外贸业务岗位职责

第一篇：外贸业务岗位职责

外贸业务员岗位职责

上海泽吉纺织品有限公司

外贸业务部岗位责任

1、 熟悉公司的主要产品(纱线和贴剂)，对外贸流程了解，对产品有所掌握，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复。熟悉公司产品在市场上的定位，找出不同产品报价时的区别，能独立分析产品的要求并且给予准确的报价。利用公司提供的阿里巴巴和环球资源两个平台，能独立开发客户，处理好客户的疑问，并努力争取下单和供应厂商协调，对生产过程中产品跟踪、验货，做到质量保证。能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库，及时通知客户和货代有关货物装运的情况，妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档

2、 提交季度业务汇总和总结，在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录

3、 处理好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态

4、

5、 协助外贸部经理，参与对外谈判 根据市场的变化，适时地开发新产品

6、 及时安排好打样，要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：数量、原材料、产品结构和工期。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。

7、 严格把握“报价单”，精确地报出美金销售价格。报价单(成本核算单)原则上是由技术部提供的。业务员在向技术部索取报价单(成本核算单)时，应拿到Excel的电子格式，而不是纸张打印件。拿到技术部提供的报价单(成本核算单)后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现材料使用错误或者材料价格使用错误以及尺寸有偏差等，应立即通知技术部，要求技术部立即改正错误。

当遇到技术部未能及时提供报价单(成本核算单)，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的报价单(和以前的类似报价比较)数据，自己制作出准确的报价单。

业务员一定要将报价单中利润和销售利润率的情况记录下来,供日后参考。

美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。

8、 积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。 样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。

9、 业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后，业务员应在第一时间整理出公司内部业务联系清单或者厂内合同，并立即下发到有关部门。客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“数量、原材料、产品结构和工期”四个要素，与打样时的最后确认样核对(必要时要再次与车间沟通)，如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即填写厂内合同并下发。从收到客户原始订单到厂内合同下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过48个小时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：第一，尽快联系客户，催促客户尽快书面回复;第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。厂内合同的填写应全部反映出客户订单的所有内容及要求,以便车间的准确贯彻和执行。厂内合同中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。

10、 在厂内合同的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。

当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户?%定金到账，或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让技术部先计算用料，但要书面通知采购部：“所有物料采购等通知”。

11、 把客户的包装要求完整、全面、清晰、及时地告诉发运部门，以保证包装物品的及时到位。

12、 与技术部、采购部和生产部负责人全程保持沟通，了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。

如外贸部经理或分部经理询问有关这些情况，业务员必须能对答如流，绝对要避免“我不知道”、“我还不清楚”、“大概„„”这样的言语。

13、 会同技术人员和生产部质量检验人员，随时检查成品质量情况，作好详细的书面验货记录。 如果发现成品有质量问题，应立即汇报外贸部经理，并立即通知生产部负责人，以便在第一时间采取措施。反映质量问题时，应随机抽样，列出数据，显示质量问题的百分比，养成用数据说话的良好习惯。既不能以偏概全、小题大做，更不能视而不见、无所作为。

14、 业务员在验货时，同时应对订单的所有货号进行现场拍照，并存入电脑档案。 提早与生产部负责人沟通，预先安排好大货的出货计划。

出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后，立即准备好所有出货资料，并在第一时间订好舱位或航班。所有拖箱时间或送货日期确认后，应立即发出书面“出货通知”。“出货通知”的发放范围应明确书写清楚。

15、 做好货款的回收。如果是信用证付款,要在发货之前将信用证上所要求的所有单据准备齐全,并确保无误,以避免银行审核过程中发现任何不符点,而造成货款回收的延误,如因业务员缮制单据出现任何纰漏而导致货款无法回收,业务员将承担相关责任.

16、 按照财务会计的要求,月底之前及时将本月发货的每批货物的相应单据(包括提单复印件,报关单复印件,场站收据,订单合同,装箱单以及税务局出口产品专用发票)提交到财务部门,以便财务部门及时办理核销及退税。

17、 负责外贸业务开拓，整理客户资料，联系客户，对客户的询盘进行回复。

18、 注：严格把握“报价单”，精确地报出美金销售价格。业务员需要根据工厂的最新报价，运用ERP畅想软件，计算出美金销售价格(软件中设置公式，可以估算出单笔的利润。在一定范围允许区间内，业务员可以根据客户的实际情况，适当的调整部分的美金销售价格，但决不能低于我们设定的利润。特殊情况另行规定)。同时，对于客户的回盘必须及时，快速。美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。

19、 负责样品的打样、收集及分发，接待客户等销售辅助工作。

20、 及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰相应的要素，并准确、及时的提供工厂。样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案(如有多出的样品，可以自己留底一套)。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。

21、 总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。

22、 样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。我们应做到：积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。

23、 在分管区域内争取订单，巩固老客户，开发新客户，根据销售指标，制定计划及执行方案并付诸实施。

24、 客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关工厂。如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即将正确的中文订单并下发。中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”等等。当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。特殊情况另行规定。

25、 订单的制作过程全部都需要在畅想软件中完成，并经经理审核后方可发出。

26、 对于以后所有的都需要在畅想软件中完成，我不知道以后的核算表还需要他们填吗?如果需要，这里要补充进去。

27、

5、跟踪订单的生产进度，并及时检查生产产品是否符合客户要求，按时安排产品的发货。

28、 业务员应及时的将出货计划通知到单证部门，并将正确的订舱资料发出，格式如下： CK130404-532256 收货人：(FOB SHANGHAI) NKD VERTRIEBS GMBH BUEHLSTRASSE 5-7, 95463 BINDLACH,GERMANY TEL: +49 9208 6990 目的港 HAMBURG 货物名称：KNITTING YARN(100% Acrylic) 单价：USD0.30/pcs 数量：32256pcs 总价：USD9676.8

箱数：224箱

体积:20.16立方 毛重：1836.8 公斤 净重：1612.8 公斤 报关请报个数。

工厂已完货,订最早到德国汉堡的船。

请把托书给客人指定货贷

符小姐：Kelly_Fu@apllogistics.com 网上订舱，网址： 工厂信息： 真爱毛纺，联系人：小郑

客人不要CO 真爱开票 品名：纱线

总数量：1612.8公斤 总金额：59834.88元

唛头、验货证明等订舱需要的相应文件也需要附在邮件中。

注：业务员需要将完整、正确的订舱资料给出单证部门，如因业务员给出的资料或数据有误，造成单据或出运有误，所有的损失则由业务员个人承担;反之，则由单证人员个人承担。

29、 出运计划在畅想ERP软件中有，但邮件也需要同时给出，方便记录，避免出错。

30、

31、 负责对账和催收货款。

业务员在出货后从单证部门取得出运复本单据后，应及时将全套单据邮件发给客户，催促客户及时安排付款;同时，应协助财务部门进行对账工作。所有收到客户货款需按如下格式，并邮件通知相应人员：** 订单号，预付款or余款，是否正确

32、 负责将提单正本、原产地、发票、箱单及时寄给客人清关。

33、 业务员需在收到货款后，并确认无误后，方可将全套清关用的正本单据寄给客户。

34、 组织客户投诉或退货的处理，并将结果反馈给公司或客户。

35、 配合财务和出纳的工作，出纳整理处开票资料后，需及时快速的填写开票内容以及厂家，不得以其他事情为由拖延时间，上交的开票资料必须自查无误。

每周五下班前，需将订单核算表交给财务，由财务整理汇总。

36、 完成上级交办的其他工作。

第二篇：外贸业务员岗位职责

岗位职责：

1、利用公司提供的渠道寻找海外客户，整理回复询盘，并做好后期跟进工作;

2、保持与客户的良好沟通，并借助行业平台开发新的客源;

3、对产品型号、质量等能给客户及时的答复，处理好客户的疑问;

4、维护好老客户关系，处理好客户订单;

5、负责展会上的客户邀约，并赴展会接待相应的客户;

6、协助处理上级安排的其他工作。

任职资格：

1、英文听、说流利，具有非英文专业六级/英文专业四/八级水平;

2、能独立开发新客户、新市场，熟悉外贸流程及产品在市场上的定位。

3、具备电子行业海外业务经验2年，有安防、楼宇对讲行业相关经验者最佳;

4、工作踏实认真，应对快捷敏锐，责任心强;

5、 具备较好的沟通、协调及执行力。

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第三篇：外贸业务经理工作岗位职责

1、在总经理的指导下，负责制定年度，季度销售计划，并根据客户及市场情况，制定销售策略。

2、执行公司的规章制度，完成公司下达的各项经济指标;定期召开业务会议，总结工作，及时掌握部门的业务进展和经济效益情况，妥善安排业务工作，抓好部门双文明建设。

3、搜集和积累信息资料，分析市场动向，选择适当的销售市场，开发进出口业务。

4、建立和发展客户关系，对客户进行调研、确定并认真签订合同，制定切实可行的经营方案，报公司批准。

5、在分管区域内争取订单，巩固老客户，争取新客户，根据销售指标，制定计划及执行方案并付诸实施，对本部门的订单进行严格管理和密切监督，指导相关业务员或业务助理完成订单，直到货物安全出运。

6、带领、辅导下属职员完成公司制定的月度、季度、年度工作指标。每周收取下属职员的工作报告，并针对性的给出辅助、点评。

7、指导、管理、监督下属职员的业务工作，关注员工的工作状况、员工关系管理，改善工作质量和服务态度，加强对下属人员的绩效考核和奖励惩罚事项。

8、督促部门职员按质量管理要求建立健全各类业务台帐，加强各类业务合同、协议的规范化管理。做好报表统计工作，并及时送交有关部门。做好月/季底报表与年度报表总结工作。

9、组织职工认真学习业务知识，参加岗位培训，提高综合素质，培养能适应不断发展的国际经贸形势的能力。

10、主动做好与各部门的沟通和协调工作，并及时与客户协调。如：供样周期，样品技术要求等以满足客户要求，最大限度地满足客户所提出的要求。

11、及时收集国外客户的投诉和不合格产品的信息、整理、分析、汇总、分类转交外协部(或技术部)处理，并把处理结果及时反馈给客户，做好与客户的沟通，做好售前，售中，售后服务。

12、负责销售团队的日常工作管理，帮助建立、补充、发展、培养销售队伍,激发团队力量,提高工作效率.

13、确保部门内应做应有的各种统计资料、表格、档案的完整性、正确性、安全性，并对此负责。

14、服从工作安排，及时完成公司交办的其它工作任务。

壹门阔饰品(香港)有限公司

第四篇：外贸业务员岗位职责

岗位：业务员直接领导：业务部经理

前提：必须认可并深刻的学习公司的企业文化，包括：使命，愿景，目标，价值观。

一、 客户开发

1.1 在B2B网站注册公司信息，产品信息， 并及时的更新信息， 保持发布的产品信息最新。有合适的买家求购信息，要及时联系。

1.2 必须保证2个小时内回复客人的询盘，这样成交的可能性很大。

1.3 展会上，必须团队协助，不许争抢客户，不许一个人同时谈两个客户，影响客户的服务质量会受到处分。

1.4 公司分配的原有客户要仔细了解客户以前的订货情况，做好全面的洽谈、跟踪、服务。

二、 合同的洽谈、确立、签署

2.1 客户洽谈;与客户洽谈的过程中首先要了解客户的国别、目标市场、销售模式、销售情况等，然后根据对客户的了解报出相应的价格。

2.2 合同条款的确立

确立合同项目。包括所购产品的价格、数量、规格、颜色、贴花，品牌及其他要求;贸易国别;贸易术语;付款方式;唛头;交货期;目的港;收货人，配件额度及其他条款。

2.3销售合同/形式发票的签署

1)确认合同条款后，由业务人员开具销售合同/形式发票予客户确认并签署回传;之后把PI 传给单证员，通知代理公司， 准备收订金或信用证。如果是用自己的外币账户，收到水单和本厂会计确认。

2.4收取订金或信用证

订金： 收到订金后及时通知产品经理，准备排产。

信用证： 先要求客户将信用证申请函发过来由业务员确认，确认后开正本。收到信用证后首先先看最晚装船期，信用证有效期， 单据要求， 交单期， 至于其他一些软条款不确定的，交给代理公司做进一步确认，如需更改，抓紧时间更改。

三、合同的执行，跟踪及检验

3.1合同的执行

向产品经理传达生产定单，所需文件包括：订单货物描述，附注订单的一些具体要求， 例如，箱唛，产品颜色色板， 货物的交期及其他详细要求， 方便下个步骤的人执行。 一切核实完毕后， 经理，产品经理，质检签字， 开始生产。

3.2合同跟踪及检验

生产期间，每隔3天对定单生产情况进行跟踪，并告知客户生产进度和交货时间。

3.3 验货

每隔5天让质检员按合同条款的项目，如配件，颜色，数量，规格，唛头，品牌等进行抽样查验，保证能顺利组装，按时交货。并做记录。

四、产品发运，交付单证及尾款回收 4.1产品的发运

应在预计装箱日前15天，业务员填写订舱委托书与船公司或货代联系，由其填写提箱单后传真给运输公司和供货方，安排发运事宜。由运输公司持提箱委托到指定地点提，发运。

4.2 装柜之前和客户确认好如果装不下或装不满， 减少或增加那种产品。 装柜期间出现任何问题需要及时反映给客户， 不能自行决定。 如不能和客户联系，应及时反映上级领导，以免造成不必要的损失。

4.3发货完毕当天，给客户一份详细的发货通知(内容包括：船公司名称， 船名，航次，提单号， 装箱日，预计到达日，箱号，铅封号，及装货型号，数量，颜色，装箱图片等)

4.4交付单证

把制作好的各种单据，包括箱单，装箱单明细，商业发票，提单及原产地证副本交与客户确认。

4.5 尾款回收

T/T: 给客户提供提单副本之后，催收尾款，收到尾款之后寄发单据正本。

信用证: 整套单据到达客户银行之后，如果客户没有及时结汇，需提醒客户到银行赎单付款。

五、售后问题的处理

5.1及时处理售后问题

因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量异议的，业务人员应及时处理，保证在2个工作日内给出答复。 5.2收集产品反馈信息

1)每隔15天 询问一下客人目前的销售情况。客人收到货后，每隔3天就询问一下此批产品的产品质量情况、并给予解决的方案。

2)了解市场对产品需求的反馈信息，进行归纳，整理，为产品的整改和新产品开发提供意见和建议。

六、现有客户维护和新客户开发

6.1现有客户关系维护

1)处理好定单和售后问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系。

2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。

3)在国外的重要节假日里(圣诞节…..)，需发送电子贺卡以示问候。

4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。不断更新产品的数据库，把新产品的数据(图片，规格，体积，重量，价格，装箱量)及时发给老客户。公司淘汰的产品型号及时通知客户。

5)每天晚上9：00-10:00 必须查看一下邮箱，及时回复当天的邮件。

七、信息资料整理职责

7.1建立客户档案，EXCEL文档包括：客户名称(CONSIGNEE),国家，港口，联系人，电话，邮箱的相关内容并将客户按级别进行分类。

7.2订货信息档案，包括客户走货的报价单，形式发票，箱单，发票，合同，提单扫描件，排产单，唛头，订舱委托书，原产地证书的模板。

7.3 每个客户都必须保留上面两个档案，每一票货都必须保留订货信息档案。

八、留意国际市场动态

8.1 包括家具行业上游的原材料价格，如铁矿粉，钢管，玻璃，镍板，

8.2 及时了解美金和欧元的汇率波动和退税情况

8.3 了解国内经济形势的变动

九、完成领导安排的临时工作。

第五篇：外贸业务人员的岗位职责

一)外贸内勤员

1.

日常办公室事务处理：

部门的日常卫生打扫;电话的接听工作，并向电话询问者提供信息，来访人员的接待及安排工作;日常邮件收发，及普通文档管理;相关文件的打印、复印等。

2.部门的费用支出和业绩的管理

部门的费用开支和领样、寄样、业务记录都应有相应的文档管理，并备分，以防丢失。

3.配合经理收集包材及产品系列化、完善化等准备工作

二)外贸业务员

1.

配合公司的所需，及时作好翻译工作

2.

熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其组成和给予准确的报价

3.

熟悉产品在市场上的定位，找出报价时的不同

4.

能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复

5.

能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单

6.

生产过程应跟踪、验货，做到质量保证

7.

能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库

8.

及时通知客户和货代有关货物装运的情况

9.

妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档

10. 退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理

11. 提交季度业务汇总和总结

12. 注意提升自身产品知识、英语和业务能力

13. 在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录

14.处理好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态

15.根据市场的变化，适时地开发新产品