展览活动流程范文

2022-06-05

第一篇：展览活动流程范文

展览活动流程管理实习报告

作者：戚如杰

指导老师：余杨

班级:设管062-17

日期：XX年/9/29

展览活动流程管理实习报告

一、前言

实践是检验真理的惟一标准。在课堂上，我们学习了很多理论知识，但是如果做不到在实际当中的灵活运用，那就等于没有学。此次实习就是将我在课堂上学的理论知识运用到实战中的一次真实的演练。

如何才能把课本上的知识灵活恰当的运用到生活、工作当中去，成为真正有用的人才?如何才能适应当今飞速发展的社会，确定自己的人生坐标，实现自己的人生价值?

XX年年9月15日，抱着这样的想法，我应聘了华恒赋绘(北京)国际会展有限公司的客户经理助理职位，获得面试成功，并在此公司完成了学院安排的为期两周的实习。在那里，我接受了更为有用的设计管理知识，而每天的实际工作任务，又增强了我的实战能力，使我们迈出了成功的一步。

实习给了我处理事情时最好的精神状态，使我在处于紧张的状态处理一些对自己来说棘手的事情时，这能从根本上激发自己认真上进的潜力。于是，我的精神状态也跟随着工作亢奋了这些天。

我感觉，在“华恒赋绘”里，我们学到的知识很多。在此，我感谢给我这次实习机会的王经理和给予我帮助的公司同事们,以及配合我顺利完成工作的项目部的同事们。

二、公司介绍

华恒赋绘(北京)国际会展有限公司是一家以提供展览展示设计、工程建造、商业会议活动等服务为主的专业公司。服务范围包括：展览展示设计及搭建、建造工程、会议活动策划、室内室外装饰设计、专卖店及展示厅策划等。总部设于北京，在北京、广州、上海、深圳、青岛、大连、长沙等各地均有自己制作工厂及仓库。我担任的职务是客户经理助理，负责展览活动的流程管理。

三、实习心得

首先，我运用实习期的第一周时间，认真考察了华恒赋绘公司的基本状况、公司内部各部门的分工合作关系、公司的制度和运作流程、公司公关活动的基本内容、公司的企业推广战略、员工的业务素质等等方面，做了较为详实的报告。

其次，在接手展会流程管理之前，我通过研究公司资料和向公司资深员工谦虚提问学习，了解了展览的分类、北京各展馆的展会信息、展览活动涉及的各个部门和个人、商业展览的操作流程等书本上无法学到的知识。并对会展经济的发展状况进行了深入的了解。这些知识都只能在实践中获得，而且通过写考察报告，这些知识更加深刻的融入我的血液中，成为我知识构架的一部分。日后倘若继续从事这方面的工作，定会水到渠成，更加成熟和自信，也定能获得更大的成功。

通过自己只是构架的再次梳理，我将整个展览活动管理流程分析为以下三个方面：

1.客户提供资金;

2.设计师完成设计;

3.展览活动贯彻完成。

四、会展运作

设计是与商业紧密相联系的，因为设计的目的就是为企业增值，两者合作，以一种同时增加利润、创造商业价值的方式共同发展。会展的运作亦是如此。它以城市会议和展览设施为依托，以城市文化和产业结构、消费结构为条件，通过各种运作手段，以展览和会议为载体，能够直接为社会和运作主体带来经济和社会效益。它属于一种经济经营活动。目前我国各大城市都在加强力度发展会展经济，我们大连也是如此。

会展经济能够直接利益许多群体，例如会展活动的运作主体、会展活动服务的提供者、会展活动的扩散影响人群，以及会展活动直接导致的商品、物资、人员、资金、信息的流动。这些对经济、对社会的发展都起到了直接或间接的效益。

五、流程管理

两周的接触和考察，我发现展览活动(商业的)筹办的整个过程，其实就是一个推销策划的过程。这要比我再学校中策划一个活动需要打通的环节更多，考虑的受影响人群也更多，而且展览活动策划行为离不开市场。虽然不能这样一言以蔽之，但是我仍能从中找寻到交叉点。这样的理解方便了我去做好这个流程管理，在很大程度上给了我成功的信心。而现在我从事的是商业活动，因而，很重要的一点就是，所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是：营造势力，利用公司的各种宣传、广告手段，以及公司积累的成功策展案例，为公司制造市场声势，为公司赢得目标客户——参展商;二是：通过专业的展览活动流线服务，赢得客户公司的认可和信赖，并在此基础上赢得其他参展商的青睐，争取日后的合作与服务。

一个好的展览设计是从优秀的展会策划开始的。我把操作过程简单概括为如下图表：

对于流程管理各个项目所涉及的内容，我均做了详实的考察报告(详见考察报告文件夹)。简单来说，策划阶段主要是对策展项目的市场调查;对于办展所涉及到的各项目的资源整合和人员管理;以及沟通设计师并提出对展台设计的建议和规划。

实施阶段是更为复杂和琐碎的工作，我把这一系列的工作看作是实践在课本上学到的《对设计过程的管理》需要实际掌握的知识，因此投入了很大的热情和努力去完善这个项目。概括起来包括安排工作日程、展开设计项目、组织展览工程业务、预定展区展具、展会现场服务等等。

设计效果图与客户达成共识后，开始一周时间的备材。就是把效果图中的大大小小的所有物件，全部按照规格尺度准备好，之后就是二到三天的布展期也就是在规定场地内搭建展台的时间。其中也出现了不少失误，于是又协调施工人员重新准备制作。

从展台的设计到布展搭建，再到最后的展示活动，整个一个流程都是要自己操心和负责的。而整个活动的目的，也就是我所做的一切，目的就是要设计并且制作符合企业整体形象的展台，使得客户公司企业形象在短期内能够被大众认知、识别和记忆，促进和促成客户公司与参展商的交流合作关系。

其实在整个流程管理中，要负责的是很多琐碎的、微小的细活，精神往往要保持高度紧张一整天，生怕出现遗漏和错误。例如效果图的每一次修改，都与客户公司的负责人时刻保持紧密联系，频繁地传达、沟通和阐述客户公司负责人和我方设计师双方的见解和意见，还要协调施工负责人、电工、美工、模具制作方;例如在展台搭建开始前，到达展览馆为施工工人领取施工证、布展期间用到的大大小小的产品的制作和检验、预付展区的租金和购买布展期间的各种费用、为客户公司准备展会期间用到的大件小件的产品等等。

最后就是安排撤展和展后评估总结，当然在展会期间我也注意留名片并和潜在客户公司的沟通，争取日后的合作关系。

六、实习总结和建议

短短两周的实习，却带给自己很大的影响，整个工作期间个人的发挥也是比较好的，同时也获得了上司的满意和同事的赞扬。一个人能够处于亢奋的状态处理一些对自己来说棘手的事情时，能够激发自己认真上进的潜力。于是，我的精神状态也跟随着工作亢奋了这些天。每一天的工作结束后，身体都是很疲惫的，但大脑却运行不止，一直思考着很多东西。现在阶段，对我最重要的就是保持思考和热情，因为如此能够激发我更多的潜力。

这两周的工作，不仅是对我的考验，也是对我的水平的检验，值得开心的是，我交上了令自己满意的答卷。虽然公司面试时要求有相关工作经历才可以，但是我用两周的时间证明了我符合了华恒赋绘(北京)国际有限公司对客户经理助理这一职位的要求。我也在实际项目中，更加明确的认知了自己的公关能力、管理能力、沟通和协调能力、职业素质、专业水准等等。虽然自己仍有很多稚嫩的地方，但是我终能令人相信：“只要你给我这个舞台，我会表现的比你想象的更加出色。”

实习结束的时候，我对对我表示信任和认可的客户经理表示了感谢，并对公司的品牌推广提出了自己的一些建议。

工作之余,我利用两个周末的时间赶了两场展览——中央美术学院的「师法自然」山水写生作品展和故宫书画院的「历代名画展」，受益良多。

至此为止，我为期两周的实习圆满结束。

谢谢老师!请老师鉴定!

第二篇：展览流程

展台设计体现要素及特点

企业面临着日趋激烈竞争，降低成本成了立足市场的一个关键。据专家的经验，展览业的行情取决于经济景气状况。景气时，企业有较为宽松的预算，大大小小的展览会都乐得参加，而且要求豪华的展台，口袋里的钞票好象取之不尽。然而遇到经济不景气，他们就会就得缩手缩脚，迟疑不决，即使参加展览会，也不敢铺张，场地布置只好因陋就简。从总的情况看，企业在展览会方面的支出日趋紧缩，所以不少企业采取了丢卒保车的策略，即放弃小的展览会，集中人力物力于大的展览会。

展台设计应体现和加强企业形象，反映企业精神。建筑效果图公司提示展览会不再是摆摊推销卖货，它不应再孤立地展示个别的产品，而是以产品为载体通过综合的手段展示企业整体，它的能力，它的档次。除了产品本身的介绍和推销之外，这些手段还要包括广泛的信息传播、交流、广告、公关和咨询等。使观众在了解产品的同时，也在一定程度上加深了对企业的印象。

因此在展台设计与搭建时，要围绕这个中心，做到以下几点：充分利用各种可能的要素，例如，展台的形成、材料、音响、光线、色彩和其它装潢用品，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对展台产生兴趣，进而产生与展览者谈话的愿望。展台设计要强调个性，同时要在空间上和气氛上方便交谈，如果能使人在此既有“别有洞天”之感，又仿佛宾至如归，那就理想不过了。

展台要素的配套使用还应有助于增强工作人员谈话内容的说服力，使顾客的瞬间好感在有限的时空内能够反复得到证实和加强，为展览会后的联系打下基础。展台设计还要考虑到与展览会期间企业计划举办的其它活动配套。越来越多的大企业把展览会当成了进行题公关活动的好场所，除了展览本身以外，他们还在展览会期间同时举行各种各样的会议、研讨会、表演或招待会等活动，因为展览会期间观众量大而且集中，这些活动与展览同时举行，影响大又节约开支。这在另一方面对展台搭建提出了新的要求。归根结底，企业对参展的态度还取决于经济上是否划算。因此在保证效果的同时，还要算好经济账，尽可能使用新型的、可重利用的展台材料，认真研究设计方案，减少不必要的开支。多参考一些装修效果图制作案例，一言以蔽之，对企业来说，当然少花钱多办事最好。但是这是说起来容易，做起来难的事情。它需要展台设计和搭建人员更加具有想象力、创造性和灵活性。

这就是展览会上那种厂商与观众面对面的、有针对性的接触与交流。在此人们通过交谈，也通过非语言形式的交流，相互了解，建立信任。这种交流完全是因人而异、有的放矢的，因而也就容易取得成效。这是展览会无可取代的优势所在。有些高技术产品或服务特别需要专业人员亲自向顾客讲解和演示，参加展览会就显得特别重要。但是上述两方面的挑战是客观存在的，展览会必须积极地适应这些变化，采用有效的对策，才能长期立于不败之地。对此不少专家展开讨论，共同的意见是展览会的地位作用必须重新定义，要把参加展览会与企业整个公关工作、企业整体形象树立和宣传有机地接合起来，要采取各种可能的措施降低参展成本。落实这些原则首先体现在展台的设计与搭建上。

其它媒体手段的迅速发展，使得企业有了多种信息转播和与外界联系的渠道，因此一种有一定代表性的观点认为，既然企业通过计算机网络可以超越时间和空间的限制，与任何人联系，那么就不一定象以前一样非参加展览会不可，换言之，与那些时兴的电子媒体相此，从“赶集”发展而来的展览会似乎显得落伍了。于是现在有这样一种趋势，即大企业开始撤销内部的展览会负责部门，而把

展览会整个设计组织委托给展览会服务公司或者类似的广告公司，从展台设计到各种配套活动的举办，均由后者负责计划、组织和实施。这一方面提高了展览会建设的专业化程度，另一方面也给了企业讨价的可能性。所以有关广告服务公司在价格和时间方面的压力往往是很大的，但可能也唯有如此，才能有效促进展览行业专业化的进程,使其更加适应市场竞争的要求。

1 设计师与展商沟通的内容要点确定设计意向。为了设计师准确了解展台设计的风格倾向和档次定位，展商会对自己居室的设计意向做一个较为详尽的开支计划，比如搭建和设计方面的预备支出，设备设施方面的预备支出等等。向设计师说明企业视觉形象标识：LOGO、企业形象用颜色、造型与布局等。明确展示方式与展品内容及属性，将企业的组织结构、客户类型、展品分类作为空间功能规划提供依据。了解展台的地理位置如岛型展位、半岛型展位;展示规模如标摊、特装、双层等;场地条件如供电、通道、消防、限高等。说明展品摆放位置及设施设备的配置。说明准备添置展示设备(LCD、PDP等)、家具及展示道具等。提供相关资料。为了确保企业自身惯有的设计风格，展商可以提供一些产品目录、公司介绍手册、参展手册、以往展会的照片、广告资料等，将自己喜好的风格或款式如北欧风格、日式风格、中式风格等提供给设计师，供其参考。

2 设计师与展商相互合作的原则首先在参展商提出自己的想法和要求的同时，设计者就应该表达自己对此次设计的理解以及基本的构想。这样有利于更好的把握参展商的设计意向，也有利于减少设计修改和增加客户的认可及满意度。其次，展商要尊重设计师，放手让他去做，切忌盲目追风。尽量听取设计师的见意，而不要固执己见，毕竟设计师有比较专业的设计眼光。当然设计师也应当尽可能地把展商自己的想法加入到设计中，设计不能太过天马行空，要结合实用性和功能性，彼此之间达到互相取舍和妥协。因为优质的展台设计是设计师与参展商彼此交流所擦出的灵感火花的产物。第三，在设计师完成初稿以后，展商应仔细审看研究，随后提出修改意见，再与设计师商量定夺。宁可在前期多花些时间，以免日后返工的费工费时，一旦图纸确定了，一时改动一处，往往会影响全局，影响设计风格。如遇到必须修改变动的，也一定要征得设计师的同意，通过与设计师商讨后作修改，才可以保持设计风格的统一。

3 展台设计业务流程二：设计初步方案设计初步方案从规划设计，合理布置开始，到制订设计初稿、沟通和定稿，都是为了最终与客户签订委托设计合约。展台设计不同于一般的室内设计。一般的室内设计，设计师收到客户的平面图之后，设计师会亲自到现场度量及观察现场环境，研究客户的要求是否可行，并且获取现场设计灵感;而展台设计的原始平面图只是简单的展位图，并不存在空间上已经固定的构局，设计师可以在空间中任意的发挥。所以展台设计在一个相对狭小的空间里，即能反映设计师对空间构成设计的功力，又是对其设计想象力的考验。初步的设计方案，设计师一般会设计几套风格迥异的，以供客户参考选择。而设计初稿已包含了设计中的主要内容，包括平面图、顶视图等;人流、通道;基本风格介绍和初步选出一些搭建材质。通过演示沟通，如果客户选中了某一方案或者稍做修改后表示认可了，设计师就会进一步提出详细的实施设计构想和初步的概预算报价。完成与实现一个好的展台设计，应该具备明确的工作思路。第一，针对一个既有的展示空间，开始阶段的工作必须从客户目标、优先重点、基本规

范、限制条件以及展示要素五个方面入手。第二，在了解并掌握了上述信息之后，才进入方案研究阶段。即针对上述五个方面的信息，把满足展商一切基本需求的所有元素在设计方案中体现出来，最后再进入到对于方案的视觉效果及形象实现的共同认可上来。

4 展台设计创作之首——空间布局展台设计的空间布局，即是将展示的有限空间合理划分为一个个功能区和功能点。综合设计师的设计理念和参展商的展示要求，以功能区及功能点的实用功能为出发点，并对其加以扩展和装饰，换句话来说就是将设计风格与实用性的相统一，从而最终达到即美观，展示效益又高的目的。从这一目的的角度来讲，空间的分隔与联系是展示设计的重要组成部分，分隔手段的优劣直接决定了使用的便利程度以及视觉上的美感和展会中的舒适度。展台设计的空间布局可以从空间利用、遮挡视线、适当隔音、增强私密性、增强空间的弹性、一定的导向作用等方面来加以考量。

第三篇：展览业务流程2

一，

展览业务流程：

1.打电话客户询问是否参展

2.发传真,邮件

3.客户回设计要求表格,平面图

4初稿图发给客户,修改确定

5.报价,签合同,付款先70%后30%

6工程制作,进场布展,客户验收

7.展期维护,撤展

前台通话：自信)

前台很难过.在自信,少说客套话.找到负责人,千方百计问他的手机号?方便联系(获取参展客户信息 ,取得客户参展相关资料 ,展位的设计要求)

(按通)

您好!我是广州X公司X先生(小姐). 请问贵公司今年广交会特装方面由谁负责呢?我们公司专门为展览设计及搭建服务的,看一下有什么能帮助到你们的!我们有专业的施工队伍.。 (没安排)

那好吧?若你们参展的话,看一下我们有没有机会合作?要不我给你个联系电话,方便我们有机会联系?号码是XXXXXX，好了,打扰了.

(还没安排)

哪什么时候联系比较方便呢?到打那个电话可以联系到你呢?那我先不打扰你了!

(不参展)

那贵公司今年还有没有参加其它展会呢?有X月X展会.好的!那我们到时再联系!(有合作公司)

哦! 是这样的.有很多公司都是由几家展览公司参与设计然后再确定合作公司的所以看贵公司也是否是这样一个模式.那看一下我们是不是还有合作的机会?比如说方案拉,价格拉/以后有机会再合作!

(有合作的公司)

你们公司也有跟其它公司的长期合作的,你给个手机比我们,也许我们的设计风格.设计造型让你懑意, 我们的服务及价格也比较合理.

(定了)

是设计方案定了,还是展位定了?我们给你公司出一套方案进行竟标?你看怎么样? (已经有方案，搭建方面)

哦,你们公司自己出方案了?那你们的方案大概什么时候做好?做好的传过来,我们给你报个价,传到我QQ上, QQ 号码是XXXX，改天再联系你!

(开会,不在)

那我们什么时候联系他比较方便呢?负责人贵姓?先生(小姐)?那个部门的?分机是多少?好的!谢谢你!(少说请问,对自己要有信心)

二，二次联系：

(QQ聊天)

我们的资料你看过了吗?那你们公司开始操作了吧?我们这边可以为你设计方案.那就麻烦你把设计要求表格发给我!(QQ还在有握手表情)

那请问你们公司的预算造价是多少?我们公司是根据你们的大概的造价出方案的!比方说得太高档你嫌复杂,太低档你们嫌简单.没有预算价我们不好出方案,请见谅!

(报价)

我们公司给你一个合理的底价,没什么太大的(浮动)(价格实在)根据方案里面材料的费用,给你合理的底价.

(报价)

你们公司选了几家方案?你们公司也经常参展,现在材料涨价,最后依我们的方案,寻除外能出多少钱才能做.

(价位)我们公司是根据方案里的每一项材料报价的,不是按平方的,相信能给你一个满意的价位!

(不太明白)

XX先生(小姐)你好!不好意思,打扰你一下!我是XX公司的XX小姐,你昨天说的设计要求,我们正开始为你们设计,但有一些地方不太清楚,我还想请教你一些细节上的问题.(这次的展台,平面图?标准摊位3X3=9米

(方案不行)

是色调不行还是造型不行?(造型不行是局部不行还是整体不行?)好的,那要不你给我一个参考的意见进行修改!(公司LOgo色调)

(下单)

我们公司在忙XX展会,我们公司设计方案一般在一个星期内出初稿,好了再联系你. (下单)

我们公司初稿一般在一个星期内出,你要求两三天,我会向公司申请尽量配合你的要求,(材料准备需要5天)

(传真)

我传给谁呢?那个部门的先生(小姐)?传哪个号码?(传真号)

(方案落选)

还有修改的可能吗?我想争取最后的机会!好吧!希望下次有机会再合作,如果搭建方面需要的话也可以给我们联系!

(回扣)

我们把底价报给你,你那边往上调还是怎样操作.我这边都会尽办配合你的,我们都是互惠双赢的,里面有我的一份也有你的一份,给你个空间,我们公司工程价.例:13200____回扣1200=我们公司工程价1.2万

(布展)

一般布展为期2天

三，(签合同)

是传签?还是见面签?来我公司还是去你公司?还是另选地方?

(签合同)

签字.回传给我们,申请预算款,我们好采购.

(办手续)

贵公司出交给展会的管理费及电费,展会给的参展商手册里有注明.

(手续)

办进场布展手续:施工证15元,撤展清场押金:1000(手续)

我们公司方式是先70%,后30%.你们公司是先60%.后40.在付款方式上我们公司是比较坚持原则的,我们也很难申请到,我们一直都是这样签的,有的公司还提前一个月都是这样付款的.而且快要布展了,难道你们还怕我们公司走了吗?哈哈.为了我们以后长期合作关系,我好不容易争取到了签合同先付60%后付40%的付款方式.

(转帐)

最好现金或私人帐号.若公司帐号他公司付8%的税金.

(催佘款)

XX你好!那个工程佘款你给我们公司汇了吗?我们这边财务在催我,这样我也不好做,我们财务还没有收到,你汇了之后把票传过来,(底单传过来)

(催佘款)

我刚才问过财务,说我们要按照合同办事,上面写的是完展就付款,再说款又不是很多,要到撤展再付款的话,我也没有这个说话的权利,你配合我的工作施工队还在等我们付清的,我们不是怕你们不付款,我们是有这种原则的,财务那边是比较坚持.!

FAQ:

(展览案例)

展览案例我们公司网站上有的!你可以直按上我们的网站看看!网站: XXXXXXXXXXXX

(不收钱)

哈哈X先生(小姐)真风趣!假如我们公司出的方案你们不满意.我们是免费的!如果你们满意的话,我们是要收一定的费用的!要不你给我们一个设计的机会看一下我们的设计方案!

(怎么知道我们公司的号码)

我们是从展会主办方得知的,我们跟他们很熟的!

(你们公司做过什么名牌帮过那间公司做过)

有!详见我们公司的网站! XXXXXXXXX会

(给名片)

应该名字朝前面.双手递给对方的

已传真的客户:

和他们聊聊我们的公司,

1.工程量,

2.服务到位

3价格实在,按照材料不同,(有浮动)

4.水平专业,服务过来同行的XXX企业.展览业务制作流程

一.接洽阶段

获取参展客户信息 ,取得客户参展相关资料 ,展位的设计要求

二.设计阶段

向客户交付设计初稿、设计说明、.研究客户反馈意见并再次修改:交付最后定稿之设计图及工程报价

三：签约阶段

同客户确定工程价格 ,明确同客户的相互配合要求

签定合同

四：制作阶段

根据部门工作单完成制作及准备工作

安排客户到工厂实地察看制作及准备情况

完成主办、主场、展馆等各项手续

五：现场施工阶段

现场展位搭建 ,配合客户展品进场 ,客户验

六.展会期间及撤场阶段

安排展会期间现场应急服务和增值服务

配合客户展品离场 ,现场拆除

七.后续跟踪服务

第四篇：一个展览业务的操作流程

一.接洽阶段

获取参展客户信息

上门拜访客户取得客户参展相关资料明确展览设计图交付日期二.设计阶段

与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流

向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究客户反馈意见并再次修改

交付最后定稿之设计图及工程报价三.签约阶段

同客户确定工程价格

明确同客户的相互配合要求签定合同

四.制作阶段

根据部门工作单完成制作及准备工作

安排客户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五.现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配合客户展品进场客户验收

六.展会期间及撤场阶段

安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆除

七.后续跟踪服务展会的后续总结报告

为客户提供行业会展信息和分析邀请客户参观公司其他服务案例一.项目接洽阶段

1.获取参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。

上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商基本上会继续参展，所以上届会刊是很好的渠道。会刊资料往往登载有平面图(可以看出是否展位属于特装，一般面积在36平米以上是需要特别布置的)、展商的联系方式和简介(有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面)。会刊资料可以配合现场实景照片进行比较，重要展会进行拍摄存档(数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅)。

展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾，有些不仅会列出上届的展商，为显示其展会效益，网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。

行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商，有些专门的采访类栏目，类似展会快报的性质，里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。

正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有已经在服务的客户参展，最好能够通过他们获得展位平面图(在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图)，上面是最新的参展商，该届展会的特装客户可以一目了然。

2.上门拜访客户:会展行业的业务特殊性在于它的客户基本是确定的，只是客户需要选择不同的供应商而已。很多的客户会进行邀稿竞标，这些是很多展览公司都可以进入的，有些供应商关系已经固定的客户需要通过其他机会再进入。很多时候，确实要参展的特装客户是需要展览服务的，可以进行登门拜访的。

通过对客户的交谈，详细了解客户的意图，明确客户希望展示的主题，偏爱色调，是否开辟洽谈区，需要媒介设备等。有些客户会提供他们的公司介绍给展览公司，但即便有对方的公司介绍，通过交流，业务人员需要得知其以往的展台情况，特别是为什么会放弃原有的合作关系，有哪些地方是不满意的。

有些客户通常邀请很多家比稿，但最后选中的方案是几个方案的集合，对于这种客户事先很难分辨。也有个别客户已经有了搭建商，只是为了形式，或是为了通过比稿得到一份现成的设计图，最后自己另外找人做。目前会展行业比较混乱，该种情况希望可以通过与客户交流能够提前得以发觉。? 3.取得客户参展相关资料：如果得到客户的认可，同意为其展览提供策划设计，通常需要得到客户的以下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制作预算。

通常不管是何种情况，客户都会提供设计本身需要的资料，但对于展览服务公司来说，获得客户的费用运算是最关键的，在投标比稿中尤为重要。有些客户会给一个大概的范围，但有些客户不愿透露，甚至本身也没有事先有预算。我们可以收集该客户的以往同行业展位照进行比较，或者把一些展位图给客户参考选择，并告知其大致费用，请其选择参考。客户一般会选择其风格和价格都比较接近的展台图

参展商手册和客户要求关系到设计师的方案是否能够达到入围中标，应该尽可能齐全地从客户那边获得。展商手册涉及到了展馆的技术参数和规则要求等。客户要求可从以下几个方面明确：展位结构、展位材质要求、色彩要求、设计重点、照明要求、展板数量、展位高度等。 4.明确设计图交付日期，制定工作计划：同客户明确首稿的交付时间和要求，会同设计师进行安排。对于大的项目，应该制定一份工作时间明细表，有需要可以提交给客户。

二.设计阶段

1.向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流

为形成设计部的统一安排，业务人员应该把与客户在项目接洽中获得的客户设计要求和可能的需求风格，填写设计明细表，转交给设计部的负责人

在设计师出图中，业务人员应该保持同客户的随时联系，把握其可能的变化。如果有必要，应该把设计师介绍给客户，让双方可以有直接的联系。

对于需要亲自去考察测量的场地，可以由业务人员或者设计师安排去现场。设计师应注意同工程施工人员保持联系，了解最新的展示材料，避免设计采用的材料陈旧或者有些设计无法实地施工。

2.向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价

展台初稿定下以后，会同供应商得到成本价，制作明晰的报价单。一般展台设计的报价有一个比较细分的顺序，既是为了方便具体列项也有助与让客户明了并乐于接受，往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列，防止漏掉项目。在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述。一份完整的报价就是一份详细的工单，便于把握施工成本核算及施工的准确性。

展览设计承建中，有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的，但往往实践中都是展览公司代交的，应在报价中凡代场馆收费的项目一定要注明，比如电箱申请、场地管理费等。

有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明，但有些要求比较简单，只要看到实际的效果图就可以;一些形成规模的企业比较注重形象宣传，尽管没有明确要求设计图附有说明，但从今后正规化考虑，应该提倡设计师写设计说明。一般可以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等几个方面进行阐述。交图时，如果能够安排设计师一起同客户见面的就好，可由设计师向客户说图，解释该方案的卖点和最大的与众不同。

3.研究客户反馈意见并进行再次修改客户如果是多家比稿的话，就会有一番筛选。如果要求我们继续修改，那么应仔细了解其真实意图。有些客户经过第一次接触后，即便是原来对展览陌生的要说出个一二来。应仔细同其沟通。如果客户要求重新以不同风格再次出图，应该综合具体情况。 4.交付最后定稿之设计图及工程报价三.签约阶段

1.同客户确定工程价格? 在报价确定价格时，一定要保证所有的材料和特别要求公司是能够做到的。否则一旦客户确认而现场无法达到要求的话，将造成不好影响。

2.明确同客户的相互配合要求

展馆现场搭建的时间一般都比较紧张，只有2-3天的安排，这其中还有客户的展览产品需要布置，有时涉及到需要提前申报的事宜，应同客户协调好双方负责的范围。 3.签定合同四.制作阶段

1.根据部门工作单完成制作及准备工作根据具体项目的需要，安排AV设备、木工结构制作、地毯供应商、美工制作等部分按照设计图的要求和客户的制定进行制作。注意在制作过程中如果有变动，应及时同设计师联系，有需要业务人员应照会客户。 2.安排客户到工厂实地察看制作及准备情况

一般客户确认最后的效果图后就只是等待到时进场，有些项目较大或者是客户特别注重的项目会在制作中进行监督，我们应做好安排其到公司或工厂间参观的准备。 3.完成主办、主场、展馆等各项手续有些项目应该是要于开展前向展馆或者主办方进行申报的，如果该部分工作是由我们来完成就要就定水、电、气与客户确认，并向主办方提供必要的材料，如电图等进行审批。对于某些特殊用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行特别的审批。五.现场施工阶段 1.现场展台搭建

现场施工的好坏决定了项目设计是否得到了实现。现在有很多的展览公司只注重设计不注重搭建，造成了客户的不满，这也是展览服务中经常有客户更换供应商的原因。一般在搭建中客户也会在现场布置展品，此时最好具体负责该项目的业务服务人员能到现场陪同，有必要，设计师也可以到现场监督施工，并同客户即时交流。尽管实际的效果不能马上体现，但是很多客户希望能得到这样的服务。如果业务人员确实有原因不能在现场，应该把负责搭建布置的联系人介绍给客户。

2.处理现场追加、变更项目

现场中经常会有一些设计中本身没有预料到的情况出现，而且客户也会临时提出一些要求。如果是由于公司本身的原因造成的，应即时进行更改，如果是客户额外提出的，应保证首先满足其合理的要求，同时对追加的部分要求客户签收补充到总项目款项中。 3.配合客户展品进场实践中往往是先把展台结构布置好以后再安排展品入场的，现场的工作人员一定要注意为客户服务，配合其展品进场。 4.客户验收

所有的搭建工作完成后，要进行展位的卫生清洁，该项工作主要能安排我们的工作完成好，直到客户验收完，确保次日的开幕。(应注意有些时候自己展台搭建完成的较早，所有工作都结束后，大家都以为没事了，但隔壁展位的施工会造成展台卫生和展品摆放等受到影响)

六.展会期间及撤场阶段

1.安排展会期间现场应急服务和增值服务在开展期间，主要是客户的接待工作，但很多时候会需要对展台进行维护和临时配置东西。业务负责人员和一二个工人应在现场进行应急服务。从客户方来讲，他很是希望能够在展览期间有展览公司的人在场，并且最好是他熟悉的，能够有需要的时候随时可以得到解决。客户在现场的工作人员应该有我们的现场服务人员的最直接的联系方法。增值服务方面可以很广泛，有些业务人员在现场帮助客户做接待工作，外语水平好的可以充当翻译服务，甚至可以帮助客户发送资料、安排客户间见面等。

2.配合客户展品离场和现场拆除

展览结束后，应首先配合客户把展品撤离现场，再进行展位的拆除，如果客户对有些材料需要再次使用的，应帮助其大包运输;如果是需要我们保存的，应主要拆装。 3.退回前期预付的相关费用

完成工程后，应即时进行成本总结，向展馆或主办方退回事先预付的电箱申请、通讯押金等费用。

七.后续跟踪服务

作好后续服务是赢得回头客的重要原因。许多公司认为展会有些要间隔半年一年的才举办一次，展会结束了也就中顿了与客户的联系，从而忽略了对客户的关怀。但其实客户是很脆弱的，也是很容易被他人挖走的。所谓的展览后续服务其实很广泛，比如公司可以把在展览现场的照片打印或冲洗一份给客户(包括客户本身的和其他公司的)、为客户整理展会的会后总结、收集该行业的今后会展信息，提供客户选择下次参展、如果方便，可以邀请客户参观公司为其他行业客户设计的优秀展出等。只要我们能够在合同项目列表上为客户多付出一份努力，都将为公司在下次服务中赢得优势。

第五篇：参加展览会前准备流程

展览会流程

一、选展

展览会形式多样，五彩缤纷，有些是综合型大型展览会或博览会，更多的是专业性展会，

根据公司的战役目标，选择适宜的展会是成功的前提。选择展览会应当像寻求产品目标市场那样慎重。因此，事前尽可能地了解展览会的资料，是作出正确抉择的可靠保证。有关展览会的资料可向各主办机构或有关工商会索取，行业杂志和因特网上也有详细的介绍。国内相关的行业商会或相关大客户一般也能提供本行业内有国内或世界影响的专业展览会的情况。

考虑到公司实际，对展位场地的租赁综合衡量。

具体的展会信息，可浏览参考-展会中国网站，网址：

二、计划

根据选展目标，预定好参展展位，根据目标展位提前较长时间做好详细的参展计划。

三、展品

"确定适宜可销的产品组合"是参展取得成功的重要步骤。据有关展览中心的统计，到展会观展的客商72%寻求新产品，所以我们不要展示过时或较传统型产品。为了确保产品"适宜可销"，参展前的市场调查和我方相关产品选择非常重要。

行业展会云集了众多的产品和商家，要让自己的企业与产品在同行中脱颖而出，让客户牢记，在复杂的展会面前赢得高效率的沟通内融，最重要的就是要突出“异”。

从广东国际广告展的经历来看，我们可将重点集中在大S型(摆动)、大S型(固定)、优质导光板、太阳能或新能源展示新概念。

四、资料：企业和产品形象

作为参展企业，必须深刻认识资料准备充分充实的问题，避免耽误参观者和我方的不必要工作时间。所有资料应该准备中、英两种文字版本。外文文字没有错漏，翻译人员不是各个专业都精通，难免在翻译的过程中不能完全表达厂家的意图。中文如部分能用繁体字印制最好，这样会方便来自港澳台的客户。宣传材料的纸张、印刷应该力求精美，版式设计方便阅读，图片尽量完善、清晰。这些资料是给客户的第一印象。参加一个大型的专业展览会，展览的资料、宣传策划反映出一个企业的综合素质。产品报价单准备一份包含新产品的标准单页，价格定位要合理，确保性价比高。

五、布展：强化形象设计

展品本身并不能说明全部情况、显示全部特征，需要适当的图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备、信息技术等手段，加以说明、强调和渲染。我方需要调整以产品代替展品的做法，改变产品堆砌的展出方式，加强公司的形象设计。

比如，要展出的产品是服装或背包，就要考虑到用模特展示，或事先与展览组织者联系安排专场表演，引起参展买家的兴趣。

在以后的展位装修式样上，再适机配上录像机、大屏幕投影机、电脑、鲜花、绿色植物和小礼品，显得气派、庄重、温馨，给参观者留下深刻印象。”

六、目标客户：事先约定

向公司现有客户邮寄邀请信或通过E-mail或通过业务电话通知，同重要的客户(或潜在的客户)约定见面时间，以加强业务联系。同时我们作为参展商应在展前有意识地邀请目标客户参观自己在展会的展

位，从而避免了展览会上自己的站台门庭冷落的情况，给目标买家留下较深的印象。

七、注意宣传：提高知名度

展前在展览会刊及相关杂志上刊登广告可以提高参展产品的知名度，也可以事先在当地市场宣传自己的产品达到很好的展前准备，如通过当地媒体或通过当地名人做形象代言人，或在城市主要位臵设立广告牌，在消费者的心目中创出品牌。这样在产品参展时，才能引起观展商的注意。

同时密切加强在重要的国内报刊和电台、电视台，例如广州日报、南方晚报、番禺日报、中国包装报、南方电视台等传播媒体上对我方参展作全方位的宣传报道。

八、沟通

与客户沟通注意语言，见到客户时应该注意开场白和结束语。很小的语言差异往往导致完全不同的结果，所以最好使用积极的语言，如“咱们一起来看看是什么问题”，就比使用被动语言“这个问题是得琢磨琢磨”要有礼貌的多。

与客户沟通要礼貌待客讲究即时应对，如主动打招呼以便让客户感受到您的热情接待;对客户提出的问题要做出准确而迅速地回答。

与客户沟通要因人而异。企业参展的一个重要目的，就是通过展会直接与客户进行面对面的交流。从展会角度来看，有效的沟通就是营销人员在展会上与潜在的客户保持联系，及时把企业的产品介绍给客户的一个有效的方式。

前来参展的客户有技术人员采购人员，还有负责收集市场信息的情报人员。对于技术人员来说，最想了解的是最新产品的研发进度和价位;对采购人员来说，寻找产品供应商是他们的最大目的;而对情报人员说，目的则是收集最新的研发方案、产品性能等信息，在此之上做比较分析，帮助企业进行生产研发。、要多问多听，及时了解客户的需求。作为参展商一定要多问问来者需要什么帮助，多听听客户对展品提出的问题。不可毫无目的性的需求获得信息，更不可盲目的吹嘘自己的产品，滔滔不绝、漫无目的的讲解，结果只会适得其反，一定首先要弄清客户的真正需求。

由于不同客户的关注重点也不同，针对不同客户的咨询派出适合的人员与其沟通，将能更好地解决客户提出的问题，增加他们的满意度。因此，企业必须事先做好充足的准备，比如产品资料、产品报价单、沟通者的名片等等。这是展会上参展人员在针对不同的观众做出的最好回应，也充分增加了客户对企业的印象。

而大多数客户会通过与参展营销人员的交谈，以及对环境和营销人员的言行举止的观察来判断自己是否应该做出购买决定，

通过琶洲广东国际广告展反思：

1、培训。本方参展工作人员，主要在公司参展目标、会展意识、个人形象、具体工作细节(含产品快速报价，公司最优秀方面的语句等)、简单的沟通方式(含少量英语、开场白和结束语)等等。

2、名片。一定要准备充足的名片。重要参展人员名片(陈嘉宏)应以中英文印制，数量以每日500张以上准备。

3、收集。潜在目标客户名片或联系方式的收集，自身宣传资料的散发，广告宣传方式的推广 4、注重和媒体、报纸的人员的联系，撰写参加展会的新闻稿，多方发表(包括网上)，

5、学习。利用空闲时间，对参加展会的本行业同类上下游参展商参展品、展位设计、未来方向，重点在我方在生产或研发实际过程中遇到的一些突出难题或困惑地方进行充分沟通和探讨，争取有所启发和突破。同时多保留精美的宣传资料和优异的各类新创艺产品或布展的电子照片。

6、礼品。小礼品和小礼物的准备，根据自身情况定制专门的宣传画册、纪念笔、便签本、透明小胶盒、台历日历、拼图、钥匙扣、资料袋等等，这些不仅需要好的做工和质量，同时必须具有一定功能性才会大大提高它在日后的出现率。

7、宣传。缺乏一些快速的信息查阅和视觉亮点

报刊专刊、广告专刊、

8、网站。网上公司和产品内容文字一定要精练，图片尽量完善、清晰，价格适中，联系方式方便快捷，根据现在流行的方式增加QQ和Hotmail服务，销售人员的有必要适机在手机上开通。

9、展后的电话沟通和销售。我觉得展前、展中的工作只算招商目标的10%，其余90%在展后的跟进，而后期的跟进中，我觉得最重要的是电话销售。

电话销售最重要的是业务员自身的承受能力和自身呈现出来的状态。要用心,打电话的时候要投入,被人挂电话、被人拒绝是常事,要克服这个心理压力,而且跟第一次通电话的客户,说话要有活力,要清楚简单表达你的重点,切记罗嗦和语气死气沉沉，这些大概都是最主要的。首先要端正心态，树立为客户服务的心理;其实要对产品的受众要分析，最重要抓住这些受众消费人群的弱点。用你的优势直击他的弱点，这样你的机会最大;再次要一针见血说明目的，基础是公司的产品本身特点、产品优势、产品报价快速清楚。

10、建议我们以后重点要根据参展客户的目标和选择标准，而不是自己的产品特性来制定解决方案，在向客户推销自己的产品时应站在客户的角度上考虑与解决问题，尽量满足目标观众的需求。

无数经验说明，展会资源用足一分，企业就能成功跨前一步。坚信我们的努力，一定会有回报。

展位观众来源：

广告主管部门、大中型国营企业、三资企业、私营业主、外商办事处、广告主、经销商、专业用户、买家、广播、电视、报刊、杂志及出版社用户、海内外广告界贸易商。

展会广告目标：

在国际互联网上宣传，在《广告•标识》、《中国广告》、《国际广告》、《广告制品与制作》、《金点广告》、《广告大观》、《广告直通车》、《中国会展》等四十多个国内外知名广告杂志上刊登。

2009南京国际广告四新展览会

展会时间： 2009年02月19日至 2009年02月21日

展会场馆：南京国际展览中心

2009长春第十二届广告博览会

展会时间： 2009年03月18日至 2009年03月20日

展会场馆：长春国际展览中心