办公电话管理制度

2022-06-22

它是实施某些管理行为的基础,是社会再生产过程顺利进行的保证。合理的管理体系可以简化管理过程,提高管理效率。以下是小编为您整理的《办公电话管理制度》,欢迎阅读,希望大家能够喜欢。

第一篇:办公电话管理制度

办公电话管理办法

为加强公司电话的使用和管理,有效利用以及节约开支,制定本办法。

一、公司电话主要是方便员工与外界进行沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司拨打私人电话。

二、员工在使用电话前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录,通话时间尽量简明扼要,长话短说。

三、每人配备1部办公电话或共用号码。

四、公司根据工作需要分别开通如下座机通话功能:

(1)总经理室、部门负责人电话开通国内长途直拨功能、来电显示;

(2) 办公室传真电话开通国内长途直拨通话功能;

(3) 其他部门电话只开通市内通话功能;

(4) 拨打长途电话请在号码前加拨“17909”。

五、员工如因工作需要拨打长途电话,需亲自填写长途电话申请单,注明部门、通话事由等,并经部门负责人、分管领导签字同意后报人事行政部开通长途权限,并对本话机产生的长途费用负责。

六、任何人不得使用公司电话拨打收费声讯电话,拨打声讯电话产生的费用由拨打人或部门负责人自行承担。

七、业务部门电话费用自行承担,后援部门电话费用,有长途功能的每人每电话机原则上不得超出150元,只市话功能的每人每机原则上不得超出80元。

八、人事行政部门对话费异常的电话打印清单,跟电话使用人逐条落实,私人通话及不能说明理由的由电话使用人承担相关话费。

人事行政部

二〇一二年五月十八日

第二篇:办公电话管理规定

第一章 目的与现状

为更好地使用电话网络资源,特拟此规定以规范公司办公电话的操作规程。合理高效地利用电话资源,减少不必要的重复操作。

第二章 适用范围

本规定适用于集团本部及下属企业全体员工。

第三章 名词解释

3.1电话权限:分为内线、市话、国内长途、国际长途。由前到后权限依次递增,后权限包含前权限。

3.3工作周期:指申请提交到信息部至处理完成的时间。

第四章 职责

4.1信息部负责公司办公电话的安全管理和运行秩序维护。 4.2 所有员工负责正确使用公司办公电话。

第五章 申请流程及操作规范

5.1电话申请

5.1.1根据工作需要由个人提出申请或由部门指定人员统一申请,填写《办公电话装机申请单》。市话:分管领导,国内长途:总经理,国际长途:董事长审批后提交至信息部。

5.1.3电话申请工作周期为七个工作日。如装机地点电信还没放线或线对不够,装机时间顺延。号码由信息部按顺序安排,两位员工共同使用一个虚拟内线,如特殊需要指定号码或单人使用一个虚拟内线,须提出申请并经有权审批人审批。

5.2移机申请:由个人提出申请或由部门指定人员统一申请,填写《办公电话移机、使用人变更申请单》,经使用部门负责人审核后报送信息部。电话在同一建筑物内的移动,工作周期为一个工作日;从一幢建筑物移动到另一幢建筑物的,工作周期为三个工作日;如因装机地点没有综合布线,必须提前十五个工作日把需求提交给信息部, 1 以便安排相应的基础设施建设;为了确保电话的信号质量,一个号码一般只能在一幢建筑物内。

5.3权限变更申请:权限变小的,由个人提出申请或由部门指定人员统一申请,填写《办公电话权限更改申请单》提出申请,经使用部门负责人审核后,报信息部;若需权限变大,按5.1电话申请流程审批完后报送信息部。工作周期为一个工作日。

5.4使用者变更申请:由个人提出申请或由部门指定人员统一申请,填写《办公电话移机、使用人变更申请单》经使用部门负责人审核后送信息部。如电话权限或装机地点有变化,请参照相关的审批流程。工作周期为一个工作日。

5.5重大电话会议,需要跳送电话信号的,请提前一天由个人提出申请或由部门指定人员统一申请,填写《临时、会议电话开通申请表》经使用部门负责人审核后报送信息部。需注明要跳送的电话号码、位置及权限。

5.6员工离职时,当员工《离岗通知单》提交信息部办理信息设备移交情况确认时,信息部查看该员工电话使用情况如果是两位员工共用一个虚拟内线的,将给予保留使用。如果该离职员工独自使用该虚拟内线的,信息部该虚拟内线将做摘机处理。员工未办理离职手续离开公司的,所在部门负责人必须第一时间通知信息部。

第六章 办公电话使用规定

6.1办公电话仅限于工作使用,不得从事与工作无关的事情。

6.2严禁利用公司办公电话拔打私人电话、声讯台及其它与工作无关的电话。 6.3员工不得私自调换公司办公电话虚拟号码。

6.4员工应自觉爱护电话设备,以便保证通讯线路的畅通。当办公电话出故障时应及时通知信息部处理。

第七章 应用表格

《办公电话装机申请单》

《办公电话移机、使用人变更申请单 》 《办公电话权限更改申请单》

《临时、会议电话开通申请表》

2

拟制: 审批: 生效日期:

第三篇:办公电话管理规定3篇

对办公电话进行管理,可以确保公司各岗位员工在工作中通讯畅通,高效有利的为公司服务。下面是办公室电话管理规定条例,欢迎参阅。

办公电话管理规定

1一、总则

1、为进一步规范服务标准,树立良好的企业形象,为保证公司通信渠道的畅通,确保信息的及时传递,提高效益,保证各项工作的正常开展,为更加经济有效地利用通讯设备,特制订办公电话管理规定。

2、为进一步加强公司网络管理,规范上网行为,提高工作效率,保障公司信息安全,防范网络风险,结合我公司实际情况,经研究决定,特制定网络管理规定。

二、权责

1、行政部负责公司办公电话的统一调配和管理。

2、各部门负责电话使用的监管和日常维护。

三、固定电话管理规定

1、实行"谁使用谁负责"原则,每部电话使用人即为负责人,若无固定使用人则视为部门负责人负责;

2、公司内线电话用于各部门之间的工作联络,任何人不得用内线电话聊天、谈笑;

3、办公电话不得作私人电话使用;

4、 办公室电话主要用于工作联系, 提倡使用文明、简捷的语言,以减少通话时间;

5、非本公司工作人员不准使用本公司话机打市内电话和长途电话;

焦作市中远橡胶工业有限公司

四、移动电话管理规定

1、集团部门负责人以上及重要岗位人员(如技术人员,水、电、暖维修人员、值班人员)需保证手机24小时开机,以便集团一些突发事宜的处理;

2、公司其他员工,需保证每天的7:00-22:00之间保持开机状态(因乘坐飞机等特殊原因需关机的除外);

3、上班期间不得长时间利用手机打私人电话,如遇电话尽量长话短说,不要长时间占线,以便一些因公事务的及时联络;

4、如遇手机停机需在12小时内尽快交费开通。

5、员工的手机号码必须加入集团网,开通企业彩铃业务,该功能使用费由公司承担。

五、内部通讯录的更新管理

1、凡手机号码更改者,需在5小时内通知主管部门领导,并同时通知信息中心及重要的相关联络人;

2、信息中心人员根据人力资源部提供的信息,统计人员在职状况,以部门为划分,定期更新公司通讯录。

3、无论部门内部通讯录是否变化,部门负责人均须对该通讯录进行确认,确认部门所有人员的电话号码或手机号码无误,如有更改,请及时通知信息中心予以修改。

4、公司员工有义务保管好公司内部通讯录,不轻易向外人泄露重要领导联系号码。

六、网络管理规定

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1、联网后计算机实行一对一责任制,所有联网用户进行备案登记。各部门主管对本部门所有上网行为进行监管。

2、所有联网部门的领导对上网行为规范管理工作要高度重视,加强对本部门上网人员教育,培养员工树立保密意识、法制意识、责任意识、自律意识,文明上网。

3、所有员工应牢固树立安全意识和保密意识,严禁在网上共享和泄露公司战略计划、经营数据、业务资料、技术资料等公司机密。

4、严禁在上班时间玩电脑游戏,观看和下载电影、电视剧、体育比赛等娱乐节目;禁止在上班时间进行与工作无关的网络聊天。

5、严禁在网络上制作和传播不健康和有伤风化的信息,严禁浏览色情、赌博等非法网站。

七、附件

1、本制度由办公室负责解释。

2、本制度自发布之日起执行。

办公电话管理规定

2为加强和完善金玉普惠公司办公电话的管理,保证正常工作通讯需要,增强全体干部职工的节约意识,更好地做好开源节流工作,特制定本办法。

一、金玉普惠公司电话主要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅,禁止在电话中闲聊,严禁拨打声讯和信息电话。

二、集中办公部门原则上全部使用插卡管理电话,部分经理专人专号可使用非插卡电话,月末根据电话费详单核定话费。

三、办公话费定额标准按集中办公部门在岗人数每人每月30元,部门经理及副总经理50元,保安部值班电话50元执行。特殊情况由部门申报,总经理批准同意,办公室增补话费。

四、每月1—5日由办公室统一将当月定额话费输入各部室,输入话费可累计使用。如提前使用完话费后,到办公室充值,并进行登记,月末在通讯补助费中扣除。

五、安装管理插卡电话后,任何部门和个人,不准避开话机接线和私自接电话副机,发现此情况,按盗打电话,窃取话费予以处罚,并交于质检部进行处理。

六、各处室负责人及员工要切实负起责任,以主人翁的态度管好、用好电话。员工因公或特殊情况需要拨打长途电话者,统一到办公室登记后,方可拨打。

七、由办公室月末对各部门电话使用情况进行查询监督,并

予以公布,超出部分在此月通讯补助费中扣除。

八、自本制度执行之日起,原办公电话管理办法自行废除,同时由办公室收回非集中办公人员电话磁卡。

办公电话管理规定3

为了规范集团公司办公电话的管理和使用,进一步提高工作效率,特制定本管理办法。

第一条:集团公司办公室申请安装固定电话新号码时,须向行政工作处申请,待批准后,由行政工作处安排专人负责,联系协调网通公司在四个工作日内办理完毕,正常办公使用。

第二条:集团公司职工接听使用办公电话时应注重电话通话礼仪, 文明办公。

第三条:个人的办公电话需保持清洁,妥善使用,话筒与话机之间的连接线应适时整理。

第四条:公司电话主要用于公司开展业务和外界交流,不提倡员工使用办公电话拨打私人电话。

第五条:公司内部通话,提倡用固定电话拨打办公电话,尽量在虚拟网内通话以减少电话费用。

第六条:员工打电话应尽量简洁、明确,减少通话时间,如需通话内部同事手机,提倡用手机小号通话。

第七条:电话接外线时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂线,减少电话占线频率,节约消耗。

第八条:公司不允许员工打私人长途电话。如发现,严肃处理,除电话费由其负责外,每发现一次,罚款50元。固定电话如开通长途,需填写申请卡,待行政工作处审批后再予以办理。

第九条:公司座机禁止拨打168,160等信息费用,如发现,除要负责产生的费用外,该电话作保号停机一个月处理。

第十条:固定电话使用时须注意电话线头的使用,禁止猛拉梦拽。 第十一条:固定电话出现问题时,由行政处专人负责处理维修。 第十二条:固定电话损坏需领用新电话时,须由行政处负责维护人员联系办公用品库房申领。

第十三条:本办法自发布之日起实施。

第十四条:本办法最终解释权归集团公司行政工作处所有。

第四篇:公司办公室管理制度-电话管理制度

办公室日常管理制度节约篇 水电及易耗品管理 为规范办公室的日常办公管理减少不必要的浪费创造一个良好的办公环境特制订本制度。 第一条适用范围 本制度适用于公司全体员工并严格遵守 第二条职责部门 行政办公室、生产办公室负责全面管理和监督公司水、电、暖以及耗材的使用和维护。 第三条水电使用规定 1.员工均有义务留意办公设备的用电状况不使用时将设备关闭以避免长时间待机造成的电力损耗。 2.员工应关注办公电脑的用电状况待机时应关闭显示器长时间不使用时如因故外出应将电脑关闭。下班时应及时关闭电脑不能使电脑开着过夜。雷雨天气下班后应由专人掐断总电源。 3.员工离开或下班时应做到随手关灯人走灯灭。特别是最后离开公司的员工应仔细巡查关闭办公场所和走廊的电灯。白天室内光线够用时尽可能不开灯而使用天然采光。 4.

闭空调严禁室内无人空调机照常开机。 2.下班后各空调区域最后一个离开的员工应自觉关闭各自办公区域的空调以杜绝浪费。 3.使用空调应注意节约夏天在28℃以上方可开启空调制冷制冷温度设置不应低于25℃。 4.使用空调期间要将办公室的门窗关闭以确保空调的使用效果。 5.落实空调使用管理责任制。单间办公室以及会议室的空调以谁使用谁负责为原则。 6.不得随意打开空调机壳或拆卸机件要注意对空调的合理使用和维护有异常应速报知办公室由办公室联系专业人员进行修理。

7、如发现空调上有浮尘定期清理保证机盒关闭。

第六条办公室电话使用规定

1、凡本公司所属电话原则上只允许本公司内部员工使用外来人员无权使用特殊情况除外。

2、凡本公司员工打电话用语应尽量简明扼要尽量减少通话时间以免耗时、占线。凡与工作无关的事情一律不准使用电话违者按双倍话费交款。

3、接听外线电话的标准用语是“您好公司”其他内容视情节回答总的要求是规范、简明、礼貌。

4、电话的管理由办公室负责使用则由各部门主管负责督导与控制。凡属本公司配置的电话必须在本公司办公室登记签定使用责任书由办公室建立个人台帐妥善保管如非正常损坏则照价赔偿。

5、凡属本公司内报销费用的电话将报销单交办公室统一由办公室登记审核经理签字后报销。

6、本公司所配外线电话原则上只限业务使用但必须控制话费 每个部、室负责人为理人对电话的使用、保管、话费等直接负责。

第五篇:装饰公司行政管理制度 办公室管理 办公用品、电视、网络、电话管理

行政部管理制度

第一节 办公室工作职责

1、负责公司内部的人事管理工作,办理公司员工的招聘、录用、调动、辞退、离职等手续。

2、负责公司的考勤管理,监管公司劳动纪律,每月定时上报上月全员考勤,统计违规记录。

3、负责公司内部人事档案的收集、整理、归档及公司文件的上报、归档工作。

4、负责安排、监管公司前台服务工作,树立良好的企业形象。

5、打印、复印公司各类文件、资料,收发文件资料及传真。

6、负责来访电话、来访人员接待工作

7、负责公司后勤保障工作。

8、严格遵守保密制度(包括人事、薪资、档案、规划等)。

9、配合其他部门经理开展工作。

第二节 办公用品管理制度

1、各部门每季度需用办公用品,须在每季度按规定日期向人事行政部提出申购计划,人事行政部将各部门申购计划参考库存量和季度平均用量后汇总,填写申购单,经公司总经理批准后,统一购买。特殊情况另行安排。

2、公司每季度购买办公用品后,由其他部门经理验收,由人事行政部负责管理,办公用品的采购和保管人员要分开。

3、领用办公用品,办理领用手续,经本部门经理审核,未经审核批准不得领用。

4、对消耗性办公用品,如签字笔、圆珠笔、铅笔、软面抄、胶水等,一个月最多申领一次,再次领用时需以旧换新。信纸等用品领用一次不得少于两个月。

5、非消耗性办公用品不慎遗失,由本人负责赔偿,人事行政部不予再领用。

6、严禁把公司领用的办公用品拿回家私用。

7、领用人员离职时,对非消耗性办公用品一并交还人事行政部,再由该部门人员到行政区人事部领取。

8、人事行政部每季度对办公用品进行一次盘点,并将盘点结果上报公司总经理。

9、爱护公共办公用品、设施、设备,如有损耗、维修等应及时通知行政部配找专业人员处理。

10、因个人原因或操作不当造成个人使用的电脑软件、硬件、系统等出现损坏的,一律由责任人承担责任,更换部件费用即由责任人承担。

11、个人使用、建立、完善的纸质版、电子版及其他形式的资料,务必设立两份分开保管,一份由使用人保管,另一份交到办公室保管。

12、所有电子版的文档资料,在电脑上存档时,切忌不可存于电脑C盘及桌面上(一旦电脑故障,系统还原会全部丢失),推荐存档于D盘/E盘/F盘/可移动磁盘/可移动硬盘/闪存等,请务必妥善储存和保管文档资料。

13、电脑C盘默认为系统盘,一般软件的默认安装路径为C盘,为保持系统的快速运行,不要把非系统软件(如kugou音乐、pps等)安装到C盘,推荐把非系统软件安装到D盘。

14、所有电脑均必须装上杀毒如软件及安全卫士(推荐360及金山:免费),保持每周至少进行一次系统瘦身、磁盘整理、垃圾清理和病毒查杀、漏洞修复等电脑及系统维护工作。

15、经常使用可移动磁盘/可移动硬盘/闪存等拷贝、储存的存储设备,为防止病毒感染电脑及原有文件,在打开存储设备前先进行病毒查杀,确认安全后再打开。

第三节 公司电视、电话和inter网管理制度

1、公司根据工作需要在各部门有关岗位安排程控交换电话和计算机网线,对内线、外线和局域网等实行不限量使用,对长途电话实行限量限额管理,对inter网实行定时管理。

2、一般员工在正常上班时间不能使用inter网,如工作需要可以经申请后,经公司总经理批准

1 后,就可使用。

3、人事行政部每月统计上报长途电话使用情况,必要时输出长途话单,检查长途电话使用情况。

4、所有员工上班工作时间不得打私人电话,确有急事需要打私人电话可以在下班以后使用。因私使用长途电话时,可在人事行政部登记,由人事行政部核查使用金额后,报财务部在工资中代扣。

5、未经申请登记私自使用长途电话电话者,经查证后罚款50元,并在工资中扣除所打的长途电话费用。

6、所有已经授权的计算机可以在指定的时间内上inter网浏览信息,查阅资料,发送电子邮件。对一些不良网站禁止浏览。

7、如果发现不按公司规定上“英特尔”网的给予50元/人/次的罚款。

8、上班时间聊天、玩游戏给予50元/人/次的罚款。

9、所有公司员工不得利用inter网泄露公司技术、商业机密,损害公司利益。对上述行为一经查实,必将严肃处理。

10、电视播放时间为值班时间段,只能播放健康、积极、向上的节目内容。发现播放下流、低俗、淫秽节目内容的给予100元/次/人。其他时间段能用于展示家装图片、家装风水等家具相关节目、音乐。

第五节 公司前台仪容规范

1. 上岗前应按规定着装,自觉佩带好工牌;

2. 时刻保持面带笑容,保持开朗心态,营造和谐、融洽的工作气氛;

3. 上班时间化淡妆,保持唇部润泽,摘除多余的饰物,不梳披肩发型,不得浓妆艳抹。 4. 口气清新,以适合距离交谈,谈吐大方、得体。

第六节 前台接待礼仪

1.电话接待礼仪

1.1电话旁时刻放置纸、笔。随时准备记录来电提出的要求和帮助解决的事项。尤其对来电

人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关人员。 1.2外线来电

1.2.1.电话铃响在第

二、第三声的时候接起电话。

1.2.2.接听电话时口齿清晰,声音甜美温和:“您好!这里是临川装饰,请问您是哪里?

开始正题”。并及时记录对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了” 前台接起电话时要保持良好坐姿,声音不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调。不得在电话中耍脾气、使性子、爆粗口。交流中要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

1.2.3.如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道手机号的话,就要礼貌地询问,

对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理,传真亦同。

1.2.4.鉴于前台每天要接很多电话,为防止嗓子出现意外,要随时准备水,以滋润嗓子,时刻保持良好的嗓音效果。

2.来访人接待礼仪

2.1. 有访客上门时,应立即起身,面朝向来访者点头、微笑致意:“您好,请问您找哪位?”、“有预约吗?”,同时做好宾客的登记。

2.2. 知道找谁,并确认是预约之后,规范的仪态先将来访人引到接待区落座,请来访者稍等。立即帮其联系。如果要找的人正在忙,可以请其稍等,接着倒水。

2.3. 来访人等待时间比较长,访客要找的人还在忙,要关照来访者并向其说明,必须进行一些简单的交流,适时添水,切忌将来访人扔下不管。

2 2.4. 如果来访者要找的人没有出来接,让来访者自己过去的,前台应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的,也要先敲门,获得许可后再请来访者进入,为来访者倒好茶后,前台就要返回岗位。

2.5. 如果来访者知道找谁,但没有预约,前台要转告 (电话)相关人员XX来访,询问是不

是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,不方便接待的,应委婉的拒绝并及时送客。“对不起!您所找的人员现在不在位上,需要转达您的讯息吗?等他回来后我会及时转告他。” 这样在来访者听来,即使电话那头没有答应接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为一下步的处理留下了余地。

第七节 前台迎客礼节

1.迎客礼节

1.1宾客进门后,前台应主动起立并热情面朝向来访者点头、微笑致意:“您好,请问您找哪位?”、“有预约吗?”“请问有什么可以帮到您?”。必须要配以微笑和恰当的肢体语言,不得毫无反应或语气冷淡。 1.2 热情招呼宾客坐下,倒茶水接待,如客户没坐下,则接待人员不能坐下,当宾客站着的时候,接待人员不可以坐着同其说话。

1.3 如手头有重要工作一时无法完成时,应说:“对不起,请您稍等。”然后迅速处理手头上事务后接待宾客。

2.引导礼节

2.1 引领客人时,应用“请跟我来”、“这边请”、“里边请”等礼貌用语,并配合手势指引。 2.2 为宾客引路时,应走在宾客的左前方,距离保持2-3步,随着客人的步伐轻松地前进。 2.3 如需要把宾客引导到楼上,如宾客不熟悉怎么走,服务接待员要先行上楼在前引导,如

宾客知道怎么走,可以请其先上楼,并保持适当距离。下楼时候,要请宾客先行。 2.4 遇拐弯或台阶处,要回头向客人示意说“请当心”、“这边请”。 2.5 为宾客送行时,应在宾客的后方,距离约半步。

3.应答礼节

3.1 应答礼节是指服务接待中在回答宾客问话时的礼节。

3.2 应答宾客的询问时要站立说话,要思想集中的去聆听,不能侧身目视它处、心不在焉;

交谈过程中要始终保持精神振作,不能垂头丧气;说话时应面带微笑、亲切热情、不能表情冷漠,反应迟钝,必要时还需借助表情和手势沟通来加深理解。

3.3 如果宾客的语速过快或含糊不清,可以说“对不起,请您说慢一点”或“对不起,请您再说一遍好吗?”,绝不能表现出不耐烦、急躁的神色,以免造成不必要的误会。

3.4 对于一时回答不了或回答不清的问题,可先向宾客致歉,待查询或请示后再向问询者作答,凡答应宾客随后作答之事,届时一定要守信。

3.5 回答宾客问题时要做到语气婉转,口齿清晰、语调柔和、声音大小适中。同时,对话时要自动停下手中的其它工作。遇到多人问询时,要从容不迫的一一作答。

3.6 对宾客的合理要求要尽量迅速作出答复;对宾客的过分或无理要求要能沉住气,婉言拒绝,如可以说“恐怕不行吧”,“很抱歉,我们无法满足您的这种要求”,“这件事我需要去向领导请示”等,要时时处处表现出热情、有教养、有风度、大方、得体。

3.7 对待宾客称赞你的良好服务时,切不可沾沾自喜,应保持头脑冷静,微笑、谦逊的回答,“谢谢您的夸奖”,“这是我们应该做的”等。

4.送客礼节

4.1 迎送礼节,要能体现我们对宾客欢迎和重视,也要反映接待的规范和服务的周到。 4.2 客户告辞时,应主动起身送至门口,并说:“再见/您慢走/欢迎再来。”

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第八节 卫生整理

1.送走宾客后,立即整理及清理接待桌面的工具、垃圾、烟灰、茶迹、水迹等。 2.从其他办公室告辞的宾客,从门口处送走后,立即到相应的办公室清理卫生。

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