WPS文档的安全性设置

WPS文档是通过WPS文字处理软件编辑的电子文档, 和WORD文档一样, 都是存储文字资料的电子文档。在现代化办公中, 为了高效快捷地办公, 一些文件的传阅常会以WPS文档的形式通过电子邮件或者电子文档传输软件进行网上传送。为保护文件内容以及方便办公, WPS文档的安全性设置十分重要。下面将对WPS文档查看、文档修改的加密方法以及如何取消文档的密码进行详细介绍。

一、如何对WPS文档进行查看加密设置

对WPS文档进行查看的加密设置, 我们将介绍三种方法:

(三) 以文件存储的方式对文档进行密码设置。在新建文档中输入好文件内容, 点击“保存”按钮保存文档时会弹出一个对话框, 然后点击“加密”按钮, 出现上面方法1中所示的对话框, 在“此文档的加密选项”下的“打开文件密码”和“再次键入密码”栏中输入相同的密码, 然后点击“确定”按钮进行密码确定, 最后保存即可。对于已经存在的电子文档, 我们打开文档后, 用“文件另存”命令对文件进行操作, 只是在最后保存时记得替换原文件存储的地址即可。

用上述方法完成文件的打开密码设置后, 当要对该文件进行查看, 只有输入正确的密码才可打开文件查看内容。

二、如何对WPS文档进行修改加密设置

在查看或传阅文件的过程中, 为了保护文件内容不被修改, 我们可以对文件设置修改密码, 此密码设置后, 一旦文件内容进行了变动, 必须输入正确密码, 否则修改后的文件内容不能被保存在原文件中。下面也介绍两种文档修改加密设置的方法:

方法1:打开要设置密码的文档, 点击【工具】—“选项”命令, 选择“安全性”选项卡, 在“此文档的文件共享选项”下“修改文件时的密码”和“再次键入密码”栏中分别输入相同的密码, 然后点击“确定”按钮进行修改文件的密码确认, 最后保存文件, 完成密码的设置。

方法2:打开WPS文档, 点击【文件】—“文件加密”选项, 在弹出对话框的“此文档的文件共享选项”下“修改文件时的密码”和“再次键入密码”栏中输入同样的密码, 然后点击“确定”按钮对密码进行确认, 最后对设置好密码的文件进行保存。

文件修改密码按上述方法设置后, 打开文件会出现对话框, 当要查看文件而无需修改时, 可以选择“只读”方式打开文件;若要对文件进行修改, 输入密码打开, 这样修改后的文件才能进行保存。

三、如何取消WPS文档“查看密码”和“修改密码”的设置

取消文档的查看密码, 找到“此文档的加密选项”下的“打开文件密码”和“再次键入密码”栏, 把之前设置的密码删除, 然后点击“确定”按钮确认;最后保存。同样, 取消文件修改密码的设置, 只需找到“此文档的文件共享选项”下“修改文件时的密码”和“再次键入密码”栏, 删除已设置的密码, 确认保存即可。

作为办公室工作人员, 掌握WPS电子文档安全性设置这门技巧后, 在文件传送工作中可以减少工作细节上的出错率, 提高工作的效率。