将数字化档案管理进行到底

2023-01-04

档案是直接形成的历史记录, 档案来源于文件, 档案的形式也是多种多样的, 企业档案是随着企业自身的生存与发展形影不离、相互支撑的。企业档案又为本企业乃至本行业企业在生产、经营、管理等各项活动中提供具有历史参考价值的记录, 为企业进行有效管理提供有效依据的同时, 为企业的生产等过程中提供有力的参考保障。当企业受到外界负面影响的情况下, 企业档案又为维护企业正当权益、维护企业形象提供可靠的证据。可见, 企业档案管理不仅与企业的经济利益发展有必然的联系, 对企业领导者、经营管理者以及企业员工的发展都是至关重要的。然而随着科学技术进步的快速发展, 一般传统的档案管理已不能满足当下企业的需求, 档案载体已步入了新的时代, 为提高日常的工作效率, 数字化档案建设也便逐渐凸显。

一、档案数字化建设的重要性

数字档案与传统档案相比, 有着数字化资源丰富、存储空间大、检索便捷、传输速度快、开放性高、信息共享等优点, 面对新形式的到来, 档案的管理、保护、利用的理念、体制和工作方式都需要经历重大的转型变革。在企业日常发展的过程中, 通过档案数字化建设, 在降低人力、物力、时间等资料浪费的优势下, 能大大提高管理效率, 实现积极推进转型创新的新管理理念, 满足新时代的需求。

二、档案数字化建设的现状

档案的数字化管理对企业来说面临的是一新的研究课题, 数字化档案管理如何确保其准确性、及时性以及完整性, 这里将需要较多的相关部门相互配合。关键是流程管理, 流程管理是档案管理系统的支撑, 是企业对于档案信息管理的精髓。建立完善的数字化档案管理流程制度, 才能有序的推进工作的实效。

三、完善管理机制的结合

档案数字化工作是否能高效有序的开展, 其最有力的保证措施是需要建立有效、科学的管理机制。档案信息资源建设的质量又取决于档案数字化工作的质量。要提升整个数字化工作的完成质量, 其过程中的各个环节就需要有机的结合。所以前期工作就变得至关重要, 需要明确档案管理工作数据要准确、标识要清楚、扫描要维护档案原貌、内容完整等等。

(一) 数字文件管理的前期准备。

1.部门分工工作的规划。数字文件的主要来源是电子文件, 而一般企业最常用的且最有效的电子文件格式是PDF文件, 所以在管理数字化档案之前主要是要做好扫描工作。具体有以下几点内容:首先要做好本部门扫描工作的的计划部署:首先按照各部门的职责范围, 协调好立档部门与移交部门之间扫描工作的分工。其次对照扫描部门年度工作任务的安排, 规划好工作任务量与其他工作之间的关系。最后根据单位归档要求或者档案利用需求的急缓程度, 理清要进行扫描的档案之间先后顺序的关系。2.计算机软硬件设备的配置。在性价比平衡之下, 物质基础允许的情况下, 根据工作的实际需求以及档案的使用性质合理选用计算机软件程序、硬件配置。另外, 使用程序的兼容性与可操作性是提高工作的效率的前提条件, 然而对于保密类型的档案应当选用专业并且专用的软硬件, 以此提高其安全性能。再则, 档案扫描软件应该充分考虑到使用人员的接受能力。为确保现阶段的配置能够满足在今后一定时期内的可用性, 软件程序的选择要考虑到更新发展的因素。3.操作流程与标准的统一。为使工作人员快速进入操作工作状态及顺利达到效果, 统一各个环节的操作流程与标准是扫描工作的前提条件。第一, 为避免因管理的混乱引起工作进度的滞延, 扫描工作中各个环节都要责任明确。第二, 为确保各个环节工作之间的有效衔接, 建立规范的扫描工作操作流程。第三, 为便于分散操作、集中管理统一数据信息的存放格式、分辨率等有关图像质量参数的要求。第四, 相关部门需要加强对扫描人员以及相关人员的档案操作培训, 提升业务水平。

(二) 扫描工作中的几点注意事项。

1.确保档案实体的安全。在扫描前期准备时应该注重扫描操作环节中对原始档案的保护, 确保其完整性。在扫描过程中, 对扫描办公区域的安全管理需要做到“三防三禁”即防火、防水、防盗;禁止桌边饮食、喝水、吸烟。注重工作结束时的细节工作, 及时检查扫描仪中是否留有原档案等。原版纸质文件会随着环境的变化以及设备带来的机械磨损产生一定程度上的破坏。因此, 为能延长归档档案的的保存期限, 必须严格遵守规章制度。2.保证数据源的安全。电子源数据比起实物更容易被他人备份或者丢失, 为此, 在日常工作中定期或者经常性的做好已有数据的备份工作显得尤为重要。为防止存储数据的破坏及非法转移, 工作中大力提倡专机专用并进行密级处理, 落实保密责任。3.建立数据源的维护。确保数据信息的完整性以及对数据质量的控制是数据源维护的首要条件。一是及时审查数据的完整性, 档案归档做到成套操作, 不进行单独处理。二是做好数据信息的质量控制, 扫描前要确保文件的有效性、正确性, 按照统一扫描标准建立统一格式的档案。 (下转第38页) (上接第36页) 4.扫描程序的遵守与规定的落实。在扫描过程中要严格遵守操作程序和规定, 要求不允许发生档案实体的丢失与损毁现象。在日常的扫描中严格履行有关规定, 谨防丢失以及损毁现象的发生, 同时做好有关程序遵守与规定落实的监督。加强在各个环节中对扫描人员的工作指导, 帮助其规避一些易发生的误操作, 纠正工作中不良习惯。5.落实工作人员的人身保障。给予工作人员适当的关注与激励, 做好各方面的保障措施, 将有利于效率的提高和工作的推进。首先是合理工作量的制定, 其次是关心工作人员的身心健康, 定期开展健康体检与户外活动。最后是给扫描人员适当的经济补助, 以此鼓励关怀。

(三) 扫描工作的后续维护。

档案扫描工作结束以后, 要对先前为适应高速扫描仪而拆开的档案进行重新缝制, 恢复其原有的整理状态。在可能的情况下, 尽可能的利用档案上原有的针孔进行缝制。对由于档案自身或者反复使用而老化的, 由操作原因而产生的破损的, 应该给予修补。由于计算机数据库的稳定性不高, 应该选择多样化的存储模式进行备份。

四、实施备份和转换确保档案安全

档案安全是档案管理的重中之重, 在开展数字化档案建设后, 加强电子文件管理, 将作为今后工作的基本路径, 是确保档案安全的一项制度。责任部门应根据国家档案管理有关条例制定符合自己企业文化的《电子文件管理办法》并且对各相关部门赋予一定的职责, 在确保电子文件收集工作有序开展的情况下, 共同加强对电子文件的管理、监督、利用工作。保证数据的安全和可用, 编制多种检索工具, 建立健全电子档案利用和利用登记制度, 确保档案信息资源在规定范围内有效共享。

五、以高度的责任心, 认真做好保密工作

在档案数字化推进工作中认真做好安全工作, 注意档案的保密, 对相关参与的人员进行保密安全教育, 并在档案整理过程中务必保证档案的完整度;定期对相关人员进行专业知识的培训, 如计算机数据库软件的操作等。

六、更好地发挥档案信息资源的作用

如今, 档案信息化建设的重要内容是建立档案的数字化, 档案数字化是丰富信息资源的重要基础性工作, 是推进档案工作现代化发展的客观要求。传承历史, 开拓未来。开展档案数字化工作, 是加强档案信息资源开发利用的重大举措。为进一步实现对原版档案文件的有效保存以及珍贵档案资源的安全保护, 借助网络平台实现档案信息的在线共享, 为更好地发挥档案信息资源的作用, 档案管理数字化建设的重要任务已经迫在眉睫。

摘要：随着档案管理工作的不断创新、进步, 为跟进数字化建设时代的步伐, 以当代档案管理新趋势为研究背景, 实际工作中的档案管理为研究对象, 以文献研究、工作经验为研究方法, 论述数字化档案管理的新动向。通过了解数字化建设的必要性以及紧迫性, 将传统档案管理工作做到操作方法转型、人员能力转型、规章制度转型。

关键词：当代档案,数字化,档案管理,转型