硕士研究生招生信息管理平台的建立

2022-09-11

1 前言

伴随社会发展和本科毕业生数量高峰的来临, 研究生招生人数和报考人数正在经历着跨越式增长。自1999年高校本科连续扩招以来, 研究生教育一直保持快速增长的势头, 招生规模以年平均26.9%的速度递增。2003年全国硕士生招生规模是26.89万人, 到了2006年招生人数已达39.8万人。招生人数的逐年递增使各报考点单位考试报名信息接收工作量迅速增长, 伴随的信息管理问题也越来越突出。

教育部于2005年开通了硕士研究生入学考试网上报名系统, 大大缓解了报名点报名工作的压力。但是由于各学校情况不同, 甚至有很大差别。除报名外, 从考试科目采集到录取阶段的数据处理尚无一个统一的信息处理平台, 然而这部分信息处理覆盖面广、涉及人员多, 具体工作人员计算机水平参差不齐, 很容易出现信息错报、漏报、上报数据不规范等问题。一旦这些问题发生又没能及时发现, 对于招生单位来说不仅大大增加了数据处理的工作量, 严重的可能会影响正常的招生工作, 对于考生来说很可能一年的努力付诸东流。因此, 建立一个规范的招生信息管理系统迫在眉睫。

2 招生信息处理工作中的问题

2.1 人工操作错误率高, 上报格式多样

目前招生数据的分类、整理、发布等工作由人工操作, 操作过程中难免会产生各种错误, 很容易造成数据混乱。此外对于具体负责招生工作的工作人员, 由于其掌握计算机水平不同, 数据处理所使用的工具也不同, 上报数据格式五花八门, 这对于数据处理和维护数据一致性会造成很大的影响, 极易发生数据错误。

2.2 信息交流不畅, 访问渠道匮乏

招生信息数据仅限于局域网内点对点的转递, 甚至直接使用优盘等移动设备进行拷贝, 其他需要该信息的相关部门只能通过研招办获得, 无法实现大范围数据共享, 统计信息无法查询, 存在着各学院不能及时、准确获取报考及录取信息, 外地考生查询、填报申请信息不方便等诸多问题。

2.3 工作重复环节多, 浪费人力物力

报名信息需要经研招办分发到各学院, 复试后再由学院汇总信息, 将信息上报给研招办, 再由研招办汇总。在这个过程中数据经过几次反复的操作, 各个环节上所需的信息各异, 极容易发生错误。另外, 报考及录取信息的统计工作, 可能会在不同的环节上重复进行, 造成不必要的工作。

3 招生信息管理系统综述

招生工作大致分为四个阶段:考试科目采集阶段、网上报名及现场确认阶段、考生资格验证及合格考生复试阶段、录取阶段。针对每个阶段的工作及工作的面向对象, 研究生信息管理平台分为信息公布平台、学院工作平台、招办专用信息处理平台。其中, 信息公布平台用于公布研招办及各学院在录取工作中发布的各种信息, 为考生提供报考、考试大纲、复试大纲等相关信息, 为调剂考生提供网上申请调卷, 提供了一条招办与考生直接信息交流的渠道;学院工作平台是一个基于S/C结构的学院与招办进行数据交流的系统, 其中包括推免生推荐信息上报交流, 复试考生信息发布及录取信息处理, 考生信息及录取信息统计、考试科目采集等部分;招办专用信息处理平台主要用于备考所用信息处理, 包含从生成考生编号至录取存档信息打印全部信息处理功能。所有的这些信息平台均有统一的数据服务器提供数据, 以保障数据的一致性和安全性。

3.1 信息公布平台

该平台作为招生单位对外统一信息发布平台, 面向社会及考生。学校可以通过该平台发布各学院招生相关信息。考生不仅可以通过该平台了解学校概况、招生相关政策、往年招生信息等传统信息平台提供的基本信息, 还可以通过该平台进行考试大纲和复试大纲的查询、推荐免试和调剂申请提交、考试成绩查询、录取信息查询等信息交互活动。信息公布平台以bbs或电子信箱的形式提供考生与学校直接交流的渠道, 考生可以通过该平台直接向研招办或学院进行报考咨询。

3.2 学院工作平台

该部分是研究生招生信息处理平台的核心部分, 招生录取工作主要在这里完成, 其他部分是这个平台的外围服务系统。考生信息数据集中放置在统一的数据服务器上, 由系统管理员进行分数线划定, 确定上线考生名单, 然后将合格生源数据分发到各学院, 再由各学院根据考生名额分配情况确定各专业分数线, 得到最终参加复试人员名单下发到各专业复试小组。经过复试, 复试小组上报复试成绩, 由学院进行汇总录入系统。系统自动根据预先设定的成绩算法生成加权成绩并排名, 学院即可根据排名对考生进行录取并将录取名单提交数据服务器。线上生源有缺额的专业, 可在全校范围内的相关专业进行考生调剂, 通过工作平台查询相关专业上线未录取考生信息, 联系考生进行复试。招办对各部分操作的起止时间统一进行控制, 全校各学院工作同步进行。

各学院还可通过该平台查询本学院报考统计信息以及全校报考统计信息, 同时提供专用查询账号为相关人员和单位提供数据统计信息, 方便及时查询。

3.3 招办专用信息处理平台

这是一个相对独立的部分, 是招办用于进行备考工作和录取工作的信息处理平台。该平台包含全部备考所需信息准备工作, 主要用于处理一些考试和录取过程中必要的数据处理和打印材料。其中包括生成考生编号, 排考场, 各种报表、准考证打印, 考试成绩录入, 录取通知书打印等项目。考生成绩录入系统采用条形码等数字识别技术对考卷分数直接进行读识, 传送至学院工作平台的数据服务器。

4 招生信息管理系统建立的原则

4.1 管理和技术紧密结合

招生信息系统的建立必须得到领导的重视和支持, 这样才能确保信息系统建立过程中决策的准确性和正确性, 使建立过程中各方面得以协调进行。

实际参与招生工作的相关人员必须参与到开发中来, 尤其是经验丰富的招生工作前辈, 具体指出对系统功能的需求, 并在系统完成后的测试过程中, 及时提出改进意见, 以完善系统功能;技术人员必须了解管理工作流程及细节, 准确地把需求转化为相应的系统功能, 并且在开发过程中保持足够的耐心。

4.2 系统开发与系统维护并重

目前, 我国研究生招生工作正面临重大的调整, 招生政策的调整是必然, 而招生工作政策性非常强, 因此信息系统建立后系统的维护应是经常性的。故对于系统开发要考虑今后系统二次开发的需求, 保证程序的可读性和可维护性。同时给予该系统维护的需要应提高基层工作人员的计算机水平。这样才能保证系统安全准确的运行。同时, 注意信息安全性的保障和历史信息的保存, 确保数据的安全性才能保证招生工作的顺畅进行。

摘要：随着硕士研究生报考及招生人数的不断增加, 招生信息管理工作量越来越大, 考生在网上报名之后, 招生单位面临着大量的数据处理工作, 如果仅靠人工处理, 不仅浪费人力、物力, 而且存在着错误率高的弱点。本文以目前高校硕士研究生招生及相关数据处理工作为基础, 论述了我国研究生招生信息管理工作的现状及在招生信息处理工作中存在的问题, 并在此基础上探讨如何进一步完善硕士研究生招生信息管理系统。

关键词：硕士研究生招生,信息管理