外贸单证流程图范文

2022-06-17

第一篇：外贸单证流程图范文

外贸单证流程

1.客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2.报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa Invoice给客户做正式报价。

3.得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。

4.下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5.业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6.下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7.验货

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8.制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件(应由业务跟单员制作，交给单证员)。

9.商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10.租船订仓：

10.1.如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(INGORDER)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11.安排拖柜：

11.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2.传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

13.获得运输文件：

13.1.最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3.及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

14.准备其他文件

14.1.商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2.FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3.一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

14.4.装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

14.5.装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

15.交单：

15.1.采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2.采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3.如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16.业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17.文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18.单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。单证审核是保障安全收汇的关键环节，单证审核的重点是：

1.检查L/C规定的单证份数(比如多或者少，是否是全套等);

2.检查附加条款对单证的特别要求(比如是否要求注明L/C号码、合同号码等);

3.检查所提供的文件名称和类型是否符合要求。(比如是否需要认证、出单人是否符合要求等);

4.单证之间的各类描述是否完全一致。(比如大小写、计量单位等);

5.单证出具或提交的日期是否符合要求。(比如保单日期、FORM A出单期等)。

出单中比较常见问题有：

1.对于信用证溢短装条款的误解，造成单证金额、数量错误。

一般地说，如果信用证对金额和数量溢短装有明确规定要按照要求出具;如果信用证没有明确规定，可以有5%溢短装。这里要说的是，根据UCP500条款，如果计量单位是个、只等，则此项规定不实用。

2.汇票的受票人名称、地址打错。

这里要注意付款行、偿付行的区别。

3.发票中受益人名称、地址等与信用证描述不一致。

4.汇票、发票、保险单等之间币制名称不一致或不符合信用证的规定。

5.发票上的货物描述与信用证描述的不完全一致。

6.要求认证或证实单据的类型、出单人等不符合信用证要求。

7.单单之间商品名称、数量、计量单位、唛头描述、毛净重等不一致。

8.正本单据没有显示正本字样或提交份数不足。

9.提单、保险单缺少有关签字或印章不按要求背书。

10.提单中的卸货港、目的地签发错误以及存在不良批注等。

单据汇总

报价单(Offer Sheet)，买卖合同(Purchase Contract, Sales Contract)，信用证申请(L/C Application)，信用证(L/C Cable)，信用证修改(L/C Amendment)，提单(B/L)，(Invoice)，装箱单(Packing list);

租船协议(Charter Party)，派船电(Vessel Nomination)，装船通知(Shipping Advice)，交单议付(Document Presentation/Negotiation);

产地证(Origin Certificate)，产品分析报告(Analysis Report, Product List)，重量证(Weight Certificate)，质量证(Quality Certificate)，植检证(Phytosanitary Certificate)，熏蒸证(Fumigation Certificate)，卫检证/健康证(Sanitory/Health Certificate)，保险单(Insurance Policy)，报关单，

成本核算台帐(Budget)，汇票(Draft)，完税证明，外汇预约(Exchange Forward Contract)，出口核销，客户资信报告(Credit report)，许可证(Import Licence, Export Licence)，配额(Import Quota，Export Quota)。

不可撤销跟单信用证(公开议付)

公开议付(Unrestricted Negotiation)亦称自由议付。凡公开议付信用证，一般来讲在信用证的议付条款中须注明“公开议付”(Free Negotiation)字样。

但有的信用证不载明此字样，而载明“邀请”(Invitation)或“建议”(Order)公开议付条款。

开证银行开立的信用证是通过其承诺条款(Undertaking Clause)或称保证条款来表达其公开议付的功能。

凡信用证中列有如下承诺条款的，皆为公开议付：

1、本银行(开证银行)向出票人、背书人及正当持票人保证，凡依本信用证所列条款开具的汇票，于提交时承担付款责任。

We (Issuing Bank) hereby engage with the drawers, endorsersand bonafide holders that the said drafts shall be duly honoured on presentation.

3、本信用证项下签发的汇票并符合信用证所列条款，则其出票人、背书人、及正当持票人于19____年_ 月_日以前向议付银行提示议付，开证银行保证于提交单据时付清票款。

We hereby agree with the drawers，endorsers and bona-fide holdersof drafts drawn under and in compliance with the terms of this credit that the same shall be duly honoured on due presentation, and negotiated at the Negotiating Bank on or before, 19___。

4、本银行向出票人、背书人及正当持票人表示同意，凡依本信用证所列条款开具的汇票，向本银行提示时。到期即予以付清票款。

We hereby agree with the drawers, endorsers and bona - fide holders of drafts drawn in compliance with the terms of the credit that such drafts shall be duly honoured on presentation and paid at maturity.

邀请公开议付的条款系指开证银行或付款银行作出保证或承诺，凡汇票出票人、背书人或正当持票人，持有按信用证所列条款而签发汇票者，付款银行届时予以付款。此条款系付款银行向持票人发出普遍的、公开的、自由议付的书面邀请。凡开具公开议付信用证的银行，一般来讲系信誉好，手续简便，银行费用较低的银行。

凡签发公开议付汇票的受益人，必然收取外汇，采用公开议付方式，对出票人选择议付银行的自由度较大，而且收汇结算比较快速和方便。

识别公开议付、限定议付和不许议付诸功能：

凡在信用证中未注明有关公开议付(Open Negotiation)或限定议付(Restricted Negotiation)字样者，皆视为付款取单的直接信用证(Straight Credit)，不允许任何银行予以议付，此种信用证称不许议付信用证。

开证银行根据什么规定，按信用证条款项下，由受益人签发的汇票可以：

公开议付，即欢迎任何银行予以议付：

限定议付，即只限定指名由某一银行议付;

不许议付，即不许任何银行予以议付，只许由付款银行付款取单。

关于三种方式，取何种方式为宜，这取决于进口商资金周转的实际情况、开证银行的信誉及进出口商双方经谈判而同意的议付方式而定。

若开证银行是信誉好，资金雄厚的名牌银行，所开具的信用证为公开议付方式，则任何银行都可议付，拓展银行业务并可收取银行费用。

若开证银行希望自己掌握审单，减少风险，则指定其分理银行、代理银行经办并从严予以办理，但开证银行开具的信用证，一般来讲，采取限定银行议付方式。

若进口商将欲支付的货款，已存入出口商所在地的银行(如通知银行)，则开证银行开具的信用证一般来讲，应采用直接信用证项下，付款赎单的方式，以减少汇票及单据的周转程序并可节约银行费用。

直接信用证的功能：

1. 本银行向贵公司(受益人)表示同意，凡依本信用证条款规定所开具的汇票与单据，于到期提交付款银行时应予以付款。

We hereby agree with you (Beneficiary) that all drafts drawn under and in conformity with the terms of this credit will be duly honoured on presentation and on delivery of documents as specified to the Drawee bank。

2. 本银行保证，凡按本信用证开具的汇票, 于到期时，将予以付款。

We hereby guarantee that drafts drawn in compliance with the terms and conditions of this credit shall be duly paid at maturity。

3. 凡开具的汇票完全符合本信用证规定的条款，一经向付款银行提示并提交本信用证所规定的有关单据，本银行同意向贵方履行付款责任。

We hereby agree with you that all drafts drawn under and in compliance with the terms of this credit will be duly honoured ondue presentation and on delivery of documents specified to Drawee Bank。

4. 根据本信用证开具的汇票和单据，完全符合本信用证条款并及时提交，本银行保证向贵方履行付款责任。

We hereby engage with you that drafts and all documents drawn under and in strict conformity with the terms of this credit will be honoured on due presentation。

直接信用证通常规定受益人所在地的通知银行兼付款银行，而且付款银行直接付款的对象仅限受益人，此乃直接信用证的特征。直接信用证项下的由通知银行兼付款银行或另外指定银行对汇票予以付款，而付款银行一经付款，则无权追索。

在国际贸易的实务中于何种情况和条件下，采用限定议付、公开议付或直接付款，应视贸易方式而定。

有种力量叫——放大目标

有种智慧叫——缩小问题

有种约定叫——顶峰相见

有种信念叫——必定成功

用理想和信念来支撑自己的精神;

用平和和宽容来看待周围的人事;

用知识和技能来改善自己的生活;

用理性和判断来避免人生的危机;

用主动和关怀来赢得别人的友爱;

用激情和毅力来实现自己的梦想! 人生是什么?

人生是礼物---接受它

人生是战斗---面对它

人生是冒险---挑战它

人生是长歌---唱响它人生是美好---颂扬它

人生是谜语---揭开它

人生是游戏---玩好它

人生是难题---解答它

有种力量叫——放大目标

有种智慧叫——缩小问题

有种约定叫——顶峰相见

有种信念叫——必定成功

用理想和信念来支撑自己的精神;

用平和和宽容来看待周围的人事;

用知识和技能来改善自己的生活;

用理性和判断来避免人生的危机;

用主动和关怀来赢得别人的友爱;

用激情和毅力来实现自己的梦想! 人生是什么?

人生是礼物---接受它

人生是战斗---面对它

人生是冒险---挑战它

人生是长歌---唱响它

人生是美好---颂扬它

人生是谜语---揭开它

人生是游戏---玩好它

人生是难题---解答它

人生是机遇---抓住它

人生是目标---实现它

人生是使命---完成它

这就是人生，人生八宝

一、结交两种人：良师，益友。

二、配备两个医生：运动，营养。

三、练好两项本领：做人让人感动，做事让人放心。

四、多吃两样东西：吃苦，吃亏。

五、培养两个习惯：看好书，听演讲。

六、追求两个一致：兴趣和事业一致，爱情和婚姻一致。

七、记住两个秘诀：健康秘诀在早上，成功秘诀在晚上。

八、争取两个极致：把潜力发挥到极致，把生命延续到极致。

愿群友们能拥有这个人生“八宝粥”。

任何伟大的事业都会象大海泛舟一样，既有阳光明媚也有电闪雷鸣，既有风平浪静也有滔天骇浪，天底下不存在一帆风顺、没有任何波浪的事业，但我们相信：长风破浪会有时，直挂云帆济沧海。

每一次波浪都会淘汰一批，锻炼一批，脱颖而出一批，钢铁般的团队就是这样炼成的!

第二篇：外贸出口单证流程

外贸出口单证流程(全) 1.客户询盘：

一般在客户下订Purchase Order之前,都会有相关的Inquiry给业务部,做一些细节上的了解. 2.报价：

业务部及时回复客人查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口(空运机场)及柜型等,等和客户确定业务时， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。

3.得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。

4.下生产单：得到客人订单确认后，给工厂下订单(工厂安排生产计划)，安排生产计划。 5.业务审批：

业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明.合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单,交给部门跟单员跟进。 6.下达生产通知：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是远期L/C,,D/A等条款收汇方式的客户(不推荐)，需经总经理确认批准。

7.验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8.备制基本文件单证:

在收到客户正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.(应由单证员制作，交给业务跟单员跟进)。 9.商检：

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10.租船订仓：

10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿到进仓单。 10.2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。 10.3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求,等内容。10.4.向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错. 11.安排拖柜：(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方) 11.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等. 11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料.要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上. 12.委托报关：

在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单.通常要给报关留出两天时间(船截关前)委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量，口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司柜型及数量,本公司联系人和电话地址等。 13.获得运输文件： 13.1.最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3.及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他. 14.准备其他文件

14.1.商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 14.2.FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3.一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4.装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5.装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。 15. 交单：

15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内，备齐全部单证,并严格审单，确保没有错误，才交银行议付.15.2.采用30% deposit,T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人. 15.3.如果100%T/T收汇的，要求收全款货款才能做货的,要等收款后再安排生产,拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16.业务登记：出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于查询,统计等。

17.文件存档：所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 18.单证员平时应注意收集海空运价,船期，航线，等信息，为业务员的报价提供帮助.

第三篇：外贸单证全套流程

第一次做分享，不太会表达，就谈谈我以前在工贸一体的工厂做的一些单证工作吧。

首先，单证的主要工作就是从拿到合同开始，审证(若做LC)，生产，订舱，装柜，报检，报关，准备单据，交单，收汇,结汇，退单。

一、不管你是做TT OA DA DP LC，其实操作流程都是大同小异的，只是客户要求的内容还有我们需要细心的地方复杂些。

当你拿到一份合同还是信用证，都需要注意以下几点。(有模板)

1. 客户名称/开证申请人，卖方/受益人，抬头地址等联系方式正确，这个到时候做单据后敲章

(俗称条形章要一致)(以前我操作2个单位的单证，兄弟公司，有少个字母或者词的，容易搞错抬头。)

2. 数量，单价，贸易术语，金额，溢短装，都需要校对。特别是做信用证是，当你的数量有5%

/10%的浮动时，信用证也需要列明金额也有相应的浮动，以免造成金额不符点，还有注意船期，交期跟有效期，都需要有合理的安排，还有还有，还有就是第一次合作的客户的话，一定要看银行的资质，这个决定着交单后这个银行是否会及时给你们付款或者会不会接受客户的无理由挑不符点，这个可以咨询你们合作的银行。

3. 单据要求：若客户要求你提供相应的单据，比如客户装前检验证书，第三方在生产检验，都

需要你提前安排。(具体见下文)

4. 不管什么方式成交的订单，单证上做不到的，尽量提前跟客户沟通，以免造成自己操作和客

户清关上的问题。

5. 有些时候客户可能还会有修改件过来，大家也要校对仔细，跟正本有没有冲突的地方

二、确认完后就给工厂下订单(前提是，有定金的要确认已经到账)，从生产开始到结束这段期间，也有可能发生以下事件：

1.客人自己来验货：有些信用证会要求出具客检证，可以当场让客户签掉，但要注意内容，若是信用证的话务必要跟信用证要求的内容一致。

(客检证这个也很容易会是不符点，当然这个是对于信誉不是很好的客户来而言，很多会拒绝签证，导致你单据不齐，拒付或者，无理由要求降价。SO最好是不要有这个条款，因为这个毕竟我们掌控不了主动权)

2.(有模板)第三方检验：比如SGS，如果是客户指定的，就要先问客户要约号及联系方式，提前二周预约SGS,SGS会派人来抽样检验，等出货时安排人来监装，再出具SGS认证证书。注意：抽样检查和出具证书中间一般都需要3-5个工作日时间，各外贸人员务必要安排好时间，不要这边柜子到了要装柜了这边检测报告都还没出来，又或者信用证交单期到了证书还没出来，都是危险动作!

(有内容模板)商检：这个跟第2条大同小异，相对这个比较繁琐，应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。再拿到通关单后，才能安排报关出货，若公司没有报检资质的话，就需要提早找好代理帮你处理好事情。(当然说的黑暗些，有些部门之间也需要有良好的沟通)

三、订舱，装柜，报关，开船

1. 订舱

如果跟客人签的是FOB条款，通常客人会指定货代。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，然后通知仓库具体的装柜时间。

如果跟客人签的是CNF CIF条款，应尽早向货代订舱，货比三家，挑价格优惠服务又好的船，并通知客人预计开船日。要注意的是客户有没有指定的船公司，有没有延长免堆期，要出具特殊的船证明，都是需要向船公司申请的，有些可能还需要费用。还有就是火车跟动车也有快慢，船当然也有，如果客户要货很急的话，最好能选择服务好点，船期快点的船公司。这个都需要在订舱的时候确认好。

如果货物不是整柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单后通知仓库送货，或者来工厂拼柜装的，也要告知仓库，可以合理安排时间，不要延误拼箱的其他单位，同时还要了解截关时间。

那如何订舱呢：向货代订舱时，一定要传真书面托书，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。报关资料要求：报关委托书，合同，发票，箱单，报关单，还有申报要素。可以提前寄空白资料，到时候让货代帮忙打印下，这样可以节约时间!

不想被指定货代卡退税资料的朋友可以选择自拉自报，找自己长期合作的的拖车公司，将舱单数据等给自己的拖车公司，让其去指定货代那里拿箱单等，具体货代会安排。找熟悉的拖车公司拖车报关，这样一则是费用上肯定有所优惠，更重要的是像预录单退税资料等可以提早拿到手。指定货代就负责安排订舱确认提单就OK了。

2. 装柜： (有装箱单模板)

如果是整箱，装柜前先核对装箱单上的船名航次提单号集装箱封号，装货完毕填好件毛体数据还有封号。有些像巴基斯坦的海关要求，在集装箱内需要内附一份商业发票AND装箱单，应根据客户要求贴上，为方便清关。

如果是拼箱，送到货代指定仓库的，就按照进仓单上的地址跟进仓编号送货;如果集装箱来工厂装货的，也要核对装箱单上的船名航次提单号集装箱封号，填数据的时候应该填在相对应的提单号码上(拼箱的每个单位都有一个自己的提单号)。

3. 报关：

报关主要是确认一些数据，主要需要提供发票，箱单，报关单，申报要素。报关时应该注意以下几点：

发票箱单上，如果出口的货物品种比较多，注意发票的金额，箱单上的件毛体不要算错。

报关单上，出口口岸不要弄错，一般像浙江地区走宁波上海港口的比较多，很多外贸人员都是直接复制黏贴过去的资料，没注意去修改这个出口口岸。运输方式上，“赶火车”的同学不要写BY SEA了。贸易方式跟结汇方式也需要填写清楚。境内货源地主要是针对贸易公司的，如果到时候工厂开给你的发票上写着宁波，而你是杭州的公司写了杭州，那八成财务大姐要来找你谈话了。做CIF的外贸朋友保费那里不要忘记填写咯。还有一处合同协议号，对于一般贸易的朋友来说可能不在意，但是对于进料加工的朋友要关注下了，这个需要跟你加工手册上的合同号保持一致，不然到时候可能会导致手册核销不掉的哦。还有什么呢，对了，还有商品编号跟商品名称，一般报关时都是中英文的，但是等退单下来的时候，报关单上是显示中文的，这个需要跟财务沟通的，到时候能退税或者财务开票上的品名需要保持一致的。其他的话一般都不会是问题的，这里就不详细解释了。

申报要素，大家都懂的吧，你不给货代不会放过你的。

记住单单一致哦，数据别弄错了。

3.开船

其实很多朋友来问过我，二截四2/4的船，五截天5/7的船到底是什么意思，其实这个问货

代最清楚了。我也是三脚猫，勉强做个解释吧。

2/4的船，如果不经过或者到欧洲国家的航线，周二截关，周四船开。一般装柜就要在周二截关之前装柜完进港，报关放行，否则就落箱了，所以一般如果货物准备好了，可以在港区开放了的情况下提早装箱。当然，如果你进的是洋山的话，就另当别论了，你需要先报关再进港的。有些朋友需要装柜完后才有数据的，需要抓紧装柜后报关，这样集装箱到港口后不会被截下。

还有一种可能就是像欧地线，美线，因为航线原因，需要发送AMS和ENS信息,就要在截关前24小时内装柜报关截掉信息，什么是ENS信息呢，其实就是详细的提单信息：收发货人的抬头地址电话邮编，还要收货人的税号。具体的报关品名，件毛体。你只需要把详细的提单内容递交就是了。提醒的是截掉后就不能更改了哦，修改都是哗啦啦的美金哦。以前我操作的时候报ENS本身就要额外加USD25的费用，修改ENS需要USD40，当然也要改提单了，RMB300，或许现在不够了也说不定。所以有些信息需要提早跟客户确认好的，不然错过了截止时间，后果可想而知。

还有就是若船开后，最好做份SHIPMENT ADVICE，里面写清楚具体货物数量金额，船名航次提单号箱封号，实际开船日，预计到港日等等信息，给客户一个清晰的物流明细，不要小看这个ADVICE，这个就是显示你服务态度的时候了。个人意见。

四、制作单据

下面是各种单据制作过程中的注意点：

1. 商业发票：

L/C要求提供的文件中，对商业发票最核心，就像支票一样，都是MONEY啊。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理商事认证，大使馆认证，一般要提前20天办理。认证一般需要的资料：合同，商业发票正副本，预录单。具体问当地的外经贸。

2.装箱单：

装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，件数，体积要与提单相符。

3.提单：(有模板)

比如是否有指定的船公司，

是否接受货代单(拼箱有些无法提供海单的)，

港口显示格式(有些船公司无法完全按照信用证要求的港口显示方式)，

品名也要注意，有些要截ENS信息的特别注意不能报错，海单一般无法更改品名的。信用证是否接受free out，

是否需要背书，

承运人是否明确。

4.(有模板)CO原产地证书，这个要的是最普遍的。可以到当地的外经贸或者商检局申请办理。

需注意的是 CO上有需要显示发票日期的地方，这个需要跟你的商业发票日期保持一致哦。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。

FORM A ,FORM E原产地证书大致操作过程雷同CO,但是这个时能在商检局办理，还有经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

产地证若需要办理商事认证或者大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

5.(有模板)保单：被保险人最好写自己公司抬头，交单的时候再背书，这样方便以后出现方便理赔。可以就近找一个保险公司，保费当然是优惠的最好。路程我感觉也是近点的好。为什么呢，因为有时候你做信用证的时候，难免会有改单的时候，保险改单他们还要申请什么的，都需要时间，再给你寄过去来回就要2天了，本身保费很低不太赚钱，他们也不愿意给你送过去的，就近的话你可能只要走几步路拿拿就好了。

还有就是现在很多单位开始做中信保了，这个其实我觉得很有必要，虽然在费用上是一笔不小的支出，但是从现在整个金融风险来说，还是需要花一万保万一的，也能从中信保上了解到关于客户更多的信息。

6.(有模板)装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

7.(有模板)船证明：

一般中东的信用证要求出具船证明居多，内容的话证明船龄，船籍，船程，箱封号，还有免堆期等等。

8.客检证：

这个需要注意，有些客户在工厂当地有办公室会派人来验货然后由验货人出具客检证，但是有些是需要国外寄客检证给你的，就需要注意这个时间问题，交单期是有限的，所以要多催客户验货完后立刻出具客检证，不要延误交单。

9.(有模板)第三方认证证书：

比如SGS检验证书，发票CO等使馆认证证书，还有些包装证明等等，这些都需要考虑到出口方是否能如期办到。

10. 其他声明，传真报告等：

很多声明长篇大论使得外贸人员不知所措，不用着急，其实都是可以由受益人自己出具的，内容要与信用证相符，完后下面盖个条形章就OK了。传真报告其实一般都是客户让发货人传真shipment advice之后的一张证明，不过实际操作中一般都是用文件形式邮件给客户，所以外贸人员拉传真报告的时候都是复制以前的，就要特别注意内容里面的传真号码还有日期页数哦亲。

五、交单(有汇票模板)

TT OA付款方式下，一般都比较简单，商业发票，装箱单，提单，产地证，CIF的需要保单。一般情况下是这些，客户特殊要求的单据就另当别论。确认好的单据直接寄给客户，等收汇或者收汇后再寄单据。

DA DP付款方式下，也差不多跟TT OA一样，不同之处是这个付款方式需要将单据递交银行托收，这些收汇风险就不明写了。做这个付款方式的时候需要客户提供客户银行的名称地址还有SWIFT号码，这些你交单的时候托收行会向你索要的。

LC付款方式下，可能需要的单据就多了，除了一般的商业发票，装箱单，提单，产地证(CO FORM A FORM E等等)，可能还要客检证，第三方检测认证，船证明，装运通知等，注意交单日期和信用证有效期内交单哦。

六、收汇，结汇，退单

收汇的时候需要注意国内外扣费的情况，国内一般TT只需扣个手续费，像DP一般有审单费跟邮费， LC则可能还有通知费信用证修改费电报费审单费邮费，具体费率费用可以咨询你们合作的银行。有些信用证里还会有国外银行的手续费，有些由客户大方些会自己承担，有时候会是亲你司来承担的哦，若不想产生额外的费用，在审单的时候也是需要注意的

一个地方。

结汇很多财务会去做的，外贸人员其实也可以关注下这个，结汇时候的汇率是多少，如果货款金额数目比较大的话可是一笔不小的数目哦。

关于退单，如果跟你合作的货代关系不错，一般他们一退下来就会给你的，一般周期是在报关后二十多天左右，不过现在很多货代为了追求业务，可能给你的海运费价格比较优惠，所以会让你付款退单的，缩短他们的资金流转周期。

七业务登记，文件存档：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

八外贸人员平时还应该应注意收集信息，海运费的变动，船期，航线等信息，为出口报价及后面的操作提供帮助。

以上是个人曾经从事单证工作后的一些小心得，有些可能跟不上现在的单证规则，有很多不够完善的地方，希望大家也能够给我些建议，谢谢!

Xiaoshan Doris.Chan2013.04.25

第四篇：外贸单证操作流程（推荐）

外贸单证基本操作流程

1. 首先要拿到外贸合同。

1.1：如果是L/C付款的客户，收到L/C后应让业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。最好能在客户开证前拿到草稿件，这样如有问题，可以节省改单费和改单时间。

1.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

1.3：如果是放帐客户(后TT条款)，或通过银行D/A等方式收汇等，需跟业务经理再次确认是否可以先单后付款。

2.验货

2.1：如果合同规定此票货物需要验货的，需在交货期前一周，通知公司验货员验货。

2.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，让客户给查货时间并将查货日期告知业务员和生产或仓管部门。

3. 制备基本文件

向工厂仓管寻要出口的准确数据(箱数，毛净重，体积等)，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件。

4. 商检

如果是国家法定商检产品，在拿到出口合同，就要标注，并在拿到准确出口数据时将发票箱单样品等商检所需资料提交商检部分。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

5.租船订仓

5.1.如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向和大概的货好时间，了解船期等情况，同时确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓委托书(INGORDER)，通常在开船一周前可拿到预配单纸。

5.2.如果是由卖方支付运费(CIF或CFR条款)，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周提交书面定仓委托书，程序同上。

5.3.如果货物不够一个整柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到货代给的进仓通知单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。然后把进仓通知单交给公司车管部门，让他们按照规定的时间发送货物到指定仓库。

5.4.向货代定仓时，一定要传真或者邮件书面定仓委托书，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

6.安排拖柜：

6.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。提供拖车公司预配信息(SO)：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

6.2.传真一份装车资料给仓库，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

6.3.要求仓库在货柜离开工厂后尽快提供一份装货通知给单证，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求仓库装柜后一定要记住上封条。

7.委托报关

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

8.获得提单等运输单据：

8.1.最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

8.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本或电放件。

8.3.及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

9.准备其他清关文件

9.1.商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

9.2.FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

9.3.一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

9.4.装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

9.5.装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

10.交单：

10.1.采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

10.2.采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真或邮件提单复印件给客人付款，确认受到余款后再将提单正本或电放件及其他文件寄给或邮件给客人。

10.3.如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单或电放件给客人。

11.业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

12. 在报关后2-3天内可向代理寻要报关预录单提供给会计开具外贸发票，预录单上的实际出口日期一般可在报关后半个月内在海关电子口岸上查询并做记录。

13.文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

14.单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。

2017.4.26记录