改变与责任——“6.9国际档案日”的宣传活动侧记

“加快档案事业发展, 服务和谐社会建设”;

“一切机关单位和公民都有保护档案的义务”;

“服务是档案工作的宗旨”;

“档案与你的生活息息相关”;

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在“6.9国际档案日”的宣传活动期间, 一条条简洁醒目的宣传标语, 一幅幅生动形象的专题展板, 在办公楼前和社区广场上展示着, 新颖的形式、丰富的内容、实效的事例吸引着众多员工、社区居民和过往行人前来驻读, 这是档案管理员通过条幅、展板、电子屏幕以及单位网页等媒介为人们搭建起的档案法律法规、档案工作基础知识的宣传舞台, 为档案知识的普及营造出了浓厚的宣传氛围。

从2013年开始, 国家档案局确定把每年的6月9日即“国际档案日”定为各级档案部门的集中活动日, 这一日将会成为全社会格外关注档案事业的焦点时刻——这是档案的节日, 这是所有在档案战线上默默奉献者们的节日, 这一日, 档案人可以用他们的声音和行动, 来展现档案“存凭、留史、资政、育人”的特殊价值, 来展示档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的特殊作用。他们无不感到骄傲与自豪, 也受到前所未有的鼓舞与鞭策。

一名石油企业基层单位的档案管理员如是说:“从我走上档案管理这个岗位之后, 我们单位的档案管理工作的变化真的是太大了, 我真切地感受着这样的变化过程:从得不到大家重视到现在这样被格外关注, 从过去的档案归档流程不统一到如今统一的档案管理平台……”。

我们单位是2010年由过去的3个服务性质相同的单位合并重组而成, 合并前的3个服务单位成立于90年代。在企业发展初期, 由于各种原因, 3个单位的档案管理工作水平参差不齐, 其中只有一个单位有专职档案管理员, 其他两个单位都是文书岗位人员兼档案管理工作, 甚至有的单位连专门档案库房都没有, 更谈不上具备什么档案管理设施、档案管理制度等。

近年来, 在全公司范围内不遗余力地进行《档案法》《档案法实施办法》以及《国家保密法》等各项法律法规的宣贯落实, 不仅使各单位主要领导对档案有了新的认识, 而且对档案在服务企业发展、服务企业中心工作中的重要地位和作用有了更深刻的理解, 从思想上更加重视档案管理工作, 同时, 也进一步提高了公司广大档案员工的档案意识, 增强了“依法治档”的法制观念。

为了实现企业整体、协调、可持续发展, 优化重组成为公司发展的一项战略部署。作为一个重组整合后的新单位, 工作内容和工作范围都发生了很大的变化, 也给档案管理工作带来了新课题、新问题, 原有的设备资源、技术资源、人力资源该如何最大程度地合理整合和充分的利用?档案资源如何优化配置?如何最大限度地调动一切积极因素?……面对新情况新问题, 领导与档案管理人员在认真分析新单位档案管理现状、存在问题等实际情况的基础上, 强化组织领导, 健全组织机构, 建立以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助共抓的四级档案管理网络;对合并单位档案资料数据进行认真核实、全面掌握;对档案库房进行改扩建、增加档案保管密集架, 积极改善档案资料保管条件;细致稳妥地做好档案资料的移交搬迁整合工作, 有效解决档案资料分散保管的状况;对档案管理体系进行充实, 对档案管理人员进行调整, 重新修订完善档案室职责内容、档案管理人员岗位责任制、档案归档制度, 库房管理制度等十余项内容。主管领导高度重视、档案员工积极努力, 职能部门倾力配合, 档案管理的基础工作得到了较大改善, 为档案管理工作顺利开展提供了坚强的保证。

公司的不断发展为基层单位的档案管理工作带来了前所未有的发展机遇, 2009年, 公司成为集团公司档案管理系统试点单位之一, 率先启动了统一的档案信息资源管理与共享平台, 这个以局域网为依托, 集档案管理、查询利用和办公自动化为一体的档案系统对促进公司档案信息化建设, 整合档案信息资源, 提高档案服务功能, 改进档案工作运行机制, 完善档案管理体制起到重要的推动作用。为了确保试点工作的正常运行, 公司按照制定的实施方案, 统一部署, 整体推进, 为各单位配置了计算机、扫描仪、条形码打印机等信息化发展必需的硬件设备, 基层单位以此为契机, 贯彻精神、周密部署, 狠抓落实, 加快推动本单位的档案信息化建设, 档案管理人员积极做好档案资料整理、数字化以及共享利用等基础性工作。拿基建项目的归档来说, 需要档案管理员对离线客户端用户进行指导安装软件, 这些软件是为了完成离线情况下档案数据的归档操作, 保证档案数据能在联网状态下顺利导入系统。可以说, 不断学习新知识, 及时传授新方法现已成为公司所有档案管理人员工作的一项重要内容。

集中统一的档案管理平台, 规范的档案业务归档流程, 由过去分散式的档案系统管理变为集中式的档案系统管理, 实现了各单位档案管理业务的统一, 保证了档案管理的规范性。这个系统已经成为归档人员和档案管理人员日常工作不可缺少的基础性工作平台, 为档案资源深化利用提供了有效手段与途径, 为各单位档案信息服务水平的提高起到了促进作用。