酒店宴会工作流程

2022-07-05

第一篇：酒店宴会工作流程

如何做好酒店宴会销售工作

一、宴会的基本概念：

何谓宴会?简而言之，宴会指以餐饮为中心的聚会，其特色为通过一件特殊的事件使许多人共聚一堂，采用同一款菜单或自助餐形式，进行聚会活动。

二、我店宴会厅所能举办的会议形式：

目前使用宴会厅所举办的会议并非仅限于餐会，如下所述的10类活动都是宴会厅的服务对象，由此可知宴会形式的多样性。

1、订喜宴、婚宴;

2、满月宴、寿宴;

3、团拜会、春茗会、尾牙宴(限于每年12月—2月新年前后);

4、同学聚会、谢师会、毕业餐会、庆功宴;

5、记者招待会;

6、座谈会、培训会、会员或职工大会、说明会、新产品发布会、产品展示会;

7、鸡尾酒会(如：开幕酒会、周年酒会、结婚酒会等);

8、服装表演、歌友签名会;

9、官方宴会;

10、其他(如：选美大赛、各种棋类赛事、签约仪式等)。

三、宴会的经营形式：

因为宴会形式不一，有些宴会需要豪华的装饰与布置，例如：婚宴、庆功宴、发表会、各类展示会等。有些只需要一般桌椅陈设及视听器材即可，如：说明会、培训会等。因此，一般宴会厅的基本装饰通常较为简单，若遇特殊需求，例如婚礼、寿宴等场合则需根据顾客需要，增设舞台、红地毯、花卉、气球、灯光、特效、乐团、背景等，以便营造出宴会的华丽气氛。

四、宴会营销人员的基本职责：

对内负责与相关部门的沟通协调，对外代表酒店接洽会议、宴会及相关业务，并负责与老客户保持良好关系的同时拓展、开发新客户，并通过业务活动和了解市场信息，协助上级制定策略一求达到酒店计划和预算收入目标。

五、职责与任务;

1、与酒店的客户群体保持联系、满足其合理需求;

2、与现有客户维持良好的关系，同时开发新客户;

3、促销酒店现有的宴会产品、设施、场地及各项服务;

4、将客户资料整理存档，并保持完整的性及准确性;

5、服从部门主管指派，到酒店外拜访客户、接洽业务或戡察外大会场地;

6、在当班时间内及其他餐厅尚未营业前，负责接洽并协助各餐厅的订席的事宜;

7、负责带邻来访宾客参观、介绍酒店宴会厅设施必要时交由上级处理，争取生意;

8、参加部门定期举行的业务沟通会议，提交每天的业务简报以及任何指定出席的会议;

9、追踪任何有潜力的生意来源，对市场信息保持高度警觉性，及时报告上级，以制定对应策略;

10、将客户意见及同行评语予以记录，并报告上级以求改进;

11、随时保持积极主动的态度招呼客人，注意个人的仪容，保持端庄;

12、每周上交工作重点报告，包括确定及待追踪的生意，每月上交业绩报告;

13、按值班表所排定的时间上、下班，遇业务繁忙及人手不足时，应机动调整予以协助;

14、负责填写宴会预订本，并与客人进行跟进;

15、对洒店宴会厅、餐厅、服务设施、设备了如指掌，以便对顾客作全面的介绍。

一、宴会、会议的洽谈：

举办宴会，顾客所采取的第一个步骤便是向中意的酒店咨询相关的信息，

采取的方式大约可分为3种----来电、来传真、亲自前来洽谈。一般客人的问题不外乎场是否有空、宴会、会议的费用、宴会厅规模、宴会厅能提供的相关仪器设备、菜单的内容、最低消费额、现场平面图、订金以及宴会活动相关厂商资料的获得等。面对诸如此类的疑问，销售人员中须一一为顾客说明，努力掌握每一个可能的生意机会。

首先，一旦获悉顾客有举办宴会的意愿，销售人员最好能邀请顾客新自到宴会厅现场看场地。毕竟光通过电话进行解说，无实物可供参照，往往无法让顾客真正了解宴会场的实际情况，反而使其对场地的认识模糊不清，不论销售人员如何详尽介绍场地的完善，客人也很难体会。因此尽量邀请客人亲临宴会厅面对面解说，由销售人员就现场设备清楚地为其解答问题，不但可以增加说服力，让顾客不愿前往，销售人员要考虑登门拜访。一般来说，宴会生意大概只有75%是自己找上门来的，其他25%必须依靠销售人员进行促销活动，主动争取客源。

在洽谈的过程中，负责接洽的销售人员必须备妥足够的资料供顾客参考，例场地的平面图、各式菜单的价格表、客人的容量表、租金一览表、器材租金表。接受咨询时，首先要让客户了解场地大小和形状，即使顾客已亲临现场，销售人员仍需准备场地平面图，为其解说。由于不同桌数与不同形态的宴会所适合的场地类型不尽相同，所以宴会厅要设多种平面摆设图，满足顾客需求。

二、宴会、会议的预订及确认：

假使顾客有意预约宴会，销售人员需问清楚宴会的日期、时间、宴会名称、性质及联络人员姓名、电话、并书面记录下来。另外，菜单内容、饮料种类、与宴会人数、宴会预算、摆设方式、顾客的付款方面也应如实记录。当然，在预约步骤中，销售人员要提供报价单给顾客，因为大多数顾客在签订合约

后可能还会与其他饭店进行比价。无论如何，销售人员应详细记录每次跟顾客洽谈的结果，除存档备查外，也需正确无误地将资料转达给其他相关人员。只有如此，方能确保宴会的成功。

为方便记录起见，预订宴会所需的资料都已经包括在宴会洽谈表中。有了宴会洽谈表，销售人员与客人洽谈时便可以马上将所有资料填妥，并将客人的要求选出，等到将宴会通知单发给各部门时，所有宴会需求都一目了然。如果顾客只是暂订宴席，酒店则必须对其保持追踪，直到客人下订单为止。若顾客取消订席，也要询问取消宴会的原因，并予以记录，作为日后改进的参考。

通常，除熟客不收预订金外，其他所有宴会及会议确认时，都必须先交30%的订金，付完订金才表示该宴会场地确实被订下。否则一个宴会如果临时取消，对酒店势必造成重大损失，因此预收订金酒店是另一种自保方式，诚属必要。除此之外，若在原来预订宴席的顾客未付之前另有其他顾客欲订同一场地，销售人员应打电话给先预订的顾客，询问其意愿。如果顾客表示确定要使用该场地，就必须请其先缴付订金，否则将让给下一位想预订的顾客。假使客户看中的宴会厅已被预订，销售人员仍然不可轻易放弃任何生意机会，而应积极推荐其他可替代的宴会厅，或尝试说服客人更改宴会日期。只要销售人员永保一颗热诚的心，往往能成功促每笔宴会生意。

虽然在预订时销售人员已记下顾客所有的要求，但是客人日后可能变卦却仍是个潜在的问题。所有销售人员必须将双方同意的事项记录在合约书上并请客人签字，以保障客人与饭店自身的权利。倘若客人没时间亲自到酒店进行签约手续，销售人员可能通过书面传真或邮寄的方式，将文件送至顾客手中，请顾客在确认书上签字，签妥后再传真或邮寄回饭店以示慎生。在签订确认书时，酒店通常会要求收取30%作为订金。有时销售人员忘记与客人签确认书而平白蒙受许多损失。所以为了确保宴会的正常营运，与客人签约是不可忽略的。

三、宴会、会议接待跟进工作要领：

1、宴会、会议跟进人员应将客户的每个细节要求，清楚列明在宴会备忘录或宴会通知单上，以便上司查核或必要时其它工作人员能随时参加跟进工作，而无误、遗漏之处。

2、宴会、会议跟进人员的责任是确保宴会、会议的每个细节能够符合客户要求，故而在宴会开始前必须不断与有关部门联系，确实各部门已清晰各项宴会要求。

3、宴会、会议跟进人员在宴会前需仔细检查各项安排的落实情况，如发现遗漏、有误之处，需及时通知宴会负责人，处理解决。

4、每个客户对宴会的要求各不相同，但大致上以下几点，都是宴会跟进人员在每个宴会前必须跟进的。

A、宴会开始前一小时，检查指示牌、横幅、席珍是否已经放好，文字有无错误;

B、在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、谢谢是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确;

C、在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、设施是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确;

D、在宴会、会议开始前一小时，检查地毯、门、墙壁、洗手间及装饰物是否干净;

E、协助餐饮部在宴会、会议开始前一小时，召集相关部门跟进人员开会，讲解宴会的内容和注意事项，包括人数、宴会形式、服务方式、食品和饮料、参加宴会的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具体工作，指定各工作环节的检查人;

F、若需要演出公司、礼仪小姐，事先应审核演出节目有无破坏酒店形象之内容，并安排他们提前到达;

G、检查餐台上杯具是否与酒水相对应，如白酒摆烈酒杯，红酒摆红酒杯，汽水、啤酒摆水杯;H、检查宴会、会议期间专用洗手间是否有PA值守，宴会空调是否已提前找开，温度是否适合;

I、宴会前半小时安排保安协助客人泊车;

J、若是重要宴会、会议，提前安排美工到场拍摄;

K、请客户宴会、会议负责人提前到达检查场地，若有不甚满意之处，可即

协商更正;

L、告诉宴会、会议负责人你会一直留在宴会中，若有需要之处，请他随时找你;

四、宴会、会议的追踪服务：

宴会、会议结束后，由负责的销售人员亲自拜访或打电话给客户表达感谢之意，并追踪客户对此次宴会的满意度以及酒店所需改进之处，表示对客户的一种售后服务。如果顾客反面反映居多，产生误解之处便应及时解释清楚，但若情况属实，则可借以得知改进方向。如果客人反映是正面的，即可作日后推广宴会销售的卖点。所有追踪的结果均应列入记录并存档，作为将来评核改善成果的参考，同时也可作为此客户下次光临时应特别注意的服务咨询，以提供较高的服务品质

第二篇：酒店宴会预定协议

幸福久久

一站服务

宴会预定协议

甲方：电话：联系人: 乙方：电话：(1) (2)

尊敬的

先生/电话

女士/电话

竭诚欢迎您于我酒店举办

宴会，我们为您提供快速、高效、准确的服务，现将您宴会的要求及相关事项与您确认如下：

1.宴会时间：

年

月

日

时

分开始至

时

分止(农历

年

月

日，星期

)。 2.宴会场地：

厅 3.宴会桌/12人：(大写)

桌，是□;否□需要备壹桌。请提前壹天与预定确认桌数，如当天未达到预定桌数按每桌菜价的30%赔偿。

4.交纳定金：￥

元，大写：

万

仟

百

元整。

一、宴会相关规定及顾客须知

1.宴会需燃放鞭炮时，请到指定鞭炮箱内燃放。 2.请服从酒店人员在指定地点停放车辆。

3.各厅内的毛巾、口布非一次性用品，不可以带走，如有缺失请您照价赔偿。价格：毛巾5元/条，口布5元/条、宴会杯子破损10元/只。

4.宴会厅内禁止携带带壳的食品(如花生、瓜子、开心果、栗子等)。 5.酒店内禁止从事非法活动，否则一切后果自负。

6.宴会入场布置时，需缴纳入场布置费、场地清洁费500元/场，如宴会有大型灯光需启动三项电源缴纳接电费200元/场，一楼大堂不允许摆放宴会布置用具。宴会服务期间布置人员必须走员工通道，保证酒店内外卫生及设备完好。

二、结帐及退订相关事宜

1.宴会场地需提前预定，如乙方出现违约或退订宴会及更改举办宴会日期，甲方不予返还定金;如甲方违约应返还乙方定金。

2.乙方必须于宴会举行前三天确定菜品明细并在菜单上签字确认，否则甲方不予制作菜品。

3.如遇自然灾害或不可抗力等因素致使宴会不能如期举行,甲乙双方互不追究责任, 损失各自承担。

4.由外界不可抗力因素导致停电停水停气，对宴会造成影响的，如已发生用餐，餐费乙方需正常买单。

三、赔偿方式

1.乙方在使用宴会场地期间对酒店内部结构及设备设施造成任何损害的，须按价(以甲方的价单为准)赔偿。 2.如乙方预定的宴会场地铺设有地毯，禁止吸烟，如因吸烟造成地毯损坏的，每处赔偿200元作为维修费用。 3.宴会场景布置人员在搬运大型物品时，造成电梯损坏，乙方按市场维护价赔偿。

四、特别约定

1.出席宴会的客人如寻衅滋事给酒店或人员造成损失伤害的,乙方应承担全部责任及赔偿义务，构成治安案件主管部门另行处理。

2.本协议文件自收到乙方交付的定金之日起生效，已签订本协议，但乙方未交纳定金，本协议自始无效。 3.其他特别约定：

4.此合同一式两份，甲乙双方各一份，具有同等法律效力，如双方因合同发生法律纠纷，在甲方所在地法院协调解决。如果您对此协议无任何疑义，请签字确认。感谢对本店的信任与支持!衷心的预祝本次宴会圆满成功!

经办人签字：

顾客签字：

手机号：手机号：

确认日期：

年月日

确认日期：年月日

第三篇：酒店宴会承办协议

银都建国酒店宴会承办协议

宴会客户合约号：贵宾姓名：贵宾电话：

宴会类型：宴席日期：尊敬的宾客：

银都建国酒店位于南阳市中州路268号，是阁下∕女士喜宴、生日宴等各类大型宴会的最佳之选。

作为本酒店的尊贵客户：

1、需提前确定宴会时间，本酒店为您保留5天预约有效时间;

2、需要提前确定宴会菜品标准，一经确认在7天前可适当调整;

3、宴会预定的订金每席100元;

4、如果需要备用席位，则需要先预付备用金(单桌餐标的50%)，以供相应备货(备用席位指：房间);

5、如果备用桌未坐，备用金则无法退还(菜品已经加工)，可以将凉菜打包;

6、如果主办方不好确定宾客人数，可以预留席位，预留席位不收取备用金(预留席位指：大厅);预留席位不收取备用金的原因是：酒店不多备用相应的货源，减少双方因不使用的浪费和损失;

7、如果定桌未坐，依然买单(全桌菜品已经加工，无法退菜)

8、出现合桌情况，菜品也将合菜(即：合桌合菜)(全桌菜品已经加工，无法退菜)

9、宴席中出现客人打碎酒具、餐用具、装饰品等情况，主办方将按照物品定价赔偿。

10、发票开设准则：

不参与优惠，按原价结账可开设发票;

享受优惠，按优惠价结账不开设发票;

须当餐现金结账，优惠价不再享有其它打折抹零等优惠

11、本次宴会确定标准为：原价元，优惠价元，

预定桌，备用桌，预留桌

海景皇宫大酒店谨记我们的承诺------诚暖宾客、服务为本，为我们的每一个客人提供热诚、友好、高效的服务。若您认同以上各项条款，请尽快回全签此合约。我们期望在不远的将来，能有机会为您和您的家人亲朋提供本酒店的优质服务!

顺祝商祺!

贵宾签名驻店经理

日期日期

第四篇：XXX酒店宴会合同

甲方：订餐电话：

乙方：联系电话：

经甲、乙双方协议制定，宴会细则如下：

宴会日期：20xx年xx月xx日星期五宴会标准：4000元/桌就餐地点：一楼大厅

开始时间：17：00 宴会桌数：x桌宴会人数：xx人

甲方事宜：

1、甲方根据乙方消费标准，免费为乙方提供相应的设备及辅助品。

一楼：舞台、音响设备(不能唱歌)、无线麦克、停车场。

2、甲方因不可抗拒因素，不能为乙方提供宴会时，将退还乙方全部订金，并及时通知乙方。

3、甲方不为乙方寄存或保管任何食品。

乙方事宜：

1、乙方要交纳一定数额的订金，于xx年xx月xx日通过电汇方式交纳订金 xx 元。

2、乙方因自身原因未达到预定的桌数，将承担未食用桌数的全额餐费(备份除外)。

3、如需灯光、线路等设施设备及其他服务，应提前一周通知甲方，以便提前准备。

4、在宴会举行前一周，甲乙双方确认相关细节。包括：菜单、酒水、布置、时间安排等。

5、乙方布置宴会现场时，需征得甲方的同意，并现场不可使用冷烟花、碎屑物及带壳食品。

会场布置要本着不破坏甲方装修及整体环境的原则,如因宴会布置造成的装饰破损和设

施设备损坏，将由乙方负责赔偿。

6、宴会用餐造成的餐具破损或设施设备破损，乙方需按价赔偿。

7、甲方不提倡乙方餐后食品打包，因打包食品过后食用会产生非物理反应，有食品卫生

隐患,因此产生一切问题，甲方不承担责任。同样原因，甲方亦不支持乙方食品加工。

8、宴会用餐中午应在14：00前结束，晚上应在21：00前结束。

9、结算当日乙方必须以现金结算，并凭订金收据退还预订金。

10、宴会不参与甲方的任何优惠活动。

备注：

1 、结帐时甲方收取乙方百分之十的服务费(就餐总额的百分之十)。宴会必须现金结帐，

未尽事宜双方协调解决。

2、上述事宜如双方没有疑义,签字即可生效。本合同一式两份,具有同等效力。如任何一方

违反协议内容,给对方造成经济损失,将给予对方一定的经济赔偿。

甲方签字: 乙方签字:

20xx年月日

第五篇：酒店相亲宴会策划方案

晴空碧水楼阁座座，柳绿桃红笑脸盈盈。xx的各项幸福指数在不断攀升，未婚青年，离异家庭，单亲学生，成为了这一乐拍中最不和谐的因素，不完全调查，现在仅机关中离异与单身的占在职的10%以上，职工的婚期问题成为了各阶层领导关注、关心的话题，由xx网策划部倡议，发起xx第一届雀桥相亲大会。

策划方案：

活动宗旨：以弘扬文明新风、倡导新时代新风尚为宗旨，以展示xx人追求幸福、美好生活的精神风貌为目的，通过集体相亲会活动，营造浓郁的浪漫氛围，让所有需要爱的人在轻松、浪漫、温馨中寻找到属于自己的幸福爱情。

活动背景：随着生活与工作的压力也越来越大，无论是年轻一代还是中年人士都在为了生活而忙碌。自己的终身大事放在了事业与工作的后面。导致了大龄未婚人数不断上升。很多人在忙于工作事业的时候将私人的事情耽误了，最终由于紧张的工作环境和事业的压力就更加没有足够的时间去谈情说爱了。未婚青年，离异家庭，单亲学生已经影响了孩子们的性格与健康成长，目前，30岁左右的离异人士多半仍然过着“自由而寂寞”的生活。对异性接触少，接触异性的机会就更少了。在这样一个大的社会环境下，适时举办这个意义深远的活动十分必要。

活动会场布置：

一、

1. 本次会场布置采用“一网络、一舞台、一广场”布置，做到处处有约会、处处可传情;

2. 设计在广场通道，背景为本次相亲会主题，安排开幕、歌舞、多人游戏等活动;

3. 沿主通道安置在离主舞台附近，桌椅采用密集式组合，可坐4个人或以上，是男女生初会、认识、聊天的场地;

4. 在广场通道xx湖周边，设提示牌：标题《这是我的名片》，看到你中意的那个ta了吗?还等什么?给他(她)回短信;

5. 提示牌：标题《最浪漫的事》，我能想到最浪漫的事，就是和你坐在这里，听听音乐，聊聊愿望，你希望我越来越温柔，我希望你放我在心上……

6. 在xx湖网上设置“桃之夭夭，三生三世”。

二、主通道(连心锁)

主通道沿线模式，拉红绳悬挂男女照片简介。(个人简介中需注明，并附拉票宣言。)

三、“挑战麦克风”之情歌pk(相亲人自我风彩展示)

四、人员要求，单位选送，在职的可自我报名。