群众来信来访制度

在当今社会，我们在很多情况下都会接触到制度。制度一般是指要求大家共同遵守的规章制度或行动准则，也是指在一定历史条件下形成的规章制度或一定规格。那么如何制定相关制度呢？以下是小编为您收集的《群众来信来访制度》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

第一篇：群众来信来访制度

受理群众来信来访制度

一、 乡人大办公室为经常性的接待机构。

二 、每月 日确定为乡人大来访“接待日”，同时做好平时的来

信来访工作。

三、 乡人大主席、副主席及其工作人员具体负责“接待日”来

访事宜，根据需要，人大主席可请有关代表或者政府有关人员参加“接待日”活动。

四、 对代表和群众来访应热情接待，虚心听取意见并做好记录，

做到及时登记、交办、督办。

五、 属乡人大职权范围内的来信来访，要坚持调查研究，从实

际出发，负责办理和答复，不属乡人大范围内的来信来访，及时转有关单位办理答复，对不能解决问题应做好疏导工作。

六、 对交办的信访事项跟踪了解办理情况，信访反应的问题处

理结束后，应及时的立卷、归档。

第二篇：**镇群众来信来访工作制度

一、群众来信

1、收到群众来信，要当日拆封，拆封时要注意检查信封封面、邮票是否完整，拆封后要将信封、信件装订，并注明收信时间。

2、认真阅读信件，并填写《群众来信来访登记表》。

3、对重要的信件要立即报送书记或镇长阅批，对一般的群众来信按“分片负责、属地办理，谁分管、谁负责”的原则，转交有关

包片领导或分管领导。

4、对反映正确、要求合理的群众来信在领导阅批后，要及时复信，复信要做到认真、热情，向群众讲明道理、宣传政策，告诉群众处理结果或引导群众逐级反映问题。

5、对已办结的信件要立卷归档，统一保管。

二、群众来访

1、对群众来访要热情接待，并填写《群众来信来访登记表》。

2、认真阅读来访者携带的有关材料，通过交谈详细了解和记录来访人员反映的问题和要求，以及接待人员做出的答复。

3、根据“分片负责、属地办理，谁分管、谁负责”的原则，引导来访人员与有关领导或负责人见面;有关领导或负责人不在单位的，应确立接待时间。

4、接待群众来访按下列顺序进行：

办公室人员——有关领导或负责人——镇信访办公室——分管信访领导——书记或镇长——转司法部门。

5、接待人员要树立全心全意为人民服务的理念，尽可能减少群众往返的次数。对同一问题多次上访者，要做好耐心的说服教育工作，宣传相关的方针、政策，引导上访者走依法处理问题的渠道。

6、对少数聚众闹事扰乱机关办公秩序的上访者，要即时报公安派出所依法处理。

7、对疑似患有精神病、传染病的上访者要通知卫生、防疫、公安等部门按有关规定处理。

第三篇：公司领导干部接待群众来信来访制度

第一条 总 则信访工作是党和各级机关密切联系群众的重要渠道和纽带，也是领导干部需要认真做好的一项经常性重要工作。为了各司其职、各负其责、及时有效地解决职工群众来信来访问题，特制定本制度。

第二条 组织领导

公司党政领导班子和领导干部，要把信访工作列为重要的议事日程。每季度至少听取一次信访办公室的汇报，制订解决信访疑难问题的措施和办法，努力控制和减少重复信访和越级上访。公司成立信访工作领导小组，实行信访工作领导小组例会制度。一般每季度分析一次信访情况，研究处理重要疑难信访案件和集体上访案件。

第三条 职责分工

坚持“分级负责、归口办理”的原则，认真处理好职工群众信访问题。公司党委主要领导对全公司信访工作负总责，其他党政领导负责分管业务系统的信访工作，并负责处理分管业务系统的重要信访问题。对所辖职责范围内的信访案件，主管的公司领导应会同有关部门出面接待，耐心疏导，妥善处理，防止事态扩大和重复上访。对涉及几个部门的问题，由党委主要领导确定一名领导牵头，其他领导积极配合，协调处理，不能互相推诿。

第四条 职责要求

1、公司领导要对上访案件一包到底，实行包案责任制。对公司领导分管工作范围内的上访案件，要由分管领导一包到底，做到件件有着落、事事有回音、案案有结果。对包案处理的信访案件，由公司信访办将包案领导、承办单位、承办人备案，并按期向公司党委上报处理结果。

2、实行公司领导接待约见制度，面对面地解决职工群众的上访问题。公司领导热情接待职工、家属，及时处理和解决职工、群众提出的问题。接访中反映的问题，由公司信访办根据具体情况登记在册，并按接访领导指示，协调有关部门进行妥善处理。公司领导要充分利用接待上访职工群众的有利时机，做好信访法规的宣传教育工作。

3、采取切实措施，把信访问题解决在基层。要特别注重解决好集体上访、上访老户、进京进某某上访问题。发生集体越级上访的案件，党政主要领导、分管领导要亲自出面到现场做工作，把上访群众领回本单位，妥善解决群众集体上访提出的问题，并做好稳定工作。第五条 接访规范

1、接待群众来信工作规范。本制度所称群众来信，是指公司在册职工、职工家属、子女、协解人员、离退休人员、职工遗属，采用书信、电子邮件、电报、传真等形式，向公司各单位、各部门及其负责人反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关单位或部门处理的活动。。公司领导接到来信后，阅批后转交公司信访办，由信访办公室有关人员按《“秘书工作”*公司处理群众来信工作规程》进行办理。

2、接待群众来访工作规范。本制度所称群众来访，是指公司在册职工、职工家属、子女、协解人员、离退休人员、职工遗属，采用走访形式，向公司各单位、各部门及其负责人反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关单位或部门处理的活动。公司领导接待来访人员，要做好解释、教育、说服以及记录工作。接访完毕后，将来访案件转交公司信访办，由信访办公室有关人员按《“秘书工作”*公司处理群众来访工作规程》进行办理。第六条　接访形式和渠道

1、领导接待日。接待时间：每月5日。接待方式：公司领导集体接待或公司领导轮流接待。接待范围：公司在册职工。接待原则：接待日内，有来访者领导必须接待;接待日以外，领导无特殊情况一般也应接待。

2、书记、经理信箱。书记信箱地址： “秘书工作”@mail.slofdgsa

经理信箱地址： “秘书工作”@mail.slofdgsa

开启频率：书记、经理信箱一天一开启。

3、书记、经理热线。书记热线——办公室电话： 手机：

党政办公室电话：

经理热线——办公室电话： 手机：

党政办公室电话：

第七条 附则

1、本制度由公司党委信访办负责解释。

2、本制度自XX年 月 日起施行。

第四篇：领导干部阅批群众来信制度和定期接待群众来访日制度及领导包案

加格达奇区城市管理行政执法局

领导干部阅批群众来信制度和定期接待

群众来访日制度及领导包案

为认真贯彻落实《信访条例》和中央、省、市有关文件精神，特制定加格达奇区城市管理行政执法局领导干部阅批群众来信制度和定期接待群众来访日制度及领导包案。

一、阅批群众来信制度

(一)局领导要坚持亲自阅批群众投寄本人的信件，主要领导阅批不少于70%，其他领导达100%，并有登记、有批示、有处理结果。

(二)局领导阅批群众来信主要是联名信件、反映工作过程中出现的问题的信件、反映工作中涉及职工切身利益问题的信件、可能引发集体上访或群体性事件的信件，特别要注意阅批职工群众多次反映都未能妥善解决的重复来信。

(三)局领导阅批群众的来信后由相关承办处室按要求认真查处并报告处理情况，同时将群众对查处情况的意见反馈给阅批来信的领导同志。

(四)对需要上报处理结案材料的信件，阅批领导要认真审阅结案报告并签署意见。规定期限内不能结案的，要督促承办科室说明原因并上报进展情况及请求延期的时限。

二、定期接待群众来访日制度

(一)参加领导接待日的领导要挂牌接待。

(二)领导接待日时间为每周三上午，接待地点在监审室。

(三)在领导接待日内，参加接待的领导同志应认真解答来访群众反映的问题。按相关政策法规当时能解答的要予以答复;一时不能解答的，要做好宣传解释工作，并视反映问题的情况批转有关职能科室调查处理后给予答复;对不切实际超出政策规定提出过高要求的，要做好耐心细致的说服教育工作，使其息诉罢访。

(四)领导接待日的安排，由监审室提前通知局领导做好接待准备。如需有关科室共同参与接待的，应预先通知。监审室工作人员要积极主动的当好领导的参谋和助手，对领导接访后交办的事项要加强协查督办，要求承办科室按时办结，做到事事有交待，件件有回复，并将有关办理情况向相关领导汇报。配合接待的工作人员要按照《信访条例》有关规定做好领导接待的记录、立卷、归档等工作。

三、领导包案

对各级领导交办的重要信访案件和重大信访问题实行领导包案。原则上按局领导分工负责的职责范围对口包案。包案的具体案件除各级领导交办的重要信访案件外，其它重大信访问题由相关科室提出，分管领导审定后列为领导包

案。领导对包案的信访案件要亲自参与调处工作，并责成相关科室在规定时限内办结，对各级领导批(交)办的重要信访案件办结后应及时上报办结结果。

二○一一年五月三十日

第五篇：接待群众来访、办理群众来信工作规则

接待群众来访工作规则

第一章 总 则

第一条 为贯彻落实国家《信访条例》，进一步规范来访接待工作，提高工作效率和质量，保护来访群众的合法权益，维护来访秩序，制定本规则。

第二条 采用走访形式提出来访事项的，应当动员到有关行政机关设立或者指定的接待场所提出投诉请求。

第三条 应当及时将来访人的投诉请求输入信访信息系统，来访人可以持行政机关出具的投诉请求凭证，查询来访事项办理情况。

第四条 应当认真接待来访群众，听取意见、建议和要求，接受人民群众监督，努力为人民群众服务。

第二章 工作职责和受理范围

第五条 接待公民、法人或者其他组织以及境外人士向省委、省政府及其领导同志反映情况，提出建议、意见或者投诉请求的来访。转送、交办、督办来访事项，协调处理重大、疑难来访问题，综合分析来访信息，开展调查研究，及时、准确地向省委、省政府领导同志反映重要的来访情况，向地方和部门通报群众来访及来访事项的处理情况，提出完善政策和改进工作的建议。

第六条 对下列来访事项不予受理：

(一)属于各级人民代表大会以及县级以上人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的;

(二)已经或依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的;

(三)有权处理的行政机关已经受理或正在办理的。

第七条 对下列来访事项不再受理：

(一)有权处理的行政机关已经复核结案的;

(二)来访人不服处理、复查意见，又没有在规定期限内提出复查、复核请求的。

第三章 工作原则

第八条 来访接谈应当遵循以下原则：

(一)坚持属地管理、分级负责，谁主管、谁负责的原则;

(二)坚持依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则;

(三)坚持预防和化解相结合的原则;

(四)坚持公开、便民的原则;

(五)坚持双向规范的原则。

第四章 工作程序

第九条 来访登记

(一)对所有来访，登记人员都应在信访工作计算机管理系统(以下简称“计算机”)中进行登记。登记要简化手续，高效便捷。登记事项为来访人的基本情况和反映的主要问题，并确定处理意见。

(二)对下列情况，安排候谈：

1、集体访;

2、属党政部门处理的个体初访;

3、符合法律政策规定应该解决而未解决的个体重复访;

4、其他需要安排接谈的。

安排接谈的，登记人员应打印《来访接谈登记表》，送交接谈人员。对集体访，安排5人以下代表接谈。

(三)对不予受理、不再受理的来访事项，登记人员向来访人出具来访事项告知单(见附件1至8)，并对属于人大、法院、检察院职权范围内的以及已经或依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的来访事项，告知来访人依法向有关机关提出。

来访事项告知单只出具一次，由计算机自动分类编号输出。

第十条 来访接谈

(一)接谈人员要核对来访人的身份证或其他有效证件，阅看《来访接谈登记表》和相关材料，听取来访人的陈述，询问有关情况，核实来访登记内容，并记录以下内容：来访人反映问题的主要情节及要求;来访人以往的信访过程和处理情况;越级访、重复访的原因;来访人的异常、过激言行;与有关地方或部门沟通、研究来访问题的情况。

如发现登记内容有误，应及时与窗口登记修正。

(二)接谈后，需要省有关部门处理的，向来访人出具《来访事项转送单》(见附件9)，作归口处理。此单由计算机自动编号输出。

需地方处理的，向来访人出具《来访事项转送单》(见附件10)，介绍来访人回当地有关部门反映。此单由计算机按市、州自动编号输出。

需不予受理、不再受理的，向来访人宣传有关法律法规，出具《来访事项告知单》，并劝导来访人依法向有关机关提出或做好疏导教育工作。

对当天未谈完或需来访人补充材料的，可作约谈处理。

(三)对来访事项涉及省有关部门的大规模集体访，可请相关部门前来联合接待处理。

(四)外国籍、无国籍人士、香港特别行政区、澳门特别行政区、台湾同胞以及华侨的来访情况，接谈人员要及时向领导汇报。对需直接答复的问题，要写出答复提纲并经领导审定。

第十一条 事项办理

对群众来访事项要在15日内按下列方式处理：上报、通报、交办、转送、协调处理等。

(一)上报

上报采用《信访信息》等载体。

1、有关党的建设、经济建设方面的重要意见和建议;对地方行政法规和政策执行情况的重要反映;带有政策性、倾向性、苗头性的情况和问题;重大的违法违纪问题;顶拖不办的典型案件;高级干部、知名人士来访反映的问题等需要省领导同志阅知或阅示的来访事项。

2、大规模群众集体访、突发异常情况的处置等信息。

3、反映政策性、地区性、苗头性问题，涉及群体性利益的来访事项。

4、对来访情况进行综合分析、专题调研的情况。

省领导同志对上报材料有批示的，应将批示复印件函送有关地方和部门或其负责同志;对地方和部门上报的重要来访情况，应逐级上报领导阅知。

(二)通报

对需向地方反馈的群众来省上访情况和我局处理来访事项的情况，以及群众来访反映的政策性、地区性、苗头性问题和地方信访工作中存在的问题，编写《信访情况通报(访)》。

《来访情况通报(访)》按内容可分为：情况性通报、问题性通报、预测性通报;按时间分为：定期通报、不定期通报。

(三)转送、交办

1、转送。对需有关市、州或省直、中直部门一般掌握、了解和处理的来访事项作发函转送处理。对发函转送以及出具《来访事项转送单》的情况，要定期向有关市、州和省直、中直部门通报，并要求他们定期报告办理情况。

2、交办。对省领导同志批示的，按法律法规和政策规定应该解决的，带有普遍性、倾向性、苗头性或可能引发群体性事件的，有关地方或部门处理意见明显不当等来访事项作发函交办处理。

采用发函交办、转送办理方式的，可对多个来访事项，一并交办、转送，发综合交办、转送函。对情况紧急的来访事项，可通过电话、面谈等方式进行处理，但需及时补发交办、转送函。

(四)协调处理

对情况复杂、难度较大的或涉及多个地方、部门的来访事项，经领导同意，可邀请有关地方或部门来人协调处理。

对需通过协调处理的来访事项，经办人应事先就协调人员、事项的初步处理意见等拟出方案，向有关领导报告。事后，经办人应及时督促落实。

第十二条 督查督办

严格按照《吉林省信访事项督查督办工作规则》的有关规定，做好督查督办工作。

对交办的、未按规定时限报结又没有说明理由的或承办单位作出的处理意见明显违反有关法律法规和相关政策规定的来访事项，经办人应进行督查督办，并提出改进建议。督查督办可以采取电话督办、书面督办、约请督办、实地督办和联合督办等方式。

第十三条 文稿办理

拟写文稿必须符合《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，做到观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点准确，篇幅要简短，结构层次要清楚，内容要符合原意。

文稿一般由经办人起草，并按审阅审批权限逐级送审。报省领导同志的文稿，由局领导签发。

第十四条 汇报材料的处理

对交办来访事项的汇报材料，经办人要认真审阅所报事项与交办事项、呈报单位与交办的承办单位是否一致，适用法律法规和政策是否正确，处理意见是否恰当并落实到位，有无来访人的签字意见等，并提出审阅意见，送原文稿签发人审核。

对未交办来访事项的汇报材料，经办人将主要内容录入计算机后，存入来访档案备查。

第十五条 终结来访事项的备案

对终结来访事项的备案材料，应进行认真审阅，重点审阅处理、复查、复核意见，有无上访人的签字意见，有无责任单位领导的签字意见，有无单位公章等内容，并将处理、复查、复核意见的主要内容录入计算机。

第十六条 来访人访后信的处理

对来访人的访后信，接待工作人员要在计算机内登录来信时间和主要内容，并注明处理情况。需办理的，按照本规则办理来访事项的有关规定办理;需留存的，并入来访档案;内容不清、无实际意义的或重复来信，统一存放，集中销毁。来信中扬言滋事的，要及时通知有关地方妥善处理。

第十七条 查询事项的回复

对来访人再次来访或通过访后信等形式查询来访事项办理情况的，原则上接待工作人员应采用口头或复信的形式，将来访事项的处理方式、处理结果等相关情况告知来访人。其中，通过复信形式告知的，应在计算机中拟写复信稿，按审阅审批权限送审。

第五章 特殊情况处理

第十八条 异常情况处置

来访人的行为有下列情形之一的，接待工作人员应当对其进行劝阻、批评或者教育;经劝阻、批评和教育无效的，由公安机关处置：

(一)非法聚集，围堵、冲击机关，拦截公务车辆，或者堵塞、阻断交通的;

(二)携带危险物品、管制器具的;

(三)侮辱、殴打、威胁国家机关工作人员，或者非法限制他人人身自由的;

(四)在来访接待场所滞留、滋事，或者将生活不能自理的人弃留在来访接待场所的;

(五)煽动、串联、胁迫、以财物诱使、幕后操纵他人上访或者以上访为名借机敛财的;

(六)扰乱公共秩序、妨害国家和公共安全的其他行为。

第十九条 来访人患病情况的处置

(一)来访人在接待过程中患病需紧急救治的，应迅速通知医务人员到场，必要时送医院急救。

(二)来访人患有恶性传染病的，应迅速通知卫生部门处置。

以上两项处置费用原则上由来访人或地方有关部门支付。

第二十条 其他

来访人的食宿、交通等费用自理。特殊情况按照有关规定办理。

第六章 档案管理

第二十一条 按照局档案管理的有关规定，做好档案的立卷、整理、保存工作。

第二十二条 来访档案应包括《来访接谈登记表》、来访材料、向来访人出具的单据、文稿签批单、领导批示、汇报材料、办结审批单、访后信等文字材料。

第二十三条 来访档案原则上不向外单位或与办案无关的人员提供查阅。

第七章 工作纪律

第二十四条 接待工作人员要严格遵守省信访局各项工作纪律。

第二十五条 在接待过程中，不得擅自向来访人就来访事项的处理作实质性的表态或透露内部研究的情况。

第二十六条 接待工作人员与来访人或者来访事项有直接利害关系的应当回避，不得干预接待工作或擅自办理来访事项。

第二十七条 不得接受来访人赠送的礼品、礼金或有价证券。

第八章 附 则

第二十八条 本工作规则自2005年5月1日起实施。

办理群众来信工作规则

第一章 总 则

第一条 为规范人民群众来信办理工作，恰当处理人民群众来信，根据《信访条例》规定，结合办信工作实际，制定本规则。

第二条 本规则所称来信，是指写信人采用书信及电报、电子邮件、传真等形式向各级党政机关及其工作部门反映情况，提出建议、意见或投诉请求，依据政策法规由有关党政机关处理的活动。

第三条 办信工作的基本原则：

(一)属地管理、分级负责，谁主管，谁负责;突出重点，兼顾一般，急事急办，注重时效。

(二)规范办信程序及行为，维护信访人合法权益。

(三)畅通渠道，为写信人提供便利条件。

第四条 办信工作应建立法律援助机构、相关社会团体和专业人员等共同参与的工作制度，运用咨询、调解、听证等方法，依法、及时处理群众来信。

第二章 工作职责和受信范围

第五条 省信访局履行下列办信职责：

(一)办理应由本局处理的群众来信和有关信访事项;

(二)综合研究办信情况，为省委、省政府及其领导同志提供群

众来信反映的有重要参考价值的信息，为领导同志科学民主决策服务;

(三)交办、转送群众来信，重点是初次来信和涉及群体利益的联名来信;

(四)督促检查重要来信事项的处理，协调办理有关信访事项，为信访群众解决实际困难和问题;

(五)向地方和部门通报来信情况，特别是可能引发群体性事件的来信情况，促使可能引发群体性事件的倾向性、苗头性问题解决在基层和萌芽状态，预防和化解矛盾;

(六)群众来信中情况紧急、时限性强的来信，应“急事急办”，采用电话、传真等方式及时通报有关地方或部门办理。

第六条 省信访局办理下列信件：

(一)省内外人民群众和境外人士给省委、省政府，省委常委、副省长以及省委办公厅、省政府办公厅、省信访局的来信;

(二)党中央、国务院、国家信访局按属地管理原则转送、交办的信件，以及重要会议转送的信件;

(三)领导同志本人或领导同志处对群众写给领导同志来信的办理另有要求的，按要求办理;

(四)写给本局负责同志的来信，经本人拆阅后交给办信工作人员办理的，按办理群众来信的程序和原则办理。

第七条 对下列来信事项不予受理：

1、属于人大、法院、检察院职权范围内的;

2、依法应通过诉讼、仲裁、行政复议等法律途径解决的;

3、有权处理的行政机关已经受理或正在办理的。

第八条 对下列来信事项不再受理：

1、有权处理的行政机关已经复核结案的;

2、来信人不服处理、复查意见，又没有在规定期限内提出复查、复核请求的。

第三章 工 作 程 序

第九条 来信签收

办信工作人员应严格按照受信范围签收、启封群众来信。对电报和特快专递，相关工作人员必须及时拆阅，有紧急事项的应及时妥善处理。启封信件时应注意保持邮票、邮编、地址及信封内材料的完整。启封后，按主件、附件、信封顺序装订整齐。装订位置应便于翻阅。在来信首页右上角空白处加盖当日收信专用戳记，戳记印迹要端正、清晰。

第十条 原信登记

办信工作人员对所有来信，都应在信访工作计算机管理系统中进行登记。登记事项为写信人的基本情况和反映的主要问题，并确定处理意见。登记应准确、扼要，详略得当。

对拟上报领导同志或交办的，反映重要情况、提出重要建议意见的来信，内容摘要应相对详细，包括建议意见的主要内容，问题发生的时间、地点，涉及的主要单位和人员，来信人的要求及其理由等。

不需要办理的重复信，《信访条例》规定不予受理、不再受理的和内容不清的信件，可作简略登记。

第十一条 办信工作人员登记原信后,要按照《信访条例》第二十一条规定，区分情况，在15日内采用不同方式及时办理。

第十二条 上报

(一)上报是指报送领导同志。上报的来信信息，需要核实而又能够核实的，一般应先核实再上报。经过核实后上报的，应把核实的情况和有关意见、建议一并报领导同志参阅。

(二)办理方式分原件上送、摘要上报、综合上报：

1、原件上送。原件上送是指将群众来信原信及附件等直接呈报领导同志。

2、摘要上报。摘要上报是指将群众来信内容摘要后，以《来信摘要》形式并附原信一并呈报领导同志。来信摘要可以是单件群众来信的摘要，也可以是多件内容相似的群众来信的综合摘要。

3、综合上报。综合上报是指将群众来信情况综合分析后，将综合分析材料以简报形式呈报领导同志。

第十三条 交办

(一)交办是指将群众来信提出的信访事项交有关地方、部门或其负责同志办理，并要求承办部门在《信访条例》规定的期限或指定期限内反馈办理结果;交办方式以“两函一书”为主。

(二)交办信件坚持谁交办谁督办，谁办理谁反馈处理结果的原则。

(三)属于省直工作部门处理决定的信件，应直接交办省直有权处理的行政机关。

(四)属于下级党委、政府或其工作部门处理决定的信件，按属地管理原则向下级党委、政府及其信访工作机构或有权处理的行政机关交办。

(五)直接交由有权处理的行政机关办理的，应将交办情况抄送下一级信访工作机构;有权处理的行政机关向交办机关反馈处理结果时，应抄送同级信访工作机构。

(六)对来信反映的一些突发、紧急情况，需要交有关地方或部门办理的，也可采用电话、传真的方式交办;情况特别重大、紧急的，应当及时提出建议，报请本级人民政府决定后，进行交办。

第十四条 转送

(一)转送是指将群众来信提出的信访事项转送有关地方、部门或其负责同志办理。办理方式主要有发函转送、附转送单转送。

(二)发函转送。

1、以发函的方式将应该由地方或部门办理的信件，转送市(州)、县(市、区)信访工作机构、省直有关部门或地方、部门负责同志办理;

2、发函集中转送市(州)信访工作机构办理的，转送时附相对应的来信列表，并定期向相关信访工作机构通报转送来信情况;

3、相关信访工作机构要定期向省局报告转送信件办理情况。报告内容包括转送的群众来信是否及时办理，报市(州)领导件数、转送部门和县(市、区)件数等，以及其他认为需要说明的情况。

4、相关信访工作机构报来办理情况后，办信处要汇总制作《转送信件办理情况统计表》，以备抽查和报告、通报情况。(发函集中转送函稿样张、来信列表样张、通报集中转送来信情况函稿样张、《转送信件办理情况统计表》样张分别参见附件1至4)

(三)附转送单转送。

1、对应该由省直有关部门或中省直企业、事业单位办理的信件附转送单转送;

2、省信访局统一印制有“中共吉林省委、吉林省人民政府信访局来信专用章”的转送单。(转送单样张参见附件5)

第十五条 检举、揭发各级党政机关及其工作人员执行政策、工作作风、违法违纪方面问题的信件，按干部管理权限转送相应纪检、监察、组织部门或其上级党政机关及其领导同志，不得将检举、揭发信件转给被检举、揭发人或单位。

第十六条 通报来信情况

(一)通报来信情况是指向省委、省政府有关领导同志报告、向地方党委和政府主要负责同志通报来信的有关情况。通报材料一般加送相关地方党委组织部门和市(州)信访工作机构，或抄送省委、省政府有关部门。形式是《信访情况通报》(信)。

(二)省信访局应就以下事项定期通报来信情况:

1、办理信件的数据统计、来信涉及领域以及被投诉较多的机关;

2、信件转送情况、交办信件的督办情况以及各地各部门采纳改进建议情况;

3、信件中提出的政策性建议及其被采纳情况。

第十七条 留存

对已经复核不再受理的来信，不需要办理的重复来信，无参考价值、内容不清的以及其他不需要办理的来信，集中存放，定期销毁。

第十八条 督查督办

(一)督查督办工作坚持谁交办、谁督办的原则，做到督办事项件件有着落，事事有结果;

(二)来信受理处负责本处交办信访事项的督查督办工作;

(三)来信受理处督查督办工作，按《吉林省信访事项督查督办工作规则》(试行)规定进行;

(四)办信工作人员要做好反馈材料登记、审核和送审工作。报送程序不符合要求的，提出改进建议退回重报;处理明显不当的，提出建议交由承办部门或单位继续办理。

第十九条 信件回复

(一)回复范围。

1、《信访条例》规定的属于各级人民代表大会以及县以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的信访事项，依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的信访事项，依法不再受理的信访事项;(相关回复函稿样张分别参见附件6至附件12)

2、反映重要情况或重大问题，提出重要意见或建议，我局已报送领导同志参阅、阅批的群众来信，具备回复条件的来信;

3、需要做好来信人的疏导教育工作的来信;

4、来信附件有证件、手稿、现金等，在钱物退回同时，一般应予回复;

5、其他需要回复的来信。

(二)回复方式。给来信群众回复，可视来信内容和来信人的具体情况，分别采取书面回复、电话回复等方式。

第二十条 文稿办理

(一)办信文稿种类有《来信摘要》、简报、函、通报、专题调查报告、来信情况分析报告等。

(二)办信文稿编写的基本要求是：符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;观点鲜明，条理清晰，文字精练，篇幅简短;遣词用字规范;人名、地名、数字、引文准确;使用国家法定计量单位;简称要规范;结构层次序数用法符合规定。

(三)文稿一般由经办人起草，并按审阅、审批权限逐级送审。

第二十一条 档案管理

(一)办信处应配合局办公室做好永久性档案的收集、整理、归档工作;做好办信长期档案的收集、整理、归档工作，定期移交局办公室保存。

(二)列入长期保存的办信档案范围是：在原件上送、发函交办转送、编写《信访情况通报》(信)过程中形成的各种文字材料;在摘要上报、编写综合材料过程中形成的部分文字材料;立案信件办结材料;其他比较重要需要归档存查的原信及信件办理资料。

第四章 工作纪律和保密要求

第二十三条 办信工作人员应严格遵守省信访局各项工作纪律，在《信访条例》规定时限内及时办理来信，不得擅自处理随信寄来的钱款、有价证券、书籍、字画等。办信工作人员与信访事项或来信人有直接利害关系的，应当回避。

第二十四条 严格遵守国家和省保密工作相关规定，不得向无关人员扩散来信内容，不准擅自将信件带出机关;领导同志有关信访工作和信访材料的批示，以及来信统计数据等，未经批准，不得向无关人员泄露或传播。