学位论文提交技巧

2023-01-02

我国1978年恢复研究生招生制度, 1980年通过了第一部教育法《中华人民共和国学位条例》, 1981年国务院批准了《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》。该办法规定“已经通过的硕士学位和博士学位的论文, 应当交存学位授予单位图书馆一份, 已经通过的博士学位论文, 还应当交存北京图书馆和有关的专业图书馆各一份。”1987年出台了《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式GB7713—87》。我校相应有《河海大学博士 (硕士) 学位论文编写格式规定》 (下面简称《河海格式》) , 在学位论文归档要求中规定, 交图书馆2本纸本并提交电子版[1]。2004年10月, 我馆开始在校园网内实行学位论文电子版在线提交, 采用的系统是TRS。

1 TRS系统功能流程及在线提交概况

TRS系统具有在线提交、审核、编目、检索和管理等功能, 论文提交后, 审核合格即发布到校园网, 经文档标准化处理后可在检索结果中看全文, 编目后有馆藏信息 (如图1) 。

在线提交包括基本信息、参考文献和电子文件三部分内容, 其中基本信息提交有两个界面, 参考文献和电子文件可以顺序提交, 也可以跨越提交, 修改没有顺序。如图2。

实践表明, 即使不培训, 学生都能将提交流程顺利进行, 尤其是在提交界面上加了一些说明后, 提交质量大大提高[2]。只有那些提交前不问, 提交时不看说明, 提交完不检查的学生错误较多。基本信息部分即使有错, 修改也比较容易, 但参考文献的提交是个难点, 学生怨言比较多。有时学生前来咨询, 我教给他们参考文献批量提交技巧, 这些学生都感谢万分, 为此我希望把这种提交技巧推广给大家。首先分析参考文献提交困难的原因。

2 参考文献提交困难的原因

学位论文参考文献的数量从二十几条到三百几十条不等。TRS系统提供批量提交和单个提交两种方法。如果只采用单个提交, 势必会花不少时间。最好掌握批量提交方法, 为此我们来分析一下TRS系统提供的两种批量提交格式和《河海格式》提供的格式和样例做一比较 (如下表1) 。

虽然TRS系统和《河海格式》都号称引用GB7714-87, 但从表1可看出, 著录项和著录用标点并不完全一致。我们知道, 著录用符号就是著录内容截取的依据, 不能多也不能少, 这就是实现批量提交的原理。为此, 要能实现批量提交, 必须保证著录符号和TRS系统格式中的完全一致, 根据这一思想可知, 即使学生严格依照《河海格式》著录参考文献, 在TRS系统中也是无法实现批量提交的。

我们再来看一看《CAJ-CDB/T1-1998中国学术期刊 (光盘版) 检索与评价数据规范规定》 (下面简称《规范》) 中列出的参考文献格式。因为除国家标准外, 该《规范》是现在流行的标准, 全国执行《规范》的学术期刊已由1999年初的360种增加到2005年的5030种, 占全国学术期刊的大多数[4], GB/T7714-2005修订时也充分吸收了《规范》中参考文献部分的有关条文[5]。该《规范》中给出的参考文献格式如表2。

对照表2和TRS格式, 只有严格按照表2中第2种格式著录的, 才可能与TRS的格式一致, 如果没有“卷”, 通常会将“卷”前面的逗号一起省去, 这样和TRS格式又不符, 又不能实现批量提交。为此, 很多人在批量提交面前望而却步。

3 参考文献批量提交技巧

虽然从上面的分析可知, 要批量提交比较难, 格式很死。但只要我们知道批量提交的原理, 实现批量提交并不难。在提交时, 只要稍作改动, 主要是补齐格式中的标点, 就比较容易实现批量提交。我总结的一句话就是, “可以缺内容, 但不能缺标点。”通常著录参考文献时, 一些可选项可能不著录, 但为了批量提交, 只要补上可选项前的标点即成, 为此TRS系统批量提交的两种格式, 就可以洐生出更多种格式来 (如表3) 。

当然, 表3中有缺项的格式, 只是为了批量提交时临时的著录格式, 绝对不是要求学生在写学位论文时照这样的格式著录。

4 批量提交格式中的几点补充说明及提交实例

实践表明, 上述格式中的[J]和[M]是可选的, 最后的“.”也可选。著录用符号全角和半角是兼容的, 但括号 () 一定要半角 (如表4例2) , 这一点正好可用来在著录内容中出现括号时用全角的, 以区别于著录符号 (如表4例3) 。尾部不能有空格, 有时眼睛看不出问题, 提交失败却正是这一原因 (系统应该能滤掉最后的空, 这是系统漏洞) 。其他文献类型, 如[C], [D], [R], [Z]等格式也可按[M]型的格式批量提交。除责任者之间、图书起止页之间可以多逗号外, 均不能多格式中出现的标点。批量一次数目不要太多, 多了系统可能会乱。为了更直观地说明, 下面给出如何更改参考文献实现批量提交的实例 (如表4) , 先给出原来著录的, 再给出更改过的。

即使如此, 我们也不可能100%将所有可能的格式都能批量提交成功, 如表2中的“论文集中的析出文献”和“电子文献”是肯定不能批量提交成功的, 因为这两种格式分别为著录项多和网站地址中有不少的“.”。因此, 两种提交方法要结合使用。最后系统兼容性再提高一些, 如应该允许如“主要责任者.文献题名[M].出版地:出版者, 出版年.”和“主要责任者.文献题名[J].刊名, 年 (期) :起止页码.”能批量提交成功。

即使采用单个提交也是有技巧的, 如取一条参考文献粘贴到批量提交框中, 再从这里将一项项内容拖到下面的单个提交格子中, 就可以免去在参考文献编辑器界面和提交界面之间来回切换的麻烦。

5 一点想法

由表2可知, 起止页在专著中是可选项, 而在期刊文章中却是必选项, 我认为应该反过来。读者关心参考文献出处的话, 不应该将重点放在引用的参考文献有多少页, 而是引用的内容在参考文献中位于哪页。这样看来, 专著中去找到引用的内容比较难找, 期刊文章本没有几页, 比较容易找, 所以我认为期刊文章的起止页可选就行, 而专著应该必选。而在GB/T714-2005中, 虽然专著格式中没有声明起止页是可选, 但在样例中是可选的。在CAJ-CDB/T1-2006中有“ (当整体引用时不注) ”说明, 其实有不少并非整体引用却不注。我认为应该规定必选, 如是整体应用就著录从1到最后。可庆的是, 目前这两处著录格式中, 都已将专著起止页著录项前的点句号“.”改成了冒号“:”, 这和TRS系统中的格式是一致的。

再有GB7714-87中明确规定, “著者的名可以用缩写字母, 在缩写名后不加‘.’”, 著录用符号为“:, ; () [].”, 在GB/T7714-2005中又增加了“/-//”, 可知“、《》。”均不为著录用符号, 是不应该在著录用符号中出现的。但不少学生在缩写名用了缩写点, 有的想当然地在多个作者, 甚至是外文著者之间用了顿号, 我们知道英文标点中是没有顿号和书名号的。这是需要在审核时注意的。最好在学生写论文之前, 上一堂如何著录参考文献的课。学校格式也应该及时更新, 不能随意, 尽可能使用一样的标准。

6 去参考文献序号技巧

有的学生对参考文献序号是一条条删除的, 其实可以将参考文献单独拷贝出来, 粘贴到word中, 这里编辑功能远比批量提交框中强。

参考文献序号可能是自编的, 也可能是用编号产生的, 下面分别说明去掉序号的方法。

自编序号删除步骤: (1) 纸宽改宽或将字号改小 (即尽量不让参考文献拐行) 。 (2) 垂直选定序号 (按住alt键并拖动鼠标, 如仅选定序号[1]到[9]) , 删除即可。 (3) 重复步骤 (2) 直到序号全删除。

删除用编号产生的序号的步骤: (1) 编辑→全选。 (2) 单击“编号”扭即可。

当然系统如果能自动过滤序号就更好了, 也是很容易实现的。即找到第1个“]”字符, 将这前面且包括这个字符本身的内容滤掉即可。

7 电子文件问题

上传的电子文件要求与纸本完全一致, 有些论文是分章节打印的, 在word中一合并, 页码和内容与纸本会不一致。可以通过两步骤 (1) 插入→分隔符→分节符→下一页→确定 (2) 插入→页码→格式→起止页码来调整, 但由于封面和后面章节的页面设置如页边距不同, 有的还得再做这些调整。上传文件类型可以是word或pdf两种格式之一, 如果先将多个word文件分别转成pdf, 再依次合并 (文档→插入页面→选择要插入的文件→选择插入的位置) 更方便。

摘要：首先给出TRS系统功能流程及在线提交概况, 指出参考文献的提交是难点, 分析了提交困难的原因, 给出了批量提交技巧及提交实例, 最后给出了删除参考文献序号和处理电子文件的技巧。

关键词：TRS,学位论文,参考文献,提交,技巧