也谈Word表格制作

2022-09-12

Word2000提供了非常详尽的表格制作方法, 学生经过2、3课时的学习, 就可以较熟练地应用各种工具制表了。然而, 同样是一张表, 每个同学做出来的却不尽相同, 环肥燕瘦, 花样百出。就表格的整体而言, 仍然存在这样那样的问题。如何充分利用各种工具, 在较短的时间内做出一个美观大方、层次分明、比例协调的表格来?下面就制表顺序、比例关系、行列调整、框线的分隔作用四方面, 谈谈我在Word中制表的一些看法。

1 制表顺序

没有哪一本书中会强调制表还要有一定的顺序, 认为不管采取何种方法, 先做什么, 后做什么, 只要最终结果做对就行。事实上这种观点欠妥。比如:表格框线的设置, 要求外框线用1.5磅单线, 表头行下线用双线表格内框线用0.75磅单细线, 其正确的顺序应是:先将表格所有框线设为0.75磅单线 (避免因个别单元格显示的是虚线, 而实际没有框线) 再将外框线设为1.5磅单粗线最后选中表头行, 将其下线设为双线。若是先将表头行下线设为双线, 再来做其它线条, 首先在选择上就出现了麻烦, 学生在制表过程中往往为了接下来的框线设置, 把原先设好的双线又改掉了, 只好再做一次表头下线。再比如:若先调整行高、列宽后输入文字, 因为不知道将来输入多少文字所以只能初步调整行高列宽, 或者是将行高列宽调到很大, 待文字输入完以后, 再作适当修改, 这样无的放矢的操作只能是浪费时间。

如果有一个好的制表顺序, 就会有条不紊的进行操作, 大大提高制表效率。

一般地, 在表格制作过程中, 应遵循以下顺序。

(1) 输入表格以外的文字。 (包括表格标题、副标题等) 。 (2) 插入表格。 (3) 合并或拆分相应的单元格。 (4) 输入文字。 (5) 调整文字格式。 (6) 调整行高和列宽。 (7) 框线和底纹设置。

说明:强调制表的顺序, 只是为了减少重复操作, 提高制表效率。以上只是制表的大体顺序, 在每一步骤里又可分为几小步进行, 同样也有一定的顺序性。如框线的设置:先设所有框线, 再作局部调整。

2 对比关系

这里所说的对比关系, 包括以下几点。

(1) 标题、表头、表格正文文字的字号比例。 (2) 表格长宽的比例。 (3) 框线的粗细比例。 (4) 其它对比关系。

(1) 字号比例:一般来说, 表格标题的字号最大, 表头字号其次, 表格正文字号最小, 副标题字号与表格正文字号相近, 需要突出显示的则用粗体。三个字号档次, 档与档之间相差1~2号。如标题用小二号, 表头就用三号或小三号, 表格正文用四号或小四号, 副标题用四号或小四。适当的字号, 让人感觉轻重适度, 主次分明。若标题、表头与表格正文字号悬殊太大, 会使人感到头重脚轻;反之, 会使人感到标题不醒目, 主次难分。

(2) 表格长宽比例:除了特殊需要 (将表格充满整个页面或行数太多) , 表格的长宽比例也很有考究。用于学生练习的表格, 多数是些小表, 为数不多的几行几列。长宽比例应近似黄金分割。应在1.5~2∶1之间, 比例太小, 把表格做成正方形或近似正方形, 或者比例太大, 表格做成了带状, 都有失偏颇, 不中看。

列数较多的表格, 可考虑横向打印 (点“文件”—“页面设置”—“纸型”—“横向”) 。

(3) 框线的粗细比例:内外框线的粗细悬殊不能太大, 外框线起表内表外的分隔作用, 适宜用一些粗的线条, 内框线是在表内起分隔作用, 适宜用细一些的线条, 内外框线的线号应相差2~3档。如外框线用1.5磅, 内框线则用0.75磅或0.5磅。内框线切忌太粗, 以免喧宾夺主, 将文字对比下去了;外框线也不宜做得和内框线一样粗, 失去分隔作用。

(4) 其它对比关系:字体的对比, 一个表格中字体也不能滥用, 2~4种即可, 标题和表头, 可选用两种不同的字体, 而表格正文则尽量用同一种字体。底纹颜色的对比, 有底纹的单元格要考虑前景与背景的颜色搭配、对比, 以免打印出来感到模糊不清, 选用适当的底纹可以使表格层次分明, 还会起到像框线一样的分隔作用。线型的对比, 一张表格中不能有太多的线型, 线型多了, 会让读者感到很花哨, 不知道是看你的线呢, 还是看其中的文字。表格中文字所表述的内容才是最重要的, 框线只是起辅助作用。

3 行高、列宽的调整

行高和列宽的调整, 是为了适应单元格中的文字空间, 许多书中都介绍了调整的方法:粗调、细调、精确调、平均分布, 还可以像Excel那样用鼠标对准框线双击, 使其自动适应文字, 不再赘述。这里主要讲就整个表格而言要经常用平均分布, 使得表格中具有相同或相似内容的行、列的格式相同, 这样表格就比较美观有序。如制作课程表表头两列适当调整列宽, 以能容下文字为宜, 而其它五列所显示的同样内容, 最好要用平均分布, 使这几列宽度相等;同样, 除表头行外, “第几节”几行都是填写课程名称的, 其各行高度也应相等。

4 框线的分隔作用

表格中的框线起分隔作用, 充分利用不同的线型线号可以有效的将表格从视觉上划分为几部分, 使得表格脉络清晰, 外框线比内框线粗, 以区分出表内表外, 表头行下线或表头列右线选用与内框线不同的线型, 可将表头与内容明显区分开。对于复杂的表格, 用框线将其划分为相关的几块, 其效果也是其它方法做不到的。

如做一张会计常用的转帐凭证表, 就可用四种框线, 就把表格区划成几部分, 用单粗线将文字叙述区与数字填写区分隔开;用三线将表格分为上下两部分;用双线分隔借贷双方, 显示其对应关系。另外, 在填写数字区用单粗线标出千位分隔, 以使填写数字时不错位。整个表格, 区块分明, 杂而不乱, 每条线都用得恰到好处。