行政助理个人工作述职报告

行政助理个人工作述职报告（通用11篇）

篇1：行政助理个人工作述职报告

进公司已经四个月了，这四个月转眼就过去了。作为行政助理，我的工作是充分发挥承上启下、左右协调、内外联系的枢纽作用。行政工作没有小事，每一件小事都可能影响公司形象。鉴于行政工作的重要性，我们的行政人员应该训练自己在从不同角度处理问题之前三思。并对工作充满热情。回顾这四个月的工作和学习，虽然每天都很忙，但并没有取得骄人的成绩。在此，我将向帮助和支持我的领导和同事们汇报我今年的工作，具体如下:

一、办公室的日常管理

1、协助办公室主任做好综合工作，协调各部门工作及处理日常事务；

2.熟悉办理房产证的流程。既然一直没有办理，也没有人亲自带过来，我就要跑去多问几个问题，尽快熟悉一下申请的相关事宜。

3.负责领导和部门的对外接待:我们办公室在过去的四个月里接待了几次。无论是平时的工作接待还是周末加班接待，无论是领导的客人还是来自世界各地的合作单位的客人，我们都给12分热情，努力完善接待服务。

4.办公区清洁日常事务:因为阿姨现在负责我们，做饭，现在办公区的保洁工作由我们行政和项目人员轮班打扫，我负责提醒主管。清洁负责人将于8: 30到达公司，提前半小时对公共区域和办公室进行例行清洁，并定期在每周六进行全面清洁，以确保我们工作环境的清洁。并负责清洁产品和用具的采购。

5.办公用品的采购和发放:每月28日前检查办公用品，列出丢失的办公用品，汇总后统一采购，确保每月有足够的办公用品，保证工作人员的正常使用。

6.负责整理公司的各种资料:陈主任办公室的铁柜资料已经和李婷一起整理好了，并形成了相应的目录，方便以后查找；而且各种数据的存储位置基本都熟悉。

7.负责公司办公区和销售处的一切维修保养工作:电脑日常维护，文件柜损坏后的维护，网络维护(解决处理范围内的问题)；维护所有办公室的复印机和传真机。

8.在公司做好文字工作。起草全面的文件和报告，负责办公室会议纪要的记录、整理和完善，监督会议有关决议的执行。认真做好公司相关文件的收发、登记、传递、打印和监督工作；公司的所有文件、批准表格和协议应归档成册，资料应归档好。及时传达贯彻公司相关会议精神、文件和指示。

第二，加强自学，提高业务水平

由于刚毕业，知识、能力、经验都离岗位很远，所以一直不敢掉以轻心，不断向书本、身边的领导、同事学习，感觉这四个月有所进步。经过不断的学习和积累，我获得了办公室工作经验，现在可以轻松处理日常工作中的各种问题。经过这段时间的训练，我的组织管理能力、综合分析能力、协调能力、词语表达能力都有了很大的提高。我能以正确的态度对待一切任务，热爱自己的工作，并在实际工作中认真执行。积极提高自己的专业素质，争取工作主动，努力提高工作效率和质量。

第三，有不足和努力

1.我自己的学习是不够的。在新的一年里，我会努力提高自己的专业素质。通过多读书多学习，我会积极做好上级交办的一切工作，做好日常管理工作。

2.与领导、部门、同事沟通协调不够，需要进一步加强沟通，提高工作效率。

3.在服务方面仍然缺乏主动性。在接下来的时间里，我会把主动服务作为我日常服务工作中不可或缺的重要组成部分。

第四，合理化建议

各部门要有加强沟通的意识，时刻沟通，事事沟通，这样既能提高各协作部门的工作效率，又能避免给其他部门带来麻烦。

每个人的成就都离不开团队的支持。要加强彼此之间的协调，努力做好每一项工作，做好领导的助手。另外，感谢公司给我这个机会！在接下来的时间里，我会认真做好每一项工作，为公司的发展而努力！

篇2：行政助理个人工作述职报告

2019年行政助理个人实习总结报告(一)

回顾自己在xx公司的实习经历，心中有很多体会。通过实习让我增长了见识，积累了经验，在观念上更加明确了自己的定位，更重要的是通过实践提高了解决实际问题的能力。在实习过程中我遵守纪律，服从安排，积极完成经理交办的工作，学到了许多课本上学不到的知识，从而更高更远的看待问题。

作为一名实习生我进入了xx公司，担任其一部门经理的助理。作为经理助理，我主要负责的职务是公文的写作、复印、接受、传达、对一些相关客诉的安排处理及经理指示的传达，因此我接触了一些办公用品，如传真机、打印机等掌握了这些机器的基本操作，了解了公司办公的基本情况，同时也学到了更多有用的东西。开始实习时，刚进入陌生的环境，难免会有些紧张，不知道该怎么办，是同事们友善的微笑缓解了我的尴尬。大家都很有礼貌，不管大事小事都要说声谢谢，对于我这个很少跟生人打交道的学生来说，是给我上了一堂礼仪课。

助理的工作性质杂乱、繁多，工作强度很大，有时候我会整个上、下午都在面对着电脑打着似乎永远打不完的文件直到累得腰酸痛。有时侯对于客户电话投诉的一些简单问题的解答，我也是要尽量负责。有时来找经理谈工作的客户，由于当时经理不在而办公室只有我一个人的情况下，我只得自己接待他，并且尽量于电话中来解答他对于我公司工作的问题及一些相关留言，这就要求应变能力也要高。由于我的任务比较琐碎繁杂，所以做事情要分主次、有条理。说着容易，做着难，每天要发传真、收信件、复印等，手头有许多事情需要完成。当然这时侯就要将重要的事情放在首位，把所有事情的主次顺序排好，这样就不会乱。实习期间，正好赶上公司要培训，需要复印资料，一共16份，每份里又有十余份不同的资料共百余页。这时侯就需要有条理，每份资料分别印刷，清点数量，一张都不能错漏。这时候就要慢慢来，一点点完成，保证每份资料的完整和质量。

刚开始进入办公室工作学习的时侯，其实应该说是学习的成分更大一些，对于领导安排下来的工作我总是手忙脚乱的完成，并且很多都还是要重新再返工才能算真正完成。所以我时常会感到沮丧，会觉得没有信心，常常错误百岀，尤其是在电话中接触到客户投诉时，电话中的我支支吾吾，成了词穷一族不敢接听电话怕会出错，一直都是叫别的同事接听。从参加工作到两三个星期后，这种情况还是在不断发生，我开始对自己的能力产生了怀疑。并且一开始那种朝气蓬勃的劲儿也渐渐被我混乱失败的工作打消了。在工作中我变得沉默沮丧起来，但幸好周围的同事长辈们的真诚关心，他们不但没有嘲笑我的错误还积极帮助我，指岀我工作中错误的同时还耐心的教会我解决问题的方法，有时他们还会传授他们的工作经验给我，所有他们教会我的将使我一生受用。作为长辈他们真诚的关心我的情绪，主动帮我分担消极的情绪开导我，教给我生活总有解决不完的困难事要快乐的面对直到解决。有时他们会把我当孩子一样疼爱，但更多时候他们会把我当同事一样对待，让我这个初出茅庐的大学生深深感到了我在工作团队那种平等与融洽的工作氛围。在同事的悉心帮助、教导下，我重拾信心，虚心请教，认真学习。渐渐的，我感觉到工作没有那么吃力了，工作也游刃有余，并且逐渐的轻松快乐了起来。经理对我的夸奖也渐渐的多了起来。我感到了前所未有的踏实与自信。

在这两个月的实践学习中，我学到了很多知识，这以后在我的工作中都会起到很大的指导作用的。助理工作要求有很强的文字表达能力和逻辑思维能力。为了提高自己的写作能力，我从研究已成的材料入手，细心揣摩，边写边改，并请周围经验丰富的同事和领导提出意见和建议，然后再进行深入加工，经过反复推敲，最后定稿。对工作中存在的问题，我积极动脑，想办法为领导献计献策充分发挥了助手和参谋作用。公司上级对下级公文具有很高的严肃性和权威性，出现任何差错都会影响公司工作的正常进行。对于要印发的文件，我每次都进行认真的核稿和校对，至少三遍以上，并请其他同事帮助把关，减少了出错的几率，保证了文件准确及时发放。实习期间复印、传真、公文、电脑处理等琐碎工作我都基本熟练。在各种文件中，大部分有不同程度的保密性，而且各级助理人员经常接近领导，看一些重要文件，参加一些重要会议。所以在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么应该说什么不应该说要心中有数，知道助理的职责是协助上司做好工作的重要前提。在公司里，我们始终要保持精神饱满，以充沛的精力和自信去迎接各种挑战。犹豫不决的工作作风是应该坚决反对的。即使是常规的机械的事务性工作，也应该一丝不苟，兢兢业业地做好。在助理这个职位上技术性的劳动并不多，大多是些琐碎重复的工作，看似容易，其实难，需要认认真真地对待才行。实习是我步入社会的第一课，它教会了我怎样待人接物，如何处理各种事情。虽然在短短的两个月里看到的只能是工作的一个侧面，学习的只能是一些初步的方法，但这些对于我是非常重要的。这次实习还告诉我，在社会这个大学堂里我还是个小学生，还有很长的路要走。要抱着谦虚谨慎的态度，无论大小认真踏实的完成每一件事，走好每一步。

2019年行政助理个人实习总结报告(二)

20xx年xx月xx日至20xx年xx月近二个半月时间，我在北京xx集团有限公司行政部办公室文员岗位实习。

实习，顾名思义，在实践中学习。在经过一段时间的学习之后，或者说当学习告一段落的时候，我们需要了解自己的所学需要或应当如何应用在实践中。因为任何知识源于实践，归于实践。所以要付诸实践来检验所学。现在即将面临毕业，实习对我们越发重要起来。刚结束的这段实习时间可以说是我大学四年来最辛苦也是最充实的一段时间。辛苦是因为刚踏上工作岗位，有很多方面不能很快适应;而充实则是在这段时间里，我学到在校园无法学到的知识和技能，更提高了自己各方面的素质。同时实习也给了我一定的工作经验。为将来谋求一份好职业打下了基础。现将这些日子在工作中取得的成绩和不足做个小结。一来总结一下经验，二来也对自己的工作情况有个系统的认识。

一、工作内容

在这一个多月中，我的主要工作内容是协助办公室人员做好行政部的各项人事及日常行政工作。在这一过程中，我采用了看、问、学等方式，初步了解了公司办公室文员的具体业务知识，拓展了所学的专业知识。首先总结一下我的所有具体工作内容：

1、接应聘者来电，给应聘者进行简单初始，通过者送往各部门经理处进行复试;

2、开试工单通知复试通过者试工，并做好登记;

3、协助做好新员工入职 培训、阶段性 培训 等 培训 工作;

4、送文件至各级领导，签收文件;

5、整理及保管补卡条、请假条;整理员工档案，以备随时出档和归档;

6、复印、速印办公文件，发传真，领办公表格等;

7、协助办理新进人员入职手续，员工调职、离职手续;

8、计算管理人员月考勤，并将考勤明细送至各部门核对签字;

9、录入月罚款单与奖励单，录入员工养老保险资料;

10、制作年全厂管理人员年休表;

11、协助接待待最大客户德国客人。

12、领导安排的其他工作。

二、收获及体会

回想起自己的这一个半月的工作经历，虽然有眼泪也有辛酸，但最多的还是历练与收获。记得刚到公司的第一天，我被安排在一个办公室文员身边学习。真的，第一天是最难熬的，从学校到社会的大环境的转变，身边接触的人也完全换了角色，老师变成老板，同学变成同事，相处之道完全不同，大家把你当成隐形人的感受只有亲身经历过的人才能体会。幸好宿舍的女孩子们对我很好，告诉我他们刚出来工作的经历，也是从被当成隐形人开始的，从打杂的过来的，劝我要挺得住，坚持走过来就好了。我刚开始接触的工作就是招聘，我自己还是一个刚刚走上工作岗位的新手，却要去招人，有点紧张沪怠愤飞莅读缝嫂俯讥也有点兴奋。我们公司是以鞋业为主的，有很多有关鞋业的专有名词是我以前从来没有接触过的，所以也就有很多我不熟悉的工种，如开发部的做包，车包，品质部的成型品检、巡检，针车品检、巡检;总仓的划料，下料等。这些有关鞋业的岗位，听的多了，问的多了，也自然就明白一些了。来应聘的人员多了，我发现了一个差别，就是北方与南方的差别。

2019年行政助理个人实习总结报告(三)

实习这两个月期间，我拓宽了视野，增长了见识，体验到社会竞争的残酷，而更多的是希望自己在工作中积累各方面的经验，为将来自己走上工作岗位做好准备。

一、实习目的在企事业单位的办公室学习处理日常的行政事务，熟悉整个企事业单位工作的过程，通过实践学习，使所学理论知识得到验证，培养灵活运用书本知识的能力，并且学到许多书本上学不到的东西，增长和扩充知识面，增加对社会的接触，为在毕业后能快速地融入社会打下基础。

二、实习时间

20xx年xx月xx日至20xx年xx月xx日

三、实习单位

xxxx公司

四、实习内容

实习刚开始时，我的指导教师根据我的专业特点，给我分配了办公室日常工作以及初步学习会计实践。从学校到社会的大环境的转变，身边接触的人也完全换了角色，老师变成老板，同学变成同事，相处之道完全不同。

在这巨大的转变中，我们可能彷徨，迷茫，无法马上适应新的环境。我们也许看不惯企业之间残酷的竞争，无法忍受同事之间漠不关心的眼神和言语。

很多时候觉得自己没有受到领导重用，所干的只是一些无关重要的杂活。我们应该从小事做起，一步一个脚印，逐步积累起经验。“在大学里学的不是知识，而是一种叫做自学的能力”。参加工作后才能深刻体会 这句话的含义，除了英语和计算机操作外，课本上学的理论知识用到的很少很少。我负责的办公室工作，平时在工作只是打打电话处理文件，几乎没用上自己所学的专业知识。

就连以前学过的会计基础知识也不能很好的应用。在这个信息爆炸的时代，知识更新太快，靠原有的一点知识肯定是不行的。我们必须在工作中勤于动手。

由于现在还住校，所以每天7点不到就得起床去挤公交车，就算再寒冷再差的天气，只要不是周末，都得去上班，我们必须克制自己，不能随心所欲地不想上班就不来，而在学校可以睡睡懒觉，实在不想上课的时候可以逃课，自由许多。

每日重复单调繁琐的工作，时间久了容易厌倦。象我就是每天就是坐着对着电脑打打字，显得枯燥乏味。但是工作简单也不能马虎，必须具备坚忍不拔的个性，遭遇挫折时绝不能就此放弃，犯错遭领导。

五、实习体会

踏上社会，我们与形形色色的人打交道。由于存在着利益关系，又工作繁忙，很多时候同事不会象同学一样对你嘘寒问暖。而有些同事表面笑脸相迎，背地里却勾心斗角不择手段，踩着别人的肩膀不断地往上爬，因此刚出校门的我们很多时候无法适应。

影响一个人的工作态度。每天只是在等待着下班，早点回去陪家人。生病时的轻轻一句>慰问，都有助于营造一个齐乐融融的工作环境。

心情好，大家工作开心，效率高。在电视上不止一次的看到职场的险恶，公司里同事之间的是非，我想我能做的就是“多工作，少闲话”。且在离毕业走人仅剩的几个月，更加珍惜与同学之间的相处。

我是学管理的，在书本上学过很多套经典管理理论，似乎通俗易懂，但从未付诸实践过，即使在办公室中也很难处理一些令人措手不及的事情。

篇3：行政助理个人工作述职报告

1 效果评价

1.1 优化工作流程, 提高工作效率

PDA无线网络护理系统的应用, 减少了护士的重复劳动, 节省了大量的时间。医护人员在诊疗活动中, 要随时记录病人的生命体征信息。传统的方式是医护人员要先记录到登记本, 然后到工作站再输入HIS, 而且原来我院“三测表”是根据病人的个体情况人工绘制的, 常出现一些已测量的体征没有及时录入或遗漏病人一些异常生命体征, 未能及时地反馈到有关医生。PDA应用之后, 其系统会自动提醒护士生命体征采集的时间, 同时将采集的信息和采集人等相关信息记录到数据库。同时, 护士在病人床旁直接输入所采集的数据, 通过点击数据同步, 护士站电脑会自动生成清晰、美观、整齐、标准化的体温单曲线, 从而减少中间环节, 提高了工作效率[1]。

1.2 提高临床工作的安全性和共享性

PDA与护士站电脑信息共享, 有利于医嘱及时执行和护理工作的管理。医生在HIS电脑上开出医嘱后, 直接自动下载到PDA终端, 护士可及时得到信息。当护士完成某项护理工作之后, 根据向导打开PDA, 点击相应的项目, PDA将自动记录执行的时间及操作者姓名, 在HIS上随时查看医嘱执行的情况、执行的时间及护士签名, 并长期保存;最重要的是病人的这些重要信息随时通过HIS传到医生电脑上, 使医生能及时了解病人的生命体征及病情, 以便进行及时处理。

1.3 责任明确 PDA

在使用过程中每个护士都建立了自己的用户名和密码, 如有问题或异议便于查找操作者, 明确责任, 且PDA便于携带在临床应用中, 可更加明确操作时间, 更符合医疗卫生事业的严谨性。

1.4 改变管理模式, 提高护士素质

PDA无线网络护理系统使终末式管理变为环节控制, 提高管理实效, 使护理管理从经验管理转为专业管理。护士长能够突破能力局限, 随时掌握全科的护理工作动态情况, 使护理管理质量控制深入到医疗护理过程的每个环节, 可及时发现医疗护理过程中各环节的问题, 并及时采取相应的措施, 从而增加了护理管理的深度。PDA 的应用涉及电脑、有线和无线网络、护理软件的使用, 给护理工作带来方便的同时也对护士的自身素质提出了更高的要求, 应加强对护士的培训和改变原有的管理模式, 重新制定相应的工作程序和管理制度, 以更好地促进医院护理管理走向科学化、正规化[2,3]。

1.5 符合医疗法规

规范化的护理文件是病人在住院期间接受医疗或护理过程中的诊疗记录, 是评价治疗效果的科学依据, 同时也是医疗纠纷处理中的法律依据。事实证明, 一旦发生纠纷, 详细、真实的护理记录常常是支持医院、医生、护士的关键证据[2]。但无论是传统手写医嘱单还是HIS系统录入医嘱都无法准确记录每条医嘱执行项目的执行者和执行时间, 这样可能造成医疗纠纷时医院无法拿出有效证据。而无线网络PDA系统的使用, 直接记录每一条医嘱准确实际执行的状况并可长久保存, 为举证提供了有力的法律依据。

2 问题与对策

进一步提高PDA通过无线网络获取必要信息的下载速度, 节省时间, 以减少护士的等待时间, 以免延误治疗。在实际工作中, 出现由于病人要外出检查等原因不能按时操作点击PDA, 但PDA将迟来的操作时间记录得十分准确这对护理质量监控是不合理的。如果在PDA中设计一个可以将病人不能用药的原因描述的备注栏, 这样就解决了因为病人不在而导致操作延误的问题。在HIS系统中, 期望PDA在护士提取医嘱并处理后, 将这些医疗处理需要的药物及其相关费用能及时传输到财会系统和药品物流系统, 能避免出现人工计费错误及有方无药及药品的浪费, 有效提高工作效率。 在医护人员的日常医疗工作中, 大量涉及相关医学知识的应用, 如果在PDA中建立包含大量信息的临床数据库, 例如药品知识库、检验知识库等, 设计出合理的数据库结构和真正傻瓜化的用户界面, 帮助临床护士掌握和应用这些知识, 可以对检验结果和用药情况进行解释以及对病人用药的冲突提出预警。欧美国家已经在医院PDA上提供了大量的应用的医学大全和药典参考。国外还有报道, PDA显示的数据库能快速地检测药物之间的相互作用, 利用这个数据库可以降低医嘱的错误率, 避免新的处方药物之间发生相互反应, 增加病人的安全性[4]。此外, 紧急救护病人和远程救护工作更需要随时查询医学知识, 以便采取紧急措施。因此, 期待开发PDA临床数据库, 也只有这样的PDA能得到最终用户的认可和接受。

3 小结

PDA系统使医疗信息利用无线网络实时传递, 能提高护理工作的效率, 并有效防止医疗失误, 护士在手持终端的支持下进行护理工作这套系统能实时传递每例病人的病情和医生的处方, 既提高了工作效率, 又增加了医疗的安全性。除此之外, 期待通过开发PDA更多的程序, 不仅可以解决目前在护理工作中出现的的问题, 还可以拥有便签、计算器、手机、传真、网络等更多的功能, 更好地为护理工作服务。如果有软件支持PDA, 还可以成为护士交流的平台, 在社区或远程医疗护理工作中也将有所应用[5]。随着医院信息化的日益普及与深入, 护理工作信息化是一个必然趋势, PDA是一个逐渐成熟的操作平台, 其标准化程度和兼容性会随着HIS不断发展对其提出的要求逐步得到提高, 在未来的护理工作中发挥重要的作用。

关键词：个人数字助理,网络,信息,护理

参考文献

[1]胡成炜, 吉亚力, 张辉, 等.移动医护查房系统的设计与实现[J].医疗设备信息, 2007, 21 (4) :29-31.

[2]陈丽君, 陈英, 彭伟萍, 等.掌上电脑无线网络护理系统在临床护理工作中的应用[J].中国实用护理杂志, 2006, 22 (5) :6-7.

[3]苏晓静, 胡志飞, 张明学.掌上电脑在临床应用中存在的问题与对策[J].护理管理杂志, 2007, 7 (7) :56-57.

[4]Dallenbach MF, Bovier PA, Desmeules J.Detecting drug interac-tions using personal digital assistants in an out-patient[J].Month-ly Journal of the Association of Physicians, 2007:100 (11) :691-692.

篇4：公司行政助理工作个人总结

本人于XX年10月加入贵公司，任行政助理工作。由于之前没有相关工作经验，不知从何做起，在同事的悉心指导和帮助下，逐渐熟悉了行政工作的范畴，工作能力得以提高。

现将本工作情况汇报如下：

一、工作情况

1、熟悉了解公司各项规章制度

为了更快更好地融入公司这个团队，为以后的工作打好铺垫，我加紧对公司的各项规章制度进行全面了解，熟悉了公司的企业文化。通过了解和熟悉，我为能有幸成为公司的一员而感到骄傲和自豪，同时也感到自身的压力。在以后的工作中，我将以公司的各项规章制度为准则，严格要求自己。使自己的行为标准、思想觉悟和工作能力尽快的向公司要求的目标靠拢。

2、落实相关人事管理制度

每星期对考勤进行统计、核实，每月准时上缴员工考勤记录。

3、快递、信件的收发和登记

对已投递的快递分类登记，详细记录投递日期和地址，以方便投递人员的查询。对已发快递进行追踪，查询是否送达。对需要称量重量的物品，进行称量和记录，以便次月对 账。

4、办公用品的申购和领用

对办公用品定期清点、及时申购，保障各部门办公用品的日常领用。同时对已领物品做好登记。

5、工装、工鞋的发放和登记

二、存在的不足

经过2个月的工作学习，发现了自己离一个职业化的人才还有差距，主要体现在工作技能、工作习惯和工作思维的不成熟，在以后的工作中要不断改进和提高。虚心向同事请教和学习，取人之长，补己之短。其中，以下几点是我下年重点要提高的地方：

1、要提高工作效率，做事干脆果断，不拖泥带水；注重实效、注重结果，一切工作围绕着目标的完成；

2、要提高大局观，把是否能让其他人的工作更顺畅作为衡量工作的标尺；

3、注重知识积累，多听、多看、多想、多学。

三、工作心得

行政工作是繁琐的，如何化繁为简而又能保证万无一失，如何以最小的成本换得最高的效率，这已经不单纯是对现代企业从事业务工作人员的要求了，对行政工作人员也同时适用。正所谓“天下难事始于易，天下大事始于细”。要想做好行政工作，首先要树立一个正确的心态，踏踏实实、认认真真地完成上级交派的工作;其次，要不断提高自己、抓住每一次让自己学习和成长的机会，努力提高业务水平，在业余时间善于发现与工作有关的新事物新知识;最后，以主人翁的姿态发挥所长，为公司分担更多力所能及的工作。

最后，感谢公司领导能够提供给我这份工作，使我有机会向大家学习;感谢每位同事在这一年来对我工作的热情帮助和悉心关照。虽然我还有很多经验上的不足和能力上的欠缺，但我相信，勤能补拙，只要我们彼此多份理解、多份沟通，加上自己的不懈努力，相信公司明天会更好!

篇5：行政助理年终个人工作总结

一是要让全体医生护士真正认识到公司制定的规章制度、规范和流程的科学性，客观合理性。

二是要大家明白，只有严格执行这些规章制度，规范、流程，才能保证我们的体检工作不失误，质量才能得到保证，自我才能得到保护，客人才能满意。

三是要有措施，根据不同岗位、不同专业的员工，“岗位职责”、“工作流程”和相关制度。并要求大家，新员工要尽快熟悉，老员工要经常复习，经常自我检查执行落实情况，实践中加以体会，还要利用时间进行演示。

每天晨会上不厌其烦地简要介绍，重点强调，个别解读。一旦出现失误，我们会根据情况针对一条一款予以总结、检讨对照，使大家理解更深刻，执行更自觉。不断规范医疗行为，确保护理质量。

以服务意识改进服务技能，提高服务质量。

服务意识决定服务技能，决定服务质量。健康体检服务有别于传统的医疗服务，更有别于医院服务。客户对体检服务的要求更高于医院，更注重过程感受。因此提高员工服务意识、服务技能非常重要。我把增强员工的服务意识作为工作重点给予高度重视。从仪容仪表到服务用语，从语言表达到服务技能和手势、表情，都要进行训练，让大家体会主动和被动的效果。对于服务做得好的给予及时表彰，鼓励大家学习。

一些医生护士经常受到客人表扬赞许，赢得客户的感谢声，有的客人表扬我们的护士和医生。员工从为客人的服务中分享到愉悦，体验到充实和满足。我们看到白重田医生主动导检为客人答疑解难。每一个护士都能做到对于一些年迈、肢体残疾、行动不便的`老人主动帮扶陪检，尽可能为客人提供方便。把xx的关爱传递给客人，用我们优质服务赢得客人，维护xx品牌，扩大社会影响，提升企业品质，提高企业公信力。今年我们共接待vip客人达xx余人，较去年增加xx余人。

制定了(xx新员工上岗培训手册);修订了(xx员工手册);恳请领导审批，尽快使新上岗员工培训有章可循;一年来的工作，我有收获，也有教训。与公司的要求，客人的要求还有一定距离，工作中还存在着这样那样的问题和缺陷，我注意到尤其是人才引进、医疗服务质量护理服务质量方面，需要用严格的规章制度，操作规程，责任意识，进一步规范医疗行为。需要强化服务理念，培训、提升服务技能。

员工队伍需要以企业文化，发展优势，环境优势以及和谐的工作氛围来稳定。优秀人才需要创造条件予以鼓励。服务实施需要各部门的配合进一步改善。管理更需要加大力度，完善措施以求实效。在新的一年里，我一定会在中心领导以及各部门的支持下，各项工作再上一个新台阶，取得更好成绩。

篇6：行政助理个人工作述职报告

【编辑寄语】为广大读者准备了关于《学校计划生育2019年度工作总结范文》的文章，欢迎大家阅读！

XX年年1月，我从四川来到浙江，放弃了回报丰厚的营销经理工作和安逸的生活环境，来到研究院做行政助理，希望能够接触不同的生活。现在1年了，回顾刚到研究院时，研究院正处于起步阶段，我自己本科专业是通信工程，以前没有接触过纺织，新的环境，新的挑战，在研究院领导的指导下，在同事们的热情关心下，我始终坚持认真学习，踏实干事，诚实为人，努力工作。现对XX年年自己履行岗位职责情况，从德能勤绩四方面作如下总结。

一、关于“德”

高尚的道德情操是一个人立身、立业的重要基础。不管是担任行政助理，还是信息中心主管，我都严格要求自己，积极摆正自己同事业的关系，把实现个人的人生价值同服从上级领导的安排和开创工作新局面紧密地结合起来，不断朝着新的目标奋进。在困境面前能够保持良好的心态，顺境时不得意忘形，困难时不失意悲观。在工作和事业面前，顾全大局，不争名夺利，不计较个人得失。来到信息中心以后，我深感自己肩负的责任重大，把信息中心的工作作为头等大事来抓。我想不管遇到什么挫折，只要心中有坚定的信念、积极向上的态度，在研究院各级领导的帮助

和全院广大同事的支持下，一定能够克服困难，去实现既定的奋斗目标。来到研究院已有一年的时间，值得欣慰和高兴的是有团结务实的院领导和同事，在他们身上使我学到了很多东西，在这样的环境中工作，我深感是自己的福份，使我始终保持着积极的心态，努力使自己思想上有进步，工作上有成效。

二、关于“能”

一个人综合素质的高低，工作能力的强弱，决定着他能否履行好岗位赋予的职责和完成好上级交给的任务。XX年年1月我从四川来到浙江的时候，对纺织还是陌生的，从不了解到了解，从不熟悉到熟悉，进而迅速打开工作局面，进入角色，以致对纺织行业信息化有了自己的思考和把握。我主要从以下几个方面提高自己的能力。

1、在对科学发展观的认识上，树立全面、协调、可持续的发展观。自觉运用科学理论武装头脑、指导实践，加强创新意识、发展意识。对研究院所下发的文件、制度力求吃透精神，杜绝不求甚解、似是而非。努力克服存在的以干代学思想。利用下班时间及时“补课”，阅读纺织类图书，多向同事请教，多与行业内的朋友交流。

2、深入实际调查研究。到信息中心后，深入企业、高校、市场进行调查研究，掌握实际情况，为信息中心的发展决策提供真实依据。在两位院长的帮助下，在半年多的时间里与几十家从事纺机、织造、印染、贸易的企业交流，与浙大、东华、理工几所高

校建立联系，掌握了较为真实的情况。

3、珍惜团结，维护团结。团结是我们做好一切工作的重要保证。一个单位、一个部门，同事们只有团结共事，形成一个和谐的氛围，才能心情舒畅地开展工作。一是信息中心坚持民主集中制，认真贯彻执行“集体领导，民主集中，个别酝酿，会议决定”的组织原则，服从院的集体领导，坚决贯彻研究院做出的各项决策和工作部署，群策群力，发挥每个员工的主动性；二是增强沟通。我十分注意保持与同事经常性的工作沟通，相互交换意见，同时注意加强与各个部门领导的沟通，听取他们的意见，在工作中做到了相互支持、相互帮助、相互理解、相互配合；三是注意听取方方面面的意见，特别是反面或不同的意见。这样做不仅是对别人的尊重，更重要的是对完善自己的工作思路，防止犯类似错误十分有益。

三、关于“勤”

勤勉敬业是研究院对一名员工的起码要求。到研究院工作后，我始终保持良好的精神状态，决心把研究院对我的重托，广大同事对我的厚望，化作工作的动力，满腔热情地投入到繁忙的工作之中。

四、关于“绩”

信息中心成绩的取得，是上下共同努力的结果，得益于上级领导和部门的帮助，得益于兄弟中心的支持。XX年年信息中心有了新的发展，做为负责人，我尽到了应尽的职责，发挥了应有的

作用。

1、信息中心对全院进行统一网络布线，建设局域网，维护ftp，全年维修电脑200余台/次，完成对全院计算机使用习惯调查和总结。

2、信息中心完成了研究院、论坛的改版，论坛现在已经有245名会员，成为行业讨论的一个平台，争取10年多吸引一些专家；完成了阿里巴巴面料世界频道的建设；各信息的更新维护，现在研究院和论坛由于内容及时更新，吸引了来自美国、日本、欧洲、印度、香港、台湾等国家和地区的定期访问。完成了研究院服务、产品的互连网宣传推荐，与中华纺织网建立合作关系，提升研究院知名度和形象。现在研究院的搜索排名不段靠前。XX年通过信息中心咨询研究院服务、产品的客户已有100余人次。通过网络直接找到各中心的客户无法统计。

篇7：行政秘书/助理之职位攻略

数据来源:麦可思 (MyCOS) -中国职业信息数据库、麦可思-中国2008届大学毕业生求职与工作能力调查, http://www.mycos.com.cn

1. 职业描述

通过进行调查、准备数据报告、处理信息需求, 并履行准备信件、接待访客、安排电话会议以及确定开会时间等工作, 完成高质量的行政管理工作。可能也会培训和指导业务水平较差的职员。

2. 就业与薪酬情况

根据麦可思2009年2月底完成的“麦可思-中国2008届大学毕业生求职与工作能力调查”, 在调查覆盖的本科毕业生能够从事的644个职业小类中, “行政秘书和行政助理”为本科毕业生就业量最大职业小类, 就业比例达到4.7% (即全国参与调查的已就业本科毕业生中, 就业于该职业的占4.7%) , 从事该职业的2008届本科毕业生毕业半年后全国平均月收入为1945元。

在“麦可思-中国2008届大学毕业生求职与工作能力调查”覆盖的高职高专毕业生能够从事的598个职业小类中, “行政秘书和行政助理”为高职高专毕业生就业量第3的职业小类, 就业比例为3.2% (即全国参与调查的已就业高职高专毕业生中, 就业于该职业的占3.2%) , 从事该职业的2008届高职高专毕业生毕业半年后全国平均月收入为1580元。

根据“麦可思 (MyCOS) -中国职业信息数据库”, 该职业2009年大学毕业生的招聘预测量为:本科111884人, 高职高专110343人。

3. 从业者的工作要求

1) 最主要的9项任务

处理和维护主管的日程表。

使用文字处理、表格制作、数据库和幻灯片演示等基本办公软件, 完成发票的报销手续, 准备和写作报告、备忘录、信件、财政决算和其它文件。

阅读和分析收到的备忘录、提案和报告等, 确定其重要性并制定工作计划、做好时间分配。

阅读、整理和分发收到的信件, 包括传真和电子邮件。

准备常规询问信件的回复。

归档和取回公司文件、记录和报告。

接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与访客会谈。

履行办公室日常职责, 譬如采购供应品、维护记录管理系统和执行基本的簿记工作。

为委员会、董事会和其他会议准备议程并做安排。

2) 工作要求的智体能力

会话理解能力——通过倾听来理解口头词句所包含的信息和思想的能力。

书面表达能力——使用书面语言传递可被他人理解的信息和思想。

阅读理解能力——阅读并理解书面信息和思想的能力。

口头表达能力——与他人进行口头交流, 使其明白自己传达的信息和思想的能力。

话语的清晰度——清楚表达以使他人理解的能力。

3) 工作要求具备的主要技能

基本技能——积极聆听

例如:听懂领导的要求

基本技能——理解性阅读

例如:阅读填表说明

资源管理技能——时间管理

例如:制订每月会议日程表

基本技能——有效的口头沟通

例如:接待访客并介绍公司情况

基本技能——针对性写作

例如:记录电话留言

4) 工作需要的知识与具体的知识结构

文秘知识:关于行政和文书记录程序和系统的知识, 例如文字处理、文件和记录归档、速记和誊写、设计表格以及其他一些办公程序和专门用语。

中文语言:关于汉语语言结构和内容的知识, 包括词的意义和书写, 构成规则和语法。

消费者服务与个人服务:关于向顾客和个人提供服务的原理和过程的知识, 这包括评估顾客需求, 达到服务质量标准, 确定顾客的满意程度。

计算机与电子学:关于线路板、处理器、芯片、电子设备和电脑软硬件的知识, 包括应用软件和程序编写。

行政与管理:关于战略策划、资源分配、人力资源建模、领导技巧、生产方法和人员及资源协调的商业与管理的原理。

5) 工作要求的任职资格

总体工作经验:部分雇主会要求工作者具备与此职业相关的技能、知识和工作经验。例如, 要求从业者之前必须有当行政秘书或行政助理一年以上的工作经验, 并且有些雇主还要求工作者通过英语水平考试或计算机水平考试, 获取能力证书才能工作。

在职培训:从业者需要接受一年或两年的培训, 包括在职工作经验的积累和接受经验丰富的工作者的指导。

教育背景:要求从业者接受过职业培训学校的培训, 具备在职工作经验或者大中专文凭。一些职业要求学士学位文凭。

6) 工作要求具备的性格

协作精神:要求工作者乐于与他人协作, 并在工作中表现出和善、合作的态度。

细微观察:要求工作者在工作中注重细节, 完美地完成任务。

可靠性:要求工作者可靠的、有责任感的、值得信赖的履行自己的职责。

正直:要求工作者诚实, 有道德感。

关心他人:要求工作者能够敏感察觉到他人的需要, 体谅他人的感受, 对他人工作有所理解和帮助。

4. 工作方式和环境

坐的时间:该工作需要从业者长时间坐着工作。

重复同样工作的重要性:该工作会不停地重复同样的身体动作 (例如:将数据录入) 或智力活动 (例如:检查分类账的录入) 。

结构性工作和非结构性工作的比例:该工作不允许从业者自己决定工作任务、优先顺序和最终目标。

与工作小组合作:与他人组成的团队合作对该工作很重要。

精确的重要性:该工作对精确度的要求很高。

5. 从业者追求的工作满足

一般来说, 从事行政秘书和助理者, 可以从以下方面得到工作中的满足感:

1) 职业兴趣

从事该职业者往往追求一种常规性。常规性职业通常要求工作者依照已有程序、规则处理数据和完成一些琐碎工作, 而不需要在工作中表现出独创性思维;一般工作中有明确的上下级关系。

2) 企业氛围

能力使用:该项工作的从业者可以发挥他们的个人能力。

同事:该项工作的从业者有容易共处的同事。

成就:该项工作的从业者有成就感。

社会服务:该项工作可以使从业者为其他人做贡献。

监督、人力关系:该项工作从业者的上级管理者通过管理对手下的员工进行支持。

6. 与该职业对应的专业

一般说来, 行政秘书和行政助理这一职业对专业没有特别的要求。按照麦可思将就业率、毕业后平均月收入、毕业生自评工作能力三项指项加权后得出的就业推荐指数, 与“行政秘书和助理”对应的就业情况较好的专业依次为:逻辑学、会展经济与管理、国际政治、对外汉语、泰语、公共管理、英语、外贸英语、工商管理、英语新闻与传媒。

7. 给在校生的建议

篇8：2016年行政助理个人工作计划

在主任的带领下，本人在，基本完成了相关工作任务。今年，我将一如既往地按照主任的工作布署，在去年的工作基础上，本着“多沟通、多协调、积极主动、创造性地开展工作”的指导思想，发扬慧康人“精诚团结，求真务实”的工作作风，全面开展的工作。现制定工作计划

一、人力资源

(一)建立人力资源规划工作机制。

1、协助主任调查和分析公司目前的人力资源配置情况，为招聘、加班、合理配置、定员定岗、管理层的人事决策等提供依据。

2、根据公司发展规划，提出与之相匹配的的人力资源规划。(此为工作设想，根据公司实际情况而定)(二)招聘与配置

1、协助主任建立特殊人才(如售后工程师、研发人员、海外销售人员等)的储备机制及长期招聘渠道。

2、计划与国内重点高校建立优秀人才长期供应关系。

3、收集和关注国内知名招聘网站(如深圳人才网、job88等)的人才信息。

4、在实际应用中完善已制订的《员工招聘操作规程》、流程及相关表单。

5、协助各部门实施招聘。

6、建立招聘档案。(三)培训

1、在实际应用中完善已制订的《员工培训教育管理办法》、流程及相关表单。

2、巩固已初步建立的员工培训机制。

3、制作一份新进员工培训教材。

4、建立培训档案。

5、邀请深圳市专业培训机构(如管理顾问公司)为公司部门主管或相关人员作1～2次培训。培训内容根据实际工作需要而定，如时间和目标管理、人力资源管理、工作任务分配、沟通协调、领导艺术等。

(四)绩效考核

1、协助主任制定绩效考核管理办法，为绩效考核工作的具体实施提供依据。

2、协助主任在全公司推行新的绩效考核标准。

3、继续做好绩效考核的其他相关工作(如每月跟催、汇总等)。(五)劳动关系管理

1、退休

(1)在实际应用中完善已制订的退休流程及相关表单。

(2)协助主任制订员工退休、资遣管理制度(正在制订)，为办理退休、资遣事项提供依据。

2、辞职

(1)在实际应用中完善已制订的辞职流程及相关表单。(2)协助主任制订辞职管理制度，为办理辞职事项提供依据。(3)具体执行工作。

二、行政事务。(一)车辆管理

协助主任开展相关工作。(二)公章管理

1、协助主任做好相关审核工作。

2、制作公章管理登记薄。(三)会议安排

协助主任安排会议议程及相关准备工作。(四)公司大型活动的组织策划。

协助主任策划方案，并做好具体实施的相关工作。(五)公司邮箱管理。三点原则

1、按时收取邮件;

2、妥当处理邮件;

3、慎重对待重要邮件。(六)部门预算。

准确、详细登记每月发生的费用，按要求提交每月预算。(七)宿舍管理

1、及时收取、交纳每月宿舍费用。

2、合理进行卫生安排，确保宿舍干净舒适。

三、对外事务

(一)证照的申办、年审。

协助主任进行资料准备及提交工作。(二)政府扶持项目的申报。协助主任开展相关工作。

(三)与政府部门、行业协会的日常沟通。协助主任填制和递交相关报表、资料等。

四、其他临时交办事项。四点原则

(一)主任交办事项，按重要紧急程度分别按要求办理。

篇9：公司行政助理个人年终工作总结

一、人事管理方面

初到公司，适逢结构重组，xx结合自身环境制定了与公司发展及执行相匹配的一系列人事管理制度，并由我负责公司的考勤统计工作。在执行过程中，我能够尽快适应公司的政策安排，尽可能做到实事求是地统计考勤，每月初以统计数据为依据，为大家做好后勤保障工作。

我知道，及时更新公司及相关往来单位的通讯资料对于公司的业务发展有着至关重要的作用，因此我从未把人事档案详尽、准确的归档整理工作当成一般的人事工作来对待。我能够做到分别以纸板和电子版备份，严格审查全体员工档案，对资料不齐全的一律补齐，及时将最新的信息复印并上传。

根据业务部的实际需要，人事部有针对性地、合理地进行了员工招聘工作。回想起半年前的求职经历，我认为自己有义务尊重每一位求职者，以公司的利益和需要为出发点，以公开、公平、公正为选拔原则，把好公司引进人才、择优录用的第一关。我能够做到对每一位应聘者的简历进行认真的筛选，对每一位有机会前来面试的应聘者报以最热情的对待，为公司领导进一步择优录用新职员奠定了良好的基础。

二、行政工作方面

和办理社保、公积金、人才等人事工作一样，办理与企业有关的工商行政事务也是与政府打交道的一项工作。然而，工商行政办公大厅的设置虽然人性化，但其工作态度和工作方式实在不敢恭维。这对于“初来乍到”的我来讲，在工作之初的确造成了不少困难。好在xx公司领导的大力支持和其他负责行政同仁的鼎力协助，才让我有机会在一次次锻炼中逐渐成熟，办事效率也越来越高。现在我已经可以独自完成企业变更的全部流程，并能积极配合财务部、业务部等其他部门办理与工商有关的行政事宜。

领导们常因业务需要办理出国签证，从刚接手这项工作开始的一头雾水，到成为公司其他行政工作人员为领导办理签证的“顾问”，这里凝聚了广大同事们对我的悉心指教与自己的勤奋努力。完成这项工作需要良好的英语基础和自我更新知识的能力。在为领导们办理签证的过程中，我学习了很多相关的知识，认识到学习英语和尽可能涉猎更广泛领域常识的重要性与必要性。因此，也只有永不倦怠地提高自己，才能胜任看似简单的行政事务工作。

三、其他行政工作

篇10：学校行政助理的年终个人工作总结

xx年度中，本人能认真学习党的十八大精神，提高自身政治素养，目前已成为中共预备党员。

在师德和教育工作方面，率先垂范，能自觉遵守师德规范，作好老师和学生的榜样。

作为五年高职负责人。本学期来，能处处以大局为重，时时为师生着想积极团结协调好管理团队，同舟共济，共同做好我部的各项工作。在教学、德育、常规、社团建设、活动安排等方面均取得了显著成绩。参加江苏联合职业技术学院组织的各项活动。本学期来，共组织各级各类活动84次，有多名教师和多名学生参加南通市技能大赛获奖，积极备战省技能大赛，教学效果显著，学生管理成绩喜人，获校优秀管理者荣誉称号。

认真学习教育教学最新思想，积极推进活动单导学，打造高效课堂。在教学工作方面，我注意：

1.刻苦钻研业务，不断用新的.教育理论来分析、评价自己的工作，不断更新教学思想，丰富教学艺术，逐步形成自己的教学风格特色。参加江苏联合职业技术学院课例评比获三等奖。

2.积极参加课题研究和创新研究，是省立项课题《中等职业教育双师型教师队伍建设实践研究》中重要成员。在省级刊物发表《关注校园网安全，更好为师生服务》论文一篇。本人代表学校申报的《一种新型计算机键盘》通过国家专利局审批。

业务学习方面，认真学习本人顺利通过了中国科学院研究生院的入学考试，并利用双休日到中科院物联网研究所学习，目前已通过近一半的课程学习。在工作中，本人勤勤恳恳，廉洁从教，兢兢业业，不迟到、不早退，值班认真负责，坚持出满勤。

篇11：行政助理个人工作述职报告

自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来, 取得了不少成绩, 出版了不少相关研究成果, 为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导, 但是相对于西方发达国家, 我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较, 具体呈现两本书的异同与优缺点, 以求达到他山之石以攻已玉的效果。

国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少, 目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中, 著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的, 比较权威, 使用范围比较广, 而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此, 笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995年出版后, 已连续修订了五版, 最新的为2014年版。不过因条件限制, 笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7年时间, 个别内容 (比如办公设备和电脑部分) 与时代有点脱节, 但其他方面的内容并不会脱节太多, 所以可以选择用于比较。粗略地看, 《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面, 包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等, 结构较为相似, 涵盖也都比较全面。

《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册, 概念解释和定义以辞典式写法编排, 工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分, 分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成。整体来说, 这本书是以大主题为基础, 小标题为着眼点, 具体解析每种事务之下的各个步骤, 并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错, 且各有千秋, 但若仔细阅读比较, 却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。

二、《秘书实用手册》所存在的主要问题

与《行政助理与秘书手册》比较, 《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。

(一) 受众对象较为单一, 职业覆盖面狭窄。

《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导, 但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的, 针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑, 非党政机关秘书工作者, 就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家, 所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理, 但是其内容却适用于各领域秘书助理, 所以相对来说, 美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。

(二) 内容设置过泛、过于庞杂。

从另一个方面看, 《秘书实用手册》的内容又好像太过全面, 既有秘书学理论, 又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书, 秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中, 这就不像实用手册, 而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》, 只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导, 并无多少理论、历史知识之类的内容。

(三) 实用性比较欠缺, 理论与实际有些脱节。

手册, 在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根据《汉典》, 手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书, 或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密, 或者只知大致步骤却不知如何实际操作, 那么手册的指导、帮助性就会大打折扣, 而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。

该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的, 但具体陈述的却主要是概念, 缺少对实际具体工作的明确指导, 显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中, 怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导, 却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求, 即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是, 类似“该如何安排领导的住宿?”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间?”“实在订不到住房该怎么应急处理?”等问题, 该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦, 想从该手册中得到及时有效的帮助, 恐怕就会落空。而相较之下, 《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间, 所以要提前联系好一家关系良好的旅行社, 以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。

(四) 文字陈述多, 具体流程性介绍不够, 图例更少, 缺乏直观性。

《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述, 工作流程性指导方式使用不多;而且相关指导也时常显得比较粗略, 不够细致;至于图表展示法使用得就更少了, 缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》, 不仅细节指导详细, 而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理, 该手册就先简单解释邮件的作用, 然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件, 哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解, 包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒, 如果是要寄大件的东西, 怎么选取箱子、怎么注意贴好封条;如果丢失了, 应该怎么做。本节的最后, 编者还列出了一个清单, 以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导, 无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作, 大大提高工作效率, 减少出错的机率。

用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现, 也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分, 在具体介绍完相关程序之后, 又给出图表归纳。再如, 该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外, 还有不少具体事务、程序的直观图示。

物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容, 对此《秘书实务手册》也缺少关注, 一个常规办公室哪些东西是必须的, 亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》, 其办公用品就陈列出了参考清单 (见下图) :

(五) 与管理学、心理学等相关学科结合不够。

秘书及行政助理工作及其相关研究, 都需要较多其他学科知识或方法的帮助, 但是《秘书实用手册》的编写, 在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识, 但是该手册的相关部分, 却未见有所联系。而与之相对照, 《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中, 把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论, 根据任务的轻重缓急设定计划, 做出坐标图表, 制定时间计划表。

另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方, 不够亲切, 常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度, 但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法, 相当注意揣摩读者对象, 尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应, 从而针对性地定位语气、选择用语, 给人以舒服、安慰、可信赖的感觉, 这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。

(六) 语言生硬, 排版太密。

《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容, 比如建国后的第一次秘书长会议, 通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似, 以第三人称的表达方式为主, 较为客观, 介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨, 但却缺乏灵活性, 大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如, 手册对刚进职场的人是这么说的:刚进入这个地方, 你可能觉得这里有很多的问题, 你也很想提出来, 但是请你记住, 你想提出的, 是很多刚进职场的人都想要提出的问题, 但是, 你的上司拒绝了这样的提议, 必定有他的理由;所以, 请你再多观察一段时间, 当你熟悉了这里的环境, 真正了解了这里的规律, 或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的, 手册的用语平实、亲切, 让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉, 其帮助、指导的效果无疑会更好。

《秘书实务手册》整本书的字体都较小, 且编排得密密麻麻, 不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册, 可能难以快速找到所需内容, 会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱, 而是分点、分层, 步骤之间隔段隔行, 具体要求和关键字词制黑, 内缩进, 非常清晰, 一目了然。

(七) 缺少办公设备的使用指导与置办内容, 与时代发展结合不够紧密。

《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍, 在办公设备及软件方面的介绍算是不错的, 但也只是提到某种设备是什么, 却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同, 但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980年代末到2011年以来我国学者所著的多部秘书手册, 发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容, 即便这20多年来, 电子办公技术在中国取得了长足的发展。

而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法, 也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书, 通过这一章, 可以迅速地把握各类办公设备的用法, 在工作中得心应手。比如它的2008年版, 就引入了PAD这样当时非常新的办公用品, 而该书已出版五版了, 笔者猜测, 目前的第五版一定会包括Macbook, Pad, Surface等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册, 才不会落伍, 持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是, 《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇, 如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识, 极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。同时, 该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况, 拓展了其他秘书技能, 加入了许多“谋”和“管”的内容, 对秘书工作的全面发展具有意义。

(八) 服务意识不够强。

这里的服务意识, 指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者, 这就涉及到办公室的合理布置了。比如, 秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔, 以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用, 节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图, 既可更好为领导服务, 又可在来访人员询问地址的时候进行解惑, 也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。

三、改进建议

上面所谈到的诸多不足, 不只是《秘书实用手册》一本书的问题, 而是我国同类手册中普遍存在的问题, 的确需要引起我们的重视, 并急起直追, 快速改进。为此笔者试提出如下建议:

一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题:手册到底是写给哪一类型的人的?这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助?

二是内容要精, 不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚, 具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中, 而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容, 如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时, 排版要有条理, 步骤要分段分行。合理的排版, 才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容, 不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是, 手册旁边应该留出空白部分, 以供读者将自己的经验记录在手册上, 将手册变为自己真正的“帮手”。

三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示, 不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容, 如电话号码大全, 邮编大全等就应该列在手册中, 以供随时翻查。

四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度, 为秘书工作提供更好的帮助。

五是手册编辑应该与时俱进, 将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时, 办公设备与软件应该有具体的操作方法, 而不应只有概念介绍。

六是做好各类型的总结。在工作中, 应该把一些重要常规的事务列好预备清单, 以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理, 因此, 物质置办的现时推荐与价格, 也应该在此罗列出来, 作为秘书工作的参考。

七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置, 如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时, 也应该注意领导的办公室布置习惯, 以便于以后领导需要秘书找东西的时候, 不至于把领导的办公室搞乱。

八是要提高与时俱进的意识。不断地修订质量较高、读者广泛欢迎的秘书与行政助理手册。

摘要：本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》与国内出版的《秘书实用手册》进行比较, 以便通过了解域外经验, 为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴。

关键词：行政助理和秘书手册,中外,对比

参考文献

[1]廖金泽:通用秘书手册.中山大学出版社, 2011.

[2]王千弓, 徐中玉.秘书实用手册.华东师范大学出版社, 1996.

[3]Stroman, J., Wilson K.&Wauson J..Administrative Assistant and Secretary’s Handbook. (2008) .The U.S.A., Amacom.

[4]陈合宜.秘书学.暨南大学出版社, 2014.