优化档案管理体系服务医院等级评审的对策建议

2022-10-08

医院等级评审是对医院管理水平、医疗技术水平、医疗服务水平等整体效能的一次大检验, 也是对医院档案管理工作的一次全面检查。根据《医院分级管理办法》中的要求, 档案作为医院等级评审申报时的一项必要条件, 是评价医院各项工作的重要参考, 在等级评审工作中意义重大。

一、目前我院档案管理存在的问题

(一) 管理制度不完善, 更缺乏系统性。医院档案管理制度包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等多个方面。而目前医院档案管理相关制度并不完善, 更缺乏系统性。这些规章制度或是涉及一些纲要性内容, 或只是口头规定, 没有文字性规定;对于医院档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节并没有明确的规定;对不同形式的档案, 必须保存哪些内容等, 都缺乏可操作性的规定。

(二) 档案管理意识淡薄, 存在显性与隐性损失。一方面医院领导及员工对档案管理工作不够重视。另一方面作为医院档案管理人员对档案的价值及意义认识不到位, 管理意识淡薄, 使得一些重要的原始记录没有及时归档, 造成了源头上的缺失。同时由于管理制度的不完善及管理意识的欠缺, 大量原始档案在管理过程中造成了严重的丢失或损坏, 档案的显性与隐性损失难以挽回。

(三) 档案管理软硬件设施配备不全, 影响档案管理质量。在实际管理中, 因对档案管理的重视程度不够或资金短缺, 档案管理相关设施设备配备不全, 档案管理技术落后, 造成档案管理质量难以保证。档案管理软硬件设施的缺乏在很大程度上影响到档案管理的质量, 制约了档案管理的现代化水平。

(四) 档案电子化管理程度较低。目前我院的档案管理基本停留在原始纸质档案管理阶段, 电子化管理程度较低, 未能跟上整体档案管理的信息化进度。一方面是医院电子化管理硬件设施欠缺, 另一方面医院档案管理人员的非专业化。

(五) 档案管理人员结构不合理, 业务素质参差不齐。档案管理人员结构不合理, 人员少, 年龄大, 学历低, 非档案专业人员从事档案管理的现象较普遍。目前从事医院档案管理的工作人员, 以医学为主, 其次是管理学相关专业, 自身的教育背景决定了其业务素质参差不齐。同时由于档案管理人员并未参加过医院档案管理的专门培训和继续教育, 档案价值的鉴定和开发利用工作并未有效开展。

(六) 档案开发利用滞后, 未发挥其价值。目前由于长期受重“藏”轻“用”思想的影响, 大部分档案并没有得到充分有效开发利用, 仅停留在初级阶段, 档案的价值未得到鉴定, 档案的服务功能未得到有效利用。

二、优化档案管理体系服务医院等级评审的对策建议

基于目前医院档案管理存在的问题, 结合本课题组前期构建的服务医院等级评审的档案管理体系, 研究提出了优化档案管理体系服务医院等级评审的对策建议。

(一) 建立健全档案管理组织, 完善档案管理规章制度。一方面成立医院档案管理委员会, 设立档案管理领导小组, 对整个医院各部门档案管理工作实行统一组织与协调。建立院级、部级、科级的三级档案管理网络, 对各个管理环节进行严格管理。同时对各科室指定专人负责档案管理工作, 责任落实到个人, 形成从医院到科室再到个人, 从整体到具体的管理网格。另一方面完善各项规章制度, 形成档案管理制度体系, 实现对档案管理各环节的规范化、制度化。尤其要加强对科室档案的收集、整理、归档、保管、移交等的管理, 从多个方面努力实现档案管理的规范化、制度化。

(二) 重视档案管理工作, 将档案管理纳入医院考核。领导重视与政策支持是实现档案管理工作快速发展的起点和先决条件。领导重视档案管理工作, 在政策上给予支持, 能够激发档案管理人员的工作热情和积极性, 营造良好的档案管理氛围, 确保全院员工参与档案管理工作。同时要将档案管理作为医院管理的重要组成部分, 纳入医院管理活动中, 与“医院等级评审工作”“三好一满意活动”“医疗质量万里行”“法治医院建设”等活动密切结合, 与各项工作目标协同检查与考核。

(三) 创新档案管理内容, 提升档案建设内涵。根据等级医院评审标准的要求, 建立依法执业档案、安全执业档案、诚信执业档案、满意执业档案, 切实推进医院依法执业、安全执业、诚信执业、满意执业。同时响应国家卫生计生委的号召及要求, 进一步规范建设法治医院档案、行风管理档案、医德医风档案、投诉管理档案等, 从档案管理的内容上逐步推进医院档案建设内涵上一个新台阶。同时档案管理内容的创新也推动着医院管理的发展步伐, 如法治医院建设促进全体医院员工知法、懂法、守法;医德医风建设促进医务人员提升自身职业道德, 规范诊疗行为, 尊重患者权益, 提升服务质量;投诉管理促进医务人员规范诊疗行为, 改善医疗服务态度, 汲取不良事件经验, 防范医疗纠纷的发生, 促进医疗质量和水平的提升。

(四) 优化档案资源架构, 形成层次化、等级化档案体系。优化档案资源架构, 形成具有等级评审特色的档案体系。从院、部、科三级建立纵向的档案资源架构网络, 同时根据等级评审标准实施细则的结构体系建立横向的档案资源架构网络, 从纵横两方面形成层次化、等级化的档案管理体系, 进一步促进了档案资源管理的层次化、体系化, 同时也利于医院等级评审工作中档案服务的提供。

(五) 优化软硬件资源配置, 实现档案管理的信息化。优化并完善档案管理硬件资源配置, 硬件资源不仅包括档案柜、厨, 也包括计算机、服务器等信息化设备。优化档案管理软件资源, 这里主要指的是医院档案信息化管理系统。通过引进或建立适合的医院档案管理软件, 实现档案管理的文档形成、整理、统计、编研、利用等工作的信息化, 减少档案整理工作量, 方便档案信息的存储, 利于档案的编研利用。同时利用计算机建立档案目录数据库, 采用扫描录入方式进行现行文件和档案管理一体化, 方便全院职工的查找利用;借助医院的局域网, 采用虚拟主机或主机托管的方式运行, 逐步将室藏的档案资料, 包括文档、图书、图片、声像等各类信息资料上网, 实现医院系统的档案信息共享。

(六) 优化档案管理队伍, 提升整体素质, 做好教育工作。优化档案管理队伍, 第一, 要引入素质高、能力强的档案管理人才;第二, 要树立正确的档案管理理念, 提升档案管理意识, 明确档案管理工作的功能和地位, 增强员工的档案观念, 营造良好的工作氛围;第三, 要增强档案管理队伍的责任感和使命感;第四, 要加强专业知识培训, 通过参加学术会议、继续教育及业务培训等方式提升档案管理队伍的业务知识水平, 提高档案管理素质。

(七) 充分挖掘档案价值, 开发利用档案资源。加大档案开发力度, 充分挖掘档案价值, 将知识管理引入档案管理体系。对医院的党建档案、文化档案、科研档案、医疗纠纷档案、基建档案、财务档案、病历档案等档案资源进行深入挖掘利用, 紧紧围绕医院工作的重心, 提炼出有价值的信息, 为医疗、教学、科研、行政管理等提供服务。通过一次或原始档案资源的编研开发出二、三次档案资源, 如院志、组织机构沿革、年鉴、汇编等多种形式的档案资源。通过对科研档案的开发, 可为科研人员提供科研动态资料, 节省科研人员时间, 提升科研效率, 促进科研成果的产出。通过医院统计档案资源的数据挖掘, 提炼有价值的信息, 编写信息分析报告, 为医院管理决策提供参考。通过基建档案的研究, 助于基建管理, 提升管理效率。通过病历档案、医疗纠纷档案的利用, 及时发现医疗隐患, 防范医疗纠纷, 促进医院医疗管理质量的进一步提升。总之可以从方面、多角度、多层次开发利用档案资源, 为医院发展及等级建设提供重要参考依据。

摘要：医院档案为等级评审工作提供了重要的参考依据, 是评价医院各项工作的重要参考, 在等级评审工作中意义重大。本文通过总结目前我院档案管理中存在的主要问题, 提出优化档案管理体系服务医院等级评审的对策建议。为医疗机构加强档案管理, 提升管理质量和水平, 服务医院等级评审提供参考依据。

关键词：档案管理体系,医院等级评审,对策建议