浅谈加强高校档案管理中保密工作的重要性

2022-10-29

随着改革开放和当前政治经济体制改革的深入发展, 高校档案管理工作也愈来愈受到高校的重视。在高校日常档案管理过程中, 难免会有一些档案涉及科技成果、教学情况以及其它秘密的文件资料等等, 这些资料是事关高校及其部门或师生个人甚至国家的机密事件, 一旦发生泄漏, 将会给师生个人、学校及其有关部门甚至国家带来非常严重的后果。因此, 作为一名高校档案管理工作者, 在努力加强科学管理、提高服务水平, 使档案管理工作规范化、完善化的同时, 更要充分认识档案保密工作的重要性, 切实做好档案管理保密工作。尤其是在当前电子档案应用日趋成熟、网络技术飞速发展的新时期, 窃密的技术和手段越来越高, 档案保密工作的难度也大大增加。这种形势下, 加强学校档案的保密管理, 将对学校改革发展的顺利进行起着至关重要的作用。在此, 本文从高校档案的保密管理重要性及如何加强提高两方面作一探讨。

一、高校档案管理保密工作的重要性

高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案管理中心是收集着高校教学科研成果、学校发展历史过程等重要参考文件, 为教学、科研工作保留原始资料, 还原高等院校历史真实面貌的重要基地。近年来, 我国大部分高校的档案管理中心每年都会收录大量的、具有较高学术研究价值的学术期刊、论文和科研项目等, 其中有不少科研项目有关国家政治经济、军事重点等重要内容。 (1) 因此, 必须大力加强高校档案管理保密工作。

(一) 高校档案保密工作是高等学校管理的基础, 具有较强的指导意义。

我国《高等学校档案管理办法》第三条规定:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作, 学校应当加强管理, 将之纳入学校整体发展规划。”然而, 保密工作又是档案管理的关键, 因此, 加强高效档案保密工作是档案工作者务必重视的问题。高等学校是知识传播和应用的摇篮, 更是国家很多重大项目的开发与研究基地;高校档案中不少资料涉及国家的科技公关、国防军工、公共安全等方面机密, 保证其安全有利于推动国家科学研究事业的发展和高校的科研进步;同时, 这些资料都是科研工作者认真钻研努力的结晶, 加强保密工作不仅是保证其知识产权不被侵犯, 更是保证了科研者的心血被尊重;这些资料一旦丢失, 将会给科研者、项目组乃至党和国家都会造成巨大的损失。 (2) 因此, 必须重点保护档案资料不被窃取。由此可见, 保密工作如果做得不好, 将会影响到改革开放的发展和社会主义现代化建设的进程。

(二) 加强高校档案保密工作, 是维护档案安全的基本保障。

由于高校档案涉及到国家机密, 具有较强的政治意义, 因而确保档案的安全是高校档案管理工作的重心。 (3) 档案安全与否, 档案保密工作是否到位, 直接关系到国家、学校及有关部门、师生个人的隐私权益受到侵害。因此, 应该在管理工作中努力提高保密意识, 加强对档案的保密义务;反之, 如果在档案管理工作出现疏漏、错误, 就可能导致一系列隐患出现, 甚至影响到档案安全。基于保密工作的特殊重要性, 在档案管理过程中, 管理人员需高度重视档案保密工作, 认真负责、恪尽职守, 尽一切能力确保档案资料的安全。

(三) 加强高校档案保密工作, 是人才公平竞争的基础条件

高校学生档案客观真实地记录着学生在校期间的种种表现, 从资料上可以充分反映出其在校期间学习、政治、思想、生活等方面的点点滴滴, 从而作为判断学生各方面素质优劣的标准。因此, 高校档案的管理工作必须做到高度保密, 确保档案资料的安全有效。一旦保密工作稍有差错, 可能会产生一些漏洞, 为不良分子篡改学生信息提供可趁之机, 从而有失公正。由此可见, 严格的保密措施, 是为学生提供公平竞争平台的基础。

二、我国高校档案管理保密工作存在的主要问题

当下, 尤其是在档案管理工作电子化以后, 传统的管理理念与先进的设备技术之间有着很多相悖的地方, 这导致档案管理保密工作尚有很多问题亟待解决。具体如下:

(一) 档案人员保密意识薄弱, 业务管理能力不强。

档案的安全性是由档案管理有关人员直接负责, 这就要求工作人员在具备全面优秀业务素质的同时, 更要有高度的责任心。但是目前高校的大部分档案工作人员均缺乏专业技术培训, 他们保密意识淡薄, 在日常工作中无法做到严格把关, 从而导致有关资料在使用、借阅、归档以及销毁等环节中信息外泄, 及档案丢失损毁。 (4) 目前, 大部分高校的档案管理工作都是由非相关专业人员担任。正是因为管理人员的业务能力和专业知识水平的欠缺, 很大程度上影响了管理工作的科学有效性。在电子化档案管理技术应用以来, 由于管理者缺乏系统专业的档案管理知识及相关工作经验, 不能把档案进行科学合理的分类, 更别谈进行细化创新, 因此经常会出现普通档案和涉密档案混为一谈、杂乱无章, 从而使有些涉密资料因缺乏保密工作而泄露。

(二) 管理制度不健全, 硬件设备缺乏。

严谨的规章制度是保证档案管理保密工作有效实施的保障, 只有建立明确的规章流程制度才能使档案管理工作有章可循。目前很多高校仍沿用多年前的档案管理标准, 涉密档案管理制度陈旧不堪, 跟不上当代档案管理的发展步伐;再者, 部分高校因经费预算的问题, 限制档案管理部门的经济开支, 致使管理部门在一些基础保障设施上滞后, 譬如说档案室防盗报警技术、防盗门窗的应用等方面都比较落后, 这些因素均对涉密档案的安全管理造成很大的隐患。

三、提升高校档案管理保密工作能力的方法

要想确实提升高校涉密档案的管理水平, 必须从根源出发, 同时在管理人员和安全设备上下功夫, 做到双管齐下、共同提高, 具体方法如下:

(一) 加强档案人员的培训, 提高业务管理能力。

各大高校可通过开展档案管理保密工作的相关学习班来积极创造条件进行人员培训, 借此学习机会向管理者讲授涉密档案的重要性以及如何加强努力做好档案管理保密工作, 使工作人员具备高度的责任心与良好的工作态度应对这一重要工作, 做到热爱档案和档案事业;同时为工作人员传授系统的档案专业知识, 使他们熟悉所管理的档案内容, 掌握档案法规;增强工作人员的文化素养和计算机技能, 使他们能在档案工作中探索规律, 做到涉密档案的万无一失。

(二) 建立健全管理制度, 完善管理硬件设施。

根据当前档案管理工作的发展形势, 制定适应新时期高校的档案管理制度, 坚决做到去陈推新, 摒弃原有过时的管理观念及法规制度;同时严格按照新制度的管理流程执行, 认真做到一切借阅、回收记录有章可查、有据可循。 (5) 针对硬件设施方面, 学校应该做到专款专用, 设置专项资金用于安全设备的升级改造, 积极完善防盗门窗、保险柜和视频监控报警系统等基础保密设施。同时针对绝密档案采取单独成卷保存, 建立文件密级编制目录和卡片, 对密级档案进行科学的管理和严密的监督。

四、结语

综上, 高校涉密档案的管理工作至关重要, 需要认真对待, 及学习利用取长补短来弥补自身不足, 采取科学有效的措施予以严密保障。高校档案保密工作良针对高校教育事业的发展具有战略性意义, 应从提高管理人员素质、完善健全管理制度法规、增强安全设备等方面入手, 加强完善监督体系、明确监督职责、制定回避制度, 各司其职, 正确处理好档案合理应用与加强保密二者之间的关系, 从而确保档案工作科学有效的良好开展, 为高校发展、社会主义现代化建设更好的服务。

摘要：高校档案管理是高校工作的重要组成部分, 其中涉密资料的管理最为关键。加强高校档案保密工作不仅对学校乃至社会建设有指导意义, 同时给人才提供公平竞争的平台, 是高校档案安全维护档案的基本保障。高校档案管理工作需从人员素质提高、制度法规建立健全、安全设施的增强完善等方面来改进提高;同时完善监督体系, 保密工作责任制, 为社会现代化建设服务。

关键词：高校档案,保密工作,重要性,保密措施