关于物资采购和费用报销的申请与批准程序

2024-05-05

关于物资采购和费用报销的申请与批准程序（精选3篇）

篇1：关于物资采购和费用报销的申请与批准程序

关于物资采购和费用报销的申请与批准程序

一、物资采购的申请与批准

1、公司对各部门物资供应采用归口集中采购机制，由公司采购部履行物资采购职能。

2、单件物资采购价格在3000元以下,或总价在10000元以下的，须经总经理批准后采购。

单件物资采购价格在3000元以上,或总价在10000元以上的，须经集团董事长批准（或授权批准）后采购。

3、各部门申请采购物资，填写《物资请购报告单》（格式见附件一），办理报批手续，审批人应对请购物资的必要性、合理性进行审核。

物资请购部门（请购人）应对所请购物资进行市场询价，并按《物资请购报告单》要求填写预估费用。

4、采购部在接到经批准的《物资请购报告单》后，对请购物资进行市场询价（原则上不得低于三家），填写《询价单》（格式见附件二）报送有关领导批准后，原则上应三天内会同物资请购部门共同采购。

5、《物资请购报告单》、《询价单》未经批准，采购部不得受理。根据集团有关制度规定应签订供货合同的必须签订合同。根据集团有关制度规定应履行招投标的必须履行招投标程序。

6、根据“谁请购，谁验收”原则，采购物资进公司后，采购员必须会同请购部门（请购人）、仓库管理员共同办理验收入库手续，填写《入库验收单》（格式见附件三）。

验收要件是：产品合格证、保修卡、产品使用说明书等技术文件是否齐全；产品质量和性能是否合格；数量是否正确等。

《入库验收单》一式三联，第一联采购部留存，第二联是仓库记账联，第三联由采购员随同购货发票交财务部报账。

未办验收入库手续的，一律不准报账。

7、公司办公室对以下物资按领用人设置领用登记册，领用人离职，由办公室负责收回：影像设备：包括照相机、摄像机、摄像头、耳麦、投影仪、音响设备、电视机等；

办公设备与办公用品：包括电脑显示屏、电脑主机、笔记本电脑、传真机、复印机、打印机、扫描仪、监控器、优盘、移动硬盘、路由器、交换机、对讲机、计算器、空调等；

办公家具：包括办公桌椅、沙发、茶几、文件柜、保险柜、洗衣机、冰箱、热水器等。

二、费用报销的申请与批准

以下费用报销申请，填写《物资采购与费用报销单》，履行相关审核程序，并须提供由税务部门（财政部门）监制的发票（收款收据）。

（一）业务招待费

1、公司各部门在办公室内接待用烟，由接待人自理；在外业务交际需要用烟的，可以一次报销烟一盒。在办公室内接待用茶叶，向公司办公室领用。

2、公司各部门需要招待用餐的，经总经理批准后实施。

公司领导招待用餐人均标准不超过80元（含烟、酒）。其他人员招待用餐人均标准不超过50元（含烟、酒）。陪同参加招待用餐人数，原则上不超过3人。

招待用餐超出标准的，须经总经理审核批准后报销。

招待用餐报销时，须提供饭店出具的用餐菜肴（含烟、酒）清单、对方人员清单等资料。

3、馈赠礼品，须事前提出书面申请报告，说明事由、收受人、礼品名称和数量、金额。

公司领导需要馈赠礼品的，申请报告须经集团董事长签字批准后实施。公司各部门需要馈赠礼品的，一次金额在1000元以下的，申请报告经总经理签字批准后实施；在1000元以上的，申请报告须经集团董事长签字批准（或授权批准）后实施。

报销时，要提交经批准人签字的申请报告。

（二）差旅费、市内交通费

员工因公出差、市内交通，参照《汇鑫公司差旅费报销及补贴制度》、阜汇集团字【2009】01号《考勤管理制度（试行）》第一章第八条规定执行。

（三）广告宣传资料费

1、公司各部门申请制作（发布）广告宣传资料，由部门经理提出申请报告，报总经理批准后实施。

2、委托制作（发布）广告宣传资料，应签订委托制作（发布）合同，并对合同编号，合同副本交公司财务部备案。

3、申请支付宣传资料费，应在《物资采购与费用报销单》“事由”栏叙述委托制作（发布）单位、发布时段、宣传资料数量等。

（四）员工学习费用

1、员工学习费用指，员工为取得学历、专业技术职称、专业技术资质等证书所发生的费用（包括学费、书籍费、考试费），以及参加有关单位举办的专业岗位培训所发生的费用。

2、员工为取得学历、专业技术职称、专业技术资质等证书，脱产、半脱产学习的，由本人提出申请报告，报总经理审核批准。

取得证书后，可以报销学费、书籍费、考试费，证书原件交由公司保管，员工离职，证书原件归还本人。

3、员工自学取得学历、专业技术职称、专业技术资质等证书的，在取得证书后，可以报销书籍费、考试费。证书原件交由公司保管，员工离职，证书原件归还本人。

4、员工参加专业岗位培训，由本人提出申请报告，报总经理批准。

5、申请支付学习费用，应在《物资采购与费用报销单》“事由”栏叙述学习专业、学期、专业证书名称、发证单位、培训单位等。

（五）其他费用

发生下列费用报销的，单项费用在5000元（含5000元）以下的，须经总经理批准；单项费用在5000元（不含5000元）以上的，须经集团董事长批准：

审计费、诉讼费及律师费、车辆使用费、办公设备修理费、会务费、专业书籍、报刊杂志、协会会费、赞助费、捐赠费、赔偿款、补偿款、咨询费（除工程外）、加班费等。

三、附则

1、本规定适用于阜阳汇鑫大市场置业有限公司巴中分公司、巴中市雄振房地产开发有限公司浅水湾项目部。

2、本规定中涉及需要总经理的职责，暂由阜阳汇鑫大市场置业有限公司副总经理行使。

3、本规定自发布之日起实施。

附件：

1、物资请购报告单

2、询价单

3、入库验收单

篇2：关于物资采购和费用报销的申请与批准程序

一、总

则

1.为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，参照总公司的开支标准，结合本公司实际情况，制定本制度。

2.本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等。

3.本制度适用对象为定西六和房地产开发有限责任公司所有员工；

二、备用金或借款借支程序

4.各部门人员为保证工作的合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额的备用金或借款。

5.备用金或借款借支程序：借支人填制借款单（一式三联），注明用款理由及金额，按第11条规定权限审批后交出纳，出纳依据公司货币资金管理制度的相关规定，按核准金额向借支人支付现金或签发银行支票（签发银行支票的，必须在借款单上写明收款人的全称、具体金额及用途）；借支人须在借款单三联上同时签字，签发银行支票的须在银行支票登记簿和支票存根上同时签字；

6.管理部门可实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。实行定额备用金制度须经财务部审核后由总经理认可。7.借支人须在公务完毕后5个工作日内凭借款单的第二联和相关费用报销凭证到财务部结清借款，实行定额备用金的借支人须每2个月结清一次。借支人必须按规定时限及时结清借款。

8.借款是为保证公务需要，因私不得借支。

三、费用报销程序

9.费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并按报销单据上的格式要求填制费用报销单（借款还需凭借款单的第二联），按第11条规定权限审批后交于出纳，出纳按核准金额向报销人支付报销款或收取归还的备用金或借款余款；报销人领取报销款项须在报销单上签字。

10.对原始票据的要求：

⑴、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；

⑵、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以报销单大小为界，须紧靠报销单正向背面顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。原始票据必须按交通票据、住宿发票、招待发票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。

⑶、除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名。装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须附清单并签名。

⑷、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。

四、审批权限

11.备用金或借款借支和费用报销的审批权限：

(1)、备用金借支和费用的报销金额在1000元以下的，由部门经理审批；备用金借支和费用的报销金额在1000元以上的，则报总经理审批；

(2)、部门经理的备用金借支和费用报销由分管付总审批；

五、出差补贴标准

12.定义：出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享有相应的外埠出差支出标准和伙食补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享有出差支出标准和伙食补贴。13.公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。

14.公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应支出标准报销出差费用。

15.出差补贴按实际发生数在规定的职别标准以内报销，超过标准的，按标准报销，超过标准部分不予报销，由个人自负;特殊情况需说明理由，报总经理审批；出差住宿费（住宿费不包括宾馆提供的其他服务和收费：如洗理、洗衣、餐费、通讯等费用，宿费发票要清楚写明起止时间、天数、人数等详细内容或附结帐清单）和伙食补贴(伙食补贴：指在出差期间的就餐补助,不包括在此期间的业务招待等费用)；具体支出标准如下: 16.出差人员伙食补贴天数按出差自然天数减去一天（以8小时工作时间为标准）计算，即算头不算尾；住宿补贴按实际住宿天数计算。

17.出差交通费支出标准：

1）出差所需乘坐交通工具由总经理审批；

2）出差人员市内到机场或火车站往返路程可乘坐出租车，在出差地交通费用按实际发生费用报销； 18.长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报总经理审批后，按票价的50%报销。

六、市内公共交通费标准

19.市内交通费是指公司员工在公司所在地办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费、地铁车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。

20.凡市内办理公务的主管及以下人员，除持有公司重要物件和大额现金及票据外，一般以乘坐市内公共汽车和地铁为交通工具。需要乘坐出租车的，须由部门经理的审核，报分管副总审批。

21.报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发现将追缴当次报销的所有市内公共交通费，第二次发现将予以通报批评，第三次发现将移交人力资源部处理。

七、通讯费标准

22.通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用，包括移动电话、座机等。通讯费一律实行凭票限额包干报销制。

23.移动电话指入网电话，充值卡不予报销。使用移动电话的员工，其裸机的购置费、上户费及修理费等一律由使用者本人负担。24.享受通讯费报销标准的人员必须保持24小时（含节假日）通讯畅通，且该通讯号码必须公布在公司通讯录上；

八、业务招待费标准

25.业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。

26.各部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐，需要到外面宴请的，须事先取得分管副总或总经理的同意，否则不予报销。

27.各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示分管副总或总经理的同意，限额接待。

九、办公费标准

28.办公费是指办公用品、印刷品及其他办公物料等项目的支出。公司办公费统一由办公室指定专人进行购买、控制与管理。各部门年初编制预算，按月分解编制，经研究核准后，必须在限额内领取使用，超支不报。

29.各部门申请购置办公用品时，需注明用途、数量、规格型号，行政办公室需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报财务部审核后购买。

30.行政办公室负责办公用品领发由指定专人负责，并且每月需填报办公用品的领、发、存报表，按部门分类，报送财务部。

十、其他费用标准 31.误餐补贴。公司员工根据公司规定，免费享受工作午餐，如员工在市内办理公务，因故不能返回享受工作午餐的，按工作餐标准给予误餐补贴，但陪同宴请客户及市外出差人员不享受误餐补贴。误餐补贴由行政办公室负责统计发放。每月初行政办公室填报上月明细表统一到财务部报帐。

32.加班费。加班费由人力资源部按国家和公司有关规定办理； 33.其他费用。除以上费用以外的其他费用如会务费、修理费、水电费等均遵循节俭原则、按照预算列支限额办理。

十一、其他规定

34.主管及以上人员的职务以人力资源部的正式聘任为准； 35.本制度自即日起执行。

定西六和房地产开发有限责任公司

报销审批程序

根据公司管理要求，为强化财务审核、监控力度，进一步规范报销程序，现将公司报销审批程序重申如下。

一﹑经济业务事项发生前的审批程序

1、材料、设备、办公用品、耗材等物资，在采购前必须由各部门负责人提交采购计划书,明确品名、数量、单价、合价，经主管领导审批，由财务部负责人审核后，上报总经理（或项目经理）签批，（事后报销时必须附此签批的计划书）。

2、公司设备在修理前必须由主车司机提出申请、部门主管提交计划书,明确修理部位、单价，经主管领导审批，由财务部负责人审核后，上报总经理（或项目经理）签批，（事后报销时必须附此签批的计划书）。

3、公司招待费用的发生原则上由部门负责人及以上人员经办。在经办前必须报请总经理或分管领导同意并确定接待标准。

二﹑经济业务事项发生后的审批程序

1、报销人必须将报销的原始票据按报销事项和时间顺序分别编号依次粘贴在报销粘贴单上，并在票据上签署报销人姓名，同时填写报销事项和报销金额栏及报销金额合计栏。

2、由报销人所在部门主管审核。部门主管必须在审核过的票据上签署姓名和“已核”等审核意见。

3、由财务部门审核。经财务部负责人审核单据的合法性、合规性，同时将已审核的报销票据按事项类别连续编号后，在已审核过的票据上签署姓名并在报销审批表上签署审核意见。

4、由董事长（总经理）在票据上签署姓名并在报销审批表上签署审批意见，交财务报销。

三、经济业务事项发生时的要求

1、每月结算职工工资时，由生产部根据职工考勤表、加班任务单造表报会计审核。审核无误后由会计记入工资结算台帐，并编制当月工资发放清单报送董事长（总经理）审批付款。不符合上述审核要求的，不得办理审核签证手续。

2、购置单位价值在2000元以上的机器设备、单位价值在1000元以上的办公用品及一次性修理费用在2000元以上的修理项目等一律由经办部门草拟计划报董事长（总经理）审批。经办部门凭批准文件及供货商（或修理单位）的发票、收据报会计审核。审核无误后由会计签证报送总经理审批付款。不符合审核要求的，不得办理审核签证手续。