企业人事档案管理存在的问题及对策浅析

2022-10-03

1 引言

企业高效的人事档案管理既可以为企业的正常运转提供人员信息, 也可以保障企业和员工的合法权益, 提高员工的工作效率, 实现人力资源配置的最优化, 满足岗位和职员的动态调节

2 企业人事档案管理基本流程

人事档案记述和反映员工的个人经历, 是企业人力资源管理开发的凭证和依据, 做好人事档案管理是企业做好人力资源管理的前提。一般来讲, 员工入职后, 由人事档案管理人员收集员工人事材料, 进行整理分类, 并编制明细目录, 将整理好的人事材料送至上级部门进行审核, 审核通过后进行统一编号, 归档入库。在员工任职期间, 企业对员工的人事档案具有妥善保管, 保守机密的义务, 直至因员工离职等原因, 档案转移投递为止。

2.1 人事档案对企业的作用

对于企业和个人而言, 人事档案记录着员工不同时期的人生轨迹, 极具参考价值和社会意义。

(1) 企业人事档案为企业管理提供人事信息数据。企业在进行内部管理和外部拓展的过程中, 人事档案可以为人事对员工信息的统一分析, 综合整理提供基础数据, 精准定位员工的人事价值和自身需求, 同时, 能够针对员工因人而用可以大大提高员工的工作效率, 降低人力投资成本, 促进企业的长效发展。

(2) 企业人事档案为企业规划提供人事决策依据。人事信息的收集和利用对于企业的发展规划具有战略意义。人事档案中的客观记录可以部分反映出就职员工的综合素质和个人特征。从企业的长远规划出发, 熟悉和掌握员工的人事信息, 有利于公司在人事调整, 人员配置过程中实现人力利用的最优化。

(3) 企业人事档案是员工福利保障的重要依据。人事档案记录个人的社会身份, 学历背景以及工作资历等全方面的个人信息, 员工的薪资待遇、社会保障以及组织关系都离不开人事档案。对于就职员工而言, 高效的人事档案管理是员工职称申报、工资调整, 工龄核算、社保认定等待遇公正合理的基本保障, 因此, 就职员工应该增强档案意识, 配合档案管理。

2.2 企业人事档案管理存在的主要问题

企业人事档案管理部门组织结构不合理, 工作人员工作超负荷现象严重。国家规定, 每增加1000卷人事档案, 就应相应增加1名档案管理人员的编制, 但由于部分企业并未充分认识档案管理的重要性, 导致岗位编制不合理, 晋升途径不明确, 现有员工超负荷工作, 大大影响了人事档案管理工作的效率和质量。

企业人事档案管理制度不健全, 档案信息不正确、不完善、不从新现象严重。一方面, 现有人事档案管理模式主要是“档随人走”, 这一模式导致人事档案多头管理, 档案信息更新不及时, 利用不合规现象普遍存在。另一方面, 部分企业员工流动率较高, 短期就职现象较为普遍, 较大的员工流动率给人事档案信息的更新工作带来极大的难度, 人事档案信息不正确, 不完善的现象也普遍存在。

企业人事档案管理硬件不完善, 管理人员素质有待提高。企业管理人员对人事档案管理工作的不重视直接导致企业人事档案管理工作的软硬件不足。由于多数企业对档案管理的岗位薪酬设置较低, 招聘的管理人员学历不够, 能力不足, 很难达到标准化操作, 也无法意识到档案管理工作的重要性。

2.3 企业人事档案管理发展的对策建议

(1) 开展人事档案管理人员培训工作, 提高管理人员的综合素质。近年来, 随着人们档案意识的逐渐提高, 人事档案管理工作越来越受到重视, 针对现有人事档案管理人员应针对企业问题实际需求和客观情况, 进行分阶段、分层次的人员培训工作, 在专业技能, 职业道德以及标准化操作等方面加强规范, 提高人事档案管理人员的综合素质。

(2) 细化人事档案管理的工作流程, 提升档案管理工作的工作质量。人事档案管理工作繁琐复杂, 根据《人事档案管理暂行规定》, 人事档案管理工作主要包括收集、整理、保管、利用以及转递五个方面, 每一部分的工作都需要严谨准确。同时, 人事档案的资料准确性、完整性和从新性也是检验档案管理工作的主要标准。这些严格标准要求人事档案的管理工作不能仅仅依靠管理人员的专业素养和职业经验, 还要求企业内针对人事档案的管理操作流程需要有一套细化且科学规范的操作流程, 只有做到每一项工作都有理可依, 有据可查, 才能真正保证人事档案管理工作的工作质量。

(3) 加强员工档案意识, 提高人事档案管理工作的工作地位。人事档案管理人员的工作积极性和创造性对人事档案管理工作起到至关重要的作用。但由于企业及员工自身对档案重要性的认识不足, 导致人事档案管理部门的工作地位在企业内部较低。人事档案管理人员的工作晋升路径不明, 部分档案管理人员离职转行或者放弃晋升, 失去了对档案管理工作的热情和积极性。由此, 加强员工档案意识, 提高人事档案管理工作的工作地位十分重要, 应在企业内部进行主题培训, 增进员工和档案管理人员的协同合作, 提高档案管理工作的质量和效率。

摘要：随着社会的不断发展, 人事档案的重要性普遍被人们所承认, 本文从企业人事档案管理的角度出发, 针对人事档案管理的工作流程, 约束问题及开展工作的对策建议进行综合论述。

关键词：人事档案,管理,对策建议