互联网+时代民办高校办公室管理模式创新思路

2023-01-07

近年来, 随着互联网+时代的到来, 企业的管理模式发生很大的变化, 关于高校办公室管理创新及应用的文献逐渐增加。黄文莎 (2014) 在《创新型管理模式在高校办公室管理中的应用思考》一文中, 提出为了提高高校办公室管理的效率, 需要创新办公室管理模式。李荀 (2014) 在《论创新型管理模式在高校办公室管理中的应用》一文中, 提出高校办公室的重要性, 高校办公室是综合性办事机构, 协调高校内部各个机构之间的关系以及与外部沟通。高校办公室需要加强管理理念创新、管理制度创新和管理方式创新。徐平 (2018) 在《浅谈如何做好国有企业办公室行政管理工作》一文中, 提出办公室行政管理工作是企业稳定运行的基础保障, 办公室工作内容复杂多样, 在多元化的经营发展模式下大大增加了办公室管理工作的难度。为了更好地提高办公室的行政管理水平和工作效率, 就需要加强办公室的精细化管理。已有的文献集中在高校院系办公室管理, 本文主要研究互联网+时代民办高校办公室管理模式创新思路[2]。

一、民办高校办公室管理的职能介绍

办公室是指处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。民办高校的办公室管理承担了多项职能, 办公室要做好为领导服务、为部门和基层服务、为员工服务, 主要体现在以下多个方面的职能:

(一) 办公室统计调查

办公室统计调查就是按照办公室统计工作的目的和要求, 有组织、有计划、系统地采用科学的调查方法, 客观实际地搜集各种统计资料的工作过程, 要求所搜集到的资料具有真实性、准确性、全面性和及时性。

(二) 办公室人际关系协调和处理能力

协调和处理办公室人际关系的能力是指办公室工作人员通过自己的行为, 有意识、有目的地影响办公室人际关系的变化与发展方向的能力, 它是在办公室人际感受性和办公室人际适应性基础上, 通过人际关系实践形成和发展起来的, 集中体现了人际关系能力的能动性特征[3]。

(三) 办公室安全工作

办公室的安全工作是民办高校办公室的一项重要工作内容, 它主要涉及民办高校办公室的环境设施安全 (如防火) 、人员安全、各类资料和信息的安全 (如防失密、泄密) 、印章安全等多方面的内容。

(四) 其他工作

民办高校办公室管理工作除了以上基本的行政工作, 还有办公室内部的文印管理、电脑管理、办公用品领用、电话使用、考勤管理、招待管理等, 民办高校各个二级学院的办公室管理还包含了教学管理、科研管理、教师管理、学生管理、后勤管理等子系统工作[4]。

二、互联网+时代民办高校办公室管理模式创新的必要性和重要性

进入互联网+时代, 民办高校加强办公室管理模式创新, 有着时代的形势要求和非常重要的意义。

(一) 互联网+时代民办高校办公室管理模式创新的必要性

在当前高等教育快速发展, 高校教育改革不断深化的形势下, 要求民办高校办公室的管理工作必须适应发展的新形势, 提高服务质量, 提升行政管理水平, 更好地发挥其在学校行政管理工作中的纽带和中枢作用, 真正起到参谋、沟通、协调和服务的作用。但是在互联网+时代, 民办高校的办公室管理存在信息化水平不高, 整合信息与资源的能力有限, 人文文化建设比较落后, 难以实现民办高校办公室的管理效能提升。因此, 互联网+时代, 民办高校需要创新办公室管理模式, 以满足新时期的新要求[5]。

(二) 互联网+时代民办高校办公室管理模式创新的重要性

互联网+时代, 民办高校加强办公室管理模式创新, 有助于发挥民办高校办公室对内对外的桥梁作用。

民办高校需要不断创新办公室的管理模式, 有助于为民办高校营造一种友好、生态、健康的工作氛围, 充分调动民办高校办公室工作人员的工作热情, 提升民办高校办公室工作人员的工作主动性、积极性、创造性, 提高主动服务意识, 有效地提高办事效率和质量, 全面提升领导、各个部门、员工的满意度, 进而有效发挥民办高校办公室的中枢协调和参谋助手作用[6]。

三、互联网+时代民办高校办公室管理模式创新思路

在互联网+时代, 民办高校需要加强协同办公, 注重“以人为本”, 重视目标管理, 传承与创新办公室文化等多方面采取措施来创新办公室管理。

(一) 加强协同办公

互联网+时代, 民办高校办公室管理要高效率完成日常办公、业务管理以及信息交流, 就需要充分利用计算机和网络, 加强协同办公, 构建智能化的综合性管理应用平台, 实现在线及时沟通、数据共享、移动办公等便捷功能, 通过协同办公系统完成个人事务、信息中心、流程审批、知识管理、行政管理等功能模块, 能够完成民办高校办公室的任务布置和催办、业务提醒、邮件收发、公告告知、考勤管理、工作日志、会议管理、绩效考核等, 进而提高民办高校办公室管理的工作效能, 整合民办高校办公室的各种资源, 实现民办高校办公室管理的智能化,

(二) 注重“以人为本”

互联网+时代, 办公室管理的日常事务繁多, 对办公室的行政能力、服务效率和协调能力也有更高的要求, 可以通过OA系统优化办公室工作流程, 但是办公室对于人员的管理非常重要, 构建“人性化”的办公室管理模式才能适应时代对于办公室管理的新要求, 提倡人本管理理念, 坚持“以人为本”, 注重满足办公室工作人员的人性需求, 促进办公室领导者和办公室工作人员之间的互动交流和有效沟通, 更好地协调工作目标, 充分激发办公室工作人员的工作主动性、积极性和创造性, 推动办公室管理工作的高效进行[7]。

(三) 重视目标管理

为加强民办高校行政管理工作的目标性、计划性, 以提高行政管理和行政工作的有效性, 增强办公室工作人员的责任心, 民办高校办公室需要全面实施目标管理, 促进办公室管理工作的制度化、流程化、规范化、程序化, 制定好周、月、季度、半年、年度工作目标和计划, 制定办公室工作目标责任书, 确立办公室各项工作的责任指标, 制定可以量化的考核指标体系, 加强办公室工作人员的绩效与目标考核, 包括其岗位工作业绩、工作态度、工作能力, 并实施相对应的奖惩制度[8]。

(四) 传承与创新办公室文化

民办高校办公室要注重环境文化建设, 建设绿色办公室;为了加强民办高校的办公室管理, 需要加强制度文化建设, 不断完善各项工作制度。

民办高校办公室倡导人文文化, 建设办公会的精神文化, 陶冶办公室工作人员的精神世界, 建设学习型办公室, 鼓励办公室工作人员主动、积极学习, 掌握先进的办公室管理文化知识、管理技术, 建设丰富多彩的办公室文体活动, 鼓励全员参与, 增强互动性、趣味性、知识性。

民办高校需要以“服务”为使命, 构建良好的办公室行为文化, 热情、主动学校师生服务。民办高校办公室还需要充分利用互联网打造办公室文化传播平台, 传播先进的思想, 树立办公室工作标杆, 加强榜样的示范作用等。民办高校注重营造健康、生态的办公室文化, 并持续地传承与创新。

四、结论

总而言之, 在互联网+时代, 民办高校的管理必然发生变化, 进入信息化和智能化管理时代。因此, 民办高校办公室管理需要转变理念、创新管理模式、注重“以人为本”, 加强民办高校办公室的信息化管理, 构建民办高校的OA办公系统, 重视办公室环境文化、精神文化、制度文化、行为文化建设, 全面提高民办高校办公室管理的工作质量, 提高民办高校办公室的管理效能, 为全校师生提供更高质量的服务。

摘要：随着互联网+时代的到来, 民办高校的管理方式也发生了巨大的转变。为了提高办公室管理的水平和效率, 民办高校办公室管理需要加强网络技术应用, 提升民办高校办公室管理的信息化水平, 构建协同办公管理新模式。本文首先分析民办高校办公室管理的职能介绍, 然后阐述互联网+时代民办高校办公室管理模式创新的必要性和重要性, 最后尝试探索互联网+时代民办高校办公室管理模式的创新思路[1]。

关键词：互联网+时代,民办高校,办公室管理,管理模式,创新思路