信贷档案调阅清单表格

第一篇：信贷档案调阅清单表格

借款人基本情况类及信贷业务类档案资料清单

附件1：客户基本情况类档案资料清单

一、自然人贷款信贷档案资料清单 1.一般客户需要的资料

(1)借款人及其配偶有效身份证件(复印件); (2)借款人及其配偶户口薄(留存复印件)或户籍证明(原件);

(3)借款人结婚证、离婚证(复印件)，婚姻证明(原件);

(4)借款人及其配偶身份联网核查记录;

(5)借款人及其配偶个人征信查询申请表、授权书及征信报告; (6)借款人具有稳定职业和收入的证明材料原件(农户小额信用贷款客户可不提供);

(7)借款人银行账户流水明细(原件)或储蓄存折记录(复印件); (8)借款人入股我行股金证明(复印件)。 (9)经办机构认为需要提供的其他资料。

2.借款人从事经营的另需材料：已年检营业执照(复印件)、相关纳税凭证(复印件)、近期水电费发票(复印件)。

3.房产揭类贷款另需资料：首付款凭证(原件)及契税完税凭证(复印件)、预抵押登记证明(复印件)、买卖合同(原件)、房产局出具的首套房购房证明(原件)。

4.汽车按揭类贷款另需资料：首付款凭证(原件)及契税完税凭证(复印件)、车贷险承保意向书(复印件)、机动车登记证书(复印件)、买卖合同(原件)、销售商出具的汽车按揭贷款推荐保证函(原件)。

5.下岗再就业类贷款另需资料：下岗证(复印件)、劳

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动局出具的推荐书(原件)。

二、企事业单位贷款档案资料清单 1.一般客户需要的资料

(1)借款人营业执照及副本或事业、社会团体等机构证明(复印件); (2)工商行政管理局出具的企业基本信息(复印件); (3)企业简介及公司章程(复印件)、成立文件(复印件); (4)法人(组织机构)代码证(复印件)、税务登记证明(复印件)、产经营许可证(复印件)、产品质量认证证书(复印件); (5)借款人分立、合并、转制(全套资料)、更名文件等(复印件); (6)借款人贷款卡(复印件)及有效年审凭条; (7)会计师事务所出具的验资报告(复印件)，借款人主要资产明细及权属证明材料; (8)借款人近3年及近期的财务报告、报表(原件或复印件)，以及有权部门对年度财务报表的审查证明; (9)借款人基本账户开户许可证(复印件)，基本账户不在我行的应提供在我行开户的证明材料; (10)借款人银行存款对账单(复印件); (11)借款人工资报表(复印件); (12)借款人纳税报表(复印件); (13)借款人电费、水费、电话费缴费发票(复印件); (14)法定代表人身份证明或法人授权委托证明(原件或复印件)、签字样本(原件)，法人代表更换文件，董事签字样本(原件);

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(15)法定代表人及股东身份证明(复印件)及简历; (16)法定代表人及股东公民联网核查记录; (17)企业征信查询申请表、授权书及征信报告; (18)法定代表人个人征信查询申请表、授权书及征信报告。

(19)经办机构认为需要提供的其他资料。

2.建筑安装企业另需材料：承建资格证书(复印件)、资质等级证书(复印件)、建筑安装企业施工安全质资证(复印件)。

3.房地产企业另需材料：资质等级证书(复印件)、土地使用权证或土地使用出让合同、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程开工许可证、商品房(预)销售许可证(如有)。

4.外资企业另需资料：进出口经营权许可证(复印件)、允许持有外汇限额的批文(复印件)。

5.三资企业另需资料：外商企业投资登记证书(复印件)、外商投资企业批准证书(复印件)、合资外方的资信调查材料。

对公司类客户提供的营业执照、组织机构代码证、贷款卡等需要年检的基础资料，应保留经过年检的复印件，并要求客户加盖行政公章。

说明：上述清单中有些是档案中必须有的资料，有些是根据信贷业务实际情况需要具备的资料，各信贷业务经办机构应根据各笔信贷业务的具体情况确定是否应当具备某项档案资料，也可以根据信贷业务的实际需要增加上述清单中未列出的资料。

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附件2：信贷业务类档案资料清单

一、一般信贷业务所需资料 1.信贷业务申请书及附件(原件); 2.董事会等同意申请授信的证明或具有同等效力的证明(原件); 3.第三方提供保证所需资料： (1)同意保证意向书(原件); (2)董事会同意提供担保的决议或具有同等效力的证明(原件); (3)保证人是自然人的，保证人基本资料参照借款人为自然人基本资料;保证人是公司法人的，保证人基本资料参照借款人为企业法人的基本资料;保证人是融资性担保机构的，保证人资料除比照保证人是企业法人的资料外，还需提供融资性担保机构经营许可证(复印件)、保证金账户开户证明(复印件)及保证金账户余额对账单(原件)等; (4)担保评价报告及履行保证责任通知书; 4.担保方式为抵(质)押的所需资料：

(1)抵押人及抵(质)押财产共有人同意抵(质)押意向书(原件); (2)抵(质)押物评估报告(原件或复印件); (3)评估单位资格证明(复印件); (4)有处分权同意抵(质)押的证明文件，包括：董事会同意抵(质)押的决议或具有同等效力的证明文件(原件)、第三人同意提供抵(质)押的书面申明(原件)、全体共有人同意抵(质)押的证明(原件)、海关同意抵(质)押的声明等(原件)、国有资产管理部门对企业关键设备同意抵押的证明(原件)、其它有权机构同意抵(质)押的证明(原

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件); (5)抵(质)押人有关身份证明(原件或复印件); (6)抵押物出租的，要有租赁合同(协议)复印件、承租人身份证明件复印件及承租人出具的不可抗辩承诺书原件; (7)质押物不予挂失的登记证明(原件); (8)受益人为我行的抵(质)押保险单(复印件); 5.内部授信资料，包括：贷前调查资料、流动资金需求测算资料(企业法人客户)、客户信用等级评定资料、面谈面签资料、各类调查审查审批表格、审查资料、审批资料等; 6.各类信贷合同(原件)，包括：各类协议、保证合同、抵(质)押合同、借款合同等; 7.贷款人受托支付资料，包括：提款申请书、受托支付凭据及借款人交易对象身份证明和账户信息、提款申请书回复函等; 8.贷款出账资料，包括：放款通知书、贷款出账通知书、借款借据(复印件)、信贷资金汇划凭证(受托支付); 9.信贷业务发生后的管理资料，包括：历次信贷资产贷后检查报告(原件)、贷款风险分类资料(原件)、提前还款申请书(原件)、调整利率通知书、贷款到期通知书、提前归还贷款通知书、催收利息通知书、逾期贷款(垫款)催收通知书及回执(原件)、贷款展期申请书及调查评价报告(原件)、展期还款协议书及担保文件(原件)、贷款还款凭证、还款记录及收回本息结清凭证(复印件)、担保物(偿债物)领用(退回、变更保管)通知书(原件)、不良资产化解专题报告(原件)、起诉通知书回执(原件); 10.涉及诉讼、仲裁等法律文书文件(原件)，包括：委

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托代理协议、起诉状、立案通知书、答辩状、判决书、调解书、上诉状、撤诉申请书、财产保全申请书、支付保全申请书、破产清偿申请书、强制执行申请书、财产处理情况、裁定书及资产管理报告等文件资料; 11.借款人历次重大投资、经营决策、资产重组、兼并等事项对我行信贷资产质量影响的分析报告;有权部门下达的下年度投资框架计划或建设单位提出的下年度投资建议计划(复印件)。

二、固定资产贷款另需材料

1.项目建议书原件及批准文件复印件(如有); 2.可行性研究报告原件及批准文件复印件; 3.初步设计原件及批准文件原件(如有); 4.环保、土地、规划、安全生产等部门的批准文件; 5.核准受理通知书、核准批准文件、企业中长期发展建设规划及其批准文件复印件(如有); 6.项目核算材料(原件或复印件); 7.项目融资意向(原件)、自筹资金证明、其他银行贷款审批文件或项目其他资金来源证明文件; 8.贷款意向书(含意向性贷款承诺书)、贷款承诺书(复印件); 9.项目立项计划及年度投资计划及贷款计划下达文件(原件或复印件); 10.申请政府补助、转贷、贴息的资金申请报告及其批准文件原件(如有); 11.信贷业务发放(办理)后至收回期所需资料：项目建设过程中的各种动态材料、项目年度财务计划及财务决算、开工报告及批复、竣工验收报告、竣工决算及批复。

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三、房地产开发贷款另需资料

1.财建住房合同、协议或其它证明文件(复印件); 2.开发建设项目可行性研究报告及批准文件(复印件); 3.开发建设项目扩建设计及批准证件(复印件); 4.有权部门批准的项目建设、实施和开发的文件和计划(复印件)。

四、商业汇票承兑另需资料 1.商业承兑汇票留存联(复印件); 2.商品交易合同; 3.银行承兑协议(原件)、保证金交存凭证(复印件); 4.垫款通知书; 5.对连续申请承兑的客户，还应保存上一次商品、劳务交易确已履行的证明，如增值税发票(复印件)、货运凭证上(复印件)等。

五、票据贴现业务另需资料

1.申请贴现的商业汇票(正面及背面复印件); 2.申请人与其前手之间的增值税发票和商品发运单据(复印件)，或者其他能够证明票据合法持有的证明; 3.会计部门对票据合法有效性审查的反馈意见及票据真实性查询记录; 4.贴现凭证留存联及贴现业务会审单(复印件); 5.企业存款账户对账单(复印件)。

六、保证业务另需资料

1.交存保证金的会计凭证(原件); 2.出具保函协议书(原件); 3.反担保函; 4.垫款通知书;

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5.收回并注销的保函(原件); 6.企业存款账户对账单(复印件); 7.其它有关材料如投标须知、中标通知、邀请投标通知等。

七、企业兼并档案另需资料 1.关于企业兼并的有关批示文件;

2.企业董事会或厂级办公会议关于企业兼并的决策性文件;

3.职工代表大会决议等文件以及上级主管部门批准企业兼并文件;

4.兼并企业对兼并行为的评估报告; 5.兼并协议正式文本;

6.兼并过程中被兼并企业兼并实施前与贷款行的全部信贷关系原始记录，包括贷款协议、各类贷款(信用、担保、抵押、质押等)合同、借据等信用契约;

7.农村合作金融机构与企业三方或四方(兼并双方和原贷款行双方)签订的借贷关系转移协定、兼并方企业承接被兼并企业积欠银行贷款本息协议以及分年还款计划;

8.对未按期还贷企业贷款恢复计息的记录和通知单; 9.对未按期还贷企业申请取消享受免息政策的请示、批示文件和对原贷款全部恢复计息的通知单;

10.兼并实施后发生的对兼并事实有较大影响事件的记录和相关材料;

11.兼并完成后企业资产负债表、现金流量表等定期反映企业经营状况的报表和相关材料。

八、破产类档案另需资料

破产前连续三年内的企业原始报表，所有原始贷款合同、

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借据等信用契约;

企业破产申请、破产预案、上级主管部门同意企业破产的批复;

法院从受理破产案件开始直至破产终结期间的主要法律文件，包括破产公告和破产裁定、法院宣告成立企业破产清算组的裁定、债权人会议的重要决议、我行债权申报书、有关债务保证责任的裁定、破产企业资产评估报告和清算报告、法院对财产分配的裁定和破产案件的终结裁定。

九、呆账核销另需资料，包括：总行同意核销的批复文件，分支机构申报贷款呆账核销的材料，破产终结后需要继续追偿债权的有关文件和材料，呆账核销以后收回债权的重要凭据、帐务处理(冲回准备金)凭据和相关材料等。 说明：上述清单中有些是档案中必须有的资料，有些是根据信贷业务实际情况需要具备的资料，各信贷业务经办机构应根据各笔信贷业务的具体情况和所处阶段确定是否应当具备某项档案资料，也可以根据信贷业务的实际需要增加上述清单中未列出的资料。

第二篇：表格印刷报价清单

CNG加气站交接班记录表印100本，每本32张，单面，带封面, A4大小

外来人员登记表印100本，每本30张，单面，带封面, A4大小 交接班记录表印100本，每本32张，单面，带封面, A4大小 周巡查表印100本，每本30张，单面，带封面, A4大小 日巡查表印100本，每本32张，单面，带封面, A4大小

表格印刷起印数最少为100本，黑白印刷(黑白封面)，封面牛皮纸，内页60克双胶纸，275元/种

彩色印刷(彩色封面，内页黑白印刷)封面250克铜板纸，内页60克双胶纸，475元/种

第三篇：2010年专业技术职务聘任表格填写清单

一、个人填报材料

(一)“校聘岗位”职务

①符合“校聘岗位”岗位条件第1条至第4条中任意一条的教师填写《上海海洋大学专业技术职务聘任申报表(B表)》，注明符合的“校聘岗位”条件并提供相关证书。

②符合第5条的教师需填写《上海海洋大学专业技术职务聘任申报表(B表)》及《专业技术职务个人工作业绩信息简表》，信息简表要正反打印，同时提交电子版本，公示用。

(二)晋升正高、副高职务 1.申报材料一套：

①《上海海洋大学专业技术职务聘任材料目录单》，贴封面;

②《上海海洋大学专业技术职务聘任申报表(A表)》，须用16K纸(18.4×26cm)正反双面打印，任现职以来发表论著、完成教学、科研、研究生教育等工作需有学院、教务处、科技处、研究生部等部门审核并盖章;

③《专业技术职务个人工作业绩信息简表》，正反打印，同时提交电子版本，公示用;

④ 毕业证书、学位证书、专业技术职务资格证书、聘书、外语、计算机合格证书、任现职以来奖励证书、荣誉证书等复印件各一份。 2.学术评议材料一式五套：

①《学术、技术能力评议成果登记表》，贴封面; ②《学术、技术能力评议表》;

③代表作正高不超过10篇(项)、副高不超过6篇(项);报送的代表作应满足相应岗位任职条件的最低要求;复印件须包括本人承担的部分及书刊的封面、封底和目录部分;其中一套须为原件。

(三)续聘正高、副高职务 1.申报材料一套：

①《上海海洋大学专业技术职务聘任材料目录单》，贴封面;

②《上海海洋大学专业技术职务聘任申报表(B表)》，须用16K纸(18.4×26cm)正反双面打印;

③《专业技术职务个人工作业绩信息简表》，正反打印，同时提交电子版本，公示用;

(四)晋升中级、初级职务 申报材料一套：

①《上海海洋大学专业技术职务聘任材料目录单》，贴封面;

②《上海海洋大学专业技术职务聘任申报表(A表)》，须用16K纸(18.4×26cm)正反双面打印，任现职以来发表论著、完成教学、科研、研究生教育等工作需有学院、教务处、科技处、研究生部等部门审核并盖章;

③《专业技术职务个人工作业绩信息简表》，正反打印，同时提交电子版本，公示用;

④《上海海洋大学晋升中级职务学术技术能力鉴定表》(仅限晋升中级人员填写); ⑤代表作一套;

⑥毕业证书、学位证书、专业技术职务资格证书、聘书、外语、计算机合格证书、任现职以来奖励证书、荣誉证书等复印件各一份。

(五)续聘中级、初级职务

①《上海海洋大学专业技术职务聘任申报表(B表)》，须用16K纸(18.4×26cm)正反双面打印;

②《专业技术职务个人工作业绩信息简表》，正反打印，同时提交电子版本，公示用;

(六)大中专毕业生初聘职务 申报材料一套：

①《上海海洋大学专业技术职务聘任材料目录单》，贴封面：

②《上海海洋大学专业技术职务聘任申报表(B表)》，须用16K纸(18.4×26cm)正反双面打印;

③毕业证书、学位证书复印件各一份。

注：1.“二同”、“三同”填报《上海海洋大学专业技术职务聘任申报表(B表)》，“一同”同晋升职务填报表格;

2.以上材料，凡仅提供复印件的，必须由部门审查原件并盖章确认;

二、学院填报的有关汇总表、聘任名册

1.《2010年专业技术职务聘任中、初级岗位申报情况汇总表》(含晋升人员和续聘人员两张表格，完成学院申报工作后交)

2.《2010年专业技术职务聘任高级岗位申报情况汇总表》(含晋升人员和续聘人员两张表格，完成学院申报工作后交)

3.《2010年专业技术职务聘任思想品德、教育教学考察、答辩情况汇总表》(完成2个考察及答辩后交)

4.《2010年专业技术职务聘任中、初级岗位聘任名册》(含晋升人员和续聘人员两张表格，完成聘任小组推荐后后交)

5.《2010年专业技术职务聘任高级岗位初聘名册》(含晋升人员和续聘人员两张表格，完成聘任小组推荐后后交)

注：以上表格需有负责人签名并加盖学院公章

三、表决票

1.《2010年上海海洋大学专业技术职务聘任小组推荐表决票》

人事处

2010年1月10日

第四篇：困难职工档案表格填表说明

一、建档标准

1.家庭人均月收入低于城镇居民最低生活保障线370元及以下，经政府救济后扔十分困难的职工。

2.家庭人均月收入略高于城镇居民最低生活保障线50%。但由于疾病、子女教育或意外灾害等原因，不能维持基本生活的困难职工;

3.因各类灾害或重大意外事故造成生活困难的职工。

4. 对已脱贫、16岁以下未成年、及60岁以上的困难职工不予建档

二、填表说明

1.困难类别：请填写“低保户”、“低保边缘户”或“意外致困户”。 2.政治面貌：请填写“中共党员”、“共青团员”、“群众”、“民主党派”或“其他”。 3.身份证号：必须是18位。 4.健康状况：请填写“良好”、“癌症”、“心血管病”、“脑血管病”、“尿毒症”、“精神病”、“肝病”、“血液病”、“糖尿病”、“肿瘤病”、“腰颈椎病”、“高血压病”、“肺病”、“一般疾病”、“残疾”。

其中残疾类型包括：

视力残疾、听力残疾、言语残疾、智力残疾、肢体残疾、精神残疾、多重残疾

盲-低视力、一级听力残疾、二级听力残疾、三级听力残疾、四级听力残疾、一级言语残疾、二级言语残疾、三级言语残疾四级言语残疾 一级智力残疾(重度)、二级智力残疾(重度)、三级智力残疾(中度)、四级智力残疾(轻度)

一级肢体残疾(重度)、二级肢体残疾(中度)、三级肢体残疾(轻度) 一级精神残疾(重度)、二级精神残疾(中度)、三级精神残疾(轻度) 一级盲、二级盲

一级低视力、二级低视力

5.工作状态：请填写“在岗”、“下(待)岗”、“失(无)业”、“退休”、“离休”、“病退”、“病休”、“内退”。

6.劳模类别：请填写“非劳模”、“全国劳模”、“省部级劳模”、“地市级劳模”、或“其他”。 7.住房类型：请填写“自建房”、“商品房”、“经济适用房”、“两限房”、“承租单位公房”、“政府廉租房”、“租房”或“其他”。 8.建筑面积：请填写“20以下”“20至50”、“50至70”或“70以上”。 9.手机号码和其他联系方式任填其一。

10.所属行业：请填写“农、林、牧、渔业”、“采矿业”、“制造业”、“电力、热力、燃气及水生产和供应业”、“建筑业”、“批发和零售业”、“交通运输、仓储和邮政业”、“住宿和餐饮业”、“信息传输、软件和信息技术服务业”、“金融业”、“房地产业”、“租赁和商务服务业”、“科学研究和技术服务业”、“水利、环境和公共设施管理业”、“居民服务、修理和其他服务业”、“教育”、“卫生和社会工作”、“文化、体育和娱乐业”、“公共管理、社会保障和社会组织”或“国际组织”。

11.婚姻状况：请填写“未婚”、“已婚”、“离异”或“丧偶”。 12.户口类型：请填写“非农业”或“农业”。 13.单位性质：请填写“国家机关/事业单位”、“国有企业”、“集体企业”、“民营/私营/个体企业”、“与港澳台合资/合作”、“中外合资/合作”或“其他”。 14.企业状况：请填写“亏损企业”、“改制企业”、“关闭破产企业”、“正常”或“其他”。 15.是否单亲：请填写“是”或“否”。 16.“本人月平均收入”，“家庭其他年收入”，“家庭总收入”“家庭人口”“家庭月平均收入”(“家庭总收入”和“家庭人口”和“家庭人均月收入”这三项由系统根据“本人月平均收入”和“家庭其他年收入”自动算出。) 17.医保状况：请填写“无医保”、“城镇职工医保”、“城镇居民医保”、“新农舍”或“其他”。 18.家庭成员关系中，关系请填写“父亲”、“母亲”、“丈夫”、“妻子”、“儿子”、“女儿”、“公公”、“婆婆”、“岳父”、“岳母”、“兄弟”、“姐妹”或“其他”，政治面貌、身份证号、健康状况参见前文所述，身份请填写“劳模”、“在岗”、“下(待)岗”、“失(无)业”、“退休”、“离休”、“病退”、“病休”、“内退”、“农民”、“农民工”、“研究生”、“大学生”、“中职中技生”、“高中生”、“初中生”、“小学生”或“幼儿”。 19.是否有一定自救能力：请填写“是”或“否”。 20.是否为零就业家庭:：请填写“是”或“否”。 21.主要致困原因：请填写“本人大病”、“供养直系亲属大病”、“意外灾害”、“残疾”、“下岗失业”、“收入低”、“自然灾害”、“重大事故”、“子女上学”、“其他”中的一项。 22.次要致困原因(最少0项，最多3项)：请填写“本人大病”、“供养直系亲属大病”、“意外灾害”、“残疾”、“下岗失业”、“收入低”、“自然灾害”、“重大事故”、“子女上学”中的零项或多项。

23.开户银行：请填写“中国工商银行”、“招商银行”、“中国农业银行”、“中国银行”、“中国建设银行”、“交通银行”、“中信银行”、“上海浦东发展银行”、“中国民生银行”、“光大银行”

“兴业银行”、“华夏银行”、“广东发展银行”、“深圳发展银行”、“中国邮政储蓄银行”、“城市商业银行”、“城市信用合作社”、“农村商业银行”、“农村合作银行”、“农村信用合作社”、“恒丰银行”、“浙商银行”、“渤海银行”、“微商银行”、“上海农村商业银行”、“北京银行”、“平安银行股份有限公司”、“南京银行”、“江苏银行”、“宁波银行”、“上海银行”、“杭州银行”、“中国农业发展银行”、“东莞农村商业银行”、“浙江商业银行”、“珠海南通银行”、“宁波国际银行”、“福建亚洲银行”、“三峡银行”、“东亚银行”、“新韩银行”、“韩亚银行”、“花旗银行”、“友利银行”、“韩国企业银行”、“广东华兴银行”、“汇丰银行”、“渣打银行”、“南洋商业银行”。

24.支行名称：此项必须填写。

25.银行卡号：必须是16位或19位。

26.建档人单位工会主席签字;审核人县工会帮扶中心填写。

第五篇：档案目录电子表格录入格式要求

1. 所有目录在开始录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。法规科联系电话：8783368。

2.录入格式要求

2.1 责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。

如：单位全称：中国共产党日照市委员会;日照市公路管理局

规范的简称：中共日照市委;日照市公路局

不规范的简称：市委;市公路局、市局、本局

责任者在著录时应前后保持一致。

如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“;”隔开。

个人责任者(如单位领导述职报告、工作总结等)，一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“()”号。

会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。如：日照市第九届人民代表大会第二次会议

未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。

2.2 日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。

如：92年1月23日

正确写法为19920123

错误写法：920123 或者1992123 如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。

—1— 如：原文日期为92年12月

正确写法为：19921200 如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321 2.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。

如：原文写法：日档发(92)001号

正确写法：日档发[1992]1号

如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“;”隔开。 3. 案卷目录格式要求

3.1 案卷目录著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。

3.2 著录格式：

3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。位数不足的，以“0”补齐。

如：目录号为2，案卷号为123的档案，档号应为：002-0123 3.2.2 案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。

3.2.3 责任者：一般照录原文，规范同2.1。

3.2.4 ：该份案卷的归档，用4位阿拉伯数字表示。

如归档为92年，应写为1992 3.2.5 页数：填写该卷档案的总页数。

3.2.6 起始时间、终止时间：分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。

3.2.7 保管期限：按原保管期限分别填入“永久”、“长期”。 3.2.8 备注：填写该份案卷其他需要说明有关事项。

3.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存

—2— 为“××单位-案卷目录-永久().xls”，每个文件内按档号先后排列顺序，几个可以放在一个文件内。

如：日照市档案局永久档案的案卷目录，保存文件名为：

日照市档案局-案卷目录-永久(1992-1996).xls 4.卷内文件目录格式要求

4.1 卷内文件目录著录项目：包括档号、顺序号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页号、密级、保管期限、归档、公文主题词、备注。

4.2 著录格式

4.2.1 档号：格式为“目录号-案卷号-件号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，件号用3位阿拉伯数字表示。案卷内文件按排列次序从“1”开始流水编号，不得重复、不应有空号。中间用半角横线“-”隔开。位数不足的，以“0”补齐。

如：目录号为2，案卷号为123的档案，件号为6的归档文件，档号应为：002-0123-006 4.2.2 顺序号：同4.2.1中的件号。 4.2.3 责任者：规范同2.1。 4.2.4 文件编号：规范同2.3。

4.2.5 文件题名：一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。

如：原题名为：日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知。正确著录题名为：日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知[关于做好汛期档案安全工作的通知]。

文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。文件中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。正题名与并列题名之间加“=”号。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的

—3— 说明文字。副题名、说明题名文字前加“：”号。

文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。

4.2.6 日期：即文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间。规范同2.2。

4.2.7 页号：页号用3位阿拉伯数字标识。案卷内文件各页按排列次序流水编号，有字迹的页均应编号，同一案卷内页号不得遗漏或重复，不应有空号。如：页号为24，则应著录为：024。

4.2.8 密级：密级一般按文件形成时所定密级著录(如内部、秘密、机密、绝密)，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。

4.2.9 保管期限：同3.2.7 4.2.10 归档：同3.2.4 4.2.11 公文主题词：一般按原文标注的主题词著录。

4.2.12 备注：该份文件其他需要说明的事项。主要注明文件附件题名、文件的特殊来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存等、文件的真伪判断等情况。

示例1：此件复制于中央档案馆 示例2：该件由×××于××××年捐赠

4.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存为“××单位-卷内目录-永久().xls”，每个文件内按档号先后排列顺序，几个可以放在一个文件内。

如：日照市档案局永久档案的案卷目录，保存文件名为：

日照市档案局-卷内目录-永久(1992).xls 5. 归档文件目录格式要求

归档文件目录为档案整理方式改革后，依照《归档文件整理规则》，

—4— 对2001年及以后的档案整理要求的编目格式。

5.1 著录项目：包括 归档、保管期限、机构(问题)、件号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页数、密级、公文主题词、备注。

5.2 著录格式

5.2.1 归档：该文件归档的年份，以4位阿拉伯数字表示。一般文件发文即归档，个别情况下应注意区分。

例：文件《日照市档案局2005年工作总结及2006年工作打算》，发文日期为2006年1月10日，如果该文件以总结为主，则应作为2005年文件归档，即归档为2005。

5.2.2 保管期限：文书档案一般分为永久、长期、短期三类，根据文件性质分别填入。

5.2.3 机构(问题)：根据本单位文书档案的分类方案规定(如“-机构-保管期限”或“-问题-保管期限”分类)分别填入相应的机构或问题。如果分类方案为“保管期限-”，则不用填。

5.2.4 件号：归档文件的排列顺序号，以3位阿拉伯数字表示，不足3位，以“0”补足。

5.2.5 责任者：同2.1 5.2.6 文件编号：同2.3 5.2.7 文件题名：同4.2.5 5.2.8 日期：同2.2 5.2.9 页数：填写该份文件的总页数。计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。折叠的文件图表，按折叠前有图文的页面计算，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。如果问题的请示与批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。

5.2.10 密级：同4.2.8 5.2.11 公文主题词：同4.2.11 5.2.12 备注：同4.2.12

—5— 5.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期、短期3个文件，文件名称保存为“××单位-归档文件-永久().xls”，每个文件内按归档、保管期限、(机构或问题)、件号先后排列顺序，几个可以放在一个文件内。

如：日照市档案局2005年永久档案的归档文件目录，保存文件名为：日照市档案局-归档目录-永久(2005).xls 6.全引目录由系统根据案卷目录及卷内目录整合生成，不需人工录入。在录入数据时应严格按以上要求录入，特别注意避免出现档号错误。

7. 以上标准依据《档案目录数据采集规范》(P档案法规标准汇编-111)及《归档文件整理规则》(P档案工作基础-89)。

附件1：案卷目录样式 附件2：卷内目录样式 附件3：归档文件目录样式

(以上目录电子表格在本网中下载，为EXCEL文件)

日照市档案局

2006年5月22日

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