浅析信息化过程中公证业务的发展

2022-09-11

信息化时代已经来临, 各行各业都在提倡数据化的思维模式, 不过传统公证业务的发展依然是现阶段公证工作的重要组成部分, 作为服务行业, 传统业务的服务质量提升依然值得讨论。

一、现阶段公证业务信息化办理的现状

目前, 全国许多公证机构已经推出了自己的在线公证服务平台, 然而, 这些平台普遍能够满足的公证服务, 仍然局限在对于证照类材料真伪进行证明的公证事项, 而对于电子数据的保全公证、P2P类电子商务的公证服务仍有待社会的检验。提存公证、继承公证、合同类公证等较为复杂的公证事项目前无法在线申请和办理。我们不妨这么总结, 在信息技术尚未适应并满足更高要求的公证服务水准的现阶段, 越是简单的公证事项, 越易于在线申办, 反之, 复杂的公证服务仍然无法在线办理。

首先, 现场监督类公证和部分证据保全公证是纯见证式公证业务, 需要公证员到场, 因而无法信息化办理;

其次, 遗嘱公证暂时不适合信息化办理, 原因有两点:第一, 目前我国老年人对电脑或移动智能设备的接受程度还不高。根据中国互联网络信息中心 (CNNIC) 发布的《第32次中国互联网络发展状况统计报告》, 截至2013年6月, 我国网民规模达5.91亿, 互联网普及率为44.1%, 而50岁以上的人群所占比例不到10% (1) , 相较于超过2亿的老年群体总数, 老年网民的比例太小了; (2) 即使有的老人愿意接受并能够使用电脑或移动智能设备参与遗嘱公证, 由于电子通信痕迹的可恢复性, 通过信息通讯技术确认遗嘱细节也容易造成老人的隐私泄露, 甚至引发利益相关人对老人的骚扰;

第三, 鉴于电子签名技术在公证实务中的空白, 签名类公证和合同类公证等较为复杂的公证事项在短期类也必须通过手签完成。

考虑到信息通讯技术的可渗透性和交互性局限, 笔者认为, 即使技术、业务程序和法律建设的发展使得电子签名技术在公证服务中出现, 信息化的公证业务也未必就能在短期内很快分到公证行业的“半壁江山”。

二、部分传统业务面临挑战

社会需求体现在各个方面, 公证没有满足的社会需求会被其他行业插手去做, 这点适用于信息化领域, 也适用于传统业务领域, 中华遗嘱库的出现就是有力证明。

今年十月, 南京一家报纸曾刊登过一篇细数中华遗嘱库优点的文章, 标题是《遗嘱库带来一场观念革命》, 为此, 江苏省公证协会和南京公证处决定发文回应公证遗嘱的必要性, 笔者是发文的主要参与者之一。写文章时, 我把切入点放在了遗嘱公证对遗嘱有效性的保证上, 公证遗嘱通过对程序的把握以及对立遗嘱人真实意思的探求保证了遗嘱的有效性, 这是中华遗嘱库所欠缺的。

实际上, 中华遗嘱库的出现对公证行业来说也可以是一种良性的刺激。中华遗嘱库最大的潜力和优势在于其试图解决立遗嘱需求量大于遗嘱公证受理量这一问题。公证遗嘱确实严谨、审慎, 能保证遗嘱的有效, 不过其申办周期长, 程序复杂的特点也限制了公证遗嘱的办理速度。中华遗嘱库虽然是一种粗糙处理的方式, 不过确实满足了老人立遗嘱的需求。有人预计, 本世纪中叶中国60岁以上老人将达到4.87亿, 遗嘱公证面临的挑战只会越来越严峻, 我们从业者的思维是不是可以转变一下?

公证遗嘱因程序的复杂严谨, 确实对遗嘱的有效性有很大保证, 不过立下遗嘱本身更是许多老人的第一需求。我们是否可以加大在遗嘱公证上投入的人力, 让更多的老人不用预约久等?我们是否可以放开胆量, 在老人无法顺利表达真实意愿时相信自己的“自由心证”?我们是否可以放宽思路, 让公证遗嘱的内容不局限于财产处分, 甚至探求遗嘱信托之道?

三、信息化是技术革新, 但不能一味追求技术进步而忽视服务的本质

受益于科技进步, 一部分公证业务可以网上办理, 当事人可以点菜式地在“公证业务菜单”上点选自己需要的公证业务, 诚然, 技术提高了效率, 标准化了当事人申请业务的“菜单”, 然而技术是否能够真正方便当事人, 满足这个市场对我们的要求呢?

《国际商报》在2008年9月25日刊登了一篇名为《电话银行人工服务喜忧参半部分银行热线待改善》的调查性文章, 文章开篇指出:不知是出于对电话银行系统中的“自主语音服务”安全性的顾虑, 还是习惯问题, 大部分客户对“人工服务”更感兴趣, 他们觉得人工服务更灵活, 令他们觉得更踏实, 更“靠近”柜台, 更接近传统, 也更符合他们的操作习惯。该文比较了当时各个银行推出的电话银行服务中“人工服务”和“人工挂失”服务的电话接通所用时间、挂失等待时间、“人工服务”按键和“挂失”按键是否易于寻找的调查结果, 并表达了希望电话银行服务更加人性化的愿望。

之所以举上述例子, 是因为笔者认为, 服务永远是应该优先于技术本身考虑的, 只有人性化的技术, 才会真正帮到客户。电话银行的出现是电子通信技术和呼叫中心模式成熟的体现, 然而面对公众投资理财需求的不断扩大, 部分银行不顾自身服务承受能力盲目增开业务, 致使菜单设置名目繁多 (2) , 使客户在使用电话银行过程中难以寻找自己需要的服务, 导致用户体验好感度的下降, 这种急功近利、违背人性化初衷的行业态度是不可取的。

技术的进步源于人的需求, 对服务行业而言, 我们有时难以把握客户需求的变化, 技术常常充当一个“救火员”的角色, 而技术的便利性也会提高客户对服务的要求。公证行业决心站在信息化浪潮的前列, 在各公证处积极发展的在线公证服务的同时, 这种便利的新的业务模式也会慢慢培养当事人简单快捷的用户体验, 而一旦技术设计或服务流程上出现漏洞, 无法满足客户需求, 客户反馈的差评往往更加辛辣。因此, 在这个技术先进的时代, 服务预案的完备与否至关重要, 不断提高服务质量是行业生存的关键。信息化的介入没有降低对公证员服务质量的要求, 反而提高了对我们的要求。

四、积极开发潜在公证业务

只有积极介入社会各个方面, 不断提高社会影响力, 公证行业才会有持久活力和更多机遇。在探讨业务发展时, 我们不应该仅仅去想公证能做什么, 更应该思考社会需要公证去做什么?市场需要什么?传统的公证类型结合市场需求可让我们在未来更有作为。

(一) 知识产权保护/消费者维权过程中的公证

中国企业和作者的知识产权保护意识普遍较薄弱, 而消费者的维权意识在逐渐加强。随着知识产权相关法律规范的完善和我国涉外民商事行为的增多, 知识产权保护 (消费者维权) 过程中的公证需求将会增长。

当纠纷发生时, 当事人通常要求对侵权或违约证据进行保全公证。为保证证据证明力, 公证员应对事实情况深入了解, 充分沟通当事人并提供专业法律建议, 必要时可以对证据链上相关证据一并进行调查记录甚至证明。

同时, 随着移动信息技术的进步, 公证行业可以开发公证信息采集APP, 方便人们通过录像、录音或拍照的方式对相关事实进行记录, 形成第一手证据, 预防纠纷。

(二) 新公司法颁布后, 对验资报告、审计报告、业绩证明的公证

新公司法修订后, 公司登记制度由“实缴制”改为“认缴制”, 简化登记手续, 但客观上将助长空壳公司、皮包公司的兴起。政府职能部门和市场必须有更严厉的监管措施和完善的法律法规强化监管, 提高企业的违法成本。公司的注册已经无需提供验资报告, 那么, 在市场交易中, 验资报告、审计报告、业绩证明以及企业信用信息公示平台上打印的企业基本信息情况表将显得更加重要, 笔者认为, 对验资报告、审计报告、业绩证明、企业基本信息情况表的审查在今后的金融交易中将更加频繁。

公证机构应该积极参与市场交易的监督审查, 通过完善自身核查渠道或采取与会计师事务所合作的方式加大对验资报告、审计报告、业绩证明等商业文件以及企业基本信息情况表等公示文件的实质审查力度, 提高该类公证文书的公信力, 争取使公证文书成为市场主体交易的安全屏障。

随着P2P电子商务的发展, 新型商业模式不断出现, 为市场监管提出了新的挑战。公证行业拥有海量的当事人信息资料, 这些信息有利于民商事活动中, 各方对其他方面的综合评价, 进而市场经济的良性稳步发展。公证行业不妨主动参与到构建市场经济秩序的过程中去, 利用公证机构中立第三方的天然身份优势和对海量数据的科学并且公正的管理、使用, 构建一个基于信用诚实的市场。

(三) “私人定制”的遗嘱公证

随着公民私有财产的增长, 财富意识的增强, 老百姓对遗嘱公证的要求也越来越高。马航事件发生之后, 遗嘱公证申请人中多了许多中青年企业家, 他们都有几个共同点:财产状况复杂、遗嘱附条件、需要遗嘱执行人, 遗嘱内容个性化明显、有将虚拟财产写进遗嘱的需求。因此, 在将来, 按部就班的“填空式”遗嘱将不能满足百姓的需求, 遗嘱公证的受理将比现在更加复杂。公证员必须正视这一点, 不能有“怕风险”、“怕麻烦”的工作作风。

在遗嘱内容上, 我们可以考虑让更多询问笔录内容 (如对财产取得的描述、对遗产安排的理由陈述等等) 体现在遗嘱文书上, 以使得遗嘱的有效性和公证的价值得以更直观的体现。公证行业要多与各类虚拟财产依附的软件平台沟通, 研究关于虚拟财产的遗嘱的格式、内容规范。

(四) 信托公证

目前信托法还有待完善 (尤其是登记制度, 不过笔者乐观相信, 信托登记制度迟早会确立) , 但随着群众财富的增长, 老百姓对信托的需求正在增长。向笔者所在的南京公证处咨询办理遗嘱信托公证的市民现在越来越多, 有不少市民希望将遗产交给公证机构来打理, 虽然当下公证处不适合作为遗嘱信托的受托人, 不过信托遗嘱灵活性强, 公证大可放手放胆去做。面对社会对信托如此强烈的需求, 公证处如果不主动开拓业务, 机遇一定会被别人先下手为强。

摘要：公证行业正处在信息化时代的浪潮中, 在积极实现业务模式信息化的同时, 我们无法忽视传统公证业务的发展前景。本文从现阶段公证业务信息化办理的现状、部分面临挑战的传统业务、不能一味追求技术进步而忽视服务的本质、积极开发潜在公证业务四个方面进行探讨, 力图对信息化过程中公证业务的均衡、健康发展提出积极建议。

关键词：信息化,传统业务,服务,潜在公证业务