近日小编精心整理了《英文商务论文范文(精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。【摘要】商务英文信函的写作目的是为了在商务活动中进行有效的沟通和交流，而时间和效率对于每个商务人士来说都非常的重要，因此，简洁的表达和有效的措辞是商务英文信函写作时必须掌握的技巧。本文从信函正文的组织结构作为切入点，具体分析简洁原则在每个部分的应用。
第一篇：英文商务论文范文
浅谈商务交际中英文书信的写法
[摘要] 在商务交际中英语书信的格式、结构和写作原则都是有固定的原则可循的,不能任意变更。熟练掌握商务英语书信的格式与结构是从事对外贸易工作的高职生必备的技能之一。
[关键词] 商务英语书信 格式 结构
随着各国之间贸易交流的加深, 尤其是在我国加入WTO后,国际贸易活动日益频繁，作为对外贸易中的一种基本的交际方式,商务英语书信也得到广泛应用。然而，有些信件冗长而结构不严谨;有些措辞粗略无礼，空洞无物;有些累赘而模棱两可，充满着陈词滥调，晦涩的行话和难懂的专业术语;有的甚至还有拼写和语法错误,这都会阻碍有效的交流。对于国贸专业的学生,以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。
一、商务英文书信的格式
一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。
二、商务英文书信的结构
不论传统的缩头式,还是现代的齐头式,一般商务英语书信的结构都包括十三部分内容,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容。在商务英语书信中,每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,是不能随意互换的。
1.信头。信头所包含的是写信人的基本情况,包括姓名、地址、电话号码、电传号码，以及传真号码甚至E-mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸,以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。
2.案号和日期。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
3.封内名称和地址和开头称呼语。封内名称和地址要用齐头式,紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,在英文书信中要使用敬语,在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给某个公司单位的,美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。称呼后一般要使用标点符号,英国式采用逗号,美国式用分号。
4.信文。信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。
5.结尾敬语。结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes,kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。
6.写信人签名或签署。签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。
7.注意事项。注意事项的习惯用语是:For the attention of或简单的Attention,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。
8.事由、标题。事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。9.经办人代号和附件。经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有:Enclosure,Enclosures,Encl.Enc等。
10.抄送。抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。
11.附言。附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件,这可能会影响到你的信誉。
总之,当书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。
参考文献：
[1]戴冬冬:论商务英语写作[J];东北大学学报(社会科学版); 2001年03期;68～70
[2]吴鑫雁:商务英文函电主要写作技巧[J];辽宁财专学报;2002年01期;65～66
[3]黄山:试论商务英语写作中语言的风格[J];上海商业职业技术学院学报;2003年02期;23～25
作者：高丽红 韩 芳
第二篇：论商务英文信函中的简洁原则
【摘 要】商务英文信函的写作目的是为了在商务活动中进行有效的沟通和交流，而时间和效率对于每个商务人士来说都非常的重要，因此，简洁的表达和有效的措辞是商务英文信函写作时必须掌握的技巧。本文从信函正文的组织结构作为切入点，具体分析简洁原则在每个部分的应用。
【关键词】商务 英文信函 写作 简洁原则
简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思，而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。要开门见山、直入主题;语言精练、言简意赅，让对方清楚你想说什么，领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。
一般来说，一封商务信函的正文结构可以用3W来表示，即：Why do you write the letter? What's the detailed reason? What do you expect your reader to do?
第一部分：Why do you write the letter? 在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：
例(1)：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图，在读信的时候可以有充分的心理准备，或者把注意力集中在问题的重点上，不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。
例(2)：It was a long time since I saw you in Qingdao 3 months ago.
这样的开头不仅啰嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。
第二部分：What's the detailed reason? 商务信函的正文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句，会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：
例(3)：We are in urgent need of the above information as the exhibition is to open next month.
简明地向对方解释了需要的原因，没有一句多余的话。
例(4)：I apologize for not settling the accountant sooner， but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund， our accountant， we are not able to settle any of our outstanding balance.
简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的啰嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写得简洁明白。
第三部分：What do you expect your reader to do? 结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：
例(5)：Thank you in advance for your cooperation.
短短的一句话既表达了感谢，又暗示希望与对方合作的意愿。
例(6)：Please find enclosed the check for 1，000，000 dollars and inform us the receipt.
简单的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票;②受到支票后请通知写信人。
以上例(1)、(4)、(6)构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。 当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。关键是如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子必须删除。
商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。
【参考文献】
[1]程润明. 国际贸易交际技巧 [M]. 上海：上海外语教育出版社，1995.
[2]陆墨珠. Communicating in International Business [M]. 北京：中国对外经济贸易出版社，2004.
[3]王元歌. 商务英语信函写作 [M]. 北京：北京大学出版社，2007.
作者：刘丹霞
第三篇：模糊语言在英文商务信函写作中的作用
摘要： 英文商务信函的写作原则包括具体原则、清楚原则、礼貌原则、体谅原则、完整原则、简洁原则、正确原则等七项原则，模糊语言被排除在商务英语写作之外，而实际上，模糊语言的应用在英文商务信函的写作中普遍存在。文章分析了模糊语言在英文商务信函写作中发挥的消极作用和积极作用，提出在英文商务信函写作中模糊语言的运用要在具体的语境中去把握模糊语言使用的度，发挥其积极的作用，避免其消极的作用。
关键词： 模糊语言 英文商务信函写作 作用 模糊度
人类语言具有精确性和模糊性双重特征，模糊和精确对立统一于同一种语言里。光有精确没有模糊的语言与光有模糊没有精确的语言都是不可想象的。作为人们相互传递和交换信息的工具，语言首先必须是精确的和可靠的，这也是人类语言区别于其他动物声音信号的一个主要方面，但语言同时又具有模糊性。模糊语言在交际中普遍存在，人们并不觉得使用模糊语言有什么困难，因为人类的认知能力可以对付模糊概念，模糊语言已经成为语言的一个重要部分。模糊语言在英文商务信函的写作中也相当普遍，不当的模糊表达会影响正常的商务交往，而恰当的模糊表达则有利于甚至促进商务交往，关键是要掌握好一定的度。
一、模糊语言概念的提出
英国著名哲学家罗素1923年在其名为《模糊》的文章中曾说过：“当用于描述的体系与被描述的体系之间的关系不是一对一，而是多对一时，这个描述就是模糊的。”1965年，美国加州大学伯克利分校电机工程系控制论专家查德在《信息与控制》杂志上发表了一篇题为《模糊集》的论文，最早提出了“模糊集”的概念，并最先把“模糊理论”导入到语言研究中来。我国的模糊语言学研究最早是由北京师范大学伍铁平教授提出的，他的第一篇关于语言模糊性的论文《模糊语言初探》发表后引起了学术界的关注。张乔也曾撰文区分了fuzziness与vagueness，generality，ambiguity的不同，指出模糊与其它三者的不同在于其不确定的所指范围无法通过语境来解决。舍乃尔(Channell)在其《模糊语言》(Vague Language)一书中给出了如下定义：
An expression or word is vague if：
a. it can be contrasted with another word or expression which appears to render the same proposition;
b. it is purposely and unabashedly vague;
c. its meaning arises from the “intrinsic uncertainty” referred to by Peirce.
舍乃尔运用大量的现实语料，从语用学的角度描述分析了模糊语言的使用，她认为模糊语言的使用符合Grice所提出的合作原则，并且是Brown & Levinson的礼貌原则的体现。
二、模糊语言在英文商务函电写作中的作用
在国际贸易活动中常用的一种具有独特特点的文体——商务英语信函的写作中，清楚明了固然是非常重要的，但在当作者不能讲清楚、不愿讲清楚或没必要讲清楚的场合下，运用模糊语言则能收到预期的效果。概括起来，模糊语言在英文商务函电写作中的作用可分为消极作用和积极作用。
1.消极作用
商务英语写作中的清楚原则就是要求作者要将内容清晰明了地表达出来，以便读者准确理解。商务函电是关于双方商业贸易往来的凭证性文件，它关系到双方的切身利益，当然要字斟句酌，丝毫马虎不得。因此，措辞准确、表达清晰是非常必要的，这与社会交往中合作原则中的方式准则是一致的。方式准则也要求语言表述清楚明了，篇章修辞中的清晰原则也要求作者透明准确、无歧义地传递信息。在商务英语函电的撰写中，清楚准确的表达是十分重要的。例如：
Please amend L/C No.112 as follows：
a. Amount to be increased up to US 35000.00.
b. Validity to be extended to 23rd August.
c. The words “Transshipment Not Allowed” are to be deleted.
此例子中，作者在叙述信用证修改条款时，对其中增加的金额、有效期及“不可转运”的修正等，表达得十分清楚，使对方看后一目了然，对每条改正要求都必须严格执行，否则，违背就会使合约无效或要承担经济上或法律上的责任。
所以，在必须使用清楚表达的地方如采用了模糊表达，将使对方对作者要表达的意思判断不准，影响信息的准确传递，容易引起歧义和误解，带来消极作用。如下例子：
As to the steamers sailing from Shanghai to New York，we have bimonthly direct services.
从上海到纽约有直达船只，可是bimonthly在这里会产生歧义，bimonthly是表示一个月两次还是两个月一次呢?太模糊。最好明确说明“一个月两次”还是“两个月一次”，如：
a.We have two direct sailings every month from Shanghai to New York.(每月两次直达船只)
b.We have semimonthly direct sailing from Shanghai to New York.(每半月一次直达船只)
c.We have a direct sailing from Shanghai to New York every two months.(每两个月一次直达船只)
因此，在商务英语函电写作中要想清楚准确，应做到：避免使用会产生不同理解或意义不明确的词语;要注意修饰语的位置，因为位置不同也会产生歧义;要注意代名词、关系代词与先行词的关系;句子要注意前后一致和紧凑、连贯。否则，都会造成理解不当，不利于贸易双方信息的正确有效的传递，影响进一步的合作。
商务英语函电写作中的具体原则指信函所要表达的内容应该确定、准确而又生动。尤其是要求对方要做出明确反应的信函，或是答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、接受等，该具体的就要具体，避免模糊、笼统和抽象，这也体现了合作原则中的方式准则。如果在应具体表达的地方使用了模糊语言，就会降低交际效率。例如：
We wish to confirm our telex dispatched yesterday.
我们确认昨天发出的电传。
像today，tomorrow和yesterday这样的词都是一个含糊而又笼统的概念，不适合用在这里，该句子应改为：We confirm our telex of June 1st，2008.又如：
We have received with thanks your check，which has been placed to your credit.
我方已收到贵方支票，此款已记于你方帐户。
此处应当明确指出支票的标号、金额，甚至钱的用途，给对方留下一个具体、明确的印象。该句应改为：
We have received with thanks your check No.345 for US $15000，in payment of our commission.The amount has been placed to your credit.
收到贵方第345号支票，金额计1.5万美元，用来支付我方佣金，谢谢。该笔款项已计入贵方帐户贷方。
通常一些含义模糊或指代不明确、过于笼统的表达，要避免使用，它们会引起歧义，这时可以通过语境来消除模糊性。
2.积极作用
在一些特定的情况下，表达笼统一些、模糊一些反而更好，能达到一定的预期目的，如可以增强语言的感染力，或出于礼貌的考虑，又或是为了使自己处于进退自如的主动地位，使对方承担语用所造成的后果的部分责任等。有时虽然有确实的事实或数据，但作为一种“外交策略”，也可以避免表达太清楚，太具体。有时自己对情况不清楚，有意识地让对方发表意见，自己可从中获得有宜的信息，也可以使用模糊的表达。总之，应视具体的语境而定，该明白准确的就要明白准确，不需要太清楚具体的地方就可以含糊笼统一些。恰当地使用模糊语言可以起到积极的效果，如：
If other buyers in the territory of exclusivity insist on buying the above-mentioned goods directly from party A other than purchasing them from part B，party A may sell the goods to them on condition that the prices quoted shall be higher than those to party B.
此句中“be higher than”并未指出高多少，是比较模糊的表达。具体要高多少，需由part A根据实际情况去定，part B此处只是提出要求而已。这样模糊的表达可以为自己留有余地，使自己处于主动、有利的地位。
因此，商务英语中模糊表达对调节贸易双方紧张关系、缓和尴尬局面、进行自我保护、体现对对方的礼貌是具有相当积极的意义的。
三、模糊语言的使用要适度
模糊语言在英文商务函电写作中既有消极的作用又有积极的作用，怎样避免其消极的一面，发挥其积极的一面呢?也就是说，在英文商务函电写作中如何正确判断什么时候、什么场合必须给出准确的信息，什么时候、什么地方应该采用模糊表达呢?一般来说，可以通过语境来把握。模糊语言可不可以使用，模糊度是否恰当，放在一定的语境中就可知道。语境是把握模糊度的最好标尺。
英文商务函电写作中模糊语言的使用一般出现在如下场合：
(1)不想说明详情时，如：
We hope you can lower your price.Otherwise，we shall place an order with another supplier because their quotation is more reasonable.
多高的价格或多低的价格算是reasonable呢?显然，reasonable在这里是模糊语言，作者只是不想明确说明，意在促使对方进一步降低报价而已。
(2)缺少具体信息时，如：
After a check-up by our staff，it was found that some 20 bags had not been packed in 5-ply strong paper bags as stipulated in the contract.
some 20 bags在这里也是模糊语言，原因是未能获得准确的数字。
(3)需要自我保护时，如：
——How many suppliers do you have for these special and competitive goods?
——There are approximately two in your market.
供货商想从进口商口中问出自己有几个竞争对手，进口商出于对自己利益的保护考虑，用了“约有两个”回答对方，从而使自己处于有利地位。
(4)表达礼貌时，如：
After check-up，we find everything appears to be correct and in good condition except in case No.2-45.
买方投诉卖方的货物有问题，但出于礼貌及不威胁到对方面子，买方用“似乎一切”的模糊语言来抱怨，使对方不至于过分尴尬，并为对方积极主动解决问题提供可能。
(5)劝导对方时，如：
If you can improve the quantity to a much bigger one，say several thousand sets for each item，we are glad to give you some discount.
“更大的订购数量”、“每个品种几千套”、“给一些折扣”并没有明确定购量达到什么程度，给多大的折扣。这种模糊的表达使报价变得很灵活，同时劝导买方尽量下大一点的订单，暗示定购量越大折扣就越大。
以上情况都可采用模糊语言表达，只要控制在模糊度之内，都可以收到积极的交际效果。在英文商务函电的写作中，精确表达和模糊表达既对立又统一，有时直接明了的话会带来消极的作用，模糊含蓄的表达却能收到积极的效果，关键是要掌握恰当的模糊度。只要用语境来判断该用清楚明白的表达还是用模糊含蓄的表达，在具体的语境中去把握模糊语言使用的度，就能使英文商务函电的写作更加得体与完善，发挥其在商务交往中的积极作用。
参考文献：
[1]尹小莹.外贸英语函电.西安：西安交通大学出版社，2004.
[2]廖瑛，莫再树.国际商务英语语言与翻译研究.北京：机械工业出版社，2004.
[3]程同春.论模糊语言在国际商务英语中的语用功能.国际经贸探索，2000.
[4]胡志雯.合作原则、礼貌原则及国际商务信函写作七原则.语言文化教育研究，2002.
作者：孙全军