第一篇：文员规范要求范文
合格文员的要求
文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求，不同的岗位、不同企业对文员要求也不一样，常见的要求有打字速度快、文字处理能力强、专业对口、身体健康、工作压力承受力强等等。
我认为，一个合格或者优秀的文员应具备如下几点：
1、良好的文字处理能力，这是保证自己工作方向的基础，能让主管省事或另眼相看，这也是提升自己能力和地位的一大法宝。这里的学问很深，自己最好备1本办公文书写作大全之类的书，这是必备的工具书，有些公司配的有，比如我们就有。比如我们公司，聘请了一名兼职秘书，其工资也是1200元/月，每周6到公司1次即可。
2、电脑应用能力。应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧，政府机关的文员也要求对WPS有一定的认识。
3、能熟练运用各类办公自动化设备，打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机，如果您对以上机器具有简单维修技能，那一定是领导的掌中宝。
4、良好的沟通协调能力，文员作为基层员工，一定要正确领会领导的意思，一件事不可能让上级主管给你交代了又交代，较强的保密意识也就是责任心。同时，作为文员，接听电话时间也多，作为公司与外界电话联系的第一人，你说沟通技巧重要不呢?当然公司各项业务一定要熟悉和精通。
5、其他能力，如一定的英语知识，较好的记忆力，时间分配能力等综合能力。
需要说明的是：每个企业根据企业不同的阶段要求的能力也不一样，当然，待遇基本也有差别。但文员确实是一个很能培养自己、锻炼自己不错的一个职位。
另外，附上各级文员的一些职责：
办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责：
1、接听、转接电话;接待来访人员。
2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3、负责总经理办公室的清洁卫生。
4、做好会议纪要。
5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6、负责传真件的收发工作。
7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8、做好公司宣传专栏的组稿。
9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
11、统计每月考勤并交财务做帐，留底。
12、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
13、领导或上级交代的其他工作.
第二篇：前台文员岗位要求细则
在众多文员工作中，前台文员是客户进入公司的第一个接待人员，也是能让客户对公司的产生第一印象的重要人员之一。前台工作的表现直接影响着公司的形象，前台文员的工作职责是：
1、来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等公司电话接听、传真，转接、登记
2、电话铃响起三声内须接起，声音甜美、清晰、柔和。传真转交并做好信息登记，不得漏登或错登。
3、外来人员接待热情、主动，准确好访客的登记。
4、负责公司订餐、订客房，机票、火车票订购;订购信息准确不得与需求信息有出入
5、公司饮用水的订购，适时订购，不得使办公室缺水
6、各项设备齐全不得有漏项，通知到位不得有漏通知或忘通知，不得遗漏重点内容。
7、维护前台、接待区域及会议室内的整洁;监督公司办公环境卫生;对办公区域内的报刊杂志的整理。
8 、负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养;每天清洁一次，每周保养一次
9 、做好接待用品的采购、管理、领用登记;
10、负责公司文件、通知、信件、邮件、报刊杂志的分发，做好分发记录并保存;
11、配合行政人事经理完成文字工作、招聘工作
12、完成上级领导交办的其他任务服从安排，及时完成领导交办的
13、各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制;
14、负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度;
15、负责办公物品及设备的采购事宜;
16、印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理
17、企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅
18、做好文书资料以及内部信息的保密登记工作
19、员工考勤、出勤统计、报表、等人事管理工作;
20、负责房产证接收、发放及管理，
21、办公楼环境卫生绿化促管以及为各部门、各项目公司做好服务和工作的支持。
第三篇：文员工作规范
一、劳动纪律
1、考勤：提高出勤率，晚到早走要有请示、打招呼。
2、加班：6点以后算加班，计工时
3、请假：病假、事假要填写假条，手头工作未完成时不准假(病假除外);国家法定年假日当年有效。
二、工作职责和要求
1、配件：
A、入库、出库、配件流向表按实填写;
电子台账：配件、劳保、工具分类登记;
纸质台账：配件、劳保、工具、发票;
B、配件报价、大修报价要核准配件信息、需求数量、防止报价和采购出错。
C、采购人员收到图片信息的当日内应回复组长采购进度、供货期和物流信息。特殊情况立即向主管理汇报，回复组长并说明情况。
D、客户确定购买的配件必须要有合同返给公司存档。特殊情况要有四位经理签字方可取件更换。报价合同个别单位按其特殊要求填写。
E、配件对账：每月业务会前准备业务对账表。要与报价经手人核对配件合同的有效性、与财务核对开完票未付款的情况。
F、配件更换黄名单：天华物业(马德里)、锦祥合(海昕明珠)，先付款再换件的原则。 G、台菱对账单月结需有于总签字，每份合同只需苏经理签字即可。 H、每周五下班前向微信群内发送配件采买的物流信息。 I、配件信息采集和维护。
2、电梯报检与档案管理：
A、工程资料(如客户资料、公司资料、档案资料、维保记录单、急修单等)的整理和归档。 B、客户档案要建全，统计并提醒客户管理人员证和公司操作证到期情况，提前新办或复审。 C、安装、修理改造电梯的开工、验收、移交，注意资料要在公司备份。 D、协助用户办理各种证件、准运证、电梯责任险等相关工作。
E、质检建立微信公开群：群员包括组长、工程内勤，技术综合管理部、副经理、总经理。 F、往来信函(如催检函、公函等)、各种规范性资料(如乘梯须知、放客说明、检验规程等)起草。 G、负责政府部门下达公司的工作，如维保评定、APP监管等。 H、维保部、技术部文档制作与资料整理。
3、报价、投标文件制作与合约管理：
A、三菱、嘉捷质保的电梯验收时间要与刘佳及时核对。
B、维保新增确认单上写清接手时间、验收时间、移交情况、公司存档的客户资料、图纸是否健全。 C、定期与王经理核对三菱三方合同到期情况、应收账款、是否开发票。 D、合同管理，合同制作、登记、对账、提示到期等。 E、档案管理，旧合同、旧销售资料、招标书按档案号归档。 F、业务对账，每月初第一个周五通知开会，提前准备业务对账表。
第四篇：前台文员工作规范
一、职位概要：
做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。
二、工作职责：
1. 总机电话管理：接通总机电话，并做相应转接;
2. 来访客人才接待，并通报相关部门;
3. 信件包裹的收发工作：负责传真、信件的收发登记工作;报刊的更新及管理工作 4. 文书工作：负责办公会议的记录、整理等;草拟文件和报告等文字工作;各种文件资料的整理、装订、归档、保管的工作。
5. 复印机、传真机的管控、日常维护和报修;
6. 办公用品管理：办公用品的登记、分发、维护、管理管理工作。
7. 更新和管理员工电话号码等联系方式;
8. 每日报纸的整理，公司宣传册的补充;
9. 预定工作：负责每日员工订餐工作，以及领导交代的订票、订位等。
10. 接待用品、清洁用品的申购、管控;
11. 完成领导交办的其他工作。
四、仪容仪表规定：
1. 上班时间尽量着正装，保持整洁;
2. 上班时可化淡妆;香水应以淡雅为主，不可过于浓烈;
3. 保持头发整齐、光泽，勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;
4. 上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新;
5. 保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物;
6. 禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜(无花纹丝袜，袜口不外露)。
7. 上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
五、工作纪律规定：
1. 每天上班前5分钟到岗;
2. 因工作性质，不可随意离开岗位(包括休息时间)，离岗前须有人代岗后方可离开;
3. 就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。
4. 不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚;双手抱于胸前;跷二郎腿或半躺半坐;趴在工作桌上;晃动桌椅;玩手机;脱鞋;伸懒腰;哼小调;打哈欠嬉戏打闹等行为。
5. 交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。
六、常用礼貌用语：
1. 礼貌语：您好、请、谢谢、再见
2. 道歉语：对不起、打忧了、请原谅
3. 征询语：请问我能为您做什么吗?您还有别的事吗?请您„„好吗?
4. 三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声
七、工作行为规范：
1、电话接听
A. 听到铃响，至少在第三声铃内接听;
B. 接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，XX公司!”
C. 对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求?
转接分机操作为：闪断+分机号，挂机
1) 咨询业务
先生(小姐)，关于这方面的业务，让我们公司市场应用部吴先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。
2) 推销产品
与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;
无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢!
3) 找人
先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么?您跟他/她预约了吗?请您稍等。注：① 不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人;
② 通话简明扼要，不应长时间占线。
③ 结束时应说“谢谢!”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒;
④ 所有员工的手机号码不得外泄;主管级以上人员的固话号码不得外泄; ⑤ 每月更新一次员工电话联系一览表，及时掌握员工最新电话号码;
2、客户来访
客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。
A. 单个人问候标准语：“先生/小姐，您好!”
B. 来者二人，标准问候语则为： “二位先生/小姐好!”或“先生、小姐，你们好!”
C. 来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好!”或“大家好!”
D. 对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好!”看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后
a)
b)
c) 引导客户或来访者到接待室就座，，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意; 客户落座后，递上温水，送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人“我帮您联系，请先坐一下，好吗?” 电话联系公司相关接待人员，并引导其道接待室，进入房间，要先轻轻敲门;
d) 进入后介绍双方(介绍时先介绍主人，后介绍客人)，退出。
注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。② 倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看
到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原则上，倒水次数不超过三次;
③ 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出;
④ 在没有公司员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区;
⑤ 客户离去时，应面带微笑道别。
3、快递邮包收发
A. 快递邮包在到达10分钟内送达收件人;
B. 发票签收须慎重，严防丢失;
5、办公用品管控
A. 员工申请办公用品记录申请台账,坚持节约现行、资源不浪费的原则;
B. 每月月底盘点各类接待用品数量，剩余数量制表报行政部;
C. 饮料(纯净水)使用，用尽前预定送货。
D. 低值易耗品申领需填写领用单，交行政部、财务部确认。
6、办公室管理
A. 每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明;
B. 每天下班前半小时关闭大厅空调;
C. 每周一8:30更换《会议室使用登记表》、《培训室使用登记表》
D. 及时补充总办领导办公室冰箱内饮料;
E. 客人离开培训室、接待室、会议室后及时清理卫生;
F. 各类钥匙妥善保管，重要物资锁入柜子;
G. 员工上缴款项妥善保管，避免丢失;
H. 空调开关，投影仪开关等要妥善保管，避免丢失。
6、传真机管理
A.传真机为直线电话。设置为自动接收，另可接通地电话。
B.当传真纸出行红色痕迹时，请及时跟换传真纸;
C.收到传真后，及时送到相应人员手中;
第五篇：前台文员工作规范
一、工作职责：
1、来访客人才接待，并通报相关部门;
2、传真、快递、邮件、报刊接收和分发;
3、前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域5S维护;
4、每日报纸的整理，公司宣传册的保管;
5、接待用品、清洁用品的申购、管控;
6、完成领导交办的其他工作。
二、任职要求：
1、18周岁以上，中专科以上学历，熟悉商务礼仪规范;
2、青春靓丽、仪表大方，富有亲和力;
3、普通话标准，声音甜美;
4、熟练使用各种办公自动化软件。
三、仪容仪表规定：
1、上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁;
2、上班时化淡妆;香水应以淡雅为主，不可过于浓烈;
3、保持头发整齐、光泽，勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;
4、上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新;
5、保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物;
6、禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜。
7、上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
四、工作纪律规定：
1、每天上班前10分钟到岗，下班后10分钟离开;
2、因工作性质，不可随意离开岗位(包括休息时间)，离岗前须有人代岗后方可离开;
3、就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。
4、不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚;双手抱于胸前;跷二郎腿或半躺半坐;趴在工作桌上;晃动桌椅;玩手机;脱鞋;伸懒腰;哼小调;打哈欠嬉戏打闹等行为。
5、交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。
五、常用礼貌用语：
1、礼貌语：您好、请、谢谢、再见
2、道歉语：对不起、打忧了、请原谅
3、征询语：请问我能为您做什么吗?您还有别的事吗?请您„„好吗?
4、三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声
六、接待来访人员
1、接待来访人员：
先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么?您跟他/她预约了吗?请您稍等。注：①交流简明扼要，不应长时间东拉西扯。
③ 道别时应说“谢谢!”，礼貌道别;
④ 所有员工的手机号码不得外泄;主管级以上人员的固话号码不得外泄;
2、客户来访：
客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。
1、单个人问候标准语：“先生/小姐，您好!”
2、来者二人，标准问候语则为： “二位先生/小姐好!”或“先生、小姐，你们好!”
3、来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好!”或“大家好!”
4、对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好!”看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后
1)、引导客户或来访者到接待室就座，，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意;
2)、客户落座后，递上温水，送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人“我帮您联系，请先坐一下，好吗?”
3)、电话联系公司相关接待人员，并引导其进入休闲厅室，休息等候;
4)、接待人员到后介绍双方(介绍时先介绍主人，后介绍客人)，退出。
注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。② 倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原则上，倒水次数不超过三次;
③ 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出;
④ 未经批准及员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区、生产区; ⑤ 客户离去时，应面带微笑道别。
3、快递邮包接收
1)、快递邮包在到达10分钟内通知收件人;
2)、发票签收须慎重，严防丢失;
4、接待用品管控
1)、每月月初及时申请各接待用品，并记录申请台账;
2)、每月最后一日盘点各类接待用品数量，统计当月使用量;
3)、办公用品缺少时，须提前通知行政部相关人员;
5、办公场所管理
1)、每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明;
2)、客人离开培训室、接待室、会议室后及时清理卫生;
6、监督管理
1) 前台直接上报行政部
2) 行政部严格按照规定对前台进行管理监督，管理监督不力负全责。