购。

3、《请购单》由各部门领导审核经总经理签字批准后递交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应及时将意见反馈给采购申请部门。

4、紧急请购时，由请购部门填写《紧急请购单》并在“说明栏”注明原因，以急件递送;采购部门收到《紧急请购单》后应优先处理。

5、遇公司生产、生活急需的物资，可以电话或其他形式请示公司总经理口头审批，征得同意后提报采购部门，签字确认手续在后期按采购流程补齐。

6、无法按请购部门的需求日期到货的物资，采购经办须及时反馈给请购部门。

(二)请购递交

1、请购经总经理批准后，由请购部门委派一名专业人员陪同采购，以防采购失误;请购部门的专业人员仅作采购物资检验，不得为采购经办人员指定供应商。

2、若请购部门无法委派专业人员陪同采购，则应在递交请购单时同负责采购人员详细沟通采购物资的规格、参数及其它技术指标，务必保证采购物资的准确性。

(三)请购撤销

1、请购的撤销应立即由请购部门通知采购部门停止采购，同时于《请购单(采购)》联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。

2、采购部门办妥撤销后，将原请购单退回请购部门。

3、原请购单未能撤销时，采购部门应及时通知原请购部门。

(四)采购作业处理期限

采购部门应依采购地区及市场供需，分类制定商品采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

1、单次采购金额预算在1万元以下的零散采购项目，如无特殊物资，采购周期不超过5天。

2、单次采购金额预算在1万元以上20万元以下的项目由采购部进行比价采购，采购周期不应超过15天。

3、单次采购金额预算在20万元以上100万以下的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过40天。

4、单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托招标公司代理招标，采购周期不应超过60天。

(五) 询价

1、采购经办人员接获《请购单》后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，进行询价并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

2、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

3、询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通。

4、所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种中介机构询价;除经核准得以电话询价之外，另需精选3家以上的供应商进行比价或经分析后议价。

5、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于《请购单》上予以注明，需经使用部门或请购部门审批后方可继续采购流程，并尽可能提供样品供使用部门确认。

6、样品提供和确认：

(1)若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购经办人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。 (2)对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

7、询价时对于相同规格和技术要求，应对不同品牌进行询价;至少对5家以上的供应商进行询价。

8、比价采购或招标采购应以详细的询价表或拟定完整的招标文件格式进行询价。

9、采购经办人员在询价时遇到特殊情况应及时报请上级领导批示。

(六)比价、议价

1、收到供应商第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。

3、要弄清供应商报价是否含税，并确认供应商能否开具增值税专用发票，对能开具增值税专用发票的供应商应优先考虑;对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。

4、比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;重要项目应通过一定的方法对目标单位的实力、资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。

5、参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。

6、除固定资产外，单次采购金额在1万元以下项目可自行采购;单次采购金额预算在1万元以上的所有项目都应邀请至少5家上的供应商参与比价或招标采购;单次采购金额预算在20万元以上100万元以下的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督;单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标。

(七)比价、议价结果汇总

1、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。

2、比价、议价结果汇总应按照《招标汇总表》的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。

3、如比价、议价结果未通过公司领导审核，应进行修改或重新处理。

(八)、选择供应商

采购人员须建立供应商信息台帐并及时完善更新，供应商应从以下几点出发择优选择： (1)具有合法经营主体; (2)具有相应资质的供应商; (3)具有良好的信誉;

(4)具有良好的品质、交货期、价格、服务等条件。

(九)签定合同

采购买卖条件一经协议后，即可由双方将协议细节、权利与义务在书面协议书上详细记载签订合同，以取得法律的保障。采购合同通常由主要条款、基本条款、附件三部分组成。

1、主要条款包含合同双方名称、地址，合同编号，法定代表人或代理人姓名，合同文本份数，有效期限，签订时间、签订地点及合同双方当事人的签名盖章。

2、基本条款注意事项

(1)采购物品、项目的名称、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分;

(2)质量条款中应注意产品的技术标准，明确规定供方对产品质量的条件、期限及检验的期限，成套产品还要规定对附件的质量要求;

(3)缺陷责任条款中采购方应就采购物资的合格保证期进行谈判，应考虑由谁来支付与处理缺陷物品、包装和将物品运回供应商处等有关的费用和附带成本;

(4)价格条款中应注意货币单位，如涉及国际采购的还应注意汇率变化，考虑汇率变化对合同的影响;

(5)应注意采购物资的包装标准。产品包装要按国家标准或专业标准规定执行，没用国家或专业标准的可按双方商定的包装标准在合同中写明;

(6)采购物资的验收标准按国家规定的计量方法执行，特殊情况可按合同规定计量方法执行。质量验收所采用的质量标准和检验方法，都必须在合同中明确规定，并写明检验的地点及提出异议的期限。

3、采购方在签订合同时的注意事项及规定

(1)如涉及到技术问题及公司机密的，买卖双方都应注意保密责任; (2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;

(3)为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单 (4)遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点; (5)质保期一定要明确从什么时候开始，并应尽量要求厂商延长产品质保期; (6)详细约定发票的类型及提供时间和要求;

(7)针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等; (8)与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款;

(9)供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。 (10)比价、招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;

(11)合同签定时应按照《合同审查批准单》的格式对合同初稿进行巡签审查; (12)合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效; (13)签订的所有合同应及时报送财务部门。

(14)交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

(15)合同应明确规定交货期限、交货地点和交货方式，须写明交货具体日期，是一次性交货还是分批交货及每次交货的数量;

(16)合同须明确规定支付方式和结算的时间及条件，对于高价值合同和长期合同，应谨慎对待，尽量使用阶段性付款、分期付款; (17)合同应禁止供应商将订单分包给其它单位，如确有必要分包的，应在合同中明确规定; (18)一般采购合同签订后以不再变更为原则，但若因作业错误经调查原始技术资料可予证实的，或因制造条件改变导致卖方不能履约，或以成本计价签约而价格有修订必要，解除合同对买卖双方都不利时可协议修改合同; (19)在履约期间若因天灾人祸或其他不可抗力因素使得一方丧失履约能力时，买卖双方均可要求终止合同;若因发现供应商报价不实有图谋暴利，或严重损害国家利益，或履约督导时发现严重缺点经要求改善而无法改进以致不能履行合同，或发现有违法行为经查证属实时，采购方可要求终止合同;

(20)合同应明确规定违约条款和违约金，违约责任一定要详细、具体; (21)合同须明确规定合同终止的赔偿责任。

(十)下订购单

1、采购经办人员在接到审核确认的请购单后，在采购下订单前应确认采购需求，熟悉物料项目、确认价格、质量标准及物料需求量，制定订单说明书。

2、订单说明书应附有必要的图纸、技术规范、检验标准等。

3、完成订单的准备后方可按标准订单格式制作《材料订购单》，采购订单相关参数(物料名称代码、单位、数量、单价、总价等)及交易条件、交货期、运输方式、付款方式须明确。若属分批交货者，采购经办人员应在《材料订购单》上署名“分批交货”以供识别。

4、采购订单审批须注意合同与采购环境的物料描述是否相符，所选供应商是否为合格供应商，价格是否在允许价格之内，到货期是否符合订单计划要求。

5、采购订单签订后采购经办人员应及时跟进订单进度，必要时联合其它部门进行催单。

6、如因生产计划改变，对采购物料的需求量有更改的，应及时向供应商发出《订购更改通知单》，以使供应商及时更改生产计划。

7、紧急订单易造成品质降低、价格偏高等损失，平时采购部门应协同其它部门做好存货管理、生产计划，避免紧急订单的情况发生。

(十一)采购进度控制

1、为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品(物资)能适时供应，以《采购进度控制表》控制采购作业进度。

2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制《进度异常反应单》并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。

3、若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的，应主动与供应厂商联系催交，确定新的交货期，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。

(十二)报验入库

1、达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收;验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。

2、供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收;

3、质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任;

4、合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运;

5、质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受;

6、质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单;

7、外协加工件应按照原材料入库;

8、质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定决定入库与否。

(十三)对帐付款

采购物品(物资)办理入库后，由采购经办人员凭《入库单》经采购主管、财务及总经理审批后，按合同或约定的付款方式办理付款手续。

第二篇：采购部制度

采购部管理制度

一、总则

(一)为规范管理，有效控制酒店运营成本，本着搞好采购供应，维护经营管理，保障酒店运作的工作方针，根据行业相关要求和本酒店实际情况，制定本制度。

(二)酒店采购方式分为采购申请单采购、鲜活类每日订单采购和合同、协议采购等。

(三)酒店采购物品种类分为食品类(包括鲜活食品、干货、冻货、调味品、酒水等)，用品类(包括一次性客用品、布草、印刷品、办公用品、工程维修配件及工具、百货类等),固定资产类等。

(四)采购供应遵循透明原则、公开竞争原则，采用集中采购和分散采购相结合，多方询价、公开招标、集体定价的工作方式，坚持价比三家、货比三家、按质论价。

二、采购制度

(一)酒店日常采购项目包括日常补库的食品、定期消耗品、鲜活类食品、办公用品等以电子订单形式申购;第一次申购物品、非定期消耗品、动力工具类、印刷品、固定资产类须以书面形式(请示批件、采购申请单、或签署采购协议、合同)提出申购。

(二)原则上采购物品均需通过询、比、议方式确定最终价格及供应商。如果独家供应的应于采购单上说明原因。

(三)每个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息、鲜货类每半月一次询价并整理汇总,以书面形式汇报给酒店财务部及主管领导。

(四)采购部须将所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。

(五)日常物品采购时间为5个工作日;急用物品当天采购;印刷品、客房一次性用品、布草、客杂等使用部门须提前一个月下单采购。

(六)禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。

(七)采购部负责跟进采购申请单的签批、各协作厂商的到货日期跟催。当请购 1

单在采购员手中五个工作日而未能有效报价或未送达部门经理签批的，主管应将情况向部门经理上报。

(八) 当订单发出后，采购人员对已发出订货单中采购项目的到货情况和质量进行检查，对未到货项目和到货质量产生问题的项目进行交涉和跟催整个过程。

三、申购审批流程

1.酒店采购申请单采购审批流程：

以电子订单形式申购日常补库的食品、消耗品类、办公用品类，由仓管部打电子订单，仓管部经理审批，采购部据此生成电子订单，采购部经理审批;以书面形式提出采购申请的第一次申购物品、动力工具类、印刷品、固定资产类等，经分管领导、采购副总、总经理审批后，填写采购申请单，报仓管部核实仓存数量，采购部询价、比价后、报主管领导，财务总监、总经理审批。固定资产类物资须签批至董事长。

酒店紧急采购项目，采购部接使用部门通知后，经副总以上批准后，可先行采购，到货后使用部门办理验收借用手续，直接用于酒店经营。事后相关部门补办审批程序，仓管部补办入库、出库手续。

2.鲜活类每日订单审批流程：

鲜活类食品由饮食部厨房以及人力资源部员工餐厅每日下电子单，厨房每日订单由行政总厨审核、员工餐厅每日订单由人事部主管审核。

3.合同类审批程序：

采购部与供应商拟订采购合同，由总经办负责签转合同审批转单。

4.维修服务类程序：

维修等服务项目由申请部门以请示件形式报批，有关所需服务的说明以备忘录形式知会采购部联系维修厂家，维修服务后申请部门以维修单的形式到财务报账。

四、采购物品品质规定

1. 索证规定。所有供应商均须提供有效期内的合格企业资质证明。

2.供应商的规定。所有采购物品的品质须保持一贯稳定。大宗物品供应商的变更，须在采购单上明确说明，报公司主管领导、财务总监、总经理审批后方可执行。

3. 质量规定。使用部门如申请对定型及计划内订货的物资样版改版，须经主管领导、总经理审批后，重新打版封样，采购员才能落实订货。

4. 责任规定。使用部门、采购部、仓管部各负其责，对酒店采购物品的品质按照相应职责划分负责。

五、食品类采购工作流程

(一)分类采购的规定

1、时令蔬菜、水果、海鲜类为鲜活类每日电子请购单采购方式。对于蔬菜水果类食品，由行政总厨出具基本规格要求，每半月由采购部组织大厨、人力资源部、财务部、仓管部四大部门市场询价，共同采购部分样品，按版进货收货。

2、鲜肉类产品为每日电子订单采购。每日进货的鲜活类食品，由中西厨、酒吧、员工食堂于进货前一天的下午14：30前将鲜活类每日请购单审核，采购员根据存货原料报价单生成订单，然后通知客户按规格、按要求及时送货。

3、冻货、调味品、干货等的采购，由中西餐行政总厨或被指定人员对食品的规格、品牌、质量、使用起止日期等提出具体要求，采购部据此招投标，确定供应商补货采购。

4、酒水类采购采取签订供销协议和采购申请单采购相结合。每次采购按照招投标定价或存货价格表定价采购。

5、饮用水、饮料、咖啡、鲜活类食品采用供货协议采购。

6、使用部门需要的某种新原料、在市场上发现或客户提供的新品种，由采购员呈交行政总厨鉴定，接到书面确认通知后，由采购员按相应的审批程序办理订货。

7、海鲜鱼池的品种，使用部门按前一天实际的使用数量与财务收银员及时核对。如遇客人点菜的品种鲜活类食品报价单上没有且数量不大的，按创价网当日网上报价定价。

(二)食品类定价

1、一次性采购的食品，按以下办法定价。

(1)市场变化较大的产品，如蔬菜、水果、海鲜、水产品、每半月定价一次;冻品、鲜肉等每一个月报价一次;干货、酒水、粮油等每次采购按照招投标定价或存货价格表定价采购。如有价格发生变化，采购员填写价格变更单，说明价格变更原因交采购部经理核定价格后签名，并呈交主管领导、财务总监审核价格，总经理批准同意后采购员方可按此价格执行。鲜活类的定价须集体询价集体定价，询价组成员由采

购员、财务成本组核算员、仓管部收货员、中西厨房大厨、员工食堂的代表组成。询价后采购部组织询价小组开会研究后，出定价报告，报主管领导、财务总监审批执行。

(2)属不常用、季节性较强、价格易变或特殊品种，不是急用的非询价品种，事前要了解市场价格，经三家对比价格，部门经理建议供货单位后报主管领导审批，急用的非询价品种，要立即进行多家询价，选择价低者，并提请经理确认。

(三)货款结算工作规程

客户的货款结算，按照合同约定或采购单注明的结款方式结算，凭客户交来的发票、采购申请单和收货组的收货单，采购员核对品种及单价后签名确认，部门经理审批后交财务部办理结算手续。

六、用品类的采购工作规程

(一)分类采购规程

1、一次性客用品、印刷品、布草、工服等定型物品及计划内仓存物资的请购，由仓管部根据物资库存的最高储备量、最低储备量及使用部门的使用情况，下采购申请单，采购员根据定价填写请购单后交采购部经理签名，分管副总审核后，按相应申购程序办理采购。

2、工程维修配件及工具、百货类等非定型及计划外物资请购，由使用部门根据营业上的需要，直接填采购申请单(一式四联)申购，并注明申购物资的名称、规格、型号、数量(必要时提供样品)，由使用部门经理签名后交仓管部核实库存情况，采购员根据定价填制请购单后交采购部经理核定，并呈交财务总监、副总、总经理审核。

3、各部门每月的办公用品，由行政办公室、仓管部统计品种、数量，于每月的25日前统一填请购单申购，采购员联系各客户订货，并于次月的7日前将用品送至仓管部。

4、各部门急需使用、订货金额不大的物资，可填写一式四联的紧急订单(总办加盖加急章)，请购部门经理签名后转采购部办理，采购员根据定价填制后交采购部经理、财务总监审核、分管副总审批签名并办理订货手续。

5、对于采购固定资产、大型设备、金额大的物资，使用部门先草拟报告上报批准后，执行询价比价程序确定供应商后签订购销合同。合同注明购货数量、购货金额、规格、交货时间及地点、制作要求及质量、保修期、违约责任等有关事项，并交使用

部门和北大科技园合同部审核修改，再与对方公司签订购销合同，合同正本交财务部存查及办理付款手续。

(二)定价

1、酒店一次性采购的大宗物品品种，按照货物最短使用周期进行招投标定价采购，其中包括：

一、工衣制服等服装类;

二、各大巾类、床单、被套、餐布等布草类;

三、家具类;

四、客房杂件类;

五、家电类。

2、一次性采购物品达不到合同采购规模的物资用品，按以下办法定价。

(1)酒店已确定样品、需常年订货、变化不大的长线物资的询价，其中包括：

一、酒店固定使用的表格、菜牌、宣传册等印刷品类;

二、一次性客房用品等百货类;

三、清洁用品、洗衣用料等化工类;

四、办公用品、各类纸巾等杂货类。采购部按照招投标定价或多家比价定价采购。如有价格发生变化，采购员填写价格变更单，说明价格变更原因交采购部经理核定价格后签名，并呈交主管领导、财务总监审核价格，总经理批准同意后采购员方可按此价格执行。

(2)已经询价的品种，因改变样品规格或其他特殊原因，应根据使用部门提供的新样品或由厂家按我店的使用要求提供样品，采购员联系三家以上的厂家按样品进行报价，行文上报总经理批准后方可按新价执行，超过一定额度的要报董事长审批。

(3)属于不定型、规格变化较大、价格受市场变化影响较大和特殊的品种，这些品种应先找厂家报价，采购员了解市场价格并洽谈压价，价格交采购部经理审核后，上报财务总监、分管副总审核后，采购员按此价格执行。

(4)对于各种用品的价格，采购部应不定期组织采购员到有关的市场了解价格等情况，参观有关的展览会，到厂家考察生产、质量等情况，确保采购物资物美价廉。

第三篇：采购部保密制度

为防范和杜绝采购泄密事件的发生，加强采购部保密工作的管理，维护公司正常采购管理秩序，保障公司权益不受侵犯，特制订以下各保密条款，各采购员在实际工作中应自觉遵守

1、采购员应自觉维护公司利益，不得随意向其他公司、部门、个人泄露所有采购商品的产地、规格型号、价格、采购计划、采购周期等敏感内容。

2、认真履行与供应商的约定，保守公司商业机密，不得泄露公司与现有各个供应商之间的合作条款、供货价格、供货标准、供货频率 以及供应商资料。

3、不得带走任何与公司或供应商有关的机密文件，不得在非工作场所谈论公司的秘密事项。

4、计算机及相关存储的文件必须经加密处理，严禁在未经允许的情况下，以任何形式将公司各种采购内部文件资料私自拷贝，对外传播。

5、下班或长时间离开办公室时，必须将重要文件放入加锁抽屉或文件柜中。

6、调职或离职时，必须将自己经管的秘密文件(包括但不限于纸质文件，电子文件等)交给上一级领导，切不可随意移交其他人员。

7、隶属于采购的电脑需要调往其他部门使用时，必须经过主管领导同意，且采购组长必须对本台电脑内采购文件进行备份，原文件进行删除销毁 。

8、以上保密制度所有采购人员必须严格遵守，切实履行 。

注：员工离职后仍需按照公司制度进行保密，不得泄露。若有发现我司有权追究责任。

姓名：

日期：

第四篇：酒店采购部制度

采购部制度

第一节岗位职责

1、 认真贯彻执行公司采购管理规定和实施细则，努力提高自身采购业务水平。

2、 按时、按量、按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货(价)比三家，选择价廉物美的物品，完成下达的降低采购成本的责任。

3、 要熟悉和掌握种类物品，物资原料的名称、型号、规格、单价，检查购进物品是否符合质量要求。

4、 严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物品当场检验，协助相关部门妥善解决使用过程中出现的问题，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以有效的资金，保证最量的物品，物资、原料的供应。

5、 负责办理原料验收，运输入库、清点交接手续，按计划完成公司种类物品采购任务，并在预算内尽量减少开支。

6、 收集一线原料，物品信息，对公司采购策略产品原料结构调整、改进，对新产品开发提出参考意见，熟悉各种物品、原料的供应渠道和市场变化情况，做到心中有数。

7、 做到以公司利益为重，不索取回扣，不受贿，要遵纪守法，与供货单位建立良好的合作关系，在平等互利的原则开展业务往来

第二节采购制度

为规范原材料的采购程序，节约采购成本，满足经营的需求，提高经济效益，特制定本制度：

一、 采购方式及供货商的确定

1、 采购方式的确定

对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供货商送货的方式。

对于使用频率低，不容易集中采购的货物可由采购人员采购。

对于一些特殊的原材料，可由外地发货，按计划定期申购。

2、 供货商的确定原则

1. 初选供货商，要深入细致的进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格，质量及其目前的供应状况。

2. 试用供应商，对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务，三方面进行比较、尝试。

3. 确定供应商，由总经理，财务人员，厨师长，采购人员组成审查人员表决确定。

二、 市场调查原则

1. 由财务人员、采购人员，厨师长，每月不少于两次进行市场调查，调查后记录，给出合理化价格。

2. 调查时间和地点的选择：以批发市场早市开市期间为调查区间，市场的调查以供货商所在的市场为准。

3. 调查的方法和程序：调查组应遵循先蔬菜、鲜货，后干杂调料、粮油、酒水的原则。

三、 采购的定价原则

对供货商所供物品定价，在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进调整。

四、 申购程序

1、 自购的申购程序

1. 对于经常性项目的采购应由所需部门每周固定时间定期计划，经总经理审批后，交由采购人员办理。

2. 需临时采购的物品由所需部门填写申购单，经部门负责人，总经理审批后方可办理，申购单一式四联，第一联递送采购部，第二联申购部门留存，第三联财务联，第四联仓库联(填写时须写清

所需物品的品名、数量、规格等)。

2、 供应商送货的申购程序

1. 需货部门填写申购物品清单由部门负责人签字后交采购人员办理。

2. 库管人员应随时检查库存，当库存降到最低存货点时，库管人员应以书面形式，经总经理批准，

通知采购人员进货。

3. 只有采购人员可以以电话形式按申购单的要求通知供货商送货，其他人员非总经理经过批准，不

得擅自通知送货。

五、 货物的验收原则

1、 根据本酒店制定的《质量标准》进行验收

2、 验收的数量标准

根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。

3、 验收人员

采购人员，库存人员，领用部门负责人三方共用验收

4、 验收时间

每日上午 09:00—09:30下午16:30

5、 验收程序

1. 由库管人员填写“入库单”或“鲜货食品验收单”注明所收物品的数量，单价金额。

2. 入库单、验收单填写完后，由采购人员，货物领用部门负责人，库管人员签字生效，一式四联，

第一联仓库留存，第二联交财务作为记账凭证，第三联交供货商作为结账凭证，第四联交部经理。

第五篇：采购部奖惩制度

一、目的：

为了规范采购日常操作行为，以规范部门奖惩制度管理。坚持以奖励、精神鼓励和物质奖励相结合;惩罚、思想教育和经济惩罚相结合。

二、适用范围：

采购部所有人员。

三、奖励、处罚具体细则及标准如下： (1)奖励

采购员在采购工作中为提高公司经营效益、挽回公司损失等方面有突出业绩、贡献或表现出众的(具体如下)，视贡献大小和业绩情况公司范围内通报表扬：

1、 在物料紧缺、原材料供应紧张的情况下，能提前完成采购任务，为公司解决困难，贡献突出的;

2、 对公司采购业务方面的工作能提出合理化且有价值的建议，经审核评定确能给公司带来效益且被采纳的;

3、 为维护公司形象和声誉作出突出贡献的;

4、 对一贯忠于职守，积极负责，廉洁奉公，事迹突出的。 (2)处罚

1、所有采购人员不得向供应商泄露公司信息或机密，不得将物资的底价或竞争方的信息透露，一经发现，对责任人处以100元的罚款。

2、对于多购或误购的，造成经济损失在5000元以下的，处以50元的罚款，5000-10000元的，处以200元的罚款，超过10000元的，作无薪开除处理。另主管领导管理不善，负连带责任，处以双倍处罚。

3、采购单不全不对、价格错误、交期错误、付款方式错误、税率错误、数量错误等，根据损失的大小酌情处罚100元不等/次。

4、当供应商供货质量异常，不能及时督促及调整而导致对生产质量或生产周期造成影响的视影响程度的大小和事后跟催的情况综合考虑，酌情处罚100-200元/次。

5、采购人员在采购物资时必须“货比三家”，在审批过程中或在以后查核中明显高于现市场价20%的，一次性罚款200元;高于现市场价30%的，一次性罚款500元;累计3次以上或此项累计罚款金额在1000元以上的对工作安排作调整。

6、采购内勤对到货物料及时通知品质部进行检验并办理入库手续，未及时处理的对内勤罚款100元/次。

7、采购人员不得与供应商会餐、娱乐，不得借用交通工具以及接受供应商提供的其它方便或款待等，一经发现，视情况处以200-500元的罚款

8、所订购的物料在正常生产周期内不能按时购回的，必须说明原因及时上报给主管领导处理，未上报的造成生产待料的对责任人处以50元的处罚。主管领导处理不了的立即上报给部门领导。

9、采购员不得接受供应商的礼品、现金、支票等有价证券，不得向供应商借款等，一经发现对受贿人处以2000元的罚款，情节严重的，给予无薪开除处理。

10、本细则自颁布之日起执行生效。