科学化的管理与人员素质的提高——办公室职能作用充分发挥的有力保证

2023-02-14

办公室是一所高校的“中枢”和“门面”, 沟通上下, 联系左右的枢纽和桥梁, 它所处的地位和工作性质, 决定了办公室是集人事、行政、文字、信息、后勤、接待等为一体的综合性核心处室, 对内担负着高校内的日常性行政事务与服务工作, 保证学校的有效运转。对外起着“窗口”的示范作用, 展现学校的良好形象。办公室人员的一言一行、一举一动不仅代表和影响一个部门, 而且还代表着一所高校的形象, 关系到学校的对外声誉, 同时承担着本校的对外接待工作, 接待的过程就是展现高校管理水平的过程, 就是提高校知名度的过程, 故办公室工作起着“窗口”的示范作用。办公室工作做得好与不好, 对内对外影响很大, 而要使办公室最大限度地发挥其职能部门作用, 不但要建立健全有效的管理体制, 实行分项管理, 而且要搞好服务, 提高服务质量, 增强办公室人员素质。

1 制定有关条例, 进行分项管理, 以确保科学规范地办文、办会、办事, 提高工作效率

高校办公室的主要工作是办文、办会、办事, 处理得当与否不仅反映着高校办公室的服务态度和服务水平, 也反映了高校的管理能力和管理水平。若要办好文、办好会、办好事, 办公室则须在“优质、规范、精细、高效”八个字上下功夫, 努力做到“四个追求”:

1.1 追求规范, 按各自职能特点成立分管部门, 建立科学、规范的办文、办会、办事程序

办公室要确立这样一种理念:一切要按制度办事, 减少盲目性和随意性。办公室日常事务繁杂, 涉及内容包罗万象, 诸如各种公文的处理、会务接待、文件的复印与传真, 开具介绍信及相关证明、盖章、简讯的編撰、档案的借阅与查询、统计报表的上报等工作, 为了使这些日常工作在管理方面更加科学化、合理化、规范化, 可采取制定有关条例, 实行分项管理。具体做法如下:首先, 按各自职能特点分别成立分管部门如:主任室、秘书室、会务接待室、信息宣传室、档案室、文印室, 确立各室工作职责, 指定专人负责, 在分项管理的基础上由办公室主任统筹兼管并监督其执行情况。其次, 制定日常事务办理的有关条例, 如:公文处理程序、会务接待与通知程序、印章办理程序、档案借阅与查询程序、文件复印传真办理程序、统计报表的汇总程序等管理制度, 做到用严格的制度管人, 按科学的程序办事, 并严格按制度考核落实, 以进一步规范公文处理工作, 规范印章管理工作、规范日常文件的复印与传真工作、规范信息编发报送工作, 规范统计报表完成程序、规范对外宣传、档案、外事、接待等工作, 做到归口管理, 规范管理, 有序运行。

1.2 追求精细, 在精细中提高质量, 提升水平

办公室工作事无俱细, 每一件工作都十分重要。在办公室工作, 必须把小事当成大事, 小事办不好也会误大事, 错发一份文件, 漏接一个电话, 延误一个通知, 误盖一个校印, 都可能对工作造成很大影响。外事更是无小事, 稍有差池就会影响到整所高校的形象。因此, 对于编发信息、收发文件、核稿印制、公文盖章、会务接待、外事安排等诸如此类年复一年、日复一日的例行公事, 要做到常干常新, 一丝不苟, 精益求精。办公室的工作同样需要讲求精细化管理, 即更加重视细节。细节就是质量, 细节就是效率, 细节就是水平。办文、办会、办事要力求不失误、不泄密、不遗漏, 力求每一个细节不出差错。

1.3 追求高效, 跟上时代的步伐, 实行自动化、无纸化办公

做好办公室工作, 关键在于工作的高质量、高效率, 这对于搞好办公室工作尤为重要。具体讲, 办公室的公文运转要快速、及时, 收文需在当日签批分办, 会签文件也要及时办理, 不得随意拖延;传真要当日通知有关部门或当事人;会议通知要及时到位、请示报告必须在一定的时限内给予答复。同时办公室工作还具有临时性、突发性等特点, 故要求我们要改进办事的方式方法, 做到特事特办, 急事先办, 要事先办。此外, 还必须加快办公自动化建设, 进一步提高信息化水平和工作效率, 实现办公自动化、无纸化, 进入科技化时代。为此, 高校可通过建设校园网, 实现互联网, 一来便于各处室各专业之间在工作事宜方面的联系, 二来有助于实现上情下达、信息互通。可通过在网中设立办公室专栏, 凡由办公室发出的通知 (至少提前一天) 及颁布的有关条例、编辑的简讯、上报的有关报表均可通过网上公告栏中公布, 再由各处室、各专业指定的信息员 (其中涉及校内信息的可通过设立用户名与密码, 仅供校内员工参阅, 以保证机密性) 通过每日上网获取后通知各部门其余成员, 以确保信息传达的及时无误。

2 以“为师生服务”为宗旨, 怀着“急人所急、想人所想”的意愿, 搞好办公室的服务工作, 提高服务质量和服务水平

办公室工作千头万绪, 十分琐碎, 但就其工作性质和根本要求来说, 就是要搞好服务。其服务对象是面向院领导及全院师生, 诸如各种文件的签阅、复印、传真、办理盖章、会务接待等日常办公室事务工作均使得办公室几乎每天都要接触到院领导、部门领导、各处室、各专业的老师及部分学生, 这就决定了要为领导工作搞好服务, 为各部门师生搞好服务, 同样办公室对外接待工作也存在着一个如何搞好服务的问题。因此我们必须把搞好服务贯穿于办公室工作的各个环节和全过程, 做到“四个更好”:

2.1 更好地服务于大局

围绕中心服务大局是办公室工作的第一目标。办公室的性质和职责决定了全部的工作必须围绕高校的中心工作来开展。任何一所高校均需顺应时代的步伐应用新的运营思想和运营理念来指导和安排新学年度的工作, 围绕“为国家培养更多更好的适应社会需求的实用型人才”这一办学宗旨, 坚持把扩大高校知名度、壮大师资力量、提高教学质量、改进办学条件作为最高价值追求, 把建立健全高校管理体制作为学校发展的重要手段, 把提升高校网络建设的整体水平作为学校的根本任务, 办公室的各项工作要紧紧围绕这些重大活动来开展, 通过层层落实、责任到位、审核把关、督查督办服务于大局。

2.2 更好地服务于领导

坚持为领导搞好服务是办公室工作的首要职责, 是实现领导决策民主化、科学化的重要环节和重要前提。办公室工作人员必须在这方面狠下工夫, 在完成日常繁杂的事务性工作的基础上, 对全局性和重大问题进行深入思考与分析, 及时、全面、准确地收集和反馈信息, 为院领导提供有价值的决策依据。为强化有关的信息工作, 高校要建立信息员制度, 各处室和各专业要确定一名信息员, 确保每日上校园网收集有关信息, 定期向办公室上报相应部门的最新信息。办公室必须落实专人, 明确责任, 汇总信息, 及时上报, 以便院领导及时了解高校的重大情况, 及时有效地进行决策指挥。

2.3 更好地报务于部门

为校内各个部门搞好服务是办公室的重要职责, 是加强内部管理、维护工作秩序、提高工作效率的需要。在这方面办公室要增强服务的主动性, 与校内各个部门搞好工作上的协调和衔接, 主动配合, 热情服务, 建立和贯彻执行好各项工作规则, 使全校的工作能够规范、有序、高效地运行。

3 提高办公室工作人员的综合素质, 确保办公室工作在良好的管理体制下更加高效有序地运行。

俗话说“打铁还须自身硬”, 要做好办公室工作, 除了健全的管理体制外, 还需有过硬的素质。办公室工作人员是办公室工作的主体, 他们的综合素质关系到办公室工作的好坏, 因此, 他们必须与时俱进, 不断加强自身修养, 提高素质和能力, 具体而言, 通常包括以下几个方面:

3.1 团结协作和协调沟通能力

从工作性质上讲, 办公室工作人员担负着共同的职责任务, 但工作上又有明确的分工, 但这种分工是在合作协同基础上的分工, 因此, 办公室工作人员必须把协作放在首位, 在协作配合的前提下干好分工之事。办公室工作人员一定要明确“相互补台、好戏连台, 相互拆台, 共同垮台”的道理, 做好补台和补位, 杜绝和减少工作断档。既要干好份内的事, 又要兼顾其他工作。不仅如此, 办公室人员还要和其他各部门如教务处、人保处、学工处、总务处等处室及各专业进行广泛的合作, 正确处理与各处室、各专业之间的关系。同时在待人接物上, 要做到对上对下一致;对上诚实、尊重、不卑不亢, 对下谦虚、礼貌、平等相待, 同事之间要做到大事讲原则、小事讲团结, 不利于团结的话不讲, 不利于团结的事不做, 营造一种和谐的人事环境, 以便工作的顺利开展。

3.2 认真细致、准确无误的工作态度

办公室的工作繁杂、琐碎, 又都是具体实在的工作, 这决定了不能有丝毫的懈怠和大意, 因此, 办公室人员在工作中不仅要迅速及时, 还要细致、准确。要努力做到事事认真, 时时仔细, 办事条理化、程序化。汇报工作、反映问题要言之有物, 言之有据, 报喜也报忧, 力戒浮夸, 经手办理的每一项工作, 都要落到实处, 决不能“蜻蜓点水”;出主意、办事情要周到细致、一丝不苟。这样才能保证工作的准确无误, 才能保证工作的质量。认真细致、准确无误是办公室工作人员必须具备的工作态度, 切忌马马虎虎, 漫不经心。

3.3 强化改革创新意识, 提高创新能力

办公室工作人员要有前瞻的头脑, 掌握社会风云变化的形象, 精通国家的方针、政策, 顺应形势, 跟上时代的步伐, 根据本职工作的要求, 强化改革创新的意识, 提高创新能力, 改进工作方式方法。同时要坚决摒弃陈旧的观念, 努力做到三个转变即思维方式的转变, 思想观念的转变, 行为模式的转变。在转变中求创新, 在创新中求发展, 将办公室工作提升到一个新的高度。

3.4 增强学习意识、完善知识结构, 提高业务水平

办公室工作人员必须利用一切机会广学、博学, 并善于积累, 不断拓宽知识面, 更新知识结构, 努力使自己不仅具有深厚的理论功底, 而且还具备精湛的业务技能和高超的协调能力。办公室工作人员既要博学, 又要专攻, 紧密结合本校及本人工作特点, 加强自身业务学习, 形成最佳的知识结构, 以提高业务技能。此外, 为适应当今社会飞速发展的需要, 办公室人员要熟练掌握计算机操作规程, 逐步实现无纸化办公, 以提高工作水平。

总之, 办公室是一所高校的核心部门, 任务艰巨、责任重大。办公室工作平凡而重要、繁琐而庞杂, 除了须配备健全高效的管理体制, 办公室工作人员还必须始终保持锐意进取的精神状态, 不断确立新的奋斗目标, 扎扎实实, 精益求精, 加强自身业务水平的提高, 做到勤奋、敬业、高效、务实, 努力提高工作效率和工作质量, 使办公室工作在实践中得到不断提高。

摘要：办公室是一所高校的核心部门, 任务艰巨、责任重大。它所处的地位和工作性质, 决定了办公室是集人事、行政、文字、信息、后勤、接待等为一体的综合性核心处室, 为了确保办公室职能作用能得到充分的发挥, 除了须配备健全高效的管理体制, 还必须要求办公室工作人员始终保持锐意进取的精神状态, 不断确立新的奋斗目标, 扎扎实实, 精益求精, 加强自身业务水平的提高, 做到勤奋、敬业、高效、务实, 努力提高工作效率和工作质量, 以确保办公室工作在良好的管理体制下更加高效有序地运行。

关键词：办公室工作,科学化管理,提高综合素质,高效有序