浅谈高校化学试剂库房数字化管理的必要性

2022-10-09

高校化学试剂库房是高校化学类实验室的重要组成部分, 是教师开展科研和教学实验不可缺少的部分;而化学试剂库房管理的成效将直接影响到开设教师科研及学生实验的成效。因此, 如何高效地管理好高校化学试剂库房的问题已逐渐受到国内高校的重视。如:渤海大学针对实验室试剂库房管理, 提出制定试剂申报计划、规范及信息化管理实验室试剂库房的方式管理化学试剂库房, 并取得成效[1]。又如:南京理工大学就高校危险品库房的数字化管理进行了探讨, 介绍了用C++Builder数据库程序编写相应的数字化管理模块, 并最终有效地应用到南京理工大学危险品库房的数字化管理中[2]。其他如北京理工大学[3]、安徽医科大学[4]等诸多高校也对此问题进行了探索, 并取得较好效果。笔者对在从事化学试剂库房管理的过程中, 积极探索、思考, 并成功获得红河学院校级科研项目资助。下面就此谈谈高校化学试剂库房数字化管理的必要性。

1 当前化学试剂库房管理存在的问题

自1998年高校扩招以来, 需要开展化学实验的专业的学生人数迅速增加, 实验所用药品的用量和种类也不断增加。以红河学院理学院为例, 红河学院自2003年升本以来, 需要开展化学实验的专业由单一的化学教育专科发展到化学、冶金工程、生物科学、生物技术、农学、科学教育等本科专业;学生人数的成倍增长, 学生学习内容的深化, 使得化学试剂用量及种类迅速增加, 这就使得化学试剂库房的管理出现如下一些问题: (1) 化学试剂领用随意性较大。每学期针对每个专业开设的化学实验内容变化较大, 且每学期需要开设实验的学生人数变化大, 加之实验技术人员需要准备的实验又多, 这就使得实验技术人员有时候会凭经验领取化学试剂, 结果就会导致少领, 漏领, 多领, 错领, 给自身和库房增加了工作量。此外, 化学试剂库房没有实现数字化管理还无形之中增加了实验技术人员领取药品过程的繁杂性, 实验技术人员只有到库房进行查询后才能够知道自己需要的实验试剂是否还有, 只有在得到还有的答复的情况下再进行领取, 这也无形地增加实验技术人员的工作量。 (2) 纸质化出入库记录导致试剂购买的不合理性。化学试剂库房目前主要是采用纸质记录出入库的药品种类和试剂, 这就导致在制定购买试剂计划的时候出现漏报、多报或错报的情况时有发生。 (3) 非数字化管理对追踪药品的流向不利。多数化学试剂都是有毒有害物质, 那么对这些有毒有害物质流向的跟踪是非常有必要的, 而目前的记录方式不方便快速查找药品的领取人以及所在的实验室。 (4) 非数字化管理为统计各实验室所需药品的总费用的计算带来不便。纸质记录的方式在计算药品费用的时候相当麻烦, 而且还有计算错误的可能, 同时还不方便计算到每个学生每个学期在每个实验室所需的药品费用。这就为每年年底编制第二年实验室经费预算提供详尽数据的时候带来较大的统计困难。

由此可以看出, 目前采用的纸质化的方式管理化学试剂库房, 还存在着诸多需要解决的问题。而随着数字化日益现代化, 数字化管理的优势也得到充分的体现那么采用数字化的方式管理化学试剂库房是可行的。

2 化学试剂库房数字化管理的优点

从当前化学试剂库房管理存在的问题来看, 采用数字化管理化学试剂库房是有必要的。化学试剂库房实行数字化管理后, 将带来一下几个方面的便利: (1) 数字化管理将克服化学试剂领用随意性较大的缺点。实行数字化管理后, 各实验室可以通过数字化管理前台查询所需试剂的库存信息, 如库存试剂名称、规格、数量、产地、存放位置等, 同时库房管理者也可以通过数字化管理后台查询各个实验所需试剂的信息, 建立每个实验试剂消耗的档案。这样可以有效的避免随意领取化学试剂的现象, 加强了化学试剂的有效管理。 (2) 数字化管理可以很好地指导制定试剂购买计划。通过数字化管理系统, 可以很快查询出试剂库存情况, 这样可以更加有效地指导试剂的购买。此外, 当某个实验室某种试剂不够的时候, 也可以通过查询很快在其他实验室找到该试剂, 以此提高实验效率, 也避免了化学试剂的浪费。 (3) 有利于更加有理为统计各实验室所需药品的总费用的计

加有利的证据。