浅谈如何做好新疆公路建设代建项目档案管理工作

中央新疆工作座谈会后, 新疆迎来了大建设、大开放、大发展的全新时期。为切实保证新疆交通建设实现“三年攻坚, 五年跨越, 建成中国西部高速大通道和交通枢纽中心”的宏伟目标。2011年交通运输部在新疆召开了交通运输援疆工作推进会, 实施交通运输援疆工作, 采用代建制模式支持新疆公路建设, 组织内地12个省市、16个代建单位、400余名援疆代建人员, 负责22个项目的代建管理工作。

一、代建项目档案前期工作注重协调、加强沟通

因为代建项目集中、工期时间紧, 项目里程长, 且采用大标段、大监理的管理模式, 所以导致代建项目人员来疆后先到业主单位与各职能部门进行业务对接, 并熟悉和了解新疆公路建设项目的管理情况。由于代建项目组成的代建指挥部来自己12个省市, 每个省市有各自的特点, 对代建项目的管理也有着自己本省的风格。各代建项目指挥部主动与业主单位的档案部门及时对接, 业主档案部门要求各代建项目进场后在项目管理过程中产生的施工过程技术表格为新疆交通厅公路工程质量监督局印制的水印表格, 质量、进度、合同、变更等管理性文件使用党政机关公文进行运行。施工、监理日志使用统一的日志本, 项目档案用具符合新疆自治区档案局要求。项目档案的编制要依据业主单位编制的《公路工程竣工档案编制办法》进行编制。

二、代建项目产生项目档案的特点

一是代建多数项目中合同段数量少。因代建项目采用大标段、大监理模式, 16个代建单位中参建单位机构有项目指挥部、总监办、驻地办和施工单位。其中在22个代建项目中有14个项目的合同段数量都是一个合同段。以往的一个百公里项目大多会有6至7个合同段, 像赛果、星吐项目有12个合同段。合同段数量多会导致多家参建单位在交工后完成档案的编制和移交工作, 移交项目档案时间周期长不利于项目档案管理。由于代建项目中大多数项目合同段为1个合同段, 最多的合同段也只达到3个合同段这样代建项目交工后只会产生5、6家参建单位进行档案的编制和移交工作, 在项目档案的移交过程时间周期短, 便于管理。参建单位数量的减少使之形成的项目档案整齐化同时也利用档案部门的协调和管理。二是代建项目档案数量大。代建项目里程超过百公里的有15个项目, 这样的项目都会形成上千卷档案。路线长、地形复杂、桥梁隧道等构造物多的项目, 形成的档案数量甚至逾万卷。产生项目档案数量大在编制过程中会投入相应的人力进行项目档案的编制, 保证项目档案的编制的人力。三是形成时间短。代建项目合同约定一般为2-3年, 在主线交工后, 代建项目大部分人员要撤离奔赴新的项目, 代建项目各参建单位会积极安排相关人员抓紧时间完成项目档案的编制和移交工作。四是涉及工程专业多。公路建设的专业性和技术突出, 高等级路面、大型桥梁、隧道、交通安全设施、机电工程、房建等, 都有各自的技术标准和要求。代建项目采用总包式, 土建工程、房建工程的项目档案的都是由一家施工和监理单位完成编制工作。所以在编制过程各参建单位无论是编制的档案内容还是外在形式都围绕《公路工程竣工档案编制办》和档案部门相关的技术标准和要求。

三、代建项目档案的编制管理

一是加强两个培训, 进场和交工前培训。业主单位在进场时对代建项目进行科技文件收集、整理和《党政机关公文格式》的培训。使代建项目能按照业主单位的管理模式对在施工过程中形成的“开工报告”、“单位、分部、分项划分”、“各类型配合比的上报”都使用“红头文件”按照公文处理要求逐级上报逐级批复。在代建项目结束之际, 业主单位档案部门对代建项目就业主单位下发《公路工程竣工档案编制办》进行讲解, 要求施工及监理单位将项目在施工过程中形成的技术资料分为三大类, 即开工前、开工后和管理性文件。开工前原材 (含质保类) 、开工后各工程类型有五大类资料, 即试验、施检、评定、验收、开工类。管理性文件包含变更、质量、进度、合同、安全、廉政、日志、照片等。要求各代建指挥部完成在施工过程中形成的交工验收、计量支付报表、合同、质量、进度、文明施工、征地拆迁、廉政、照片等管理性文件的归档和发文汇编的归档工作。各代建项目在项目文件编制过程中《公路工程竣工档案编制办》为编制依据进行组卷。路基工程按照分项整理一个分项组卷;路面工程按照分部工程整理, 一个分部组组卷;一道涵洞按照各工序整理一道涵洞组一卷;小桥、通道分为基础及下部构造整理并组一卷, 上部构造整理并组一卷;大、中桥、互通式、分离式立桥按照分部工程收集、整理。分为基础及下部、上部和总体三大类分别各组一卷。隧道工程按照分项工程整理组卷。二是各级发挥各自职责, 逐级进行对项目档案编制的检查。根据业主单位下发的《关于公路建设项目档案管理工作有关事宜的通知》要求, 各参建单位明确自己在项目档案编制后的检查职责。项目指挥部要对总监办形成项目档案审核报告, 总监办要对驻地办形成项目档案审核报告, 驻地办要对施工单位形成项目档案审核报告。各参建单位在完成本单位项目档案的编制后要形成档案编制说明、并有本单位和项目指挥部的签字和盖章。各参建单位在完成本单位项目档案的编制后备考表都有上级单位的检查人签字。

摘要：公路代建制作为现代公路建设管理的一种全新模式, 首次在新疆大规模实施, 这既是交通运输部支持新疆交通运输科学发展、率先跨越的重要举措, 也是新疆加快交通基础设施建设, 提升新疆公路建设管理水平, 践行“新疆效率”的实际需要。因此, 在三年的代建期间, 如何做好代建项目项目档案管理工作值得去探讨。

关键词：档案管理,编制管理,档案编制