元管理学论文范文

下面小编整理了一些《元管理学论文范文(精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。摘要非营利组织以追求公共利益最大化为组织目标，其在满足社会需求和承担社会职能方面有着政府和市场不可替代的作用，非营利组织的建立健全将有利于现阶段我国公共事业的进一步发展。而非营利组织的员工团队建设则是推动非营利组织发展的根本动力。

第一篇：元管理学论文范文

电子文件管理元数据标准化研究

1. 电子文件管理元数据的基本概念

1.1元数据的基本概念

元数据英文为“Metadata”，从构词法上看，“meta”来自于希腊语，其词义为“在……旁边、与……在一起、在……之后、与……连接”等。在近现代拉丁语和英语中，“meta”表示有“超越”的含义，而“Data”就是用于推理、讨论和计算的事实信息，可以是数字、字词、句子和一条条记录。所以，元数据通常也就根据其字面解释，定义为“关于数据的数据”。

在此基础上，又衍生出许多有关元数据的定义，不下几十个。但是，对元数据最为权威的定义有两个：

(1)一个是国际标准组织制定的国际标准《ISO/IEC11179-1信息技术——元数据注册——第一部分：数据元素的说明及标准化框架》中所定义的：“元数据是定义和描述其他数据或过程的数据”。它是在“元数据是关于数据的数据”基础上，首先将“关于”具体化为“定义和描述”，其次将被关于的“数据”扩大为“数据或过程”，实际上这种扩大可以看做是“扩大的具体化”。

(2)一个是国际著名的元数据标准化机构——都柏林元数据机构制定的《都柏林核心元数据应用》中所定义的：“元数据是关于数据的结构化数据”，它是在“元数据是关于数据的数据”基础上，将元数据限定为“结构化数据”，从而提示了“元数据”与所关于的原生“数据”的区别。

根据形式逻辑概念的定义结构看，任何概念都是由“属加种差”构成，所以，“元数据”最为一般的“关于数据的数据”定义结构，也可以由这两部分构成。而其后衍生出来的元数据的概念都是在“种差”和“属概念”这两个部分上的具体化，见图1。

从图1可以看出，国际标准《ISO/IEC11179-1信息技术——元数据注册——第一部分：数据元素的说明及标准化框架》关于元数据的定义是在“种差”上进行了具体化，而都柏林元数据机构的定义则是在属概念上进行了具体化。由此我们可以看出一个趋势，元数据定义的衍生基本上都是在具体化上衍生，由此形成了适用于各个专业领域的具体的元数据概念。

当然，也有相对于具体化的“泛化”的元数据定义，如在2004年美国国家信息标准化组织出版的《理解元数据》中所定义的：“元数据是关于信息的信息”，其中“信息”就是对“数据”的泛化，但元数据这种定义在元数据领域中不占主导地位。

现在有关元数据的新的定义基本上都离不开“具体化”与“泛化”这两种形式，但不管元数据定义是具体化衍生，还是泛化衍生，其核心的性质都是不变的，这核心的性质就是元数据的“控制”性质。我们以元数据最一般的定义“关于数据的数据”为例，元数据的这种“控制”性质可以如图2所示。

从图2可以看出，首先，作为“数据2”，即元数据是对“被关于的原数据”，即“数据1”的超越，而不是“数据1”原样的拷贝与复制，这种超越直接表现为，元数据是一种结构化的数据，而相对于元数据而言的，“被关于的原数据”是一种非结构化数据，所以元数据是在有序度方面对“数据1”的超越，是一种有序度化的处理;其次，元数据的有序总是反映着“数据1”这种“被关于的原数据”的语义、结构或过程的有序，也就是说元数据的内容具有很强的“指向性”，这种指向性，总是针对着“数据1”的。由此，从以上分析，我们可以看出：

(1)元数据是一种结构上有序的数据;

(2)元数据是一种内容上有序的数据。

以此为基础，我们可以发现元数据本质上是一种对原数据进行处理的有序化数据，从系统论角度看有序化即意味着“控制”。所以，元数据控制性质的示意又可以如图3所示。

由于元数据对“数据1”具有控制作用，这就构成了元数据对“数据1”具有控制的机理，所以，美国国家标准化组织2004年出版的《理解元数据》一书的开篇醒目的大字，首先就指出了元数据的控制作用：“元数据是确保数据资源长久保存下去并在未来可继续利用的关键。”

1.2 电子文件管理元数据控制的机理

关于电子文件管理元数据的定义，在电子文件管理领域中现在已基本统一为2001年颁布的国际标准《ISO15489-1信息与文献——文件管理》中所定义的概念，即在文件管理领域，元数据是指“自始至终地描述文件的背景、内容、结构及其管理的数据”。该元数据概念在2003年颁布的国际标准《ISO23081-1信息与文件——文件管理过程——文件元数据》中也得到了确认，而且在2005年国际档案理事会颁布的《电子文件管理业务手册》中又再一次地得到了确认。

显然，这一电子文件管理元数据的概念是元数据一般概念在电子文件管理领域中的具体化，这种具体化表现在这样几个方面：

(1)对象的具体化，即由一般元数据概念中的“数据”对象具体化为“文件”和“管理”;

(2)方式的具体化，即由一般元数据概念中的“关于”方式具体化为“描述”方式;

(3)时间的具体化，即由一般元数据概念中无时间定义，具体化为“自始至终”的时间;

(4)内容空间的具体化，即由一般元数据概念中“对象内容”具体化为“对象的背景、内容、结构和管理”。

电子文件管理元数据概念的这种具体化，反映了元数据在各领域中应用的一般规律，同样，电子文件管理元数据的这种具体化也并没有改变元数据的“控制”机理，相反，由于通过其具体化，这种“控制”的机理反而得到了进一步的增强，如图4所示。

从图4可以看出，电子文件管理元数据控制着电子文件的“背景、内容、结构、管理”，也就是通过这种控制，元数据可以保证着电子文件所具有的最本质的特性：

(1)真实性，即具有背景、结构和内容的文件其原始特征自始至终地保持一致，文件就是文件的本身。

(2)可靠性：即文件作为可靠凭证的性质，文件作为证据的权威性和可信赖性。

(3)完整性：即文件是完全的，并且未经作任何改变。

(4)可使用性：即定位、检索、显示和说明文件的性质。

而电子文件只有具备了以上这些本质特征后，才能被称之为真正意义上的具有档案凭证价值的电子文件，否则，就不能算是电子文件，而只是“电子文献(Electronic Document)”。由此可知，电子文件管理元数据的“控制”机理，是使电子文件免于失去“真实性、可靠性、完整性和可使用性”的保证，也就是防范威胁这些本质特征的风险产生的关键措施。

2. 电子文件管理元数据的功能与结构

正是由于电子文件管理元数据的控制机理，电子文件管理元数据才具有了控制功能，其控制功能具体来说体现在以下十个方面：

(1)自始至终地保护作为凭证的文件，确保其可利用性和可使用性;

(2)便于对文件的理解;

(3)支持与确保文件的凭证价值;

(4)确保文件的真实性、可靠性和完整性;

(5)对文件的利用、文件的内容及文件利用的权限提供支持和管理;

(6)支持高效率的检索;

(7)在创建和管理电子文件的不同的技术和业务环境中，支持文件的捕获，从而支持互操作策略的实施，以及文件的长期可利用性;

(8)以结构化的、可靠的和有意义的方式提供文件与其创建、管理背景信息的逻辑关联;

(9)为识别和形成数字文件的技术环境提供支持，同时对维护文件的现行技术环境的管理提供支持，以便可以利用文件;

(10)为高效、成功地实现电子文件从一种计算机平台到另一种计算机平台的迁移提供支持。

上述十个方面的电子文件的具体功能可概括成四大宏观功能，即电子文件元数据在控制电子文件的背景，内容，结构，管理中所起到的：

(1)描述功能;

(2)发现功能;

(3)管理功能;

(4)长期保存功能。

这两种功能的对应关系具体示意如图5所示。

从图5可见，电子文件管理元数据的功能主要集中在管理功能这一块。对应于元数据上述这四种功能，电子文件管理元数据的构成也就可以划分成四种类型的元数据构成，即电子文件管理元数据结构中包括：描述类元数据，发现类元数据，管理类元数据，长期保存类元数据。

(1)描述类元数据：包括对电子文件本身和对电子文件背景信息进行描述的元数据，对电子文件本身进行描述的元数据，主要是针对电子文件的内容特征进行描述，如文件的题名，责任者等;对电子文件背景信息进行描述的元数据包括电子文件的业务处理规则，政策法规环境，相关机构等信息，例如文件的法律体系，行政管理沿革等元数据;

(2)发现类元数据：主要是指电子文件的发现，即检索功能类元数据。例如电子文件的检索词，主题词等元数据;

(3)管理类元数据：主要是对电子文件进行管理过程形成的元数据。例如电子文件的签发，承办，传阅，鉴定，销毁，审查等元数据;

(4)长期保存类元数据：主要是指支持电子文件的长期保存类元数据。例如电子文件的迁移软件，硬件环境等元数据。

当然，电子文件管理元数据的构成还可以从其他角度加以划分，如在国际电子文件管理领域除了上述按照功能划分元数据构成外，还有从电子文件生命周期理论角度进行划分的，如分为现行电子文件管理元数据和电子档案管理元数据;从文件连续体理论角度进行划分的，如分为登录、分类元数据，内容、结构、背景信息元数据，文件管理流程元数据，等等。但无论从何种角度进行划分，电子文件管理元数据构成所要达到的功能——控制功能，这一目标都是共同的，即要控制电子文件的内容、背景、结构和管理，从而确保电子文件的真实性，完整性，可靠性和可使用性。

3.电子文件管理元数据标准化研究

电子文件管理元数据是一种内容和结构上有序的元数据，这种有序集中体现在电子文件管理元数据标准中。因而在制定电子文件管理元数据标准时，要注意宏观上的标准化，同时也要注意每一个电子文件管理元数据语义内容和语法结构的标准化，即微观的标准化。

从宏观上来说，电子文件管理元数据标准要达到标准化，应当保持三个一致：“与国际通用标准相一致”，“与现有国家标准相一致”和“与专业领域标准相一致”。因为国际的、国家的以及专业领域内已有的元数据标准大都已得到了广泛应用，积累了大量的元数据资源，因而为避免重复建设资源，保证格式一致进行互操作，保障信息组织的一致性，在设计元数据标准时应当遵循宏观上一致性的原则。

从微观来说，每一个电子文件管理元数据的语义结构和语法结构的描述要达到标准化，即：电子文件管理元数据标准化=语义结构标准化+语法结构标准化

元数据语义结构的标准化是对元数据元素语义具体描述方法的规定，例如对元数据的每一个元素名称、标识、定义等的描述规定。元数据语义结构的标准化主要是对描述元数据置标的语法作出规定。在元数据领域中，对元数据语义结构和语法结构进行标准化的这一做法，在国际上被称之为最佳实践而被广泛采纳，其优点如下。

(1)通过语义结构的标准化可以统一对元数据的理解，保证对元数据表达的一致性，防止歧义;

(2)通过语法结构的标准化可以统一对元数据的使用，保证对元数据置标的一致性，防止误操作。

一般而言，对电子文件管理元数据语义结构和语法结构的标准化，是由“语义结构标准”和“语法结构标准”构成。前者如：元数据元素名称、元数据元素标识、元数据元素定义、元数据元素必备性、元数据元素的可重复性、元数据元素属性、元数据元素子元素、元数据元素数据类型、元数据元素注释;后者如：元数据元素的语法。

元数据的语义结构，是由各个属性所构成的，如“题名”元素，其语义的构成，就是由“名称，标识、定义、用途、可重性、子元素、数据类型、注释”等这些属性所构成，而其语法结构却是由“HTML、XML、TXT”等这三种置标语言所构成。通过制定电子文件管理元数据标准来控制元数据的语义结构和语法结构，进而控制电子文件管理原数据，确保电子文件凭证性，这就是电子文件管理元数据的标准化的核心，其控制链示意如图6所示

目前国际上知名的电子文件管理元数据标准主要有：澳大利亚联邦电子文件管理元数据标准，澳大利亚维多利亚州电子文件管理元数据标准，英国电子文件管理元数据标准等，这些电子文件管理元数据标准都是值得我们研究和借鉴的。

(作者单位：南京政治学院上海分院军事信息管理系 200433)

作者：程妍妍

第二篇：非营利组织管理的元思考

摘 要 非营利组织以追求公共利益最大化为组织目标，其在满足社会需求和承担社会职能方面有着政府和市场不可替代的作用，非营利组织的建立健全将有利于现阶段我国公共事业的进一步发展。而非营利组织的员工团队建设则是推动非营利组织发展的根本动力。本文基于对詹姆斯·盖拉特《21世纪非营利组织的管理》一书的研究，对非营利组织员工团队管理存在的问题进行根本性的思考，并从员工的选择、与员工的沟通以及员工的激励等三个方面对非营利组织员工团队建设提出了一些可行性建议。

关键词 非营利组织 团队建设 沟通 激励

1 非营利组织存在的问题

非营利组织是指，由私人为实现自己的某种非经济性愿望或目标而发起的各种各样的社会机构或组织。当代社会，非营利组织作为一种不以营利为目的的组织，在满足社会需求和承担社会职能方面有着政府和市场不可替代的作用，它将有利于我国公共事业的发展和社会主义和谐社会的构建。然而，中国非营利组织的发展方兴未艾，非营利组织的员工团队构建将成为推动其发展的根本动力。

具体来说，非营利组织主要存在以下几个方面的问题：(1)使命不明确;(2)缺乏计划;(3)社区不了解;(4)资金不足;(5)财务混乱;(6)人才流失;(7)沟通困难;(8)理事会责任不明;(9)缺乏志愿者;(10)员工筋疲力竭。21世纪非营利组织存在的问题，归根结底其实就是两方面的问题——组织内部建设和组织外部建设。上面的每一个问题都可以被归结到这两个方面中。使命、规划、财务管理、人力资源管理、沟通、会议、董事会、志愿者、保持竞争优势属于组织内部建设，营销、公共关系、募款则属于组织外部建设。那么究竟什么问题才是根本呢?试想一下如果组织内部的建设都没有搞好，组织的外部建设将有谁来完成?如果没有好的公关员工，那么要有谁来处理公共关系?如果没有优秀的游说者，那么要由谁来募款?如果没有还的营销计划，那么要如何去进行营销?根据矛盾分析法，内因是根本，外因通过内因其作用。所以，要想更好地解决上述问题，我们应该从内因着手(组织内部建设)，先完善组织内部建设，在完善组织内部建设的过程中，改善组织外部建设。

2 非营利组织的员工团队建设

那么，什么是完善组织内部建设的关键呢?笔者认为员工管理问题是关键，因为无论使命、规划、财务管理、人力资源管理、沟通、会议、董事会、志愿者、保持竞争优势，最终落实的对象都是员工，再好的使命也需要在员工的心目中建立才能得以遵循，再优秀的规划也需要员工去完成，财务管理的账目最终需要员工去记录。所以，笔者认为，对于21世纪非营利组织的管理来说，员工团队的组建是关键。这里并不是说其他的方面都不重要，只不过是相比较而言，员工作为一个组织的基础，是所有计划和规划的执行者，特别是对非营利组织来说，它最终的目标是服务社会，服务的好坏取决于员工的工作表现。因此，就这一分析，笔者将从一个管理者的视角，运用《21世纪非营利组织的管理》、《组织行为学》等书目中的知识对非营利组织员工团队的构建进行一场追本溯源的思考。

2.1 什么样的员工是适合的

作为一名管理者，在组建你的员工团队之前，你首先面临的第一个问题是，什么样的员工是适合非营利组织的?但是在回答这个问题之前，我们不得不先思考另一个问题，即什么是非营利组织，非营利组织存在的目的是什么?从《21世纪非营利组织的管理》一书中来看，非营利组织主要是指不以营利为目的，开展各种自愿性的公益或互益活动的非政府社会组织，其存在的目的是向公众提供服务，或者实现某一主张。由此可见，这样的组织与上市公司是存在明显的区别，根据其非营利的特性，这样的组织是无法为员工提供高薪的，那么这样的组织应该如何留住员工呢?这样的组织怎样避免员工在长期的工作中出现书中所提到的筋疲力尽的现象呢?这个问题应该从源头抓起。

首先，我们应该选择适合的员工，何谓适合呢?我们借用詹姆斯·盖拉特对志愿者的分类回答这一问题。他把志愿者分为三种类型：“第一种志愿者是被需求所驱使，这种类型的人在生活上大致仅能勉强糊口，其所作所为是为了生存;第二种志愿者是为了追求外在的认同，他们追随多数工人的价值理念，为的是从志愿者的从业中获得一份归属感;第三种志愿者是发自内心的需求，他们为了追求人生的价值与目标而从事支援活动，实践个人理念。”①他认为第三类志愿者是最理想的选择，同理，员工也可以被分为这样三种类型，且第三种类型是非营利组织的最佳选择。这是因为，与志愿者相比，员工处于更为重要的位置，志愿者工作毕竟是暂时性的，而员工是需要为组织长久效力的，并且员工的行为将为志愿者提供指导，所以只有第三种类型的员工，才是我们需要的员工，即所谓的“适合”。

因此，这将成为管理者在组建员工团队时要做的第一件事。管理者应该在员工招聘过程中设置相应考察项目，考察应聘者的应聘动机以及对非营利组织的认识，了解个人道德发展水平、个人价值准则、自我强度为组织选择适合的员工。招聘员工不能仅考虑员工思想方面是否适合，另外还需要考虑招聘一些具备专业知识的人才，如公关人才、财务专业的人才，合理配置组织专业人才结构，这样才能让组织有效运行。那么，是不是说招聘到了优秀的员工就万事大吉了呢?事实并非如此!

2.2 如何与员工沟通

在招聘到了优秀的员工之后，作为一名非营利组织的管理者，我们需要考虑的问题是，组织应该如何留住人才，如何让员工全心全意为组织工作，提高工作效能?这个时候“沟通”成为了一名管理者需要做的至关重要的工作，《21世纪非营利组织的管理》一书中作者用一章的篇幅对沟通进行了阐述，论述了沟通的作用价值，沟通中的倾听和演讲，沟通的气氛营造等问题。盖拉特关于倾听和演讲中的方法都是比较可取的，如作者在文中提到如何去倾听、去演讲。或许一场激情澎湃的演讲能够引发员工的思考，演讲者一个不经意的观点可以触动一些员工，但是这忽略了对距离感的考虑。

要想使一个组织更好地运行，在满足顾客需求之前，我们必须先了解员工需求，也只有这样，才能留住人才，进而为顾客提供更好的服务。在沟通方面，一些营利组织的领导者的做法也是值得借鉴的，如通用电气的前任CEO杰克·韦尔奇的做法，他会在公司定期召开会议，这样的会议允许公司的任何员工参与，用他的话说是“‘让我们进去打滚吧，’让我们大家聚在一起，就一个复杂的问题进行争论吧。准许进入的惟一资格是你知道如何去做，不论头衔或者职位。有肩章，没有从办公室的角落里发出的僵硬的命令——只有每个人都能感受到并可以不断扩大的一种开放精神。”②这样的做法在非营利组织中，也应该得到推行，因为这样更能够营造良好的沟通氛围，从而更深刻的了解员工的需要，清除组织中存在的问题。

2.3 怎样激励员工

只沟通就可以了吗?显然是不够的。员工并不会因为不被执行的会议而留下来，不会为只听取意见而不改正行为的组织工作而感到乐此不疲。所以，对于管理者来说更重要的是，将从与员工沟通中得到的信息运用到组织绩效管理和员工激励中来。非营利组织是基于共同利益、愿望、价值观或使命而自愿结成的团队，它不是以获取最大投资回报率为最终目标，而是以实现其社会使命和共同愿望为宗旨。同时，由于非营利组织成员个人与组织之间缺乏直接的经济利益关系。因此，在对非营利组织员工进行激励的过程中，只有针对这一特殊群体的行为采取恰当的激励方式，才能真正激发员工们的积极性和创造性，实现激励效用的最大化。③

虽然非营利组织没有经济收益作为量化标准，但其绩效管理也并非无迹可寻，组织管理者可以根据员工提供的服务品质、数量、时间来对员工的绩效进行考核，数量和时间是可量化的，而品质则可依据被服务对象对员工的评分来进行考核，最终将考核结果与员工奖励相挂钩。

首先，考虑期望值的问题。非营利组织的工作目标应该由管理者和员工共同商讨决定，从而提高工作目标的合理性以及目标实现的可能性，最终增强对员工的激励力量。其次，考虑效价的问题。非营利组织管理者应该在与员工的沟通中了解员工的需求，参照某些营利组织中灵活福利的方法，制定奖励规划表，列出不同的奖励类型和级别，员工在实现工作目标后，自行选择所得奖励，提高奖励对员工的效价，增大激励力量。最后，考虑需求的问题。激励过程中，了解员工需求是关键，仅靠够管理者与员工的沟通显然是不够的，因为那样的沟通只能是小面积的、局部的，并不能代表所有员工的想法。因此，最好的办法就是成立专门的人力资源部来完成此项工作，通过定期问卷调查、访谈等方式了解员工需求，并以此来制定激励方案。

这样的激励方法可以进一步提高员工工作的积极性和主动性，也是组织能否留住人才的关键。同时，合理的激励还有利于组织缓解员工精疲力尽的现象。

3 小结

综上所述，构建一支强大的非营利组织员工团队并非易事。团队的构建不是一个孤立的环节，它贯穿于整个非营利组织服务的过程，从根本上决定了非营利组织的服务质量。因此，非营利组织员工团队构建至关重要，而这一问题的解决需要借助多个学科之间的相通性内容，综合运用管理学、组织行为学、社会心理学等方面的知识，在一些已经被看做是“死角”的问题上另辟蹊径。另外，还可以将企业家精神应用于非营利组织的经营管理，将对缓解组织的财务危机，更好地激励员工等方面产生积极影响，从而使非营利组织得以良好运行。

注释

① [美]詹姆斯·盖拉特.21世纪非营利组织的管理.中国人民大学出版社.

② [美]杰克·韦尔奇.赢.中信出版社，2005.

③ 徐雪梅.非营利组织管理.博士论文.

参考文献

[1] 周菲.组织行为学.机械工业出版社，2011.

[2] 兰华.问题与对策：我国非营利组织管理体系探析.国家行政学院学报，2006(3).

作者：廖翎棋　王一涵

第三篇：探究电子档案元数据管理方案策略

摘 要：电子档案元数据管理方法与水平直接影响着保存电子档案的真实性。为充分发挥出元数据的优势，本文对电子档案元数据管理方案进行深入分析，在明确管理系统技术架构、功能模块、数据库以及元数据管理设计的基础上，对元数据管理方案展开对比与评价，希望为电子档案元数据管理方案的实施提供科学参考与借鉴。

关键词：电子档案;元数据;数据库;管理方案

前言

电子档案具有十分重要的保存价值，是指实体档案数字化过程中产生的一类文件，具有体积小、容量大、检索便捷等特点。在实际应用过程中，元数据管理成为电子档案有效保存应重点解决的问题。在大数据、云计算、互联网等技术快速发展的背景下，有必要应用成本效益、工作效能、可操作性优良的元数据管理方案，以此实现电子档案管理系统的优化。

1 电子档案元数据管理系统设计

1.1 元数据管理原则

元数据的功能定位与模型描述是整合电子档案资源、创建档案利用服务的关键，在从整体角度分析电子档案元数据这一核心系统时，首先，尊重档案、尊重客观、尊重元数据与整体间的有机联系，以此保证元数据与档案内容信息间的关系，可通过可视化、可理解的形式展现出来。其次，注重电子档案不同生命阶段中内容信息的著录，坚持前端控制与全过程管理原则，实现档案数字化管理系统有效运行。最后，注重元数据扩展性、互操作性、标准化功能的运用，使得元数据与电子档案内容信息间构建起有效的逻辑关系，从而实现信息共享与数据交换。

1.2 系统技术架构

电子档案元数据管理系统是以JAVA为开发语言、MYSQL为后台数据库系统、XML为系统配置技术，在JE22平台上创建起来的，严格按照文档一体化理念进行设计，各功能模块、业务层独立且协同工作，具有较强的互操作性与扩展性。前台展现层、系统业务层、系统服务层、数据访问层、数据存储层构成了电子档案元数据管理技术架构，强大的用户展示、档案数字化业务管理、系统开发服务、数据存储与转移功能，极大地提高了元数据的利用效率。系统技术架构如下图所示[1 ]。

1.3 电子文件元数据管理设计

1.3.1 元数据生成。元数据生成主要是对元数据的值域以及潜在选项进行设置，最终形成确定的元数据内容。为避免转换元数据格式时出现错误，采用统一软件处理生产到汇交阶段产生的元数据，并将确定元数据的内容保存到数据库中。在移交文档时应注意数据集名称、形成时间、数据格式、专题类别的注释，以此保证界限使工作能够顺利开展。

1.3.2 元数据捕获。捕获元数据需要按照国家与行业相应的标准进行，利用装置自动采集与数据源对应的信息数据。首先，利用人工著录、系统自动生成选择数据库中电子档案元数据值域，然后导入相应的元数据，以此完成生产、汇交数据业务。其次，由于部分电子档案元数据隐藏在运作环境中或是系统运行环境之外，一般采用人工著录结合计算机的方式捕获元数据，然后由系统自动标识出元数据的捕获时间与地点，计算机自动捕获方式的加入，极大地减小了人为误差，保证了元数据与电子档案内容信息的真实性与凭证性。最后，为进一步提高电子方案元数据的价值与质量，需要检查元数据内容、逻辑等其他方面的内容，充分发挥出质量控制的作用。

1.3.3 元数据封装。电子档案元数据封装是实现系统与档案功能模块数据交换、信息共享的关键。因此，将元数据封装在电子档案管理系统中才能实现数据交流功能。首先，按照档案卷宗级、文件级、全宗级对元数据进行封装，完整的数据封装包可作为系统交换数据的基础单元。其次，保证每一数据封装包中含有一个基于XML结构的本级数据文件，并将若干个电子档案元数据与一个基于XML结构的元数据文件封装在一起，多个文件封装包便形成了基于XML结构的案卷级数据文件，以此类推可获得全宗级数据文件。最后，按照《DAT/48-2009基于XML的电子文件封装规范》进行电子文档元數据封装操作，要求元数据封装包应根据电子签名、版本信息、格式描述等进行统一打包处理，以此保证技术架构在发生变化时，电子文档仍可实现数据交流与文件共享。各级数据封装包如下图所示。

1.3.4 元数据维护。维护元数据的目的是持续电子档案与元数据间的链接，避免因保管方法、档案迁移影响电子档案间关联的稳定性与文件的完整性。一般情况下，元数据维护采用文本方式切入、嵌入元数据规范，同时结合属性描述、编码处理、加密处理等方式对文件进行封装[2 ]。我国电子档案安全保障策略具体指：封装格式属于电子文档的利用、交换与保存以及其他相关形式，与硬件、软件间不存在联系。表明文档一体化需要将数据融进抽象性行为中，以此形成有机统一体。封装后的元数据与电子档案的信息、结构、内容在逻辑层面上具有一定关联，有利于保证元数据要素的有效性。

1.4 功能模块设计

1.4.1 参数设置模块。参数设置模块功能的实现，应以档案管理员、系统管理原用于参数管理权限为前提，从而参加到电子档案元数据的领导、案卷、全宗、清理、刷新、缓存等功能的实现过程中。参数设置具体流程为：选择参数设置模块后，选择添加或删除参数，以此实现各功能。

1.4.2 归档收集与管理模块。归档收集主要是利用数字化扫描的方式收集实体档案，可分为文档上传、OA在线或离线导入、公文导入等多种实体文档上传方式。其中，文档上传是文档目录数据以及全文数据进行压缩处理;OA在线或离线导入则是在电子档案元数据管理系统运行与离线的环境中，由网络向指定对象传送电子文件;公文导入主要是在文档上传完成后进行，根据文档的导入日期、档案与数据类型等信息完成导入，实现电子档案元数据的自动分类。完成归档收集工作之后，需要对电子文档进行归档价值判断、电子公文自动归档、数据维护与案卷调整等维护工作，及时剔除无价值的归档文件，以此保证电子档案元数据管理成本效益与工作效能。

1.4.3 档案查询与管理模块。“查询”作为电子档案元数据管理系统的重要功能，对提高核心档案业务数字化具有重要意义。档案管理人员在登录账号来到用户界面后，在指定位置处输入文件编号、题名等信息便可自动搜索到相应的文件与项目。在此过程中，指令会传输到后台数据库层面，由数据库判断与查询信息相符的文件，然后向档案管理人员显示包括文件责任者、日期、发文字号等信息的全文目录。若为秘密文档，则需要用户输入文件密级。针对档案查询的管理功能，具体分为专题分类与专题组织两大部分，以此实现档案管理人员新建文件名或专题档案、删除专题名或专题档案、取消发布专题等业务。

1.4.4 档案销毁与利用模块。档案销毁与利用一般在接收移交电子档案之后进行。接收移交电子档案采用脱离系统保管的方式进行档案数据的备份，为后期制备多套档案数据奠定坚实基础。销毁、利用电子档案元数据，主要依据为：一，服务器空间。二，国家档案法相关规定。三，机构的人力、物力、财力等条件与资源。销毁后的电子档案元数据将不会在管理系统中查询到，档案管理人员可根据需求选择批量销毁或是单件销毁。档案的利用要求管理人员获得审批后，才能查阅到秘密级电子档案元数据，秘密级权限到达审批时间点后便会自动结束，一般为24小时，以此全面保证系统的安全性，并有利于充分发挥电子档案元数据的利用价值[3 ]。

1.5 数据库设计

数据库作为电子档案元数据管理系统的重要支撑，在后台运行中扮演着不可替代的角色。设计数据库需要遵循层次分明、布局合理、结构规范、数据独立、数据安全等原则，从而实现数字化管理系统高效、合理运营。在数据库中，电子档案元数据以及电子档案内容信息会按照来源、档号、电子签名、形式特征、电子属性、数字化属性等进行合理划分，并且元数据包含了各类信息数据的业务状态、行为、实践、依据与描述等，为数据库描述、判断元数据与电子档案内容信息提供有力的支撑。因此，只有进一步规范数据库设计，才能保证电子档案元数据管理方案策略获得有效凭证，实现后续电子档案维护与利用有效性、真实性的提升。

2 电子档案元数据管理方案对比

2.1 四种管理方法分析与对比

电子档案元数据管理方法包括内封装、半封装、不封装与特定封装四种类型，四种管理方法的分析与对比结果如下所示：

第一，内封装。VEO、Mets、Bueketsl等都属于内封装，通过“绑定”电子档案内容信息与元数据而形成一个完整体，可将档案内容信息转换为64编码后，与元数据一同封装在XML结构中，或是将元数据直接封装到不做编码处理的档案内容信息中。在计算机系统中，文本、影像、图形等电子档案在理论上均可以二进制储存，内容信息经过编码处理后封装在XML结构中，但在执行效率上、工作效能等方面存在一定不足，还可能存在超时问题。将元数据封装在档案内容信息特定位置处的方法，其真实性与凭证性有待进一步校验，并且许多常见的格式在嵌入数据过程中无法实现，需要对管理技术与开发工具进行更深层次的研究。

第二，半封装。运用此种方法时，电子档案内容信息无需编码处理与单独存储，直接将电子档案信息写在元数据封装包的存储位置处，也就是将元数据看作单独使用的XML结构。由于XML结构拥有单独保存元数据封装包的路径，提出了电子档案内容信息与元数据间的逻辑关系，需结合系统开发实际需求进行合理选择。

第三，不封装。不封装与半封装具有一定相似性，所管理的电子档案元数据以结构形式存在数据库中，且与内容信息间无需进行封装处理，对电子档案保存格式进行管理，便可增强二者间的逻辑关联性。但是电子档案长期保存的时间，以及电子档案内容信息与元数据间的真实性、凭证性，有待进一步验证[4 ]。

第四，特定封裝。此种电子档案元数据管理方案需要验证元数据与档案内容信息的身份，以此保证电子档案存储的凭证价值。经过加密处理后的电子档案元数据会以形态化的数据存储在数据库中，而电子档案内容信息不用进行编码处理，直接以非结构化形式独立存在数据库中，二者通过封装字符产生有效关联，在一定程度上实现了直接封装电子档案元数据与内容信息的目标，并且真实性与凭证性可通过验证。

2.2 实施管理方案的策略

2.2.1 可行性评价。数字化档案管理经过数十年的发展，各部门已经拥有电子档案元数据管理方案的成熟做法与经验。按照国家现行规范标准与工作文件，在设备转型、存储格式、图像处理、质量检查等工作上给出了明确的技术标准。因此，实施电子档案元数据管理的机构应从人力资源、技术设备、硬件条件等方面全面考虑数字化业务运营的效率与质量，并作出科学合理的规划与准备，切勿将电子档案元数据管理看作单纯的数据存储工作。此外，企业与机构还应考虑到时代发展的需求，对实施数字化档案管理业务进行全面的可行性与必要性评估，以此降低系统升级与转型带来的风险与压力，充分发挥出电子档案元数据管理方案策略的优势与作用。

2.2.2 工作效能评价。在选择电子档案元数据管理方案时，一方面，保证元数据形态统一化。在将纸质档案转换成电子档案过程中，为避免部分实体文档在业务系统之外流转，与数字化文档形成混合系统，应对电子档案元数据管理与储存流程进行全面评估，以此保证系统运营效率。另一方面，注重电子档案元数据管理的规范性。在独家规范标准允许的前提下，可销毁部分无用的实体文档以减少存储元数据的空间与后期维护成本[5 ]。

2.2.3 成本效益评价。通过对比分析内封装、半封装、不封装与特定封装四种电子档案元数据管理方案，发现内封装档案存在工作效能较低的问题，半封装与不封装管理方法下元数据与电子档案内容信息的真实性与凭证性有待验证，并且三种管理方案做耗费的成本较高。特定封装作为一种安全有效管理方案，不仅扩展能力强，而且元数据使用效率高，在系统开发过程中的复用性也较强，极大地降低了电子档案内容信息与元数据身份验证、技术架构变化产生的风险。在数字化业务进程加快的背景下，相关机构与成员需要对管理方案的成本与效益进行全面的量化评价，从而实现元数据管理方案策略科学化水平提升的目标。

3 结论

综上所述，元数据管理作为电子档案工作中的基础性工作，对加强档案数字化、信息化具有重要意义。因此，档案工作者应在工作中主动创新，明确内封装、半封装、不封装、特定封装元数据管理方案策略的优势与劣势，并合理运用电子档案信息系统，以此加强档案内部信息间的关联性，为后续电子档案管理与应用奠定坚实基础。

参考文献：

[1]展霄鹏，王慧，康晨炜.浅谈电子文件、元数据、四性检验与电子档案的关系[J].兰台内外，2020(18)：27—28.

[2]李飞荣.基于文档一体化管理的电子公文档案管理系统设计与实现[D].湖南大学，2018.

[3]张洋.数据转型背景下的档案业务过程数字化策略研究[J].山西档案，2020(02)：131—137.

[4]顾嘉.浅析“互联网+”企业智慧档案网络平台的构建[J].黑龙江档案，2019(02)：45.

[5]崔杰，田伟，任天琪.新时代档案元数据核心集构建的创新研究[J].档案天地，2018(12)：29—31.

作者简介：金彩平(1981-)，大学学历，浙江省嘉善县城市建设档案馆馆员，主要从事城建档的收集、审核、整理以及数字化工作。

作者：金彩平