浅析电费资金收支管理问题及对策

1 引言

随着“营财一体化”的全面实施, 实现了营销和财务数据实时对接, 对电费资金的管理提出了新的挑战。供电公司按照“收支两条线”的管理方式将收与支有效区分, 分别制定内部控制流程, 并及时记录实际操作中发现的问题, 集中讨论解决的对策, 不断优化, 降低资金风险。

2 电费资金管理存在的问题

2.1 电费收取中存在的问题

电费的缴纳方式因信息化的快速发展呈现多样化, 供电公司收费大厅、金融机构、移动等第三方代收机构、互联网支付软件等等, 多种收费方式有效地提升了电费回收率, 同时也给电费收取工作增加了难度, 出现了一些资金管控问题。

(1) 安全责任意识有待加强。为了方便客户缴费和提供优质服务, 供电公司按地区分布设置了若干营业网点, 方便客户以现金方式缴纳电费。通过多次检查发现, 业务人员普遍存在安全意识淡薄的现象, 不熟悉资金安全管理方法, 未意识到资金管理不当带来的资金风险及可能产生的严重后果。收费大厅按照国网要求需有严密的安保措施, 保障收费人员和资金的安全, 但是有些收费点设立时间较长或者地点比较偏僻, 收费室内未设置防盗门窗, 收费口未设置玻璃挡板, 防护措施老化等等, 存在潜在的安全风险。

(2) 代收机构配合度欠缺。银行、移动等代收机构收费在电费收取中占有较大比重, 供电公司按时提供客户欠费信息给代收机构, 代收机构按时收取客户电费付款给供电公司, 代收机构和供电公司均有专门人员对账, 总体上流程顺畅、账务清晰。但是个别代收机构人员工作不够认真负责, 长期存在长短款的现象;另有个别代收机构月末因操作流程或考核压力留滞电费资金, 导致电费回收不及时, 资金被占用。

(3) 账务处理不够及时准确。银行转账方式缴纳电费的用户需持银行回单到收费大厅办理入账手续, 收费大厅做收费解款处理, 账务班确认款项后生成营销凭证发送财务, 收费流程结束。因电费客户数量庞大, 客户因各种原因月底前未及时到收费大厅办理手续, 会导致月底银收企未收的未达账产生。另外, 收费业务种类较多, 收费时偶尔会出现收费类别错误的情况, 最终生成的营销凭证会计科目是错误的, 比如临时接电费解款成高可靠性费用, 虚增营业收入。

2.2 电费支付中存在的问题

(1) 退费审批流于形式。退费流程涉及营销多个班组之间、营销与财务之间的协调合作, 营销作为退费流程的发起方, 需要严格审核客户的退费资料, 特别是临时接电费退还的手续, 要严格核实后方可办理退还流程。退费时经常出现委托第三方收款却没有授权委托书、要求退款的单位和营销系统中用户名或收据上的用户名不一致, 个人柜面办理退费时收款未写收条等, 营销部门后续审核人员未再次核实即签字同意付款, 传递至财务后不合格退还营销补办手续延长了退款期限, 且经常难以与客户再次沟通, 延长了退款期限, 易导致客户投诉。

(2) 经办人员业务不熟练。营销人员大多一人一岗, 特别是大厅收费人员基本没有其他部门的从业经历, 也很少有跨部门轮换或学习的机会, 对整个的退费流程及各环节的审核要求不甚明了, 有的对客户需要提供的退费资料及提出的问题无法准确回复, 导致客户多次提供所需资料, 引发客户不满;有的经办人员遇到复杂或不合规定的业务, 直接让客户找财务人员协商, 使客户对电费管理工作产生误解。

(3) 业务流程未形成闭环管理。根据国网公司营财一体化方案要求“营销负责明细账, 财务负责总账”, 所有电费数据均来源于营销业务前端, 但是营销系统和财务系统是相对独立的系统, 退费流程从营销系统发起, 营销账务班确认后生成的营销凭证挂账到“其他应付款”科目, 财务做账时, 除核对退费资料外还要核对挂账的数据, 清理挂账后生成的记账凭证无法传回营销, 财务付款的时间和日期也无法传回营销系统, 未形成流程的闭环传递, 营销不能及时了解财务的退费情况, 也就不能及时告知客户是否完成退费, 影响公司的优质服务, 需要完善管理。

3 电费资金管理的主要对策

电费资金管理是一个不断改进和提升的过程, 遇见问题就要分析问题、解决问题。公司对电费资金管理高度重视, 定期专门组织营销与财务部门人员现场稽核或互查, 对出现的每一个问题都认真汇总, 及时协调沟通, 找出解决的对策。

3.1 电费收取中存在问题的解决对策

(1) 加强安全教育, 扎实做好安保措施。一是财务部定期对市县公司营销人员和财务人员进行资金安全培训, 包括学习国网、省、市公司的资金管理制度, 分析典型的资金安全事故案例, 梳理资金流程每一个环节的管控措施, 讨论可能存在的风险点及解决措施, 最后形成资金管理规定。二是为安保措施不到位的收费大厅配备合格的安保装置, 保证所有安保设备符合国网资金安全管理规定, 不留安全隐患, 后期不定时现场检查安保装置使用及管理情况, 落实安全管理责任, 做到长效管理。

(2) 加强与代收机构沟通。对于经常出现长短款的代收机构, 供电公司先自行整理长短款记录, 然后通过签订代收合同的省或市公司营销部负责人与代收机构沟通, 争取尽快解决已发生的长短款, 避免以后再次出现账务不平现象, 如沟通结果不理想, 通过暂扣代收手续费的方式, 督促代收机构按合同约定及时汇款, 及时处理代收差异。如上述方法无效, 最后会考虑解除与代收机构的代收合同。

(3) 明确业务流程和职责分工。财务部与营销部经多次沟通协调, 制定了清晰的业务流程, 明确了各自的职责分工。一是为统一电费管理, 营销部指定专门的人员负责与财务部对接各项电费管理事宜, 避免多头领导和互相推诿;二是营销按照“日清月结”的账务处理方式, 当日电费账户收款次日一定要逐笔处理完成, 月末完成所有电费账户银行明细账账务处理;三是账务班需设置对账人员, 每天下载前一天的网银明细账, 当日生成的营销凭证传递至对账人员处, 对账人员将营销凭证与银行明细核对, 对账过程和结果按月自行留存备查。如有未解款的银行明细, 账务班需查明原因, 联系抄表员查找客户联系方式, 告知客户当月办理入账手续。

3.2 电费退费中存在问题的解决对策

(1) 严格规范退费资料及审批流程。一是严格规范退费资料, 财务部制定了《关于规范电费退费管理的通知》, 对于常见的退费业务, 如退预收电费、临时接电费、低保户退费等, 明确指出了客户退费时应提供的资料, 方便客户一次完成退费业务办理。二是严控退费手续, 对于零星客户在柜台办理的现金退费, 当面点清金额并写收条;对于企业客户委托第三方收款的, 要有规范的授权委托书, 双方加盖公章;其他特殊事项, 营销办理退费时应及时与财务沟通。三是严格规范审批流程, 每个审批流程经办人员均要在纸质材料上签字, 明确责任, 哪个环节出现问题, 签字的经办人要负责任。

(2) 加强对业财人员的培训。一是充分了解业财人员工作中遇到的问题。通过部门会议、定期问题统计、资金检查等各种方式了解业财人员工作中存在的问题、亟待解决的事项和业务盲点等, 形成问题汇总材料, 为培训做好提前准备。二是定期培训。每月确定具体时间开展业财集中培训, 营销介绍电费资金在营销部门的全过程操作流程及各岗位职责分工, 讲解各资金风险点的控制要求及控制措施, 宣贯上级部门新的管理要求和政策变动等;财务部门就资金管理要求、发现的问题及最新政策等相关内容进行详细讲解;培训中互通有无, 共同学习探讨。三是对每次培训内容汇总。营财专门制定人员对培训内容进行汇总, 形成培训手册, 方便日后学习, 提高业务能力, 提升工作效率和工作质量。

通过不断的积极探索和总结经验, 公司在电费资金管理方面逐渐形成了行之有效的管控措施, 工作流程得以优化, 人员综合素质显著提高, 管理制度更趋完善, 管理经验更加丰富, 为电费资金管理奠定了坚实的基础。公司还将继续努力改进和创新, 深化营财系统应用, 积极探索长效的管理机制, 从而建立健全电费资金内部控制体系。

摘要：电费资金是供电公司运营的主要来源和主动力, 因此电费资金管理是供电公司管理工作的重中之重。本文按照目前“收支两条线”的管理方式分别讨论收与支中存在的问题及相应的解决对策, 而这些对策已在实践中突显成效, 提升了电费资金的管理水平。

关键词：资金风险,营财一体化,内部控制