关于城建档案管理工作的几点思考

2022-09-11

随着社会的发展、生产力水平不断提高, 城市建设日益开展的如火如荼, 各地新城区建设、旧城区保护等, 都给城建档案工作带来了前所未有的机遇和挑战。城建档案工作从无到有、面对现实挑战不断发展, 如何开展城建档案工作, 更好地在城市建设的管理中发挥城建档案的作用, 充分体现城建档案的价值, 是城建档案工作者需要不断思考的重要课题。本文结合泉州市城建档案工作的实际展开一些探讨。

一、城建档案管理工作现状

我市城建档案初始于上世纪80年代, 拥有综合城市勘测、城市规划、建设管理、市政工程公用设施、交通运输类、工业民用建筑、园林绿化、声像等18大类, 计18万余卷档案。作为泉州城建档案的管理者, 它见证了泉州市的发展过程, 但在城建档案的管理中也暴露出一些问题。

(一) 建设工程档案内容不全的问题。

早期人们对城建档案不重视, 也没有有效的制度和措施对建设单位或施工单位的建设档案移交进行制约, 因此存在重建设、轻归档的现象, 很多建设工程的档案未进行移交, 或只移交部分内容, 导致早期建设工程档案不完整。

(二) 数字化工作发展相对落后。

虽然我市城建档案管理工作早已采用内部编制的一套程序进行管理、部分档案转化成数字信息, 但存在界面不够友好、灵活性差的缺点。随着技术发展、群众利用需求不断提升, 这些已不能满足现实工作中快速、准确的需求。

(三) 缺乏复合型人才, 制约档案事业发展。

随着我市建设工程不断增加, 尤其从2012年开始, 年入库档案由之前的8千余册突破至2万余册, 城建档案的接收、利用、管理工作都成倍增加, 实际从事档案管理的工作人员无法迅速完成工作任务。并且今后要开展的档案信息化建设、档案编研等技术性工作都需要有知识、有技术的人员参与进来。因此, 要想发展城建档案事业, 复合型的人才就显得更加重要了。

(四) 主动服务意识不强。

我市城建档案数量巨大, 没有有效的信息整合手段就不能将之充分利用。并且城建档案的日常工作处于等客上门, 你来我调, 管理人员和容易形成惯性思维, 处于被动提供的情况。如何有效地开展档案利用工作, 为领导决策提供参考, 为群众提供服务, 充分发挥城建档案的价值是值得探讨的问题。

二、针对上述问题的解决方案

针对上述城建档案管理中存在的问题主要从以下四点入手解决。

(一) 开展档案宣传工作, 提高社会档案意识。

城建档案是在城市建设、管理工作中不断形成的, 并服务于城市建设、管理工作。如何让城建档案融入到人们的日常生活中, 而不是作为一堆放置于库房的冰冷纸张, 笔者认为主要通过几个方面来实现。

1. 针对性地对建设单位、施工单位、监理单位, 经由展览、培训、讲座、发放知识小册子等形式开展宣传工作, 提高这些城建档案形成者的档案意识。

2. 针对广大群众, 要突显城建档案的文化功能, 开拓城建档案的文化价值。

城建档案馆可以通过提供素材的方式与其他单位合作开办老照片展、出版书籍等, 再现泉州市建筑文化、历史文化、人文文化, 让更多的人认识城建档案, 重视城建档案。

(二) 开展数字化建设工作。

城建档案包含了巨大信息, 为了使这些信息服务于城市管理、为领导层提供决策参考, 实现城建档案价值的最大化, 开展数字化建设, 用有效手段优化、整合这些信息是不可缺少的。我市城建档案馆为在推动城市发展中占一席之地, 经过多次探讨、调研后决定开展数字化建设工作。一方面通过招标采购一套硬件设备及城建档案管理系统, 构架自己的网络环境, 制定标准化管理制度, 建立规范的城建档案信息中心。另一方面, 开展馆藏档案的数字化工作。数字化的信息是建设的基础, 主要从两个方面来收集数字化的信息:一是对已接收进馆档案, 由我馆组织进行数字化。二是对未接收进馆的档案要求移交单位按照行业标准数字化后, 我馆对其进行接收管理, 从源头上解决档案数字化问题。