实验室认可中如何做好仪器设备的管理

2022-12-26

实验室认可中,如何更科学更有效的管理仪器设备,大概是每一个检测实验室设备管理人员在工作中经常要思考的一个问题,在GB/T15481-2000《检测和校准实验室能力的通用要求》(等同于I S O/IEC17025:1999)中,“设备”被列为9个技术要素之一,国家实验室认可委(CNAL),对检测实验室的评审也都将“设备”列为审核的重点,由此可见,“设备”在当前的实验室管理工作中具有特别重要的地位。实验室仪器设备的管理工作主要包括仪器设备的购置、验收、计量检定、建档、使用、维护、维修、期间核查和报废等内容。

1 仪器设备的购置

1.1 采购申请及审核

各检测专业室根据检测工作的需要,购买仪器设备时,由各专业室负责人填写《采购申请表》,明确仪器设备名称、型号规格、量程、精度、数量、用途、参考价格和推荐的供应商等,并递交实验室技术负责人对技术内容进行审核,报实验室主任批准后采购。

1.2 供应商的评审

对提供影响检测质量的重要仪器设备的供应商,由实验室设备管理人员组织各专业室对其进行评价,供应商评价包括以下内容:a.被提名供应商的资信能力,b.供应商的质量保证,c.价格,d.交货情况,e.服务情况。并将评价结果记录于《供应商评价表》,经实验室质量负责人审核后,由实验室主任决定是否列为合格供应商。各专业室将评价资料交实验室设备管理人员,然后用实验室设备管理人员将合格的供应商登录于《合格供应商一览表》。

1.3 采购的实施

设备采购人员应按《采购申请表》中填写的技术要求和交货日期,向供应商清楚、详细地说明,并跟催采购进度,如有延期,需及时通知申购人员。

1.4 仪器设备的验收

由实验室设备管理人员组织相关专业室对设备包装、外观是否完好,型号、部件跟说明书是否一致,是否有生产厂商出厂检验合格证等,有合同或协议的还需校对合同或协议条款,必要时要进行现场试用检验。

设备验收后,由验收人员将结果记录于《仪器设备验收报告》,验收不合格的仪器设备要及时与供应商联系。

2 仪器设备的计量(量值溯源)

2.1 使用前计量

实验室的仪器设备在投入使用前,应进行计量检定工作,检定合格后方可投入正常使用。

2.2 周期性计量

实验室设备管理人员按照量值溯源关系,编制年度《仪器设备检定周期表》,内容包括:a.计量仪器设备名称、型号、准确度等级和测量范围;b.原检定证书编号、有效期;c.使用部门;d.定点检定机构名称;e.检定时间。《仪器设备检定周期表》报实验室技术负责人批准后,组织实施。实验室设备管理人员在检定时间前15天,将仪器设备的检定计划通知各专业室,各专业室主任做好检定计划实施的准备工作,实验室设备管理人员负责将仪器设备在检定有效期内送检。

2.3 计量状态标识

对计量仪器设备计量状态进行“三色标志”管理,用不同颜色表示不同的计量状态,标志要贴于设备的明显位置。

合格证(绿色):用于检定、校准合格的设备。

准用证(黄色):用于自校验合格的设备和部分功能或量程能满足监测工作需要,而其他功能或量程有不合格的多功能或多量程的设备。

2.4 期间核查

为保证实验室在用所有仪器设备在两次计量检定周期之间,保持着良好置信度的检定、校准状态,对于:a.新购置的仪器设备;b.重要(关键)仪器、使用频次高,易漂移的仪器设备;c.经常携带到现场检测的仪器设备;d.在运行过程中,有可疑现象发生的仪器设备等,可以a.采用同等精度的仪器设备进行比对;b.采用有证标准物质进行多次重复测量;c.通过对样品不同特性检验结果的相关性进行验算方式进行期间核查,并填写《期间核查记录表》。

3 食品设备的建档

3.1 建立食品设备台帐

实验室设备管理人员要建立全实验室动态的《仪器设备一览表》,内容包括:仪器设备名称、规格型号、制造商的名称、出厂日期、出厂编号、购置日期、统一编号、性能状态和设备责任人等,并要定期整理。

3.2 给仪器设备统一编号

除了某些常用量具(如钢卷尺、塞尺等)以外,大多数仪器设备在出厂时,都有出厂编号,但每个厂家的编号方式不一致,有便于实验的统一管理和查找,因此应按照实验到内部制定的编号规定对每台新购置的仪器设备给出唯一性编号。仪器设备的唯一性编号方法有很多种,例如,可以简单的按“实验室简称+流水号”来编制等。

3.3 给仪器设备粘贴唯一性标识

实验室的食品设备有了唯一性编号后,就可以给仪器设备粘贴唯一性标识,标识的内容包括:仪器设备名称、规格型号、制造商的名称、唯一性编号和设备责任人等。

3.4 收集、整理和保存仪器设备的档案

实验室设备管理人员要及时收集、整理和保存每台新购置的仪器设备的档案,内容包括仪器设备名称、制造商的名称、规格型号和唯一性编号;接收日期、启用日期;目前放置地点;接收时的状态、仪器设备验收单;使用说明书原件及操作规程;仪器设备检定(验证)证书;维护的记录和计划;维修历史记录卡;仪器设备购置材料(保修卡、保养卡和售后服务保证等);仪器设备的使用记录;报废单等。