办公区设施管理办法

第一篇：办公区设施管理办法

公司办公设施管理办法

青岛三利集团有限公司部门标准SL/YX-HN-04-2010

营销公司华南中心办公设备设施管理办法(A版)

1目的

为了规范中心办公设备设施的使用管理，保证设施安全可靠的运行，更好的发挥其应有的效果，特制定本规定。

2范围

本办法适用于华南中心全体人员。

3职责

3.1物资管理员负责所有设备设施的采购、日常维护等工作。

3.2各部门经理负责所属部门的设备设施使用的完好性。

3.3综合办负责中心所有物资的管理工作。

3.4中心考核部门负责监督本办法的实施。

4物资管理规定

4.1中心的打孔机、碎纸机、复印机、传真机、切纸机等办公设施由物资管理员统一负责管理。

4.2物资管理员每天下班后检查是否断电碎纸机、复印机、打孔机、碎纸机仓内及切纸机旁边是否有纸屑残留。

4.3打孔机、碎纸机在使用时纸张放入不得超过3张(塑料材质每次放入不得超过1张)，打孔、碎纸、复印、传真、切纸时应把纸张上的别针、图钉去掉，以免造成机器的损坏，缩短机器的使用寿命。

4.4碎纸时不得放入带有胶带一类的纸张。

4.5在使用碎纸机时不得在连电时开仓门，使用完毕应立即断电，以免造成危险。

4.6使用人在使用后将纸屑及时清理(碎纸不过舱内的1/3可不清理)，不得遗留在现场。

4.7碎纸机、复印机不得持续使用30分钟以上，如需碎纸张或复印过多，需关上电源让机器休息30分钟后继续工作。

4.8复印机、传真机由内勤或物资管理员进行复印、传真，其他人不得私自进行复印或传真，复印或发传真前资料必须经过综合办进行审核，特殊情况再经相关领导审核，审核后再办理。

4.9物资管理员对机器的使用及维护进行监督检查，发现有损坏的立即上报，由相关人员组织维修，各部门在使用过程中如因个人损坏，维修费由个人承担。

4.10所有使用以上办公设施的，在使用前必须登记相关的使用登记台帐;设施如有损坏，使用者优先承担损失。

4.11对于属中心的电脑、笔记本电脑、照相机等设备设施由技术部统一管理，在内部使用2010-03-20发布本资料为青岛三利集团商业秘密，未经许可严禁以任何形式向他人披露和传播。2010-03-25实施

决定权归综合办所有，在对外使用必须经总经理助理同意，任何人不得私自将中心设备设施借给他人使用或送于他人。一经发现处罚500元以上罚款，并承担该设施的原价损失费。

4.12中心在大型会议中对个人或部门奖励的电脑、相机、传真机、打印机、洗衣机、冰箱、电视等设备设施，所受奖个人或部门只有使用的权利没有所有的权利，且在使用过程中必须以公为主，严禁将其列为个人财产使用。如发现不用在工作中或转送他人的将对其物资没收。

4.13中心办公区、所有外办事处、各宿舍的钥匙必须统一交到综合办存档，且标签要明确，各部门经理、办公区员工、外办事处经理、宿舍舍长必须主动将钥匙上交一份到综合办，在使用期间如因房屋变动、锁的更换、人员的变动等必须第一时间将钥匙上交，如发现没有及时上交综合办存档的对每人处罚50元罚款，部门经理连带20元罚款。

4.14中心所有的物资各部门必须办理物资借条，如没有的必须在第一时间内与综合办沟通，将物资借条补上，如发现物资为中心财产，却未办理物资借条的对部门经理按物品数量，每件处罚500元罚款，并要求其在3天内将手续办理完毕。

4.15所有物资部门经理每月必须对该部门所属的物资进行清点，同时每月上报明细，随月报表上交至综合办，新增加的物资必须第一时间办理物资借条，同时每月明细中加入，如未清查或未按时上报的每次处罚部门经理100元以上罚款。

5物资采购规定

5.1各部门及中心后勤人员如需购买办公设备设施时，购买者必须提前写申请或写物资购买说明，并上报至物资管理员处，物资管理员先到市场考察样品及价格，对物资价格进行查询并对比，并将所购物资给予核价列明细，中心综合办将对物品市场价格进行调查，价格确实合理的话，综合办将申请、报价上报至中心总经理签批，领导签批完毕后物资管理员购买或通知办事处人员按领导批示购买，购买后由内勤及中心综合办对物资状况进行检查并办理出入库手续，大型的物资办理物资借条(内容必须写清设备设施购买厂家的联系方式及地址等)。

5.2中心如需购买礼品、奖品、生活用品等时必须由2人以上一同购买(物资管理员及中心其它人员)，本着价格实惠，质量放心的标准选择生产厂家，并将对比价格及产品质量说明列表上报中心综合办处，中心综合办审核完毕后，报中心总经理签批，领导签批完毕后物资管理员购买，购买后由内勤及中心综合办对物资状况进行检查并办理出入库手续(内容必须写清办公设备设施购买厂家的联系方式及地址等)。

5.3中心办公用品的购买，由物资管理员考察各办公用品商店，选择价格合适，产品质量好的商店作为长期合作伙伴，并保证购买物品统一打折;每月各部门将所需办公用品列出明细，在每月5日前上报，内勤将各部门上报的办公用品报综合办审核，综合办审核后总经理助理签批统一购买，由内勤电话通知商店送货;送货后各部门再办理出库领取，外区域的在每月经理回来参加经理会时领取。在与商店合作期间物资管理员每月对价格与其他商店进行对比，以价格优惠，质量保证的商店为主。

6物资维修规定

6.1设备设施使用过程中，如有损坏的必须第一时间上报物资管理员，属人为损坏：因个人原因的由个人承担维修费，如找不出责任人的由部门承担维修费;属自然损坏：部门经理必须写出物资退回申请，且物资必须配件完整且正常使用;如未写申请私自退回并放于中心办公区的一经查出，对物资原所属部门处罚500元以上罚款，同时承担物资原购买价格的损失。

6.2所有属中心财产损坏的

7考核办法

各部门人员必须按照以上规定执行，对违反以上规定并出现给公司造成浪费或多吃多占行为的，中心将以情节严重程度除承担造成的损失外另承担每次不低于100元处罚。

编制：审核：批准：

时间：时间：时间：

第二篇：《办公设备设施管理办法》

1 总则

特制定本制度。 1.1 目的：为规范办公设备设施的管理，保障生产和办公活动的正常进行，降低成本，杜绝浪费，1.2 适用范围：

1.2.1本制度适用于公司各部门。

1.2.2本制度对办公设备设施的采购、验收、使用和管理等进行了规定。

2 办公设备设施分类

2.1 办公用具：办公桌、椅、橱、柜等;

2.2 文件处理设备：电脑、移动硬盘、扫描仪、复印机、打印机等; 2.3 培训用具：投影仪、白板等; 2.4 空气调节设备:空调、风扇等; 2.5 通讯设施:电话机、传真机、对讲机等;

2.6 视听设备: 摄影机、相机、音箱、功放、DVD、VCD、电视机等; 2.7 接待饮水用具：饮水机、茶具、开水壶、烧水壶、茶水桶等; 2.8 厨房用具：冰箱、消毒柜等;

2.9 其他设备设施：与办公有关的其他设备设施。

3 办公设备设施管理的职责

调配、使用、维修、盘点、报废和更新的全过程实行综合管理。 3.1 行政部负责办公设备设施的归口管理。负责办公设备设施规划、选型、组织安装调试、统一3.2 采购部负责按要求进行办公设备设施的采购。 3.3 生产部负责协助实施办公设备设施的安装和维修。

3.4 使用部门负责办公设备设施的分级管理，负责办公设备设施的正确使用和日常维护保养，延长办公设备设施使用寿命，保证办公设备设施的正常运行。

3.5 财务部负责对办公设备设施的采购、发放和管理进行监督、检查和审计。

4 办公设备设施的购置

4.1 行政部应广泛收集办公设备设施的发展资讯以及市场信息，并收集使用单位对有关办公设备

第1页，共5页 设施的使用意见，为新办公设备设施的购置提供建议。

4.2 各部门需要新增办公设备设施应填写《办公设备设施购置申请单》，送行政部审查、主管副总审核、常务副总或总经理批准。

4.3 对于新办公设备设施的购置，行政部应提出办公设备设施的先进性、可靠性和维修性等要求，并对大型、关键办公设备设施进行经济技术可行性分析，把好选型和安装验收质量关，为搞好办公设备设施的后期管理奠定基础。

4.4 选购的大型、关键办公设备设施应备有齐全的安装、使用、润滑、维修等技术资料和必要的维修配件、易损件。

4.5 办公设备设施到货后，由采购部组织行政部、使用部门、供方派员共同参加开箱验收，并认真做好开箱记录，按照装箱单核对主办公设备设施、附件、工具、备件和技术资料，办理入库和安装手续。

4.6 办公设备设施安装调试完毕，要按说明书及有关规定进行性能检查、调试，属于固定资产的要办理固定资产移交手续。

4.7 验收后采购部应负责组织填写《办公设备设施验收报告单》一式三份，采购部、行政部、使用部门各留一份。

4.8 验收后行政部将相关资料收集、整理、存档。

5 办公设备设施的台帐和档案管理

5.1 办公设备设施的台帐管理

5.1.1 财务部对对公司的所有属于固定资产的办公设备设施按照规定建立固定资产台帐，并进行监督和管理。

5.1.2 行政部对公司的所有办公设备设施按照规定逐台进行统一编号，建立《办公设备设施台帐》和卡片，填写《办公设备设施档案资料卡》，做到随机附件和资料齐全。 5.1.3 各使用部门要建立本部门办公设备设施台账。 5.2 办公设备设施的档案管理

5.2.1 行政部行政助理，负责为列入固定资产的大型办公设备设施建立技术档案和状态档案。 5.2.2 办公设备设施的技术档案是指办公设备设施的安装、零部件、自制办公设备设施、特种办公设备设施、使用说明书、图纸等技术资料。

5.2.3 状态档案是指办公设备设施的分布、购进和安装日期、使用年限、维修记录、调拨记录等资料。

5.2.4 办公设备设施档案资料发生变更时，应根据实际情况，及时更新档案资料。

第2页，共5页

6 办公设备设施的使用与保养

维护基础知识和安全操作规程的培训。 6.1 使用人员在独立使用办公设备设施前，必须对其进行办公设备设施的结构、性能、技术规范、6.2 各部门要指定专人负责公用办公设备设施的管理。

6.3 操作人员要严格执行办公设备设施的操作规程，严禁办公设备设施超负荷、超范围和带故障运转。

6.4 使用部门负责指定专人进行办公设备设施的日常维护保养，行政部负责依据办公设备设施的特点和使用情况进行定期维护。

6.5 使用部门、行政部要定期或不定期对办公设备设施的使用和保养情况进行检查。

6.6 对于使用部门不正当使用和维护的行为，行政部有权提出整改要求和处罚建议，对由此而造成的办公设备设施的损坏，经行政部进行责任认定，由相关责任人承担赔偿责任。 6.6.1 对纯属人为原因导致办公设备设施损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费用的70%-100%;造成报废或丢失的，视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清的，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担50%。

6.6.2 因保管不当造成办公设备设施遗失的，由保管人赔偿原值的80%-100%赔偿或责令自行增购并不得报支费用。

7 办公设备设施的维修

行政部组织有关人员进行排除，并填好维修记录。 7.1 办公设备设施发生故障，使用部门不能解决时，应立即填写《办公设备设施报修单》，通知7.2 在接到办公设备设施报修以后，行政部应根据办公设备设施的故障程度和原因，组织维修人员进行修理。

7.3 维修人员在维修完毕后，应通知使用单位的员工进行验收，并在报修单上签字，对维修用时和维修材料进行确认。

7.4 对于紧急情况，使用部门可电话或口头通知行政部，行政部及时安排维修。但使用部门应及时补办报修及验收手续。

7.5 对于公司现有技术力量无法完成的办公设备设施报修，应由行政部填写《办公设备设施委外修理申请单》，报常务副总经理审批后。《办公设备设施委外修理申请单》应详细注明维修办公设备设施的名称、故障原因、外协厂家和预计费用。

第3页，共5页 7.6 在维修完成以后，使用部门和行政部应当对办公设备设施进行检查验收。

7.7 对于经常发生故障的部位，行政部应组织使用部门认真分析，制订改善维修措施，尽量从根本上消除故障以及发生原因。

8 办公设备设施的移交、闲置及报废处理

8.1 办公设备设施的移交

8.1.1 员工岗位变动或离职时，应及时将个人领用的办公设备设施移交给接手人或退还行政部。 8.1.2 各部门负责人岗位变动或离职时，应及时将部门共用的办公设备设施移交给接手人或退还行政部。

8.1.3 部门负责人移交时由行政部监交，一般员工移交时由部门人监交，移交人、接手人、监交人如实记录并填写《办公设备设施移交单》一式三份，三方签字后各留一份。 8.2 办公设备设施的调拨

8.2.1 办公设备设施的调拨必须由行政部统一安排，各部门不得私自调拨。

8.2.2 各部门如需办公设备设施的调拨，应由移入部门经理填写《办公设备设施调拨单》，交行政助理审查，行政部经理审批。

8.2.3 行政部组织调拨双方进行办公设备设施交接，调拨出的办公设备设施必须随带原有辅机、附件和技术文件。

8.2.4 属于固定资产的办公设备设施的调拨应报财务部备案。 8.3 闲置办公设备设施的处理

8.3.1 办公设备设施闲置在半年以上的应进行封存管理，办公设备设施的封存和启封时必须由使用部门、行政部共同进行。 8.3.2 封存要有明显的标识。

8.3.3 办公设备设施封存前要进行一次全面的维护，并采取防尘、防锈和防潮措施。

8.3.4 所有封存办公设备设施都要达到完好办公设备设施的要求，并列入办公设备设施检查范围。 8.3.5 对风扇等季节性强的办公设备设施，可由各部门做好清洁维持后交仓库暂存，由仓库统一集中保管。双方办好入仓和领用手续。

8.3.6 对于长期不用、连续停用一年以上的闲置办公设备设施，由使用部门填写《闲置办公设备设施处理申请单》，报行政部积极组织外调、出租或转让，以提高办公设备设施的利用率。 8.4 办公设备设施的报废

8.4.1 办公设备设施报损、报废条件：

a) 因意外事故或灾害，造成主要部件、主要结构严重损坏而无法使用的办公设备设施。

第4页，共5页 b) 制造质量低劣，达不到使用要求的办公设备设施。 c) 使用不当造成损坏、无修复价值的办公设备设施。

d) 机器陈旧，技术性能不能满足使用要求，且无法改造的办公设备设施。 e) 耗能高，严重污染环境的办公设备设施。 f) 超过使用年限、已无使用价值的办公设备设施。 8.4.2 报损、报废办公设备设施的处理方法：

a) 按现有价值整件或整机出售。 b) 拆卸、转让可利用的零部件。 c) 不能利用的部件按废料处理。

8.4.3 报废申请由使用部门提出，使用部门填写《办公设备设施报废申请单》，行政部进行审查，必要时组织相关专家进行审查，财务部门进行价值评估，主管副总经理审查、常务副总经理或总经理批准。

8.4.4 报废申请经批准后使用部门由使用部门交行政部进行台帐及档案调整，属于固定资产的办公设备设施还须由申请部门转财务部门进行固定资产减损处理。

9 办公设备设施的盘点

9.1 公司办公设备设施实行定期盘点，一般为每年六月和十二月。 9.2 办公设备设施的盘点由行政部会同财务部、使用部门共同进行。

9.3 办公设备设施盘点的依据为财务部固定资产台帐、行政部办公设备设施台帐、办公设备设施卡片、领用记录、调拨记录、报废记录等。

9.4 办公设备设施盘点时应实事求是，如实记录盘点情况，严禁弄虚作假。

9.5 盘点结束后行政部应及时如实编制盘点报告，说明盘点盈亏原因及处理意见，报告主管副总经理审核、常务副总经理或总经理审批。

10 附

则

10.1 本制度由行政部制定，并负责解释和组织实施。 10.2 本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。

10.3 本制度实施后，凡既有的类似规定自行终止，与本制度相抵触的，以本制度为准。 10.4 本制度自颁布之日起施行。

批准：

审核：

编制/日期:

第5页，共5页

第三篇：公司办公设施管理制度

第一节办公设施管理

一、办公设施分类：

（一）办公设备：包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机、电话机、相机、服务器、软件等物品。

（二）办公家具：包括办公桌椅、文件柜、会客桌椅等物品。

二、办公设施采购：

（一）办公设施的采购，由办公室负责购买，其他相关部门协助。

（二）各使用部门如需添置办公设施需提出书面报告，报告中需特别说明购置的理由，经分管副总批准后报办公室，办公室根据公司整体需求提出相应意见，报行政副总裁审批，方可实施采购。

三、办公设施的管理：

（一）办公设施编号

1、办公设施实行编号管理，由办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。

2、编号办法：编号形式为：公司英文标识 + 分类符号 + 数字代码。

（1）办公设备编号（HG-SB-XXX；包括：电脑，打印机，扫描仪，复印机，传真机等物品）。

（2）办公家具编号（HG-JJ-XXX；包括：办公桌椅，会议台，洽谈台, 文件柜等物品）。

（二）办公设施的标牌：为即时贴，办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。

办公设施的使用权属各部门使用人，各部门负责人对办公设施的可使用性负完全责任。

四、办公设施的异动管理：

（一）办公设施的出租、出借、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经分管副总批准，办公室根据公司整体情况提出相应意见，报行政副总裁审批，方可办理相关手续。

（二）办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，报经办公室审核同意后，办理移交手续。

（三）按规定程序发生的办公设施异动，办公室应在手续完成后的当天作相应的登记，办公室应在三天内将情况上报财务部作相应的账务处理。

五、办公设施的维修：

由使用部门提出书面维修申请，办公室根据设施的综合价值提出维修意见，500元以下的维修费用，办公室直接送至维修处维修，500元以上的维修费用报副总裁批准。

六、办公设施的原始发票复印件、保修卡、说明书等由办公室妥善保管。

七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

八、办公室会同财务部门每年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细账相符、明细账与总账相符，对于不符的，应查明原因，并在次月15日前，将办公设施清理情况报告公司领导，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节电脑管理

一、日常管理

（一）公司办公电脑的安装、调试、维护、保养由公司企划部指定专人负责。

（二）公司电脑由各使用人负责保管。

二、使用需求申请

（一）硬件需求由使用人所在部门提出书面申请，分管副总裁批准，办公室审核，报行政副总裁批准后方可购置。

（二）软件需求由使用人根据工作、业务需要提出书面申请，分管副总裁批准，办公室审核，报行政副总裁批准后方可购置。

三、注意事项

（一）公司电脑原则上专人专用（未配备电脑人员，不是使用他人电脑），使用人应妥善设置和保管好开机、屏保密码，不得将密码泄露他人。

（二）不得在办公电脑上玩游戏，无特殊需要上下班必须将电脑关闭。

（三）不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

（四）电脑内存储的涉及公司信息的资料均需公司财产，员工必须保证资料的完整性，严禁随意删除。

四、其他

公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式

报公司领导，视原因酌情处理。

第三节复印机、打印机管理

一、日常使用管理

（一）复印机由办公室负责管理。

（二）复印机统一由办公室指定人员负责操作、保管，其他人员无故不得进入文印室自行操作复印机。

（三）各部门需复印的文件资料必须经登记、签名，登记表内载明使用部门、内容、数量等主要内容。文员有权阻止非公司资料的复印。

（四）各部门文字资料打印连接前台打印机，图纸或特殊规格打印连接文印室打印机，打印资料同样需要登记，签字后方可拿取。

（五）其他各部门内部打印机由各使用人自觉做好管理工作，禁止打印私人文件。

二、注意事项：

（一）文员应严格遵守保密制度，不得将文件材料的内容向外泄露。废纸应及时收集、销毁。

（二）文员要定期检查、保养设备。出现故障要及时通知维修，保证设备处于良好状态。

（三）保持文印室的卫生、整洁，自觉维护文印室良好的工作环境。

第四节传真机管理

传真机的使用注意事项：（不得把下列稿件传入传真机）

1、涂改液未干或稿件有涂层；

2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲；

3、破裂的稿件或稿件过厚；

4、炭纸或背面有炭的稿件。

第五节其他设备管理

所有设备均是公司的财产，各使用人必须保管好使用的设备，有问题应及时通知办公室协助解决。

XXXXXXXX有限公司

XXXX年XX月XX日

第四篇：办公设施及用品管理规定

管理性工作文件

办公设施及用品管理规定

文件编号： YL/GG/F/002/04

版本号：A/2

第 1 页 共 3 页 草拟人：

审核人：

批准人：

1目的与适用范围

1.1目的：规范办公设施及用品的管理，保证办公设施及用品的合理使用，避免浪费。

1.2适用范围：适用于公司办公设施及用品的管理

2.职责

——各部门

例行接约的原则，确保办公用品及设施得到合理的使用;

爱护办公用品及设施，确保办公用品及设施的完好。 ——行政部

负责办公用品(除电脑及其相关配件外)的采购管理`、 负责办公设施的维护、保养、建档等管理工作 ——五金仓

负责车间用品的保管、建帐管理

1.工作要点：

3.1办公设施的管理

3.1.1设施指用于各部门日常行政办公的设施、设备，如传真机、复印机、打印机、空调、

电话、电脑、计算机、办公桌椅等;

3.1.2办公设施归属固定资产的，按《固定资产管理制度》进行管理。 3.1.3办公设施归属低值易耗品的，按《低值易耗品管理制度》进行管理 3.1.4办公设施除电脑外，由行政部统一负责监督、检查、保养及维修。

3.1.5各有关部门的办公设施(除电脑设备外)应在部门内部指派专人管理，需要维修或换件时，应先通知行政部，由行政部统一通知各设施维修的负责部门或组织外协维修及购买配件，各部门不得擅自请人维修或购买配件，否则，所有费用将纳入该部门费用。

3.2办公用品的管理

3.2.1办公用品指日常办公室所使用的消耗性物资，如纸张、磁盘、复印纸、打印纸、色带、墨盒、复写纸、便条纸、笔记本等;

3.2.2行政部在阅览室设置办公用品存放区，对办公用品进行统一管理; 3.2.3办公用品采购

3.2.3.1日常需配备一定库存的公共用品如纸张、文具等，由行政部根据库存情况填写“物资购买计划报告单”，报总经办审批后购买。 3.2.3.2非公共用品或即买即领用的用品由所需部门填写“物资购买计划报告单”，

管理性工作文件

办公设施及用品管理规定

文件编号： YL/GG/F/002/04

版本号：A/2

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审核人：

批准人：

经部门经理批准，包总经办主任审核后由行政部统一购买。

3.2.3.3行政部购买办公用品应统一根据计划进行采购，物资到厂后，采购物资若为公共用品，行政部应通知总经办进行验收，总经办确认后入库。采购物资若为非公共用品或即买即领用的，也由行政部通知总经办进行验收，若该物品为特殊要求物资，行政部应通知申请部门与总经办进行共同验收，并共同签名确认。

3.2.3.4物资采购完毕后，行政部应及时向供应方索取发票(发票应由总经办确认)。行政部应在每月月底对发票进行整理，连同购买计划一起交总经办主任审核后，报主管总经理审批。

3.2.3.5办公用品原则上由行政部统一购买。由与当地各种原因行政部需委托其他部门购买时，受委托部门应根据审批后的“购物计划单”进行购买，购买后交行政部处理。具体验收也执行3.2.3.3

3.1.3办公用品领用

3.3.3.1公共用品或库存物资由各部门根据计划配额填写《领料单》经部门经理批准后到行政部领用，行政部做好领用登记。配额由行政部提议、总经办审批确定。超定额或非超定额物资的领用必须由申请部门填写报总经办主任审批后方可到行政部领用。

3.3.3.2非公共用品或即买即领用的物品，由申请部门根据审批计划填写《领料单》经部门经理后，报总经办主任审批后领用。

3.3.4办公用品帐目管理

3.3.4.1行政部应对办公室物品进行建帐，做好购买、领用、结存的统计汇总，月末交部门经理确认后，报总经办主任审核。

3.4.办公用品报废处理

3.4.1.对需要报废的库存办公用品，由行政部作出申请，报总经办主任审批。

3.5车间用品管理

3.5.1属于生产车间使用的日常消耗性物资(如碎步、记号笔、手套表格等)由生产部统一采购。

3.5.2车间用品统一放在五金仓。

3.5.3生产部根据库存情况及需要情况填写“物资购买计划报告单”，交生产副总经理

审批后采购。

3.5.4物资采购到仓，五金仓根据“物资购买计划报告单”，验收确认。

3.5.5采购员应及时向供应方索取发票，经五金仓签名确认后交生产副总助理审

管理性工作文件

办公设施及用品管理规定

文件编号： YL/GG/F/002/04

版本号：A/2

第 3 页 共 3 页 草拟人：

审核人：

批准人：

核后，报主管总经理。

3.5.6车间人员领用物资时，应填写《领料单》经部门经理批准后到五金仓领用。 3.5.7五金仓应对车间用品进行建帐，做好购买、领用、结存的统计汇总，月末报部门经理、生产副总助理审核。

3.5.8车间用品需报废的，由五金仓作申请，经部门净理确认后，报生产副总助理审核批准。

3.6关于建帐的问题

3.6.1办公用品以及车间日常消耗性用品的帐目(包括采购计划、出入帐、总帐等)不要求输入ERP系统，做手工或EXCEL帐即可。

4.相关文件

无

5.相关记录

5.1 《物资购买计划报告单》 5.2 YL/JL/G/126/98领料单

文件编写部门：总经办 文件归口部门：行政部

文件发布日期： 文件实施日期：

第五篇：办公用品及基础设施管理办法

第一条 为降低公司管理成本费用，确保公司提供的办公用品及基础设施满足日常管理、产品生产、工程项目设计、施工的要求，依据集团有关管理的规定，特制订本办法。

第二条 本办法适用于公司所有部门的办公用品及基础设施的管理。 第三条 管理职责

1、各部门负责提出办公用品及基础设施配置的申请。

2、综合管理部负责制订办公用品及基础设施采购申请的登记、编号,公司总经理负责基础设施购买申请及基础设施报废申请的批准。

3、综合管理部负责固定资产、生产设备、测量设备的管理。

4、相关部门负责测量设备的配置、使用和管理。 第四条 办公用品的管理

1、公司管理部根据上各部门消耗办公用品的量及本各部门承包指标,为各部门核算出费用消耗固定值报公司总经理审批。

2、各部门办公用品消耗按实际工作和人数确定，综合管理部统一采购管理，部门到管理部申领，全年费用不超过预算值。

3、原则上各部门按需领用办公用品，管理部按费用平均分配到每个季度，季度领用金额如超过年初核定固定值的，综合管理部将停止对部门发放办公用品,由各部门自行承担费用。

4、各部门每季度办公用品自行核定，由部门内勤员负责每季度初到综合管理部核对部门的领用量，再申领。

5、办公用品管理员及时做好各类办公用品的入库及出库手续，出库时由领用人签字，不得由他人代签、代领。

6、各部门打印机数量原则上不得超过2台(一用一备)，由部门内部联网共同使用。

7、公司复印机(SHARP MX-M311)的碳粉费用由公司承担。

8、打印纸的使用以节约为原则，除正式文件及合同外，其他打印文件尽量双面使用。到公司复印中心复印打印资料的，各部门自带复印用纸。

9、各部门办公人员除领用普通办公用品外，只限领用本部门专用的办公用品，不得领用与本部门无关的特殊办公用品。

10、办公用品应正确使用及妥善保管，如因个人原因导致办公用品丢失或损毁，在该办公用品领用期限内不得再次领取。

11、办公专用设备(照相机、摄像机、投影仪等)由综合管理部统一保管，各部门如需外借需办理借用登记手续。

12、专用设备在借出和交回时，保管员应及时登记，经检查设备是否完好无损;如有损坏，按损坏程度照价赔偿。

13、各部门电脑设备及附件仅限于工作上使用,不得作它用。

14、传真电话不能被长期占为普通电话使用,以免延误传真收发。

15、打孔机、过塑机、碎纸机等公用办公设备由综合管理部专人负责保管、维护。

第五条 基础设施管理：

1、本公司基础设施分为：固定资产，生产设备，测量设备三类。

2、相关部门依据生产、施工日常工作需求填写“基础设施配置申请表”，汇总、审核、并报主管经理批准。

3、管理部汇总配置申请报告并进行登记、编号后，报公司经理审核、批准。

4、管理部依据公司经理批示后的“基础设施配置申请表”，按集团公司《采购/分包控制程序》执行，建立台帐并通知各相关部门。

5、相关部门按《仓库管理办法》领取设施。 第六条 固定资产管理：

1、管理部负责固定资产的配置，并填写“固定资产、生产设备、测量设备配置表”确定固定资产责任人。

2、责任人应对所负责的固定资产进行日常保养与保管。

3、责任人每日下班前负责对固定资产进行清扫，每周要对固定资产进行调试，确保能够正常使用。

4、责任人应依据固定资产的使用说明，进行使用或指导监督使用，不得违规操作。

5、公司固定资产仅限工作使用，不得做它用。

6、固定资产在使用、维护中发现故障时，由责任人负责维修，如责任人无法修复，送管理部，由管理部负责组织供方维修，并填写“基础设施维护及维修记录表”。

7、管理部对确属不能修复使用的固定资产，应立即提出报废申请,报公司经理批准后,向上级管理部门申请报废;再重新填写“基础设施配置申请表”，并保存记录。 第七条 生产设备管理：

1、管理部负责生产设备的配置，并填写“固定资产、生产设备、测量设备配置表”确定责任人。

2、责任人必须制定生产设备的维护，保养计划，定期对设备进行保养，维护。

3、在生产过程中如发现设备有松动或故障等情况时，应及时加固或进行其他处理、维修。

4、责任人每日下班前要对设备进行润滑，清扫等保养工作。

5、设备使用、维护时发现故障由设备责任人负责维修，如责任人无法修复时送管理部，由管理部负责组织供方维修，并填写“基础设施维护及维修记录表”。

6、对确属不能修复使用的设备，由管理部提出报废申请，报公司经理批准后,向上级管理部门申请报废;再重新填写“基础设施配置申请表”，并保存记录。 第八条 测量设备管理：

1、执行集团公司《监视和测量设备控制程序》，相关部门负责测量设备的配置，并填写“固定资产、生产设备、测量设备配置表”确定责任人。

2、管理部负责建立测量设备分布台帐、作到帐物相符。

3、管理部每年的11月编制测量设备的检定、校准计划并负责测量设备检定，校准申报工作。

4、测量设备责任人应对测量设备按使用说明正确使用，维护。

5、测量设备责任人负责每日进行清扫、润滑等保养工作。

6、管理部依据测量设备检定，校准申报的计划，定期收集测量设备送计控公司检定，校准。检定，校准记录由管理部保存。

7、不合格或超出检定周期，或停用半年以上的测量设备，各使用岗位或责任人应粘贴“停止使用”标识。待修复、检定、校准后再启用。

8、责任人发现所负责的测量设备有故障时，应送管理部，由管理部负责送计控公司修复、检定和校准。

9、对无法修复的测量设备，由管理部提出报废申请，报公司经理批准后,再重新填写“基础设施配置申请表”，并保存记录。