浅谈公文审核把关工作

公文代表着一个机关的形象, 公文的质量决定着它发出去之后的效果。在一个发文过程中, 审核工作贯穿始终。尤其在办公室的公文审核把关方面, 审核就像是签发前的“助攻”, 它既有各方面的综合, 又有技术上的深度, 同时又涉及不同专业的知识。这些都突出表明了审核工作的重要性。党政机关有关公文的处理条例内容很多, 其中一个亮点是:文稿在领导签发之前要经发文机关的办公室审核, 这一条有很大的实际效果。

一、审核把关中的发文环节

这个环节也叫“入口关”或“出口关”, 对于交上来的文件要考虑好用何种文种发出, 这是审核工作首先要做的。其次是文件主题的审查。主体是一个文件的核心, 也是发文者所要表达的目标;从文件的角度说是文件要表达或说明的观点, 从社会方面说是文件对某种现象或生活的描述与评论。实际情况中, 首先要审核主题, 主题中的有关工作职责是谁的, 主管和负责的人是谁, 又是由谁发出去的。例如, 某部门提交的关于下放管理权限的文件, 向省委办公厅提出发文申请。文件中有603条审批方面的权限是要下放的, 这是政府有关部门的行政事务。在审核中被认为应该由省政府或其办公厅下文, 所以就把这份文件给呈报单位退回去了。其次是查看文件的来源, 如2011年3月省政府办公厅申请印发《加强计划生育的有关工作意见》的通知, 向省委和省政府的两个办公厅提出他们联合发文的申请。审核过程中被认为, 这些法规的实施是“一府两院”的工作范围, 况且与计划生育有关的条例中也有规定:各级政府要加强对这项工作的指导作用, 负责该条例的落实情况。所以说这个文件要由省政府下文, 一般情况下不是由党政联合下文的, 所以就把文件退回到了省政府办公厅。

文件的根据通常有3个, 上级那里有、过去的惯例、形势变化的需要。有的问题在上级那里有相关的文件, 落实前要了解清楚本地的实际情况然后再进行, 对发文的依据还要进行研究。例如省纪委转过来惩治与预防腐败的工作报告, 向省委办公厅申请下文, 并请求用省委的名义上报给中央纪委。审核人员在审核时发现申请下文的根据是中央纪委办公厅的通知, 通知中的内容是这个情况要经过省委主要领导审核, 并不是说由省委办公厅以文件的方式报送。中央也有文件规定:没有经过党中央的批准, 国家各政府部门不能向地方的政府部门下发指示性文件, 也不能要求地方的有关政府部门向上报文。所以这个文件不能用省委名义给中央纪委进行报文, 要请省委的主要领导进行审定, 然后再通过省纪委向中央纪委报送。有些文件过去有实例, 但可能是因为其他原因, 审核时不必拘泥那些惯例。例如, 对印发《2012年民生工程有关方案的通知》, 以前的惯例是向省委、省政府提出申请请求联合发文。因为这项民生工程的涉及范围比较广, 好几个党委部门的职责都包含在内, 这样的内容不再是民生工程本身的工作。2012年后, 民生问题被定成老百姓的实际问题, 把民生工程的重点设定在义务教育、就业保障等其它方面。审核人员认为该方案是政府各部门的工作范围, 尤其是发改部门负责监督, 通过和省政府办公厅的讨论研究, 把该文件退回到省政府由他们进行下文。

二、做好公文审核工作需要提高几个认识

公文的审核对公文起着非常重要的作用。一个机关有自己的思想、工作和管理水平、作风, 可想而知, 如果公文中有错字、词义表达错误时, 会对机关产生较坏的影响, 这样的公文没有什么权威和严肃性可言, 还会对落实工作和有关要求造成困难。对处理公文的有关规定没有掌握完整, 拟稿时不了解整体情况, 都会出现各种问题, 如考虑不周、可操作性较小、站位低等。所以审核人员要站位准确, 了解全面, 相对固定和专业, 让这样的人来把审核关才能确保公文的质量。

审核中包含着校对但又高于校对。校对有较多的具体和硬性要求, 如格式有相应的规范, 标点符号有没有用错, 错字、漏字等;审核有较强的思想性, 在政治、政策、原则方面有较多的要求, 如下文的需要性、所用文种是否正确、内容中有没有和法律法规相违背的地方、提出方案的可行性、文中涉及其他部门职责时有没有和他们达成一致意见。审核更重要的是审“事”, 审核公文的目的是辅助政务工作。

审核不是一个人的事。通常情况下, 核稿岗位上的人员主要是审核稿件的, 但是仅靠他们是不能保证公文质量的, 文稿拟制过程中需要每个人员都树立明确的责任意识, 严格按照规定做好审核工作。在公文的起草、审阅、签批、校核、印制等每一个环节中都要进行核稿工作, 需要每个审核人员与签批领导严格把关, 尽可能减少和消除文稿在每个环节的差错, 这样才能提高文稿的质量。在以往的审核过程中, 有部分文稿问题不是相关人员的水平低、不负责任, 而是缺少审核方面的专业知识。所以要针对公文写作和审核方面的专业知识给审核工作人员进行专门培训。

审核工作是机关公文处理中的重要部分, 也是体现办公厅 (室) 参谋作用的途径。公文审核工作政策性和时效性比较强, 要求审核人员有较高的综合素质, 在思想上、政策理论上、经验积累和责任意识上等其它方面都要达到较高的水平, 这样才能顺利完成审核工作。