团拜会是大家欢聚一堂、互相祝贺、总结往年、展望来年的一种会议形式, 既体现民族风俗, 又益于融洽群体内部关系。团拜会这个老传统不一定一律取消, 回归本质, 创新形式, 就能使这项传统不断传递出其最初的正能量。团拜会是“团体拜年会”的意思, 是一种集体祝贺的礼仪形式。清人艺兰主在《侧帽余谭》中说:“京师于岁首, 例行团拜, 以联年谊, 以敦乡情”, 当前政府机关和单位之中的春节团拜活动与古代团拜非常近似。现代团拜会始于延安, 是由毛主席倡导的, 中国人有过年相互庆贺祝福的习惯, 上下级之间更是如此, 毛主席为了杜绝下属向领导送礼拜年影响工作, 就在年前把同志们召集到礼堂中, 人手一碗清茶, 进行“团拜”, 如此一来, 就算大家拜过年了。柳亚子《民主党派举行团拜典礼》诗中道出了团拜会的核心:“从容揖让礼文优, 团拜应为团结谋。”由此可见, 团拜会的最初意义是总结、展望和祝福, 其根本目的在于团结、节约和廉洁, 这才是团拜会倡导者的初衷。那么, 团拜会今后将如何组织呢?
一、团拜会组织的基本原则
(一) 鲜明的目的性。
团拜会是“团体拜年会”的意思, 是一种集体祝贺节日的礼仪形式, 是一种文化传承与情感表达的仪式。在中国、党政机关、企事业单位和社会团体通常在农历正月初一 (春节) 前夕举行团拜会。
作为迎春礼俗之一, 团拜会满足人们祈福迎祥的心理需求, 春天为四季之始, 新春是生命勃发、生机盎然的季节, 团拜会活动, 既满足了人们对过去总结的需要, 又满足表达对未来幸福生活期盼的愿望。如果我们在思想意识与行为实践中能够真正认清与重视团拜会在中国文化中的地位与固有功能, 就仍然能够在“个人—家庭—单位”等层面发挥积极的文化效用。
在确立团拜会目的的时候, 更多强调它在凝聚人心及在建设和谐社会中的积极作用。对于中国人来说, 春节是回家的节日, 是亲人之间联系密度空前增强的节日, 通过欢聚一堂、辞旧迎新礼俗仪式, 让人们感觉到节日的温暖和家一般的集体的热量, 强化单位成员的主人翁意识与亲情一般的集体认同感。
(二) 广泛的参与性。
团拜会活动本身就是一个团结大会, 务必要通过各种方法, 使得参与面广、参与度高。除了本单位在职人员以外, 员工家属, 离退休人员代表, 上级机关领导、兄弟单位代表等也可适度邀约, 使这一活动能产生良好的传播效果。为了扩大参与性, 除了通过参与演出的演职人员外, 还可通过抽取纪念品、知识竞答、团队游戏等环节增加参与度。某些重要政府机关、社会团体的团拜活动还会吸引媒介的参与, 并通过媒介向公众传播。
(三) 严密的组织性。
活动的策划与实施的周密性, 绝对不能掉以轻心。团拜活动参加人员多、活动时间长、活动内容多, 组织难度比较大。为此一定要实现“三个确保”, 即确保安全、确保成功、确保实效。要严密组织, 将“安全第一”当作首要考虑的要素, 一切服从于安全需要。所有参与活动的部门、单位都要严明责任, 各负其责, 加强管理, 实行高度组织化运作, 为整体活动顺利开展提供坚强保证。此外, 所有活动都要制定严密计划和日程安排, 加强组织协调。
(四) 费用的经济性。
中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于务实节俭做好元旦春节期间有关工作的通知》指出:“各级党政机关和党员干部要严格执行《党政机关厉行节约反对浪费条例》和相关制度规定, 带头厉行勤俭节约、移风易俗、文明过节。”为树立节俭文明过节新风, 在经费使用上, 要本着因地制宜的原则, 从简配置、灵活配置、高性价比配置设备、设施, 如在演员的选择上, 主要请单位内部人员参演, 绝不邀请商业演出人员;在场地的选择上, 尽可能选择本单位现有场地, 在本单位无适合场所的情况下, 应租借高校、企业礼堂等价格较为低廉的场所, 不应租用高档消费场所。在节约办会方面, 可以学习2014中央电视台元旦晚会:舞美方面, 采用简单的屏幕投影, 火红的灯笼作为装饰;观众坐在舞台旁的一圈桌子旁, 每张桌子上摆放一个卡片盒子, 里面由每位观众在自己的卡片上写一句祝福的话, 由主持人抽选朗读;活动过程中, 也进行了手机抽奖活动, 主要的奖品是由老艺术家精心准备的书画作品等。
二、团拜会组织的基本流程
(一) 建立活动组织机构。
团拜会应成立一个组织机构作为整个活动的执行机构, 一般成立活动协调办公室, 由该办公室负责安排、组织、协调活动的所有相关工作, 在办公室下设立若干工作小组。团拜会一般设立以下几个工作组:
1. 节目组:
主要负责组织、汇总、审查并遴选节目, 确定主持人和演员, 协调演职人员的工作安排。主持词的起草或审定, 协调演出人员的排练、彩排和演出。
2. 宣传组:
主要负责协调活动的宣传工作, 组织现场的摄影、摄像等。负责活动筹备和演出期间的宣传报道。领导和员工代表的讲话稿。如有必要的话, 还要联系相关平面和电视、电台等媒体。
3. 场地组:
主要协调舞台和舞台背景的搭建、观众座位的摆放、演出区和观众区护栏的摆放。协调灯光音响的安装、调试。协调供电、供水等的安装、调试。负责纪念品的购买, 保管和发放。
(二) 明确活动主题和形式。
一场成功的活动总有一个成功的主题, 策划举办团拜会, 首先要考虑晚会的目的, 明确晚会的主题与形式。应该既要回顾过去一年的成绩, 还要喜迎新年的到来, 可以“收获”“钟声”“迈向辉煌”“启航”等为主题布置场地和确定节目。
(三) 积极搞好团拜会各项准备工作。
在确定团拜会的主题和演出时间、地点后, 就要积极做好一系列准备工作。具体包括:及时印发文件, 以宣传展板、海报等形式搞好宣传, 扩大晚会影响, 吸引本单位的广泛关注并参与到晚会中来;认真策划晚会的节目形式, 广泛动员和安排相关单位或部门进行节目准备。若参加的节目较多, 要组织人员对节目进行初选, 确定正式演出节目。若按照节目形式下达的任务, 则要组织人员加强节目准备情况的检查和指导, 确保节目质量。在确定正式节目后, 要设计制作好节目单;团拜会正式举行之前, 组织节目进行彩排, 并请专业老师对节目进行指导。彩排后, 要对节目演出中的问题进行分析, 提出下一步工作要求;团拜会需要一大批工作人员, 主要有:舞台总监、主持人 (包括主持人的确定和训练、主持人服饰的设计和化妆、台词的编写等) 、舞台联络、灯光、音响控制、话筒保管、服装、化妆、摄影摄像、礼仪服务、领导的邀请等;舞台布置要突出主题, 力求简洁大方, 且有较强的创意;做好演出场地的安全检查、设施设备的装备。做好安全工作预案, 对演出中的安全值班和易出现的安全问题进行考虑。
(四) 做好正式演出的组织工作。
演出开始后, 要注意检查安全保卫的落实, 紧急情况应急措施的准备情况;做好观众组织工作, 最好是凭票入场, 禁止闲杂人员扰乱会场秩序。会场入口设立“签到处”, 派专门的人员接待引导领导入席。精心安排好宾客的座位, 分清主次;会议桌上应标明席位。主宾人员名单提前10分钟送给主持人, 以便在会议开始时一一介绍;会前安排好摄影者、摄像者, 以备将来的宣传和纪念之用;主持人和工作人员的着装也要讲究。一般情况下着西装及与现场气氛相吻合的服装;要做好舞台演出的指挥, 随时检查各工作环节, 确保按照预定方案演出, 若紧急情况要灵活处理。
(五) 做好演出后的各项工作。
大型文艺晚会演出结束后, 一般情况下组织人员会在思想上有所放松, 对演出后的工作考虑不多。文艺晚会演出后, 要做好以下工作:做好演出场所的清理工作, 避免各种安全隐患, 如观众是否完全离场、水电是否关闭等;及时公布演出结果, 对演出的优秀节目进行表彰和奖励;做好团拜会的总结工作, 对组织的各工作环节进行加大, 总结经验, 发现问题, 提高组织类似活动的能力。
三、团拜会组织的注意事项
(一) 团拜会相关文案的撰写。
团拜会相关文案主要指领导讲话和主持人主持词, 重点讲一下领导讲话。团拜会领导讲话起草的要点主要有三条:一是起草时要充分体现场面的欢快轻松, 热情洋溢。起草欢迎词过程中, 重在一个“拜”字, 功在一个“团”。“拜”乃欢欢喜喜、感谢祝福之情;“团”乃团团圆圆、辞旧迎新之意。如下表达可能是较为通行的内容:“我们怀着喜悦的心情欢聚一堂, 举行2014年春节团拜会, 共同感受一年来的丰收喜悦, 共庆这美好的时光, 共话美好的未来。值此新春佳节到来之际, 我谨代表……领导班子向全体员工和家属致以节日的问候和美好的祝愿!对大家在过去一年里的辛勤工作、无私奉献表示衷心的感谢!在这里给大家拜年了!”二是起草的内容要充实集中, 篇幅要短小精悍。团拜会领导讲话是在仪式上宣读的, 多数情况下更适合即席讲话, 有感而发。讲话不可能长篇大论, 而只能围绕团拜的主题进行有限的阐发。因此, 起草过程中, 一定要针对听者最关心最感兴趣的主题, 一气呵成。起草过程中, 千万不可东拉西扯, 漫无边际。从起草的字数来讲, 千字以内较为适宜, 时间三、五分钟, 最长不宜超过10分钟, 做到起草要少而准、简而丰、字去而意留。三是语言通俗易懂, 简单明了。团拜会讲话和部署工作讲话存在根本的不同, 它不需要引经据典、层层推理。它最明显的特点就是上口耐听, 通俗易懂, 恰如其分地表达团聚之情、祝愿之意。起草时一般是要多用口语, 少用书面语;多用短句子, 少用长句子;多用大众话, 少打官腔。
(二) 节目的选择。
节目在团拜活动中是娱乐助兴的配角地位, 但是, 也是展现员工风采, 营造节日气氛的重要手段。节目的选择要本着“根红、苗正、覆盖广”的原则。“根红”是指要积极向上传递正能量, 由于是单位内部编排的节目, 应有一定的主题, 能够充分体现本单位、本部门工作的特点。反映一年来本单位工作取得的成绩, 各级领导对员工的关心, 充分展示本单位各项工作取得的成绩和员工的精神面貌。“苗正”是指要选择优秀的演员, 为保证团拜会节目的效果, 在选择节目时, 尽量选择形式新颖、内容积极向上的节目, 针对有特长的员工, 要作重点动员, 确保演出质量。“覆盖广”是指在节目形式上要多元化, 不能一个接一个独唱, 单打一, 并且要兼顾老中青三代的不同审美需求。可供参考的节目形式有:
歌曲类:独唱、小合唱、歌伴舞、歌曲联唱、大合唱;
戏曲类:京剧、黄梅戏等;
语言类:小品、相声、快板、三句半、配乐诗朗诵;
舞蹈类:交际舞、健美操、啦啦操、街舞;
特长类:各类乐器演奏、绝活展示、魔术表演等。
(三) 主持人的选择。
挑选好主持人, 团拜会主持人的选择标准除了“高富帅”还要“活熟稳”。“高富帅”是指, 团拜会主持人要选择2至4名形象好气质佳的“帅”哥美女, 同时, 普通话标准、有较好的口才, 音量要“高”亢, “富”于激情和感染力, 适应团拜欢庆的气氛。“活熟稳”是指, 作为主持人, 还要有敏捷“活”跃的思维, 还需要有顾全大局的胸怀, 遇到突发情况有及时应变、“稳”健应对的泰然和风度。特别重要的是“熟”, 要熟悉单位的整体情况, 尤其是了解单位当年发展的整体情况;如果是专业性单位, 最好有一定的专业背景, 熟悉单位的业务;还要熟悉单位绝大多数成员的名字;了解本单位人员之间的关系, 如上下级、父子、夫妻、兄弟关系等, 从而可以在现场灵活应用。主持人某种程度上是组织的“形象代表”, 所以要格外讲究, 认真挑选。